Polanica-Zdrój, Gmina Miejska Polanica - Zdrój ul. J. Dąbrowskiego Polanica Zdrój INF/341/2/10. Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 Gmina Miejska Polanica - Zdrój ul. J. Dąbrowskiego Polanica Zdrój INF/341/2/10 Polanica-Zdrój, Zapytanie ofertowe Burmistrz Miasta Polanica-Zdrój, ul. J. Dąbrowskiego 3, Polanica-Zdrój zaprasza do złożenia propozycji cenowej na wykonanie zadania pn. Dostawa, instalacja i uruchomienie serwera oraz programów użytkowych RADIX dla Urzędu Miejskiego w Polanicy-Zdroju. Na podstawie Zarządzenia Burmistrza Miasta Nr 97/2008 z dnia r. w oparciu o art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007r. Nr 223, poz z późn. zm.). 1. Opis przedmiotu zamówienia: Określenie przedmiotu zamówienia CPV: serwer pakiety oprogramowania i systemy informatyczne Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie oraz wykonanie kompleksowego wdrożenia platformy serwerowej o parametrach nie gorszych niż określone w załączniku nr 1 na potrzeby wdrożenia aplikacji firmy Radix w ilości i zakresie określonym w załączniku nr 2 Całe wdrożenie powinno zawierać dostarczenie zainstalowanie i uruchomienie serwera i skonfigurowanie jako serwer plików dla aplikacji dotychczasowych DBF firmy radix jako archiwum i innych potrzebujących serwera plików oraz serwer SQL dla aplikacji radix w wersji SQL (serwer Microsoft SQL Server od wersji 2000/MSDE lub PostgreSQL od wersji 8.x ) Konfiguracja serwera dla użytkowników sieciowych serwera plików oraz bazy danych SQL musi umożliwiać określenie dostępu do serwera plików oraz bazy danych, tj. prawa dostępu poszczególnych użytkowników czyli: dostęp, odczyt, zapis, modyfikacja. Poza konfiguracją serwera na potrzeby aplikacji RADIX wymagane jest aby serwer był przygotowany do użytku niestepujących usług tj serwer www, ftp, oraz umożliwiał wirtualizację. Na serwerze www uruchomiona będzie podczas wdrożenia kopia strony bip.polancia.pl natomiast na maszynie wirtualnej system Windows XP prof. Podczas wdrożenia firma dostarczająca serwer z oprogramowaniem zapewni przeniesienie użytkowników serwera plików oraz SQL oraz wykonanie mechanizmu kopii codziennych zapasowego serwera bip.polanica.pl opartego na silniku CMS Nuke Poza serwerem plików oraz SQL serwer będzie serwerem zastępczym serwisu bip.polaniaca.pl Na serwerze musi być wbudowany mechanizm umożliwiający wykonanie automatycznych cyklicznych kopii baz danych serwera i samego serwera tj systemu operacyjnego na napęd taśmowy lub dyskowy. Użytkowników serwera SQL będzie początkowo 14 jednoczesnych użytkowników natomiast serwer plików będzie wykorzystywany przez wszystkich pracowników tj ok 27 osób. Serwer musi być wyposażony w UPS pozwalający na podtrzymanie zasilania przez okres minimum 30 minut do czasu programowego zamknięcia systemu operacyjnego przy pełnym obciążeniu urządzenia przy wyłączonym monitorze. UPS musi posiadać zainstalowane oprogramowanie pozwalające wyłączyć serwer przed całkowitym rozładowaniem ups'a i ponownie włączyć serwer gdy zostanie podłączone zasilanie. Warunki gwarancji na wykonanie usługi.

2 Wykonawca obejmie gwarancją sprzęt, montaż oraz konfigurację urządzeń na minimum 36 miesięcy licząc od dnia podpisania protokołu odbioru oraz udostępni infolinię do zgłaszania usterek i telefonicznej pomocy oraz wyznaczy osobę do kontaktu oraz poda adres . Wykonawca zadeklaruje objęcie kompleksową opieką gwarancją wszystkie składniki zrealizowanego zadania wraz z koniecznymi aktualizacjami oprogramowania jeśli takie będą potrzebne w okresie trwania gwarancji zadeklarowanej w formularzu propozycji cenowej wg załączonego wzoru załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. Gwarancja na sprzęt i oprogramowanie serwerowe zawiera też wszelkie aktualizacje sterowników jak i oprogramowania które mogą być wykonywane przez obsługę informatyczną Urzędu pod warunkiem przekazania wiedzy i możliwości przeprowadzania takich aktualizacji głównie aktualizacji bezpieczeństwa i usprawniające pracę serwera oraz aplikacji serwerowych. Gwarancja i opieka programów radix są zapewnione przez opiekuna wyznaczonego przez firmę Radix przy zakupie licencji na oprogramowanie jednak poza tym wsparciem firma wdrążającej aktualizacje programów firmy radix SQL zobligowana jest do wsparcia telefonicznego oraz jeśli telefoniczna pomoc nie wystarczy do wsparcia osobistego wdrożeniowca. Pomoc, wsparcie przy konfiguracji oraz rozwiązywanie problemów z użytkowaniem programów radix wykonawca zapewni w okresie minimum 12 miesięcy od momentu podpisania protokołu odbioru. Opis stanu przed wdrożeniem nowego serwera i oprogramowania: Obecnie programy firmy radix pracują na serwerze plików pod kontrolą systemu operacyjnego NOVELL SBS 5 (15 licencji) na dyskach sieciowych. Wykonawca podczas dostarczenia sprzętu przeprowadzi również szkolenia administratora serwera wyznaczonego przez zamawiającego w zakresie pozwalającym samodzielnie konfigurować użytkowników serwera nadawać uprawnienia dostępu, tworzenie kopii i odtwarzania kopii bezpieczeństwa danych jak również całego serwera oraz w zakresie diagnozowania ewentualnych awarii sprzętu serwera i oprogramowania serwerowego. Wdrożenie będzie zawierało również pełną konfigurację serwera tj. przeniesienie użytkowników z obecnego serwer NOVELL SBS 5 oraz uruchomienie na serwerze plików przeniesionych z serwera Novell plików programów Radix i innych oraz danych współdzielonych w sieci lokalnej tak aby stary serwer Novel nie był już potrzebny. Wdrożenie może zostać podzielone na dwa etapy: I etap wdrożenie platformy serwerowej i przygotowanie pod wdrożenie programów SQL firmy Radix. Wykonanie przeniesienia danych z obecnego serwer plików Novell SBS 5 oraz kopii zapasowej serwera www (z php i mysql) jako serwera zastępczego synchronizowanego raz na dobę. Oraz ftp, i przygotowanie środowiska aktualizacyjnego pod system win XP prof. II etap - wdrożenie na wcześniej przygotowanym serwerze plików oraz bazodanowym SQL wdrożenia tj aktualizacji programów z wersji DBF do wersji SQL zgodnie załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego oraz przeszkolenie pracowników UM w posługiwaniu się nowym programem oraz udzielenie wsparcia telefonicznego dot. konfiguracji stałych systemowych i innych telefonicznie lub osobiście gdy nie będzie możliwe rozwiązanie problemu przez telefon po zakończeniu wdrożenia. Zamawiający dopuszcza w szczególnych przypadkach wykonanie naprawy lub pomocy przez mechanizm zdalnego pulpitu jednak takie połączenie musi być każdorazowo zaakceptowane i zestawione przez osobę administrująca zabezpieczeniami sieciowymi oraz naprawianym systemem, programem. Instalacja programów tj uruchamianie wersji produkcyjnych następować będzie w zależności od możliwości sukcesywnie do końca 2010 roku jednak ze względu na konieczność wdrażania tj uruchamiania wersji produkcyjnej programów na przełomie roku lub na początku lutego 2011 r. tj. KASA+ oraz WIP+ i POGRUN+ należy do tego czasu wykonać wszelkie czynności i przygotować aplikacje oraz bazy danych i przeszkoli pracowników aby można było zakończyć protokołem odbioru jak największą ilość

3 wdrażanych programów i dokonać płatności do 29 grudnia 2010 r a po uruchomieniu programu POGRUN+ rozpocząć pracę na nowej wersji wszystkich programów zgodnie z załącznikiem nr 2. Ostateczny termin wdrożenia to początek lutego 2011 tj czas wdrożenia programu Pogrun+, który będzie wdrożony jako ostatni. Wykonawca zakupi licencję oraz wdroży programy, ewentualnie przygotuje spędowiska testowe dla programów z załącznika nr 2 do końca roku 2010 oraz skonfiguruje środowisko testowe wersji SQL do testów dla pracowników merytorycznych obsługujących dany program po stwierdzeniu ze można uruchomić środowisko produkcyjne nastąpi uruchomienie aplikacji uruchomienie będzie miało miejsce etapami zgodnie z harmonogramem zaproponowanym w załączniku nr 2 lub przez wykonawcę jednak nie później niż do połowy lutego 2011 roku. Pracę uznaje się za wykonaną gdy nastąpi odbiór protokolarny wszystkich elementów jednak płatności za poszczególne etapy jeśli zostaną odebrane protokołem zostanie opłacone zgodnie z harmonogramem 2. Wymagania dodatkowe: Wykonawca musi posiadać zarejestrowaną działalność w zakresie obejmującym przedmiot zamówienia i dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, potencjałem technicznym oraz ekonomicznym. Osoby bezpośrednio wykonujące przedmiot umowy muszą posiadać stosowne uprawnienia, świadectwa kwalifikacji zawodowych, odpowiednie do wykonywanego zamówienia doświadczenie i wykształcenie zawodowe. 3. Opis sposobu przygotowania propozycji cenowej: 3.1. należy ją złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie, 3.2. na kopercie należy umieścić nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres zleceniobiorcy oraz napis: Dostawa, instalacja i uruchomienie serwera oraz programów użytkowych RADIX dla Urzędu Miejskiego w Polanicy-Zdroju., 3.3. należy ją przedłożyć na formularz propozycji wg załączonego wzoru załącznik nr 1, 3.4. ma być napisana w języku polskim, czytelną i trwałą techniką, 3.5. ma obejmować całość zamówienia. Oba etapy tj I etap serwer, II etap wdrożenie aktualizacji programów Radix lub tylko pierwszy etap tj. dostawę serwera zgodnie z załącznikiem nr 1 firma która w swojej ofercie zaproponuje obydwa etapy musi określić na jakim serwerze tj oprogramowaniu serwerowym i bazodanowym jest w stanie zgodnie ze swoją ofertą przeprowadzić wdrożenie programów Radix Natomiast firma oferująca tylko serwer zgodnie z załącznikiem nr 1 zapewni pełne wsparcie podczas procesu implementacji oprogramowania firmy radix na oferowanym serwerze 4. Wymagany termin realizacji zamówienia: I etap do dnia 15 grudnia 2010 r. II etap zgodnie z harmonogramem jednak uruchomienie środowiska testowego do 23 grudnia roku Kryterium wyboru: Przy wyborze propozycji cenowej do realizacji zamawiający będzie się kierował kryterium cena 80 %. Jakość gwarancja 20 % Każda oferta będzie oceniana w kryterium cena oraz jakość osobno dla I etapu oraz II etapu. Na kryterium cen składa się wartość brutto za dany etap natomiast na jakość składa się długość oferowanej gwarancji dla I etapu serwera,dla II etapu gwarancji i opieki powdrożeniowej w miesiącach.

4 Ponieważ zapytanie ofertowe dopuszcza podzielenie ofert na dwie części tj złożenie oferty na sam serwer z oprogramowaniem serwerowym oraz oferty na samo wdrożenie z zakupem licencji aktualizacyjnych Radix Każdorazowo należy podać cenę za cześć I tj. serwer z oprogramowaniem zgodnie z załącznikiem nr 1 oraz cenę oraz długość gwarancji na oprogramowanie Radix z wdrożeniem tak aby można było porównać oferty. Sposób wyznaczenia oferty najlepszej. Opis kryteriów, ich znaczenie oraz sposób oceny ofert Kryterium : cena - waga 80 % ocena jakości (na podstawie długości okresu gwarancji) waga 20 % Wybór oferty najkorzystniejszej zostanie dokonany według następujących kryteriów oceny ofert : a) cena - waga 80 % sposób przyznania punktów w kryterium cena : najniższa oferowana cena brutto x 80 cena badanej oferty brutto maksymalna ilość punktów którą może otrzymać oferta w tym kryterium wynosi 80, b) ocena jakości (parametry techniczne) - waga 20 % sposób przyznania punktów w kryterium ocena jakości : ilość miesięcy oferowanej gwarancji x 20 największa ilość miesięcy oferowanych pośród wszystkich złożonych ofert Maksymalna ilość punktów którą może otrzymać oferta w tym kryterium wynosi 20. Zamawiający wybierze ofertę tego Wykonawcy, która uzyska łącznie najwyższą ilość punktów. Oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ( maksymalna liczba przyznanych punktów oparciu o ustalone kryterium) zostanie uznana za najkorzystniejszą. Pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyskała najwyższą ilość punktów. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia zwróci się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający oceniając wyjaśnienia weźmie pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla Wykonawcy, oraz wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów.

5 Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złoży wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo zlecenia prac zamiennych i/lub uzupełniających, objętych protokołem konieczności. Zleceniobiorca zobowiązany jest wykonać je przy zachowaniu tych samych cen co w ofercie w okresie obowiązywania oferowanej gwarancji. 6. Propozycja ma zawierać następujące dokumenty: 6.1. formularz propozycji cenowej wg załączonego wzoru załącznik nr 3, 6.2. szczegółowy opis parametrów oferowanego sprzętu oraz oprogramowania serwerowego, szczegółową charakterystykę, która będzie zawierała nazwę przedmiotu zamówienia, typ, model, i nazwę producenta na podstawie których będzie można potwierdzić zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z opisem przedmiotu zamówienia w celu potwierdzenia, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego do oferty należy załączyć: certyfikat ISO 9001:2000 oraz autoryzację producenta serwera potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego zleceniobiorcę do występowania w obrocie prawnym, 6.5. potwierdzona za zgodność z oryginałem polisa lub inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej odpowiadającej przedmiotowi zamówienia na kwotę stanowiąca co najmniej równowartość 100 % kwoty będącej ceną oferty, 6.6. akceptowaną treść umowy na wykonanie usługi wg załącznika nr Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej: Propozycję cenową należy złożyć do dnia r. do godz w siedzibie zamawiającego, tj. Urząd Miejski w Polanicy-Zdroju, ul. Dąbrowskiego 3, Polanica-Zdrój (sekretariat). Propozycja otrzymana po podanym powyżej terminie nie będzie brana pod uwagę przy rozpatrywaniu ofert. Zleceniobiorca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie propozycję przed terminem upływu jej składania. 8. Miejsce i termin rozpatrzenia propozycji cenowej: Rozpatrzenie złożonych propozycji nastąpi w dniu r. o godz. 15:00 w siedzibie zamawiającego. 9. Osobą uprawnioną do kontaktów ze zleceniobiorcą jest Robert Szeniszewski - Informatyk, pok. 29, tel adres web@polanica.pl Przygotował: Robert Szeniszewski W załączeniu: 1. załącznik nr 1 specyfikacja techniczna serwera 2. załącznik nr 2 wykaz programów Rradix oraz harmonogram i warunki wdrożenia 3. załącznik nr 3 formularz ofertowy propozycji cenowej 4. załącznik nr 4 projekt umowy 5. załącznik nr 5 dokument potwierdzający posiadanie wiedzy i doświadczenia.