I. Procedury postępowania w USOS wg nowego mechanizmu skreśleń

Transkrypt

1 I. Procedury postępowania w USOS wg nowego mechanizmu skreśleń 1. SKREŚLENIE WG NOWEJ PROCEDURY Kolejne etapy postępowania w przypadku skreślenia z listy studentów wg wprowadzonej procedury w USOS 1. Wprowadzanie daty oraz powodu skreślenia studenta z listy studentów jest możliwe w dwojaki sposób: a) z poziomu zakładki Skreślenia/Wznowienia, uzupełniając pola: Data decyzji, Decyzja I instancji (typ SKR) po wykonaniu tej operacji w polu Opis decyzji I instancji zostanie zaciągnięty ze Słownika. Należy dokonać edycji pola Uzasadnienie decyzji I instancji zgodnie ze stanem faktycznym, b) z poziomu przycisku Decyzja I instancji o skreśleniu, uzupełniając pola: Data decyzji i Powód skreślenia po wykonaniu tej operacji w polu Opis decyzji I instancji zostanie zaciągnięty ze Słownika. Należy dokonać edycji pola Uzasadnienie decyzji I instancji zgodnie ze stanem faktycznym. 1

2 2. W pole Data doręczenia lub za pomocą przycisku Potwierdzenie odbioru pracownik dziekanatu wpisuje: - datę z żółtej karteczki (zwrotne potwierdzenie odbioru), - datę potwierdzenia złożoną przez studenta na kopii decyzji - odbiór osobisty, - datę obliczoną na podstawie korespondencji zawierającej decyzję o skreśleniu, która nie została doręczona. Występuje tu sytuacja, w której koperta wraca na Wydział wraz z datą pierwszego awizowania listu przez Pocztę Polską. Doręczenie uważa się za dokonane, jeżeli od dnia pierwszej próby doręczenia (i pozostawienia awizo) minęło czternaście dni wpisujemy kolejny dzień po upływie tych czternastu dni. Przykład: wysłano do studentki Kasi decyzję w dniu 1 sierpnia 2014 r. Pierwsza próba doręczenia miała miejsce 3 sierpnia i listonosz zostawił wówczas awizo. Wobec nieodebrania listu w ciągu 7 dni, listonosz 12 sierpnia pozostawił awizo, w którym poinformował błędnie, że pozostało 7 dni do odbioru decyzji. Studentka nie odebrała listu, powrócił on zatem na uczelnię. Za dzień doręczenia należy wówczas przyjąć 18 sierpnia, gdyż termin do odbioru upłynął 17 sierpnia. Studentka zgłosiła się jednak po decyzję 22 sierpnia. Organ powinien wydać jej odpis, nie zaś oryginał. Termin do złożenia odwołania biegnie wówczas od 18 sierpnia, a nie od 22 sierpnia. W momencie uzupełnienia pola Data decyzji pole Kod programu zostaje oznaczony kolorem żółtym. Kolorystyka ma wskazywać na trwającą procedurę skreślenia studenta z listy studentów. 2

3 3. Jeżeli student złoży odwołanie od decyzji o skreśleniu z listy studentów dziekanat wprowadza datę wpływu tego odwołania (wprowadzając datę do pola Data odwołania lub za pomocą przycisku Odwołanie). Możliwe sytuacje: - podanie składane jest przez studenta osobiście. Dziekanat ma obowiązek odnotować datę wpływu na odwołaniu studenta oraz tożsamą w systemie USOS, - podanie wpływa za pośrednictwem Poczty Polskiej. Dziekanat ma obowiązek przechowywania koperty, z której odczytuje i zamieszcza w USOS datę nadania listu (ze stempla pocztowego), - odwołanie studenta wpływa bezpośrednio do Rektora. BSS wpisuje datę w polu Data odwołania. 3

4 4. W sytuacji, gdy organ drugiej instancji (Rektor) podtrzymuje decyzję organu pierwszej instancji (Dziekana) BSS uzupełnia pole Data decyzji (II instancji) bądź wybierając przycisk Decyzja II inst./autokontrola decyzji I inst. Przypominamy, że pola Data decyzji 2, Data doręczenia oraz Data skreślenia uzupełnia BSS. Prosimy o nie dokonywanie modyfikacji ww. pól. w sytuacji, gdy sprawa zostaje przekazana do organu drugiej instancji (Rektora) i decyzja zostaje przez Rektora utrzymana w mocy. W oddzielnym dokumencie zostanie zaprezentowane wykorzystanie opisanych powyżej pól na potrzeby wydawania decyzji w trybie autokontroli. 5. Po wybraniu przycisku Decyzja II inst./autokontrola decyzji I inst. otwiera się okienko na którym należy uzupełnić pola Data decyzji, Powód oraz wybrać rodzaj rozstrzygnięcia. Uzupełnienia w tym zakresie dokonuje BSS. 4

5 6. Po uzupełnieniu formularza Decyzja II inst./autokontrola decyzji I inst. zostaje uzupełnione pole Data decyzji 2 5

6 7. Po otrzymaniu zwrotnego potwierdzenia odbioru BSS uzupełnia pole Data doręczenia decyzji II instancji 8. Po uzupełnieniu pola Data doręczenia decyzji II instancji automatycznie zostaje wypełnione pole Data skreślenia. Podkreślenia wymaga fakt, iż w przypadku gdy decyzja wydawana jest przez Rektora data doręczenia tej decyzji jest tożsama z datą skreślenia z listy studentów. 6

7 9. Po wpisaniu daty doręczenia decyzji II instancji, która jest tożsama z datą skreślenia z listy studentów zmianie ulega kolorystyka w polu Kod programu z żółtego na biały oraz zmianie ulega status studenta na programie (pole Status na programie) na Skreślony. 7