REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, KTÓRYCH SZACOWANA WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30 TYS.

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 58/2015 Wójta Gminy Kamienna Góra z dnia 7 grudnia 2015 r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, KTÓRYCH SZACOWANA WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30 TYS. EURO POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Ilekroć w treści Regulaminu jest mowa o: a) zamówieniu, b) wykonawcy, c) dostawach, usługach lub robotach budowlanych, d) wartości zamówienia, e) najkorzystniejszej ofercie, - należy odpowiednio stosować definicje zawarte w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r., Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), zwanej w dalszej treści regulaminu ustawą Pzp. 2. Zamówienia, do których stosuje się postanowienia regulaminu, powinny być udzielane w sposób celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady optymalnego doboru metod i środków służących osiąganiu założonych celów i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, a także z zachowaniem zasad równego traktowania wykonawców, uczciwej konkurencji, jawności postępowania, określonych w przepisach ustawy Pzp. STOSOWANIE REGULAMINU 2 1. Postanowienia regulaminu stosuje się do udzielania zamówień, których szacowana wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro, z zastrzeżeniem ust Przepisów regulaminu można nie stosować w następujących przypadkach: a) zamówienie jest finansowane lub współfinansowane ze środków zewnętrznych, dla których w stosunku do oszacowanej wartości konkretnego zamówienia przewidziano odrębne tryby lub procedury udzielania zamówień, b) przedmiotem zamówienia są dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej, odprowadzanie ścieków do sieci kanalizacyjnej, odbiór i utylizacja odpadów stałych, dostawy gazu z sieci gazowej, dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej, ciepła lub paliw gazowych, usługi telekomunikacyjne, usługi bankowe, usługi pocztowe, usługi prawnicze oraz dostawy i usługi informatyczne, c) przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do obsługi bieżącej działalności, d) przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi z zakresu działalności oświatowej związane z gromadzeniem w bibliotekach szkolnych podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 7 września 1991 r., o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r., Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.), jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu w środki trwałe przeznaczone do obsługi bieżącej działalności, e) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone wyłącznie przez jednego wykonawcę z przyczyn o obiektywnym charakterze lub też w związku z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, f) zastosowania procedury udzielenia zamówienia zgodnie z przepisami ustawy Pzp, w trybie ogłoszenia nieobowiązkowego w Biuletynie Zamówień Publicznych.

2 SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA 3 1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia mogą być ceny zawarte w dokumentach (takich jak np. katalogi, foldery, cenniki, oferty handlowe, wyceny i kalkulacje ofertowe, strony internetowe, oferty i kalkulacje wykonawców), lub pozyskane w drodze rozeznania cen obowiązujących dla danego zamówienia przeprowadzonego telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej. 2. Podstawą przeliczania wartości zamówienia jest aktualnie obowiązujący średni kurs złotego w stosunku do euro określony przez Prezesa Rady Ministrów rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp. PROCEDURY WYBORU WYKONAWCÓW I UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ 4 1. Procedury wyboru wykonawców zamówień objętych postanowieniami regulaminu, prowadzą pracownicy właściwi ze względu na przedmiot lub przeznaczenie zamówienia, bądź ze względu na ustalony podział zadań i kompetencji. 2. Udzielenie zamówienia, za wyjątkiem zamówień określonych w 5 ust. 1 regulaminu, następuje w formie pisemnej tj.: zamówienia, zlecenia lub umowy podpisanej przez osoby upoważnione po zatwierdzeniu protokołu z procedury wyboru wykonawcy (rokowań, rozpoznania cenowego, zapytania ofertowego) sporządzonego przez pracownika W przypadku dostaw i usług, których wartość nie przekracza kwoty euro, zamówienia udziela Wykonawcy pracownik bezpośrednio prowadzący dane postępowanie, bez obowiązku pisemnego dokumentowania procedury wyłonienia wykonawcy i pisemnej formy udzielenia zamówienia. W tej sytuacji potwierdzeniem faktu udzielenia zamówienia o takiej wartości jest rachunek (faktura) wystawiony przez Wykonawcę. 2. W przypadku dostaw i usług o wartości wyższej niż określona w ust. 1, a nie przekraczającej kwoty euro, zamówienia udziela się w formie pisemnej, po przeprowadzeniu rokowań z jednym Wykonawcą. W takim przypadku należy sporządzić protokół rokowań (wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do regulaminu). 3. W przypadku robót budowlanych, których wartość nie przekracza kwoty euro, zamówienia udziela się w formie pisemnej, po przeprowadzeniu rokowań z jednym Wykonawcą. W takim przypadku należy sporządzić protokół rokowań (wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do regulaminu). 4. W przypadku dostaw, usług i robót budowlanych, których wartość jest wyższa od kwoty euro i nie przekracza kwoty euro, zamówienia udziela w formie pisemnej, po przeprowadzeniu rozpoznania cenowego u co najmniej dwóch Wykonawców prowadzących działalność w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia (telefonicznie, listownie, lub za pomocą poczty elektronicznej). W takim przypadku należy sporządzić protokół z rozpoznania cenowego (wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do regulaminu). 5. W przypadku dostaw, usług i robót budowlanych, których wartość jest wyższa od kwoty euro i nie przekracza kwoty euro, zamówienia udziela w formie pisemnej, po skierowaniu zapytania ofertowego do co najmniej dwóch Wykonawców prowadzących działalność w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia. W takim przypadku należy sporządzić protokół z przeprowadzonego zapytania ofertowego (porównania ofert), którego wzór stanowi załącznik nr 3 do regulaminu. 6. Zapytanie ofertowe określone w ust. 5, przeprowadza się z zachowaniem następujących zasad: a) zapytanie ofertowe kieruje się pisemnie, w drodze doręczenia osobistego, korespondencji listownej, elektronicznej ( ), lub faksem, odpowiednio dokumentując jego przekazanie, b) zapytanie ofertowe jest ważne jeżeli w jego wyniku zostanie złożona co najmniej jedna oferta spełniająca określone wymagania,

3 c) kryterium/kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty mogą stanowić cena, termin wykonania zamówienia, ocena techniczna, jakość przedmiotu zamówienia, jak też inne kryteria pod warunkiem że odnoszą się one do przedmiotu zamówienia d) w zapytaniu ofertowym dopuszcza się możliwość zastosowania kryteriów odnoszących się do właściwości Wykonawcy. 7. Zamówień obejmujących okresowo powtarzające się świadczenia, których wartości lub częstotliwości występowania nie sposób z góry oszacować (np.: usuwanie awarii i wykonywanie bieżących napraw w ramach tzw. zlecenia stałego ), bez względu na jego wartość, można udzielić po przeprowadzeniu rokować z jednym Wykonawcą. W takim przypadku sporządza się protokół z rokowań (wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do regulaminu). 8. Procedurę wyboru Wykonawcy określoną w ust. 7 można również stosować odpowiednio w przypadku udzielania zamówień, o których mowa w art. 67 ust.1 ustawy. DOKUMENTOWANIE WYBORU WYKONAWCÓW I UDZIELANYCH ZAMÓWIEŃ 6 1. Po zakończeniu procedury wyboru Wykonawcy, dokumentację z postępowania przechowuje się w komórce organizacyjnej tj.: odpowiednim referacie lub jednostce organizacyjnej gminy, która przeprowadzała postępowania w sprawie zamówienia. 2. Komórki organizacyjne zobowiązane są do prowadzenia rejestrów umów zawartych w sprawie zamówień publicznych w wartości przekraczającej kwotę euro, w sposób umożliwiający sporządzenie rocznego sprawozdania, o którym mowa w art. 98 ust. 1 ustawy Pzp. 3. W rejestrach, o których mowa w ust. 2, każdej umowie nadaje się identyfikator składający się z : symbolu właściwej komórki organizacyjnej, kolejnego numeru porządkowego umowy, roku kalendarzowego zawarcia umowy, przy czym przepisu tego nie stosuje się w sytuacji nadania umowie numeru przez Wykonawcę. 4. Komórki organizacyjne udzielające zamówień na podstawie umów, zamówień lub zleceń nie podlegających rejestracji, są zobowiązane do gromadzenia wszelkich danych niezbędnych dla sporządzenia rocznego sprawozdania, określonego w ust. 2.

4 Załącznik Nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień, o wartości poniżej euro nazwa referatu / komórki organizacyjnej miejscowość i data sporządzenia PROTOKÓŁ z przeprowadzonych rokowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nie przekraczającej kwoty euro 1. Wykonawca / Zleceniobiorca: 2. Przedmiot zamówienia: 3. Cena wstępna zamówienia: Cena ostateczna zamówienia: Termin wykonania, okres realizacji, termin płatności i inne warunki zamówienia: 6. Podpisy osób biorących udział w rokowaniach: ZE STRONY ZAMAWIAJĄCEGO ZE STRONY WYKONAWCY SPORZĄDZIŁ: ZATWIERDZAM / NIE ZATWIERDZAM podpis osoby sporządzającej protokół data i podpis osoby upoważnionej

5 Załącznik Nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień, o wartości poniżej euro nazwa referatu / komórki organizacyjnej miejscowość i data sporządzenia PROTOKÓŁ z przeprowadzonego rozpoznania cenowego w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nie przekraczającej kwoty euro 1. Przedmiot zamówienia: 2. Rodzaj zamówienia: Wartość zamówienia: Termin wykonania, okres realizacji, termin płatności i inne warunki zamówienia: 5. Nazwy i adresy Wykonawców uczestniczących w rozpoznaniu cenowym: a)... b) Uzasadnienie wyboru Wykonawcy: 7. Cena wybranej oferty: Imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby przeprowadzającej rozpoznanie cenowe: podpis osoby sporządzającej protokół ZATWIERDZAM / NIE ZATWIERDZAM

6 data i podpis osoby upoważnionej Załącznik Nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień, o wartości poniżej euro nazwa referatu / komórki organizacyjnej miejscowość i data sporządzenia PROTOKÓŁ z przeprowadzonego zapytania ofertowego w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nie przekraczającej kwoty euro 1. Rodzaj zamówienia: Wartość zamówienia: W dniu... w celu dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, skierowano zapytanie ofertowe do następujących Wykonawców: Lp. Nazwa i adres Wykonawcy Sposób skierowania zapytania ofertowego 4. W wyznaczonym terminie tj.: do dnia... do godz...., złożono następujące oferty: Lp. Nazwa i adres Wykonawcy Cena oferty (netto / brutto) Inne kryteria oceny oferty Uwagi 5. Uzasadnienie wyboru Wykonawcy: 6. Cena wybranej oferty: Imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby przeprowadzającej zapytanie ofertowe: podpis osoby sporządzającej protokół ZATWIERDZAM / NIE ZATWIERDZAM data i podpis osoby upoważnione