Instrukcja postępowania przy doręczania korespondencji Urzędu Gminy w Brojcach na obszarze Gminy Brojce

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Wójta Gminy Brojce numer 35/2014 z dnia r. Instrukcja postępowania przy doręczania korespondencji Urzędu Gminy w Brojcach na obszarze Gminy Brojce - Brojce 2014

2 ROZDZIAŁ I Zasady ogólne Użyte w instrukcji określenia oznaczają: 1) Goniec pracownik Urzędu który w ramach obowiązków służbowych doręcza korespondencję urzędową, 2) Instrukcja - Instrukcja postępowania przy doręczaniu korespondencji Urzędu Gminy w Brojcach na obszarze Gminy Brojce, 3) korespondencja urzędowa przesyłki zawierające dokumentację urzędową, w szczególności listy polecone i listy polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, 4) książka nadawcza zbiorczy wykaz przesyłek przekazanych gońcowi do doręczenia, 5) zwrotka dokument potwierdzający odbiór korespondencji urzędowej przez adresata, 6) zawiadomienie pisemna informacja pozostawiona dla adresata o doręczeniu pisma sąsiadowi, dozorcy domu lub o nieudanej próbie doręczenia korespondencji urzędowej, 7) nadawca Urząd Gminy w Brojcach i jednostka organizacyjna Ośrodek Pomocy Społecznej w Brojcach 8) adresat - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, do której adresowana jest korespondencja urzędowa, 9) odbiorca osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która odbiera korespondencję urzędową, 10) ekancelaria elektroniczny system obiegu dokumentów, 11) Sekretariat stanowisko w Urzędzie Gminy w Brojcach ds. organizacyjnych i obsługi Urzędu, 2. Instrukcja nie reguluje wysyłki: 1) listów zwykłych, 2) listów, których adresat zamieszkuje lub ma siedzibę poza granicami administracyjnymi Gminy Brojce, 3) korespondencji innej niż określona w ust. 1 pkt 3 niniejszego paragrafu, dla której przepisy szczególne przewidują konieczność doręczania, za pośrednictwem Poczty Polskiej, 4) przesyłek wartościowych oraz przekazów pieniężnych, 5) dokumentów niejawnych Do nadawania korespondencji w sposób określony w niniejszej Instrukcji zobowiązani są pracownicy Urzędu Gminy w Brojcach oraz Ośrodka Pomocy Społecznej w Brojcach. 2. Dostarczanie korespondencji urzędowej następuje za pośrednictwem Sekretariatu. 3. Sekretariat realizuje zadania dostarczania korespondencji za pośrednictwem Gońca. 4. Sekretariat nadzoruje i weryfikuje prawidłowość wykonania zadania w zakresie doręczania korespondencji urzędowej.

3 Rozdział II Sekretariat Do obowiązków Sekretariatu należy: 1) nadzór nad korespondencją urzędową przekazaną do doręczenia adresatom, 2) weryfikacja wysyłanej korespondencji urzędniczej zgodnie z 7 ust. 4 3) rozdział korespondencji urzędowej według miejscowości, 4) systematyczne rozliczanie gońca z doręczanej korespondencji urzędowej, 5) wprowadzanie informacji o doręczanej korespondencji urzędowej do ekancelari, 6) wydawanie przesyłek odbiorcą korespondencji w przypadkach gdy przesyłki są awizowane, 7) przekazania zwrotek lub nieodebranej przez adresata korespondencji urzędowej nadawcy. ROZDZIAŁ III Gońcy Do obowiązków gońca należy: 1) doręczenie korespondencji urzędowej adresatom, 2) dbałość o powierzoną korespondencję urzędową otrzymaną do doręczenia adresatom, 3) udzielanie adresatowi informacji dotyczącej doręczanej korespondencji urzędowej i funkcjonowania urzędu, 4) systematyczne rozliczanie się z otrzymanej korespondencji urzędowej z Sekretariatem, 5) niezwłoczne poinformowanie Sekretariatu o utracie lub uszkodzeniu powierzonej korespondencji urzędowej, 6) niezwłoczne poinformowanie Sekretariatu i Sekretarza Gminy o niemożności wykonywania swoich obowiązków oraz dostarczenie niedoręczonej korespondencji urzędowej i zwrotek. 2. W trakcie wykonywania pracy goniec jest zobowiązany do posiadania: 1) w widocznym miejscu identyfikatora, którego wzór określa załącznik nr 1 do Instrukcji, 2) wszystkich niezbędnych dokumentów i formularzy koniecznych do prawidłowego wykonywania swoich obowiązków Goniec podczas wykonywania swoich obowiązków reprezentuje Urząd Gminy w Brojcach przed osobami trzecimi, w związku z tym Goniec jest zobowiązany do zachowywania się w sposób, który nie będzie naruszać dobrego imienia Urzędu. 2. Goniec jest zobowiązany do kulturalnego i uprzejmego zachowania się wobec odbiorców, ich pracowników i innych osób w trakcie wykonywania swoich obowiązków. ROZDZIAŁ IV System Obsługi Korespondencji Korespondencję urzędową przeznaczoną do wysyłki rejestruje się w elektronicznym systemie obiegu dokumentów- ekancelaria.

4 2. Do rejestracji pism w systemie ekancelaria dostarczanych przez Gońca obowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu Gminy w Brojcach oraz Ośrodka Pomocy Społecznej w Brojcach. 3. Sekretariat przygotowuje dla Gońca zestawienie nadanej danego dnia korespondencji w postaci wygenerowanego wydruku z systemu ekancelaria. ROZDZAIAŁ V Zasady przygotowywania i oznakowania korespondencji urzędowej Nadawca zobowiązany jest do: 1) przygotowania korespondencji urzędowej w sposób uniemożliwiający dostęp do jej zawartości przez osoby trzecie bez jej naruszenia, 2) rejestracji nadawanej do wysyłki korespondencji urzędowej w systemie ekancelaria oraz prawidłowego zaadresowania pism. 3) oznaczania kopert w prawym dolnym rogu, pod adresem odbiorcy numerem przesyłki wygenerowanym z systemu ekancelaria. 4) wpisania na zwrotnym potwierdzeniu odbioru daty pisma oraz znaku sprawy/pisma, 2. Zakopertowaną korespondencję urzędową nadawca pozostawia w Sekretariacie. Wzór koperty stanowi załącznik Nr 2 do Instrukcji. 3. Do wysyłki nie będą przyjmowane przesyłki, które: 1) nie zostały zarejestrowane w ekancelarii, 2) nie są oznaczone numerem przesyłki, 3) są nieprawidłowo zaadresowane, 4) są zakopertowane w sposób umożliwiający dostęp do ich zawartości przez osoby trzecie bez jej naruszenia, 5) w których różnica między datą korespondencji urzędowej a dniem przekazania do wysyłki przekracza siedem dni kalendarzowych. 4. Przesyłki można oznaczyć w następujący sposób: 1),,Za zwrotnym potwierdzeniem odbioru do nadawcy zostanie przekazane zwrotne potwierdzenie odbioru po dostarczeniu przesyłki. Wzór zwrotki stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji. 2),,Priorytet przesyłka musi zostać doręczona nie później niż dnia następnego od daty nadania a potwierdzenie odbioru przez adresata umieszczone zostanie w książce nadawczej, 3),,Polecony przesyłka zostanie dostarczona w możliwie jak najkrótszym czasie, a potwierdzenie odbioru przez adresata umieszczone zostanie w książce nadawczej. 5. Oznaczenia zamieszcza się na kopercie po lewej stronie od danych adresata. Wzór koperty załącznik nr 2 do Instrukcji. 6. Sekretariat Urzędu przy oznakowaniu korespondencji wychodzącej (koperty i zwrotki) do adresatów posiadających miejsce zamieszkania bądź siedzibę na terenie Gminy Brojce używa pieczęci której wzór przedstawiony został w załączniku nr 4 do Instrukcji

5 ROZDZIAŁ VI Doręczanie korespondencji Przyjętą korespondencję urzędową wraz z książką nadawczą pracownik Sekretariatu rozdziela na poszczególne miejscowości i przekazuje Gońcowi. 2. Wzór książki nadawczej stanowi załączniki nr 5 do Instrukcji. 9. Goniec systematycznie pobiera i rozlicza się z korespondencji urzędowej spisanej w książce nadawczej. Rozliczenie następuje najpóźniej w terminie 7 dni od daty ich pobrania. 10. Otrzymaną do doręczenia korespondencję urzędową goniec potwierdza na wykazie, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do Instrukcji Goniec podejmuje próbę skutecznego doręczenia korespondencji urzędowej adresatowi co najmniej dwukrotnie w następujących po sobie dniach roboczych. 2. Korespondencję urzędową goniec doręcza za pokwitowaniem z zachowaniem przepisów właściwych w tym zakresie. 3. Przy doręczaniu korespondencji urzędowej goniec zobowiązany jest wyegzekwować od adresata lub odbiorcy na zwrotce i książce nadawczej potwierdzenie doręczenia korespondencji urzędowej wg następującego schematu: 1) osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej pieczątka firmowa + czytelny podpis odbiorcy (tj. imię i nazwisko) oraz data odbioru. Odbiorca może ostemplować zwrotkę pieczątką imienną pod warunkiem, że widnieje na niej nazwa firmy. 2) osoby fizyczne czytelny podpis (imię i nazwisko) oraz data odbioru. 4. Jeśli odbiorca uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, goniec sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała korespondencję urzędową i przyczynę braku jej podpisu. 5. W przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu korespondencję urzędową doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi po uprzednim pouczeniu o obowiązku zachowania tajemnicy korespondencji i odpowiedzialności karnej za jej złamanie. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Wzór druku stanowi załącznik nr 7 do Instrukcji. 6. W sytuacji, gdy nie udało się doręczyć adresatowi korespondencji urzędowej Goniec umieszcza w sposób opisany w ust. 5 zawiadomienie o ponownej próbie doręczenia korespondencji urzędowej w następnym dniu roboczym. Wzór zawiadomienia stanowi załącznik nr 8 do Instrukcji. 7. W przypadku, gdy ponownie nie udało się doręczyć adresatowi korespondencji urzędowej Goniec umieszcza w sposób opisany w ust. 5 zawiadomienie o pozostawieniu w Urzędzie korespondencji do odbioru. Wzór druku stanowi załączniki nr 8 do Instrukcji. 8. Adnotację o niemożności doręczenia Goniec zamieszcza każdorazowo na zwrotce i w książce nadawczej.

6 Niedoręczoną korespondencję urzędową wraz z książką nadawczą oraz zwrotkami Goniec przekazuje do Sekretariatu. 2. Sekretariat wydaje zgłaszającym się adresatom korespondencję urzędową za pokwitowaniem na zwrotce i książce nadawczej. 3. Po upływie 7 dni od dnia otrzymania od Gońca korespondencji Urzędowej, zwrotek i książki nadawczej Sekretariat podejmuje następujące czynności:. 1) przekazuje zwrotki nadawcy, 2) podejmuje kolejną próbę doręczenia adresatowi korespondencji urzędowej za pośrednictwem Gońca. 4. Przy doręczaniu korespondencji, o której mowa w ust. 3 pkt 2 stosuje się odpowiednio przepisy 11 z wyłączeniem ust. 1 i 6. W przypadku nie doręczenia korespondencji urzędowej adresatowi, Goniec pozostawia zawiadomienie zgodnie z zasadami określonymi w 11 ust. 7 o pozostawieniu w Urzędzie korespondencji do odbioru. 5. Niedoręczoną korespondencję urzędową wraz z książką nadawczą oraz zwrotki goniec przekazuje następnego dnia do Sekretariatu. Tryb opisany w ust. 2 niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio. 6. Nieodebraną korespondencję urzędową oraz zwrotki po wyczerpaniu trybu opisanego w 11 i 12 ust. 1-5 Sekretariat przekazuje do nadawcy.

7 Załącznik 1 do Instrukcji Wprowadzonej Zarządzeniem Wójta Gminy Brojce Identyfikator Gońca doręczającego korespondencję... (imię i nazwisko) Pracownik ds. doręczania korespondencji Urzędu Gminy w Brojcach ul. Długa Brojce

8 Załącznik 2 do Instrukcji Wprowadzonej Zarządzeniem Wójta Gminy Brojce Wzór koperty korespondencja urzędowa Urząd Gminy w Brojcach (Ośrodek Pomocy Społecznej w Brojcach*) ul. Długa Brojce Pieczęć sekretariatu Urzędu z datą nadania korespondencji Priorytet* Polecony* Za zwrotnym potwierdzeniem odbioru* Imię i nazwisko Nazwa adresata Dokładny adres doręczenia Korespondencji urzędowej Numer koperty generowany z systemu ekancelaria * wybrać właściwe

9 Załącznik 3 do Instrukcji Wprowadzonej Zarządzeniem Wójta Gminy Brojce Wzór zwrotnego potwierdzenia odbioru korespondencji POTWIERDZENIE ODBIORU Oznaczenie i rodzaj pisma:. Numer pisma:.. Z dnia:.. Doręczenie niniejszej przesyłki następuje na zasadach Określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z póxn. Zm.) Datownik placówki odwoławczej (pieczęć Urzędu i data przekazania zpo).... Oznaczenie i adres nadawcy Potwierdzenie własnoręcznym podpisem odbioru przesyłki. listowej Nr.... (numer koperty) (data i czytelny podpis odbiorcy). (oznaczenie adresata przesyłki) Datownik placówki nadawczej (pieczęć Urzędu i data zwrotu zpo) 1. Oznaczoną wyżej przesyłkę doręczono: Adresatowi Pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi, dozorcy domu*, który podjął się oddania przesyłki adresatowi; (zawiadomienie o doręczeniu przesyłki umieszczono w oddawczej skrzynce pocztowej adresata, a jeżeli nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura, innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata*). 2. Z powodu nie możności doręczenia w sposób wskazany w punkcie 1, przesyłkę pozostawiono na okres 14 dni do dyspozycji adresata w Urzędzie Gminy w Brojcach w dniu... (zawiadomienie o pozostawieniu pisma w Urzędzie Gminy w Brojcach wraz z informacją o możliwości jej odbioru w terminie 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia umieszczono w oddawczej skrzynce pocztowej adresata, a jeżeli nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura, innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata*). 3. Z powodu niepodjęcia w terminie 7 dni, przesyłkę awizowano powtórnie w dniu. 4. Przesyłkę zwrócono do nadawcy, gdyż adresat: Odmówił przyjęcia, zmarł, pod wskazanym adresem jest nieznany, Wyprowadził się, nie podjął awizowanej przesyłki. (data zwrotu przesyłki).. (data i podpis Gońca lub pracownika Sekretariatu wydającego przesyłkę) * nie właściwe skreślić

10 Załącznik 4 do Instrukcji Wprowadzonej Zarządzeniem Wójta Gminy Brojce Wzór pieczęci Urzędu Gminy w Brojach stosowanej przy obsłudze korespondencji wychodzącej na teren Gminy Brojce Korespondencja Urzędu Gminy w Brojcach ul. Długa 48, Brojce Data:..

11 Wzór książki nadawczej Korespondencja wydana z : Urzędu Gminy w Brojcach, Ośrodka Pomocy Społecznej w Brojcach* Urząd Gminy w Brojcach Ul. Długa Brojce Załącznik 5 do Instrukcji Wprowadzonej Zarządzeniem Wójta Gminy Brojce Data: Lp. Numer koperty Znak sprawy Adresat Wydział Data i podpis Powtórne awizo Data zwrotu

12 Załącznik 6 do Instrukcji Wprowadzonej Zarządzeniem Wójta Gminy Brojce Wzór wykazu korespondencji przekazanej Gońcowi Lp. Imię i nazwisko Gońca (osoby doręczającej korespondencję) Data przekazania korespondencji nadanej Liczba nadanej korespondencji Urzędowej Listy polecone Listy za zwrotnym potwierdzeni em odbioru Listy priorytetowe Numer książki nadawczej Data książki nadawczej Podpis Gońca (osoby przyjmującej korespondencję) Podpis pracownika Sekretariatu (osoby wydającej korespondencję)

13 Załącznik 7 do Instrukcji Wprowadzonej Zarządzeniem Wójta Gminy Brojce Wzór zawiadomienia, stosowany przez Gońca, do powiadomienia adresata o pozostawieniu korespondencji urzędowej sąsiadowi lub dozorcy domu Urząd Gminy w Brojcach Zawiadomienie Sz. P.... Adres:.... Numer koperty:..... Goniec Urzędu Gminy w Brojcach w dniu... o godzinie.. nie zastał Pani / Pana w domu, wobec czego adresowaną korespondencję urzędową powierzył:.. (imię i nazwisko osoby odbierającej korespondencję) Osoba, która zobowiązała się dostarczyć Państwu przesyłkę, została pouczona o obowiązku zachowania tajemnicy korespondencji i o odpowiedzialności karnej za jej złamanie. Data: Podpis Gońca lub osoby doręczającej:.. *nie właściwe skreślić Strona 1/2 Dodatkowe informacje można uzyskać w Urzędzie Gminy w Brojcach pod numerem telefonu: Korespondencja Urzędu Gminy w Brojcach i Ośrodka Pomocy Społecznej w Brojcach doręczana jest przez Gońca na podstawie Zarządzenia Wójta Gminy r.. Treść zarządzenia zamieszczona jest na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej pod adresem: w zakładce,,zarządzenia oraz na stronie internetowej Gminy Brojce: Dodatkowe informacje i uwagi: Strona 2/2

14 Załącznik 8 do Instrukcji Wprowadzonej Zarządzeniem Wójta Gminy Brojce Wzór zawiadomienia, stosowany przez Gońca, do powiadomienia adresata o pozostawieniu korespondencji do odbioru w Urzędzie Gminy w Brojcach lub o podjęciu kolejnej próby doręczenia korespondencji w następnym dniu roboczym Urząd Gminy w Brojcach Zawiadomienie Sz. P.... Adres:.... Numer koperty:..... Goniec Urzędu Gminy w Brojcach w dniu... o godzinie.. próbował doręczyć po raz pierwszy / drugi / trzeci* korespondencję nadaną przez Urząd Gminy w Brojcach / Ośrodek Pomocy Społecznej w Brojcach* Ponowna próba doręczenia odbędzie się w dniu... do godziny / po godzinie 12.00* Korespondencję można odebrać w ciągu 7 dni, od dnia.., w Sekretariacie Urzędu Gminy w Brojcach, ul. Długa 48, Brojce, w godzinach od 7.30 do Jeżeli pismo nie zostanie odebrane przed upływem powyższego terminy, doręczenie pisma będzie uważane za dokonane. Data: Podpis Gońca lub osoby doręczającej:.. *nie właściwe skreślić Strona 1/2 Dodatkowe informacje można uzyskać w Urzędzie Gminy w Brojcach pod numerem telefonu: Korespondencja Urzędu Gminy w Brojcach i Ośrodka Pomocy Społecznej w Brojcach doręczana jest przez Gońca na podstawie Zarządzenia Wójta Gminy r.. Treść zarządzenia zamieszczona jest na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej pod adresem: w zakładce,,zarządzenia oraz na stronie internetowej Gminy Brojce: Dodatkowe informacje i uwagi:.... Strona 2/2