Instrukcja dla koordynatorów wydziałowych i kierunkowych

Transkrypt

1 Instrukcja dla koordynatorów wydziałowych i kierunkowych Ustalenia ogólne: 1. Ustalono następujący format kodów dla przedmiotów wystawianych w rejestracji: KZ-JJ-DD-XXXXXX, gdzie JJ numer wydziału (01,02,03,04,05,06,07,09) cyfry 3 i czwarta z kodu wydziału w USOS, dla SWFiS jest to kod SW dla SJO jest to kod SJ, DD numer instytutu lub katedry, jeśli jest taka potrzeba w przeciwnym przypadku kod 00, kod zawsze dwucyfrowy, uzupełniany z przodu zerem. XXXXXX- kolejny numer przedmiotu w USOS zaczynając od 1 do , zawsze sześciocyfrowy, uzupełniany z przodu zerami Przykład: Studium Języków Obcych (SJO) KZ-SJ Przedmioty dostępne w rejestracjach są dopisane do grupy przedmiotów o kodzie: 0000-PW - Przedmioty ogólnouczelniane do wyboru 3. Do wymagań programowych związanych z każdym programem realizowanym w ramach KRK, do każdego semestru gdzie jest wymagany, dopisany zostanie wymóg zaliczenia przedmiotu o kodzie: PO - Przedmiot ogólnouczelniany do wyboru 4. Do każdego programu prowadzonego w ramach KRK dopisane zostaną w zakładce przedmioty równoważne wpisy zawierające, jako przedmiot A kod PO, jako przedmiot B kody wszystkich przedmiotów oferowanych do wyboru mających kody zaczynające się na KZ-%, z wyłączeniem kodów przedmiotów oferowanych przez daną jednostkę, na które studenci danego programu nie mogą się zapisywać. Strona 1 z 17

2 5. W celu ograniczenia studentom możliwości zapisania się na dany przedmiot wielokrotnie, przy opisie przedmiotu w polu Czy dozwolone wielokrotne zaliczania należy wpisać NIE. Taki zapis będzie powodował ograniczenie przyznawania punktów ECTS tylko do pierwszej edycji zdania danego przedmiotu. Ponowne wpisanie lub przepisanie oceny nie przyzna studentowi punktów. 6. W celu ograniczenia studentom zapisów na zajęcia oferowane przez ich jednostki należy zdefiniować na formatce Studenci grup, w zakładce Grupy dedykowane, kody programów określające, studentów uprawnionych do zapisów. Wpisujemy wyłącznie kody programów, bez kodów etapów. (W chwili obecnej mamy 170 programów KRK w USOS). 7. Rejestracje na przedmioty ogólnouczelniane będą tworzone wg. schematu: Kod rejestracji: /14-Z - Rejestracja na przedmioty ogólnouczelniane do wyboru w semestrze 2013/14-Z, gdzie kod będzie zawsze zawierał kod UO w USOS ( ) oraz kod cyklu dydaktycznego, na który prowadzone są zapisy obecnie 2013/14-Z. 8. Nie wszystkie prace w USOS będą wykonywane bezpośrednio przez koordynatorów, część z nich będzie musiała być wykonana przez innych pracowników jednostki, koordynator będzie jedynie musiał zweryfikować czy została wykonana i czy wprowadzone dane są zgodne z przyjętymi założeniami. Strona 2 z 17

3 Wprowadzanie przedmiotów oraz informacji o szczegółach ich realizacji w danym cyklu W chwili obecnej za nanoszenie tych danych odpowiedzialne są osoby wyznaczone do obsługi roli Rada programowa w USOS. Do nich powinni się zwrócić koordynatorzy wydziałowi i kierunkowi w celu wprowadzenia brakujących informacji lub korekty wpisanych w USOS danych. Informacje o przedmiocie Formatka Przedmioty -> Przedmioty Najważniejsze: Kod przedmiotu zgodny z ustaleniami i opisem zamieszczonym powyżej, Kod jednostki, dla której przeznaczony jest przedmiot to Uniwersytet , Przedmiot niedozwolony do wielokrotnego zaliczania, Strona 3 z 17

4 Formatka Przedmioty -> Grupy przedmiotów Najważniejsze: Przedmioty wykładane w danym cyklu dydaktycznym muszą być wpisane do grupy o kodzie 0000-PW W związku z potrzebą zachowania chronologii istotne jest wpisanie okresów, od kiedy i do kiedy dany przedmiot był wpisany do danej grupy UWAGA Cykl dydaktyczny inaczej semestr lub rok akademicki, odpowiednio semestralny cykl dydaktyczny lub roczny cykl dydaktyczny w USOS Strona 4 z 17

5 Formatka Przedmioty -> Przedmioty równoważne Najważniejsze: Wpisu należy dokonać dla każdego programu studiów prowadzonego przez daną jednostkę wg nowych zasad KRK, Jako przedmiot A zgodnie z ustaleniami ogólnymi wpisujemy przedmiot o kodzie PO, W związku z potrzebą zachowania chronologii istotne jest wpisanie okresów, od kiedy i do kiedy dany przedmiot był wpisany do danej grupy UWAGA Równoważność przedmiotów cecha wg, której zaliczenie jakiegokolwiek przedmiotu B (konkretny wykładany w danym cyklu przedmiot, który zalicza student) jest dla studenta jednoznaczne z zaliczeniem przedmiotu A, najczęściej wpisywanego do wymagań pod ogólna nazwą np. przedmiot do wyboru Strona 5 z 17

6 Informacje o przedmiocie w danym cyklu dydaktycznym Formatka Przedmioty -> Przedmioty cykli Najważniejsze: Zdefiniowane wcześniej przedmioty, aby była możliwość przeprowadzenia na nie rejestracji, muszą być wpisane we właściwym cyklu dydaktycznym, Strona 6 z 17

7 Formatka Przedmioty -> Przedmioty cykli -> Szczegóły przedmiotów cykli Najważniejsze: Wymagane jest zdefiniowane nazwisko koordynatora przedmiotu, Wymagane jest zdefiniowanie formy prowadzenia zajęć, Wymagane jest zdefiniowanie przynajmniej jednego protokołu do każdej formy zajęć Strona 7 z 17

8 Formatka Studenci Grupy Najważniejsze: Wymagane jest zdefiniowane nazwiska prowadzącego grupę, Wymagane jest zdefiniowanie terminów i lokalizacji zajęć, UWAGA Można nie definiować tych informacji, ale jest to ograniczenie możliwości dokonania wyboru przez studenta, który zapisze się na zajęcia, nie mając możliwości uczęszczania np. z powodu miejsca i czasu ich odbywania. Strona 8 z 17

9 Formatka Studenci Grupy zakładka Grupy dedykowane UWAGA Zakładka grupy dedykowane jest jedynym miejscem, gdzie możemy ograniczyć dostęp do danego przedmiotu dla studentów z kierunków prowadzonych przez daną jednostkę. W celu ograniczenia możliwości rejestracji tylko do innych programów niż własne należy wpisać w zakładce kody tych programów. Wybieramy te kody, które nie mają kodu etapu, co pozwoli się zapisać wszystkim studentom danego programu studiów, bez względu na rok studiów. Strona 9 z 17

10 Tworzenie i zarzadzanie rejestracją na przedmioty oferowane przez jednostkę. Zarządzanie rejestracją wymaga posiadania uprawnień do jej obsługi i jest to rola, którą powinni w systemie USOS mieć koordynatorzy wydziałowi i kierunkowi, jeśli chcą mieć możliwość wykonywania swoich zadań w stosunku do swoich oferowanych przedmiotów. Jeśli ktoś nie posiada takich uprawnień to powinien się zwrócić do CI w celu ich nadania. Wypełnić należy załączone do maila dokumenty (wniosek i oświadczenie) i podpisane dostarczyć do CI. Wpisywanie i zarządzanie przedmiotami w rejestracji. Formatka Rejestracja -> Rejestracja na zajęcia Najważniejsze: Po wpisaniu przedmiotu do rejestracji w zakładce Przedmioty należy wypełnić pola Limit oraz Status Strona 10 z 17

11 Najważniejsze: W pole limit wpisujemy łączną ilość studentów, jaka może się zarejestrować na dany przedmiot, czyli jeśli tworzymy dwie grupy po 25 osób, to w polu limit wpisujemy 50, Do wyboru mamy 4 statusy rejestracji na przedmiot, w momencie wpisania podpowie nam się pierwszy z nich A, czyli w trakcie trwania tury rejestracyjnej studenci będą mogli się zapisywać i wypisywać z przedmiotów. Po pierwszej turze rejestracji przed druga niezbędna będzie zmiana statusów, Przedmioty, które nie nabiorą odpowiedniej ilości chętnych i nie będą oferowane w drugiej turze, musza mieć wpisany status C, lub B. Przedmioty, które nie nabrały jeszcze kompletu chętnych i w drugiej turze będą jeszcze dostępne do rejestracji powinny mieć status D, co zapobiegnie wyrejestrowaniom już zapisanych studentów. Strona 11 z 17

12 Zarządzanie osobami uprawnionymi do wzięcia udziału w rejestracji. Formatka Rejestracja na zajęcia zakładka Osoby Najważniejsze: Aby ktokolwiek mógł się rejestrowac na oferowane przedmioty, niezbędne jest wpisanie w zakładce Osoby wszystkich studentów uprawnionych do rejestracji. Każda jednostka wpisuje do rejestracji swoich studentów pierwszego roku studiujących na programach KRK. Strona 12 z 17

13 Studentów można wpisywać pojedynczo np. wg nazwisk czy numerów indeksów. Dużo szybciej można ich wpisać poprzez przycisk Osoby z etapu Należy wybrać: właściwy kod programu KRK, cykl dydaktyczny w naszym przypadku jest to cykl letni semestru 2012/13 wybrać przycisk Przenieś tylko aktywnych abpominąc studentów skreślonych ze studiów, Należy tak zrobić dla wszystkich prowadoznych w jednostce programów KRK. Nie wykonanie tej operacji spowoduje zablokowanie dostępu do rejestracji dla studentów, nie wymienionych w zakładce Osoby danej rejestracji. Strona 13 z 17

14 Obsługa rejestracji Formatka Rejestracja -> Rejestracja na zajęcia -> przycisk Statystyki rejestr. Możliwość kontrolowania na bieżąco informacji o stopniu zapełnienia rejestracji na poszczególnych przedmiotach wraz z informacją ile i na jakim etapie jest rejestracji. Strona 14 z 17

15 Formatka Rejestracja -> Rejestracja na zajęcia -> przycisk Przedm. rejestracji Jeśli nie wpisaliśmy w zakładkę Grupy dedykowane ograniczeń dotyczących programów studentów, jacy się mogą rejestrować, to jest to miejsce gdzie możemy sprawdzić poprawność rejestracji poszczególnych studentów i ewentualnie ją skorygować. Na obrazku mamy wypisane, jakie mogą wystąpić u studentów. Najistotniejsze to P status, jaki ma każdy student po zapisaniu się w USOSweb. Status A powinien mieć nadany każdy student po skończonej drugiej turze rejestracji. Strona 15 z 17

16 Masowa zmiana statusów rejestracji dla studentów po drugiej turze. Formatka Rejestracja -> Rejestracja na zajęcia -> przycisk Zmień status Po skończeniu drugiej tury powinniśmy zmienić status na A wszystkim studentom, którzy zostali zarejestrowani na dany przedmiot. Służy do tego przycisk Zmień status. Strona 16 z 17

17 Wypisanie studenta z rejestracji na dany przedmiot Formatka Rejestracja -> Rejestracja na zajęcia -> przycisk Odbierz uprawn. W sytuacji, gdy na skutek braku chętnych nie będziemy prowadzić zajęć z danego przedmiotu, niezbędne jest wypisanie z niego studentów. Podobnie jest w sytuacji wyrejestrowania studenta, który zrezygnował z zapisów w przewidzianym terminie. Służy do tego przycisk Odbierz uprawn. Aby skutecznie wypisać studenta z danego przedmiotu należy zaznaczyć: Usuń ze wszystkich grup Odbierz uprawnienia, usuń dane tylko jeśli status rejestracji A lub Z Strona 17 z 17