PROCEDURA WSPÓŁPRACY Z PODMIOTAMI ZEWNĘTRZNYMI

Transkrypt

1 Załącznik nr 15b do SIWZ: Wzór umowy powierzenia danych osobowych dla Powiatu Głubczyckiego PROCEDURA WSPÓŁPRACY Z PODMIOTAMI ZEWNĘTRZNYMI Powierzenie przetwarzania danych osobowych 1. Jeżeli przetwarzanie ma być dokonywane w imieniu administratora, korzysta on wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi przepisów prawa o ochronie danych osobowych i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. 2. Przetwarzanie przez podmiot przetwarzający odbywa się na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego wiążącego podmiot przetwarzający i administratora, określającego przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora, a także obowiązki i prawa procesora. 3. Umowa lub inny instrument prawny stanowią w szczególności, że podmiot przetwarzający: a) przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora; b) zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy; c) podejmuje wszelkie możliwe środki bezpieczeństwa, zarówno organizacyjne, jak i techniczne, do zapewnienia odpowiedniej ochrony powierzonym danym osobowym; d) przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego; e) biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych; f) po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji administratora usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że szczególne przepisy prawa nakazują przechowywanie danych osobowych; 1

2 g) udostępnia administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszej Polityce oraz umożliwia administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. 4. Umowa lub inny akt prawny, określający warunki powierzenia danych osobowych do przetwarzania, mają formę pisemną (w tym formę elektroniczną). Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do niniejszego dokumentu. 5. Kontrola podmiotu zewnętrznego, któremu powierzono dane osobowe do przetwarzania może zostać przeprowadzona poprzez zobowiązanie zleceniobiorcy (procesora) do wypełnienia ankiety, w postaci listy kontrolnej stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego dokumentu. 6. Podmiot przetwarzający nie korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego bez uprzedniej szczegółowej lub ogólnej pisemnej zgody administratora. W przypadku ogólnej pisemnej zgody podmiot przetwarzający informuje administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, dając tym samym administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian. 7. Jeżeli do wykonania w imieniu administratora konkretnych czynności przetwarzania podmiot przetwarzający korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego, na ten inny podmiot przetwarzający nałożone zostają na mocy umowy - te same obowiązki ochrony danych jak w umowie między administratorem, a podmiotem przetwarzającym, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom niniejszego rozporządzenia. Jeżeli ten inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec administratora za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na pierwotnym podmiocie przetwarzającym. 8. W sprawach nieokreślonych niniejszą procedurą należy stosować postanowienia w zawartych umowach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. W sytuacjach spornych zapisy tych umów mają pierwszeństwo przed zapisami niniejszej polityki, jeśli zaistniałe odstępstwa w umowie zostały wcześniej zaakceptowane przez Administratora Danych. 9. Administrator prowadzi wykaz podmiotów zewnętrznych, którym powierzono dane do przetwarzania; wykaz podmiotów zewnętrznych od których przyjęto dane do przetwarzania (załącznik nr 3 do niniejszego dokumentu) oraz wykaz udostępnień danych osobowych innym podmiotom (załącznik nr 4 do niniejszego dokumentu). 2

3 Załączniki 1. Lista kontrolna. 2. Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. 3. Wykaz podmiotów zewnętrznych, którym powierzono lub przyjęto dane do przetwarzania. 4. Wykaz udostępnień danych osobowych innym podmiotom 3

4 Załącznik nr 1 do Procedura współpracy z podmiotami zewnętrznymi LISTA KONTROLNA Lp. Zakres informacji 1 Czy personel podmiotu przetwarzającego został przeszkolony z zasad przetwarzania danych osobowych, zawartych w Rozporządzeniu i Ustawie? 2 Czy podmiot przetwarzający wyznaczył inspektora ochrony danych, zgodnie z art. 37 RODO? Jeżeli nie jest zobowiązany do powołania IOD to czy wyznaczył osobę, która w sposób permanentny ma za zadanie dbać o bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych w swojej organizacji. 3 Czy osoby dopuszczone do przetwarzania danych osobowych zostały przeszkolone z przepisów ochrony danych osobowych, w szczególności w zakresie zasad wynikających z RODO i aktualnie obowiązujących polskich przepisów regulujących ochronę danych osobowych. 4 Czy do przetwarzania danych są dopuszczane wyłącznie osoby posiadające imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i wykonują swoje zadania na polecenie ADO? Czy osoby te zostały zobowiązane do zachowania poufności.? 5 Czy podmiot przetwarzający posiada i wdrożył politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych adekwatną do zagrożeń wynikających z analizy ryzyka, dająca gwarancję bezpieczeństwa przetwarzanym danym osobowym na odpowiednim poziomie uwzględniającej charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania? 6 Czy podmiot przetwarzający korzysta z usług podwykonawców i w przypadku zawarcia umowy planuje podpowierzenie danych osobowych do przetwarzania. Czy zawiera z podwykonawcami umowy powierzenia danych osobowych zgodnie z wymaganiami art. 28 RODO 7 W przypadku przetwarzania powierzonych danych przez podmiot przetwarzający w pomieszczeniach/obszarach tego podmiotu - czy podmiot przetwarzający stosuje fizyczne zabezpieczenia pomieszczeń/obszarów przetwarzania danych osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych? 8 Czy podmiot przetwarzający posiada wdrożone procedury, zgłoszenie naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych? Czy możliwe będzie zawiadomienie administratora o naruszeniu w ciągu 24 godzin od wykrycia zdarzenia? 9 Czy przetwarzanie danych podlegających ochronie było już przedmiotem zewnętrznych audytów? 10 Czy procesor wdrożył procedury regulujące zarządzanie systemem informatycznym, za pomocą którego przetwarza dane osobowe? 4

5 11 Czy procesor stosuje zabezpieczenia sytemu informatycznego adekwatnie do istniejących zagrożeń? Jeżeli tak to jakie 12 Czy procesor posiada i stosuje licencjonowany program antywirusowy przed atakami złośliwego oprogramowania, czy podlega on systematycznej aktualizacji. 13 Czy systematycznie wykonywanie są kopie przetwarzanych danych osobowych, chroniące przed utratą danych, czy kopie te są testowane. 14 Czy osobom przetwarzającym dane osobowe w systemach informatycznych nadawane są prawa dostępu (identyfikatory, hasła) i czy istnieje możliwość rozliczalności procesów przetwarzania danych osobowych, np. czy istnieje możliwość stwierdzenia kto i kiedy modyfikował dane konkretnej osobowe lub miał do nich wgląd. 15 Czy stosuje się kryptografię w przypadku przesyłania danych? 16 Czy stosuje się kryptografie w przypadku używania sprzętu mobilnego, nośników wymiennych? 17 Czy procesor jest w stanie w razie potrzeby wywiązać się z obowiązków określonych w zakresie realizacji praw podmiotów danych? 18 Czy zastosowano środki pozwalające na rejestrację zmian wykonywanych na poszczególnych elementach zbioru danych podlegających ochronie? 5

6 Załącznik nr 2 do Procedura współpracy z podmiotami zewnętrznymi Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta dnia. r. w, pomiędzy:.. oraz Powiatem Głubczyckim ul. Kochanowskiego 15, Głubczyce, NIP: , reprezentowany przez Piotra Soczyńskiego Starostę Głubczyckiego, zwanym w dalszej części umowy Administratorem danych lub Administratorem 1 Powierzenie przetwarzania danych osobowych 1. Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu w trybie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) zwanego w dalszej części Rozporządzeniem, dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej umowie. 2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą. 3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia. 2 Zakres i cel przetwarzania danych 1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy dane osobowe właścicieli, dzierżawców, zarządców nieruchomości w powiecie głubczyckim, stron obsługiwanych przez Wydział Geodezji i Nieruchomości obejmujące: a) imię (imiona) i nazwisko; b) imiona rodziców; c) numer ewidencyjny PESEL d) adres zamieszkania (adres do korespondencji); 6

7 e) numer księgi wieczystej f) numer identyfikacyjny NIP g) adres h) numer telefonu 2. Powierzone przez Administratora danych dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający zgodnie z udokumentowanym poleceniem Administratora wyłącznie w celu realizacji projektu e-usługi cyfrowych zasobów geodezyjnych i kartograficznych dla województwa opolskiego 3. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał dane osobowe w okresie obowiązywania umowy, o której mowa w ust Obowiązki podmiotu przetwarzającego 1. Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami lub instrukcjami Administratora. 2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia. 3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych. 4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy. 5. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu. 6. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem usuwa dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych. 7. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art Rozporządzenia. 8. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Administratorowi w ciągu 24 godzin. na poczty elektronicznej: Ewa.gawecka@powiatglubczycki.pl 4 7

8 Prawo kontroli 1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy. 2. Administrator danych realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum dwutygodniowym jego uprzedzeniem. 3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 7 dni. 4. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia. 5 Dalsze powierzenie danych do przetwarzania 1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora danych. 2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora danych chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny. 3. Podwykonawca, o którym mowa w ust. 1 Umowy winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie. 4. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych. 6 Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego 1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym. 2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez organ nadzoru. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych. 8

9 7 Czas obowiązywania umowy 1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia r. do dnia ( obowiązywania umowy głównej, o której mowa w 2 ust. 2 niniejszej umowy. 2. Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem 30 dniowego okresu wypowiedzenia. 8 Rozwiązanie umowy Administrator danych może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym gdy Podmiot przetwarzający: a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie; b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z umową; c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora danych. 9 Zasady zachowania poufności 1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej ( dane poufne ). 2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy 10 Postanowienia końcowe 1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron. 2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia. 3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy Administratora danych. 9

10 Podmiot przetwarzający Administrator danych 10