Witaj przyszły komendancie zlotu!

Transkrypt

1 Witaj przyszły komendancie zlotu! Misją poradnika sukcesu jest udzielenie Ci porad jak zorganizować fantastyczny zlot, na którym dzieciaki będą bawiły się nie tylko dobrze, ale znakomicie. W poradniku sukcesu znajdziesz informację jak dobrze zorganizować lub udoskonalić następujące elementy organizacji zlotu: 1. Wizja 2 2. Dobór kadry 2 3. Sprawy kwatermistrzowskie 2 a) Posiłki 2 b) Nocleg 3 c) Plakietki 3 d) Zakupy 3 4. Przedział czasowy organizacji zlotu 3 5. Sprawy programowe 4 a) Systemy punktowe gier 4 b) Materiały programowe 5 c) Logistyka gier 5 6. Obrzędowość 5 7. Odpowiedzialność kadry 5 8. Piony metodyczne 5 9. Harmonogram zlotu 6

2 1. Wizja Chcesz być komendantem zlotu? Pierwsza sprawa musisz zgłosić się do zastępczyni komendantki hufca która jest odpowiedzialna za program w naszym hufcu i powiedzieć, że chcesz zorganizować zlot. Musisz zrobić to odpowiednio wcześnie, bo ktoś Cie może uprzedzić. Jeżeli to już jest załatwione to teraz trzeba zorganizować zlot. Należy postawić sobie pytanie kiedy chcesz to zorganizować? Jeżeli wymyśliłeś, że to będzie za 2 tygodnie to zapomnij o tym. A tak na serio potrzebujesz tak z 3 miesiące na przygotowania. 2. Dobór kadry Sam nie zorganizujesz zlotu, potrzebujesz do tego sztabu ludzi. a i jego ekipę czyli grupę kwatermistrzowską, kogoś od programu zastępcę, organizatorów poszczególnych zajęć. Niektórych dostaniesz z przydziału takich którzy realizuję próbę na stopnie i zgłoszą się do zastępcy komendanta hufca ds. programowych. Potrzebni są też punktowi na gry, najlepiej wędrownicy lub instruktorzy, im więcej tym gra jest ciekawsza, zawsze fajniej jest chodzić po lesie i natrafiać na żywe punkty niż znajdywać same kartki na drzewach. Możesz szukać takich osób wśród drużyn jadących na zlot, może jest jakaś drużyna, która ma 2 przybocznych i jedno z nich może stanąć na punkcie. 3. Sprawy kwatermistrzowskie Czyli to czym powinien zająć się kwatermistrz i jego ekipa. a) Posiłki Śniadania i kolację są raczej proste, należy powiedzieć drużynowym, że te posiłki są we własnym zakresie. Obiad jest bardziej skomplikowaną sprawą. Są różne opcje obiadowa, albo catering albo robimy jedzenie na miejscu. 1. catering => ważne by nie musiał jechać niewiadomo jak daleko, dobrze jeżeli jest sprawdzony na innych wyjazdach i wiecie czego się spodziewać. Co należy ustalić z cateringiem? czy jedzenie będzie dostarczone w gotowych porcjach czy porcje będą wydawane na miejscu, jak tak, to czy oni dadzą plastiki, czy harcerze mają mieć menażki i niezbędniki. 2. Robimy na miejscu => ważna sprawa, czy mamy dostęp do kuchni? Część szkół nie udostępnia swoich kuchni, stołówki tak, ale kuchnie nie. Jeżeli uzyskamy dostęp do kuchni to sprawdźcie czy kuchnia jest gazowa/elektryczna czy opalana drewnem, tak są jeszcze takie ;) Musicie zorganizować zastęp kuchenny, może to być grupa kwatermistrzowska, ale sprawdźcie czy potrafią gotować i miejcie kogoś luźnego, żeby w razie gdyby coś się stało gdzieś indziej to żeby reszta była w stanie zrobić obiad. Jest jeszcze opcja pośrednia, na miejscu ale robione np. przez szkolne kucharki. Wybierając którąś z opcji musicie pamiętać o kosztach związanych z wyborem.

3 Ważnym dodatkiem do każdego posiłku jest herbata. Albo to Ty jako organizator zadbasz o czajniki, herbatę, albo musisz wyraźnie powiedzieć drużynowym, że Ty tego nie zapewnisz. Możesz zaproponować przywiezienie do hufca podpisanych czajników, które Ty przewieziesz i oddasz po zakończeniu zlotu w hufcu. Miejsce spożywania posiłków. Musi to być 1 max 2 miejsca stołówki, albo prawdziwe szkolne albo stworzone na nasze potrzeby. Należy policzyć ile harcerzy w jednym momencie zmieści się do stołówki (muszą być zapewnione miejsca siedzące) i należy zrobić tury, najlepiej na wszystkie posiłki, a zwłaszcza na obiad, wtedy unikniemy stania przed wydawalnią i ślinienia się harcerzy. b) Nocleg Ostatnio są to zazwyczaj szkoły. Ważne żeby nie były za daleko Warszawy, podraża to koszty wyjazdu. Większość szkół już nie chce przyjmować harcerzy część chce zapłaty za nocleg. Należy przemyśleć sprawę materacy. Dla organizatorów jest to spory kłopot, trzeba skombinować materace, załadować je na coś a potem je przewieźć, rozładować, rozdać harcerzom, czasem się zniszczą, zebrać od nich na koniec, załadować powrotem na coś, oddać jeżeli były pożyczone. A jak powiemy harcerzom żeby wzięli karimaty, to fakt, będzie im mniej wygodnie, ale ile roboty mniej dla Was. c) Plakietki Jak wiecie plakietki nie robią się w jeden dzień. Potrzebujecie ok. 4 dni na zrobienie plakietek. Potrzebny jest fajny projekt, który będzie się podobał, będzie miał napisane co to za impreza, kiedy i gdzie się odbyła. Plakietka też powinna być związana z obrzędowością. d) Zakupy To jest bardziej skomplikowana sprawa. Należy wziąć pod uwagę potrzeby organizatorów gier, to co oni potrzebują, w jakiej ilości, czy to ma być nowe, czy można po prostu to pożyczyć od kogoś. Jak już wiecie co z obiadem to albo dajecie kasę cateringowi albo Wy musicie kupić wszystko co potrzebne. 4. Przedział czasowy organizacji zlotu Ten rozdział jest tylko streszczeniem Standardów imprez hufcowych. Należy go traktować jako pomoc a nie jedyne źródło informacji. Kiedy? Kto? Co robi? Powinien być wybrany i zatwierdzony przez 3 miesiące Zespół komendę hufca Jest dobierany przez komendanta, przyłączają się też osoby, które mają współorganizację hufcowej. W zespole powinny być osoby, które będą odpowiedzialne za program, sprawy kwatermistrzowskie, oboźny. Każdy z zespołu ma wiedzieć za co dokładnie będzie odpowiedzialny na zlocie. Powinna powstać WIZJA zlotu, poszczególne jego elementy.

4 2 miesiące 1 miesiąc 2 tygodnie 1 tydzień Zespół Oboźny Poszukiwania noclegu. Kontroluje prace zespołów. Spotkanie w celu scalenia swoich działań i wymienienia informacji. Ustalenie zasad współzawodnictwa zlotowego. Wyznaczenie terminu wpłat uczestników, znalezienie miejsca produkcji plakietek, przekazuje preliminarz zlotu do skarbniczki hufca zatwierdzony przez komendanta zlotu i przedstawiciela komendy hufca. Opracowanie regulaminu zlotu. Rozesłanie informacji do drużynowych oraz wszelkie inne sposoby dotarcia do potencjalnych uczestników. Kontrolowanie postępów prac, wysłanie imiennej listy członków sztabu organizacyjnego Dopracowywanie poszczególnych elementów zlotu, pozyskiwanie potrzebnych materiałów na zlot, w tym punktowych. Zbieranie pieniędzy od uczestników, sprawdzenie czy wszystkie elementy (nocleg, plakietki, obiad) są dostosowane do ilości uczestników. Bieżące przypominanie o imprezie, o zgłoszeniach, wpłatach. Rozliczenie zespołów z dotychczasowej pracy, Analiza wspólnej wizji, dopracowanie szczegółów, sprawdzenie terenu. Załatwienie plakietek. Ostatnie przypomnienie. Wszystko już jest tak przygotowane, że zlot może odbyć się jutro! Wszystkie sprawy są załatwione, zamknięte. Ostateczne sprawdzenie czy materiały zlotowe (regulaminy, zasady gier) są aktualne, czy organizatorzy poszczególnych zajęć nic nie zmienili. 5. Sprawy programowe a) Systemy punktowe gier Przychodząc na punkt gry dostajemy zadanie np. wyznaczyć azymut i znaleźć ukrytą rzecz. I tutaj pojawia się pytanie czy jak drużynowy wyznaczy azymut to patrol dostanie tyle samo punktów jak by wyznaczał to harcerz, czy mniej? Chcę przez to powiedzieć, że to za co jesteśmy oceniani i w jaki sposób powinno być wiadomo przed przystąpieniem do zadania. Np. jeżeli wyznaczy drużynowy to odejmiemy 2pkt, jeżeli będziemy uczyć harcerza na miejscu i wyznaczy on prawidłowo to odejmiemy 1pk (za naukę na miejscu), a jeżeli zrobi to harcerz sam od początku to dostaniemy max.

5 Trzeba przy tym dokładnie punktowemu napisać zasady oceniania i dać je też patrolowi na punkcie, żeby zminimalizować niesprawiedliwe ocenianie. b) Materiały programowe Za zakup materiałów jest odpowiedzialny kwatermistrz, ale nie wyssie on sobie z palca listy zakupów. Taką listę musi mu dostarczyć organizator zajęć. Trzeba dać kwatermistrzowi co najmniej 2 tygodnie na zrobienie zakupów. Należy pamiętać, żeby materiałów starczyło dla wszystkich. Jak planujemy gotować marchewki, to niech każdy patrol ją otrzyma. Jak mamy przygotowaną całą siatkę rzeczy na jedne zajęcia dla wszystkich patroli, które będą robić to jednocześnie np. marzannę warto podzielić materiały i powkładać do oddzielnych siatek lub po prostu położyć w kupkach. c) Logistyka gier Gry powinny być dostosowane do warunków pogodowych. Rozumie się przez to za równo deszcz jak i szybkie ściemnianie się. W przypadku niepogody niektóre zajęcia da radę zrobić w szkole, lepiej żeby były minimalnie krótsze niż żeby wszystkie dzieci wróciły ze zlotu chore. Nasze zloty organizowane są gdy szybko za dnia robi się ciemno. Lepiej więc zrobić grę dzienną na dworze niż w szkole, trzeba korzystać, że jest widno, więcej fajnych rzeczy da się zrobić jak się widzi cokolwiek, a zajęcia popołudniowe lepiej zorganizować w szkole niż na dworze. Gdy planujemy grę terenową warto przemyśleć rozstawienie punktów. Zwykle organizatorzy robili gry tak, że harcerze nie mieli szans dotrzeć na wszystkie punkty. Teren zazwyczaj jest nie regularny w związku z tym rozstawione punkty nie są w równych odległościach a niekiedy kilka punktów koncentruje się na małej przestrzeni. Może zdążyć się tak, że patrole z punktem startowym w koncentracji punktów zaliczą w ciągu 30 minut 5 punktów a patrole, które musiały iść 30 minut na startowy punkt nie zdążą wrócić do koncentracji punktów i od razu będą na straconej pozycji. Punkty dalej oddalone mogą być wyżej punktowane, ale nie powinny być punktem startowym, to czy patrol pójdzie na dalszy punkt ma być decyzją patrolu a nie wymuszeniem przez organizatora. Punktowy musi być przygotowany na sytuację, że na punkt przyjdzie 1 patrol, 2, 3, 4, 5 i więcej patroli. Organizator musi tak zaplanować punkty, żeby kilka patroli na raz miało szansę wykonać zadanie, nie może być tak, że patrol czeka minut aż będzie ich kolej. 6. Obrzędowość Jest to bardzo istotny element wyjazdu. Jak harcerze się wkręcą w obrzędowość będą mieć lepszą zabawę, a o to nam chodzi. Wszystkie elementy zlotu powinny być ze sobą powiązane właśnie obrzędowością. 7. Odpowiedzialność kadry Każda czynność powinna mieć swojego szefa odpowiedzialnego za przedsięwzięcie. Dodatkowo wszystkie czynności wykonywane przez kadrę powinny być nadzorowane przez nadrzędną osobę odpowiedzialną. Mowa jest o wszystkich czynnościach, od przygotowania gry i skoordynowania jej z obrzędowością zlotu, logicznym ciągiem kolejnych zajęć po czynności kwatermistrzowskie tj. zakup materiałów na gry, nagród i innych potrzebnych przedmiotów.

6 Organizacja gry. Jako jej organizator musisz pamiętać o kilku ważnych sprawach: zasady, instrukcje i regulaminy, które dostaje patrol muszą być aktualne, musisz zadbać o to żeby materiały na grę znalazły się na zlocie, albo sam je drukujesz albo musisz dopilnować żeby ktoś to zrobił na pewno zabrał to ze sobą. 8. Piony metodyczne Czyli inaczej dla harcerzy, inaczej dla starszych a jeszcze inaczej dla wędrowników. Nie wszyscy zdajemy sobie sprawę, że należy różnie oceniać różne piony lub dawać im zróżnicowane zadania, ale jest to bardzo istotne. Nie ma satysfakcji z wygranej wędrowników jak konkurowało się z 10-latkami Nie jest zdrowe jeżeli w punktacji zlotowej współzawodniczą wszystkie piony jednocześnie. Powinny być osobne punktacje dla każdego pionu, aby konkurencja była fair. Jednak warto też zastanowić się nad rozmieszczeniem drużyn w szkole. Czasem planujemy grę nocną dłużej dla starszych i słabe by było gdyby starsi wracając z gry obudzili wszystkich harcerzy. Rozmieszczając drużyny pionami są większe szanse na integrację w pionach, na czym nam też zależy. 9. Harmonogram zlotu Piątek Przyjazd i rozpakowanie Apel rozpoczynający Kolacja Zajęcia wieczorne Gra nocna 1 Sobota Śniadanie Gra dzienna Obiad Zajęcia popołudniowe Kolacja Zajęcia wieczorne kończąca 2 Niedziela Śniadanie Pakowanie i sprzątanie Apel kończący 1. gra nocna została umieszczona w piątek, ale jest to decyzja organizatorów czy będzie to piątek czy sobota. Plusy i minusy gry nocnej w piątek + harcerze mają często za dużo energii, są pobudzeni faktem, że są na wyjeździe i nie chcą zasnąć po zajęciach wieczornych tylko plotkują do północy albo i dłużej, a tak pójdą na grę i po powrocie zasną szybciej

7 + harcerze będą zbyt zmęczeni sobotnimi zajęciami i będą narzekać na grę nocną Pierwsza gra w terenie, kadra drużyn ani uczestnicy nie znają terenu 2. odprawa kończąca Często na takiej odprawie mówi się o przydziale do robienia porządków, podsumowuje się cały zlot. Warto przed odprawą wypisać listę obiektów do posprzątania, żeby nie tracić czasu i nie wymyślać na bieżąco, bo możemy o czymś zapomnieć. Podsumowując zlot, dajmy szansę wypowiedzenia się wszystkim uczestnikom rozmowy, zaprośmy nie tylko drużynowych ale i patrolowych (to czasem jest to samo ale nie zawsze). Zapisujcie sobie wszystkie uwagi, które zgłaszają Wam uczestnicy.