Zarządzanie dokumentami w Enterprise doświadczenia z wdrożeń Enterprise Content Management

Transkrypt

1 Informacja nabiera wartości Zarządzanie dokumentami w Enterprise doświadczenia z wdrożeń Enterprise Content Management Wrocław, 11 grudnia 2008 Grzegorz Rudno-Rudziński Prezes Zarządu

2 Agenda Dokumenty vs. treść Dokument a elementy społecznościowe ECM w SharePoint Przykładowe wdrożenie Microsoft Office SharePoint Server w Grupie Pracuj

3 Dokumenty vs. treść (content) Komunikacja Nieformalna (współpraca) Formalna (publikowanie) Współpraca Publikowanie Czym jest dokument? Papierowe Elektroniczne (pliki; różne formaty) ECM = Enterprise Content Management

4 Enterprise 2.0 Enterprise 2.0 to termin opisujący społecznościowe oprogramowanie używane w środowisku biznesowym. Charakteryzuje się ono dużą elastycznością, oddaje użytkownikom możliwość budowania struktury informacji, w przeciwieństwie do klasycznych rozwiązań. Źródło:

5 Różnice postrzegane przez decydentów Document Management Policzalna rentowność Usprawnienie istniejących procesów Rozumiane i wspierane przez decydentów biznesowych i technicznych Enterprise 2.0 Niepoliczalne zyski z innowacyjności Nowe procesy Postrzegane jako ryzyko dla bezpieczeństwa ze strony IT Razem Enterprise Content Management z szansą poparcia przez decydentów

6 Enterprise Content Management Enterprise Content Management (ECM) is the technologies used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists. Źródło:Microsoft SharePoint 2007 Technologies. Planning, Design and Implementation. Kevin Laahs, Emer McKenna, Veli-Matti Vanamo. Digital Press, 2008

7 Microsoft Office SharePoint Server 2007 Server-based Excel spreadsheets and data visualization, Report Center, BI Web Parts, KPIs/Dashboards Rich and Web forms based front-ends, LOB actions, enterprise SSO Business Forms Business Intelligence Platform Services Collaboration Workspaces, Mgmt, Security, Storage, Topology, Site Model Portal Docs/tasks/calendars, blogs, wikis, integration, project management lite, Outlook integration, offline docs/lists Enterprise Portal template, Site Directory, My Sites, social networking, privacy control Integrated document management, records management, and Web content management with policies and workflow Content Management Search Enterprise scalability, contextual relevance, rich people and business data search

8 Wdrożenie MOSS 2007 dobry kompromis? + Uczynienie z MS Office środowiska wymiany Szeroka społeczność firm wdrożeniowych Jeden system z wyszukiwarką pod dokumenty i społecznościówkę Technologie uznane za bezpieczne przez IT Elastyczna platforma - Płatne licencje, nie open source Wyjście od dokumentu a nie współpracy Ograniczone standardowe funkcje Wiki czy Blogu

9 Co daje Sharepoint All in one Znane interfejsy spójne z MS Office Aktywności uwzględniają pracę z dokumentami Duża elastyczność wyzwala motywację ludzi do samodzielnych udoskonaleń Wspiera innowacyjność Rozwiązanie uniezależniające od konkretnego dostawcy Jednolite z Active Direktory zarządzanie osobowością i Single Sign On

10 Wyzwanie? Scalić Centralne procesy zarządzania dokumentami Oddolne inicjatywy zmian i udoskonaleń

11 Warstwy systemu zarządzania dokumentami 3 Nawigacja / personalizacja / widoki / wyszukiwanie 2 Procesy / cykl życia treści 1 Struktura / sposób przechowywa nia treści

12 Etapy wdrażania systemu zarządzania dokumentami 1. Przygotować strategię zarządzania dokumentami 2. Zaprojektować architekturę informacji 3. Zaimplementować narzędzia

13 Sukces przedsięwzięcia Strategia, procesy, zaangażowanie Technologia

14 Grupa Pracuj wdrożenie w firmie innowacyjnej Grupa Pracuj jest spółką tworzącą i prowadzącą znane w Polsce i w Europie Środkowo-Wschodniej serwisy rekrutacyjne oraz serwis edukacyjny: Pomagamy organizacjom w rekrutacji najlepszych kandydatów. Kandydatom pomagamy w znalezieniu najlepszej dla nich pracy i w rozwoju zawodowym. Wykorzystujemy do tego najbardziej efektywne nowoczesne technologie Budujemy największą grupę rekrutacji on-line i edukacji w Polsce oraz w Europie Środkowo-Wschodniej.

15 Cele wdrożenia: usprawnienie komunikacji, zarządzania zasobami i dokumentami wprowadzenie elektronicznego obiegu informacji szybki dostęp do obowiązujących standardów i wzorców ułatwiona integracja i proces wdrażania nowych pracowników kontrola dostępu do danych i zasobów dla właściwych grup pracowników stworzenie kluczowego dla kadry zarządzającej źródła wiedzy o stanie organizacji przyspieszenie procesów podejmowania decyzji udostępnienie wszystkich kluczowych informacji w jednym interfejsie użytkownika

16 Wdrożone moduły Wnioski urlopowe i nieobecności Struktura organizacyjna Zgłoszenia do IT helpdesk Moduł obsługi rekrutacji i ścieżek karier Portal informacyjny Obsługa administracyjna biura Witryny działowe i projektowe

17 Co osiągnęliśmy? Komunikacja Intranet stanowiący cenione przez pracowników, żyjące narzędzie. Zarządzanie informacją zgodnie z indywidualnymi potrzebami poszczególnych działów oraz pracowników Uniwersalne środowisko do komunikacji (wsparcie zespołu komunikacji wewnętrznej i PR) Procesy Automatyzacja pracy, obiegu spraw i dokumentów w organizacji oraz nadzór nad procesami Tworzenie narzędzi do samoobsługi pracowników przy pomocy witryn intranetowych, list i modułów zgłoszeniowych Wiedza Gromadzenie wszystkich ważnych informacji w JEDNYM MIEJSCU, co ułatwia zarządzanie dostępem do nich i ich skuteczne zabezpieczanie Łatwośd publikowania treści on-line i udostępniania jej wybranym użytkownikom Udostępnianie pracownikom środowiska do wspólnej pracy nad dokumentami Bezpieczeostwo System uprawnieo i dostępu do witryn, elementów witryn oraz dokumentów wykorzystujący grupy dystrybucyjne Jedna platforma dla wielu różnych typów potrzeb; centralne zabezpieczanie danych

18 Podstawowym celem projektu wdrożenia Intranetu w Grupie Pracuj było wsparcie procesu komunikacji i gromadzenia wiedzy w organizacji. Poszukiwaliśmy rozwiązania, które gwarantowałoby ponadprzeciętną elastycznośd i możliwośd dostosowywania do aktualnych potrzeb. Microsoft SharePoint okazał się spełniad te oczekiwania. Byliśmy w stanie zautomatyzowad zarówno skomplikowane procesy i procedury obejmujące całą organizację, jak i w bardzo szybkim tempie przygotowad proste narzędzia ułatwiające codzienna pracę. Paweł Leks Dyrektor ds. rozwoju produktów

19

20 Wniosek urlopowy przykład procesu biznesowego

21 Pracuj.pl elastyczność systemu

22 Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów

23 Wiki, forum Komponenty szablonów stron

24 Dlaczego Contium

25 Contium SA w liczbach spółka akcyjna; kapitał akcyjny zł 11 rok na rynku dotychczas ponad 150 klientów w całej Polsce i za granicą 6,5 mln zł przychodów z usług w 2007 roku Blisko 100 pracowników biura: Wrocław (siedziba), Warszawa, Częstochowa

26 Zakres działalności

27 Contium Microsoft Gold Partner Posiadamy kompetencje Microsoft Information Worker Solutions Networking Infrastructure Solutions ISV Advanced Infrastructure Wdrażamy: Microsoft Office SharePoint Server Microsoft Commerce Server Microsoft Dynamics CRM Korzystna oferta Windows Web Hoster Program: dzierżawa licencji Microsoft (SPLA)

28

29 Dziękujęm