Ogólny opis systemów bibliotecznych MOL, MAK i PROLIB

Transkrypt

1 Projekt bibliotekarzy Ogólny opis systemów bibliotecznych MOL, MAK i PROLIB Zebrała Anna Mikuła Centrum Kształcenia Praktycznego i Doskonalenia Nauczycieli w Mielcu CZĘŚĆ I - OPIS OGÓLNY PAKIETU MOL 1 Program MOL zalecany jest przez Ministerstwo Edukacji Narodowej (Numer zalecenia: 1675/2004). Praca w bibliotece szkolnej może być wykonywana tradycyjnie wtedy bibliotekarza czeka wielokrotne przepisywanie tych samych informacji o książkach i czytelnikach, żmudne wykonywanie skontrum, mozolne sporządzanie statystyki czytelnictwa, pracowite wypisywanie ponagleń do dłużników itd., itp. Ta sama praca może też przebiegać inaczej sprawniej i nowocześniej. Program MOL każdemu bibliotekarzowi pozwala na szybszą, łatwiejszą i wydajniejszą pracę. Pomaga: prowadzić księgi inwentarzowe, tworzyć opisy do katalogów, rejestrować czytelników, udostępniać książki, prowadzić statystykę czytelnictwa, kontrolować terminy zwrotu książek i drukować ponaglenia. Każdy nowy nabytek wystarczy opisać tylko raz, a jego karta znajdzie się natychmiast we wszystkich komputerowych katalogach. Dzięki programowi sporządzenie opisów bibliograficznych nawet dla kilkudziesięciu tysięcy książek nie wymaga już wielkich nakładów pracy. Mechanizmy, które pozwalają na znaczne przyspieszenie budowy katalogu, to: możliwość wbudowania ponad opisów bibliograficznych z bazy Biblioteki Narodowej,

2 Anna Mikuła Ogólny opis systemów bibliotecznych MOL, MAK i PROLIB listy haseł przedmiotowych, listy haseł formalnych (autorskich). Prawdziwie nowoczesna biblioteka swoje usługi oferuje również w Internecie. Program uzupełnia szkolną witrynę WWW o pełny dostęp do katalogu biblioteki, gdzie czytelnik ma możliwość zajrzenia na swoje konto wypożyczeń. W ten sposób katalog jest dostępny nie tylko z każdego komputera podłączonego do szkolnej sieci, ale również z zewnątrz szkoły. Pracując z programem, zarówno wypożyczanie książek, jak i przeprowadzanie skontrum można znacznie uprościć przez wykorzystanie, na wzór najnowocześniejszych bibliotek, naklejek z kodami kreskowymi. Oznacza się nimi książki oraz karty biblioteczne. Potrzebne informacje o wypożyczeniu i zwrocie książek przekazuje się do programu, używając po prostu czytnika kodów. Funkcje programu Program może być stosowany w bibliotece obsługującej: pojedynczą szkołę, zespół szkół. Za pomocą programu można: rejestrować wypożyczenia, opracowywać nabytki, przeprowadzać skontrum, wyszukiwać informacje o książkach i innych materiałach bibliotecznych, zbierać dane statystyczne, wykonywać sprawozdania, śledzić zaległości. Bazę danych programu stanowią: dane katalogowe księgozbioru, słownik haseł wzorcowych, kartoteka zagadnieniowa (dane bibliograficzne), katalog i karty akcesji czasopism, księgi inwentarzowe, rejestry ubytków, rejestr czytelników, ewidencja wypożyczeń, rejestr danych statystycznych. Program umożliwia prowadzenie wielu odrębnych ksiąg inwentarzowych (dla różnych rodzajów zbiorów i różnych szkół) wraz z odpowiednimi rejestrami ubytków. 72

3 CKPiDN w Mielcu Zeszyty nauczycielskie Nr 4/2005 Budowę własnej bazy danych można przyspieszyć korzystając z możliwości importu (i eksportu) danych z różnych źródeł. Opracowywanie zbiorów Opracowywanie zbiorów odbywa się zgodnie z normą PN-82/N Nowe opisy bibliograficzne można wprowadzać poprzez: opisywanie od początku z klawiatury, modyfikację opisu już istniejącego, import opisu z innej bazy danych i uzupełnienie go o informacje specyficzne dla danej biblioteki. Program umożliwia sporządzenie opisu bibliograficznego pozycji współwydanych. Opisy bibliograficzne automatycznie uzupełniane są o obowiązujące znaki umowne. Istnieje możliwość zbiorowego opracowania lub modyfikowania opisów wielu egzemplarzy tej samej pozycji. Raz wprowadzony opis bibliograficzny jest automatycznie powielany w odpowiednich katalogach zawartych w pamięci programu. Opracowanie nowej pozycji wiąże się z automatycznym utworzeniem odpowiedniego zapisu we właściwej księdze inwentarzowej. Przy katalogowaniu książek zakupionych przed 1 stycznia 1995 r. program rejestruje ich ceny w starych złotych. Przeszukiwanie księgozbioru Program umożliwia wyszukiwanie pozycji na podstawie: dowolnego fragmentu opisu bibliograficznego (możliwość określenia do trzech różnych informacji wyszukiwawczych), hasła głównego (katalog alfabetyczny), tytułu (katalog tytułowy), słów kluczowych (katalog przedmiotowy), symbolu UKD (katalog systematyczny UKD). Poszukiwania bibliograficzne obejmują katalogi księgozbioru oraz kartotekę zagadnieniową. Udostępnianie księgozbioru Program prowadzi rejestr czytelników z podziałem na uczniów i nauczycieli. Rejestrowane jest każde wypożyczenie, zwrot i prolongata. Automatycznie tworzone są karty analityczne czytelników i karty książek. 73

4 Anna Mikuła Ogólny opis systemów bibliotecznych MOL, MAK i PROLIB Program umożliwia określenie regulaminowych okresów wypożyczeń oddzielnie dla uczniów i nauczycieli oraz lektur i czasopism. Inne możliwości programu Program działa zgodnie z obowiązującymi normami i zasadami organizacyjnymi pracy bibliotecznej oraz pomaga w ścisłym przestrzeganiu przepisów. Dane osobowe czytelników są kodowane zgodnie z wymaganiami ustawy o ochronie danych osobowych. Efektywność programu jest największa, gdy zainstalowany jest on w sieci na większej liczbie komputerów, z których część jest udostępniona czytelnikom i służy do wyszukiwania informacji o księgozbiorze bibliotecznym. Zawiera mechanizmy służące do wygodnego przeprowadzenia inwentaryzacji zbiorów biblioteki (skontrum): automatycznie tworzy raport ze skontrum, umożliwia prowadzenie inwentaryzacji współbieżnie z kilku końcówek sieci komputerowej (co znacznie ją przyspiesza). Posiada mechanizm szybkiego wyszukiwania żądanej pozycji na liście. Zachowuje ciągłość numeracji ubytków przy przejściu z rejestracji papierowej na rejestrację elektroniczną. Umożliwia obsługę czasopism tworząc dla nich oddzielny katalog, karty akcesji oraz odrębne karty wypożyczeń dla każdego czytelnika. Automatycznie oblicza wartość księgozbioru dla podanego zakresu numerów inwentarzowych uwzględniając problemy związane z denominacją złotego (zgodnie z zaleceniami MEN i MKiSz). Automatycznie zbiera i przetwarza informacje statystyczne oraz tworzy raporty statystyczne. Wykonuje automatycznie promocję czytelników na koniec roku szkolnego (zmienia numery klas na numer o jeden większy). Posiada mechanizmy usprawniające przeprowadzanie archiwizacji bazy danych na dyskietkach oraz na dysku twardym. Wykorzystanie technologii kodów kreskowych Program jest przystosowany do pracy z wykorzystaniem kodów kreskowych. Kody kreskowe mogą być stosowane przy identyfikacji zbiorów (w szczególności przy przeprowadzaniu skontrum) oraz realizacji wypożyczeń i zwrotów. 74

5 CKPiDN w Mielcu Zeszyty nauczycielskie Nr 4/2005 Każdą pozycję zbiorów należy zaopatrzyć w nalepkę kodową oraz uzupełnić jej dane o numer kodowy. Czytelników należy zaopatrzyć w kodowane karty biblioteczne i uzupełnić ich dane osobowe o numer kodowy karty. Stosowanie kodów nie wyklucza możliwości identyfikacji czytelników lub zbiorów w sposób tradycyjny. Technika kodów kreskowych może być wdrażana stopniowo. Wymagane dodatkowe oprzyrządowanie czytniki kodów kreskowych (pracujące w trybie tzw. emulacji klawiatury, pozwalające na odczyt kodów typu EAN 13 i Interleaved 2/5), nalepki kodowe na książki i inne zbiory oraz karty biblioteczne dla czytelników (dostarczane przez producenta programu). CZĘŚĆ II - OPIS OGÓLNY PAKIETU MAK 2 Przeznaczenie pakietu MAK Pakiet MAK jest przeznaczony do prowadzenia kartotek informacyjnych, zawierających dane o następujących cechach: wszystkie dane mają charakter tekstowy (są danymi typu tekst), teksty danych są różnej długości, każdy element danych może, ale nie musi występować; z wielu dozwolonych elementów, w każdym rekordzie zwykle występują tylko niektóre, wszystkie elementy danych są powtarzalne; zwykle wiele elementów danych w każdym rekordzie występuje wielokrotnie. MAK jest szczególnie przydatny do prowadzenia baz o charakterze katalogów i kartotek w bibliotekach; może być także wykorzystywany do innych baz, np. księgi adresowej, ewidencji klientów zakładu, ewidencji uczniów itp. Strukturę danych oraz rodzaj indeksów określa użytkownik w czasie zakładania bazy. W pakiecie można wyróżnić trzy części, zwane umownie modułami: Moduł obsługi bazy umożliwia: zakładanie i reorganizacje bazy, wprowadzanie, modyfikacje (korektę i uzupełnianie) oraz skreślanie danych, wyszukiwanie i tworzenie podzbiorów, drukowanie ad hoc, a także import i eksport danych z i do zbiorów zewnętrznych. Moduł drukowania (edycji) umożliwia drukowanie danych z bazy wg przyjętych (definiowanych przez użytkownika) formatów; można drukować różne zestawienia, bibliografie, karty katalogowe itp

6 Anna Mikuła Ogólny opis systemów bibliotecznych MOL, MAK i PROLIB Moduł wypożyczeń umożliwia obsługę wypożyczalni; moduł ten korzysta z bazy wypożyczanych książek oraz z bazy osób (instytucji) wypożyczających, zwanej bazą czytelników. Większość programów pakietu MAK pracuje w trybie konwersacyjnym. Rozbudowane menu w każdej fazie działania wraz z często występującym wspomaganiem (zwanym umownie: help) czynią pakiet szczególnie przyjaznym dla użytkownika. CZĘŚĆ III - OPIS OGÓLNY PAKIETU PROLIB 3 System Zarządzania Biblioteką PROLIB jest kompleksowym, profesjonalnym oprogramowaniem pozwalającym na pełną automatyzację procesów bibliotecznych związanych z gromadzeniem, opracowaniem, wyszukiwaniem i udostępnianiem dokumentów zapewniającym kontrolę wypożyczeń, czytelników i zbiorów, a także umożliwiającym bibliotece udostępnianie własnych katalogów (poprzez tekstowy lub graficzny moduł OPAC w sieci Internet.) Program gwarantuje przyjazny i jednolity sposób komunikacji z użytkownikiem wspierany dodatkowo systemem podpowiedzi, pracę w architekturze klient/serwer, zachowanie międzynarodowych norm oraz standardów bibliotecznych i informatycznych, niezależność sprzętową i systemową oraz pełne zabezpieczenie systemu i bazy danych. PROLIB jest systemem elastycznym, dzięki czemu może być wykorzystywany zarówno przez małe, jak i bardzo duże, pracujące w wieloużytkownikowych sieciach rozproszonych, biblioteki. Cechy systemu PROLIB Podstawową zasadą zastosowaną w systemie PROLIB jest zogniskowanie wszystkich procedur bibliotecznych, bibliograficznych i informacyjnych wokół jednej bazy danych, co powoduje, że informacja wprowadzona w jakimkolwiek miejscu systemu staje się od razu widoczna i dostępna w jego wszystkich modułach. Wprowadzenie zmiany w jednym miejscu powoduje aktualizację informacji we wszystkich powiązanych z nią rekordach, zaś wszystkie operacje odbywają się w trybie on-line. Zastosowana zasada kopiuj i wklej umożliwia przy tworzeniu nowego rekordu bibliograficznego kopiowanie elementów bądź całych opisów bibliograficznych oraz danych powtarzalnych (jak np. nazwiska autorów, miejsca wydania, wydawnictwo, kraj, język hasło przedmiotowe i in.) przejmowanych ze słowników systemowych

7 CKPiDN w Mielcu Zeszyty nauczycielskie Nr 4/2005 Powyższe cechy pozwalają bibliotece w widoczny sposób usprawnić jej organizację i zoptymalizować koszty funkcjonowania, w tym między innymi: wyeliminować bądź znaczne uprościć pracochłonne, powtarzalne i często dublujące się w różnych działach biblioteki czynności, takie jak opracowanie formalne i rzeczowe dokumentów, akcesja, inwentaryzowanie i ubytkowanie zbiorów, drukowanie kart katalogowych, sporządzanie statystyk i zestawień, ewidencja czytelników i wypożyczeń; uprościć proces gromadzenia zbiorów i powiązać funkcje merytoryczne z obsługą finansowo - księgową, co umożliwia zarówno racjonalne planowanie, kontrolę i analizę wydatków, jak i dostosowanie profilu gromadzenia zbiorów do potrzeb czytelników; skrócić drogę książki od momentu jej zakupu do momentu udostępnienia czytelnikom, z równoczesnym umożliwieniem obserwacji wszystkich etapów tej drogi, co daje zarówno bibliotekarzom, jak i użytkownikom szybką informację o zakupie i dostępności poszukiwanego dokumentu; udostępniać informacje o zbiorach własnych biblioteki, z równoczesną informacją zwrotną o dostępności poszczególnych egzemplarzy oraz możliwością zachowania, wydrukowania w postaci zestawienia bibliograficznego lub przesłania na własne konto owe, wyników poszukiwań; skrócić czas obsługi czytelników i uwolnić bibliotekarzy od czynności związanych z zamawianiem i rezerwacją książek, ich poszukiwaniem bezpośrednio na półkach i w magazynach oraz rejestracją wypożyczenia i sporządzaniem statystyk. 77

8 78