ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/SL33/2017 dotyczące wyboru dostawcy systemu informatycznego i sprzętu informatycznego. Zakup jest planowany w ramach Projektu:

Transkrypt

1 TK Tomasz Krywult ul. Żeromskiego 20A Częstochowa ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/SL33/2017 dotyczące wyboru dostawcy systemu informatycznego i sprzętu informatycznego Zakup jest planowany w ramach Projektu: Wdrożenie technologii informacyjno-komunikacyjnej poprzez zakup oprogramowania automatyzującego procesy biznesowe. rekomendowanego do dofinansowania w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata (Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego), Oś Priorytetowa III. Konkurencyjność MŚP, Działanie 3.3. Technologie informacyjno komunikacyjne w działalności gospodarczej, nr wniosku o dofinansowanie: WND-RPSL DA/ Nazwa i adres zamawiającego: TK Tomasz Krywult Siedziba: ul. Żeromskiego 20A Częstochowa tel.: biuro(@)tk-lighting.eu Tryb postępowania: Konkurs ofert procedura konkurencyjności Data ogłoszenia: r. Termin składania ofert: od r. do r. 1) Opis przedmiotu zapytania ofertowego: Zamówienie będzie się składało z dwóch podstawowych elementów: 1. Zakup oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych w firmie (licencja bezterminowa). Opis funkcjonalny (modułowy): 1. Moduł Sprzedaż i Dystrybucja. Ma zapewnić obsługę zamówień od klientów i do dostawców, rezerwacje towarów, generowanie dokumentów np. według procesu sprzedaży lub zakupu np. FV z WZ, WZ z zamówień klientów, zamówień klientów z ofert, PZ z zamówień do dostawców, przygotowanie i wysyłanie ofert wraz ze zdjęciami, opisami, parametrami produktów, integracja zamówień z platformami B2B, mobilna obsługa sprzedaży przy pomocy urządzeń opartych o system android (telefon, tablet), obsługa EDI Elektronicznej wymiany dokumentów, podpisywanie dokumentów wychodzących za pomocą podpisu

2 elektronicznego, współpraca z systemami firm spedycyjnych możliwość eksportu listów przewozowych do programów firm spedycyjnych. 2. Moduł Magazyn i Zaopatrzenie. Ma zapewnić generowanie dokumentów magazynowych (PZ, WZ, RW, PW, MM), współpracę z drukarkami etykiet i czytnikami kodów kreskowych, obsługę kodów kreskowych w wielu standardach w tym kodów 2D, współpracę z kolektorem danych, obsługę przyjęć i wydań towarów oraz inwentaryzacji, optymalizację stanów magazynowych, szybkie generowanie zamówień do dostawców i uzupełniania stanów magazynowych na podstawie wybranych przez użytkownika kryteriów, zaimplementowanie obsługi kodów kreskowych poprzez kolektory danych oraz czytniki kodów kreskowych. 3. Moduł Produkcja. Ma zapewnić definiowanie technologii produktu, materiałów i półproduktów niezbędnych do wykonanie każdego etapu, parametry dowolne, np.: charakterystyka, wymiary, itp., podpinanie plików np. rysunki techniczne, tworzenie podzleceń na brakujące półprodukty wraz z wyliczaniem ilości uwzględniającej stany magazynowe półproduktów oraz zapotrzebowania na półprodukt przy kolejnych zleceniach, drukowanie etykiet, obsługa drukarek i czytników kodów kreskowych, raporty produkcji, rejestrację przebiegu produkcji (osób, czasu realizacji, materiałów), bieżące monitorowanie zaawansowania zleceń oraz rzeczywistych kosztów produkcji. 4. Moduł Zarządzania organizacją CRM. Ma zapewnić zarządzanie organizacją pracy, obiegiem zadań i dokumentów, zarządzanie pracą, zadaniami, kontaktami, projektami oraz obiegiem informacji w firmie. 5. Moduł Finanse i Płatności. Ma zapewnić automatyzację procesu rozliczania należności, dzięki integracji z systemami transakcyjnymi banków. Umożliwiać w łatwy sposób monitorowanie należności, tworzenie i wysyłanie wezwań do zapłaty, not odsetkowych oraz prowadzenie windykacji, możliwość tworzenia kompensat. 6. Moduł Księgowość i Środki Trwałe. Ma zapewnić wspieranie prowadzenia rachunkowości firmy zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości i przepisami prawa podatkowego, automatyzacja procesów księgowych, sprawne definiowanie i przygotowywanie niezbędnych raportów i analiz zarządczych, wielopoziomowy plan kont i wzorce księgowań, prowadzenie ewidencji posiadanych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia, naliczanie co miesiąc amortyzacji. 7. Moduł Analiza i Raportowanie. Ma zapewnić predefiniowane raporty obejmujące takie obszary jak: sprzedaż, magazyn, produkcja, księgowość - możliwość podłączenia się do danych zawartych w bazie poprzez arkusz kalkulacyjny np. Excel oraz tworzenie dowolnych zestawień, wykresów i tabel przestawnych tj. księga jakości. Opis techniczny (planowane rozwiązania zidentyfikowane jako optymalne): System ma być oparty na bazie danych PostgreSQL czyli zaawansowanym technologicznie i funkcjonalnie opensourcowym silniku bazodanowym charakteryzującym się skalowalnością rozwiązań oraz stabilnością. Ma pozwolić na płynną pracę systemu wykorzystującego dużą ilość danych generowanych przez firmę. Musi posiadać mechanizm replikacji i równoważenia obciążenia.

3 Kod określony we wspólnym słowniku zamówień (CPV): CPV: Usługi programowania 2. Zakup sprzętu informatycznego (nowe środki trwałe): 1. Monitor dotykowy (2 szt.) - o następujących minimalnych parametrach: przekątna ekranu: 23", System operacyjny (wersja 64-bitowa), procesor - 2 rdzenie, 2.30 GHz, 3 MB cache, karta graficzna zgodna z DirectX12, pamięć: 4 GB (SO-DIMM DDR4, 2133 MHz), dysk: 1000 GB SATA 7200 obr., Express Cache 8 GB. 2. Laptop (3 szt.) o następujących minimalnych parametrach: Procesor 4 rdzenie, od 1.44 GHz do 2.24 GHz, 2 MB cache, pamięć RAM: 2 GB DDR3, pamięć wbudowana 64 GB, przekątna ekranu 10.1", rozdzielczość ekranu: 1280 x 800. Kod określony we wspólnym słowniku zamówień (CPV): Urządzenia komputerowe 3. Kolektor na magazyn (2 szt.) - o następujących minimalnych parametrach: Akumulator litowo-jonowy 2400 mah, audio: głośnik i mikrofon, Bluetooth Class II2.0 + EDR, pamięć RAM [MB]: 128, pamięć ROM [MB]: 256, procesor z częstotliwością taktowania powyżej 600 MHz, Slot na karty micro SDHC, Odczytywane kody kreskowe 1D, 2D, Interfejs: Bluetooth, USB 1.1, Wi-Fi b/g/n., Wyświetlacz: 2.8 cala; TFT LCD. 4. Czytnik kodów kreskowych (2 szt.) - o następujących minimalnych parametrach: czytnik bezprzewodowy, Rodzaje interfejsu: multiinterfejs USB,Typ skanera: 1D, imager, Odczytywane kody kreskowe: UPC/EAN: UPC-A, UPC-E, UPC-E1, EAN-8/JAN kreskowych 8, EAN-13/JAN 13, Bookland EAN, Bookland ISBN Format, UCC Coupon Extended Code, ISSN EAN Code 128, w tym GS1-128, ISBT 128, ISBT Concatenation, Code 39, w tym Trioptic Code 39, konwersja Code 39 na Code 32 (Italian Pharmacy Code), Code 39 Full ASCII Conversion Code 93 Code 11 Matrix 2 of 5 Interleaved 2 of 5 (ITF) Discrete 2 of 5 (DTF) Codabar (NW &ndash 7) MSI Chinese 2 of 5 IATA Inverse 1D DataBar Limited, GS1 DataBar, Zasięg odczytu: 6m, Szybkość skanowania: 547 skanów/sek. Kod określony we wspólnym słowniku zamówień (CPV): Osprzęt do dużych systemów komputerowych 2) Warunki udziału w postępowaniu - dopuszczające: Do udziału w niniejszym postępowaniu dopuszczone będą podmioty spełniające poniższe kryterium, oceniane na podstawie oświadczenia będącego załącznikiem do formularza ofertowego. Niespełnienie kryterium skutkować będzie odrzuceniem oferty: 1. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa,

4 c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 3) Terminy: Termin podpisania umowy: do 7 dni od zakończenia postępowania ofertowego Termin rozpoczęcia prac: do 7 dni od podpisania umowy Maksymalny termin zakończenia prac: r. 4) Kryteria wyboru oferty: 1. Cena: Najniższa oferta cenowa sumarycznie 7 punktów, druga z kolei oferta 5 punktów, trzecia z kolei oferta 2 punkty, kolejne 0 punktów. 2. Termin gwarancji na system/ termin gwarancji na wszystkie środki trwałe (w przypadku wpisania różnej długości gwarancji dla poszczególnych środków trwałych punktowany będzie najkrótszy termin): Najdłuższy termin gwarancji - 3 punkty, druga z kolei oferta 2 punkty, kolejne 0 punktów. 3. Czas wykonania usługi/ dostarczenia środków trwałych: Najkrótszy czas wykonania usługi/ dostarczenia środków trwałych - 3 punkty, druga z kolei oferta 2 punkty, kolejne 0 punktów. Maksymalna liczba punktów do uzyskania w postępowaniu wynosi 13. Wygrywa oferta, która sumarycznie uzyska największą liczbę punktów w ramach powyższych kryteriów. W ofercie należy odnieść się do wszystkich kryteriów wyboru oferty. W przypadku, gdy Oferent pominie, jedno lub więcej kryteriów w ocenie zostanie przyznanych mu 0 punktów w danym kryterium. W przypadku takiej samej ilości sumarycznej punktów kryterium rozstrzygającym będzie cena (oferta z najniższą ceną spośród oferentów). 5) Dodatkowe postanowienia: 1. W ramach zamówienia istnieje możliwość składania oferty częściowej osobno dla oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych w firmie (licencja bezterminowa) oraz dla sprzętu informatycznego (nowe środki trwałe). 2. Zamawiający po dokonaniu oceny nadesłanych ofert dokona oceny najkorzystniejszej oferty co zostanie udokumentowane protokołem z wyboru oferty. 3. Informacja o wyniku postępowania zostanie wysłana do każdego oferenta, który złożył ofertę oraz zostanie umieszczona na stronie której zamieszczono zapytanie ofertowe w terminie 3 dni od jego zakończenia. 4. Zamawiający zaproponuje wybranemu oferentowi, który uzyskał największą ilość punktów, zawarcie umowy na realizację przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zakresu umowy zawartej z podmiotem wybranym w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia - wyłącznie w postaci aneksu zawartego w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej potwierdzonej przez należycie reprezentowanych przedstawicieli stron z następujących powodów:

5 a) uzasadnionych zmian w zakresie i sposobie wykonania przedmiotu zamówienia, b) obiektywnych przyczyn niezależnych do zamawiającego lub oferenta, c) okoliczności siły wyższej, d) zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy, e) otrzymania decyzji jednostki finansującej projekt zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których zamawiający zostanie zobowiązany. 6. Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data wpłynięcia oferty do zamawiającego. 7. W ramach zamówienia nie przewiduje się zamówień uzupełniających. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny. 9. Zamawiający zastrzega, że otrzymane oferty mogą zostać przekazane w celu weryfikacji do właściwej instytucji publicznej. 10. Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy. 11. Oferta musi być ważna minimum 3 miesiące od dnia złożenia oferty. 12. Umowa będzie zawierać zapisy dotyczące kar umownych w przypadku nienależytego wykonania zamówienia. 6) Sposób składania ofert: 1. Oferta musi zostać złożona na Formularzu ofertowym, zawierającym podpis osoby upoważnionej, uzupełnionym o wszystkie elementy, na wzorze stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Brak jakichkolwiek wymienionych elementów może skutkować odrzuceniem oferty. 2. Ofertę należy złożyć elektronicznie na adres: biuro(@)tk-lighting.eu lub w wersji papierowej pod adresem: ul. Żeromskiego 20A, Częstochowa.

6 Załącznik nr 1. Wzór formularza ofertowego FORMULARZ OFERTY Oferta dla: TK Tomasz Krywult Ul. Żeromskiego 20A Częstochowa W odpowiedzi na Zapytanie ofertowe nr 1/SL33/2017 z dnia r. dotyczącego wyboru dostawcy systemu informatycznego i sprzętu informatycznego, składamy poniższą ofertę: Nazwa: Adres: NIP: KRS lub REGON: Imię i nazwisko: Adres e mail: Telefon: Data przygotowania oferty: Data ważności oferty: Przedmiot zamówienia został opisy w Zapytaniu ofertowym nr 1/SL33/2017 Dane oferenta Dane osoby kontaktowej Parametry oferty Przedmiot zamówienia Oświadczamy, iż zapoznaliśmy się z zakresem prac będących przedmiotem zamówienia i je akceptujemy TAK Odniesienie do kryteriów wyboru oferty 1. Oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych w firmie (licencja bezterminowa). 1. Cena Cena (PLN) Netto Brutto NIE 2. Termin gwarancji Liczba miesięcy

7 3. Czas wykonania usługi Liczba miesięcy 2. Sprzęt informatyczny (nowe środki trwałe) 1. Cena Cena (PLN) Netto Brutto Monitor dotykowy (2 szt.) Laptop (3 szt.) Kolektor na magazyn (2 szt.) Czytnik kodów kreskowych (2 szt.) SUMA: 2. Termin gwarancji Liczba miesięcy 3. Czas wykonania usługi Liczba miesięcy Oświadczenia oferenta: 1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Zapytaniem ofertowym nr 1/SL33/2017, akceptujemy wszystkie opisane w nim zapisy i nasza oferta obejmuje wszystkie elementy określone w Zapytaniu. 2. Oświadczamy, że nie jesteśmy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

8 b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Imię i Nazwisko (osoby upoważnionej) Stanowisko służbowe Data i podpis