Dokumentacja Oprogramowania TraskoCars System w wersji 1.2

Transkrypt

1 Dokumentacja Oprogramowania TraskoCars System w wersji 1.2 Wszelkie Prawa Zastrzeżone

2 SPIS TREŚCI 1. Pierwsze kroki z systemem Wstęp Zakładanie konta i rejestracja Opcja Darmowa Opcja Płatna Pierwsze logowanie Moduły Systemu Moduł Konfiguracja Użytkownicy Grupy Użytkowników Profil Firmy Flota Pojazdów Konfiguracja zdarzeń Ustawienia Moduł Ewidencja Pojazdu Nowy przejazd Lista Przejazdów Nowe Zdarzenie Lista Zdarzeń Moduł Organizer Moduł Raporty Raport Zbiorczy Generator Raportów Przejazdy Spalanie Ministerstwo Środowiska Raporty Indywidualne Moduł Profil Moduł Trasko Network Płatności i Abonamenty Skrzynka Odbiorcza i skrzynka nadawcza Wszelkie Prawa Zastrzeżone 2

3 1. Pierwsze kroki z systemem 1.1. Wstęp Program TraskoCars System został stworzony z myślą o tych firmach, których celem jest ewidencjonowanie i usprawnienie działania floty pojazdów. System tworzony był we współpracy z przedsiębiorstwami, które mając doświadczenie w zarządzaniu pojazdami w firmie silnie udzielały się w projekcie, i przekazywały nam swoje propozycje i sugestie, za co serdecznie im dziękujemy Zakładanie konta i rejestracja Aby założyć konto i móc korzystać z programu TraskoCars należy zarejestrować się w naszej bazie klientów. W tym celu należy wejść na stronę internetową TraskoCars i wypełnić wszystkie pola, o które system poprosi, są to: Nazwa Firmy Miasto Ulica Gmina Kod pocztowy NIP REGON Tel. Kontaktowy Nazwisko osoby kontaktowej Ostatnim wyborem przy rejestracji jest wybór opcji płatnej lub darmowej Opcja Darmowa W tej opcji mamy pełny dostęp do całego systemu wraz z kilkoma ograniczeniami. Ograniczenia wiążą się z maksymalną liczbą zdefiniowanych pojazdów i zdarzeń. Liczba ta nie może przekroczyć dziesięciu pojazdów oraz dwóch zdarzeń. Dodatkowo w tej opcji mogą być wyświetlane reklamy. Nie ma ograniczeń związanych z liczbą zarejestrowanych użytkowników korzystających z pojazdów Opcja Płatna Opcja płatna nie zawiera żadnych ograniczeń zarówno w liczbie pojazdów jak i zdarzeń. Nie są również wyświetlane żadne reklamy. (aby dowiedzieć się szczegółów Wszelkie Prawa Zastrzeżone 3

4 związanych z płatnościami należy przejść do punktu Płatności i Abonamenty pkt ) Po dokonaniu wyboru i wypełnieniu całego formularza potwierdzamy rejestrację. System powinien przysłać na podany adres, z danymi dostępowymi do konta. zawiera identyfikator firmy, nazwę użytkownika oraz hasło. Wiadomość zawiera także adres URL oraz adres WAP. UWAGA! Zalecana jest zmiana nazwy użytkownika oraz hasła dla utworzonego konta. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 4

5 1.3. Pierwsze logowanie Po zalogowaniu ukazuje nam się pulpit systemowy. Jest on podzielony na trzy podstawowe ekrany. Pierwszy ekran, w górnym prawym rogu zawiera informacje odnośnie zdarzeń, które trzeba w najbliższym czasie wykonać, np. zbliżająca się wymiana oleju lub opłacenie ubezpieczenia. Na drugim ekranie po lewej stronie znajduje się główne menu. Dzięki drzewiastej strukturze łatwo i szybko poruszamy się po systemie. W centralnej części znajduje się główne okno, w tym miejscu wprowadzamy dane, aktualizacje i zdarzenia. Ponadto system posiada kilka przydatnych informacji oraz udogodnień. W lewym górnym rogu wyświetlone są informacje odnośnie zalogowanego użytkownika, typu połączenia jak i adresu IP z którego łączy się użytkownik. W dolnym lewym rogu wyświetlane są opcje widoku i prezentacji danych. Mianowicie jeżeli uważamy, iż prezentacja danych w głównym oknie jest mało przejrzysta, mamy możliwość uzyskania większego pola widzenia, poprzez schowanie menu lub górnego panelu z modułem przypomnienia. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 5

6 2. Moduły Systemu Aplikacja ma strukturę modułową, jest podzielona tematycznie i pogrupowana zgodnie ze schematem prowadzenia przejrzystego i niekonfliktowego użytkowania oprogramowania. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 6

7 2.1. Moduł Konfiguracja Moduł konfiguracja przeznaczony jest do zarządzania kontami i ustawień globalnych całego systemu. UWAGA! Zaleca się ustawienie praw dostępu do konfiguracji tylko dla osób kompetentnych i odpowiedzialnych za prowadzenie ewidencji, czyli dla Administratorów. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 7

8 Użytkownicy W module użytkownicy definiujemy wszystkie osoby, które użytkują firmowe pojazdy, administratorów oraz osoby odpowiedzialne za sporządzanie raportów. Dodawanie użytkowników Login - nazwa identyfikująca użytkownika Hasło - hasło dostępu do systemu; można wygenerować ręcznie lub wprowadzić losowo podstawowe dane dotyczące dodawanego użytkownika (imię, nazwisko, e- mail, telefon komórkowy)- WYMAGANE stanowisko (OPCJONALNIE) konto aktywne - zaznaczenie opcji uaktywnia konto. Odznaczenie uniemożliwia użytkownikowi dostęp do systemu (np. urlop pracownika) dostęp przez WAP - program TraskoCars umożliwia użytkownikom połączenie z systemem za pomocą telefonu komórkowego wyślij SMS z linkiem WAP (użytkownik otrzyma link do strony gdzie będzie mógł wpisywać zdarzenia z telefonu komórkowego przez WAP) przypomnienia o wszystkie widoczne są wszystkie przypomnienia danej firmy o tylko swoje użytkownik widzi przypomnienia, które dotyczą tylko jego przynależność do grup zgodnie z konfiguracją systemu można przyporządkować użytkownika do odpowiedniej grupy prawa dostępu aktywacja praw dostępu do modułów (nadanie użytkownikowi praw dostępu do konfiguracji powoduje nadanie mu praw administratora) Wszelkie Prawa Zastrzeżone 8

9 Grupy Użytkowników Aby ułatwić monitoring, rozliczanie i raportowanie wprowadzono podział użytkowników na grupy; umożliwia to analizę wpisów systemu nie tylko w stosunku do poszczególnych użytkowników ale również w odniesieniu do odpowiednich grup np. oddziały, działy itp. Jeden użytkownik może należeć do różnych grup, każda grupa może mieć różne uprawnienia. Użytkownikowi, który należy do grup z różnymi uprawnieniami, uprawnienia te się sumują. Konfiguracja grupy pozwala na automatyczną zmianę parametrów dla wszystkich użytkowników należących do tej grupy. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 9

10 Profil Firmy Dane wypełniane przez administratora: Podstawowe dane potrzebne do kontaktów z firmą potrzebne między innymi do wystawienia faktur. Jeżeli posiadamy darmową wersję oprogramowania mamy możliwość zmiany typu abonamentu na płatną. Wiąże się to z odblokowaniem ograniczeń ustawionych na liczbę pojazdów oraz zdarzeń. Kiedy zdecydujemy się na zmianę typu wystąpi konieczność wykupienia odpowiedniego abonamentu, aby móc korzystać z oprogramowania. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 10

11 Flota Pojazdów W module tym znajdują się wszystkie, pojazdy danego przedsiębiorstwa. Liczba wpisanych pojazdów uzależniona jest od ilości wykupionych licencji (jedna licencja oznacza 1 pojazd). Licencje wykupuje się w module Trasko Network pkt Administrator, dodając pojazd, wypełnia formularz z danymi danego pojazdu. Dane techniczne można znaleźć w dowodzie rejestracyjnym. Po dodaniu wszystkich samochodów, należy przypisać użytkowników do pojazdów, czyli zdefiniować jaki pracownik ma dostęp do jakiego pojazdu. W tym celu należy przejść do zakładki przypisz w module flota pojazdów. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 11

12 Konfiguracja zdarzeń Nazwa Symbol skrót, znacznik charakteryzujący dane zdarzenie, Opis charakteryzujący zdarzenie widoczne przy tworzeniu kolejnego zdarzenia przez użytkownika, Parametry charakteryzujące zdarzenie, które można zaznaczyć lub pominąć. Parametry definiują zdarzenie pod kątem danych potrzebnych do ich ewidencjonowania. Aby lepiej zobrazować funkcjonowanie zdarzeń zaprezentowana zostanie symulacja jego tworzenia. Symulacja Tworzenia Zdarzenia Wymiana oleju Wchodzimy w ekran tworzenia zdarzenia w module konfiguracji zdarzeń i wypełniamy pola. Nazwa: Wymiana oleju Symbol: WOL Opis: Wymiana oleju Ilość litrów: TAK Rodzaj paliwa: NIE Cena BRUTTO: TAK Numer faktury: TAK Data wydarzenia: TAK Następna wymiana*: TAK Następna data zdarzenia**: NIE Początkowy stan licznika: NIE Końcowy stan licznika: NIE Stan licznika: TAK Data dodania: TAK Pojazd TAK Przypomnienie: ilość dni do następnego zdarzenia BRAK Przypomnienie: ilość kilometrów do następnego zdarzenia 500 km Dostępne prze WAP: TAK Wszelkie Prawa Zastrzeżone 12

13 *) Jeżeli zostanie zaznaczona ta opcja, oznacza to, że zdarzenie będzie wymagać, podania ilości kilometrów, po których przejechaniu, powinna nastąpić kolejna wymiana (dla wymiany oleju będzie to średnio po kilometrów). Kiedy oznaczymy to pole automatycznie uaktywni nam się pole Przypomnienie: ilość kilometrów do następnego zdarzenia. Wpisana liczba uruchamia przypominacz (ekran w prawym rogu). W danym przykładzie liczba 500 oznacza, że przypominacz uruchomi się 500 kilometrów przed kolejnym zdarzeniem czyli 9500 kilometrów po zarejestrowaniu pierwszego zdarzenia w systemie. **) Zaznaczenie tej opcji oznacza, że wymagane jest dokonanie następnej wymiany. Przy dodawaniu pierwszego zdarzenia konieczne będzie podanie daty kiedy powinno się wykonać kolejną wymianę. Kiedy oznaczymy to pole automatycznie uruchomi się pole Przypomnienie: ilość dni do następnego zdarzenia wpisanie tutaj liczby powoduje uruchomienie przypominacza (ekran w prawym rogu). Wprowadzenie liczby spowoduje wcześniejsze wyświetlenie przypomnienia np. efektem podania liczby 30, będzie wyświetlenie przypominacza na 30 dni przed terminem następnego zdarzenia. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 13

14 Wszelkie Prawa Zastrzeżone 14

15 Ustawienia Ilość dni edycji - ilość dni przez, które kierowcy mogą edytować zdarzenia np. wartość równa się 7 dni oznacza, że tygodniowe wpisy od dnia dzisiejszego kierowca może edytować. Ilość wyników ilość wyników wyświetlanych na stronie Przypomnienia czasowe - ile dni przed końcem zdarzenia system ma wysyłać z przypomnieniem o zbliżającym się następnym zdarzeniu Przypomnienia odległościowe - ile kilometrów przed końcem zdarzenia system ma wysyłać z przypomnieniem o zbliżającym się następnym zdarzeniu Wszelkie Prawa Zastrzeżone 15

16 2.2. Moduł Ewidencja Pojazdu Moduł ten przeznaczony jest dla kierowców korzystających z pojazdów oraz dla administratorów, którzy wprowadzają dane za kierowców. Opcja taka jest możliwa gdy użytkownik ma prawa do konfiguracji oraz do ewidencji pojazdów. Może wtedy administrować, dodawać, edytować wpisy swoje jak i innych kierowców. Kierowcy powinni z należytą starannością i regularnością wprowadzać wszystkie przejazdy i zdarzenia, tylko sumienne wypełnianie danych gwarantuje najdokładniejszą ewidencję Nowy przejazd W tym miejscu kierowcy dodają przejazd, wypełniają potrzebne pola Opcje Dodaj i Zapisz różnią się tym, iż klikając Zapisz program powróci do ekranu dodawania przejazdu (opcja przydatna gdy mamy do wpisania większą liczbę przejazdów). Opcja Dodaj przeniesie nas do listy przejazdów Wszelkie Prawa Zastrzeżone 16

17 Lista Przejazdów Ekran przedstawia listę przejazdów danego pojazdu z danego okresu. W tym miejscu można edytować lub usunąć wcześniejszy wpis. Ekran sumuje także: Kilometry służbowe Kilometry prywatne Sumę kilometrów Wartość przejazdów prywatnych Wartość przejazdów służbowych Sumę wartości Wszelkie Prawa Zastrzeżone 17

18 Nowe Zdarzenie Miejsce, w którym dodajemy zdarzenie, na pierwszym ekranie wybieramy, kierowcę samochód i zdarzenie dla jakiego miało ono faktycznie miejsce. Są to te zdarzenia, które wcześniej definiowane były w konfiguracji (patrz pkt ) Wszelkie Prawa Zastrzeżone 18

19 Lista Zdarzeń Ekran przedstawia listę zdarzeń z danego okresu i danego pojazdu. W tym miejscu można edytować lub usunąć wcześniejszy wpis Moduł Organizer Ten moduł wspomaga organizowanie prac związanych z pojazdami. Możemy zaplanować w które dni i w jakich godzinach, pojazdy powinny się udać na zdefiniowane wcześniej (w konfiguracji zdarzeń) zadania. Np. Wymiana oleju czy wymiana hamulców. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 19

20 2.4. Moduł Raporty Moduł ten daje możliwość prezentacji ewidencjonowanych zdarzeń i przejazdów. Dzięki niemu możliwe jest dostrzeżenie słabych punktów w naszym zarządzaniu pojazdami, jak i wychwycenie nadużyć, jakie mogą wystąpić w naszej firmie. Moduł podzielony jest na dwie części. Pierwszą z nich stanowią raporty podstawowe (zawierają się w nich raporty, które zostały przygotowane przez producenta oprogramowania) drugą raporty indywidualne. Tworzą się one automatycznie wraz z definiowaniem nowych zdarzeń Raport Zbiorczy W raporcie tym mamy możliwość szukania danych po kierowcy albo po grupie użytkowników. Po wybraniu interesujących nas użytkowników wybieramy okres, za który ma być sporządzony raport. Raport ten generuje kwoty, liczbę przejechanych kilometrów oraz spalanie jakie kierowca osiągnął w danym miesiącu. Raport sporządzony jest w postaci przejrzystych kart dla każdego kierowcy. UWGA! Raport ten zaleca się generować jako pierwszy, gdyż przejrzyście i porównywalnie ukazuje wszystkie interesujące nas zdarzenia i przejazdy Wszelkie Prawa Zastrzeżone 20

21 Generator Raportów Generator raportów pokazuje szczegółowe dane odnośnie zdarzeń, mamy tutaj możliwość zdefiniowania jakie informacje chcemy, żeby były pokazane na naszym końcowym raporcie. Występuje możliwość umieszczenia wszystkich dostępnych pól, które wypełnia kierowca przy dodawaniu zdarzenia. Poprzez wciśnięcie i przytrzymanie klawisza kontrol (ctrl) na klawiaturze jesteśmy w stanie pozaznaczać najbardziej interesujące nas pola. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 21

22 Przejazdy Raport ten generuje dane odnośnie przejazdów oraz ich szczegóły, sumuje ilość przejechanych kilometrów prywatnych jak i służbowych. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 22

23 Spalanie Raport generuje spalania między tankowaniami, jest to bardzo szczegółowo wyliczone i poprawne spalanie danego pojazdu. Pokazuje ile i kiedy pojazd przekroczył spalanie ustalone (definiowane w dodawaniu pojazdów patrz pkt ) Wygenerowane dane określają: Suma wydatków na paliwo Średnia faktyczna spalania Suma litrów Suma litrów przekroczonych ponad ustaloną wartość Ministerstwo Środowiska Program posiada możliwość wygenerowania deklaracji składanych do Ministerstwa Środowiska odnośnie wprowadzania spalin do atmosfery. Raporty te składa się co pół roku. Są one w pełni zgodne z normami nakładanymi przez Ministerstwo i po wydrukowaniu są one gotowe do przedstawienia Ministerstwu Środowiska Wszelkie Prawa Zastrzeżone 23

24 Raporty Indywidualne Są to raporty dodawane automatycznie wraz z definiowaniem zdarzeń w konfiguracji systemu. Kiedy dodamy nowe zdarzenie automatycznie zostanie stworzony raport dla tego zdarzenia. Raport będzie generował i sumował tylko te pola, które wybraliśmy podczas definiowania zdarzenia Moduł Profil Profil pozwala na zmianę danych osobowych zalogowanego użytkownika takich jak nazwisko czy , posiada również możliwość ustawienia domyślnego pojazdu. Oznacza to, że użytkownik wybiera samochód, którym najczęściej jeździ, a ten będzie mu się automatycznie ustawiał w module dodawania nowego zdarzenia lub przejazdu. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 24

25 2.6. Moduł Trasko Network Moduł ten przeznaczony jest do kontaktów oraz spraw między użytkownikiem oprogramowania a jego producentem czyli firmą Trasko Network Płatności i Abonamenty Ekran ten wyświetla nam kilka istotnych informacji. Mamy możliwość podejrzenia jaki posiadamy abonament, kiedy zastał on wykupiony oraz kiedy wygasa i ile zostało zakupionych licencji. Istnieje możliwość wykupienia dodatkowych licencji w trakcie trwania abonamentu każda wykupiona licencja zostaje pomniejszona o wartość ustaloną. Wartość ta, wylicza się poprzez pomnożenie jednostkowej ceny przemnożonej przez ilość dni do końca trwania aktualnego abonamentu. System przewiduje wykupienie tzw. abonamentu oczekującego. Abonament ten będzie oczekiwał na termin swojego rozpoczęcia. Można wykupić tylko jeden abonament oczekujący. Wszelkie Prawa Zastrzeżone 25

26 Skrzynka Odbiorcza i skrzynka nadawcza Skrzynka wiadomości pozwala na kontakt poprzez e z producentem oprogramowania. Można poprzez ten ekran wysyłać i odbierać wiadomości o interesujących sprawach. Zapraszamy serdecznie do wysyłania swoich sugestii i propozycji odnośnie działania i funkcjonowania systemu Wszelkie Prawa Zastrzeżone 26