Aplikacja RoboEdu. Podręcznik użytkownika Managera OSTROWSKIEGO WROCŁAW. Wersja: 1.2

Transkrypt

1 Aplikacja RoboEdu Podręcznik użytkownika Managera Wersja: 1.2 ROBOEDU OSTROWSKIEGO WROCŁAW BOK@

2 2 Spis treści 1. Wstęp Do czego służy Manager RoboEdu? Jak uzyskać dostęp do Managera? Ilu pracowników firmy może mieć dostęp do managera? Czy managerowie mogą logować się do aplikacji mobilnej? Jak rozpocząć pracę z managerem? Interfejs systemu Menu Nagłówek Użytkownicy Informacje ogólne Tworzenie użytkownika Edycja danych użytkownika Zmiana hasła użytkownika Zablokowanie / odblokowanie użytkownika Usuwanie użytkownika Trenerzy Informacje ogólne Tworzenie trenera Edycja danych trenera Zablokowanie / odblokowanie trenera Usuwanie trenera Dzieci Informacje ogólne Tworzenie dziecka Podgląd / edycja danych dziecka Grupy dziecka Terminy zajęć Zablokuj / odblokuj dziecko Usuwanie dziecka Grupy... 16

3 3 7.1 Informacje ogólne Tworzenie grupy Edycja grupy Zablokuj / odblokuj grupę Usuwanie grupy Terminy Informacje ogólne Tworzenie terminu Edycja terminu Edycja listy obecności Edycja opisu zajęć Odwołanie zajęć Usuwanie terminu Masowe generowanie terminów Masowe usuwanie terminów Powiadomienia Informacje ogólne Tworzenie powiadomienia Usuwanie powiadomienia Płatności Informacje ogólne Tworzenie płatności Usuwanie płatności Słowniki Raporty Informacje ogólne Saldo płatności Frekwencja grup Frekwencja dzieci... 27

4 4 1. Wstęp 1.1 Do czego służy Manager RoboEdu? Manager RoboEdu to witryna internetowa pozwalająca pracownikom firm prowadzących zajęcia dla dzieci na zarządzanie swoimi danymi i udostępnianie ich w systemie. To tutaj możliwe jest tworzenie kont dla rodziców, którzy będą logować się do aplikacji mobilnej oraz kontrolowanie wszystkich informacji, jakie system będzie im wyświetlał. Dzięki łatwej i intuicyjnej obsłudze już w kilka minut udostępnisz ten nowy kanał komunikacji swoim klientom. Więcej informacji o tym, jak zacząć konfigurację swoich danych w Managerze znajdziesz w kolejnym rozdziale: Jak rozpocząć pracę z Managerem. Opisuje on standardową ścieżkę, jak należy pokonać, aby udostępnić system rodzicom dzieci uczęszczających na zajęcia. 1.2 Jak uzyskać dostęp do Managera? Dostęp do Managera otrzymuje się po podpisaniu umowy z RoboEdu w ramach której ustalany jest miesięczny abonament oraz ewentualna opłata wdrożeniowa związana z wstępną konfiguracją konta firmy. Wyjątkiem od tej zasady jest okres próbny trwający 2 tygodnie. W takim wypadku wystarczy kontakt z RoboEdu w celu założenia testowego profilu firmy. Jeżeli otrzymałeś już swoje dane do logowania do Managera RoboEdu, możesz przejść bezpośrednio do adresu URL: i rozpocząć pracę. Pamiętaj, że link do Managera znajduje się także w prawym górnym rogu naszej witryny produktowej. 1.3 Ilu pracowników firmy może mieć dostęp do managera? Nie ma żadnych ograniczeń związanych z ilością aktywnych kont managerskich. Można zakładać i konfigurować je w zakładce Użytkownicy w Managerze samodzielnie po otrzymaniu pierwszych danych do logowania. Istotne jest tylko pamiętać o tym, że całkowita liczba aktywnych użytkowników (managerowie + trenerzy + zwykli użytkownicy) wpływa na koszt abonamentowy systemu.

5 5 1.4 Czy managerowie mogą logować się do aplikacji mobilnej? Tak, ponieważ oprócz tego, że posiadają dodatkowe uprawnienia w Managerze, to są traktowani też jak zwykli użytkownicy systemu. W ramach aplikacji mobilnej widzą oni jednak to samo, co każdy inny użytkownik.

6 6 2. Jak rozpocząć pracę z managerem? Po otrzymaniu dostępu do managera RoboEdu istotne jest zrozumieć, jak działa system i w jaki sposób najszybciej udostępnić go swoim klientom do bieżącej komunikacji. Poniższy graf prezentuje standardową ścieżkę, jaką należy pokonać, aby wstępnie skonfigurować wszystkie elementy potrzebne do informowania rodziców o zajęciach ich dzieci w firmie. Zdefiniowanie słowników Założenie kont trenerów grup Utworzenie grup zajęciowych Założenie kont dzieci i zapisanie ich na zajęcia Założenie kont użytkowników Wygenerowanie terminów zajęć grup Zdefiniowanie słowników domyślnie wszystkie słowniki systemowe są puste po założeniu konta nowej firmie, więc należy je samodzielnie uzupełnić. Na obecnym etapie dostępny jest jeden słownik: kategorii grup, widoczny w zakładce Słowniki. Uzupełnienie go umożliwi tworzenie nowych grup zajęciowych. Założenie kont trenerów grup w drugiej kolejności w zakładce Trenerzy należy założyć konta wszystkim trenerom, którzy prowadzą aktualnie zajęcia w twojej firmie. Więcej informacji o działaniu zakładki Trenerzy znajduje się w osobnym rozdziale Utworzenie grup zajęciowych posiadając konta trenerów i uzupełniony słownik kategorii grup możliwe jest dopiero tworzenie grup zajęciowych dla dzieci.

7 7 Więcej informacji o działaniu zakładki Grupy znajduje się w osobnym rozdziale. Wygenerowanie terminów zajęć grup - po stworzeniu grup zajęciowych możliwe jest ręczne utworzenie lub automatyczne wygenerowanie terminów zajęć, w których będą odbywać się spotkania z dziećmi. Więcej informacji o działaniu zakładki Terminy znajduje się w osobnym rozdziale Założenie kont użytkowników użytkownicy to przede wszystkim rodzice logujący się do aplikacji mobilnej w celu uzyskania informacji o zajęciach swoich dzieci, aczkolwiek termin ten odnosi się także do managerów systemu i trenerów logujących się do Managera w celu uzupełniania informacji o swoich zajęciach. Założenie konta użytkownika jest równoznaczne z udostępnieniem mu możliwości logowania się do aplikacji mobilnej. Od tego momentu możliwe jest także wysyłanie mu powiadomień i generowanie płatności, które będą dla niego widoczne. Więcej informacji o działaniu zakładki Użytkownicy znajduje się w osobnym rozdziale. Założenie kont dzieci i zapisanie ich na zajęcia utworzenie kont dzieciom możliwe jest dopiero po zarejestrowaniu rodziców, ponieważ każde dziecko musi mieć wskazanego rodzica. Po zapisaniu kont dzieci należy zapisać je na zajęcia do utworzonych uprzednio grup, co pozwoli wyświetlić dane tych grup rodzicom w aplikacji mobilnej. Więcej informacji o działaniu zakładki Dzieci znajduje się w osobnym rozdziale. Przejście poprawnie powyższej ścieżki spowoduje, że użytkownicy logujący się do aplikacji mobilnej będą widzieć wszystkie podstawowe dane związane z ich dziećmi takie jak ich dane osobowe, grupy, do których są zapisane i najbliższe terminy zajęć. Niezależnie od tego w systemie możliwe jest generowanie danych powiązanych wyłącznie z kontami użytkowników, a nie tylko ich dziećmi. Do takich danych należą powiadomienia i płatności, które zawsze przypisuje się do konta rodzica.

8 8 3. Interfejs systemu W tym rozdziale opisane zostały stałe elementy interfejsu użytkownika Managera, które widoczne są na każdej podstronie systemu. 3.1 Menu Menu po lewej stronie dostarcza skróty do podstawowych funkcjonalności związanych z kontem użytkownika oraz rozwijane menu pozwalające na nawigację po Managerze. Dane użytkownika obszar wyświetlający imię, nazwisko i zalogowanego użytkownika. Po kliknięciu w niego rozwinie się menu pozwalające na edycję danych konta, zmianę hasła, wylogowanie oraz przeniesienie z powrotem do strony produktowej RoboEdu. Opcje edycji danych konta i zmiany hasła nie są dostępne dla użytkowników logujących się do Managera z rolą trenera! Nawigacja strony menu pozwalające na płynną nawigację po Managerze RoboEdu. Kliknięcie w niektóre pozycje spowoduje ich rozwinięcie. 3.2 Nagłówek W nagłówku Managera znajdują się ikony będące skrótami do najczęściej używanych funkcjonalności systemu oraz dynamiczna wyszukiwarka użytkowników. Wyszukiwarka użytkowników pozwala w łatwy i intuicyjny sposób przeszukać bazę wszystkich zarejestrowanych użytkowników w firmie po ich adresie , imieniu lub nazwisku. Wyszukiwarka wyświetla tylko 4 pierwsze pozycje pasujące do wpisanej frazy, aby więcej odnaleźć konkretnego użytkownika czasami konieczne będzie podanie pełnego a lub nazwiska. Po wyświetleniu pasujących użytkowników możliwe jest szybkie przejście do ich konta, listy dzieci, powiadomień, płatności lub salda do zapłacenia. Powiadomienia ikona powiadomień po rozwinięciu prezentuje ostatnie 5 powiadomień wysłanych do użytkowników systemu, pozwala przejść do listy wszystkich powiadomień oraz wysłać w locie nowe powiadomienie. Płatności ikona płatności prowadzi do wyszukiwarki ostatnich płatności po ich numerze, opisie lub danych użytkownika. Możliwe jest także wygenerowanie nowej płatności z tego miejsca. Wylogowanie kliknięcie w ikonę wylogowania spowoduje przerwanie sesji użytkownika i wylogowanie go z systemu.

9 9 4. Użytkownicy 4.1 Informacje ogólne W zakładce Użytkownicy możliwe jest zakładanie kont użytkownikom systemu, którzy mają mieć dostęp do aplikacji mobilnej lub managera RoboEdu. Należy pamiętać, że liczba aktywnych kont użytkowników ma bezpośredni wpływ na koszt abonamentowy systemu. Użytkowników systemu dzielimy na trzy kategorie: Użytkownik portalu zwykle konto dla użytkownika, który ma mieć tylko możliwość logowania do aplikacji mobilnej w celu podglądu danych swojego dziecka, otrzymywania powiadomień i płatności. Trener grupy konto użytkownika, który ma mieć możliwość logowania do Managera RoboEdu z rolą trenera. Trenerzy mogą widzieć tylko zakładkę Terminy, widzą tylko swoje terminy zajęć i mogą uzupełniać w nich listę obecności i opis odbytego spotkania. Manager firmy konto użytkownika, który ma mieć możliwość logowania do Managera RoboEdu z rolą managera firmy. Managerzy mogą zarządzać wszystkimi danymi firmy i tworzyć konta dla innych managerów. W oknie użytkowników możliwe jest wykonanie następujących akcji: Wyszukiwanie kont użytkowników po ich imieniu, nazwisku i adresie Zmiana sposobu sortowania Zmiana ilości rekordów wyświetlanych na stronie Filtrowanie kont użytkowników po aktywnych, zablokowanych i typie użytkownika Dodawanie nowego użytkownika Edycja profilu istniejącego użytkownika Zmiana hasła istniejącego użytkownika Pokazanie dzieci podpiętych do istniejącego użytkownika Przejście do powiadomień użytkownika Przejście do płatności użytkownika Zablokowanie / odblokowanie konto użytkownika Usunięcie konto użytkownika Po zmianie ustawień okna użytkowników (przefiltrowaniu, zmianie sposobie sortowania lub ilości wyświetlanych rekordów) system zapamięta nasze bieżące ustawienia, więc po kolejnym wejściu w ten widok dotychczasowe wybory zostaną przywrócone. Oczywiście w każdej chwili możliwa jest ich zmiana lub wyczyszczenie.

10 Tworzenie użytkownika Aby utworzyć nowego użytkownika, należy kliknąć na przycisk plusa w prawym dolnym rogu okna, który rozwinie następujący formularz: Typ użytkownika typ tworzonego użytkownika. Typy użytkowników zostały opisane już powyżej. W przypadku wyboru trenera grupy należy wskazać istniejący profil trenera z zakładki Trenerzy. adres użytkownika, który będzie także jego loginem do aplikacji mobilnej. Imię imię użytkownika Nazwisko nazwisko użytkownika Hasło / Powtórz hasło hasło do aplikacji mobilnej i ew. Managera RoboEdu użytkownika Telefon telefon kontaktowy użytkownika Adresy użytkowników muszą być unikalne, aby było możliwe ich zapisanie. 4.3 Edycja danych użytkownika Edycja danych użytkownika jest możliwa po kliknięciu w zdjęcie profilowe lub wybraniu opcji Edytuj profil użytkownika z rozwijanego menu. Edycji podlegają te same pola co w formularzu tworzenia z wyłączeniem hasła użytkownika. 4.4 Zmiana hasła użytkownika Edycja hasła użytkownika jest możliwa po wybraniu opcji Zmień hasło użytkownika z rozwijanego menu. 4.5 Zablokowanie / odblokowanie użytkownika Zablokowanie / odblokowanie konta użytkownika jest możliwe po wybraniu odpowiedniej opcji pod zdjęciem profilowym użytkownika. Zablokowany użytkownik nie może logować się do aplikacji mobilnej i Managera RoboEdu oraz nie można generować dla niego nowych powiadomień, płatności lub dzieci. 4.5 Usuwanie użytkownika Usunięcie konta użytkownika jest możliwe po wybraniu opcji Usuń użytkownika z rozwijanego menu.

11 11 Użytkownika można usunąć wyłącznie wtedy, jeżeli dzieci przypięte do jego konta nie są zapisane do żadnych grup. Usunięcie użytkownika jest równoznaczne z usunięciem kont wszystkich jego dzieci, jego powiadomień oraz płatności.

12 12 5. Trenerzy 5.1 Informacje ogólne W zakładce Trenerzy znajdują się profile osób, które prowadzą zajęcia dla dzieci w firmie. Rodzice logujący się do aplikacji mobilnej mogą podejrzeć dane prowadzących i wysyłać e na ich adresy kontaktowe. Samo utworzenie profilu trenera pozwala tylko na powiązanie z nim grup zajęciowych. Aby trener uzyskał dostęp do Managera RoboEdu, konieczne jest dodatkowo założenie mu konta użytkownika i połączenie go z istniejącym trenerem. Trenerzy mający dostęp do Managera widzą tylko zakładkę Terminy, w ramach której mogą filtrować swoje zajęcia, zmieniać ich opis i uzupełniać listę obecności. W zakładce Trenerzy możliwe jest wykonanie następujących akcji: Wyszukiwanie kont trenerów po ich imieniu, nazwisku lub adresie Zmiana sposobu sortowania Zmiana ilości rekordów wyświetlanych na stronie Filtrowanie profili trenerów po aktywnych / zablokowanych Utworzenie nowego trenera Edycja profilu trenera Przejście do konta użytkownika trenera, jeżeli takowe posiada Przejście do terminów zajęć trenera Zablokowanie / odblokowanie profilu trenera Usunięcie profilu trenera Po zmianie ustawień okna trenerów (przefiltrowaniu, zmianie sposobie sortowania lub ilości wyświetlanych rekordów) system zapamięta nasze bieżące ustawienia, więc po kolejnym wejściu w ten widok dotychczasowe wybory zostaną przywrócone. Oczywiście w każdej chwili możliwa jest ich zmiana lub wyczyszczenie. 5.2 Tworzenie trenera Aby utworzyć nowego trenera, należy kliknąć na przycisk plusa w prawym dolnym rogu okna, który otworzy następujący formularz: Imię imię trenera Nazwisko nazwisko trenera Wiek wiek trenera (można wpisać myślnik w przypadku, jeżeli nie chcemy podawać wieku trenera) Płeć płeć trenera

13 13 adres trenera do kontaktu dla rodziców dzieci Opis trenera opis trenera wyświetlany w aplikacji mobilnej Zdjęcie trenera zdjęcie trenera wyświetlane w aplikacji mobilnej (dopuszczalne formaty pliku: JPG, JPEG, PNG lub GIF, max. rozmiar to 500kb) Adresy trenerów muszą być unikalne, aby było możliwe ich zapisanie. 4.3 Edycja danych trenera Edycja danych trenera jest możliwa po kliknięciu w zdjęcie profilowe lub wybraniu opcji Edytuj profil trenera z rozwijanego menu. Edycji podlegają te same pola co w formularzu tworzenia trenera. 4.4 Zablokowanie / odblokowanie trenera Zablokowanie / odblokowanie konta trenera jest możliwe po wybraniu odpowiedniej opcji pod zdjęciem profilowym trenera. zajęć. Zablokowany trener nie może być przypisywany do nowych grup ani terminów 4.5 Usuwanie trenera Usunięcie konta trenera jest możliwe po wybraniu opcji Usuń trenera z rozwijanego menu. Trenera można usunąć wyłącznie wtedy, jeżeli nie jest on przypisany do żadnej grupy zajęciowej i nie jest powiązany z żadnym kontem użytkownika.

14 14 6. Dzieci 6.1 Informacje ogólne W zakładce Dzieci znajdują się profile dzieci, które uczęszczają na zajęcia prowadzone przez firmę. Dzieci można zapisywać do grup zajęciowych, co automatycznie generuje płatność dla ich rodziców równą kwocie wpisanej w danych grupy. Z dziećmi związana jest także frekwencja zajęć sprawdzana w zakładce Terminy i następnie raportowana w zakładce Raporty -> Frekwencja dzieci i Raporty -> Frekwencja grup. W zakładce Dzieci możliwe jest wykonanie następujących akcji: Wyszukiwanie dzieci po imieniu, nazwisku lub grupie, do której są zapisane Zmiana sposobu sortowania Zmiana ilości rekordów wyświetlanych na stronie Filtrowanie dzieci po aktywnych / nieaktywnych / chłopcy / dziewczynki Tworzenie dzieci Podgląd i edycja danych dziecka Zapisanie / usunięcie dziecka z grupy zajęciowej Podgląd terminów zajęć dziecka Przejście do konta rodzica Zablokowanie / odblokowanie dziecka Usunięcie dziecka Po zmianie ustawień okna dzieci (przefiltrowaniu, zmianie sposobie sortowania lub ilości wyświetlanych rekordów) system zapamięta nasze bieżące ustawienia, więc po kolejnym wejściu w ten widok dotychczasowe wybory zostaną przywrócone. Oczywiście w każdej chwili możliwa jest ich zmiana lub wyczyszczenie. 6.2 Tworzenie dziecka Aby utworzyć nowego trenera, należy kliknąć na przycisk plusa w prawym dolnym rogu okna, który rozwinie następujący formularz: Imię imię dziecka Nazwisko nazwisko dziecka Data urodzenia data urodzenia dziecka, ma bezpośrednio wpływ na to, do której grupy będzie można później zapisać dziecko Konto rodzica konto rodzica (użytkownika) Płeć płeć dziecka

15 Podgląd / edycja danych dziecka Aby przejść do podglądu danych dziecka, należy kliknąć na zdjęciu profilowym dziecka lub wybrać z rozwijanego menu Zobacz profil dziecka. W oknie podglądu danych osobowych dziecka możliwa jest także ich edycja. Edytować można wszystkie pola profilowe dziecka. 6.4 Grupy dziecka Aby przejść do grup dziecka, należy otworzyć podgląd danych dziecka i przejść do zakładki Grupy dziecka. W oknie grup dziecka znajduje się lista grup, do których uczęszcza bądź uczęszczało wybrane dziecko. Możemy także zapisać dziecko do kolejnej grupy lub usunąć je z wybranej. Uwaga! Usunięcie dziecka z grupy, w której była już sprawdzana lista obecności, nie spowoduje, że dziecko to zniknie z raportów frekwencji! 6.5 Terminy zajęć Aby przejść do terminów zajęć, należy otworzyć podgląd danych dziecka i przejść do zakładki Terminy zajęć. W oknie terminy zajęć znajduje się lista odbytych i przyszłych terminów zajęć wskazanego dziecka w grupach, do których jest zapisany. Znajduje się tam też informacja o jego frekwencji i temacie zajęć (jeżeli lista obecności i opis terminów był uzupełniany dla odbytych już zajęć). 6.6 Zablokuj / odblokuj dziecko Zablokowanie / odblokowanie konta dziecka jest możliwe po wybraniu odpowiedniej opcji pod zdjęciem profilowym dziecka. Zablokowane dziecko nie może być przypisywane do nowych grup, nie jest wyświetlane w aplikacji mobilnej rodzicom, nie figuruje na listach obecności grup, do których zostało zapisane i nie dostaje powiadomień kierowanych do jego grup. 6.7 Usuwanie dziecka Usunięcie konta dziecka jest możliwe po wybraniu opcji Usuń dziecko z rozwijanego menu. Dziecka nie można usunąć, jeżeli zostało zapisane do jakiejkolwiek grupy zajęciowej.

16 16 7. Grupy 7.1 Informacje ogólne W zakładce Grupy znajdują się lista grup, w ramach których prowadzone są zajęcia dla dzieci. Każda grupa może mieć skonfigurowany tygodniowy harmonogram zajęć, co pozwoli później użyć automatu do wygenerowania konkretnych terminów spotkań w zakładce Terminy. Oprócz tego w ramach grup możemy określić minimalny i maksymalny wiek zapisywanych dzieci (system będzie wówczas kontrolował, które dzieci mogą zostać dołączone do zajęć, a które nie), limit dzieci, kategorię zajęć (ze słownika) i inne podstawowe dane. Osobne miejsce należy poświęcić polu koszt wszystkich zajęć, które znajduje się na formularzu dodawania / edycji grup. Ustawienie tego pola na wartość większą niż zero spowoduje, że rodzic każdego dziecka zapisanego do tej grupy automatycznie otrzyma tę kwotę w ramach swojego salda do zapłaty. W zakładce Grupy możliwe jest wykonanie następujących akcji: Wyszukiwanie grup po nazwie, adresie, dziecku, trenerze lub kategorii Zmiana sposobu sortowania Zmiana ilości wierszy na stronie Filtrowanie po aktywnych / zablokowanych grupach Utworzyć grupę Edytować grupę Zablokować / odblokować grupę Usunąć grupę Po zmianie ustawień okna grupy (przefiltrowaniu, zmianie sposobie sortowania lub ilości wyświetlanych rekordów) system zapamięta nasze bieżące ustawienia, więc po kolejnym wejściu w ten widok dotychczasowe wybory zostaną przywrócone. Oczywiście w każdej chwili możliwa jest ich zmiana lub wyczyszczenie. 7.2 Tworzenie grupy Aby utworzyć nową grupę, należy kliknąć na przycisk plusa w prawym dolnym rogu okna, który otworzy następujący formularz: Nazwa nazwa grupy Adres zajęć adres zajęć grupy Koszt wszystkich zajęć w PLN kwota doliczana do salda użytkowników, których dzieci zostaną zapisane do grupy Kategoria kategoria grupy ze słownika

17 17 Trener trener prowadzący zajęcia w grupie, jego dane wyświetlą się w aplikacji mobilnej Limit dzieci maksymalna liczba dzieci, które będzie można zapisać do grupy Zajęcia od / do okres, w którym odbywać się będą spotkania grupy Minimalny / maksymalny wiek dziecka przedział wiekowy dzieci, które będzie można zapisać do grupy Terminy zajęć tygodniowy harmonogram zajęć, nie jest konieczne go konfigurować, gdyż nie wyświetla się w aplikacji mobilnej, ale może być to pomocne w przypadku, jeżeli chcemy szybko wygenerować terminy spotkań za pomocą automatycznego generatora w zakładce Terminy. 4.3 Edycja grupy Edycja grupy jest możliwa po kliknięciu w zdjęcie grupy lub wybraniu opcji Edytuj grupę z rozwijanego menu. Edycji podlegają te same pola co w formularzu tworzenia grupy. 6.6 Zablokuj / odblokuj grupę Zablokowanie / odblokowanie grupy jest możliwe po wybraniu odpowiedniej opcji pod zdjęciem grupy. Do zablokowanej grupy nie możemy zapisać nowych dzieci, wygenerować nowych terminów oraz powiadomień. 6.7 Usuwanie grupy Usunięcie grupy jest możliwe po wybraniu opcji Usuń grupę z rozwijanego menu pod zdjęciem grupy. Usunąć grupę możemy tylko wówczas, jeżeli nie są zapisane do niej dzieci i nie ma ona wygenerowanych terminów w zakładce Terminy.

18 18 8. Terminy 8.1 Informacje ogólne Terminy to konkretne daty, w których odbywają się spotkania grup zajęciowych. Każdy termin ma godzinę rozpoczęcia i zakończenia, dzień, w którym się odbywa i trenera prowadzącego. Możliwe jest uzupełnienie opisu zajęć i listy obecności dzieci dla każdemu terminu spotkania (opcje te odsłaniają się począwszy od dnia, w którym te zajęcia się odbywają). Czynnościami tymi mogą zajmować się trenerzy, którzy mają dostęp do Managera RoboEdu i widzą swoje terminy zajęć. W przypadku dużej ilości terminów zajęć nie ma potrzeby ich ręcznego tworzenia jeden po drugim. System udostępnia opcje masowego generowania i usuwania terminów zajęć w oparciu o tygodniowe harmonogramy grup skonfigurowane w ich szczegółach. Wystarczy podać okres, w jakim chcemy utworzyć zajęcia, wskazać grupy, dla których ma być wykonana akcja i system sam wygeneruje terminy z odpowiednimi datami. Oczywiście możemy później samodzielnie edytować utworzone zajęcia oraz pousuwać te, które wypadają w dni świąteczne. W zakładce Terminy możliwe jest wykonanie następujących akcji: Wyszukiwanie terminów po opisie, dacie od / do, grupie i trenerze Pobieranie przefiltrowanej listy terminów w formacie CSV (np. do Excela) Zmiana sposobu sortowania Zmiana ilości wierszy na stronie Filtrowanie terminów po predefiniowanych tagach Masowe generowanie terminów Masowe usuwanie terminów Utworzenie terminu Edycja terminu Edycja listy obecności Edycja opisu terminu Odwołanie terminu Usuwanie terminu Domyślnie w oknie Terminy zajęcia są wyświetlane począwszy od daty dzisiejszej w przód. Aby wyświetlić odbyte terminy zajęć, należy ręcznie zmienić ustawienia w sekcji Zaawansowane filtrowanie. W przypadku eksportu do CSV należy pamiętać o tym, że eksportowane są tylko wiersze zestawienia widoczne na aktualnej stronie. W przypadku zamiaru wyeksportowania danych ze wszystkich przefiltrowanych stron należy zwiększyć limit ilości wierszy na stronie, choć górny limit dla tej operacji wynosi 200.

19 19 Po zmianie ustawień okna Terminy (przefiltrowaniu, zmianie sposobie sortowania lub ilości wyświetlanych rekordów) system zapamięta nasze bieżące ustawienia, więc po kolejnym wejściu w ten widok dotychczasowe wybory zostaną przywrócone. Oczywiście w każdej chwili możliwa jest ich zmiana lub wyczyszczenie. 8.2 Tworzenie terminu Aby utworzyć nowy termin, należy kliknąć na przycisk plusa w prawym dolnym rogu okna, który rozwinie następujący formularz: Data zajęć dzień, na który planowane są zajęcia Godzina od godzina rozpoczęcia zajęć Godzina do godzina zakończenia zajęć Grupa grupa, dla które zaplanowane są zajęcia Trener trener prowadzący zajęcia 8.3 Edycja terminu Edycja terminu jest możliwa po wybraniu opcji Edytuj termin z rozwijanego menu opcji wybranego terminu. Edycji podlegają te same pola co w formularzu tworzenia terminu. 8.4 Edycja listy obecności Edycja listy obecności jest możliwa po wybraniu opcji Edytuj listę obecności z rozwijanego menu opcji wybranego terminu. Opcja ta odsłoni się dopiero w dniu, na który przypadają zajęcia. Na liście obecności możemy zaznaczyć, które dzieci pojawiły się na zajęciach. Zbiorcze dane związane z frekwencją będzie można później podejrzeć w zakładce Raporty -> Frekwencja Grup i Raporty -> Frekwencja dzieci. Uwaga! W przypadku dopisania dziecka do grupy po sprawdzeniu frekwencji, nie pojawi się on już na zapisanych listach. Jego profil widoczny będzie dopiero na kolejnych pustych listach obecności. 8.5 Edycja opisu zajęć Edycja opisu zajęć jest możliwa po wybraniu opcji Uzupełnij opis zajęć z rozwijanego menu opcji wybranego terminu. Opcja ta odsłoni się dopiero w dniu, na który przypadają zajęcia.

20 20 Opis odbytych zajęć wyświetla się użytkownikom aplikacji mobilnej w szczegółach grup, do których zapisane są ich dzieci. W momencie jego uzupełnienia wysyłane jest także powiadomienie do wszystkich rodziców dzieci w grupie o aktualizacji opisu zakończonych zajęć. 8.6 Odwołanie zajęć Odwołanie zajęć jest możliwa po wybraniu opcji Odwołaj zajęcia z rozwijanego menu opcji wybranego terminu. Opcja ta zachowuje termin zajęć na liście zaplanowanych zajęć w aplikacji mobilnej i Managerze RoboEdu, ale oznacza go jako odwołany. W momencie odwołania terminu zajęć wysyłane jest także powiadomienie do wszystkich rodziców dzieci w grupie o anulowaniu zajęć. Opcji tej należy używać wówczas, jeżeli rodzice wiedzieli już o danym terminie zajęć i był on uprzednio opublikowany, ale z jakiś przyczyn nie może się on odbyć. Usuwanie go z listy wprowadziłoby za duże zamieszanie i mogłoby zostać też niezauważone przez część użytkowników. 8.7 Usuwanie terminu Usunięcie terminu jest możliwa po wybraniu opcji Usuń termin z rozwijanego menu opcji wybranego terminu. Usuwanie terminów zajęć jest możliwe nawet po ich odbyciu lub uzupełnieniu listy obecności dzieci. Taki termin zniknie wówczas z zestawień Raporty -> Frekwencja Grup i Raporty -> Frekwencja dzieci. 8.8 Masowe generowanie terminów Masowe generowanie terminów jest możliwe po wybraniu opcji Generuj masowo terminy zajęć z rozwijanego menu opcji okna. Opcja ta działa tylko dla grup, które mają zdefiniowany tygodniowy harmonogram terminów zajęć. Należy wskazać grupy, dla których automat ma wygenerować daty spotkań oraz wskazać przedział czasowy. Uwaga! W przypadku wskazania przedziału czasowego szerszego od tego wpisanego w danych grupy, zostanie on automatycznie zawężony. Generator przed rozpoczęciem procesu tworzenia nowych terminów dla wybranej grupy zawsze usunie wszystkie te, które już znajdują w danym przedziale czasu. Zapobiega to dublowaniu się terminów zajęć.

21 Masowe usuwanie terminów Masowe usuwanie terminów jest możliwe po wybraniu opcji Usuwaj masowo terminy zajęć z rozwijanego menu opcji okna. Należy wskazać grupy, dla których automat ma usunąć daty spotkań oraz wskazać przedział czasowy.

22 22 9. Powiadomienia 9.1 Informacje ogólne Powiadomienia pozwalają na bezpośrednią komunikację pomiędzy firmą, a użytkownikami korzystającymi z aplikacji mobilnej. System wysyła zarejestrowane powiadomienia co 30 minut do adresatów, a ich telefony komórkowe wyświetlają je nawet, jeżeli aplikacja RoboEdu nie jest w tym momencie otwarta lub działa w tle. Jest więc to najszybszy sposób na przekazywanie informacji rodzicom. Powiadomienia można planować w przód poprzez ustawianie daty wysyłki na datę w przyszłości. Jest też możliwość wskazania wielu użytkowników i grup jako adresatów pojedynczego powiadomienia. Możliwe jest usuwanie tylko tych powiadomień, które nie zostały jeszcze wysłane do użytkowników. W przypadku powiadomienia ze wskazanymi wieloma adresatami, system wygeneruje tyle identycznych powiadomień, ilu użytkowników docelowych. W zakładce Powiadomienia możliwe jest wykonanie następujących akcji: Wyszukiwanie powiadomień po tytule, treści, użytkowników i dacie od / do wysyłki Filtrowanie powiadomień po predefiniowanych tagach Zmiana sposobu sortowania Zmiana ilości wierszy na stronie Tworzenie powiadomień Usuwanie powiadomień Po zmianie ustawień okna Powiadomienia (przefiltrowaniu, zmianie sposobie sortowania lub ilości wyświetlanych rekordów) system zapamięta nasze bieżące ustawienia, więc po kolejnym wejściu w ten widok dotychczasowe wybory zostaną przywrócone. Oczywiście w każdej chwili możliwa jest ich zmiana lub wyczyszczenie. 9.2 Tworzenie powiadomienia Aby utworzyć nowe powiadomienie, należy kliknąć na przycisk plusa w prawym dolnym rogu okna, który rozwinie następujący formularz:

23 23 Grupa / Grupy jedna lub więcej grup, które mają być adresatami powiadomienia. System sprawdza, jakie dzieci są zapisane do grupy i wysyła powiadomienia do ich rodziców. Użytkownik / Użytkownicy jeden lub więcej użytkowników, którzy mają być adresatami powiadomienia Zdjęcie opcjonalne zdjęcie do powiadomienia Data wysyłki domyślnie ustawiana na teraz. Data wysyłki wskazuje, kiedy powiadomienie ma zostać wysłane do wskazanych adresatów Link URL opcjonalny link, który przekieruje użytkownika do strony WWW po kliknięciu na czytaj więcej w treści powiadomienia w aplikacji mobilnej Tytuł tytuł powiadomienia Treść treść powiadomienia 9.3 Usuwanie powiadomienia Usunięcie powiadomienia jest możliwe po wybraniu opcji Usuń powiadomienie z rozwijanego menu opcji powiadomienia. Możliwe jest usuwanie tylko tych powiadomień, które nie zostały jeszcze wysłane do użytkowników.

24 Płatności 10.1 Informacje ogólne Płatności pozwalają na zarządzanie saldem do zapłacenia użytkowników logujących się do aplikacji mobilnej oraz wysyłanie im wystawionych faktur do pobrania. Saldo do zapłacenia użytkownika powiększa się automatycznie wtedy, kiedy zapiszemy jego dziecko do grupy. Możemy też powiększyć lub zmniejszyć je ręcznie za pomocą płatności korygującej. Płatności dzielimy na dwa typy: Zwykła płatność oznacza płatność wykonaną przez użytkownika, do której należy wystawić fakturę / paragon / fakturę korygującą; do tego typu płatności zawsze należy dołączyć dokument potwierdzający w załączniku. Płatność korygująca oznacza ręczną zmianę salda użytkownika przez pracownika firmy; do tego typu płatności nie dołącza się żadnego dokumentu w załączniku, gdyż ta płatność jest niewidoczna dla użytkownika aplikacji mobilnej na liście zarejestrowanych płatności. Stosuje się ją wtedy, jeżeli potrzebujemy ręcznie pomniejszyć lub powiększyć kwotę salda widoczną dla użytkownika. Uwaga! W przypadku płatności kwota dodatnia pomniejsza saldo użytkownika, a ujemna podwyższa. W zakładce Płatności możliwe jest wykonanie następujących akcji: Wyszukanie płatności po numerze, opisie lub użytkowniku Zmiana sposobu sortowania Zmiana ilości wierszy na stronie Filtrowanie płatności po predefiniowanych tagach Tworzenie płatności Usuwanie płatności Po zmianie ustawień okna Płatności (przefiltrowaniu, zmianie sposobie sortowania lub ilości wyświetlanych rekordów) system zapamięta nasze bieżące ustawienia, więc po kolejnym wejściu w ten widok dotychczasowe wybory zostaną przywrócone. Oczywiście w każdej chwili możliwa jest ich zmiana lub wyczyszczenie.

25 Tworzenie płatności Aby utworzyć nową płatność, należy kliknąć na przycisk plusa w prawym dolnym rogu okna, który rozwinie następujący formularz: Typ płatności zwykła lub korygująca, typy płatności zostały opisane powyżej Numer numer płatności Opis opcjonalny opis płatności Użytkownik adresat płatności Kwota kwota płatności, dopuszczalne są kwoty ujemne Data zapłaty Plik faktury pole widoczne tylko w przypadku płatności zwykłych 10.3 Usuwanie płatności Usunięcie płatności jest możliwe po wybraniu opcji Usuń płatność z rozwijanego menu opcji płatności.

26 Słowniki Okno słowników pozwala na podgląd i edycję słowników systemowych Managera RoboEdu. Słowniki najlepiej skonfigurować zaraz na początku pracy z Managerem, gdyż są one konieczne do poprawnego działania systemu. Istotne jest też pamiętać, że ze słownika raz użytego nie można już usuwać pozycji ze względu na integralność danych systemu. Zawsze możliwe jest natomiast dopisywanie nowych pozycji lub edycja istniejących. W tym momencie dostępne do konfiguracji są słowniki: Kategorii grup

27 Raporty 12.1 Informacje ogólne Raporty pozwalają na generowanie tabelarycznych zestawień istotnych informacji związanych z działaniem systemu. Każdy raport można skonfigurować zależnie od własnych potrzeb (zmienić filtry, sposób sortowania, ilość rekordów widocznych na stronie) oraz wyeksportować jego rezultaty do formatu CSV (możliwy do otwarcia np. w Excelu). W przypadku eksportu do CSV należy pamiętać o tym, że eksportowane są tylko wiersze zestawienia widoczne na aktualnej stronie. W przypadku zamiaru wyeksportowania danych ze wszystkich przefiltrowanych stron należy zwiększyć limit ilości wierszy na stronie, choć górny limit dla tej operacji wynosi Saldo płatności Raport salda płatności wyświetla zbiorcze informacje związane z płatnościami użytkowników. Można podejrzeć w nim naliczone koszty zapisu dzieci do grup każdego użytkownika, kwotę, jaka została już zapłacona oraz kwotę pozostałą jeszcze do uiszczenia. Rubryka na samym dole zestawienia prezentuje zsumowane kwoty dla wszystkich przefiltrowanych użytkowników Frekwencja grup Raport frekwencji grup wyświetla zbiorcze informacje związane z obecnością dzieci na zajęciach w grupach. Punktem odniesienia są tu poszczególne terminy zajęć, dla których wyliczane jest, ile było na nich dzieci i ile mogło na nich być. Rubryka na samym dole zestawienia prezentuje zsumowane wartości dla wszystkich przefiltrowanych terminów Frekwencja dzieci Raport frekwencji dzieci wyświetla zbiorcze informacje związane z obecnością dzieci na zajęciach w grupach. Punktem odniesienia są tu jednak dzieci i ich frekwencja na każdym poszczególnym terminie zajęć, gdzie sprawdzono listę obecności. Rubryka na samym dole zestawienia prezentuje zsumowane wartości dla wszystkich przefiltrowanych terminów.