Dokonywanie zakupów towarów i usług w ramach projektów. Alicja Rajczyk Dział Zamówień Publicznych

Transkrypt

1 Dokonywanie zakupów towarów i usług w ramach projektów Alicja Rajczyk Dział Zamówień Publicznych

2 OGÓLNE ZASADY WYDATKOWANIA ŚRODKÓW Ustawa o finansach publicznych Zamawiający zobowiązany jest przy zamawianiu dostaw, usług i robót budowlanych, zaspokoić swoje potrzeby uzasadnione rodzajem i charakterem wykonywanych zadań, realizując zasadę celowości i oszczędności wydawanych środków, jak również zasadę z której wynika, iż prawo realizacji zadań finansowanych ze środków publicznych przysługuje ogółowi podmiotów, chyba że odrębne ustawy stanowią inaczej.

3 OGÓLNE ZASADY WYDATKOWANIA ŚRODKÓW Zasada przejrzystości Zasada równości i niedyskryminacji Zasada uczciwej konkurencji Zasada bezstronności oraz obiektywizmu Zasada jawności Zasada pisemności Zasada prowadzenia postępowania w języku polskim

4 PROTOKÓŁ UZGODNIEŃ DLA PROJEKTU/GRANTU Kierownik projektu, posiadający stosowne pełnomocnictwo Rektora UJ, winien zgłosić się do DZP UJ w celu sporządzenia i podpisania protokołu uzgodnień procedur dotyczących wydatkowania środków niezwłocznie po podpisaniu umowy na realizację przedsięwzięcia finansowanego z zewnętrznych źródeł. Do sporządzenia protokołu uzgodnień należy przedstawić treść umowy, plan, harmonogram, budżet projektu/grantu prezentujący jakie środki, kiedy i na co mają być wydatkowane. Podpisanie protokołu przez kierownika projektu i pracownika DZP UJ pozwala na uruchomienie środków w projekcie i ich wydatkowanie.

5 AKTY PRAWNE I ZARZĄDZENIA DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ŚRODKÓW ZEWNĘTRZNE INSTYTUCJE FINANSUJĄCE MOGĄ USTALAĆ WŁASNE, SPECYFICZNE DLA POSZCZEGÓLNYCH PROGRAMÓW, REGULACJE DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ŚRODKÓW REGULACJE MOGĄ ZAWIERAĆ ODMIENNE PROCEDURY DLA RÓŻNYCH PROGRAMÓW, W TYM MOGĄ USTALAĆ RÓŻNE PROGI STOSOWANIA PROCEDUR NALEŻY BEZWGLĘDNIE STOSOWAĆ TE SPECYFICZNE ZASADY GDYŻ OD ICH ZASTOSOWANIA UZALEŻNIONE JEST ROZLICZENIE WYDATKÓW W przypadku braku specyficznych uregulowań należy zachować obowiązujące przepisy, w tym wewnętrzne regulacje UJ

6 AKTY PRAWNE I ZARZĄDZENIA DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ŚRODKÓW Wartość zamówienia netto Podstawa prawna < zł Zarządzenie nr 30 Rektora Uniwersytetu > zł Jagiellońskiego z 16 kwietnia 2014 roku w sprawie: realizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych wraz ze zmianą z dnia 28 maja 2014r. > euro* ustawa PZP, procedura krajowa > euro** > euro*** *aktualnie obowiązujący kurs 1 euro = 4,1749 zł ** dla dostaw i usług *** dla robót budowlanych ustawa PZP, procedura unijna

7 AKTY PRAWNE I ZARZĄDZENIA DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ŚRODKÓW Zarządzenie nr 30 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 16 kwietnia 2014 roku w sprawie realizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych z późn. zm. Załączniki: a) wzór wniosku o udzielenie/uruchomienie postępowania o zamówienie, b) regulamin pracy komisji przetargowej, c) wzór protokołu z przeprowadzonego wyboru ofert w postępowaniach, w których nie mają zastosowania przepisy prawa zamówień publicznych z uwagi na ich wartość poniżej równowartości kwoty wyrażonej w złotych 30 tys. euro. Dostępność: strona Działu Zamówień Publicznych UJ, zakładka Akty prawne i zarządzenia

8 WYDATKI < zł netto - PROCEDURA UPROSZCZONA Weryfikacja rynku (bez konieczności jej dokumentowania) - w takich przypadkach na fakturze lub rachunku należy umieścić oświadczenie zamawiającego: Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku lub uzasadnić wybór danego wykonawcy.

9 WYDATKI < zł netto Weryfikacja rynku w oparciu o rozpoznanie cenowe i jej udokumentowanie, np. poprzez zebranie ofert, faksów, wydruków ze stron internetowych, katalogów, e- maili, od co najmniej trzech wykonawców, o ile na rynku liczba wykonawców nie jest ograniczona. Dokumentację z przeprowadzonego rozeznania rynku należy dołączyć do faktury lub rachunku. Brak dokonania rozeznania rynku należy traktować jako zupełnie wyjątkowe, występujące sporadycznie i wymagające uzasadnienia (np. poprzez wskazanie obiektywnych przyczyn wskazujących, że na rynku jest jeden podmiot mogący zrealizować dane zamówienie lub istnieją inne obiektywne przesłanki skutkujące koniecznością zlecenia zamówienia danemu podmiotowi bez rozeznania rynku).

10 Zamawiający zobowiązany jest do: WYDATKI > zł netto przygotowania zaproszenia do złożenia oferty zawierającego w szczególności co lub najmniej: opis przedmiotu zamówienia, istotne warunki realizacji zamówienia (np. gwarancja) termin realizacji, warunki płatności, termin i miejsce składania ofert, ewentualnie treść umów lub ich istotnych postanowień zaopiniowanej wcześniej przez radcę prawnego, uzasadnienia propozycji zlecenia realizacji zamówienia wskazanemu wykonawcy potwierdzające zasadność odstąpienia od tej procedury.

11 WYDATKI > zł netto Zaproszenie należy: przygotować w formie pisemnej, skierować faksem, em lub osobiście do co najmniej trzech wykonawców prowadzących działalność o profilu i zakresie pozwalającym na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia, zachowując zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, w przypadkach zamówień, których specyfika i charakter wymaga zawarcia pisemnej umowy (na przykład: usługi wydawnicze, zakup praw autorskich, usługi projektowe, zakup programów i licencji, urządzeń i sprzętu itp.), do zaproszenia zaleca się dołączyć uprzednio zaopiniowany przez radcę prawnego wzór umowy lub jej istotne postanowienia.

12 WYDATKI > zł netto Oferty składane w odpowiedzi na zaproszenie mogą zostać złożone pisemnie, faksem lub em. Zamawiający wybiera wykonawcę na podstawie własnych kryteriów. Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzenia pisemnego protokołu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia. Wzór protokołu dostępny jest:

13 WYDATKI > zł netto Po przeprowadzeniu rozpoznania rynku, należy wypełnić wniosek o udzielenie/uruchomienie postępowania w systemie SAP, który po weryfikacji finansowej jest przekazywany do DZP do wniosku należy załączyć protokół z rozpoznania rynku wraz z dokumentacją źródłową. DZP dekretuje wniosek poprzez wskazanie podstawy prawnej udzielenia zamówienia. Wnioski dotyczące zamówień nie podlegających ustawie PZP są zwracane po dekretacji do wnioskodawcy.

14 WYDATKI > zł netto W przypadku konieczności zawarcia pisemnej umowy, zamawiający zobowiązany jest do jej przygotowania. Umowa powinna zostać podpisana przez osobę merytorycznie odpowiedzialną za jej wykonanie, po wcześniejszym zaopiniowaniu jej treści przez radcę prawnego, a następnie podpisana przez upełnomocnionych przedstawicieli obu stron. Umowa winna zostać zarejestrowana w Centralnym Rejestrze Umów i Porozumień zgodnie z pismem okólnym nr 1 Rektora UJ z 30 stycznia 2014 r. w sprawie obowiązku rejestracji od 1 lutego 2014 roku zawartych umów i porozumień oraz niektórych innych dokumentów.

15 WYDATKI > euro netto Należy wypełnić wniosek o udzielenie/uruchomienie postępowania w systemie SAP, który po weryfikacji finansowej jest przekazywany do DZP DZP na podstawie wniosku ustala właściwy tryb zamówienia Podstawowymi trybami udzielania zamówienia są: 1) przetarg nieograniczony - art ) przetarg ograniczony - art Pozostałe tryby możliwe do zastosowania po spełnieniu przesłanek wskazanych w ustawie PZP: 3) negocjacje z ogłoszeniem - art ) dialog konkurencyjny - art. 60a - 60e 5) negocjacje bez ogłoszenia - art ) zamówienie z wolnej ręki - art ) zapytanie o cenę - art ) licytacja elektroniczna - art

16 AKTY PRAWNE I ZARZĄDZENIA DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ŚRODKÓW Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.), oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze komentarze orzecznictwo Dostępność: Urząd Zamówień Publicznych - system informacji prawnej -

17 WYŁĄCZENIA ZE STOSOWNIA PZP BEZ WZGLĘDU NA WARTOŚĆ umowy z zakresu prawa pracy, czyli umowy o pracę - nie dotyczy to umów zlecenia i umów o dzieło, które co do zasady podlegają przepisom ustawy PZP, jeżeli ich wartość przekracza kwotę 30 tys. euro. nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu,

18 WYŁĄCZENIA ZE STOSOWNIA PZP BEZ WZGLĘDU NA WARTOŚĆ usługi badawcze i rozwojowe jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: korzyści z tych usług przypadają wyłącznie zamawiającemu na potrzeby jego własnej działalności, całość wynagrodzenia za świadczoną usługę wypłaca zamawiający. Dotyczy to przede wszystkim umów o dzieło w projektach i grantach, a przy sporządzaniu protokołu uzgodnień kierownik projektu winien złożyć stosowne oświadczenie, co zostaje uwzględnione w protokole uzgodnień ssporządzanym dla danego projektu przez DZP UJ.

19 WYŁĄCZENIA ZE STOSOWNIA PZP DO KWOTY euro Ustawy PZP nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, jeżeli ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, tj. obecnie równowartości wyrażonej w złotych kwoty 209 tys. euro (art. 4 pkt 8a). Obowiązują wówczas przepisy wynikające z ustawy o finansowaniu nauki: - obowiązek publikacji ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej w BIP, - zapewnienie konkurencyjności Zamówienia z dziedziny nauki są obsługiwane przez DZP

20 Zamówienia obsługiwane przez DZP WYDATKI > euro netto ZADANIA WNIOSKODAWCY ZADANIA DZP Przygotowanie i akceptacja SIWZ: - oszacowanie wartości zamówienia - opis przedmiotu zamówienia, - warunki udziału w postępowaniu - kryteria oceny ofert Wyznaczenie (obowiązkowe dla postepowań powyżej progu, fakultatywne dla pozostałych) komisji przetargowej Ocena ofert Podpisanie umowy Realizacja umowy, w tym aneksowanie umowy Obsługa techniczna postępowania: - przygotowanie i publikacja dokumentów - kontakt z oferentami Przesłanie propozycji SIWZ Uzyskanie akceptacji wzoru umowy od radcy prawnego Otwarcie ofert Sporządzenie protokołu z postępowania Aktywny głos doradczy na każdym etapie postepowania

21 SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA Definicja (podstawa ustalenia wartości zamówienia) - całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością (wartość netto). Zamówienia dodatkowe - przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień dodatkowych Zamówienia częściowe (możliwość składania ofert częściowych lub udzielanie zamówień w częściach) - wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

22 SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA Dla ustalenia czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku uwzględniająca następujące kryteria: 1. tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), 2. tożsamość czasowa zamówienia (przewidzenie przez zamawiającego pełnego zakresu przedmiotowego zamówień sfinansowanych i udzielanych w znanej zamawiającemu perspektywie czasowej, obejmującej zasadniczo okres jednego roku budżetowego, finansowego albo objęty decyzją o udzieleniu wsparcia finansowego na realizację określonego projektu) 3. tożsamość podmiotowa zamówienia - możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę.

23 SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA Zakaz dzielenia zamówienia na części oraz zaniżania wartości zamówienia, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy - art. 32 ust. 2 PZP

24 SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA Na roboty budowlane - na podstawie kosztorysu inwestorskiego albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym Na usługi okresowe wartość udzielonych zamówień w określonym okresie Inne usługi, dostawy na podstawie rozpoznania rynku (oferty od wykonawców, strony internetowe) lub wiedzy zamawiającego wynikającej z podobnych zamówień Szacowanie wartości: Na roboty budowlane dokonane w ostatnich 6 miesiącach przed wszczęciem procedury Pozostałe - dokonane w ostatnich 3 miesiącach przed wszczęciem procedury

25 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA jednoznaczny i wyczerpujący za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń z uwzględnieniem wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty za pomocą cech technicznych i jakościowych za pomocą norm, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów odniesienia, z dopuszczeniem rozwiązań równoważnych wykazanie równoważności rozwiązania spoczywa na oferencie zamawiający może sporządzić opis przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie wymagań funkcjonalnych

26 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA sposób opisu przedmiotu zamówienia nie może utrudniać uczciwej konkurencji zakaz wskazywania znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że spełnione są ustawowe przesłanki, czyli nie ma uzasadnionej możliwości opisania przedmiotu zamówienia w inny sposób, przy równoczesnym dopuszczeniu ofert równoważnych

27 KRYTERIA OCENY OFERT Wszystkie kryteria muszą odnosić się do przedmiotu zamówienia Nie wolno stosować kryteriów dotyczących właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności: ekonomicznej, technicznej, finansowej. CO DO ZASADY CENA MOŻE STANOWIĆ KRYTERIUM O WADZE MAKSYMALNIE DO 60%

28 KRYTERIA OCENY OFERT Możliwe kryteria wyboru oferty: cena, jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, okres gwarancji koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia, termin płatności, zużycie energii, zużycie wody, emisja dwutlenku węgla, emisje zanieczyszczeń np.: tlenków azotu, cząstek stałych, węglowodorów itp., inne kryteria - odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

29 KOMISJA PRZETARGOWA Zespół pomocniczy kierownika zamawiającego, powołany do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. Kierownik zamawiającego może powierzyć komisji także inne czynności związane zarówno z przygotowaniem jak i przeprowadzeniem postępowania Skład osobowy - min. 3 osoby, w tym Przewodniczący i Sekretarz Rodzaje Komisji - stałe lub powoływane do określonego postępowania Komisja obowiązkowa szacowana wartość zamówienia jest = lub > progi unijne Regulamin pracy Komisji - dokument określający organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej

30 REALIZACJA ZAMÓWIENIA Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty i jego uprawomocnieniu się zostaje podpisana umowa, za realizację której odpowiedzialny jest kierownik projektu lub wnioskodawca. Czynności związane z realizacją umowy, rozliczeniem itp. wspomagane są przez Dział Zakupów UJ, w szczególności Sekcję Aparatury Naukowej.

31 REALIZACJA ZAMÓWIENIA Przy realizacji umowy należy przestrzegać zapisów umowy, w szczególności dotyczących: terminu realizacji, należytej realizacji potwierdzonej co do zasady protokołem odbioru, uprawnień gwarancyjnych, ewentualnie naliczanie kar umownych. Zmiany umowy są bardzo ograniczone, dopuszczalne w przypadkach, które winny być przewidziane w postepowaniu.

32 ZAMÓWIENIA WSPÓLNE DLA CAŁEJ UCZELNI W przypadku wydatkowania środków w zakresach, w których Uczelnia wyłoniła Wykonawców na usługi i dostawy dla całego Uniwersytetu, należy dokonywać tych zamówień zgodnie z podpisanymi umowami (np. zakup artykułów biurowych, przesyłki kurierskie, bilety lotnicze). Szczegóły dotyczące takich umów zawierają komunikaty umieszczone na stronie zakładka Bieżące komunikaty

33 Czynność CZAS TRWANIA PROCEDUR PRZETARGOWYCH Czas trwania Przygotowanie SIWZ? Zależy od stopnia trudności postępowania, zaangażowania osób uczestniczących Składanie ofert* * Termin może/musi ulec przedłużeniu 7 dni przetarg krajowy 14 dni przetarg krajowy, roboty budowlane 40 dni przetarg unijny Ocena ofert? Zależy od stopnia trudności postępowania, zaangażowania osób uczestniczących Związanie ofertą (co do zasady 30/60 dni) Odwołania 5 dni - przetarg krajowy 10 dni przetarg unijny

34 SZCZEGÓLNY TRYB ZAMÓWIENIE Z WOLNEJ RĘKI Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, po przeprowadzeniu negocjacji z wybranym wykonawcą, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z okoliczności określonych w art. 67 ustawy PZP. PRZESŁANKI: dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę: a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, b) z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej.

35 SZCZEGÓLNY TRYB ZAMÓWIENIE Z WOLNEJ RĘKI PRZESŁANKI: przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej, mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, oraz które mogą być wytwarzane tylko przez jednego wykonawcę. w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, i nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia lub wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni z postępowania, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione

36 SZCZEGÓLNY TRYB ZAMÓWIENIE Z WOLNEJ RĘKI Tryb wymaga zastosowania procedury: opublikowanie ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy - fakultatywnie wysłanie zaproszenia do negocjacji wraz z istotnymi informacjami dotyczącymi zamówienia złożenia oferty przeprowadzenie negocjacji opublikowanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia

37 DODATKOWE INFORMACJE DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH UNIWERSYTETU JAGIELLOŃSKIEGO ul. Gołębia 6/2, Kraków tel , fax lub ; D Z I Ę K U J Ę Z A U W A G Ę