Z A R Z A D Z E N I E Nrl[ 5/09 Sadu Okregowego w Warszawie

Transkrypt

1 - Dyrektora Z A R Z A D Z E N I E Nrl[ 5/09 Sadu Okregowego w Warszawie z dniaz~ Vh/\dCU:Ov 2009 r. w sprawie Instrukcji podstawowych zasad przeprowadzania rozliczania inwentaryzacji skladników aktywów pasywów w Sadzie Okregowym w Warszawie. Na podstawie ustawy z dnia r. o rachunkowosci ( t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z pózno zm. ) - rozdzial 3 Inwentaryzacja zarzadza sie, co nastepuje: 1 Wprowadza SIe w zycie Instrukcje w sprawie podstawowych zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji skladników aktywów i pasywów w Sadzie Okregowym w Warszawie, stanowiaca zalacznik do mmejszego zarzadzenia. 2 W Sadzie Okregowym w Warszawie stosuje sie zasady inwentaryzacji aktywów i pasywów okreslone wart. 26 i art. 27 ustawy z dnia r. o rachunkowosci uzupelnione wewnetrznymi postanowieniami zgodnymi z obowiazujacymi przepisami prawnymi stanowiacymi podstawe opracowallla Instrukcji Ustala sie nastepujace terminy i czestotliwosc inwentaryzacji: 1) pelna inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych /skontrum/ - co najmmej raz w ciagu pieciu lat;

2 2) spis z natury srodków trwalych / z wyjatkiem gruntów oraz skladników trudno dostepnych ogladowi/, a takze maszyn i urzadzen wchodzacych w sklad "inwestycji rozpoczetych" srodków trwalych w budowie - co najmniej raz w ciagu czterech lat / w dowolnym okresie roku/; 3) spis z natury zapasów materialów objetych ewidencja ilosciowo - wartosciowa - co najmniej raz w ciagu dwóch lat /w dowolnym terminie roku/; 4) inwentaryzacja materialów nie objetych ewidencja ilosciowo - wartosciowa, skladników aktywów objetych ewidencja ilosciowa oraz skladników aktywów obcych /stanowiacych wlasnosc innych jednostek, które sa powiadamiane o wynikach takich spisów/ - w okresie od 1 pazdziernika kazdego roku obrotowego do 15 stycznia nastepnego roku obrotowego; 5) spis z natury /lub potwierdzenia stanów przez banki srodków pienieznych aktywów finansowych i papierów wartosciowych oraz spis z natury nie zuzytych zapasów materialów, które zostaly zaliczone w koszty w momencie zakupu - na koniec kazdego roku w dniu 31 grudnia kazdego roku obrotowego; 6) doraznie, w przypadkach okolicznosci, z którymi wiaze sie koniecznosc ustalenia przez spis z natury rzeczywistego stanu skladników np.: a) przy zmianie osoby materialnie odpowiedzialnej za skladniki /tzw. inwentaryzacja zdawczo - odbiorcza/, b) zaistnienia wypadków losowych /pozar, zalanie, kradziez z wlamaniem itp.l, c) zmian organizacyjnych; 7) w dowolnym terminie, w celach kontrolnych, obejmujac inwentaryzacja niektóre tylko skladniki aktywów.

3 2. Stan skladników, o których mowa w ust. l pkt 4 nalezy skorygowac o obroty zaistniale miedzy dniem konczacym rok obrotowy a dniem rzeczywistego zinwentaryzowania. 4 Inwentaryzacje zarzadza Dyrektor Sadu Okregowego w Warszawie na wniosek Glównego Ksiegowego Sadu Okregowego w Warszawie. 5 Instrukcja, o której mowa w l obowiazuje wszystkie komórki orgamzacyjne i osoby zatrudnione w Sadzie Okregowym w Warszawie. 6 Traci moc obowiazujaca Zarzadzenie Nr 139/2006 Dyrektora Sadu Okregowego w Warszawie z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie Instrukcji podstawowych zasad przeprowadzania rozliczania inwentaryzacji skladników aktywów i pasywów w Sadzie Okregowym w Warszawie. 7 Zarzadzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania z moca obowiazujaca od l stycznia 2009 r. DYREKTOR Sadu OkregOWeg~arszawle JOla"tk~

4 SĄD OKRĘGOWY W WARSZAWIE INSTRUKCJA w sprawie podstawowych zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji składników aktywów i pasywów w Sądzie Okręgowym w Warszawie Warszawa, kwiecień 2009 r.

5 SPIS TREŚCI I. Przepisy podstawowe 3 II. Spis z natury... 8 Przygotowanie spisu z natury Arkusze spisowe Przebieg spisu z natury. 15 Rozliczenie wyników spisu z natury. 17 Odmienności spisu niektórych składników Inwentaryzacja uproszczona. 25 III. Inwentaryzacja aktywów pieniężnych i papierów wartościowych IV. Inwentaryzacja rozrachunków.. 29 V. Inwentaryzacja drogą weryfikacji 30 VI. Uwagi końcowe 31 Sąd Okręgowy w Warszawie 2

6 I. Przepisy Podstawowe 1 1. Niniejsza Instrukcja określa zasady i procedury organizowania, planowania i przeprowadzania inwentaryzacji oraz zasady weryfikacji i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych w Sądzie Okręgowym w Warszawie. 2. Instrukcja opracowana została w oparciu o przepisy prawne wymienione w Wykazie przepisów prawnych, który stanowi załącznik Nr l do niniejszej Instrukcji. 2 Celem niniejszej Instrukcji jest właściwe przygotowanie, zorganizowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji w Sądzie Okręgowym w Warszawie, zwanym dalej Sądem, w tym w szczególności zapewnienie: - sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji w Sądzie i jego siedzibach, tj. objęcie inwentaryzacją wszystkich składników, w wyznaczonym możliwie krótkim czasie, bez powodowania zakłóceń w funkcjonowaniu Sądu; - rzetelnego i obiektywnego ustalenia stanu ilościowego i jakościowego składników, przez odpowiednio przeszkolonych i przygotowanych członków zespołów spisowych oraz przy udziale Komisji Inwentaryzacyjnej; - obowiązkowego uczestnictwa w spisie osób, którym powierzono nadzór i odpowiedzialność materialną za składniki aktywów; - odpowiedniego nadzoru, w celu pełnej realizacji zadań inwentaryzacji Inwentaryzacja jest to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów Sądu (i źródeł ich pochodzenia) na określony dzień, celem porównania tego stanu ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, i na tej podstawie: - doprowadzenie danych wynikających z ewidencji księgowej do zgodności ze stanem faktycznym (urealnienie tych danych); - podjęcie decyzji w sprawie stwierdzonych różnic pomiędzy stanem księgowym a stanem rzeczywistym i wyeliminowanie przyczyn je powodujących; - ocenę stanu technicznego i przydatności gospodarczej składników objętych Sąd Okręgowy w Warszawie 3

7 inwentaryzacją, usunięcie składników niepełno wartościowych (uszkodzonych, zniszczonych, zbędnych, przeterminowanych itp.); - rozliczenie osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych z powierzonego im mienia. 2. Dodatkowo inwentaryzacja pozwala na: - ujawnienie nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem Sądu (gromadzenie zapasów zbędnych, nadmiernych, i niepełnowartościowych, powstawanie niedoborów i szkód); - dokonanie oceny stanu zabezpieczenia mienia przed niszczeniem, kradzieżą, pożarem, zalaniem i innymi wypadkami losowymi. 3. Stan aktywów i pasywów Sądu, jeżeli da się wyrazić również ilościowo, a nie wyłącznie wartościowo, winien być w ramach inwentaryzacji podany ustaleniu zarówno ilościowo, jak i wartościowo. 4 Inwentaryzacja, jako człon rachunkowości, powinna spełniać wymóg rzetelności, a więc zgodności z prawdą oraz prawidłowości - kompletności, bezbłędności i sprawdzalności. 5 Podczas inwentaryzacji należy przestrzegać następujących podstawowych zasad: a) kompletności - każdy składnik podlegający spisowi wymaga ujęcia w dokumentacji inwentaryzacyjnej (w arkuszu spisu z natury, w protokole inwentaryzacji itp.), b) jednokrotności - każdy składnik objęty spisem może być wykazany w dokumentacji inwentaryzacyjnej wyłącznie jeden raz, c) porównywalności - stan każdego ze składników aktywów, ustalony w czasie inwentaryzacji na określoną datę, musi dać się porównać ze stanem wynikającym z ewidencji, d) terminowości i częstotliwości - przeprowadzanie inwentaryzacji według ustalonego planu i terminów, zapewniającego bezkolizyjną inwentaryzację majątku w danym czasie, e) ekonomii - minimalizowanie czasu trwania inwentaryzacji, f) dokładności, g) ograniczonego zaufania - w stosunku do osób materialnie odpowiedzialnych, Sąd Okręgowy w Warszawie 4

8 h) kolejnych czynności - przeprowadzanie inwentaryzacji według ustalonego harmonogramu, określającego kolejność prac, co przyczynia się do usprawnienia inwentaryzacji i skrócenia czasu j ej trwania, i) komisyjności (zespołowości) - zwiększa wiarygodność i niepodważalność inwentaryzacji, j) uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej. 6 W Sądzie przeprowadza się następujące rodzaje inwentaryzacji: 1) inwentaryzację okresową (w tym roczną, przeprowadzaną zgodnie z postanowieniami art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości), 2) inwentaryzację zdawczo-odbiorczą, przeprowadzaną na okoliczność zmiany osób materialnie odpowiedzialnych (lub współodpowiedzialnych) za rzeczowe lub pieniężne składniki aktywów, 3) inwentaryzację niezapowiedzianą, której celem jest sprawdzenie stanu zabezpieczenia składników, poprawności i terminowości sporządzania dokumentacji ruchu składnikami, ewidencji itp., 4) inwentaryzację okolicznościową (incydentalną, doraźną), np. na okoliczność pożaru, powodzi, włamania lub innych zdarzeń losowych, w terminie możliwie jak najkrótszym (natychmiast), 5) inwentaryzację uproszczoną.. 7 W zależności od rodzaju składników aktywów i pasywów przyjmuje się jeden z trzech sposobów przeprowadzania inwentaryzacji: 1) spis z natury inwentaryzowanych składników, 2) uzgodnienie rozrachunków (należności i zobowiązań) z kontrahentami, 3) weryfikacje sald stanu ewidencyjnego tych składników aktywów i pasywów, których inwentaryzacja nie następuje ani drogą spisu z natury ani uzgodnienia, tj. przez porównanie danych z ewidencji z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów będących w dyspozycji Sądu. Sąd Okręgowy w Warszawie 5

9 8 l. Inwentaryzacja drogą spisu z natury polega na dokonaniu fizycznego pomiaru ilości: a) aktywów pieniężnych (banknoty i monety, jednostki pieniężne rozrachunkowe krajowe i zagraniczne z wyłączeniem zgromadzonych na rachunku bankowym oraz czeki i weksle obce, jeżeli są płatne w ciągu 3 miesięcy od daty ich wystawienia); b) papierów wartościowych (akcje, obligacje, bony skarbowe, polisy ubezpieczeniowe); c) rzeczowych składników aktywów obrotowych (nabyte w celu zużycia na własne potrzeby zapasy materiałów, towarów); d) aktywów trwałych własnych i obcych (stanowiące własność lub współwłasność Sądu nieruchomości, z wyjątkiem gruntów i środków trudno dostępnych oglądowi, maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne kompletne i zdatne do użytku w momencie przyjęcia do używania przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, przeznaczone na własne potrzeby Sądu lub do oddania w używanie na podstawie umowy najmu czy dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze oraz obce środki trwałe używane przez Sąd na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli z innych przepisów wynika prawo dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych); e) maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. 2. Drogą uzyskania od kontrahentów i banków potwierdzeń zgodności sald wykazanych na kontach ksiąg rachunkowych Sądu oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic inwentaryzuje się: a) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, b) należności, pożyczki i zobowiązania (z wyjątkiem wymienionych w ust. 3), c) zobowiązania z tytułu zaciągniętych kredytów bankowych oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów. 3. Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości aktywów i pasywów inwentaryzuje się: a) grunty i środki trwałe o utrudnionym dostępie (np. podziemne budowle, instalacje itp.); b) należności sporne i wątpliwe ; Sąd Okręgowy w Warszawie 6

10 c) należności i zobowiązania wobec pracowników (w tym rozliczenia delegacji służbowych, zaliczek) i innych osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych; d) należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych; e) wartości niematerialne i prawne; f) rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne; g) przychody przyszłych okresów; h) kapitały (fundusze) własne (podstawowe, zapasowe, rezerwowe i pozostałe), fundusze specjalne (ale nie ZFŚS, który wymaga potwierdzenia salda przez bank); i) rezerwy; j) inne składniki aktywów i pasywów. 9 W myśl art. 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. 10 W świetle art. 18 ust. l ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.) zaniechanie przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji lub dokonanie inwentaryzacji w sposób niezgodny ze stanem rzeczywistym stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Sąd Okręgowy w Warszawie 7

11 II. Spis z natury W trakcie przeprowadzania spisu z natury dokonuje się ustalenia ilości składników wymienionych w 8 ust. l, drogą oględzin ich jakości (umożliwiając stwierdzenie uszkodzeń, zniszczeń, przeterminowania itp., które to dane nie znajdują odzwierciedlenia w ewidencji), wyceny (czyli urealnienia wartości), porównania ze stanami ilościowymi i wartościowymi wynikającymi z ewidencji księgowej, a następnie wyjaśnienia oraz rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. 2. Spis z natury może być przeprowadzony metodą: - pełnej inwentaryzacji okresowej, - pełnej inwentaryzacji ciągłej. 3. Pełna inwentaryzacja okresowa polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników objętych inwentaryzacją na określony dzień. 4. Pełna inwentaryzacja ciągła polega na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników zapasów z zachowaniem terminów częstotliwości inwentaryzacji, tak aby w wyznaczonym przedziale czasowym stan ten został ustalony dla wszystkich składników i źródeł ich pochodzenia. 12 l. Spis z natury przeprowadza się w następujących terminach: a) rzeczowych składników aktywów obrotowych Sądu, objętych ewidencją (ilościowowartościową, wartościową lub ilościową) należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia następnego roku. Ustalenie stanu winno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym; b) zapasy towarów, materiałów i produktów zaliczonych w koszty bezpośrednio w momencie zakupu, a więc zapasy nie objęte bieżącą ewidencją, podlegają inwentaryzacji na dzień kończący rok obrotowy, a także na koniec pozostałych kwartałów, a ponadto także na koniec pozostałych okresów sprawozdawczych, za które następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, Sąd Okręgowy w Warszawie 8

12 dokonywane na podstawie danych rzeczywistych; c) zapasy majątku obrotowego objęte ewidencją ilościowo-wartościową mogą być inwentaryzowane raz w ciągu 2 lat, w dowolnym terminie; celowe jest, by terminy spisu z natury przypadały możliwie blisko końca roku obrotowego, na ostatni dzień wybranego miesiąca (jeżeli nie stosuje się inwentaryzacji ciągłej), gdyż urealnia to dane wykazane w rocznym sprawozdaniu finansowym; d) aktywa trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie można inwentaryzować raz w ciągu 4 lat, w dowolnie ustalonym terminie. 2. W latach, w których nie dokonuje się spisu z natury, składniki, o których mowa w ust. l lit. c i d, podlegają inwentaryzacji przez porównanie ewidencji księgowej i odpowiednich dokumentów oraz weryfikacji. 3. Bez względu na przyjętą datę spisu z natury, stwierdzone różnice inwentaryzacyjne winny być rozliczone najpóźniej w takim terminie, by znalazły odbicie w rocznym sprawozdaniu finansowym tego roku, w którym przeprowadzono spis (wpływając odpowiednio na wynik). 4. Wyznaczenie daty spisu na określony dzień nie jest równoznaczne z koniecznością dokonania spisu wszystkich składników aktywów trwałych danego rodzaju w tym właśnie dniu. Można przeprowadzić spis poszczególnych magazynów pod różną datą, gdy jego wyniki dają się porównać z danymi księgowymi. O ile jest to możliwe, spis należy wyznaczyć w terminie, gdy stan zapasów osiągnął minimalny poziom. 5. W przypadku dokonania spisu ze znacznym wyprzedzeniem w stosunku do roku obrotowego, stany składników wykazanych w sprawozdaniu będą stanami ewidencyjnymi zweryfikowanymi drogą inwentaryzacji i skorygowane o przychody i rozchody, jakie miały miejsce między dniem spisu a końcem roku. 13 Celem rzetelnego oraz terminowego przeprowadzenia inwentaryzacji powołuje się Komisję Inwentaryzacyjna, zwaną dalej KI, do której obowiązków należy m.in. zabezpieczenie sprawnego przebiegu inwentaryzacji, ustalenie zakresu spisu z natury, powołanie zespołów spisowych, przeszkolenie osób biorących udział w spisie, gospodarowanie arkuszami spisu z natury, kontrola przebiegu spisu, ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedkładanie wniosków w sprawie ich rozliczenia, podsumowanie wyników spisu (wzór zarządzenia powołującego KI w załączniku Nr 4 do niniejszej Instrukcji). Sąd Okręgowy w Warszawie 9

13 14 1. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za terminowe i prawidłowe przeprowadzanie inwentaryzacji poszczególnych grup majątkowych oraz utrzymywanie pól spisowych w stałej gotowości do inwentaryzacji, a także za podjęcie czynności zapewniających prawidłowy i sprawny przebieg spisów. 2. Osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im mienie odpowiadają za: a) właściwe oznaczenie składników majątkowych oraz należyte przygotowanie pól spisowych, b) uzgodnienie stanów z ewidencja księgową, c) złożenie zespołowi spisowemu oświadczeń wstępnych i końcowych, d) złożenie wyjaśnień do powstałych różnic ze wskazaniem ich przyczyn i proponowanego sposobu ich rozliczenia, e) stałe uczestnictwo w spisie inwentaryzacyjnym, f) ujęcie w prowadzonej ewidencji rozliczonych różnic inwentaryzacyjnych. 15 Przebieg inwentaryzacji w drodze spisu z natury dzieli się na trzy główne etapy: 1) przygotowawczy, 2) spisowy, 3) rozliczeniowy. Przygotowanie spisu z natury 16 W zakres prac przygotowawczych i organizacyjnych spisu z natury wchodzą między innymi następujące czynności: 1) opracowanie przez Głównego Księgowego planu inwentaryzacji, odrębnie dla każdego roku, z podziałem na miesiące i przedstawienie do zatwierdzenia Dyrektorowi Sądu (wzór w załączniku Nr 2). Terminy przyjęte w planie inwentaryzacji nie powinny zakłócać normalnej działalności ; 2) wydanie zarządzenia Dyrektora Sądu Okręgowego wyznaczającego przedmiot i rodzaj spisu, dzień /na który dokonuje się spisu/, datę lub daty przeprowadzenia spisu, osoby spisujące, daty zakończenia, rozliczenia oraz sporządzenia sprawozdania, którego wzór stanowi załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji; Sąd Okręgowy w Warszawie 10

14 3) wydanie zarządzenia Dyrektora Sądu Okręgowego powołującego Komisję Inwentaryzacyjną, którego wzór stanowi załącznik Nr 4 do niniejszej Instrukcji; 4) opracowanie przez Przewodniczącego KI harmonogramu (wykazu poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych, jakie kolejno mają być podejmowane), którego wzór stanowi załącznik Nr 5 do niniejszej Instrukcji; 5) podział zadań pomiędzy komórki organizacyjne i osoby wykonujące czynności z zakresu inwentaryzacji (KI, zespoły spisowe, kontrolerzy spisu, O/Finansowy, O/Gospodarczy, osoby materialnie odpowiedzialne); 6) przygotowanie pól (rejonów) spisowych przez Kierownika Oddziału Gospodarczego oraz znajdujących się w nich składników do inwentaryzacji; 7) przeprowadzenie szkoleń osób biorących udział w czynnościach inwentaryzacyjnych. 17 W celu przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób prawidłowy, należy zapewnić odpowiednie warunki i środki (w tym uzupełnienie oznakowania majątku, aktualizację ewidencji ) oraz należytą organizację pracy, a także niezmienność stanów, tj. przede wszystkim dokonać rozchodów z magazynów w ewidencji księgowej, z odpowiednim wyprzedzeniem w stosunku do daty spisu, a przychody składować w odrębnym pomieszczeniu i rejestrować w ewidencji księgowej dopiero po ukończeniu spisu. W wyjątkowych wypadkach, ewentualne dokonywane nieodzowne rozchody należy spisywać odrębnie znakowanymi dowodami, pod kontrolą nadzorujących spis kontrolerów Podstawą przeprowadzenia w Sądzie spisu z natury jest wydanie na piśmie zarządzeń (według wzorów stanowiących załącznik Nr 3 i 4 do niniejszej Instrukcji) Dyrektora Sądu Okręgowego lub osoby przez niego upoważnionej, w sprawie okresowej inwentaryzacji składników majątkowych oraz powołujące Komisję Inwentaryzacyjną, na okres inwentaryzacji, w składzie zapewniającym sprawny i prawidłowy przebieg czynności inwentaryzacyjnych. 2. Propozycje składu KI przedkłada Dyrektorowi Sądu do akceptacji i powołania Główny Księgowy. 3. Dopuszcza się aby członkami KI były osoby z firm zewnętrznych zajmujące się usługami przeprowadzania inwentaryzacji. 4. Do składu członków komisji powołanych do inwentaryzacji kasy powinna być Sąd Okręgowy w Warszawie 11

15 wyznaczona osoba uprawniona do przestrzegania wymogów służących ochronie wartości pieniężnych zgodnie z Planem Ochrony Obiektów Sądu Okręgowego w Warszawie. 5. Z osób powołanych do KI Dyrektor Sądu lub osoba przez niego upoważniona powołuje przewodniczącego KI, który powinien czuwać nad rzetelnym przeprowadzeniem spisu z natury i nad przebiegiem innych czynności związanych z inwentaryzacją. 6. Zespoły spisowe, w składzie co najmniej dwóch osób na każde pole (rejon) spisowe, powołuje Dyrektor Sądu na wniosek przewodniczącego KI, złożony w porozumieniu z Głównym Księgowym. 7. Zespół spisowy powinien zapewnić bezstronność przeprowadzanych czynności. Arkusze spisowe Arkusze spisowe traktuje się jako druki ścisłego zarachowania. Upoważniony pracownik Oddziału Finansowego wydaje arkusze spisowe Przewodniczącemu KI, po uprzednim ponumerowaniu, za pokwitowaniem, do późniejszego rozliczenia po zakończeniu spisów. 2. W arkuszach spisowych zespół spisowy wpisuje istotne informacje, a w szczególności: a) na każdej karcie spisu: określenie objętego inwentaryzacją pola spisowego oraz rodzaju inwentaryzacji, nazwiska i imiona i podpisy osób materialnie odpowiedzialnych, członków zespołu spisowego oraz innych osób uczestniczących przy spisie, datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia spisu, b) w każdej pozycji spisu: cechy spisywanych składników umożliwiające ich identyfikację, ilości poszczególnych składników, c) adnotacje, na której pozycji spis zakończono oraz inne informacje, np. dotyczące ruchu w czasie inwentaryzacji (przyjmowania lub wydawania składników). 3. Wpisu do arkusza spisowego należy dokonać bezpośrednio po ustaleniu stanu składnika. 4. Błędy popełnione w arkuszach spisu można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu lub liczby), tak aby pozostał on czytelny, a następnie wpisaniu zapisu poprawnego. Poprawka błędu powinna być potwierdzona podpisem przez osobę dokonującą spisu z natury oraz osobę materialnie odpowiedzialną. Natomiast błędy powstałe np. przy wycenie arkuszy powinny być poprawione i podpisane przez osoby, którym powierzono wykonanie tej czynności. Sąd Okręgowy w Warszawie 12

16 5. Dokonywanie poprawek winno znaleźć swoje odbicie w protokole opisowym z przebiegu inwentaryzacji, w którym należy zamieścić uwagę odnośnie dokonanej poprawki: pozycja spisowa, powód dokonania poprawki, przez kogo (nie wolno poprawiać części wyrazów lub liczby). 6. W czasie inwentaryzacji nie powinno mieć miejsca wydawanie i przyjmowanie w polu spisowym składników majątkowych, z wyjątkiem przypadków szczególnych. W tych sytuacjach należy odpowiednio oznaczyć dowody ruchu takich składników, a także dokonać odpowiednich adnotacji w arkuszach spisowych, zapewniających rzetelne rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych. 7. Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy i jako takie powinny spełniać podstawowe wymogi ustawowe: a) nazwa jednostki pola spisowego (pieczęć firmowa), b) numer arkusza, c) skład komisji inwentaryzacyjnej, osób odpowiedzialnych materialnie lub innych osób uczestniczących w spisie, (imiona, nazwiska, podpisy), d) datę (godzinę) rozpoczęcia i zakończenia spisu, tj. datę i godzinę rzeczywistego rozpoczęcia i zakończenia w danym dniu spisu ( na każdym arkuszu), e) dane dotyczące spisywanych składników (numer kolejny, symbol indeksu, nazwa jednostka miary, ilość stwierdzona w czasie spisu), f) podsumowanie arkusza, g) na każdej stronie arkusza spisowego muszą być podpisy osób odpowiedzialnych materialnie i zespołu spisowego, h) na stronie, na której zakończono spis danej grupy składników umieszcza się klauzulę Spis zakończono na poz.... strona.. 8. Arkusze spisowe sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacjach zdawczo odbiorczych w trzech. Oryginał otrzymuje Oddział Finansowy, a kopię osoba materialnie odpowiedzialna, w której obecności winny być spisywane wszystkie składniki majątkowe. 9. W arkuszach nie powinno się zostawiać wolnych - niewypełnionych wierszy. 10. Spis z natury może być prowadzony jednocześnie na kilku oddzielnych arkuszach spisowych (pomocniczych którego wzór stanowi załącznik Nr 16 do niniejszej Sąd Okręgowy w Warszawie 13

17 Instrukcji), do których wpisuje się np.: a) własne składniki pełnowartościowe, b) własne składniki niepełnowartościowe (zbędne, nieprzydatne, uszkodzone), c) obce składniki pełnowartościowe i niepełnowartościowe, zamieszczając odpowiednie uwagi. 11. Dla składników niepełnowartościowych spisanych na arkuszu spisowym należy sporządzić protokół wyceny tych składników. 12. Po zakończeniu inwentaryzacji, zespół spisowy sporządza sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji. 13. W trakcie inwentaryzacji przeprowadzane są kontrole. Uprawnionymi do przeprowadzenia takiej kontroli są: a) Główny księgowy, b) powołani kontrolerzy spisowi. 14. Po przeprowadzonej kontroli, osoby dokonujące takiej kontroli powinny sporządzić protokół z jej przeprowadzenia lub na dowód sprawdzenia na arkuszu spisowym przy sprawdzanej pozycji kontrolujący podpisuje i przystawia pieczątkę imienną. 20 Aby zapewnić możliwie sprawną pracę oraz zapobiec pominięciu czy też spisaniu dwukrotnie majątku, należy dokonać podziału na rejony i pola spisowe, według kryterium terytorialnego i organizacyjnego. Zakres rejonu lub pola spisowego powinien pokrywać się z zakresem odpowiedzialności określonej osoby lub osób (w przypadku współodpowiedzialności). Kilka pól spisowych może odpowiadać zakresowi odpowiedzialności jednej osoby (np. magazyniera) Spis winien być poprzedzony uporządkowaniem stanów podlegających spisowi składników aktywów. 2. W zakres prac porządkowych wchodzi: - zapewnienie czytelności oznaczeń określonych składników aktywów (nazwy, numery, wywieszki magazynowe, tabliczki znamionowe lub numery ewidencyjne środków trwałych), - wyraźne oznakowanie znajdujących się w Sądzie składników aktywów, nie będących jego własnością, Sąd Okręgowy w Warszawie 14

18 - uporządkowanie zapasów (zgromadzenie w jednym miejscu określonego asortymentu zapasów i odpowiednie jego ułożenie), - wyodrębnienie składników niepełnowartościowych, - uporządkowanie dokumentacji oraz ewidencji magazynowej i uzgodnienie jej z ewidencją księgową na dzień spisu. 3. Przygotowanie ewidencji księgowej polega na : - uzgodnieniu danych z magazynów z ewidencją księgową, - ujęciu w ewidencji wszystkich przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły do dnia spisu, - skontrolowanie zapisów w celu eliminacji błędów, - pobraniu oświadczeń od osób np. magazyniera i pracownika księgowości, że stany uzgodnione zostały na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji. Przebieg spisu z natury: 22 Etap spisowy obejmuje następujące czynności: 1) zebranie oświadczeń wstępnych od osób odpowiedzialnych materialnie, 2) zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników, 3) pobranie arkuszy spisowych i innych formularzy protokołów, 4) przeprowadzenie spisów z natury, 5) kontrolę przebiegu inwentaryzacji, 6) pobranie od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczeń końcowych, 7) przekazanie dokumentacji inwentaryzacyjnej KI, 8) złożenie powyższych dokumentów do księgowości, 9) złożenie sprawozdań zespołów spisowych Zespół spisowy pobiera od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenie wstępne o stopniu przygotowaniu pola spisowego do inwentaryzacji, według wzoru - załącznik Nr Przy inwentaryzacji doraźnej w przypadkach zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, osoba przejmująca składniki majątkowe jest zobowiązana do wypełnienia deklaracji przyjęcia odpowiedzialności materialnej. Sąd Okręgowy w Warszawie 15

19 24 1. Dokonujące inwentaryzacji zespoły spisowe nie mogą być informowane o stanach ewidencyjnych składników. 2. Ustalenia rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników członek zespołu spisowego dokonuje w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie lub innej osoby pisemnie przez nią upoważnionej. 3. Zespół spisowy w trakcie trwania inwentaryzacji zobowiązany jest na bieżąco informować Dyrektora Sądu lub Głównego Księgowego o zjawiskach naruszających właściwą gospodarkę mieniem lub rzutujących na przebieg i realność spisu. 4. Bezpośrednio po ustaleniu stanu inwentaryzowanych składników winien nastąpić wpis stwierdzonego stanu do arkusza, w sposób umożliwiający podział składników według miejsc przechowywania oraz osób materialnie odpowiedzialnych. Osoby materialnie odpowiedzialne dokonują sprawdzenia poprawności wpisu Technika spisu z natury środków trwałych polega na stwierdzeniu, że faktycznie istnieją, ustaleniu ich liczby oraz sprawdzeniu klasyfikacji i oznaczenia. 2. Środki trwałe podlegają jednolitej klasyfikacji. Każdy środek trwały jako pojedynczy obiekt inwentarzowy powinien być oznaczony w sposób trwały numerem inwentarzowym składającym się z: - symbolu klasyfikacji rodzajowej środka trwałego; - kolejnego numeru wpisu do książki inwentarzowej (lub innej ewidencji). 3. Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana w drodze spisu z natury ma na celu nie tylko ustalenie ich rzeczywistego stanu, ustalenie własności składników majątkowych, w szczególności nieruchomości i gruntów (np. środki trwałe obce w leasingu, dzierżawie itp.), i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych, ale również określenie środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, nieprzydatnych, niewykorzystywanych, zbędnych oraz ujawnienie wykonanych przeróbek, modernizacji itp W odniesieniu do obiektów postawionych w stan likwidacji ustala się, czy stan ten trwa nadal. Jeżeli już zakończono likwidację obiektu, to należy sprawdzić, czy obiekt ten ostatecznie został wyksięgowany z ewidencji Sądu. 2. Całkowicie umorzone składniki również podlegają spisowi, aż do czasu ich likwidacji. Sąd Okręgowy w Warszawie 16

20 27 1. Jeżeli stan ilościowy składnika nie daje się określić przez liczenie, ważenie lub mierzenie, pozostaje określenie drogą szacunku. Polega on na ustaleniu ilości składnika za pomocą przybliżonego rachunku. 2. Stany ustalone drogą szacunków są korygowane dopiero po rozpatrzeniu wyników spisu Kontrolę czynności przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji sprawują: a) w ramach ogólnego nadzoru - Główny Księgowy, b) członkowie Komisji Inwentaryzacyjnej, c) powołani przez Dyrektora Sądu - na wniosek przewodniczącego KI, w uzgodnieniu z Głównym Księgowym - kontrolerzy spisowi. 2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, którego wzór stanowi załącznik Nr 6 do niniejszej Instrukcji. 29 Czynności po zakończeniu spisu: 1) osoba materialnie odpowiedzialna zobowiązana jest złożyć oświadczenie, że wszystkie składniki zostały objęte spisem i nie wnosi zastrzeżeń do kompletności spisu i zespołu spisowego, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 8 do niniejszej Instrukcji, 2) zespół spisowy sporządza sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji i dostrzeżonych zjawiskach w zakresie gospodarki i ochrony mienia, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 9 do niniejszej Instrukcji. 30 Przewodniczący KI otrzymane od zespołu spisowego arkusze, po uprzednim ich sprawdzeniu pod względem formalnym, przekazuje do Oddziału Finansowego celem wyceny i rozliczenia spisu. Rozliczenie wyników spisu z natury 31 Etap rozliczeniowy obejmuje następujące czynności: 1) wycena arkuszy spisowych, 2) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, Sąd Okręgowy w Warszawie 17

21 3) wyjaśnienie okoliczności i przyczyn powstania różnic, 4) weryfikacja różnic, 5) przeszacowanie wartości składników niepełnowartościowych lub tych, które utraciły swoją wartość użytkową, 6) przygotowanie sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej, 7) zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej, 8) decyzja o rozliczeniu różnic, 9) księgowanie różnic, 10) archiwizowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej Wyniki spisu z natury należy odpowiednio udokumentować i powiązać z danymi ksiąg rachunkowych. Udokumentowanie spisu stanowią zapisy w formularzach spisowych. 2. Na arkuszach spisu dokonuje się wyceny składników aktywów oraz ustala ich wartość, z podziałem według bilansowych kont syntetycznych, na których składniki te są ewidencjonowane. Dopuszcza się jednak: - niedokonanie wyceny składników bezpośrednio na arkuszach (kartach spisu), jeżeli w zbiorczych zestawieniach arkuszy spisu ujęte będą wszystkie spisane składniki aktywów z określeniem ich ilości, oceny i wartości; - zaniechanie wyceny składników na arkuszach (kartach spisu), jeżeli są one ujęte w urządzeniu ewidencyjnym, zawierającym informacje o ich ilości i wartości w dniu, na który przypadł termin inwentaryzacji, a więc umożliwiającym ustalenie również wartościowych różnic inwentaryzacyjnych. 3. Wyceny spisu z natury może dokonać: - Komisja Inwentaryzacyjna, - Oddział Finansowy Sądu. 4. W wyniku spisu z natury należy sporządzić wykaz składników uznanych za niepełnowartościowe. Wykaz sporządza się w celu ewentualnego obniżenia ich wartości, zagospodarowania lub zniszczenia - zgodnie z wnioskiem Przewodniczącego KI. Sąd Okręgowy w Warszawie 18

22 33 1. Ustalone w wyniku inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne, powstałe między stanem rzeczywistym i stanem wynikającym z ewidencji księgowej, podlegają odpowiedniemu wyjaśnieniu, rozliczeniu (w cenach, jakie przyjęto do ewidencji danego składnika) i ujęciu w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. 2. Różnice inwentaryzacyjne określa się, w zależności od metod ewidencji: ilościowo i wartościowo lub tylko wartościowo. 3. Przed ustaleniem różnic inwentaryzacyjnych ewidencja ilościowo-wartościowa w Oddziale Finansowym musi być uzgodniona z ewidencją ilościową, tj. z kartotekami magazynowymi, księgami inwentarzowymi /wydruki komputerowe/, w Oddziale Gospodarczym. Na dowód uzgodnień należy sporządzić protokół w 2 egzemplarzach. 4. Jeżeli zapasy są objęte ewidencją ilościową, to najpóźniej w momencie wyprowadzania różnic inwentaryzacyjnych wystawia się dowody na te różnice, doprowadzając ewidencję ilościową do zgodności ze stanami spisanymi z natury. Dowody te mogą być wystawione bezpośrednio po zakończeniu spisów. 34 Stwierdzone w toku inwentaryzacji różnice należy ująć i rozliczyć w księgach rachunkowych, według zasad ustalonych w Zakładowym Planie Kont, wprowadzonym zarządzeniem Nr 12/2009 Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 20 kwietnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont dla Sądu Okręgowego w Warszawie Różnice inwentaryzacyjne, wynikające z porównania stanu według spisu ze stanem figurującym w ewidencji, mogą wystąpić jako: a) niedobory - gdy stan rzeczywisty jest niższy od ewidencyjnego, b) nadwyżki - gdy stan rzeczywisty jest wyższy od ewidencyjnego. 2. Niedobory mogą być pozorne lub rzeczywiste. Niedobory rzeczywiste dzieli się na niezawinione i zawinione. Charakter niedoboru określa Komisja Inwentaryzacyjna. 3. Niedobory pozorne mogą wynikać z: - błędów w ewidencji księgowej, - błędów w przeprowadzonym spisie z natury, - nieudokumentowanego przemieszczenia składników majątku. 4. Niedobory pozorne po ich wyjaśnieniu są korygowane przez: Sąd Okręgowy w Warszawie 19

23 - usunięcie błędów z ewidencji księgowej, - przeprowadzenie ponownego spisu z natury, - uzupełnienie ewidencji w oparciu o dowody dokumentujące dokonane przemieszczenie składników. 5. Stwierdzenie niedoboru rzeczywistego wymaga wyksięgowania brakującego składnika z ewidencji Rozliczenie różnic wyliczonych przez Oddział Finansowy Sądu, na podstawie danych ewidencji i formularzy spisowych, przeprowadza Przewodniczący KI, a postawione przez niego wnioski nabierają mocy po ich zatwierdzeniu przez Dyrektora Sądu Okręgowego. 2. Dyrektor Sądu Okręgowego wydaje wiążącą decyzję co do rozliczenia różnic lub może upoważnić Przewodniczącego KI lub inną wyznaczoną osobę do wydania wiążącej decyzji. 3. Osoby, którym powierzono rozliczenie różnic uprawnione są do żądania od wszystkich, których informacje mogą być przydatne do ustalenia przyczyn ich powstania, wyjaśnień ustnych lub na piśmie, stanowiących podstawę przy ostatecznym opracowaniu wniosków dotyczących stwierdzonych różnic i sposobu ich rozliczenia (wzór protokołu przyjęcia ustnych wyjaśnień w załączniku Nr 10 do niniejszej Instrukcji). 37 W zależności od przyczyn powstania i innych okoliczności wynikających z wyjaśnień osób odpowiedzialnych materialnie oraz stwierdzeń zespołów spisowych, rozpatrując różnice inwentaryzacyjne można: 1) uznać różnicę za nieistotną, nie wymagającą uwzględnienia, 2) uznać różnicę za powstałą na skutek normalnych, nieuniknionych niedociągnięć lub właściwości składnika albo warunków jego składowania i zlecić jej odniesienie w koszty lub przychody, 3) uznać za przyczynę powstania różnic - zaistniałą w toku obrotu zamianę asortymentów, co uzasadnia dokonanie kompensaty nadwyżek z niedoborami, 4) uznać niedobór za powstały z winy określonych osób i wystąpić wobec nich z roszczeniem o naprawienie szkody. Sąd Okręgowy w Warszawie 20

24 38 1. Różnicę, o której mowa w 37 pkt l, można uznać za nieistotną, gdy podczas spisu z natury: - metody ustalania stanu zapasów są ze swej strony mało dokładne (np. oparte na szacunku), - rozbieżność między stanem ewidencyjnym a ustalonym drogą spisu - mieści się w granicach dopuszczalnego błędu pomiaru (np. niedobory lub nadwyżki w magazynie druków sądowych). 2. Zakwalifikowanie różnicy do nieistotnych powoduje uznanie stanu ewidencyjnego za prawidłowy, a różnicę za niebyłą. Jeśli uprzednio, bezpośrednio po spisie, wystawiono dowód korygujący stan ewidencyjny, to jest on w tym przypadku anulowany. 39 Różnica, o której mowa w 37 pkt 2, wywołana jest najczęściej przyczynami obiektywnymi, występującymi na przestrzeni całego cyklu obrotu rzeczowym składnikiem aktywów trwałych, od jego nabycia do zużycia. Przykładowo różnica ta może być wywołana: a) nie dającymi się ustalić ilościowo ubytkami składnika aktywu w czasie transportu lub przenoszenia, b) metodami składowania, sposobem konserwacji, zabezpieczenia, c) naturalnymi właściwościami składnika, d) błędami i pomyłkami pomiaru popełnionymi w toku odbioru, przychodowania i rozchodowania, e) niekompletnością i błędami dokumentacji obrotu W odniesieniu do różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) stwierdzonych na podobnych składnikach, których cechy zewnętrzne jak kształt, wymiary, barwa itp., jak i ich przeznaczenie uprawdopodobnią możliwość popełnienia przy obrocie nimi omyłek, dopuszczalne jest dokonanie wzajemnych kompensat tych różnic, pod warunkiem, że: - kompensatą objęte zostaną mniejsze ilości kompensowanych niedoborów i nadwyżek, liczonych po niższej cenie, - stwierdzonych w tym samym spisie, - u tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie, Sąd Okręgowy w Warszawie 21

25 - w tym samym polu spisowym. 2. Kompensacie nie podlegają różnice inwentaryzacyjne stwierdzone w środkach trwałych lub innych aktywach i pasywach, poza rzeczowymi zapasami majątku obrotowego Różnice, o których mowa w 37 pkt 4, rozlicza się wysuwając roszczenie o naprawienie szkody wobec osób, których działaniu lub zaniechaniu działania, a także braku odpowiedniej staranności w wykonywaniu obowiązków służbowych przypisuje się powstanie niedoboru. 2. Pracownicy, o których mowa w ust. l, ponoszą odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z których wynikła szkoda. 3. Wysunięcie roszczenia nie jest jednoznaczne z uznaniem go za należność. Potrzebna jest na to zgoda tego, kogo roszczenie dotyczy. 4. Pokrycia pełnej szkody można żądać od pracownika jedynie wówczas, gdy zawarte zostało z pracownikiem porozumienie co do jego odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie (art. 124 i 125 Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 r., t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm., rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu t.j. Dz. U. z 1996 r. Nr 143, poz. 662 oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie t.j. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663 ) lub gdy wina jest umyślna, mająca znamiona czynu przestępczego. 5. Wobec braku porozumienia, o którym mowa w ust. 4, pracownik jest odpowiedzialny za poniesioną na skutek jego nieumyślnej winy szkodę, ale odszkodowanie nie może przekroczyć jego trzymiesięcznego wynagrodzenia, przysługującego mu w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 Kodeksu pracy). 42 W przypadku różnic inwentaryzacyjnych dotyczących zapasów niepełnowartościowych, uwzględniając ustalenia spisujących, ewentualnie uzupełnione oględzinami składnika, analizą dokumentów, przyjmuje się następujące rozstrzygnięcia: - składniki aktywów, które utraciły przydatność częściowo i w takim stanie mogą być zagospodarowane albo naprawione, podlegają przecenie do wartości, jaką sobą Sąd Okręgowy w Warszawie 22

26 reprezentują w obecnym stanie; - składniki aktywów, które utraciły wartość użytkową całkowicie, podlegają likwidacji albo też przekwalifikowaniu na odpady użytkowe W przypadku składników środków trwałych nie nadających się do użytkowania na skutek trwałego uszkodzenia lub zdekompletowania, jeżeli mogą być przydatne, ustala się przypuszczalny koszt doprowadzenia ich do stanu używalności. 2. Jeżeli koszt jest ekonomicznie nieuzasadniony, to należy składniki, o których mowa w ust. l, sprzedać lub postawić w stan likwidacji (czego skutkiem musi być ich wyksięgowanie ze stanu aktywów) Ostatni etap inwentaryzacji przeprowadzonej drogą spisu z natury stanowi sprawozdanie obejmujące podsumowanie wniosków, jakie nasunęły się w jej toku. 2. Po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe opracowują i składają Przewodniczącemu KI sprawozdanie (wzór - załącznik Nr 9), zawierające informacje o: - przebiegu spisu, - zabezpieczeniu pomieszczeń i inwentaryzowanych składników, - przygotowaniu pól spisowych do inwentaryzacji, - ruchu składników w czasie inwentaryzacji, a także przekazują : - arkusze spisowe z naniesionym rzeczywistym stanem składników, - rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych, - oświadczenie wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie. 3. Na podstawie zgromadzonych materiałów Komisja Inwentaryzacyjna ustala odrębnie dla każdej pozycji różnice oraz jej przyczyny i proponuje określony sposób ich rozliczenia. Po przeprowadzeniu weryfikacji, analizy oraz wniosków Komisja sporządza protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 11 do niniejszej Instrukcji. Protokół powinien być podpisany przez Przewodniczącego oraz wszystkich członków komisji biorących udział w posiedzeniu. 4. Dokumentacja inwentaryzacyjna, obejmująca formularze spisowe, ich zestawienia oraz akceptowane wnioski w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, jak też przeceny zapasów o ograniczonej użyteczności, podlega archiwizowaniu przez 5 lat, liczonych od Sąd Okręgowy w Warszawie 23

27 początku roku następującego po roku obrotowym, w którym przeprowadzono spis z natury. Odmienności spisu niektórych składników Zasoby biblioteczne, tj. książki, oprawne roczniki czasopism, itp. zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008r. w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 205, poz. 1283) podlegają inwentaryzacji zwanej skontrum, tj. za pomocą porównania rzeczywistego stanu zbiorów z księgami inwentarzowymi, a w odniesieniu do pozycji wydanych na zewnątrz (np. czytelnikom, do oprawy) za pomocą porównania zapisów w księgach inwentarzowych z dokumentacją (rewersami, kartami czytelników itp.). 2. Zbiory biblioteczne mogą być inwentaryzowane wyrywkowo, drogą porównania zapisów w księdze inwentarzowej biblioteki ze stanem rzeczywistym (jeżeli nie są wypożyczone) i dokumentacją wypożyczeń (w odniesieniu do pozycji znajdujących się u czytelników). 3. Pełna inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych (skontrum) powinna być przeprowadzona w Sądzie co najmniej raz w ciągu 5 lat. 4. W terminach ustalonych przez kierownika biblioteki, nie rzadziej jednak niż raz w roku, sporządza się zestawienie liczby i wartości zinwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych. 5. Po zakończeniu inwentaryzacji grupa spisowa wpisuje do księgi inwentarzowej adnotacje o przeprowadzeniu spisu kompletnego lub wyrywkowego (data jego przeprowadzenia, podpisy spisujących i bibliotekarza). Przy spisie wyrywkowym sporządza się wykaz zawierający numery inwentarzowe i tytuły pozycji sprawdzonych oraz ewentualnie brakujących lub kwestionowanych. 6. Z przeprowadzonej inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych sporządza się protokół, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 12 do niniejszej Instrukcji. 46 Składniki majątkowe, które ze względu na przewidywany okres użytkowania (poniżej roku) lub niską cenę jednostkową (nie przekraczającą zł) nie są zaliczane do środków trwałych (np. meble biurowe, lampy, kalkulatorki) objęte są ewidencją ilościową w formie Sąd Okręgowy w Warszawie 24

28 książki inwentarzowej (wydruków komputerowych). Przedmioty, których wartość została odpisana (umorzona) w momencie wydania do użytkowania winny być wykazane w księgach rachunkowych. Przedmioty te podlegają inwentaryzacji. Inwentaryzacja uproszczona 47 Inwentaryzacja uproszczona może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie wywrą istotnego, negatywnego wpływu na zapewnienie prawidłowego, jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego Sądu. 48 Inwentaryzacja uproszczona może dotyczyć: 1) trwale oznaczonych numerami inwentarzowymi środków trwałych, o charakterze wyposażenia oraz wydanych pracownikom do służbowego użytkowania, 2) książek, czasopism i druków wchodzących w skład biblioteki, których nie dotyczą zapisy zawarte w 45 ust. l Inwentaryzacja uproszczona trwale oznaczonych numerami inwentarzowymi środków trwałych polega na sprawdzeniu prawidłowości ich ewidencji księgowej przez bezpośrednie porównanie danych ze stanem rzeczywistym oraz ustaleniu i wyjaśnieniu różnic inwentaryzacyjnych, w przypadku ich wystąpienia. 2. Dokonaną inwentaryzację, o której mowa w ust. l, należy potwierdzić datą i podpisami członków zespołu spisowego oraz osoby, której pieczy powierzono ten środek - na kartach analitycznych lub w sporządzonym specjalnie protokole, stwierdzającym zakres przeprowadzonej inwentaryzacji. 50 Przedmioty stanowiące własność Sądu, przekazane do używania określonym pracownikom (np. narzędzia, odzież robocza, maszyny do pisania, sprzęt komputerowy itp.) podlegają inwentaryzacji polegającej na ocenie wiarygodności danych imiennych (dla każdego pracownika) na prowadzonych kartach wyposażenia. W toku inwentaryzacji sprawdza się np. Sąd Okręgowy w Warszawie 25

29 zgodność zapisów na w/w kartach z wykazem wyposażenia. Gdy jest to uzasadnione, sprawdza się zgodność wyposażenia, według danych z kart, ze stanem faktycznym. III. Inwentaryzacja aktywów pieniężnych i papierów wartościowych W myśl ustawy o rachunkowości przez aktywa pieniężne rozumie się aktywa w formie krajowych środków płatniczych, walut obcych i dewiz. Do aktywów pieniężnych zalicza, się również inne aktywa finansowe, w tym w szczególności naliczone odsetki od aktywów finansowych. 2. Papiery wartościowe to akcje, obligacje, bony, skrypty dłużne i inne tego rodzaju aktywa finansowe, w tym także weksle obce i czeki o dłuższym niż 3 miesiące okresie płatności od daty ich wystawienia, znajdujące się w Sądzie. 3. Inwentaryzacja aktywów finansowych, o których mowa w ust. l i 2, jeżeli znajdują się one w Sądzie (w kasie), następuje drogą spisu z natury, jeżeli natomiast poza Sądem - to drogą uzyskania pisemnego potwierdzenia ich ilości i wartości na dzień bilansowy od kontrahenta, który je przechowuje. 4. Inwentaryzacja drogą spisu z natury lub uzgodnienia aktywów pieniężnych oraz papierów wartościowych powinna nastąpić obowiązkowo na ostatni dzień roku obrotowego Spis z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu ich stanu rzeczywistego (wartości nominalnej), porównaniu go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. 2. Środki pieniężne krajowe wycenia się według wartości nominalnej, natomiast środki pieniężne wyrażone w walucie obcej wycenia się: - w ciągu roku obrotowego - po kursie kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta Sąd (art. 30 ust. 2 pkt l ustawy o rachunkowości); - na dzień bilansowy - po obowiązującym na dzień bilansowy średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez prezesa Narodowego Banku Polskiego (art. 30 ust. l pkt 2 ustawy o rachunkowości). 53 Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości zapisy w księgach rachunkowych dotyczące operacji gotówką, czekami i wekslami obcymi powinny być dokonywane w tym Sąd Okręgowy w Warszawie 26

30 samym dniu, w którym nastąpiły. 54 Inwentaryzacja kasy musi być dokonywana na koniec roku, ale należy również dokonywać kontrolnych inwentaryzacji w ciągu roku, w celu sprawdzenia prawidłowości prowadzenia kasy przez kasjera (szczególnie w przypadku osoby przyjętej do pracy na okres próbny) oraz realności stanów gotówki wykazywanych w ewidencji. 55 Inwentaryzacje, o których mowa w 51, polegają na sprawdzeniu: stanu gotówki i porównaniu jej wartości z saldami ostatnich raportów kasowych; prawidłowości wyliczenia obrotów i stanu końcowego raportów kasowych, z uwzględnieniem stanu początkowego z poprzednich raportów; prawidłowości dokumentowania przychodów i rozchodów gotówki i ich ujęcia w raporcie kasowym (czy dokumenty te zostały sprawdzone pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przez inną osobę aniżeli kasjer i podpisane na dowód przeprowadzenia kontroli funkcjonalnej); prawidłowości prowadzenia raportów kasowych dla obcych walut, poprawności przeliczenia na złote polskie; sprawdzeniu, czy do raportu kasowego dołączono wszystkie dowody wpłat i wypłat; zakresu praw i obowiązków kasjera, przyjęcia przez niego odpowiedzialności materialnej Spis z natury gotówki w kasie przeprowadzają - w obecności kasjera, Głównego Księgowego bądź osoby upoważnionej - członkowie zespołu spisowego. 2. W toku spisu, oprócz liczenia gotówki, stwierdza się ważność i realność wszystkich czeków i rewersów, przechowywanych w objętej inwentaryzacją kasie, wskazując numerację niezrealizowanych. 3. Inwentaryzacji podlegają równocześnie wszystkie kasy Sądu. 4. W razie ujawnienia różnic między stanem gotówki a jej stanem według raportu należy zażądać wyjaśnień od kasjera. 5. Rozliczenie różnic następuje na wniosek Przewodniczącego KI, zatwierdzony przez Głównego Księgowego. Sąd Okręgowy w Warszawie 27