Urząd Miejski w Pabianicach. Sprawozdanie z audytu

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Pabianicach AKW do użytku służbowego Sprawozdanie z audytu Jednostka audytowana: Zespół Inżyniera Miasta Temat audytu: kontrola stworzenia strony internetowej dotyczącej promocji projektu pn. Poprawa dostępności i bezpieczeństwa transportu miejskiego na terenie Gminy Miejskiej Pabianice w ramach regionalnego programu operacyjnego województwa łódzkiego na lata Termin przeprowadzenia audytu: Od 17 do 25 października 2011r Kontrolujący: Audytor wewnętrzny mgr inż. Sławomir Bratuszewski Inspektor d/s kontroli wewnętrznej mgr Piotr Kęskiewicz Pismo nr.kpm-iv z dn r w sprawie kontroli stworzenia strony internetowej dotyczącej promocji projektu pn. Poprawa dostępności i bezpieczeństwa transportu miejskiego na terenie Gminy Miejskiej Pabianice.

2 Część ogólna (wstępna) 2 1. Sprawozdanie sporządzone przez Audytora Wewnętrznego Urzędu Miejskiego mgr Sławomira Bratuszewskiego i Inspektora Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miejskiego mgr Piotra Kęskiewicza działających na podstawie pisma nr.kpm-iv z dn r Część B.Ustalenia z badanych dokumentów 1. Kontrolujący zapoznali się z teczką zawierającą dokumenty dotyczące promocji projektu pn. Poprawa dostępności i bezpieczeństwa transportu miejskiego na terenie Gminy Miejskiej Pabianice w części dotyczącej założenia strony internetowej 2. Umowa o dofinansowanie projektu nr.uda-rpld /09-00 w ramach regionalnego programu operacyjnego województwa łódzkiego na lata z dn r (uzyskana z Zespołu Inżyniera Miasta) zał.nr.1 Projekt wyłoniono do dofinansowania na podstawie Uchwały podjętej przez Instytucję Zarządzającą w dn.23 grudnia 2010r? (powinno być 2009r) nr.2347/09 3. Wniosek pn. Poprawa dostępności i bezpieczeństwa transportu miejskiego na terenie Gminy Miejskiej Pabianice - (uzyskany z Zespołu Inżyniera Miasta) zał.nr.2 Wniosek został złożony w Urzędzie Marszałkowskim w dn r. Całkowity koszt w/w projektu oszacowano na kwotę ,64zł w tym planowane wydatki dotyczące promocji projektu to ,92zł. W ramach powierzonego zadania kontrolujący postanowili przedstawić istotne zapisy umowy o dofinansowanie projektu nr.uda-rpld /09-00 (zał. nr.1) tj: 2.1 na warunkach określonych w niniejszej umowie, Instytucja Zarządzająca (Województwo Łódzkie) przyznaje Beneficjentowi (Gmina Miejska Pabianice) na realizację projektu (którego całkowita wartość wynosi ,64zł) dofinansowanie w łącznej kwocie nie przekraczającej ,24zł 2.3 kwota dofinansowania stanowi nie więcej niż 85% rzeczywistej kwoty wydatków kwalifikowanych projektu 2.4 Beneficjent zobowiązuje się pokryć ze śr. własnych wszystkie wydatki niekwalifikowane w ramach projektu 2.5 całkowite wydatki kwalifikowane w ramach projektu wynoszą ,64zł 2.6 Beneficjent zobowiązuje się do wydatkowania na realizację projektu wkładu własnego w ramach wydatków kwalifikowanych w wysokości ,40zł 3 umowa obowiązuje od dnia jej podpisania do dnia realizacji wszystkich wynikających z niej obowiązków 8.1 Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu w oparciu o harmonogram realizacji projektu, który stanowi część wniosku o dofinansowanie (zał. nr.2) tj: planowany termin rozpoczęcia procedury wyłonienia wykonawcy IV kw. 2009r planowany termin rozpoczęcia realizacji projektu I kw. 2010r etapy realizacji projektu etap I promocja I IVkw. 2010r etap II budowa zatok autobusowych I III kw. 2010r etap III budowa wiat przystankowych I III kw. 2010r etap IV budowa wiat dla rowerów I III kw. 2010r etap V zakup autobusów zasilanych bioestrem I IV kw. 2010r planowany termin rzeczowego zakończenia projektu - IV kw. 2010r planowane zakończenie finansowe realizacji projektu - IV kw. 2010r

3 3 10 okres realizacji projektu jest zgodny z okresem wskazanym we wniosku o dofinansowanie, tj: a) termin rozpoczęcia realizacji projektu nie później niż r? b) zakończenie rzeczowe realizacji projektu: r c) zakończenie finansowe realizacji projektu (data poniesienia ostatniego uzasadnionego wydatku): r Kontrolujący zwracają uwagę, iż harmonogram realizacji projektu jak również termin rozpoczęcia realizacji nie koresponduje z terminem podpisania umowy o dofinansowanie projektu w dn r, ponieważ z przytoczonych wyżej dat wynika, iż przygotowywanie umowy przez Urząd Marszałkowski trwało ponad 1,5 miesiąca Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia r (chyba, że z odrębnych przepisów wynikają terminy dłuższe) w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz do informowania Instytucji Zarządzającej o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizowanym projektem Terminy uzależnione są od charakteru wsparcia (art.90 rozporządzenia Rady WE nr.1083/ obowiązek, o którym mowa w ust.2 dotyczy w szczególności: wniosku o dofinansowanie, wniosków o płatność wraz z załącznikami, całej korespondencji związanej z Projektem, w posiadaniu której jest Beneficjent 4. Na spotkaniu w sprawie transportu miejskiego w dn.22 stycznia 2010r (notatka służbowa RFZ/305-11/AW/8/2010) ustalono, że promocją zajmie się trzyosobowy zespół w składzie: Agnieszka S. odpowiada za całość Przedstawiciel RFZ (kier. RFZ Mariusz O.) Przedstawiciel MZK (Prezes MZK Jarosław Habura) 5. I postępowanie o wyłonienie wykonawcy strony internetowej I edycja w dn r kier. Referatu Funduszy Zewnętrznych (RFZ) wystosował pisma do: 1) Piotra D. Pabianice ul.prosta 5/2 2) Przemysława J. Pabianice ul.broniewskiego 7/9 m.63 3) Gniewomira S. Pabianice ul.warszawska 172a z prośbą o przedstawienie oferty na stworzenie strony internetowej projektów w technologii flash, zawierającą około 8-9 zakładek (np. aktualności, opisów celów projektu, prasa o nas, mapki lokalizacyjne, konferencja do pobrania) oraz zamieszczonymi mapkami lokalizacyjnymi i możliwością stworzenia galerii zdjęć z realizacji tego projektu (zał. nr.3). Zapytanie nie obejmuje opieki administracyjnej. Planowany termin uruchomienia strony do końca II 2010r. Odpowiedź prosimy dostarczyć do dnia r do RFZ Urzędu Miejskiego w wyznaczonym terminie odpowiedzi udzielili (zał. nr.3): Dobrosz P. z ceną 4.000zł netto Przemysław J. z ceną 5.200zł netto w dn r kier. RFZ zwrócił się z pismem do z-cy Prezydenta Pana Jarosława C. o wyrażenie zgody na zawarcie umowy o dzieło z Piotrem D. jako ofertą najkorzystniejszą. W piśmie informuje jednocześnie, iż wystąpił do trzech osób z zapytaniem ofertowym. Dwie osoby odpowiedziały, jedna nie. Na piśmie widnieje zgoda podpisana przez z-cę Prezydenta. w dn r z wybranym oferentem podpisano umowę o dzieło nr.8/2010 (zał. nr.4) tj: 1 Zamawiający w ramach projektu..., zleca a Wykonawca zobowiązuje się do opracowania strony www projektu pod nazwą:

4 4 2.4 Wykonawca oświadcza, iż posiada prawa do wykorzystania zdjęć użytych w projekcie i oświadcza, że pozbawione są one wszelkich wad prawnych oraz że przenosi na Urząd Miejski w Pabianicach prawa autorskie do tego dzieła i wyłączne prawa do wykorzystania dzieła, wprowadzenia do obrotu, wprowadzenia do pamięci komputera 3.1 odbiór strony www nastąpi na podstawie protokołu przekazania podpisanego przez obie strony 4.1 umowę zawarto na czas określony od dnia jej podpisania do r 5.1 ustala się następujące wynagrodzenie: 4.396zł brutto tj zł netto Umowę podpisał z-ca Prezydenta, a parafowali kier. NFZ, z-ca skarbnika Miasta i radca prawny. Kontrolujący zauważają, iż umowa o dzieło została podpisana przed dniem podpisania umowy o dofinansowanie projektu jak również terminem rozpoczęcia realizacji projektu ustalonym w 10 umowy (zał. nr.1) ale zgodnie z harmonogramem realizacji projektu zawartym we wniosku do Urzędu Marszałkowskiego (zał. nr.2). protokół odbioru z dnia r (zał. nr.5). Pod protokółem odbioru widnieje podpis strony przekazującej (wykonawcy) i podpis strony odbierającej w osobie kier. RFZ. W ocenie kontrolujących protokół nie spełnia wymogów ogólnie obowiązujących przy sporządzaniu tego rodzaju dokumentów. w dn r Wykonawca wystawił rachunek (zał. nr.5a) na kwotę 4.396zł brutto (4.000zł netto). Rachunek opisano zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami unijnymi w dniach 03, 05 i r. Zapłacono przelewem w dn r. 6. Zarządzenie nr.67/2010/p Prezydenta Miasta Pabianic z dn.17 marca 2010r w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. Poprawa dostępności i bezpieczeństwa transportu miejskiego na terenie Gminy Miejskiej Pabianice tj: 1 powołuję Zespół ds. realizacji projektu pn. Poprawa dostępności i bezpieczeństwa transportu miejskiego na terenie Gminy Miejskiej Pabianice w następującym składzie: 1) Julita W. (Naczelnik Wydziału Inżynierii Miasta i Ochrony Środowiska) Przewodnicząca Zespołu 2) Jarosław Habura (Prezes MZK) z-ca Przewodniczącego Zespołu 3) Mariusz O. (kier. RFZ) - z-ca Przewodniczącego Zespołu 4) Dominika Konopacka (Zespół Radców Prawnych) członek Zespołu 5) Katarzyna Kędzierska (Z-ca Skarbnika) członek Zespołu 6) Stanisław Wołosz (Dyr. ZDiZM) członek Zespołu 7) Agnieszka S. (Rzecznik prasowy Prezydenta Miasta) członek Zespołu 8) Andrzej Różański (Gł. Specjalista w Wydziale Inżynierii Miasta i Ochrony Środowiska) członek Zespołu 2 zadania realizowane przez członków Zespołu zawarte są w załączniku nr.1 do zarządzenia Promocją projektu zajmowały się następujące osoby: Jarosław Habura (odpowiedzialny za promocję projektu i organizację pracy zespołu ds. promocji projektu) Mariusz O. (odpowiedzialny za przygotowanie umowy na realizację strony internetowej projektu oraz jej bieżącą aktualizację, bierze udział w pracach zespołu ds. promocji projektu) Agnieszka S. (kierowanie pracą zespołu ds. promocji projektu, odpowiedzialna za promocję projektu w lokalnych mediach) 3 merytoryczny nadzór nad pracą Zespołu sprawuje I-szy z-ca Prezydenta Miasta Jarosław C.

5 7. II postępowanie o wyłonienie wykonawcy strony internetowej II edycja 5 w dn r kier. Referatu Funduszy Zewnętrznych (RFZ) wystosował pisma do: 1) itbiznes Piotr D. Pabianice ul.prosta 5/2 2) NATKOM Artur A. Pabianice ul.jana Pawła II 30 3) KOM-PC Pabianice ul.armii Krajowej 2 z prośbą o przedstawienie oferty na stworzenie strony internetowej projektów w technologii flash, zawierającej (zał. nr.6): a) około 8-9 zakładek (np. aktualności, opisów celów projektu, prasa o nas, mapki lokalizacyjne, konferencja do pobrania) b) interaktywny rozkład jazdy wszystkich linii autobusowych z podaniem dokładnych godzin odjazdów z poszczególnych przystanków c) wyszukiwarkę połączeń np. według nazwy przystanku, ulicy, linii d) sondy dotyczące np. czystości autobusów, punktualności kursowania komunik. miejskiej, warunków oczekiwania na przystankach czy warunków podróżowania w autobusach e) mapkę lokalizującą postoje taxi na terenie miasta Pabianice f) mapkę przystanków i rozkład jazdy autobusów PKS oraz prywatnych busów (przewoźników) g) rozkłady jazdy komunikacji miejskiej w telefonie komórkowym h) mapkę lokalizującą miejsca sprzedaży biletów MZK i) forum j) strona w trybie tekstowym z możliwością wyświetlania przez osoby niedowidzące, z możliwością powiększania tekstu i odpowiednio dobranych kolorach k) reklama w internecie odpowiedzi udzielili (zał. nr.6): 1) itbiznes Piotr D. z ceną ogółem zł + VAT na którą składa się: wykonanie strony zł + VAT opieka administracyjna strony (6 m-cy x 1.200zł) 7.200zł + VAT utrzymanie strony i kont mailowych na serwerze opłata roczna 500zł +VAT koszty reklamy 9.800zł +VAT 2) NATKOM Artur A. z ceną ogółem zł + VAT na którą składa się: projekt i wykonanie strony internetowej zł + VAT projekt i wykonanie strony internetowej dla telefonii komórkowej 5.000zł + VAT reklama strony w internecie zł + VAT 3) KOM-PC firma nie przysłała oferty w dn r kier. RFZ zwrócił się do z-cy Prezydenta Pana Jarosława C. z rekomendacją wyboru oferty itbiznes jako ofertą najkorzystniejszą. W piśmie informuje jednocześnie, iż wystąpił do trzech osób z zapytaniem ofertowym. Dwie firmy odpowiedziały, jedna nie. Na piśmie widnieje zgoda podpisana przez z-cę Prezydenta. w dn r z wybranym oferentem podpisano umowę o dzieło nr.11/2010 (zał. nr.7): 1 Zamawiający w ramach projektu..., zleca a Wykonawca zobowiązuje się do opracowania: - interaktywnego rozkładu jazdy wszystkich linii autobusowych z podaniem dokładnych godzin odjazdów z poszczególnych przystanków - strony WAP - sondy zamknięte, forum - map lokalizacyjnych - sms - aktualności

6 6 2.4 Wykonawca oświadcza, iż posiada prawa do wykorzystania zdjęć użytych w projekcie i oświadcza, że pozbawione są one wszelkich wad prawnych oraz że przenosi na Urząd Miejski w Pabianicach prawa autorskie do tego dzieła i wyłączne prawa do wykorzystania dzieła, wprowadzenia do obrotu, wprowadzenia do pamięci komputera 3.1 prace będą wykonywane zgodnie z harmonogramem ustalonym wspólnie przez obie strony mało precyzyjny zapis odbiór interaktywnego rozkładu jazdy nastąpi na podstawie protokołu przekazania podpisanego przez obie strony W 3 umowy występują dwa ustępy 1 i dwa ustępy umowę zawarto na czas określony od dnia jej podpisania do r 5.1 ustala się następujące wynagrodzenie: zł netto + 22% VAT tj zł co daje łączną kwotę zł brutto. 5.2 I część wynagrodzenia: ,44zł netto + 22% VAT tj.3.606,56zł co daje łączną kwotę zł brutto z terminem płatności do 30 czerwca 2010r II część wynagrodzenia: ,08zł netto + 22% VAT tj.2.704,92zł co daje łączną kwotę zł brutto z terminem płatności do 30 września 2010r III część wynagrodzenia: 8.811,48zł netto + 22% VAT tj.1.938,52zł co daje łączną kwotę zł brutto z terminem płatności do 30 listopada 2010r, zmieniony aneksem do umowy z dn r na termin płatności do r 5.3 wypłata należności za świadczone usługi nastąpi przelewem na podstawie faktur VAT z 30 dniowym terminem płatności, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę po odbiorze prac przez Zamawiającego. Faktury winne być wystawione dla Miasto Pabianice. Umowę podpisał z-ca Prezydenta, a parafowali kier.nfz, skarbnik Miasta i radca prawny. W ocenie kontrolujących podział płatności na 3 etapy ( 5 umowy) za wykonanie strony internetowej nie znajduje odzwierciedlenia w etapowaniu wykonania zadania określonego w 3 umowy. Wykonawca wystawił następujące faktury: - w dn r fakturę VAT nr.57/2010 (zał. nr.8) na kwotę ,44zł + 22% VAT (3.606,56zł) = zł za zgodnie z przedmiotem umowy nr.11/2010 z r z terminem płatności 14 dni tj r?. Fakturę opisano zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami unijnymi w dniach 29 i r. Zapłacono przelewem w dn r. Do faktury dołączono protokół odbioru z dnia r. Pod protokółem odbioru widnieje podpis strony przekazującej (wykonawcy) i podpis strony odbierającej w osobie kier. RFZ. - w dn r fakturę VAT nr.83/2010 (zał. nr.8) na kwotę ,08zł + 22% VAT (2.704,92zł) = zł za zgodnie z przedmiotem umowy nr.11/2010 z r z terminem płatności 10 dni tj r?. Fakturę opisano zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami unijnymi w dniach i r. Zapłacono przelewem w dn r. Zapłata nastąpiła z 13 dniowym opóźnieniem w stosunku do zapisów określonych w 5.2 umowy, natomiast zgodnie z zapisem 5.3 umowy. Do faktury dołączono protokół odbioru z dnia r. Pod protokółem odbioru widnieje podpis strony przekazującej (wykonawcy) i podpis strony odbierającej w osobie kier. RFZ.

7 7 - w dn r fakturę VAT nr.121/2010 (zał. nr.8) na kwotę 8.811,48zł + 22% VAT (1.938,52zł) = zł za zgodnie z przedmiotem umowy nr.11/2010 z r z terminem płatności 14 dni tj r?. Fakturę opisano zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami unijnymi w dniach 16 i r. Zapłacono przelewem w dn r. Zapłata nastąpiła z 11 dniowym opóźnieniem w stosunku do zapisów określonych w 5.2 umowy, natomiast zgodnie z zapisem 5.3 umowy. Do faktury dołączono protokół odbioru z dnia r. Pod protokółem odbioru widnieje podpis strony przekazującej (wykonawcy) i podpis strony odbierającej w osobie kier. RFZ. W ocenie kontrolujących protokoły odbioru nie spełniają wymogów ogólnie obowiązujących przy sporządzaniu tego rodzaju dokumentów oraz brakuje podpisów 2 członków zespołu ds. realizacji projektu odpowiadających za promocję powołanych zarządzeniem Prezydenta Miasta nr.67/2010/p z dn.17 marca 2010r. Ze względu na podobny tekst protokołów oraz brak etapowania wykonania zadania ( 3 umowy) trudno określić jaki zakres wykonanych prac odzwierciedlają poszczególne protokoły. Łączny koszt wykonania strony internetowej (dwie umowy) wyniósł zł brutto. Kwota netto wyniosła zł co stanowi równowartość ,25 euro i w myśl art.4 ust.8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. Sposób wyłonienia Wykonawcy strony internetowej nie naruszył również przepisów regulaminu udzielania przez Urząd Miejski w Pabianicach zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty netto euro ( 5) wprowadzonego zarządzeniem nr.70/2008/v Prezydenta Miasta Pabianic z dnia 1 kwietnia 2008r. Wnioski 1. Termin rozpoczęcia realizacji projektu określony w 10 umowy o dofinansowanie projektu nr.uda-rpld /09-00 w ramach regionalnego programu operacyjnego województwa łódzkiego na lata tj. nie później niż r nie koresponduje z datą podpisania tej umowy w dniu r. 2. Data podpisania pierwszej umowy na wykonanie strony internetowej nr.8/2010 w dniu r jest wcześniejsza niż data podpisania umowy o dofinansowanie projektu w dniu r ale zgodna z harmonogramem prac określonym we wniosku o dofinansowanie (I IV kw. 2010r). 3. Sporządzone protokoły odbiorów strony internetowej nie spełniają wymogów ogólnie obowiązujących przy opracowywaniu tego rodzaju dokumentów jak również (dotyczy to głównie umowy nr.11/2010 z dn r) nie zawierają podpisów wszystkich członków zespołu ds. realizacji projektu odpowiadających za promocję powołanych zarządzeniem nr.67/2010/p Prezydenta Miasta Pabianic z dn.17 marca 2010r.

8 Brak etapowości wykonania zadania ( 3 umowy nr.11/2010) spowodował, iż w protokółach odbioru strony internetowej nie określono zakresu wykonanych prac W ocenie kontrolujących podział płatności na 3 etapy w umowie nr.11/2010 za wykonanie strony internetowej nie ma pokrycia w sposobie wykonania zadania określonego w 3 umowy. 5. Dwie częściowe faktury dotyczące umowy nr.11/2010 zostały zapłacone odpowiednio z 13 i 11 dniowym opóźnieniem w stosunku do zapisów 5.2 w/w/ umowy. 6. Łączny koszt netto wykonania strony internetowej nie przekroczył euro co w myśl art.4 ust. 8 ustawy Pzp zwalnia ze stosowania procedur o zamówienie publiczne określonych ustawą Prawo Zamówień Publicznych. 7. Procedura wyboru wykonawcy strony internetowej nie naruszała zapisów regulaminu udzielania przez Urząd Miejski w Pabianicach zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty netto euro ( 5) wprowadzonego zarządzeniem nr.70/2008/v Prezydenta Miasta Pabianic z dnia 1 kwietnia 2008r. Informacje końcowe 1. Sprawozdanie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z których każdy zawiera 8 stron kolejno zaparafowanych przez Zespół AKW + załączniki. 2. Jeden egzemplarz sprawozdania wraz z załącznikami został przekazany Prezydentowi Miasta.