ZARZĄDZENIE NR 33/2012 STAROSTY LUBIŃSKIEGO. z dnia 6 kwietnia 2012 r. w sprawie obiegu korespondencji i wysyłania pism

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 33/2012 STAROSTY LUBIŃSKIEGO r. w sprawie obiegu korespondencji i wysyłania pism Na podstawie 6 ust. 1 pkt. 1 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Lubinie podjętego uchwałą Nr XIX/145/2011 Rady Powiatu w Lubinie z dnia 28 listopada 2011 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Lubinie zarządzam, co następuje: Ustalam zasady dotyczące korespondencji wpływającej do urzędu i wychodzącej z urzędu Korespondencja przychodząca do urzędu rejestrowana i dekretowana jest przez pracowników kancelarii oraz przekazywana jest bezpośrednio do właściwych departamentów. 2. Skarbnik Powiatu dekretuje: 1) faktury, noty księgowe, rachunki oraz ich korekty. 3. Korespondencja odbierana jest w Kancelarii Ogólnej przez upoważnionych pracowników codziennie do godziny 9: Odbieranie korespondencji potwierdzane jest w Dzienniku Korespondencji Przychodzącej, gdzie umieszcza się datę i czytelny podpis osób określonych w ust. 3. W przypadku nie odebrania korespondencji w terminie określonym w ust. 3 pracownik kancelarii informuje Kierownika Referatu Administracji o zaistniałej sytuacji Korespondencja wychodząca z urzędu jest wysyłana za pośrednictwem kancelarii z wyłączeniem komórek organizacyjnych pracujących na odrębnych przepisach. 2. Pisma złożone do wysyłki w systemie muszą posiadać kod kreskowy oraz być zaadresowane zgodnie z przyjętym szablonem dokumentu stanowiącym załącznik nr 1 i załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 3. Szablon dokumentu w formacie Word oraz sposób zamieszczania kodu kreskowego na piśmie wychodzącym określa instrukcja udostępniona w folderze Wzory Dokumentów \ Biuro Zarządu. 4. W przypadku dokumentu składającego się z kilku stron pierwsza strona drukowana jest na papierze firmowym, natomiast pozostałe na czystym papierze. 5. Adresowanie pism do klienta/ interesanta należy tworzyć według określonych zasad: - miejsce i data czcionka Arial 11 - znak sprawy- czcionka Arial 11 - pole adresata- czcionka Arial 11 pogrubiona i może składać się maksymalnie z sześciu linii (zał.1); trzy pierwsze linie w polu adresata przeznaczone są na nazwę klienta/ interesanta, czwarta pozycja to miejscowość, ulica i numer domu/ lokalu, w piątej należy wpisać kod pocztowy i miejscowość (okręg pocztowy), natomiast szósta pozycja jest przeznaczona na kod kreskowy (czcionka Arial 16). Kod kreskowy tworzony jest poprzez przepisanie numeru sprawy, który jest poprzedzony i zakończony gwiazdką, zamieniony następnie na czcionkę Bar-Coode 39, znak sprawy musi być wprowadzony w systemie PROTON (zał.2). Id: 50A29A53-46A1-49B6-A90B-96AD8E3C8C74. Ogloszony Strona 1 z 6

2 6. Pisma przeznaczone do wysłania pakowane są w koperty z okienkiem lub bez okienka. W przypadku kopert z okienkiem pismo powinno być zapakowane w kopercie w taki sposób aby dane odbiorcy oraz kod kreskowy był widoczny w okienku. W przypadku kopert bez okienek dane adresowe oraz kod kreskowy dodawane są automatycznie poprzez opcję drukowania kopert w systemie PROTON dla pism wychodzących (zgodnie z załącznikiem nr 3 i załącznikiem nr 4 do niniejszego zarządzenia). 7. W przypadku kopert o rozmiarze przekraczającym format A4 dane adresowe oraz kod kreskowy należy wydrukować na naklejanej etykiecie. Szablon etykiet w formacie Word udostępniony jest w folderze Wzory Dokumentów/Biuro Zarządu. 8. Pisma wysyłane są przez Kancelarię Ogólną zgodnie z dyspozycją rodzaju wysyłki umieszczoną w systemie PROTON (polecony, zwrotne potwierdzenie odbioru, priorytet, list zwykły gabaryt A lub B, goniec). 9. Pracownicy departamentów, referatów, biur składający korespondencję w systemie PROTON jako,,doręczono osobiście lub,,odbiór osobisty informują pracownika kancelarii o terminie doręczenia korespondencji w celu zapisania przez Kancelarię Ogólną potwierdzenia daty otrzymania pisma przez klienta/interesanta. 10. Pisma złożone do wysyłki w systemie mają być przekazywane wraz z kopertą w tym samym dniu do kancelarii do godziny 15:15. Brak koperty będzie skutkowało cofnięciem pisma do nadającego. 11. Korespondencja, która ma być wysłana w dniu złożenia w systemie przekazuje się do kancelarii do godziny tego samego dnia. 12. Korespondencja wychodząca jest odbierana przez pracownika Urzędu Pocztowego Nr 1 o godzinie 13:30 zgodnie z umową zawartą w dniu z r. p.p.u.p,,poczta Polska Centrum Usług Pocztowych Oddział Regionalny we Wrocławiu. 13. Korespondencja złożona do wysyłki w systemie po godzinie 13:00 zostanie wysłana następnego dnia roboczego. W przypadku terminowej przesyłki pracownicy departamentów informują pisemnie (adnotacja w uwagach PILNE) pracownika kancelarii o pilnym wysłaniu korespondencji. Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane następnego dnia roboczego. 14. Korespondencja wychodząca na terenie miasta jest dostarczana za pośrednictwem gońców w ciągu dwóch dni roboczych od dnia nadania przesyłki. 4. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu. 5. Traci moc zarządzenie nr 7/2012 z dnia 30 stycznia 2012 roku w sprawie obiegu korespondencji i wysyłania pism. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, tj. z dniem 6 kwietnia 2012 r. 6. Starosta Lubiński Tadeusz Kielan Id: 50A29A53-46A1-49B6-A90B-96AD8E3C8C74. Ogloszony Strona 2 z 6

3 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 33/2012 RA Lubin, dnia r. Pan Prezes MPO Sp. z o. o. ul. Marii Skłodowskiej-Curie Lubin *RA * treść, treść, treść. Dyrektor Departamentu X Id: 50A29A53-46A1-49B6-A90B-96AD8E3C8C74. Ogloszony Strona 3 z 6

4 Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 33/2012 RA Lubin, dnia r. Pan Prezes MPO Sp. z o. o. ul. Marii Skłodowskiej-Curie Lubin treść, treść, treść. Dyrektor Departamentu X Id: 50A29A53-46A1-49B6-A90B-96AD8E3C8C74. Ogloszony Strona 4 z 6

5 Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 33/2012 W związku z wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów PROTON informuję iż koperty bez okienek należy zaadresować w określony sposób. W przypadku listów zagranicznych należy, oprócz podanych niżej informacji, określić nazwę kraju. Pisma wysyłane są zgodnie z dyspozycją umieszczoną w Systemie PROTON (polecony, zwrotne potwierdzenie odbioru, priorytet, zwykły gabaryt A lub B). Dane teleadresowe oraz kod kreskowy generowane są automatycznie w Systemie PROTON poprzez opcję Wydruki/ Drukuj Kopertę.,,Koperta mała jest odpowiednikiem koperty formatu DL, natomiast koperta średnia jest odpowiednikiem koperty formatu A5. W prawym, dolnym rogu koperty zostaną na kopercie zamieszczone następujące informacje: - imię i nazwisko - ulica, numer domu i mieszkania - kod pocztowy i miejscowość - kod kreskowy Przykład adresowania koperty: Koperta formatu DL ul. Jesionowa Lubin kod kreskowy Na zwrotnym potwierdzeniu odbioru należy także umieszczać czytelnie dane adresata/ (drukowane litery), znak sprawy, pieczątkę nagłówkową Starostwa Powiatowego, numer dziennika korespondencji wychodzącej np., W Źle wprowadzone dane lub ich brak będzie skutkowało nie wprowadzeniem do systemu daty doręczenia przesyłki i niemożliwością zamknięcia sprawy. W takim przypadku zwrotne potwierdzenia odbioru nie będą przekazywane pracownikowi tylko przechowywane w Kancelarii Ogólnej. Id: 50A29A53-46A1-49B6-A90B-96AD8E3C8C74. Ogloszony Strona 5 z 6

6 Potwierdzenie odbioru Załącznik nr 4 do Zarządzenia Nr 33/2012 Adresat przesyłki Jaśminowa Lubin Data: Sygnatura sprawy: DAR W Data nadania przesyłki Nadawca przesyłki Starostwo Powiatowe ul. Kilińskiego 12b Lubin Potwierdziłam własnoręcznym podpisem, że w dniu dzisiejszym otrzymałem przesyłkę pod adresem wyżej wymienionym data i czytelny podpis adresata Potwierdzam własnoręcznym podpisem, że w dniu dzisiejszym otrzymałem przesyłkę i podejmuję się oddania pisma adresatowi data i czytelny podpis innego odbiorcy niż adresat 1.Oznaczoną wyżej przesyłkę doręczono: adresatowi osobie upoważnionej do odbioru korespondencji... (imię i nazwisko) pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi, dozorcy domu*, który podjął się oddania pisma adresatowi; art.43 kpa. imię i nazwisko innego odbiorcy niż adresat (zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi, dozorcy domu* umieszczono w oddawczej skrzynce pocztowej lub gdy jest to niemożliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura; innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe; w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata) 2. Z powodu niemożności doręczenia, w sposób wskazany w punkcie 1, przesyłkę pozostawiono na okres 14 dni do dyspozycji adresata w Starostwie Powiatowym w Lubinie, ul. Kilińskiego 12b (zawiadomienie o pozostawieniu pisma w Starostwie Powiatowym umieszczono w oddawczej skrzynce pocztowej lub gdy jest to niemożliwe na drzwiach mieszkania adresata, jego biura; innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe; w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata*) 3. Przesyłkę zwrócono do nadawcy, gdyż adresat: odmówił przyjęcia, zmarł, pod wskazanym adresem jest nieznany, wyprowadził się, nie podjął awizowanej przesyłki (okres, o którym mowa w pkt. 2 upłynął w dniu...) 4. Pisma nie doręczyłem, ponieważ** *) właściwe zaznaczyć **) podać przyczynę data i podpis doręczającego/wydającego Id: 50A29A53-46A1-49B6-A90B-96AD8E3C8C74. Ogloszony Strona 6 z 6