Warunki implementacji dla partnerów biznesowych objętych procesem

Transkrypt

1 Warunki implementacji dla partnerów biznesowych objętych procesem monitorowania BSCI (producentów) I. Wprowadzenie Dla celów niniejszego dokumentu pojęcie producenci odnosi się do partnerów biznesowych w łańcuchu dostaw Uczestników BSCI, którzy wytwarzają towary (spożywcze i niespożywcze) lub surowce i którzy zostali włączeni w związku z analizą prowadzoną przez Uczestnika BSCI lub partnera biznesowego do procesu monitorowania BSCI. Decyzja podejmowana jest bezpośrednio przez Uczestnika BSCI albo pośrednio przez jego partnera biznesowego. Uczestnicy BSCI zastrzegają sobie prawo włączenia/wyłączenia producenta do/z procesu monitoringu w dowolnym momencie na podstawie własnej definicji ryzyka. Podpisując niniejsze Warunki implementacji, producent wyraża zgodę na przestrzeganie wartości i zasad określonych w Kodeksie postępowania BSCI oraz zobowiązuje się podejmować właściwe środki na rzecz ich stosowania we własnym zakładzie. Poza tym zaangażuje ważnych partnerów biznesowych do podjęcia adekwatnych czynności. Copyright 2014 by FTA Foreign Trade Association, Bruksela Partnerzy biznesowi BSCI podlegający monitorowaniu Warunki implementacji oficjalny dokument V. 1/2014 1/5

2 II. Zaangażowanie na rzecz społecznej odpowiedzialności biznesu 2.1. Zobowiązując się do realizacji obowiązków określonych w Kodeksie postępowania BSCI, producent wyraża zgodę na współpracę z Uczestnikiem BSCI oraz prowadzenie konstruktywnego i otwartego dialogu ze swoimi interesariuszami z myślą o implementacji postanowień Kodeksu postępowania BSCI Producent jasno informuje o zamiarze przestrzegania zapisów Kodeksu postępowania BSCI całą organizację i partnerów biznesowych. Producent przedstawia Kodeks postępowania BSCI w języku lokalnym, w łatwo dostępnym miejscu Producent potwierdza uważne zapoznanie się z treścią Kodeksu postępowania BSCI oraz odpowiednich Warunków implementacji. Zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich zawartych w nich postanowień (w strefie własnego wpływu) Producent stosuje odpowiednie procedury i posiada wystarczające zasoby do wypełnienia zobowiązań określonych w Kodeksie postępowania BSCI i podejmowania wysiłków na rzecz ciągłej poprawy Producent wymaga od swoich głównych partnerów biznesowych pełnego przestrzegania Kodeksu postępowania BSCI oraz podejmowania, we własnych strefach wpływu, odpowiednich środków na rzecz zapewnienia, aby Kodeks postępowania BSCI był również dokumentem obowiązującym dla ich partnerów biznesowych Producent oświadcza, iż nieszanowanie wartości i nieprzestrzeganie zasad określonych w Kodeksie postępowania BSCI i/lub naruszenie niniejszych Warunków implementacji stanowić będzie wystarczającą podstawę dla Uczestnika BSCI lub jego partnerów biznesowych do zerwania relacji biznesowej z producentem sygnatariuszem. Ciężar dowodu spoczywa w tym przypadku na Uczestniku BSCI lub partnerze biznesowym, zależnie od okoliczności. III. Włączanie odpowiedzialności społecznej do kultury przedsiębiorstwa 3.1. Producent powinien opracować i wdrożyć dobre praktyki zarządcze dla pracowników i ich przedstawicieli oraz umożliwić swobodny przekaz informacji dot. problemów w miejscu pracy Producent powinien stosować polityki i procedury zapewniające przestrzeganie zasad określonych w Kodeksie postępowania BSCI i odpowiednią ochronę pracowników Producent powinien podjąć konkretne kroki w kierunku uzmysłowienia załodze jej praw i obowiązków. Ma to szczególne znaczenie w odniesieniu do grup znajdujących się w najtrudniejszej sytuacji (np. migrantów). dokument V. 1/2014 2/5

3 3.4. Producent powinien dbać o adekwatne kompetencje pracowników i kierownictwa, umożliwiające włączenie zasad określonych w Kodeksie postępowania BSCI do kultury przedsiębiorstwa Działy produkcji, HR i inne ważne piony (lub osoby) powinny zostać wyszkolone i zmotywowane w sposób pozwalający włączyć reguły odpowiedzialnego społecznie biznesu do kultury przedsiębiorstwa. IV. Współpraca i wsparcie dla własnych zakładów oraz łańcucha dostaw 4.1. Producent aktywnie uczestniczy w szkoleniach i wspiera personel w procesie budowy potencjału umożliwiającego stosowanie i przestrzeganie zasad zdefiniowanych w Kodeksie postępowania BSCI Producent prowadzi otwarty i konstruktywny dialog z pracownikami i ich przedstawicielami na temat obowiązku przestrzegania zasad opisanych w Kodeksie postępowania BSCI 4.3. Producent prowadzi otwarty i konstruktywny dialog z głównymi partnerami biznesowymi na temat obowiązku przestrzegania zasad opisanych w Kodeksie postępowania BSCI. Pomaga im przy okazji w ich realizacji. V. Należyta staranność we własnych zakładach i w łańcuchu dostaw 5.1. Producent zachowuje należytą staranność w (a) ocenie faktycznego i potencjalnego negatywnego wpływu działalności na wartości i zasady określone w Kodeksie postępowania BSCI; (b) odnośnie do wykrywania we własnym zakładzie i w łańcuchu dostaw najważniejszych zagrożeń powstania negatywnego wpływu; oraz (c) w zakresie podejmowania czynności ukierunkowanych na zapobieganie problemom i/lub rozwiązywanie ich zgodnie z postanowieniami Kodeksu postępowania BSCI Producent gromadzi i ocenia wiarygodne informacje na temat prowadzonej przez siebie działalności oraz zachowań partnerów biznesowych, a także odpowiednio dokumentuje podjęte działania świadczące o zachowaniu należytej staranności. Znajduje szczegółowe przyczyny problemów i niedociągnięć związanych z zapisami Kodeksu postępowania BSCI, a także podejmuje niezbędne działania naprawcze Producent wymaga od swoich partnerów biznesowych, aby regularnie informowali go o postępach na drodze do implementacji i/lub stosowania zapisów Kodeksu postępowania BSCI, jak również o skuteczności reakcji na negatywny wpływ wywierany na wartości i pryncypia określone w Kodeksie postępowania BSCI w obrębie prowadzonej przez nich działalności. dokument V. 1/2014 3/5

4 5.4. Producent powinien stosować w wymaganym zakresie mechanizmy składania skarg (dopasowane do poziomu operacyjnego), zwłaszcza przez pracowników i społeczności, na czynniki wywierające negatywny wpływ na działalność. VI. Zarządzanie informacją 6.1. Producent regularnie powiadamia Uczestnika BSCI o postępach na drodze do implementacji i/lub stosowania zapisów Kodeksu postępowania BSCI, jak również o skuteczności reakcji na negatywny wpływ wywierany na wartości i pryncypia określone w Kodeksie postępowania BSCI w obrębie prowadzonej przez siebie działalności Producent stara się zrozumieć problemy potencjalnie zagrożonych interesariuszy. Konieczne może być skorzystanie z konsultacji zewnętrznych wiarygodnych i niezależnych ekspertów. Tymi ekspertami mogą być urzędnicy państwowi, przedstawiciele społeczeństwa obywatelskiego i reprezentanci załóg pracowniczych. Rzecz idzie o weryfikację skuteczności procesu implementacji Obowiązkiem producenta jest niezwłoczne powiadomienie Uczestnika BSCI w uzasadnionym zakresie o wszelkich niewłaściwych zachowaniach, których dopuścił się sam producent lub jeden z jego partnerów biznesowych (chodzi zwłaszcza o podwykonawców), które to zachowania zostały zauważone i mogą negatywnie wpływać na wartości i zasady określone w Kodeksie postępowania BSCI. VII. Monitoring ukierunkowany na poprawę 7.1. Producent dba o przestrzeganie postanowień Kodeksu postępowania BSCI przez własny personel i partnerów biznesowych zaangażowanych w proces produkcyjny, opierając się na podejściu skoncentrowanym na rozwoju Producent zdaje sobie sprawę z wagi relacji opartych na zaufaniu i wystrzega się falsyfikowania informacji, zwłaszcza udokumentowanych dowodów, związanych z monitorowaniem działań na rzecz przestrzegania zapisów Kodeksu postępowania BSCI Producent wyraża zgodę na to, aby indywidualni audytorzy pracujący w imieniu Audytora (lub reprezentujący go) mogli gromadzić niezbędne udokumentowane dowody. Mowa tu m.in. o fotografiach zakładu produkcyjnego i kopiach dokumentów służbowych istotnych z punktu widzenia audytu Producent wyraża zgodę na prowadzenie przez audytorów poufnych rozmów z przedstawicielami załogi oraz pracownikami wybranymi samodzielnie przez audytorów, przy czym producent nie może wywierać tu żadnego nacisku. dokument V. 1/2014 4/5

5 7.5. Producent wyraża zgodę na rejestrowanie wszelkich informacji pochodzących z audytu na platformie BSCI. Platforma umożliwia przesyłanie wyników audytu Uczestnikom BSCI Producent zgadza się, aby informacje zgromadzone w jego zakładzie podczas audytu BSCI były udostępniane stronom trzecim (i) pod warunkiem że dzieje się to w obrębie struktury ramowej BSCI; (ii) pod warunkiem że takie udostępnienie jest niezbędne w związku z działaniami FTA/BSCI, i/lub (iii) strony trzecie wyraziły zgodę na traktowanie takich informacji z należnym szacunkiem i tylko w celu związanym ze sprawą Producent zdaje sobie sprawę i zgadza się, żeby audytorzy BSCI byli obserwowani podczas prowadzenia audytu BSCI w zakładzie producenta. Celem takich obserwacji jest zagwarantowanie wysokiej jakości pracy audytorów prowadzących audyt BSCI. Obserwacja nie dotyczy wydajności producenta ani wyników audytu. Nie wiąże się też z żadnymi dodatkowymi kosztami dla producenta. Producent wyraża zgodę na to, że audyt społeczny BSCI może wiązać się z obserwacją i dodatkowi audytorzy zostaną wpuszczeni na teren jego zakładu Producent wyraża zgodę na to, aby jego siedziba i zakład zostały objęte dochodzeniem w ramach Programu integralności BSCI. Może to się wiązać np. z obserwacją, powtórnym audytem lub niezapowiedzianą kontrolą. W przypadku, gdy wyniki niezapowiedzianej kontroli różnią się (na niekorzyść producenta) od wniosków z przeprowadzonego wcześniej audytu, pełnymi kosztami tej kontroli obciążany jest producent. Podpis przedstawiciela firmy Data złożenia podpisu Nazwa firmy Imię i nazwisko sygnatariusza dokument V. 1/2014 5/5