WYTYCZNE DOTYCZĄCE OBIEGU PODAŃ STUDENCKICH W AKADEMII IGNATIANUM W KRAKOWIE

Transkrypt

1 WYTYCZNE DOTYCZĄCE OBIEGU PODAŃ STUDENCKICH W AKADEMII IGNATIANUM W KRAKOWIE A. WYTYCZNE W SPRAWIE OBIEGU PODAŃ STUDENCKICH W REKTORACIE AKADEMII IGNATIANUM W KRAKOWIE I. Część ogólna 1. Student/słuchacz/doktorant składa podanie osobiście w rektoracie Uczelni w godzinach urzędowania (budynek Zofijówka, pok. nr 2) lub przesyła drogą elektroniczną na adres rektorat@ignatianum.edu.pl. 2. Każde podanie składane przez studenta/słuchacza/doktoranta powinno zawierać pełne dane zatwierdzone we wzorze podania. 3. Wzory podań znajdują się na stronie internetowej Ignatianum w zakładce O UCZELNI-WZORY PODAŃ STUDENCKICH. 4. Każde podanie winno być poprawnie zaadresowane do właściwego prorektora, opatrzone datą i własnoręcznym podpisem studenta. 5. Podanie składane drogą elektroniczną powinno być podpisane odręcznie i zeskanowane. 6. Decyzje przesyłane są na adres studenta/słuchacza/doktoranta podany w podaniu, a decyzje administracyjne przesyłane są pocztą tradycyjną ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres zamieszkania studenta/słuchacza/doktoranta. 7. Przy osobistym odbiorze decyzji student/słuchacz/doktorant jest zobowiązany do okazania legitymacji potwierdzającej jego status. 8. Przy rejestrowaniu podania składanego przez studenta/słuchacza/doktoranta w Rektoracie Uczelni, następuje weryfikacja danych studenta/słuchacza/doktoranta przez pracownika przyjmującego podanie. 9. Osoba składająca podanie osobiście wpisuje do rejestru wszystkie wymagane dane i potwierdza ich zgodność własnoręcznym czytelnym podpisem. 10. Pracownik Rektoratu przyjmujący podanie podpisuje się w rejestrze po uprzedniej weryfikacji poprawności danych wpisu do rejestru. 11. Pracownik Rektoratu przyjmujący podanie przybija na podaniu pieczątkę wpływu, wpisuje datę wpływu podania, kolejny numer według rejestru przyjętych podań studentów/słuchaczy/doktorantów i składa swój podpis, następnie wpisuje sprawę w elektronicznym spisie podań. 12. Podania zostają poddane rozpatrzeniu przez właściwego prorektora. 13. Rozpatrzone podanie wraz z decyzją właściwego prorektora zostaje przekazane przez pracownika Rektoratu do właściwej jednostki, gdzie następuje dalszy proces 1

2 związany z wpisywaniem zmian w komputerowej bazie danych. II. Podania w sprawach opłat za studia 1. Podanie skierowane jest do Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 2. Wszystkie podania dotyczące spraw finansowych powinny posiadać uzasadnienie. 3. Prorektor ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni rozpatruje podanie umieszczając na podaniu swą decyzję wraz z uzasadnieniem. Istnieje możliwość rozpatrywania decyzji przez osoby upoważnione przez Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju Uczelni. 4. Pracownik Rektoratu przesyła decyzje drogą mailową na adres wskazany w podaniu. 5. Podanie studenta/słuchacza/doktoranta wraz z decyzją Prorektora jest przekazane do Kasy Uczelni (Dział Księgowo-Finansowy). Po wykonaniu czynności związanych z naniesieniem zmiany w kartotece studenta w programie komputerowym podanie z Działu Księgowo-Finansowego zostaje przekazane do danego sekretariatu. III. Podania studenckie w pozostałych sprawach 1. Podania studenta/słuchacza/doktoranta, które są składane w rektoracie Uczelni w pozostałych sprawach, zarówno przez indywidualnych studentów, jak i organizacje studenckie/koła naukowe, powinny być składane w sposób zgodny z ogólnymi wymogami (Rozdz. I) i powinny zawierać wszelkie dane zawarte we wzorach podań. 2. Podania są rozpatrywane przez właściwych prorektorów bądź przez Dyrektora administracyjnego. 3. Odpowiedzi na podania są przekazywane w następujących formach: a) odpowiedzi pisemne dostarczane zainteresowanej stronie pocztą za potwierdzeniem odbioru na adres zamieszkania, bądź do odbioru osobiście w rektoracie, b) przesyłanie zeskanowanego podania wraz z odpowiedzią właściwego prorektora na adres elektroniczny zainteresowanego za pośrednictwem poczty elektronicznej. B. WYTYCZNE DOTYCZĄCE OBIEGU PODAŃ STUDENTÓW/SŁUCHACZY/DOKTORANTÓW W SEKRETARIATACH WYDZIAŁÓW AKADEMII IGNATIANUM W KRAKOWIE 1. Każde podanie składane przez studentów/doktorantów/ słuchaczy powinno zawierać pełne dane zgodnie z zatwierdzonymi wzorami podań, które znajdują się na stronie internetowej Uczelni. 2. Każde podanie winno być opatrzone datą oraz własnoręcznym podpisem studenta/słuchacza/doktoranta. 3. Każdy student/słuchacz/doktorant zobowiązany jest osobiście zapoznać się z podjętą decyzją Dziekana/Osoby upoważnionej w Sekretariacie Wydziału w terminie do 14 2

3 dni roboczych licząc od dnia złożenia podania. Potwierdzeniem tego jest własnoręczny podpis na podaniu wraz z wpisaniem bieżącej daty. W przypadku niezapoznania się z decyzją w wyżej wymienionym terminie uznaje się, że zapoznanie się z decyzją nastąpiło w ostatnim dniu wyżej wskazanego terminu. 4. Fakt zapoznania się z decyzją jest odnotowany w uczelnianym systemie komputerowym AWS. Tryb składania i rozpatrywania podań przedstawia się następująco: 1. Podania należy składać i rejestrować w rejestrze przyjętych podań w odpowiednim Sekretariacie Wydziału w godzinach jego urzędowania. 2. Pracownik Sekretariatu weryfikuje druk podania oraz poprawność jego wypełnienia. 3. Osoba składająca podanie wpisuje w rejestrze wszystkie wymagane dane oraz potwierdza ich poprawność własnoręcznym czytelnym podpisem. 4. Pracownik Sekretariatu przyjmujący podanie podpisuje się w rejestrze po uprzedniej weryfikacji poprawności wpisu do rejestru. 5. Pracownik Sekretariatu przyjmujący podanie przybija na podaniu pieczątkę wpływu, wpisuje datę wpływu podania, kolejny numer według rejestru przyjętych podań i składa swój podpis. 6. Następnie podanie zostaje rozpatrzone przez Dziekana/Osobę upoważnioną wraz z uzasadnieniem w przypadku wydania decyzji negatywnej. 7. Podjęta decyzja zostaje wprowadzona do zakładki studenta/słuchacza/doktoranta w bazie komputerowej. Pracownik dokonuje również adnotacji o dacie załatwienia sprawy w rejestrze podań (Wydział Filozoficzny). 8. Podanie zostaje umieszczone w teczce osobowej studenta/słuchacza/doktoranta. 9. Każde podanie studenta/słuchacza/doktoranta zostaje wpisane do spisu dokumentów w teczce studenta/słuchacza/doktoranta. IV. Podania do Prorektora ds. Studenckich w sprawie wznowienia na listę studentów/słuchaczy. 1. Podanie składane jest w Sekretariacie Wydziału jako odwołanie od decyzji skreślenia z listy studentów/słuchaczy tylko i wyłącznie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji. Po przekroczeniu tego terminu podanie składa się do dziekanów wydziałów lub osób upoważnionych przez dziekanów. 2. Do podania student/słuchacz zobowiązany jest dołączyć kserokopię decyzji Dziekana Wydziału/ Osoby upoważnionej o skreśleniu go z listy studentów/słuchaczy. 3. Osoba składająca podanie wpisuje w rejestrze przyjętych podań wszystkie wymagane dane oraz potwierdza ich poprawność własnoręcznym czytelnym podpisem. 3

4 4. Pracownik Sekretariatu przyjmujący podanie podpisuje się w rejestrze po uprzedniej weryfikacji druku podania, poprawności jego wypełnienia oraz poprawności wpisu do rejestru. 5. Pracownik przyjmujący podanie przybija na podaniu pieczątkę wpływu, wpisuje datę wpływu podania, kolejny numer według rejestru przyjętych podań i składa swój podpis. 6. Dziekan/Osoba upoważniona umieszcza na podaniu swoją adnotację w danej sprawie. 7. Zaopiniowane podanie zostaje przekazane przez pracownika Sekretariatu do Rektoratu. 8. Prorektor ds. Studenckich wydaje decyzje wraz z uzasadnieniem. 9. Decyzja jest wysyłana pocztą tradycyjną ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres zamieszkania studenta/słuchacza. 10. Po zapoznaniu się studenta/słuchacza z decyzją Prorektora ds. Studenckich, lub po otrzymaniu z Kancelarii Uczelni potwierdzenia odbioru decyzji pracownik Rektoratu dostarcza decyzję do właściwego Sekretariatu. 11. Pracownik Sekretariatu wprowadza decyzję Prorektora w zakładce studenta/słuchacza w bazie komputerowej i umieszczona w teczce osobowej studenta/słuchacza po uprzednim wpisaniu do spisu dokumentów w teczce studenta/słuchacza. V. Rejestracja składanych podań studentów/słuchaczy/doktorantów przedstawia się następująco: 1. Wydział Filozoficzny Studia pierwszego, drugiego stopnia, jednolite studia magisterskie, studia podyplomowe numer porządkowy/wifs/rok kalendarzowy numer porządkowy/wiks/rok kalendarzowy numer porządkowy/wips/rok kalendarzowy Studia doktoranckie numer porządkowy/d/rok akademicki 2. Wydział Pedagogiczny Studia pierwszego stopnia - licencjackie w Instytucie Nauk o Wychowaniu numer porządkowy/l/rok kalendarzowy Studia drugiego stopnia magisterskie w Instytucie Nauk o Wychowaniu 4

5 numer porządkowy/m/rok kalendarzowy Studia pierwszego i drugiego stopnia w Instytucie Politologii numer porządkowy /PP/rok kalendarzowy Studia podyplomowe numer porządkowy /PD/ rok kalendarzowy VI. Podania związane z odpłatnościami Wytyczne dotyczą procedury postępowania w sytuacjach, w których zmiana w toku studiów skutkuje koniecznością wniesienia należnych opłat w Kasie Uczelni zgodnie z Regulaminem Opłat w Akademii Ignatianum w Krakowie. a. powtarzanie przedmiotu b. powtarzanie roku c. indywidualny tok studiów d. druga specjalność e. przedmiot wykraczający ponad limit punktów ECTS f. dodatkowy lektorat g. urlop przedmioty z możliwością realizacji przedmiotów Adn. a, b, c : powtarzanie przedmiotu, powtarzanie roku, ITS, urlop przedmioty zajęcia realizowane podczas urlopu Student/słuchacz/doktorant po złożeniu wniosku i otrzymaniu odpowiedzi zobowiązany jest osobiście zapoznać się z decyzją dziekana/osoby upoważnionej w sekretariacie wydziału w terminie 14 dni od daty złożenia podania. W sytuacji uzyskania zgody w sprawach określonych w punktach; a, b, c i g - student/słuchacz oraz w sytuacji c - doktorant udaje się do Kasy Uczelni z kserokopią decyzji (kserokopię robi sekretariat). Pracownik Kasy narzuca opłaty zgodnie z decyzją, wydaje dowód wpłaty i potwierdza dokonanie opłaty na formularzu wykazu przedmiotów do realizacji. Student dostarcza do sekretariatu uzupełniony formularz wykazujący przedmioty - na którym pracownik Kasy potwierdził dokonanie opłaty za wskazane zajęcia. W sekretariacie wydziału pozostaje oryginał decyzji oraz oryginalny wykaz przedmiotów. Na podstawie decyzji i uzupełnionego formularza wykazu przedmiotów (naliczenia należności) pracownik sekretariatu zapisuje studenta na zajęcia. Opłaty należy regulować w terminie do 14 dni roboczych od daty zapoznania się z decyzją zgodnie z Regulaminem Opłat w Akademii Ignatianum w Krakowie. 5

6 Adn. d: druga specjalność Student składa podanie o drugą specjalność. Po otrzymaniu odpowiedzi student zobowiązany jest osobiście zapoznać się z decyzją dziekana/osoby upoważnionej w sekretariacie wydziału. W sytuacji uzyskania zgody na realizację drugiej specjalności student udaje się do Kasy Uczelni z kserokopią decyzji oraz sporządzonym przez siebie wykazem przedmiotów z dodatkowej specjalności na pierwszy semestr zgodnie z programem studiów. Pracownik Kasy narzuca opłaty zgodnie z decyzją i wykazem przedmiotów, wydaje dowód wpłaty i potwierdza dokonania opłaty na wykazie przedmiotów. Student udaje się do sekretariatu, gdzie pozostawia wykaz przedmiotów z adnotacją Kasy o dokonaniu opłaty za przedmioty. W sekretariacie wydziału pozostaje oryginał pozytywnej decyzji, oryginalny wykaz przedmiotów. Pracownik sekretariatu na podstawie pozytywnej decyzji, wykazu przedmiotów zapisuje studenta na zajęcia pierwszego semestru. Na kolejne semestry student zapisuje się już sam w wirtualnej uczelni. W sytuacji rozpoczęcia studiów na drugiej specjalności należne opłaty za przedmioty pierwszego semestru drugiej specjalności należy uregulować w terminie do 14 dni roboczych od daty zapoznania się z decyzją zgodnie z Regulaminem Opłat w Akademii Ignatianum w Krakowie, natomiast opłaty za przedmioty każdego kolejnego semestru drugiej specjalności studiów należy uiścić w Kasie Uczelni w terminach 31 marca semestr letni oraz 31 października semestr zimowy. Adn. e: Przedmiot wykraczający ponad limit punktów ECTS Opłaty za przedmioty wykraczające ponad limit punktów ECTS będą rozliczane na końcu toku studiów. Student przed złożeniem pracy dyplomowej w sekretariacie Wydziału zobowiązany jest podbić kartę obiegową w Kasie Uczelni. Pracownik Kasy przed podbiciem karty weryfikuje w systemie komputerowym ilość punktów ECTS i pobiera opłaty. Pracownik Kasy na karcie obiegowej podpisuje się wraz z datą i wbija pieczęć imienną jako potwierdzenie wypełnienia wszelkich zobowiązań finansowych studenta względem uczelni. 6

7 Osoby realizujące drugą specjalność z nadwyżki punktów rozliczane są indywidualnie. Adn. f: Dodatkowy lektorat Student składa podanie do Kierownika MSJO Po uzyskaniu pozytywnej decyzji dokonuje opłaty za dodatkowy lektorat w Kasie Uczelni Student dostarcza dowód wpłaty do Kierownika MSJO. ZGODNIE Z REGULAMIN OPŁAT WSZYSTKIE WYŻEJ WYMIENIONE OPŁATY UISZCZA SIĘ NA INDYWIDUALNY NUMER RACHUNKU BANKOWEGO Kraków, dnia 13 kwietnia 2015 roku. Wytyczne dotyczące obiegu podań studenckich Akademii Ignatianum w Krakowie zostały zatwierdzone Zarządzeniem nr 34/2014/2015 Rektora Akademii Ignatianum w Krakowie z dnia 13 kwietnia 2015 roku w sprawie aktualizacji wytycznych oraz instrukcji dotyczących obiegu dokumentów w Akademii Ignatianum w Krakowie (załącznik nr 2). 7