ZINTEGROWANY SYSTEM OBSŁUGI BIBLIOTEKI "Libra 2000" W BIBLIOTECE PEDAGOGICZNEJ W CHEŁMIE Monika Szczerbacz

Transkrypt

1 1 ZINTEGROWANY SYSTEM OBSŁUGI BIBLIOTEKI "Libra 2000" W BIBLIOTECE PEDAGOGICZNEJ W CHEŁMIE Monika Szczerbacz Głównym celem zastosowania komputerów w bibliotece jest wspomaganie i usprawnienie pracy bibliotekarzy oraz stworzenie użytkownikom szybkiego i nieograniczonego dostępu do pełnej informacji o zasobach biblioteki. Komputery oraz odpowiedni wspomagający program biblioteczny pozwalają na sprawną budowę elektronicznej bazy danych oraz dają możliwość wyszukiwania informacji wg różnorodnych kryteriów. Biblioteki pedagogiczne nie były do tej pory objęte żadnym wspólnym ogólnopolskim programem komputeryzacji. Starania czynione w tej dziedzinie nie przyniosły, jak dotąd, pożądanych efektów. Dlatego też Biblioteka Pedagogiczna w Chełmie podjęła to zadanie samodzielnie, dzięki dużej aktywności i zaangażowaniu dyrektora oraz samych bibliotekarzy. Dzięki zgromadzeniu środków własnych, wydzieleniu odpowiednich funduszy z budżetu oraz przy niewielkiej pomocy sponsorów udało się w ciągu kilku lat wyposażyć bibliotekę w odpowiedni sprzęt komputerowy i oprogramowanie. Nabyciem programu wspomagającego pracę biblioteki zainteresowaliśmy się w połowie lat 90-tych, kiedy na rynku nie było jeszcze zbyt dużej oferty programów bibliotecznych, zwłaszcza takich, które cenowo byłyby do udźwignięcia przez skromny budżet biblioteki pedagogicznej. Ostatecznie, po zapoznaniu się z ofertą i możliwościami kilku dostępnych wówczas programów (m.in. MAK-a, bezpłatnego ISIS-a), zdecydowaliśmy się na zakup programu bibliotecznego LIBRA firmy MOL z Gdyni, wtedy jeszcze w wersji pod system operacyjny DOS. Początkowo było to jedno stanowisko do Wydziału Gromadzenia i Opracowania Zbiorów. W 1999 r. dokupiliśmy drugą licencję, a w 2003 kolejne. Od stycznia 2003 r. korzystamy już z nowej wersji programu LIBRA 2000, pracującej w środowisku Windows. Obecnie posiadamy 7 stanowisk pracy: 3 w Wydziale Gromadzenia i Opracowania Zbiorów, 3 w Wydziale Informacyjno - Bibliograficznym oraz 1 w filii we Włodawie. Duże znaczenie przy wyborze tego programu miały następujące kryteria: program LIBRA jest systemem zintegrowanym, obsługującym wszystkie funkcje biblioteczne: ewidencję i opracowanie wszelkich dokumentów gromadzonych w bibliotece; budowę baz bibliograficznych (katalogów, kartoteki zagadnieniowej); prezentowanie katalogu automatycznego (w nowej wersji także poprzez udostępnianie w sieci); automatyczne udostępnianie zbiorów; skontrum; jest przyjazny dla użytkownika, posiada przejrzysty i czytelny interfejs, jest łatwy w obsłudze, aby z niego korzystać nie są konieczne specjalne szkolenia (koszty!); daje możliwość sporządzania i drukowania zestawień bibliograficznych z własnej bazy danych (nowa wersja także prezentowania ich poprzez Internet); automatycznie tworzy księgi inwentarzowe dla poszczególnych typów dokumentów, które można wydrukować; automatycznie tworzy niezbędne statystyki biblioteczne; posiada możliwość przejmowania opisów bibliograficznych z baz Biblioteki Narodowej, zarówno tych wydanych na płytach CD-ROM jak też dostępnych przez Internet; program jest jakby "większą wersją" programu MOL, najbardziej rozpowszechnionego w bibliotekach szkolnych i mimo pewnych różnic, zasada działania obu programów jest jednakowa. I ten fakt miał też duże znaczenie przy jego wyborze. Biblioteka pedagogiczna ma bowiem obowiązek wspierać biblioteki szkolne w ich pracy. Znajomość zasad działania programu bibliotecznego pozwala nam na prowadzenie bieżących instruktaży, udzielanie pomocy i porad bibliotekarzom szkolnym pracującym z programem MOL i MOL

2 2 Wdrażanie systemu rozpoczęliśmy w 1997 r. Pierwszym etapem była automatyzacja procesu gromadzenia i opracowania zbiorów oraz rozpoczęcie budowy katalogowej bazy danych. Od stycznia 1997 r. wszystkie nabytki (zarówno książki, jak też dokumenty audiowizualne i multimedialne) na bieżąco wprowadzamy do komputerowej bazy danych. Opisy bibliograficzne opatrujemy hasłami przedmiotowymi (stosujemy Język Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej), a w wybranych przypadkach dodatkowo sporządzamy adnotacje zawartościowe. Zaletą programu LIBRA 2000 jest to, że wprowadzając opis bibliograficzny dokumentu wraz z właściwym numerem inwentarzowym, automatycznie budowany jest zarówno katalog ze wszystkimi indeksami, jak też odpowiednia księga inwentarzowa, którą można wydrukować. Wygodne i łatwe jest też sporządzanie statystyk związanych z gromadzeniem i opracowaniem zbiorów. Program posiada bowiem mechanizmy pozwalające obliczyć np.: wartość nominalną i procentową ksiąg inwentarzowych za dowolny okres, z podziałem na różne (odpowiednio wcześniej przez bibliotekarza zdefiniowane) rodzaje nabycia zbiorów; liczbę wprowadzonych opisów bibliograficznych i jednostek inwentarzowych zbiorów; strukturę zbiorów wg rodzaju literatury. Wszystkie dane statystyczne można wydrukować - stanowią one np. załączniki do okresowych sprawozdań. Budowa katalogowej bazy danych jest procesem długotrwałym i czasochłonnym, o czym się szybko przekonaliśmy. Naszym celem od początku jest dążenie do zautomatyzowania i usprawnienia procesu udostępniania zbiorów. Zależało nam na jak najszybszym wprowadzeniu do bazy wszystkich jednostek inwentarzowych, gdyż kompletna baza jest warunkiem uruchomienia opcji automatycznego udostępniania zbiorów oraz prezentacji pełnej informacji o zbiorach za pośrednictwem katalogu automatycznego. Stąd też, w miarę możliwości, rozpoczęliśmy retrokonwersję zbiorów. Ograniczeni początkowo do jednego stanowiska pracy, w opisach retrospektywnych musieliśmy z konieczności zastosować bardzo skrócony opis bibliograficzny - dane wprowadzane były wówczas na podstawie ksiąg inwentarzowych. wen system jednak nie sprawdził się, gdy w 2003 roku przeszliśmy na nową wersję programu, która dała nam możliwość udostępniania katalogu poprzez Internet. Opisy skrócone nie posiadały bowiem wielu istotnych dla czytelnika elementów, m.in. pomocniczych haseł autorskich, haseł przedmiotowych oraz sygnatur, które w naszej placówce tworzone są z symboli UKD (w magazynach funkcjonuje działowy system ustawienia zbiorów). Zwiększenie liczby stanowisk pracy dla bibliotekarzy w roku 2004, a więc dokupienie sprzętu i kolejnych licencji programu LIBRA 2000, pozwoliło na zmianę systemu wprowadzania danych retrospektywnych. Obecnie wiele opisów bibliograficznych książek wraz z hasłami przedmiotowymi szybko i sprawnie pobieramy przez Internet z dostępnej online bazy bibliograficznej Biblioteki Narodowej, uzupełniając je o numery inwentarzowe egzemplarzy i sygnatury. Opisy książek, których brak w bazie BN wprowadzamy ręcznie na podstawie kart z tradycyjnego katalogu lub, jeśli to konieczne, z autopsji. Na bieżąco też uzupełniany i poprawiamy wprowadzone wcześniej opisy skrócone. Od stycznia 2003 r. rozpoczęliśmy budowę automatycznej kartoteki zagadnieniowej oraz katalogu czasopism. Obecnie do komputerowej bazy danych wprowadzonych jest [dane z czerwca 2004 r.]: 65% zbiorów bibliotecznych (książek, dokumentów audiowizualnych i multimedialnych); 240 tytułów czasopism; ponad 7 tys. opisów bibliograficznych z kartoteki zagadnieniowej;

3 3 Filia we Włodawie wprowadziła do własnej bazy ok. 70% zbiorów i ponad 1600 opisów kartotekowych. Do czasu wprowadzenia do bazy wszystkich jednostek inwentarzowych nie zaprzestajemy prowadzenia tradycyjnego katalogu kartkowego, gdyż system zapewnia możliwość wydruku kart katalogowych. Od stycznia 2003 r. katalog automatyczny udostępniany jest w bibliotecznej sieci wewnętrznej oraz w Internecie. Użytkownicy mają możliwość przeglądania katalogu na miejscu w bibliotece (do dyspozycji mają łącznie 6 stanowisk) oraz poprzez stronę WWW - wejście do katalogu znajduje się na bibliotecznej stronie internetowej. Do czasu uruchomienia opcji automatycznego udostępniania zbiorów, nie mogą jednak poprzez sieć składać zamówień na zbiory. Wyszukiwanie informacji w katalogu automatycznym LIBRA 2000 nie jest czynnością skomplikowaną, program posiada jednak wbudowany system pomocy. Użytkownik ma do dyspozycji dwa sposoby wyszukiwania dokumentów w katalogu: wyszukiwanie proste, wg pięciu indeksów (katalogów): indeksu haseł formalnych (alfabetyczny), indeksu tytułowego, indeksu serii wydawniczych, indeksu symboli UKD, indeksu przedmiotowego (haseł przedmiotowych)

4 wyszukiwanie złożone, zwane też swobodnym, wg dowolnych informacji zawartych w całym opisie bibliograficznym, nie tylko w indeksach. 4

5 5 W obu przypadkach użytkownik może prowadzić poszukiwania w całej bazie lub ograniczyć je do jednego, dowolnie wybranego rodzaju dokumentu (np. tylko do książek, tylko do dokumentów dźwiękowych, tylko do kartoteki zagadnieniowej itd.) Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom i potrzebom czytelniczo - informacyjnym klientów naszej biblioteki, sporządzamy na podstawie własnej bazy danych zestawienia bibliograficzne na tematy najbardziej aktualne, cieszące się największym zainteresowaniem użytkowników. Program LIBRA 2000 posiada możliwość tworzenia i zapamiętywania zestawień oraz ich upowszechniania poprzez stronę WWW. Zestawienia te bibliotekarz może dowolnie modyfikować, uzupełniać, a także usuwać je z witryny i zastępować innymi. Obecnie przygotowujemy się do uruchomienia automatycznego udostępniania zbiorów. Opracowaliśmy program działań na kolejne lata, który zakłada wdrożenie tej opcji najpóźniej w 2006 r. Do tego czasu planujemy dokończenie retrokonwersji zbiorów, utworzenie automatycznego rejestru czytelników, opatrzenie kodami paskowymi zbiorów przeznaczonych do udostępniania na zewnątrz. Pomijając niemałe koszty tego przedsięwzięcia (kolejne licencje programu, kody paskowe, odpowiednie karty czytelników, czytniki kodów itp.) problemem jest jeszcze wciąż niepełna baza danych. Przy wielu bieżących obowiązkach niezwykle trudno jest wygospodarować pracownikom Wydziału Gromadzenia i Opracowania Zbiorów, którzy zajmują się retrokonwersją, dostatecznie dużo czasu na uzupełnianie bazy. Aby usprawnić te prace i przyśpieszyć ich zakończenie, niezbędna okazała się pomoc pracowników z innych wydziałów oraz zatrudnionych czasowo stażystów i praktykantów. Wdrożenie programu bibliotecznego LIBRA 2000 w Bibliotece Pedagogicznej w Chełmie okazało się naprawdę dobrą inwestycją, dającą wymierne korzyści samej bibliotece i jej pracownikom, a przede wszystkim szerokiemu kręgowi użytkowników. Oceniając dotychczasowe efekty pracy z programem możemy stwierdzić, że system sprawdza się w warunkach naszej placówki. Dzięki niemu znacznie usprawniły się codzienne, rutynowe prace biblioteczne. Skrócił się przede wszystkim czas opracowania nabytków książkowych, ponieważ większość opisów bibliograficznych pobierana jest en bloc z bazy bibliograficznej BN. Biblioteczny warsztat informacyjny wzbogacił się o nowoczesne narzędzie służące szybkiemu i sprawnemu wyszukiwaniu informacji o zasobach. Na koniec chciałabym podkreślić zaangażowanie firmy MOL w aktualizację i rozwój programu, jego ciągłe dostosowywanie do nowych potrzeb i wymagań, a także dobrą współpracę w zakresie udzielania niezbędnej pomocy technicznej i merytorycznej.