Zarządzenie nr 1/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Radlinie

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 1/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Radlinie z dnia 3 stycznia 2011 roku w sprawie: kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej Nr 4 w Radlinie Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz wraz z późn. zm.), zarządzam, co następuje : W celu zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce, ustala się : 1 1. Procedurę kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej Nr 4 w Radlinie, zwane dalej Procedurą, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia: 2. Wykaz dokumentów związanych z kontrolą zarządczą w Szkole Podstawowej Nr 4 w Radlinie, zwany dalej Wykazem dokumentów, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia; 3. Strategię zarządzania ryzykiem w Szkole Podstawowej Nr 4 w Radlinie, zwaną dalej Strategią, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia; Ilekroć w niniejszym zarządzeniu, bez bliższego określenia, jest mowa o: 2 1. Placówce oświatowej należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową Nr 4 w Radlinie (SP4 w Radlinie) działającą w ramach ustawy o systemie oświaty, dla której organem prowadzącym jest Miasto Radlin, 2. Dyrektorze należy przez to rozumieć dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie 3. Pracowniku należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną na podstawie stosunku pracy w Szkole Podstawowej Nr 4 w Radlinie. 3 Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 1

2 PRCEDURA KNTRLI ZARZĄDCZEJ I. Postanowienia ogólne Ilekroć w niniejszej procedurze, bez bliższego określenia, jest mowa o: 1 Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1/2011 z dnia 3 stycznia 2011r. 1. Placówce oświatowej należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową Nr 4 w Radlinie działającą w ramach ustawy o systemie oświaty, dla której organem prowadzącym jest Miasto Radlin, 2. Dyrektorze należy przez to rozumieć dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie 3. Pracowniku należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną na podstawie stosunku pracy w Szkole Podstawowej Nr 4 w Radlinie Podstawy prawne niniejszej procedury stanowią : 1) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz z późn. zm.), 2) standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawarte w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min.Fin. Nr 15, poz.84). 2. Zakres procedury kontroli zarządczej obejmuje: 1) analizę i ocenę pod kątem zgodności i kompletności bazy prawnej jednostki, w tym wymaganych przepisów zewnętrznych i procedur wewnętrznych regulujących działalność jednostki; 2) określenie celów i zadań jednostki; 3) identyfikację i ocenę ryzyka oraz określenie reakcji na zidentyfikowane ryzyko; 4) dokonywanie okresowych czynności sprawdzających w poszczególnych obszarach kontrolnych pod kątem legalności, celowości i gospodarności w wydatkowaniu środków publicznych, a także terminowości i efektywności; 5) przeprowadzanie okresowej samooceny systemu kontroli zarządczej Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych przez kierownictwo jednostki dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny, terminowy. 2. Kontrola zarządcza to ogół czynności podejmowanych w celu osiągnięcia zgodności między stanem faktycznym, a wymaganym. Przedmiotem kontroli zarządczej jest ocena gromadzenia i wykorzystania środków, gospodarowania mieniem oraz ochrony zasobów: materialnych, finansowych i informatycznych. 3. Celem kontroli zarządczej jest, w szczególności, zapewnienie : 1) zgodności działalności jednostki z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi co należy osiągać poprzez systematyczne i rzetelne działania polegające na każdorazowym sprawdzaniu podejmowanych czynności pod kątem ich legalności; 2

3 2) skuteczności i efektywności działania co zapewnia system kontroli instytucjonalnej i zewnętrznej, pozwalający na dokonywanie niezbędnych zmian w ocenianych procesach; 3) wiarygodność sprawozdań co osiąga się poprzez sporządzanie ich zgodnie z przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi; 4) ochrony zasobów jest zapewniona poprzez zabezpieczenie wszystkich zasobów jednostki i udostępnianie ich tylko osobom upoważnionym; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania dokonywane jest poprzez wdrożenie i realizację Kodeksu Etyki postępowania pracowników Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji co zapewnia system informatyczny obiegu dokumentów SEKAP, Internet, systematyczne narady robocze z pracownikami; 7) zarządzania ryzykiem dokonywane jest poprzez identyfikowanie ryzyk i podejmowanie działań mających na celu ich minimalizację; 4. sobami uczestniczącymi w realizacji kontroli zarządczej są : 1) dyrektor jednostki w zakresie całości jej funkcjonowania; 2) wicedyrektor w sprawach pedagogicznych, opiekuńczych i wychowawczych; 3) sekretarz szkoły w sprawach administracji wewnętrznej i nadzoru nad pracownikami administracji i obsługi; 4) kierownik świetlicy - w sprawach nadzoru nad wychowawcą świetlicy i personelem kuchennym oraz w sprawach związanych z wyżywieniem; 5) pozostali realizujący zadania powiązane z gospodarką finansową w zakresie określonym przydziałem obowiązków bądź udzielonym upoważnieniem Misją Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie jest realizacja zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych szkoły zawartych w Statucie szkoły oraz regulaminach wewnętrznych jednostki: 1) Praca z uczniem ze specyficznymi trudnościami w nauce; 2) Praca z uczniem zdolnym; 3) Współpraca z rodzicami; 4) Praca wychowawcza; 5) Działanie profilaktyczne; 6) Realizacja projektów i programów własnych; 7) sprawne i skuteczne zarządzanie jednostką jako zakładem pracy dla pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych. 2. Zadania jednostki określają: 1) Statut Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie, 2) Program Wychowawczy, 3) Program Profilaktyki; 4) Zakresy zadań, odpowiedzialności i uprawnień jej pracowników 3

4 1. Kontrola zarządcza winna zapewnić: legalność, rzetelność, celowość i gospodarność dokonywanych operacji gospodarczych. 2. Kryterium legalności polega na badaniu: 5 1) zgodności prowadzonej przez jednostkę działalności z obowiązującymi przepisami prawa; 2) prawidłowości stanowienia unormowań wewnętrznych zgodnie z przepisami ustawowymi i obowiązującą praktyką; 3) prawidłowości stanowienia przepisów wewnętrznych. 3. Kryterium rzetelności służy ocenie: 1) wypełniania obowiązków przez pracowników z należytą starannością, sumiennością i terminowością; 2) sposobu i zakresu wypełniania zadań jednostki; 3) sposobu dokumentowania działań jednostki zgodne z zasadami określonymi w procedurach wewnętrznych. 4. Kryterium celowości polega na badaniu: 1) Czy działalność jednostki jest zgodna z przyjętymi celami i zadaniami? 2) Czy została zapewniona optymalizacja zastosowanych metod i środków dla osiągnięcia założonych celów? 5. Kryterium gospodarności pozwala na ocenę: 1) wydatkowania środków pod kątem uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów; 2) uzyskanej relacji nakładów do efektów; 3) wykorzystania możliwości zapobiegania lub ograniczania wysokości szkód powstałych w działalności jednostki. II. Standardy kontroli zarządczej postanowienia szczegółowe Procedury funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce zawarte są w pięciu obszarach: 1. środowisko wewnętrzne; 2. zarządzanie ryzykiem: 3. mechanizmy kontroli; 4. informacja i komunikacja; 5. monitorowanie i ocena; Środowisko wewnętrzne, o którym mowa w 6 pkt 1), w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej. Właściwe środowisko wewnętrzne determinują : 1) przestrzeganie wartości etycznych, co pozwalają zapewnić : a) wprowadzenie Kodeksu Etyki Pracowników Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie b) szkolenia pracowników z zakresu kontroli zarządczej, obejmujące w szczególności: 4

5 bieżące zmiany w obowiązujących przepisach, mających wpływ na działalność jednostki; uświadomienie konsekwencji wynikających z nieetycznego lub niezgodnego z prawem zachowania; uświadomienie działań mogących tworzyć konflikt interesów, c) analiza i wyciąganie wniosków z każdego, nieetycznego zachowania pracownika; d) wymaganie od pracowników prezentowania i dbania o wysoki poziom osobistej i zawodowej uczciwości; e) ścisłe przestrzeganie wszystkich obowiązujących w jednostce przepisów prawnych i procedur; 2. Kompetencje zawodowe, których posiadanie i rozwój zapewniają 1) planowanie szkoleń w sposób związany z celami jednostki; 2) posiadanie przez pracowników takiego poziomu wiedzy, umiejętności doświadczenia zawodowego, który pozwala im skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone obowiązki, a także rozumieć znaczenie systemu kontroli zarządczej; 3) znajomość i przestrzeganie, przez pracowników jednostki, obowiązujących przepisów prawa; 4) istnieje odpowiednia procedura naboru nowych pracowników, oparta na zdefiniowanych kryteriach, adekwatnych do opisu stanowiska pracy, pozwalająca na wyborze najlepszego kandydata na dane stanowisko; 5) w jednostce istnieje dobra praktyka w zakresie uniwersalizacji umiejętności pracowników i wielozadaniowości pracowników, która pozwala na lepszą organizację i pełniejsze wykorzystanie czasu pracy 6) motywacyjny system wynagradzania mocniej angażuje pracowników do podnoszenia kompetencji zawodowych; 7) prowadzenie okresowej weryfikacji wiedzy i umiejętności, połączony z oceną pracowników; 8) określenie zadań wykonywanych na każdym stanowisku pracy w formie kart opisu stanowiska pracy; 3. Struktura organizacyjna, która: 1) jest określona statutem jednostki; 2) jest dostosowana do celów i zadań jednostki, 3) pozwala na szczegółowe określenie, w sposób przejrzysty i spójny, zakresu zadań, odpowiedzialności i uprawnień poszczególnych pracowników jednostki, które są na bieżąco aktualizowane; 4. Delegowanie uprawnień, które określają zakres uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom, z zachowaniem następujących zasad: 1) zakres delegowanych uprawnień jest odpowiedni do: a) wagi podejmowanych decyzji; b) stopnia ich skomplikowania; c) ryzyka z nimi związanego; 2) delegowania uprawnień na piśmie (przyjęcie uprawnień potwierdzone podpisem); a) rejestrowania wydanych uprawnień i pełnomocnictw; b) wykorzystanie kontrasygnat przy najistotniejszych decyzjach; 5

6 8 Celami zarządzania ryzykiem, o którym mowa w 6 pkt 2), jest zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia ustalonych przez jednostkę celów i obejmuje: 1. Identyfikację ryzyka w odniesieniu do celów i zadań jednostki poprzez: 1) identyfikację, przez poszczególnych pracowników, ryzyk w odniesieniu do realizowanych celów i zadań wraz z ich kategoryzacja i sposobem pomiaru; 2) stosowanie założeń strategii zarządzania ryzykiem; 2. Analizę ryzyka, obejmującą: 1) ocenę istotności ryzyk; a) akceptowalne, b) niskie, c) średnie, d) wysokie; 2) oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia danych ryzyk i możliwych ich skutków 3) określenie sposobu zarządzania ryzykami; 3. Reakcji na ryzyko w zależności od jego istoty: 1) tolerowanie w przypadkach mniej istotnych; 2) określenie i podjęcie działań w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu poprzez działanie mające na celu jego zmniejszenie, wycofanie się danego ryzyka lub przeniesienie ryzyka na inny podmiot; 3) wyznaczenie pracowników odpowiedzialnych za minimalizację poszczególnych rodzajów ryzyk; 4) sporządzenie odpowiedniej dokumentacji reakcji na istotne ryzyka; Do podstawowych mechanizmów kontroli, o których mowa w 6 pkt 3), należą: 9 1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej w ramach tego systemu działa wykaz dokumentów stanowiących załącznik nr 2 do zarządzenia, a w szczególności: 1) polityka rachunkowości wraz z załącznikami; 2) instrukcja inwentaryzacyjna; 3) dokumentacja realizacji zamówień publicznych; 4) dokumentacja pracownicza; 5) rejestr zarządzeń wewnętrznych jednostki; 6) dostępność obowiązującej dokumentacji dla osób, którym jest niezbędna; 7) stworzenie rejestru uwag pracowniczych dotyczących stosowanych procedur wykorzystywanego przy ich aktualizacjach i zmianach; 2. Nadzór prowadzony nad wykonywanymi zadaniami, obejmujący: 1) system wyrywkowej weryfikacji czynności nadzorowanych pracowników; 2) wyrywkowa weryfikacja sprawozdawczości w kluczowych obszarach działalności jednostki; 3. Ciągłość działalności - zapewniają: 6

7 1) wskazanie osób zastępujących każdego z pracowników w przypadku jego nieobecności; 2) wskazanie osób zastępujących poszczególne osoby z kadry kierowniczej; 3) powierzanie obowiązków, a przede wszystkim uprawnień i pełnomocnictw na okres nieobecności; 4) plan bezpieczeństwa informatycznego; 5) plan awaryjny na wypadek przerw w działaniu systemów informatycznych; 6) system przechowywania danych, gwarantujący ich nienaruszalność 4. chrona zasobów - jest realizowana przez: 1) prowadzenie okresowego porównania stanu rzeczywistego zasobów z zapisami rejestrów; 2) powierzenie odpowiedzialności materialnej za przekazane pracownikom składniki majątkowe; 3) stworzenie systemu osobowego i technicznego zabezpieczenia zasobów; a) kontrolowanie dostępu do obiektu jednostki osób spoza jednostki; b) pomieszczenia są, w razie ich nieużytkowania, zamykane na klucz, a pomieszczenia o istotnym znaczeniu dodatkowo chronione przy pomocy urządzeń technicznych; c) dostęp pracowników do obiektów i pomieszczeń poza godzinami pracy jest ograniczony i kontrolowany; d) zabezpieczenie zasobów jest okresowo kontrolowane i oceniane; e) składniki majątku trwałego są odpowiednio oznakowane; f) identyfikację zasobów o znaczeniu krytycznym i wdrożenie odpowiednie środki ich ochrony; g) przeszkolenie pracowników w zakresie umiejętności korzystania z urządzeń specjalistycznych oraz urządzeń o dużej wartości; h) opracowanie i wdrożenie systemu bezpieczeństwa informatycznego i ochrony danych, 4) opracowanie i wdrożenie instrukcji bezpieczeństwa przeciwpożarowego; 5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych obejmują: 1) dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych poprzez : a) opracowanie i wdrożenie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów; b) opracowanie i wdrożenie polityki rachunkowości w jednostce 2) zatwierdzanie operacji gospodarczych zgodnie z regulaminem kontroli finansowej; 3) podział kluczowych obowiązków między różnych pracowników; 4) precyzyjne opracowanie zakresu zadań, odpowiedzialności i uprawnień poszczególnych pracowników; 5) szczegółowe opracowanie listy osób upoważnionych do przeprowadzania poszczególnych operacji finansowych i gospodarczych 6) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po ich realizacji; 7) są realizowane zgodnie z przepisami prawa, dobrej praktyki i wykazem dokumentów. 6. mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych stanowią: 1) polityka bezpieczeństwa danych osobowych; 2) zabezpieczenia dostępu do komputerów przez osoby nieuprawnione; 7

8 3) tworzenie kopii zapasowych na odrębnych nośnikach; 4) obowiązek sprawdzania nieautoryzowanych aplikacji; Informacja i komunikacja, o których mowa w 6 pkt 4), zapewnia wszystkim pracownikom jednostki informacje niezbędne do wykonywania przez nich obowiązków, a w szczególności związanych z kontrolą zarządczą. 2. Informację i komunikację, o których mowa w ust. 1 zapewnia: 1) bieżąca informacja aktualne, rzetelne, kompletne, zrozumiałe, a jednocześnie pomocne w podejmowaniu właściwych decyzji informacje zapewniają: a) ścieżki obiegu dokumentów w poszczególnych obszarach działalności jednostki; b) przekazywanie do wiadomości wszelkich zarządzeń, procedur drogą pisemną; c) systematycznie organizowane narady robocze; 2) komunikacja wewnętrzna efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki są osiągane przez : a) pisemne przekazy wewnątrz jednostki; b) wykorzystanie elektronicznego systemu przekazywania dokumentów SEKAP; c) systematyczne spotkania i narady robocze z pracownikami w celu przekazania informacja oraz otrzymania informacji zwrotnych; d) wyznaczenie ścieżek obiegu dokumentów w poszczególnych obszarach działalności jednostki; e) przekazywanie informacji w sposób zrozumiały dla odbiorców; 3) komunikacja zewnętrzna zapewnienie efektywnego systemu wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań jednostki osiąga się przez: a) ewidencję korespondencji wchodzącej i wychodzącej; b) terminowość załatwiania spraw; Monitorowanie i ocena, o których mowa w 6 pkt 5), ma za zadanie zapewnić funkcjonowanie kontroli zarządczej poprzez: 1) monitorowanie systemu kontroli zarządczej jest realizowane przez: a) poszczególni monitorują skuteczność; b) poszczególnych elementów systemu na swoich stanowiskach; c) w trakcie monitoringu identyfikują występujące problemy i zgłaszają przełożonemu; d) dyrektor, po zapoznaniu się ze zgłoszonymi uwagami, wprowadza korekty do systemu kontroli; 2) samoocena raz w roku jest przeprowadzana samoocena systemu kontroli zarządczej, którą ułatwi sporządzony: a) system planowania celów i ich mierników; b) listy kontrolne przy realizacji zadań wrażliwych (zamówienia publiczne); 8

9 c) wprowadzenie kwestionariusza samooceny; 3) uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są osiągane przez: a) sporządzanie sprawozdań z funkcjonowania planu działalności; b) formułowanie oświadczeń o stanie kontroli zarządczej. 9

10 Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 1/2011 z dnia 3 stycznia 2011r. WYKAZ DKUMENTÓW ZWIĄZANYCH Z KNTRLĄ ZARZĄDCZĄ bszar działania Standard Lp. Dokument Środowisko wewnętrzne Przestrzeganie wartości etycznych Kompetencje Zawodowe Struktura organizacyjna 1 Zarządzenie Nr B /05 Burmistrza Radlina z dnia 29 marca 2005r. w sprawie przyjęcia Kodeksu postępowania pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta Radlin 2 Zarządzenie Nr 5/2011 z dnia 3 stycznia 2011r. Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie w sprawie przyjęcia Kodeksu Etyki Pracowników Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie Zarządzenie Nr 3/2009/SP4 z dnia 5 kwietnia 2009r. Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie w sprawie wprowadzenia do realizacji regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych, nie będących nauczycielami, zatrudnionych w Szkole Podstawowej Nr 4 w Radlinie. Zarządzenie nr 2/2010/SP4 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Radlinie z dnia 11 stycznia 2010 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu oceny nauczyciela w Szkole Podstawowej Nr 4 w Radlinie UCHWAŁA NR 5/2009/2010 Rady Pedagogicznej Szkoły Podstawowej nr 4 w Radlinie z dnia 1 października 2009r. w sprawie przyjęcia jednolitego tekstu Statutu Szkoły Podstawowej Nr 4 Zarządzenie Nr 4/2009 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie w Radlinie w sprawie wprowadzenia do realizacji regulaminu pracy. Zakresy zadań, odpowiedzialności i uprawnień poszczególnych 10

11 Delegowanie uprawnień Zarządzanie ryzykiem Misja jednostki pracowników Umowy z placówkami oświatowymi o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej Zarządzenie nr 5/2008 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Radlinie z dnia 9 maja 2008 roku w sprawie: zatwierdzenia do realizacji regulaminu udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Karty opisu stanowisk pracy poszczególnych pracowników cena ryzyka zawodowego Zarządzenie nr 8/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Radlinie z dnia 25 października 2010 roku w sprawie określenia ekwiwalentu oraz zakupu odzieży i obuwia ochronnego dla pracowników zatrudnionych w Szkole Podstawowej Nr 4 w Radlinie (tabela przydziału odzieży i obuwia roboczego i indywidualnych środków ochronnych). Instrukcje użytkowania maszyn i urządzeń Dokumentacja HCCP Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego Arkusz organizacyjny Procedury nadzoru pedagogicznego Książka obiektu budowlanego Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw Zakresy zadań, odpowiedzialności i uprawnień poszczególnych pracowników UCHWAŁA NR 5/2009/2010 Rady Pedagogicznej Szkoły Podstawowej nr 4 w Radlinie z dnia 1 października 2009r. w sprawie przyjęcia jednolitego tekstu Statutu Szkoły Podstawowej Nr 4 11

12 Mechanizmy kontroli kreślenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Identyfikacja ryzyka Analiza ryzyka Reakcja na ryzyko Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej Nadzór Ciągłość działalności chrona zasobów Szczegółowe mechanizmy kontroli Kwestionariusz samooceny załącznik nr 3 do Strategii zarządzania ryzykiem Zdefiniowane ryzyka - kwestionariusze identyfikacji ryzyka Arkusze analizy ryzyka Arkusz samooceny Lista kontrolna prowadzenia postępowania w trybie ustawy o zamówieniach publicznych Zarządzenie nr 4/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 4 w Radlinie z dnia 3 stycznia 2011r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej euro Polityka rachunkowości Polityka bezpieczeństwa ochrony danych Zarządzenie nr 3/2010/SP4 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Radlinie z dnia 11 stycznia 2009 roku w sprawie wyznaczenia pracowników do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, zwalczania pożaru i ewakuacji pracowników. Polityka rachunkowości, zwrot stawki za 1 km samochodu prywatnego w podróży służbowej, Rejestr procedur pisemnych kontroli wewnętrznej Kontrola finansowa Protokóły zdawczo-odbiorcze Instrukcja inwentaryzacyjna, bezpieczeństwo systemów informatycznych Zarządzenie nr 6/2010 Szkoły Podstawowej nr 4 w Radlinie z dnia 14 września 2010 roku w sprawie: wprowadzenia do realizacji regulaminu kontroli finansowej 12

13 Informacja i komunikacja Monitorowanie i ocena dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych Bieżąca informacja Komunikacja wewnętrzna Komunikacja zewnętrzna Monitorowanie systemu kontroli zarządczej Samoocena Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej Nr 4 im. Gustawa Morcinka w Radlinie. Polityka bezpieczeństwa informatycznego i ochrony danych. Zarządzenie nr 3/2008 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Radlinie z dnia 27 lutego 2008 roku w sprawie: wprowadzenia w Szkole Podstawowej Nr 4 elektronicznego systemu kontroli frekwencji i postępów w nauce uczniów Zarządzenie nr 4/2008 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Radlinie z dnia 28 kwietnia 2008 roku w sprawie: wypisywania świadectw technika komputerową i drukowanie ich treści na giloszach. Instrukcja obiegu dokumentów Rejestr zarządzeń, instrukcja kancelaryjna Instrukcja kancelaryjna Bieżąca kontrola funkcjonalna określona w regulaminie organizacyjnym Kwestionariusz samooceny zał. nr 3 do strategii zarządzania ryzykiem świadczenia o stanie kontroli zarządczej 13

14 Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 1/2011 z dnia 3 stycznia 2011r. STRATEGIA ZARZĄDZANIA RYZYKIEM I.Definicje 1 Przez użyte w Strategii określenia należy rozumieć : 1. ryzyko to prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, które może wpłynąć na osiąganie celów i realizację nałożonych na jednostkę zadań; 2. zarządzanie ryzykiem to podejmowanie działań mających na celu : a. rozpoznanie ryzyka, b. ocenę ryzyka, c. kontrolę podjętych działań w celu minimalizacji ryzyka, d. nadzór i monitorowanie ryzyka. II. Istota zarządzania ryzykiem 2 1. Możliwość występowania ryzyka w osiąganiu celów i realizacji zadań, skłania jednostkę do koncentrowania uwagi na powstających zagrożeniach, poszukiwania form obrony przed negatywnymi skutkami ryzyka i dostosowania działalności do zmieniających się warunków zewnętrznych. 2. strożnościowe podejście do ryzyka, oznacza utrzymywanie racjonalnej równowagi pomiędzy prowadzeniem działalności, a kontrolowaniem ryzyka. 3. Ryzyka, ze względu na kształtujące je czynniki, dzielimy na: 1) zewnętrzne rodzaje ryzyka determinowanego przez czynniki zewnętrzne; 2) wewnętrzne obejmuje działania jednostki i może być przez jednostkę kontrolowane; 4. Po dokonaniu szczegółowej analizie ryzyka w jednostce, dokonuje się, ponadto, podziału ryzyk na: 1) operacyjne ryzyko wystąpienia błędów w przeprowadzanych operacjach, wynikające głównie z niedostosowania lub zawodności wewnętrznych procedur, ludzi i systemów technicznych lub zdarzeń zewnętrznych; 2) strategiczne związane z zagrożeniem niezrealizowania zadań lub nieosiąganie celów jednostki powstałe jako skutek błędnych decyzji strategicznych; a ze względu na prawdopodobieństwa wystąpienia : 1. wysokie, 2. średnie, 3. niskie. 4. akceptowalne. 14

15 3 Celem zarządzania ryzykiem jest ograniczenie ryzyka oraz zabezpieczenie się przed jego skutkami poprzez: 1. rozpoznanie identyfikowanie ryzyka, określenie rodzajów ryzyk, które wiążą się z działalnością jednostki i dokonywanie ich pomiaru; 2. ocenę ryzyka przy pomocy mierników, których wybór zależy od rodzaju ryzyka, jakie podlega ocenie; 3. zarządzanie ryzykiem badanie efektywności i skuteczności podejmowanych działań, poprzez system kontroli instytucjonalnej i zewnętrznej; 4. kontrolę zarządzania ryzykiem ocena zastosowanych metod redukcji ryzyka, prowadząca do skutecznego i efektywnego realizowania celów i nałożonych zadań Nadzór i monitorowanie ryzyka w jednostce, obejmuje dokonywanie okresowego przeglądu ryzyk, w celu określenia, czy dane ryzyko uległo zmianie i czy punktowa ocena ryzyka w zakresie istotności uległa zmianie. 2. Monitorowanie ryzyka obejmuje także zapewnienie skuteczności stosowania mechanizmów kontrolnych. III. Mechanizmy zarządzania ryzykiem 5 1. W oparciu o analizę ryzyka w ramach realizacji procesu zarządzania ryzykiem, dokonuje się przeglądu istniejących mechanizmów kontrolnych, które zawarte są w przepisach wewnętrznych. Reakcja w odniesieniu do każdego istotnego ryzyka (z dużą wagą istotności) podejmowana będzie na podstawie uzyskanych wyników z analizy ryzyka. 2. W jednostce reakcje na ryzyka polegają, w szczególności, na: 1. tolerowaniu koszty skutecznego przeciwdziałania ryzyku mogą przekroczyć jego potencjalne korzyści, a zdolności do skutecznego przeciwdziałania zdefiniowanym ryzykom będą ograniczone; 2. przeniesieniu dotyczą ryzyk w odniesieniu do których nastąpi przeniesienie ich na inną instytucję, między innymi poprzez ubezpieczenia czy zlecanie usług na zewnątrz; 3. wycofaniu się dotyczy grupy ryzyk, które są szczególnie kontrolowane, a ich skutki ograniczane do akceptowanego poziomu; 4. przeciwdziałaniu dotyczy kategorii ryzyk, które będą wymagać pojęcia zdecydowanych, przemyślanych i zaplanowanych działań prowadzących do ich likwidacji lub znacznego ograniczenia. 6 Dyrektor przeciwdziała negatywnym skutkom zdefiniowanych ryzyk oraz dokonuje analizy obszarów wrażliwych w jednostce, a w szczególności takich jak: 1. gospodarka środkami finansowymi; 2. wydatki majątkowe; 3. wiarygodność sporządzanych sprawozdań; 4. realizacja zamówień publicznych; 5. zgodność działalności jednostki z wymogami prawnymi i regulacjami wewnętrznymi; 15

16 6. komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna; 7. aktywna współpraca w jednostce; 8. terminowe realizowanie nałożonych zadań; 9. bezpieczeństwo systemów informatycznych; 10. pozyskiwanie kadry o najwyższych kwalifikacjach. IV. Zasady zarządzania ryzykiem 7 W celu ułatwienia procesu zarządzania ryzykiem, jednostka realizuje podstawowe cele będące podstawą systemu zarządzania ryzykiem: 1. promocja świadomości ryzyka i wdrożenie metody zarządzania ryzykiem w jednostce; 2. wsparcie i monitorowanie roli i pracy osób odpowiedzialnych za zarządzanie ryzykiem w jednostce; 3. identyfikacja, analiza, kontrola i raportowanie dotyczącego ryzyka strategicznego i operacyjnego przy wykorzystaniu odpowiednich kryteriów oceny; 4. monitorowanie ogólnych wyników systemu zarządzania ryzykiem i jego oddziaływania na działalność jednostki. V. Zakres zarządzania ryzykiem 8 Zarządzanie ryzykiem jest oparty o następujące wartości : 1. wizja zarządzania ryzykiem obejmującą : a. identyfikacja i pomiar ryzyka zapewni kontrolę ryzyka, b. wdrożenie innowacyjnych rozwiązań opartych na aktywnym zarządzaniu ryzykiem, 2. kultura zarządzania ryzykiem polegająca na: a. tworzenie ról i zadań dla pracowników, którzy prowadzą, nadzorują i koordynują działania z zakresu zarządzania ryzykiem; b. wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za promocję zarządzania ryzykiem i opracowanie corocznego raportu dotyczącego podjętych działań z zakresu zarządzania ryzykiem; c. wdrożenie i monitorowanie zarządzania ryzykiem na poziomie operacyjnym i strategicznym; d. tworzenie stałego programu oceny ryzyka, którego wyniki są wprowadzane do procesu planowania działalności jednostki; e. zapewnienia środków koniecznych do finansowania inicjatyw i projektów z zakresu zarządzania ryzykiem w jednostce; f. zachęcanie wszystkich pracowników do przestrzegania etyki zarządzania ryzykiem oraz raportowania istotnych kwestii; 3. odpowiedzialność w zarządzaniu ryzykiem a. dyrektor odpowiada za: uzgodnienie zasad zarządzania ryzykiem; 16

17 uzgodnienie i monitorowanie działań związanych z okresowymi i rocznymi raportami dotyczącymi zarządzania ryzykiem; opracowanie i przedstawienie jednostce nadrzędnej rocznego raportu z kontroli nad procesem zarządzania ryzykiem; weryfikację istotnych zagadnień dotyczących zarządzania ryzykiem na poziomie strategicznym i operacyjnym, na które jednostka jest narażona; uzgodnienie zakresu zadań i obowiązków pracowników z zakresie zarządzania ryzykiem; uzgodnienie udostępnianych zasobów w ramach zarządzania ryzykiem; b. : są świadomi występującego ryzyka; biorą aktywny udział w zarządzaniu ryzykiem w ramach zadań i stanowisk pracy 4. stosowanie najlepszej praktyki zarządzania ryzykiem obejmującą: a. identyfikację ryzyka, które może oddziaływać na realizację zadań jednostki, za pomocą kategorii ryzyka określonych w jednostce, b. analizę i uszeregowanie ryzyka wg oddziaływania i prawdopodobieństwa jego wystąpienia, c. identyfikację i ocenę istniejących środków wykorzystywanych do utrzymania ryzyka pod kontrolą, d. hierarchizację ryzyka, e. określenie działań wymaganych do postępowania z ryzykiem, tolerancji, likwidacji lub przeniesienia ryzyka z uwzględnieniem posiadanych zasobów, f. określenie osób odpowiedzialnych za podjęcie działań w związku ze zidentyfikowanym ryzykiem oraz wyznaczenie terminów do działania, g. monitorowanie i raportowanie w sprawie postępów, 5. proces zarządzania ryzykiem obejmuje: a. prowadzenie zapisów i procedur, b. dokumentowanie podejmowanych decyzji, c. rejestrowanie i archiwizacja informacji dotyczących zarządzania ryzykiem, 6. szkolenie z zakresu zarządzania ryzykiem jednostka zapewnia pracownikom wymagane szkolenie, wsparcie i porady dotyczące zarządzania ryzykiem w zakresie adekwatnych do ich zadań i zajmowanego stanowiska. 9 Załączniki do niniejszej Strategii stanowią : 1. Kwestionariusz identyfikacji ryzyka zał. nr 1; 2. Arkusz analizy ryzyka zał. nr 2; 4. Kwestionariusz samooceny ryzyka zał. nr 3; 5. Harmonogram działań załącznik nr 4 17

18 KWESTINARIUSZ IDENTYFIKACJI RYZYKA Załącznik nr 1 do strategii zarządzania ryzykiem Nr ryzyka Zdefiniowane ryzyka Właściciel ryzyka Podział ryzyk pis ryzyka Uwagi i propozycje dotyczącej reakcji na ryzyko, S* A,N, Ś, W** Baza organizacyjno - prawna Brak zdefiniowanych procesów i procedur wewnętrznych Dyrektor S Brak procedur umożliwiających realizację niektórych zadań jednostki zgodnie z przepisami prawa; Brak procedur utrudnia rozwiązywanie sytuacji konfliktowych Nieprecyzyjnie sformułowane przepisy prawa Wszyscy Nieprecyzyjność sformułowań w zarządzeniach dyrektora szkoły, budzi wątpliwości i niejasność w realizacji zadań placówki Brak zakresu i przydziału obowiązków prowadzi do konfliktów między personelem oraz burzy strukturę organizacyjną placówki. Działania jednostki niezgodne z ustalonymi przepisami Wszyscy S Działania niezgodne z ustalonymi przepisami mogą 18

19 prowadzić do naruszenia prawa i łączy się z odpowiedzialnością karną. Nieznajomość uregulowań prawnych koniecznych do realizacji zadań jednostki Wszyscy Nieznajomość uregulowań prawnych jednostki prowadzić może do karnej odpowiedzialności nawet w przypadku nieumyślnie popełnionego błędu. Niekorzystne raporty zewnętrznych organów kontrolnych Dyrektor Niekorzystne raporty zewnętrznych organów kontrolnych mogą pociągać do odpowiedzialności karnej dyrektora placówki. Wpływają również na ogólny wizerunek placówki w środowisku. Gospodarka finansowo - majątkowa Nieprawidłowe planowanie dochodów i wydatków jednostki Dyrektor S Nieprawidłowe planowanie dochodów i wydatków wpłynąć może na zakłócenie funkcjonowania placówki. Niedostateczny budżet na realizację zadań jednostki Wszyscy Niedostateczny budżet na realizację zadań jednostki wpłynąć może na niezrealizowanie zadań i celów placówki. Dokonywanie wydatków przed zmianą planu Księgowość Naruszenie dyscypliny finansowej (odpowiedzialność karna). Zaciąganie zobowiązań bez pokrycia w planie finansowym Upoważnieni Naruszenie dyscypliny finansowej (odpowiedzialność karna). Nieprawidłowe korekty dokumentów finansowych Księgowość Nieprawidłowe korekty dokumentów finansowych wpłynąć mogą na nieprawidłowość w realizacji planów finansowych i naruszenie dyscypliny finansowej. Dokonywanie wydatków z Upoważnieni Dokonywanie wydatków z przekroczeniem upoważnień 19

20 przekroczeniem upoważnień prowadzi do niekontrolowanego zaciągania zobowiązań, które może naruszyć dyscyplinę finansową jednostki. Niedostosowanie poziomu środków do zakresu realizowanych zadań Nierzetelne dokumentowanie operacji gospodarczych Księgowość Dyrektor Wszyscy Zawieranie umów bez pokrycia finansowego. Niejasno sprecyzowany zakres zadań w treści umowy. S późnienie w dostarczaniu faktur. Niewłaściwości w dokumentacji magazynowej. Nieterminowe przekazywanie środków i regulowanie zobowiązań Występowanie nierozliczonych różnic inwentaryzacyjnych Nieprawidłowa ewidencja majątkowa Przestrzeganie ustalonych zasad polityki rachunkowości Zabezpieczenia przed zagrożeniami fizycznymi (kradzież, zalanie, pożar, itp.) Księgowość Naruszenie dyscypliny finansowej poprze nałożenie odsetek karnych na placówkę. Księgowość Błędy w określaniu stanu majątkowego placówki. Księgowość Brak opisu sprzętów, brak wpisów do księgi inwentarzowej prowadzić może do niekontrolowanego przywłaszczenia majątku szkoły. Księgowość Nieprzestrzeganie ustalonych zasad polityki rachunkowości prowadzić może do odpowiedzialności karnej za naruszenie dyscypliny finansowej. Dyrektor S Brak ubezpieczenia majątku uniemożliwia uzyskanie odszkodowania. Pozostawienie sprzętu o wysokiej wartości (powyżej 400zł) bez zabezpieczeń. Postępowanie ze zbędnymi, rzeczowymi, składnikami majątkowymi Komisja inwentaryz. Brak dokonania kasacji składników majątku wpływa na nieprawidłowy obraz stanu inwentarza placówki. Zużyte sprzęty podlegające kasacji poprzez przetrzymywanie ich w placówce mogą stanowić 20

21 zagrożenie dla życia i zdrowia pracowników i uczniów. Świadczenie usług Nieterminowe świadczenie usług Wszyscy Nieterminowość może mieć istotny wpływ na jakoś i rzetelność świadczonych usług. Świadczenie usług na niskim poziomie Wszyscy S Niski poziom świadczenia usług wpływać może na niską, ogólną ocenę placówki. Niewłaściwa obsługa skarg klientów Wszyscy Brak procedur rozpatrywania skarg prowadzić może do konfliktów i braku skuteczności i efektywności działania. Niewłaściwy przepływ informacji wewnątrz jednostki Wszyscy Brak informacji prowadzić może do chaosu i nieprawidłowości w funkcjonowaniu placówki. Nieterminowe wydawanie decyzji administracyjnych Wadliwe wydawanie decyzji administracyjnych Dyrektor Nieterminowość wydawania decyzji administracyjnych wpłynąć może na nieważność sprawy co wiąże się z konsekwencjami prawno-administracyjnymi. Dyrektor Błędy w wydawaniu decyzji administracyjnych prowadzić mogą do niezgodnego z prawem działania dyrektora szkoły. Dyscyplina pracy Naruszanie obowiązków pracowniczych Wszyscy Naruszanie obowiązków pracowniczych wpłynąć może na bezpieczeństwo pracowników i uczniów. Wpływa również na poziom świadczonych przez placówkę usług. Wypadki przy pracy Wszyscy Wypadek przy pracy wiąże się z zagrożeniem życia i zdrowia pracowników, uczniów. Czas rozpoczynania i kończenia pracy Wszyscy Niepunktualność i opuszczanie przez pracownika stanowiska pracy przed wyznaczonym czasem może 21

22 wpłynąć na niski poziom świadczenia usług i zagrożenia związane z bezpiecznymi i higienicznymi zasadami funkcjonowania placówki. Duży wskaźnik zachorowalności kadr Wszyscy Duży wskaźnik zachorowalności kadry wpływa na niski poziom świadczonych usług. Przestrzeganie obowiązku potwierdzania obecności w pracy Wszyscy Brak potwierdzenia obecności w pracy skutkować może potrąceniem wynagrodzenia za niewykonanie usługi, naruszenie dyscypliny pracy. Sposób wykorzystywania zwolnień lekarskich Wszyscy Wykorzystanie zwolnień lekarskich niezgodnie ze stanem zdrowia pracownika. Brak reakcji na zdefiniowane nieprawidłowości Wpływ oferentów na wyniki postępowania Prawidłowość ustalania szacunkowej wartości zamówienia Niewłaściwe opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia Niewłaściwy wybór trybu zamówienia Dyrektor bniżenie poziomu jakości świadczenia pracy przez pracowników. Zamówienia publiczne Dyrektor N Ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu ustawy o zamówieniach publicznych (Ustawa Prawo zamówień publicznych, DZ. U. z 2010r., Nr 113. poz. 759 z późn. zm.) soba wyznaczona soba wyznaczona Ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu ustawy o zamówieniach publicznych (Ustawa Prawo zamówień publicznych, DZ. U. z 2010r., Nr 113. poz. 759 z późn. zm.) Ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu ustawy o zamówieniach publicznych (Ustawa Prawo zamówień publicznych, DZ. U. z 2010r., Nr 113. poz. 759 z późn. zm.) Dyrektor Ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu ustawy o zamówieniach publicznych (Ustawa Prawo zamówień 22

23 Zawieranie umów bez należytego zabezpieczenia interesu jednostki Prawidłowość prowadzenia dokumentacji zamówień Realizacja projektów remontowo-inwestycyjnych publicznych, DZ. U. z 2010r., Nr 113. poz. 759 z późn. zm.) Dyrektor Ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu ustawy o zamówieniach publicznych (Ustawa Prawo zamówień publicznych, DZ. U. z 2010r., Nr 113. poz. 759 z późn. zm.) Dyrektor Ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu ustawy o zamówieniach publicznych (Ustawa Prawo zamówień publicznych, DZ. U. z 2010r., Nr 113. poz. 759 z późn. zm.) Specjalista ds remontów Ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu ustawy o zamówieniach publicznych (Ustawa Prawo zamówień publicznych, DZ. U. z 2010r., Nr 113. poz. 759 z późn. zm.) Ewidencjonowanie zamówień publicznych soba wyznaczona Brak rejestru zamówień publicznych i zmówień do euro. Sprawy socjalne i BHP Realizacja dochodów z czynszów Specjalista ds socjalnych Planowanie i wydatkowanie dochodów niezgodnie z Uchwałą Nr BRM.0150/XLIX/384/10 Rady Miejskiej w Radlinie z dnia 26 października 2010r. Prawidłowość zawierania umów najmu i dzierżawy lokali Dyrektor, Specjalista ds socjalnych Niejasne, nieprecyzyjne treści umów. Prawidłowość gromadzenia środków ZFŚS Dyrektor Nieprawidłowości, nieregularność odprowadzania składek na środki ZFŚS. Prawidłowość wydatkowania środków ZFŚS Dyrektor, Specjalista ds socjalnych Wydatkowanie środków ZFŚS niezgodnie z regulaminem. 23

24 Prawidłowe opodatkowanie świadczeń z ZFŚS Specjalista ds socjalnych Nieprawidłowości w opodatkowaniu świadczeń z ZFŚS. Prawidłowość wydawania decyzji o pomocy materialnej dla uczniów Dyrektor Naruszenie regulaminu przyznawania pomocy materialnej dla uczniów. Prawidłowość rozliczania przyznanej pomocy materialnej Specjalista ds socjalnych Brak dokumentacji bądź nieprawidłowości w dokumentacji potwierdzającej wykorzystanie środków przyznanych na pomoc dla ucznia. chrona danych osobowych Specjalista ds socjalnych, członkowie zespołu Naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm cena ryzyka zawodowego Dyrektor Brak dokumentacji i aktualizacji dokumentacji związanej z określeniem ryzyka zawodowego. Niezapoznanie się pracownika z ryzykiem zawodowym wpływa na zagrożenie jego bezpieczeństwa na stanowisku pracy. Dokumentacja szkoleń BHP Wyznaczona osoba Nieterminowość szkoleń, brak potwierdzenia udziału w szkoleniu BHP w aktach osobowych. Instrukcje korzystania z maszyn i urządzeń Wyznaczona osoba Brak instrukcji korzystania z maszyn i urządzeń uniemożliwia korzystanie ze sprzętu. Brak podpisu pracownika na karcie instrukcyjnej maszyn i urządzeń uniemożliwia mu pracę z tym sprzętem. Profilaktyczna opieka lekarska Dyrektor Brak potwierdzenia zdolności pracownika do pracy uniemożliwia mu podjęcie pracy. Niestawienie się pracownika na badania profilaktyczne uniemożliwia mu świadczenie pracy. 24

25 Dokumentacja postępowań powypadkowych Dyrektor Nieterminowość protokołowania wypadku. Niepełna dokumentacja wypadku. Zatajenie okoliczności wypadku. chrona zasobów Niewłaściwe zabezpieczenie zasobów informatycznych Narażenie systemu na awarie wirusy, sytuacje alarmowe i awaryjne Informatyk S Powszechny dostęp do zasobów informatycznych prowadzić może do naruszenia ustawy o ochronie danych osobowych Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm Informatyk Brak oprogramowania antywirusowego. Brak procedur dotyczących wykorzystywania nośników pamięci na terenie szkoły. Uzależnienie jednostki od systemu komputerowego Wszyscy Niedostateczna znajomość TI przez pracowników. Brak zabezpieczeń systemów. Niedostosowanie technologii informatycznych do nowych zadań Dyrektor, informatyk Brak bądź niski poziom jakości sprzętu i oprogramowania ograniczające bądź uniemożliwiające realizację nowych zadań. Wdrożenie instrukcji zabezpieczających posiadane zasoby (bezpieczeństwo ppoż, ochrona danych osobowych, bezpieczeństwa informatycznego, procedury alarmowe, itp) Dyrektor, upoważnieni S Brak instrukcji zabezpieczających posiadane zasoby. Nieznajomość procedur przez pracowników szkoły. Brak osób odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy i p.poż. Zabezpieczenie w sprzęt gaśniczy i urządzenia ochronne Dyrektor Brak aktualizacji sprzętu p.poż. Niewłaściwe funkcjonowanie sprzętu. 25

26 Prawidłowość stosowania instrukcji inwentaryzacyjnej Komisja inwentaryzac. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Prowadzenie książki obiektu budowlanego Dyrektor Specjalista ds remontów Braki wpisów przeglądów i stanu technicznego budynku. Dokumentacja z przeglądów technicznych i kontroli obiektu Dyrektor Specjalista ds remontów Niesystematyczne, nieterminowe dokonywanie przeglądów technicznych i kontroli obiektów. Zatrudnianie i wynagradzanie pracowników Prawidłowość prowadzenia dokumentacji kadrowej Dyrektor Sekretarz szkoły S Braki w dokumentacji kadrowej. Prawidłowość dokumentacji płacowej Zgodność wypłat ze źródłową dokumentacją kadrową Prawidłowe stosowanie naliczeń i potrąceń Prawidłowość rozliczania zobowiązań publiczno - prawnych Przestrzeganie ustawy o ochronie danych osobowych Płace Błędy w rozliczaniu czasu pracy. Dyrektor Brak zgodności dokumentacji kadrowej z wypłatą należności. Płace Błędy w rozliczaniu płacowym. Płace Braki bądź niewłaściwe rozliczanie zobowiązań publicznoprawnych. Płace Naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych (Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm) odpowiedzialność karna. Naruszenie tajności wynagrodzenia. Zabezpieczenie informatyki Płace, Brak zabezpieczenia informatyki kadrowej, niedostateczne 26

27 kadrowej informatyk oprogramowanie systemu informatycznego. Prawidłowość archiwizacji dokumentacji kadrowej i płacowej Dyrektor, płace Archiwizowanie dokumentacji kadrowej i płacowej w niedostatecznych warunkach z naruszeniem Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006r. Nr 97, poz. 673 z późń. zm.) Prawidłowość sporządzania list płac bsadzanie wolnych stanowisk, w szczególności urzędniczych Płace Błędy systemowe, rachunkowe w sporządzaniu list płac. późnienia, nieterminowość w zatwierdzaniu list płac przez osoby uprawnione. Dyrektor Brak procedur konkursowych na stanowiska urzędnicze. cenianie pracowników Dyrektor Brak regulaminu oceniania pracowników niepedagogicznych. Niesystematyczne ocenianie pracownika. Brak dokumentacji oceny pracownika. Służba przygotowawcza osób na stanowiskach urzędniczych Dyrektor Brak procedur regulujących zasady funkcjonowania służby przygotowawczej osób na stanowiskach urzędniczych. * ryzyko operacyjne, S- ryzyko strategiczne **Istotność ryzyka : A-akceptowalne; N niskie; Ś średnie; W wysokie; 27

28 Załącznik nr 2 do strategii zarządzania ryzykiem Lp pis ryzyka Analiza ryzyka Uwagi Przyczyna ryzyka Skutek Reakcja na ryzyko

29 Kwestionariusz samooceny Załącznik nr 3 do strategii zarządzania ryzykiem Proszę zakreślić tę odpowiedź, która najbardziej precyzyjnie oddaje Pani/Pana reakcję na każde z poniższych stwierdzeń: Zaznacz odpowiedź TAK lub NIE ZAGADNIENIA PDLEGAJĄCE CENIE Część I Środowisko wewnętrzne 1 Czy przy wykonywaniu powierzonych im zadań prezentują przyjęte w jednostce wartości etyczne? 2 Czy są świadomi konsekwencji nieetycznych zachowań? 3 Czy poszerzają i aktualizują wiedzę niezbędną do realizowania nałożonych zadań? 4 Czy posiadają taki poziom wiedzy i umiejętności zawodowych, aby efektywnie i skutecznie realizować cele jednostki? 5 Czy procedura naboru pracowników na wolne stanowiska odbywa się w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata? 6 Czy ustalona struktura organizacyjna jest dostosowana do celów i zadań realizowanych w jednostce? 7 Czy na bieżąco aktualizowane są zakresy zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników? 8 Czy zakres delegowanych zadań i uprawnień w zakresie gospodarki finansowej jest precyzyjnie określony? 9 Czy zachowana jest zasada pisemności przy powierzaniu uprawnień w zakresie gospodarki finansowej poszczególnym pracownikom? Możliwe odpowiedzi TAK NIE 29

30 Część II Cele i zarządzanie ryzykiem 1 Czy dokonuje się identyfikacji ryzyk w odniesieniu do realizowanych celów i zadań jednostki? 2 Czy dokonuje się kategoryzacji i pomiaru ryzyk? 3 Czy kierownictwo jednostki określa każdorazowo dopuszczalny poziom zdefiniowanych ryzyk? 4 Czy podejmują działania w celu zmniejszenia skutków oddziaływania zdefiniowanych ryzyk? Możliwe odpowiedzi TAK NIE Część III Mechanizmy kontroli 1 Czy znają wykaz dokumentów opisujących sposób realizacji standardów kontroli zarządczej, czy jest on dostępny wszystkim pracownikom? 2 Czy wykaz dokumentów opisujących sposób realizacji standardów kontroli zarządczej jest aktualizowany? 3 Czy prowadzony jest nadzór osiągania celów poprzez realizację nałożonych zadań? 4 Czy monitorowane są obszary ryzyka w zakresie wszystkich procesów zarządzania ryzykiem? 5 Czy jednostka posiada odpowiednie zabezpieczenie dostępu do zasobów materialnych, finansowych i informatycznych? 6 Czy mają do nich dostęp tylko osoby upoważnione? 7 Czy zadania dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania oraz sprawdzania operacji finansowych i gospodarczych są rozdzielone pomiędzy różnych pracowników? 8 Czy w jednostce funkcjonują mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa i danych i systemów informatycznych? 9 Czy są one poddawane bieżącej kontroli? Możliwe odpowiedzi TAK NIE Część IV Informacja i komunikacja 1 Czy dostarczana pracownikom informacja jest aktualna, rzetelna, kompletna i zrozumiała, a jednocześnie pomocna w Możliwe odpowiedzi TAK NIE 30

31 realizowaniu nałożonych zadań? 2 Czy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich powierzonych zadań? 3 Czy istniejący system komunikacji wewnętrznej zapewnia przepływ informacji? 4 Czy istniejący system komunikacji wewnętrznej zapewnia właściwe zrozumienie informacji przez odbiorców? Część V Monitorowanie i ocena 1 Czy monitorowana jest skuteczność poszczególnych elementów kontroli zarządczej? 2 Czy skuteczny jest system kontroli zarządczej? 3 Czy zdefiniowany w jednostce system kontroli zarządczej ogranicza wpływ ryzyka na skuteczną realizację celów i zadań jednostki? Możliwe odpowiedzi TAK NIE Dodatkowe uwagi i spostrzeżenia do systemu kontroli zarządczej: Data i podpis osoby sporządzającej... 31

32 HARMNGRAM DZIAŁAŃ KNTRLI ZARZĄDCZEJ W SZKLE PDSTAWWEJ NR 4 w RADLINIE Załącznik nr 4 do strategii zarządzania ryzykiem Nr standardu Nazwa zadania Sposób realizacji zadania A ŚRDWISK WEWNĘTRZNE 1. Przestrzeganie wartości etycznych pracowanie kodeksu etyki pracownika 1. Aktualizacja Polityki Kadrowej. 2. Kompetencje zawodowe 2. Aktualizacja regulacji wewnętrznych procesu naboru na stanowiska pracy. soba odpowiedzialna za realizację zadania Zespół kierowniczy Dyrektor szkoły Termin realizacji zadania Grudzień 2010 Styczeń 2011 Uwagi 3. Struktura organizacyjna 1. cena dostosowania struktury organizacyjnej Szkoły Podstawowej Nr 4 do aktualnych celów i zadań. 2. Aktualizacja zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności określonych dla każdego pracownika. 3. kreślenie systemu zastępstw. 4. Delegowanie uprawnień kreślenie zakresu uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom. B CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM 5. Misja kreślenie krótkiego i syntetycznego opisu misji Szkoły 6. kreślanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Podstawowej Nr 4 w Radlinie. pracowanie planu pracy w rocznej perspektywie, systemu monitoringu (raportowania). 7. Identyfikacja ryzyka 1. pracowanie polityki i procedur zarządzania ryzykiem wewnętrznym. Zespół kierowniczy Dyrektor szkoły Zespół kierowniczy Zespół kierowniczy Zespół kierowniczy Styczeń 2011 Styczeń 2011 Styczeń 2011 Styczeń 2011 Styczeń

33 2. pracowanie rejestru ryzyka wewnętrznego. 3. kreślenie akceptowalnego poziomu na ryzyko. 8. Analiza ryzyka j.w. j.w. Wg potrzeb nie rzadziej niż raz w roku 9. Reakcja na ryzyko j.w. j.w. Wg potrzeb na bieżąco C 10. MECHANIZMY KNTRLI 11. Nadzór Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 12. Ciągłość działalności 13. chrona zasobów Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. Weryfikacja stanu bieżącego. Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. Uaktualnienie zastępstw w zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Weryfikacja stanu bieżącego oraz wewnętrznych uregulowań prawnych. Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. Zespół kierowniczy Zespół kierowniczy Zespół kierowniczy Zespół kierowniczy, Główny Księgowy Zespół kierowniczy Wg potrzeb na bieżąco Wg potrzeb na bieżąco Wg potrzeb na bieżąco Luty 2011 Wg potrzeb na bieżąco Wg potrzeb na bieżąco Luty 2011 Wg potrzeb na bieżąco D INFRMACJA I KMUNIKACJA 33