Podstawy prawa w eksporcie PODSTAWY PRAWA W EKSPORCIE. Materiał opracowany na podstawie treści pochodzących z portalu

Transkrypt

1 Podstawy prawa w eksporcie Materiał opracowany na podstawie treści pochodzących z portalu Strona 1/13

2 1. Przygotowanie oferty Oferta handlowa i jej rodzaje Zazwyczaj oferta stanowi propozycję sprzedaży, świadczenia usługi czy też obu jednocześnie, jest więc propozycją zawarcia umowy ze wskazaniem warunków przyszłej umowy. o Oferta wywołana to oferta będąca odpowiedzią na zapytanie importera. Eksporterowi łatwiej jest odnieść się do tego typu oferty z uwagi na posiadane informacje dotyczące oczekiwań importera. o Oferta niewywołana to oferta wysłana z własnej inicjatywy eksportera. Takie listy ofertowe są zazwyczaj mniej precyzyjne. o Oferta szczegółowa zwykle jest wywołana i zawiera wszystkie lub większość klauzul przyszłego kontraktu. o Oferta ogólna zawiera ogólne informacje przyszłej umowy, jej uzupełnieniem jest oferta uzupełniająca. o Oferta warunkowa zawiera warunki, które należy spełnić, aby doszło do podpisania kontraktu, może to być np. otwarcie akredytywy. Przeciwieństwem tego typu oferty jest oferta bezwarunkowa, która niczym nie warunkuje podpisania kontraktu. W ofercie zamkniętej powinna znaleźć się klauzula, która określa ramy czasowe ważności oferty - jej przeciwieństwem jest oferta otwarta, która nie zawiera wspomnianej klauzuli. List ofertowy Jeżeli szukasz potencjalnych klientów, warto abyś przygotował i rozesłał listy ofertowe. List ofertowy to rodzaj oferty niewywołanej, wysyłanej z własnej inicjatywy do wybranych firm, w celu promocji firmy oraz wzbudzenia zainteresowania jej produktami/usługami. List ofertowy powinien rozpoczynać się od pozdrowień adresata oraz powołania się na źródło, skąd firma posiada informacje o odbiorcy. Powinien być napisany w języku stosownym dla danego obszaru i powszechnie stosowanym w handlu zagranicznym (są to angielski, niemiecki, francuski, hiszpański, rosyjski). W części głównej powinny być zawarte informacje dotyczące towaru bądź usługi, możliwościach jego Strona 2/13

3 dostarczenia oraz cen. Aby zwiększyć zainteresowanie, można w formie załączników przedstawić cennik i katalogi, wspominając o tym w ofercie. Jeśli oferta ma mieć charakter informacyjny, należy pamiętać o umieszczeniu w jej treści odpowiednich zwrotów typu: oferta ma charakter orientacyjny, oferujemy towar do wyczerpania zapasów, oferujemy bez zobowiązania które będą wyraźnie wskazywały na informacyjny charakter oferty. Rys.1 Źródło: Opracowanie własne na podstawie treści pochodzących z portalu Co powinna zawierać oferta i kiedy jest wiążąca? Wraz z rozwojem współpracy zawartość ofert ulega zmianom, jednak z reguły oferta powinna zawierać: dokładne określenie adresata oferty ; datę i miejsce sporządzenia; słowo oferta i jej numer; dokładną nazwę i ilość towaru; wyraźne i w zrozumiały sposób oznaczenie ceny towaru wraz z podaniem waluty oraz formuły handlowej INCOTERMS; terminy dostaw, czyli czas wykonania dostawy; wartość ogólną oferty; warunki i sposób zapłaty; sposób opakowania; termin ważności oferty. Strona 3/13

4 W przypadku, gdy oferta jest odpowiedzią na zapytanie ofertowe, przydatne jest powołanie się w odpowiedzi na numer zapytania. Konkretne zalecenia dotyczące zawartości ofert zawiera Konwencja Narodów Zjednoczonych o Umowach Międzynarodowych Sprzedaży Towarów sporządzona w Wiedniu 11 kwietnia 1980 r. i przyjęta przez Polskę w 1996 r. Pamiętaj, że w momencie składania oferty adresatowi oferent zostaje zobowiązany przedstawionymi w niej warunkami i nie może w trakcie jej obowiązywania zmienić warunków. Gdyby tak się stało, adresat ma prawo żądać zawarcia umowy na warunkach przedstawionych w ofercie. Pamiętaj, że w momencie złożenia oferty adresatowi oferent zostaje zobowiązany przedstawionymi w niej warunkami. Nawet w przypadku, gdy oferta nie zawiera wszystkich wymienionych elementów np. nie określa warunków płatności, w myśl konwencji wiedeńskiej pozostaje wiążąca. Zgodnie z konwencją oferta powinna być precyzyjna, wiążąca i skierowana do określonych osób. Aby oferta była uznana za precyzyjną, powinna zawierać: jednoznaczne wskazanie i określenie towaru, oznaczenie ilości towaru oraz oznaczenie ceny towaru. Konwencja wiedeńska daje jednak możliwość odwołania oferty, zanim adresat potwierdzi jej przyjęcie. Natomiast skierowanie oferty do osób nieokreślonych uważa się jedynie za zaproszenie do składania ofert (ofert zakupu oraz ofert sprzedaży). Ofertą nie jest też dokument, w którym autor jednoznacznie stwierdza zamiar spełnienia zamieszczonych w niej obietnic w momencie, kiedy adresat wyrazi wolę skorzystania z tej propozycji. 2. Kontrakt Umowa eksportowa Umowy obowiązujące w handlu zagranicznym to umowy kupna-sprzedaży pomiędzy partnerami z różnych krajów. Umowy te mają swoją specyfikę i zwyczajowo nazywa się je kontraktami. Kontrakt powstaje w wyniku ofertowania i negocjacji co najmniej dwóch stron. Jego forma, treść oraz sposób zawarcia powinny być dokładnie przemyślane, aby realizacja kontraktu nie przysporzyła zbędnych problemów i kosztów. Najbardziej znaną i najczęściej wykorzystywaną konwencją dotyczącą zawierania kontraktów eksportowych jest konwencja wiedeńska. Strony mogą zastosować Strona 4/13

5 konwencję w całości lub w części, zmodyfikować jej stosowanie uchylając lub zmieniając skutki któregokolwiek z postanowień. Można również wyraźnie wykluczyć zastosowanie konwencji oraz uchylić obowiązek zawarcia pisemnej umowy w niektórych krajach. Można tego dokonać poddając umowę kraju, który nie jest stroną konwencji, lub wyłączając ją w przypadku danego kontraktu. W tej sytuacji istotną sprawą jest właściwie sformułowanie klauzuli wyłączającej stosowanie konwencji. Podpisanie kontraktu powinno być dokonane przez osoby do tego upoważnione. Zwykle stroną sporządzającą kontrakt od strony formalno-technicznej jest eksporter, chociaż w transakcjach zagranicznych występują również umowy sporządzone przez kupującego. Podpisanie kontraktu unieważnia wszelkie oświadczenia złożone przed jego zawarciem, jeżeli nie zostały w nim zamieszczone. Również wszelkie zmiany lub uzupełnienia kontraktu muszą być pod rygorem nieważności sporządzone na piśmie i potwierdzone jednoznacznie przez obie strony. Moc wiążąca kontraktu może być uzależniona od określonego warunku, np. uzyskania przez sprzedającego licencji eksportowej. Również termin realizacji postanowień może zależeć od określonych czynności handlowych (np. przekazanie zaliczki) lub technicznych (np. przekazanie dokumentacji technicznej). Zwykle kontrakt sporządzany jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach - jeden dla kupującego, drugi dla sprzedającego. Dodatkowe kopie mogą wynikać z potrzeb ewidencyjnych stron kontraktu lub nakazu władz krajów siedziby kontrahenta. Najważniejsze klauzule eksportowe Każdy kontrakt powinien składać się z kilku podstawowych elementów. W kontrakcie eksportowym należy zawrzeć informacje porządkowe i informacyjne, czyli: datę i miejsce zawarcia kontraktu, numer kontraktu, nazwy i adresy stron zawierających kontrakt oraz podpisy stron kontraktu. Ważne jest również to, aby kontrakt zawierał starannie wynegocjowane klauzule podstawowe, czyli: przedmiot kontraktu, cenę jednostkową towaru i wartość kontraktu, upusty od ceny, Strona 5/13

6 klauzulę waloryzującą, ilość towaru, sposób pakowania i oznakowania towaru, warunki dostawy, termin dostawy, walutę oraz warunki płatności. Obok klauzul podstawowych w kontraktach eksportowych często występują klauzule, których brak nie czyni kontraktu nieważnym, a które pozwalają uniknąć luk oraz wielu wątpliwości i problemów. Kontrakt może zawierać również inne elementy, w zależności od jego przedmiotu i skomplikowania. Opracowując go, przede wszystkim miej na uwadze jego kompletność oraz upewnij się, że jego postanowienia zapewniają rozwiązanie wszystkich ważnych dla transakcji kwestii. Klauzule dodatkowe Klauzula siły wyższej odpowiedzialność stron w przypadku zaistnienia siły wyższej Klauzula określająca zasady kontroli i odbioru towaru Termin, w ciągu którego odbiorcy przysługuje prawo reklamacji Klauzula kar umownych za niedotrzymanie warunków kontraktu związanych z opóźnieniami w realizacji dostaw lub w płatnościach Klauzula nienaruszalności patentowej, znaku towarowego, marki handlowej Klauzula określająca stopień bezpieczeństwa towaru Klauzula o prawie kontraktu umowa powinna określać, według jakiego prawa mają być rozstrzygane ewentualne spory Klauzula arbitrażowa kontrakt powinien określać organ arbitrażowy 3. Reklamacje Reklamacje w eksporcie - informacje ogólne Reklamacja w handlu zagranicznym to roszczenie zgłaszane przez importera towaru w stosunku do eksportera (bądź odwrotnie), wynikające z niewykonania lub z niewłaściwego wykonania kontraktu bądź niektórych jego postanowień. Najczęściej stroną wnoszącą reklamację jest nabywca towaru, ale może to być również sprzedawca. Eksporterzy dość często doświadczają reklamacji wynikających z różnych przyczyn. W handlu zagranicznym możemy spotkać się z kilkoma rodzajami reklamacji - są to: Strona 6/13

7 Rys.2 Źródło: Opracowanie własne na podstawie treści pochodzących z portalu Reklamacje towarowe i handlowe Reklamacje towarowe są powszechnie spotykane. Są to reklamacje, które odnoszą się do sposobu realizacji świadczenia towarowego. W praktyce najczęściej dotyczą: braku zgodności dostarczonego towaru pod względem gatunku i stopnia jakości, braków lub nadwyżek ilości dostarczonej w stosunku do ilości zamawianej, zepsutego opakowania, spóźnienia terminu dostawy. Kolejnym rodzajem są reklamacje handlowe, które wynikają z niedotrzymania warunków kontraktu. Tego typu reklamacje mogą powstać na skutek m.in.: błędnego wystawienia dokumentów, niewłaściwej realizacji postanowień kontraktu dotyczących warunków płatności lub ceny, spóźnienia zapłaty za towar, niewłaściwego wyboru środka przewozu. Reklamacje jakościowe i ilościowe Reklamacje jakościowe wynikają z niezgodności jakościowej towaru względem warunków zapisanych w kontrakcie. Kontrakt powinien dokładnie definiować wymogi odnoszące się do określenia jakości towaru. Wskazane jest ustalenie czasu, miejsca oraz sposobu przeprowadzania kontroli jakościowej towaru. Oczywiście nie jest możliwe dokonanie pomiaru jakości w przypadku towarów dostarczanych w dużych ilościach, dlatego też badanie przeprowadza się na zasadzie próbki. Zazwyczaj koszt składowania reklamowanego towaru ponosi eksporter. Pamiętaj, że wady ukryte mogą być przedmiotem reklamacji w terminach ustalanych warunkami gwarancji. Strona 7/13

8 Także reklamacje ilościowe dość powszechnie występują w działalności eksporterów. Wymagają one dokładnego ustalenia przyczyn, a także czasu i miejsca, w którym powstały. Za reklamacje ilościowe nie zawsze odpowiedzialny jest eksporter. W przypadku tego rodzaju reklamacji należy wziąć pod uwagę wszystkich pośredników, przez których przechodzi towar w drodze od eksportera do importera. Importer ma prawo żądać od eksportera brakującej ilości lub zwrotu sumy zapłaconej za brakującą ilość. Importer ma prawo odmówić przyjęcia całej dostawy. W reklamacjach ilościowych zdarzają się również nadwyżki wysłanego towaru - importer ma wówczas prawo do nieprzyjęcia nadwyżki. Postępowanie reklamacyjne Bez względu na rodzaj występującej reklamacji ważny jest ustalony wcześniej w kontrakcie zapis sposobu rozwiązania problemu związanego z reklamacją. Klauzula postępowania reklamacyjnego, powinna określać między innymi procedurę reklamacyjną, tj.: terminy i sposób zgłaszania roszczeń, obowiązujące druki reklamacyjne, postępowanie reklamacyjne. Niedotrzymanie warunków określonych w procedurze reklamacyjnej pozbawia reklamującego możliwości dochodzenia praw w trybie arbitrażowym. Reklamacja powinna być zgłaszana w formie pisemnej. W innym przypadku powinno się ją potwierdzić w ciągu 7 dni roboczych od daty zawiadomienia. W zgłoszeniu reklamacyjnym, pod groźbą unieważnienia, muszą znajdować się: nazwa towaru, ilość towaru, nr kontraktu, dane umożliwiające ustalenie, jakiego towaru dotyczy roszczenie, przedmiot roszczenia, forma roszczenia kupującego Strona 8/13

9 4. Alternatywne metody rozstrzygania sporów Arbitraż sądowy Prawidłowe rozstrzygnięcie sporu w handlu zagranicznym zależy m.in. od znajomości przepisów obowiązujących w handlu międzynarodowym, świadomości zwyczajów handlowych, a także od znajomości języków obcych. W sytuacji potencjalnego sporu rozsądnie jest powierzyć orzekanie w sprawach spornych sądom arbitrażowym, które są alternatywą dla sądów powszechnych. Arbitraż występuje w dwóch podstawowych formach: Arbitraż instytucjonalny - strony sporu wskazują konkretny sąd arbitrażowy z jego własnym regulaminem postępowania. Większość sądów arbitrażowych proponuje własne klauzule arbitrażowe, które powinny znaleźć się w kontrakcie. Arbitraż ad hoc - sąd jednorazowy - sąd rozstrzyga jednorazowy spór, konkretną sprawę, zaś strony konfliktu same formalizują etapy procedury arbitrażowej i dokonują zapisu stosownej klauzuli w kontrakcie. Sąd arbitrażowy zostaje rozwiązany w momencie zakończenia sporu. Pomocne mogą być reguły arbitrażowe określone przez Komisję Międzynarodowego Prawa Handlowego Narodów Zjednoczonych, zapisane w 1976 r. Arbitraż instytucjonalny W większości krajów arbitraż ma charakter stały. Działa on przy izbach handlowych lub przemysłowo-handlowych. Najbardziej znanymi międzynarodowymi instytucjami zajmującymi się arbitrażem handlowym są m.in. Sąd Arbitrażowy Międzynarodowej Izby Handlowej w Paryżu, Amerykańskie Stowarzyszenie Arbitrażowe, Londyński Sąd Arbitrażu Międzynarodowego w Londynie, Instytut Arbitrażowy Sztokholmskiej Izby Handlowej w Sztokholmie. Najbardziej znanym i najpopularniejszym stałym sądem arbitrażowym w Polsce w tej części Europy jest Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej (KIG). Na świecie istnieje ponad setka sądów arbitrażowych. Najważniejsze z nich podano poniżej. Pamiętaj, aby przy wyborze zagranicznej instytucji arbitrażowej kierować się jej opinią, a także regulaminem organizacji (np. jakie opłaty sądowe pobiera organizacja). Arbitraż na świecie ICC International Court of Arbitration (Międzynarodowy Sąd Arbitrażowy MIH w Paryżu) Strona 9/13

10 World Intellectual Property Organization Arbitration and Mediation Center (Centrum Mediacyjne i Arbitrażowe Światowej Organizacji Własności Intelektualnej - WIPO w Genewie) The Danish Institute of Arbitration -Copenhagen Arbitration (Sąd Arbitrażowy w Kopenhadze) International Arbitral Centre of the Austrian Federal Economic Chamber (Międzynarodowe Centrum Arbitrażowe Austriackiej Związkowej Izby Handlowej) Belgian Centre for Arbitration and Mediation CEPANI (Belgijskie Centrum Arbitrażu i Mediacji) London Court of International Arbitration (Międzynarodowy Sąd Arbitrażowy w Londynie) The Chamber of Arbitration of Milan (Sąd Arbitrazowy w Mediolanie związany z Mediolańską Izbą Handlową) Zürich Chamber of Commerce Arbitration Centre (Centrum Arbitrażowe przy Izbie Handlowej w Zurychu) Arbitration Institute of the Stockholm Chamber of Commerce (Instytut Arbitrażowy przy Izbie Handlowej w Sztokholmie Deutsche Institution für Schiedsgerichtsbarkeit (Niemiecka Organizacja ds. Arbitrażu) Association of Balkan Chambers (Sąd Arbitrażowy przy Bałkańskim Związku Izb Handlowych -Turcja) AFMA Arbitration (American trade association of motion picture and television distribution and production companies) - (Arbitraż amerykańskiego stowarzyszenia producentów i dystrybutorów filmu i TV dla przemysłu rozrywkowego) Hong Kong International Arbitration Centre (Centrum Arbitrażowe w Hong Kongu) Stałe Sądy Arbitrażowe - Europa Środkowa i Wschodnia Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie The Arbitration Court Attached to the Economic Chamber of the Czech Republic and Agricultural Chamber of the Czech Republic (Sąd Arbitrażowy przy Izbie Gospodarczej Republiki Czeskiej i przy Izbie Rolniczej) The Permanent Arbitration Court at the Croatian Chamber of Commerce in Zagreb (Stały Sąd Arbitrażowy przy Chorwackiej Izbie Handlowej w Zagrzebiu) Strona 10/13

11 The St. Petersburg International Commercial Arbitration Court -SPICAC (Międzynarodowy Sąd Arbitrażowy w Sankt Petersburgu The Latvian Chamber of Commerce (Sąd Arbitrażowy przy Łotewskiej Izbie Handlowej) Stowarzyszenia arbitrażowe CPR Institute (Stowarzyszenie ds. Alternatywnych Metod Rozstrzygania Sporów - Nowy Jork) The Chicago International Dispute Resolution Association - CIDRA (Arbitraż administrowany przez Chicagowskie Stowarzyszenie Arbitrażowe) American Arbitration Association AAA (Amerykańskie Stowarzyszenie Arbitrażowe) The Japan Arbitration Association (Japońskie Stowarzyszenie Arbitrażowe) Swiss Arbitration Association ASA (Szwajcarskie Stowarzyszenie Arbitrażowe) Rozwiązywanie sporów poprzez międzynarodowe instytucje arbitrażowe jest na ogół korzystniejsze niż poddanie sporu sądowi powszechnemu. Zalety sądu arbitrażowego to przede wszystkim: oszczędność kosztów, oszczędność czasu, jednoinstancyjność postępowania, poufność postępowania, swoboda wyboru sądu, języka, miejsca postępowania, swoboda wyboru mediatorów i arbitrów, możliwość mediacji i ugody, zasada słuszności czy też fachowość arbitrów. Takie instytucje funkcjonują we wszystkich państwach przy różnego rodzaju organizacjach takich jak izby gospodarcze, stowarzyszenia branżowe i tym podobne. Strony mogą wybrać miejsce arbitrażu, a wyrok podlega przymusowej egzekucji nie tylko w państwie wydania, ale również w około 150 innych państwach zainteresowanych w międzynarodowym obrocie handlowym. Problematykę arbitrażu reguluje kodeks postępowania cywilnego oraz konwencje międzynarodowe, np. Konwencja Nowojorska uchwalona w 1958r., Konwencja Genewska uchwalona w 1961 r. czy też Konwencja Waszyngtońska uchwalona w 1965 r. Strona 11/13

12 Klauzula arbitrażowa Aby sprawa mogła zostać skierowana do sądu arbitrażowego, w obowiązującym kontrakcie powinna zostać uwzględniona klauzula arbitrażowa. Uzgadniając klauzulę arbitrażową, sprawdź jej prawidłowe zredagowanie we właściwym sądzie arbitrażowym, do którego będą kierowane ewentualne spory. Klauzula arbitrażowa powinna być prosta i precyzyjna. Powinna określać organ arbitrażowy lub sposób jego powoływania w przypadku zaistnienia sporu. Najczęściej popełniane błędy w klauzulach to m.in.: nieprecyzyjne wskazanie sądu (niepełna nazwa, niewskazanie siedziby, błąd w nazwie lub w adresie sądu), wskazanie więcej niż jednego sądu albo regulaminu, jednostronny wybór arbitrów. Pamiętaj, że włączanie do umów klauzul arbitrażowych jest obecnie powszechne. Postępowanie arbitrażowe Regulaminy sądów arbitrażowych zawierają informacje związane z zasadami rozstrzygania sporów na drodze arbitrażowej, sposób ich zgłaszania, zasady wnoszenia opłat, tryb powoływania arbitrów, terminy wydawania roszczeń. Przykładowa procedura wygląda następująco: 1. Strona występującą z pozwem kieruje go do sądu arbitrażowego, wnosząc ustaloną opłatę. 2. Sąd arbitrażowy przekazuje pozew wraz z materiałem dowodowym do pozwanego, wskazując, w jakim czasie powinien się do niego odnieść. 3. Przeanalizowana przez arbitra przewodniczącego i pozostałych arbitrów sprawa wymaga ustalenia terminu posiedzenia sądu. 4. Rozprawa. Jest to przykładowa, przedstawiona w skrócie procedura sądownictwa arbitrażowego. Pamiętaj, że każdy sąd arbitrażowy posiada własny, wewnętrzny regulamin, którym się posługuje - w związku z tym procedura sądownictwa oraz skład arbitrów zależy m.in. od regulaminu danego sądu. W rozprawie biorą udział: arbiter przewodniczący, minimum dwaj arbitrzy, reprezentanci stron. Istnieje też możliwość powołania przedstawicieli innych zainteresowanych firm, a także ewentualnie świadków, których strony chcą powołać. Strona 12/13

13 Decyduje zwykła większość głosów. Orzeczenia sądu arbitrażowego są ostateczne i obowiązują obie strony. Mediacje Mediacja jest dobrowolnym i poufnym procesem dochodzenia do rozwiązania sporu na drodze pojednawczej, prowadzonym w obecności osoby neutralnej - mediatora. Jej celem jest wypracowanie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony sporu. Przebieg postępowania mediacyjnego rozpoczyna się w chwili przyjęcia sprawy przez mediatora. Jeśli sądzisz, że Twoja firma może kiedyś korzystać z mediacji, umieść w kontrakcie klauzulę kompromisową przewidującą mediację stron w przypadku konfliktu. Taka klauzula nie wyklucza jednak rozstrzygnięć sądowych lub na drodze arbitrażu. Korzyści wynikające z mediacji to m.in.: dużo bardziej elastyczna procedura, niższe koszty rozstrzygnięcia sporu niż w przypadku arbitrażu, możliwość swobodnego dostosowania terminów spotkań z mediatorem, dobrowolność wszczęcia postępowania - oznacza to, że obie strony uczestniczą w procesie mediacji z własnej i nieprzymuszonej woli i w każdej chwili mogą z niej zrezygnować. Mediacja może być wszczęta na trzy sposoby: na podstawie umowy o mediację, wniosku o przeprowadzenie mediacji, skierowania stron przez sąd do mediacji. Specyficznym sposobem zawarcia umowy o mediację jest wyrażenie zgody na mediację. Dlatego rozważ zawarcie w kontrakcie klauzuli kompromisowej. Materiał opracowany na podstawie treści pochodzących z portalu wspófinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu Akademia PARP realizowanego w latach w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki poddziałanie Wsparcie systemowe na rzecz zwiększania zdolności adaptacyjnych pracowników i przedsiębiorstw. Strona 13/13