Sprawozdanie. Część B.Ustalenia z badanych dokumentów

Transkrypt

1 do użytku służbowego AKW /10 Sprawozdanie Sporządzone przez inspektora kontroli wewnętrznej mgr Piotra Kęskiewicza i audytora wewnętrznego Urzędu Miasta Pabianic mgr inż. Sławomira Bratuszewskiego działających na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta nr.19/2010 z dn.16 kwietnia w sprawie przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Zarządzie Dróg i Zieleni Miejskiej przy ul.warzywnej 1. Kontrolę przeprowadzono w okresie od 19 kwietnia do 21 maja. Część A.Informacje wstępne 1. Kontrola została poprzedzona okazaniem przez kontrolujących w/w upoważnienia Panu Stanisławowi Wołoszowi Dyrektorowi Zarządu Dróg i Zieleni Miejskiej. 2. Kontrola dotyczyła ewidencji czasu pracy Dyrektora i pracowników ZDiZM.. 3. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielał gł. specjalista d/s pracowniczych i księgowych Część B.Ustalenia z badanych dokumentów Kontrolujący poddali w pierwszej kolejności konfrontacje Rocznych Kart Ewidencji Czasu Pracy z Referatu Spraw Pracowniczych UM (RSP) i Zarządu Dróg i Zieleni Miejskiej za lata 2008, 2009 i 2010 Dyr. ZDiZM Pana Stanisława Wołosza: W wyniku tej czynności ustalono: zał. nr.1 Wymiar urlopu 26 dni W karcie RSP i ZDiZM nie wykorzystany urlop wypoczynkowy z 2006r i 2007r wynosił 29 dni W do wykorzystania przysługiwał urlop wypoczynkowy w wysokości 55 dni ( ) wg. RSP i ZDiZM. Wykorzystano w 35 dni wg. RSP i ZDiZM. Na koniec roku wymiar nie wykorzystanego urlopu wynosił: 20 dni wg. RSP i ZDiZM. zał. nr.2 Wymiar urlopu 26 dni W karcie RSP i ZDiZM nie wykorzystany urlop wypoczynkowy z wynosił 20 dni W do wykorzystania przysługiwał urlop wypoczynkowy w wysokości 46 dni ( ) wg. RSP i ZDiZM. Wykorzystano w 21 dni (wg. RSP) a 22 dni (wg. ZDiZM) - rozbieżność 1 dzień W wystąpiły różnice w następujących m-cach: VI 0 dni urlopu wg. RSP w rocznym rozliczeniu nie uwzględniony urlop za (podpisana przez Prezydenta Miasta karta urlopowa zał. nr.3) 1 dzień wg. ZDiZM Na koniec roku wymiar nie wykorzystanego urlopu wynosił: 25 dni wg.rsp (powinno być 24 dni) a 24 dni wg. ZDiZM - rozbieżność 1 dzień

2 2 (I-III) zał. nr.4 Wymiar urlopu 26 dni W karcie RSP nie wykorzystany urlop wypoczynkowy za wynosił 25 dni (powinno być 24 dni) a w karcie z ZDiZM 24 dni rozbieżność 1 dzień W przysługiwał Panu Wołoszowi urlop wypoczynkowy w wysokości 51 dni ( ) (powinno być 50 dni) wg. RSP a 50 dni wg. ZDiZM. Wykorzystano w I - III 8 dni wg. RSP i ZDiZM (ponadto 4 dni w maju wg. ZDiZM) W przekazanych przez kier. RSP dokumentach z teczki osobowej Pana Wołosza znajdują się następujące karty urlopowe o udzielenie urlopu wypoczynkowego: 1) karta urlopowa Dyr. ZDiZM nr.229/08 z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn.21 i podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. 2) karta urlopowa Dyr. ZDiZM (brak daty wystawienia) o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. 3) karta urlopowa Dyr. ZDiZM z dn o korzystanie z urlopu wypoczynkowego w dn (9 dni) podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. 4) wniosek z dn o udzielenie urlopu wypoczynkowego w dn.24 i podpisany przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. Urlop odnotowany w obu ewidencjach 5) karta urlopowa Dyr. ZDiZM nr.1008/08 z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn (11 dni) podpisana przez z-cę Prezydenta Miasta 6) karta urlopowa Dyr. ZDiZM nr.1108/08 (brak daty wystawienia) o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn (4 dni) podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. 7) karta urlopowa Dyr. ZDiZM nr.1124/08 z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn (4 dni) podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. 8) karta urlopowa Dyr. ZDiZM nr.1444/08 z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. 9) karta urlopowa Dyr. ZDiZM nr.1564/08 z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. 10) karta urlopowa Dyr. ZDiZM z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn (6 dni) podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. 11) karta urlopowa Dyr. ZDiZM z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. Urlop odnotowany w ewidencji ZDiZM ( nie uwzględniony w rocznym rozliczeniu ewidencji RSP) 12) karta urlopowa Dyr. ZDiZM z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn (3 dni) podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę.

3 3 13) karta urlopowa Dyr. ZDiZM z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. 14) karta urlopowa Dyr. ZDiZM nr.1517/09 z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn (11 dni) podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. 15) karta urlopowa Dyr. ZDiZM z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn (3 dni) podpisana przez z-cę Prezydenta Miasta 16) karta urlopowa Dyr. ZDiZM z dn o korzystanie z urlopu wypoczynk. w dn (5 dni) podpisana przez Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychtę. Ponadto kontrolujący sprawdzili dokumentację Zakładu Dróg i Zieleni Miejskiej dotyczącą urlopów wypoczynkowych niektórych zatrudnionych pracowników w chwili kontroli tj: inkasent wymiar urlopu 23 dni (zatrud. od ) Wykorzystane 7 dni za - zgodnie z listą obecności Udzielony w urlop wypoczynkowy nie spełniał zasady określonej w art.162 KP ( jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych ). 16 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 19 dni za - zgodnie z listą obecności 7 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystany 1 dzień za - zgodnie z listą obecności ogrodnik miasta 8 dni zaległego za 2007r wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 16 dni za - zgodnie z listą obecności 10 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 15 dni za - zgodnie z listą obecności 11 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 16 dni za - zgodnie z listą obecności

4 4 ogrodnik miasta 14 dni zaległego za 2007r wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 15 dni za - zgodnie z listą obecności 11 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 11 dni za - zgodnie z listą obecności 15 dni zaległego za (wykorzystane 11 dni do 13.04) - zgodnie z listą obecności Wykorzystane 0 dni za - zgodnie z listą obecności dróżnik 12 dni zaległego za 2007r wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 16 dni za - zgodnie z listą obecności 10 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 14 dni za - zgodnie z listą obecności 12 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 2 dni za - zgodnie z listą obecności kier. targowisk miejskich wymiar urlopu 23 dni (zatrud. od ) Wykorzystane 17 dni za - zgodnie z listą obecności 6 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 14 dni za - zgodnie z listą obecności 12 dni zaległego za (10 dni wykorzystane do 07.04) - zgodnie z listą obecności Wykorzystane 0 dni za - zgodnie z listą obecności

5 5 gł. specjalista d/s pracowniczych i księgowych 11 dni zaległego za 2007r wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 17 dni za - zgodnie z listą obecności 9 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 18 dni za - zgodnie z listą obecności 8 dni zaległego za (7 dni wykorzystane do 14.05) - zgodnie z listą obecności Wykorzystane 0 dni za - zgodnie z listą obecności Gł. Księgowy 5 dni zaległego za 2007r wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 23 dni za - zgodnie z listą obecności 3 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 23 dni za - zgodnie z listą obecności 3 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 0 dni za - zgodnie z listą obecności gł. specjalista d/s księgowości (do pełny etat, od ½ etatu, od ¾ etatu) 6 dni zaległego za 2007r wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 21 dni za - zgodnie z listą obecności wymiar urlopu 22 dni 5 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 18 dni za - zgodnie z listą obecności wymiar urlopu 20 dni 4 dni zaległego za wykorzystane do zgodnie z listą obecności Wykorzystane 0 dni za - zgodnie z listą obecności

6 6 Kontrolujący pragną zwrócić uwagę na następujące przepisy dotyczące udzielania urlopu wypoczynkowego tj: 24.1 Statutu Miasta Pabianic - Prezydent jest zwierzchnikiem służbowym w stosunku do pozostałych pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych. 48 pkt.7 regulaminu organizacyjnego UMP do podpisu Prezydenta zastrzega się pisma i dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych 49.1 regulaminu organizacyjnego UMP z-ca Prezydenta podpisuje wszystkie pisma i dokumenty w sprawach bezpośrednio nadzorowanych i koordynowanych z wyjątkiem wymienionych w 48 z zastrzeżeniem ust regulaminu organizacyjnego UMP z-ca Prezydenta w ramach udzielonych mu upoważnień, podpisuje z upoważnienia Prezydenta w wypadku jego nieobecności pisma i dokumenty o których mowa w instrukcji kancelaryjnej - pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz, jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: kierownikowi urzędu lub zastępcom kierownika urzędu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym art Kodeksu Pracy - przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami art.166 pkt.1 Kodeksu Pracy - część urlopu nie wykorzystaną z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby pracodawca jest zobowiązany udzielić w terminie późniejszym art Kodeksu Pracy - pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy obecności w zakładzie wymagają okoliczności nie przewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu art.168 Kodeksu Pracy - urlopu nie wykorzystanego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca I kw. następnego roku kalendarzowego art.162 Kodeksu Pracy - na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części w takim jednak przypadku jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych Wnioski 1. Analizując roczne karty ewidencyjne czasu pracy Dyr. ZDiZM za wystąpiła różnica w ewidencji RSP i ZDiZM w m-cu VI co spowodowało 1 dzień rozbieżności na koniec roku co do wykorzystanego urlopu. 2. W ewidencji RSP za został zaznaczony a nie uwzględniony w rocznym rozliczeniu urlop Dyr. ZDiZM w dn (zał. nr.2) co miało wpływ na nieprawidłowe wyliczenie ilości wykorzystanego urlopu wypoczynkowego w. 3. W przypadku Dyr. ZDiZM w latach występuje duża liczba dni zaległego urlopu i nie jest on wykorzystywany zgodnie z przepisem art.168 Kodeksu Pracy tj. do końca I kw. następnego roku kalendarzowego. 4. Aby w przyszłości uniknąć rozbieżności co do wymiaru urlopu wypoczynkowego zasadny jest wzajemny przepływ informacji dotyczących udzielanych urlopów przez Prezydenta i zwolnień lekarskich, które ze względów płacowych są składane w ZDiZM (np. wzajemne przekazywanie sobie kserokopii omawianych dokumentów).

7 7 5. Wnioski czy karty urlopowe kier. jednostek organizacyjnych powinny być składane i rejestrowane w sekretariacie Prezydenta Miasta zgodnie z 8.1 instrukcji kancelaryjnej i następnie przekazywane Prezydentowi do ewentualnego zatwierdzenia zgodnie z 48 pkt.7 regulaminu organizacyjnego UMP lub w przypadku nieobecności Prezydenta do z-cy Prezydenta zgodnie z 49.2 regulaminu organizacyjnego UM 6. W przypadku inkasenta udzielony w urlop wypoczynkowy nie spełniał zasady określonej w art.162 KP ( jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych ). 7. W pozostałych, zbadanych ewidencjach czasu pracy pracowników ZDiZM nie dopatrzono się naruszenia przepisów dotyczących udzielania urlopu. Część C.Informacje końcowe 1. Sprawozdanie sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach z których każdy zawiera 7 stron kolejno zaparafowanych przez Zespół AKW i Dyr. Zarządu Dróg i Zieleni Miejskiej. 2. Jeden egzemplarz sprawozdania wraz z załącznikami został wręczony Dyr. ZDiZM a drugi Prezydentowi Miasta Pabianic Panu Zbigniewowi Dychto 3. Dyr. ZDiZM został poinformowany o prawie zgłoszenia w ciągu 14 dni od daty podpisania sprawozdania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu. Podpisy Dyr. ZDiZM Kontrolujący