z wykorzystaniem elektronicznego Systemu Kontroli Wydatków

Transkrypt

1 Strona 1 AWF - KA 7.5/25 Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: mgr Ewa Urbaniak Referent administracyjny Jerzy Tauer Specjalista ds. Zaopatrzenia inż. Andrzej Raszowski Kierownik u Administracyjno Gospodarczego AWF we Wrocławiu prof. dr hab. Juliusz Migasiewicz Rektor Akademii Wychowania Fizycznego we Wrocławiu

2 Strona 2 SPIS TREŚCI 1. Cel Przedmiot 3 3. Zakres obowiązywania 3 4. Odpowiedzialność Definicje i oznaczenia Definicje Oznaczenia Zasady ogólne Schemat postępowania w procesach związanych z realizacją zamówień Dokumenty i zapisy Dokumenty i zapisy wejścia Dokumenty i zapisy tworzone Dokumenty i zapisy wyjścia Dokumenty i zapisy związane Formularze i załączniki Wyłączenia

3 Strona 3 1. Cel Realizacja dostaw/usług dla jednostek Uczelni z wykorzystaniem elektronicznego Systemu Kontroli Wydatków. 2. Przedmiot Przedmiotem instrukcji są zamówienia na dostawy/usługi wynikające z bieżących potrzeb Akademii Wychowania Fizycznego realizowanych przez Administracyjno. 3. Zakres obowiązywania Procedura dotyczy wszystkich pracowników Uczelni, a w szczególności pracowników u Gospodarczego i Biura Zamówień Publicznych. 4. Odpowiedzialność 1) Pełnomocnik Rektora ds. Systemu Zarządzania Jakością nadzór nad realizacją niniejszej instrukcji. 2) Kierownik u Gospodarczego nadzór nad przygotowaniem dokumentacji przetargowych. 3) Z-ca Kierownika u Gospodarczego nadzór nad realizacją zakupów do kwoty EUR. 4) Pracownik u Gospodarczego (Specjalista ds. Zaopatrzenia), wyznaczony do realizacji zakupów w trybie nie objętym procedurą przetargową realizacja procedury w zakresie zakupów do kwoty 5000 EUR. 5) Upoważniony pracownik zamawiającego do realizacji zakupów nie objętych procedurą przetargową w kwocie od 5000 EUR do EUR. realizacja zgodnie z Zarządzeniem Rektora. 6) Pracownik u Gospodarczego (Specjalista ds. Zaopatrzenia), wyznaczony do realizacji zakupów w trybie przetargowym realizacja procedury w zakresie zakupów trybu przetargowego. 7) Pracownik Biura Zamówień Publicznych realizacja procedur w zakresie nadawania odpowiednich trybów oraz realizacji procesu przetargowego. 5. Definicje i Oznaczenia 5.1. Definicje Stosowane są definicje określone w Księdze Jakości oraz w normie PN-EN ISO 9000: Oznaczenia 1. W procedurze mają zastosowanie symbole komórek organizacyjnych wynikające z instrukcji kancelaryjnej Akademii Wychowania Fizycznego we Wrocławiu. 2. Oznaczenie Wykonawca należ rozumieć firmę wybraną do realizacji zamówienia. 6. Zasady Ogólne Realizacja zamówień na dostawy/usługi wykonywana jest zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych lub Zarządzeniem Rektora.

4 Strona 4 7. Schemat postępowania w realizacji zamówień na dostawy/usługi w elektronicznym. REALIZACJA ZAMÓWIEŃ DOSTAWY/USŁUGI W celu ustalenia sposobu realizacji zamówienia zaleca się Dysponentowi kontakt z Biurem Zamówień Publicznych lub Zaopatrzeniem *ZAMÓWIENIA NIE OBJĘTE PROCEDURĄ PRZETARGOWĄ ZAMÓWIENIA OBJĘTE PROCEDURĄ PRZETARGOWĄ KWOTA ZAMÓWIENIA PONIŻEJ EURO Celem ustalenia ceny zakupu dostawy/usługi Dysponent może zgłosić mailowo potrzebę zakupu wraz z opisem przedmiotu zamówienia na adres: zaopatrzenie@awf.wroc.pl Przekazanie informacji Dysponentowi przez pracownika u Administracyjno Gospodarczego, o cenie i warunkach zakupu itp. Złożenie przez Dysponenta zamówienia w elektronicznym systemie wydatków 1. Kwestor/Z-ca Kwestora - Przesłanie zamówienia przez Zaopatrzenie do Wykonawcy Realizacja zamówienia przez Wykonawcę Sprawdzenie przez Dysponenta zgodności dostawy/usługi ze złożonym zamówieniem Rozliczenie zamówienia w elektronicznym ** KWOTA ZAMÓWIENIA W PRZEDZIALE EURO Dysponent zobligowany jest do postępowania wg wytycznych zawartych w Zarządzeniu Rektora Złożenie przez Dysponenta zamówienia w elektronicznym systemie wydatków 1. Kwestor/Z-ca Kwestora Przesłanie przez Dysponenta zamówienia/umowy (na zamówienia od euro)do wybranego Wykonawcy Zawarcie umowy i realizacja zamówienia przez Wykonawcę Sprawdzenie przez Dysponenta zgodności dostawy/usługi ze złożonym zamówieniem Rozliczenie zamówienia w elektronicznym Przekazanie opisanej faktury do u Księgowości Przechowywanie u Dysponenta dokumentacji wyboru Wykonawcy* zgodnie z Zarządzeniem Rektora Złożenie przez Dysponenta zamówienia w elektronicznym Systemie Kontroli Wydatków 1. Kwestor/Z-ca Kwestora Realizacja zamówienia przez Wykonawcę Sprawdzenie przez Dysponenta zgodności dostawy/usługi ze złożonym zamówieniem Rozliczenie zamówienia w elektronicznym Przekazanie opisanej faktury do u Księgowości Przekazanie opisanej faktury do u Księgowości

5 Strona 5 UWAGA! * W przypadku dokonywania zakupów: mebli, sprzętu AGD, usług dodatkowego ubezpieczenia, usług pocztowych o wartości jednostkowej powyżej 40,00 zł brutto lub w ilościach nie planowanych na dany rok kalendarzowy (tj. w ilościach znacząco odbiegających od usług realizowanych w poprzednim roku kalendarzowym), Dysponent zobligowany jest do przesunięcia środków finansowych do u Gospodarczego, który przejmie realizacje zamówienia. ** Kurs euro przelicza się na podstawie Informacji o średnim kursie złotego w stosunku do euro umieszczonej w Zakładce ISO Wymagana dokumentacja Zamówienia publiczne formularze i załączniki. 8. Dokumenty i zapisy 8.1. Dokumenty i zapisy wejścia Umowy dotyczące zakupów objętych procedurami przetargowymi, System Kontroli Wydatków. 8.2.Dokumenty i zapisy tworzone Opis parametrów przedmiotu zamówienia, Zestawienie planów zakupowych jednostek organizacyjnych. 8.3.Dokumenty i zapisy wyjścia System Kontroli Wydatków, Zamówienia na materiały, elementy wyposażenia oraz usługi. 8.4.Dokumenty i zapisy związane Nie występują 9. Formularze i załączniki Nie występują 10. Wyłączenia Procedura nie dotyczy zamówień dotyczących sprzętu informatycznego oraz zakupów realizowanych bezpośrednio przez dysponenta środków finansowych.