REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W PRZEDSZKOLU NR 25 BAJKA W KONINIE. Rozdział I

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 2/2010/E Dyrektora z dnia r. REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W PRZEDSZKOLU NR 25 BAJKA W KONINIE Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji, zasad, celów i zadań kontroli zarządczej oraz zakresu kontroli finansowej w Przedszkolu Nr 25 BAJKA w Koninie Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach: 1/ zgodności działalności z przepisami prawa oraz regulaminami i procedurami wewnętrznymi, 2/ skuteczności i efektywności działania, 3/ wiarygodności sprawozdań, 4/ ochrony zasobów, 5/ przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6/ efektywności i skuteczności przepływu informacji,

2 7/ zarządzania ryzykiem. 2. Kontrola zarządcza w przedszkolu zorganizowana jest zgodnie ze standardami ogłoszonymi przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 roku ( Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84) i stanowi pięć grup odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej : 1/ środowisko wewnętrzne, 2/ cele i zarządzanie ryzykiem, 3/ mechanizmy kontroli, 4/ informacja i komunikacja, 5/ monitorowanie i ocena. 3. Kontrola zarządcza w przedszkolu obejmuje : regulaminy, procedury, instrukcje, plany i programy, zasady, kryteria i dokumenty określające zakres obowiązków i uprawnień oraz odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentacje kontroli zarządczej. Dokumentacja ta jest dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. Rozdział II System kontroli zarządczej 1. Środowisko wewnętrzne 3 Nauczyciele są świadomi wartości etycznych przyjętych w przedszkolu, określonych w Kodeksie Etycznym Nauczyciela ( Załącznik Nr 1), w Ustawie o Systemie Oświaty oraz Ustawie Karta Nauczyciela. 4

3 Zatrudnieni w przedszkolu pracownicy samorządowi są świadomi wartości etycznych, określonych w Kodeksie Etyki Pracownika Samorządowego ( Załącznik nr 2) oraz Ustawie o pracownikach samorządowych Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata na określone stanowisko. 2. Rekrutację nowych pracowników przeprowadza komisja rekrutacyjna, w skład której wchodzą: - Dyrektor - St. Specjalista - Główny księgowy 3. Szczegółowe wymagania dotyczące nauczycielskich kwalifikacji zawiera Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 12 marca 2009r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 400 ze zm.). 4. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w szkole pracowników samorządowych określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 50, poz. 398 ze zm.). 5. Rekrutacja osób na stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze, w przedszkolu określona jest w załączniku do Zarządzenia Nr 22/2010/OP dyrektora przedszkola z dnia 1 września 2010 r. 6. Teoretyczne i praktyczne przygotowanie osób podejmujących pracę w przedszkolu określone zostało w załączniku do Zarządzenia nr 23/2010/OP dyrektora przedszkola z dnia 1 września 2010 roku.

4 7. Każdemu pracownikowi przedszkola przedstawiono na piśmie opis stanowiska pracy, określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjęcie opisu stanowiska jest potwierdzone podpisem pracownika. Wzór opisu stanowiska stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego regulaminu. 8. Zakres uprawnień delegowanych, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze poszczególnym pracownikom w przedszkolu jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie przez pracownika delegowanych uprawnień potwierdzane jest jego podpisem Praca nauczyciela w przedszkolu podlega ocenie. Szczegółowe regulacje dotyczące przeprowadzenia oceny pracy nauczyciela znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 2 listopada 2000 r. w sprawie kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczyciela, trybu postępowania odwoławczego oraz składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz ze zm.). Ocena pracy nauczyciela dokonywana jest zgodnie z ustaloną procedurą oceny pracy zawodowej nauczyciela, określoną załącznikiem do Zarządzenia Nr 3/2010/PR/P dyrektora przedszkola z dnia 1 września 2010 r. 2. Ocenie okresowej podlega praca pracownika samorządowego zatrudnionego w przedszkolu. Szczegółowe zasady przeprowadzania ocen pracowników samorządowych określa załącznik do Zarządzenia Nr 10/2010/OP dyrektora przedszkola z dnia 1 września 2010 r.

5 7 1. Strukturę organizacyjną przedszkola, zasady funkcjonowania przedszkola, zakresy działania dyrektora i pracowników określa regulamin organizacyjny przedszkola, stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr1/2010/OP dyrektora z dnia 1 września 2010 roku. 2. Strukturę organizacyjną przedszkola dyrektor dostosowuje do aktualnych celów i zadań przedszkola i określa na dany rok szkolny w arkuszu organizacyjnym przedszkola. 2.Cele i zarządzanie ryzykiem 8 Misja przedszkola : Przedszkole pełni funkcje opiekuńcze, wychowawcze i kształcące. Wspomaga wszechstronny rozwój dziecka odpowiednio do jego indywidualnych potrzeb i możliwości. Tworzy bezpieczne warunki do wspólnej zabawy i nauki. Promuje zdrowie i zachowania przyjazne przyrodzie, buduje poczucie tożsamości regionalnej i narodowej, rozwija kompetencje społeczne a także uczy odróżniania dobra od zła. Pełni także funkcję doradczą i wspierającą działania wychowawcze wobec rodziców. Celem edukacji przedszkolnej jest osiągnięcie gotowości do podjęcia nauki w szkole podstawowej. Cele ogólne : 1) zapewnienie dzieciom opieki, bezpieczeństwa psychicznego i fizycznego; 2) wspieranie rodziców w działaniach wychowawczych i edukacyjnych; 3) tworzenie warunków do indywidualnego rozwoju dziecka zgodnie z jego możliwościami i przygotowanie do nauki w szkole; 4) kierowanie się zasadami wynikającymi z Konwencji Praw Dziecka oraz powszechnie przyjętymi normami społecznymi i moralnymi; 5) organizowanie sprawnego działania organów jednostki i zarządzania jednostką;

6 6) prowadzenie w sposób zgodny z przepisami prawa gospodarki finansowej przedszkola Cele i zadania przedszkola są określane w Koncepcji Pracy Przedszkola ( na lata ) oraz Planach Pracy Przedszkola na dany rok szkolny. 2. Cele i zadania dotyczące pracy dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej w przedszkolu określa dyrektor przedszkola i rada pedagogiczna. 3. Cele i zadania przedszkola dotyczące pracy dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej określane są do 31 sierpnia każdego roku szkolnego. 4. W ramach sprawowanego nadzoru dyrektor przedszkola kontroluje przestrzegania przepisów prawa przez nauczycieli dotyczących działalności wychowawczej, dydaktycznej i opiekuńczej oraz innej działalności statutowej przedszkola. 5. Informacje ze sprawowanego nadzoru dyrektor przedstawia radzie pedagogicznej dwa razy w soku szkolnym ( styczeń i czerwiec) Zarządzanie ryzykiem w przedszkolu ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań przedszkola. 2. Odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem ponosi dyrektor i pracownicy podejmujący decyzje wynikające z zakresu obowiązków. 3. Zarządzanie ryzykiem w przedszkolu odbywa się poprzez : 1) identyfikację ryzyka, 2) monitorowanie realizacji zadań, 3) analizę ryzyka i podejmowanie działań naprawczych w celu ograniczania ( eliminowania) negatywnych skutków ryzyk 4. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany. 5.Cele przedszkola są określane w rocznej perspektywie.

7 6.Cele przedszkola określa oraz identyfikacji ryzyka, jego oceny i analizy dokonuje zespół w skład, którego wchodzą : - dyrektor przedszkola - główny księgowy - st. Specjalista - st. Intendent 7. Ustala się następujące kategorie ryzyka ( Załącznik nr 4 do regulaminu) 1) ryzyko finansowe ( związane z planowaniem i dokonywaniem dochodów i wydatków ), 2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich ( związane z liczebnością, kompetencjami, szkoleniami, zdrowiem i wypadkami przy pracy), 3) ryzyko działalności ( związane z istnieniem i adekwatnością regulacji wewnętrznych, strukturą organizacyjną i organizacją pracy, przekazywaniem obowiązków, z jakością informacji na podstawie których podejmowane są decyzje, opinii o przedszkolu, systemów informatycznych), 4) ryzyko zewnętrzne ( związane z infrastrukturą, brakiem możliwości świadczenia usług zgodnie z wymaganiami władz centralnych i samorządowych, ze zmianami prawa). 8. Identyfikacja ryzyka polega na świadomym uznaniu możliwości zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizowane zadania przez przedszkole. 9. Identyfikacji ryzyka dokonuje się systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, z uwzględnieniem zmian warunków realizacji zadań przedszkola. 10. Zidentyfikowane ryzyka są poddawane analizie mającej na celu określenie skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. 11. Ocena ryzyka polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka a następnie ustaleniu jego istotności.

8 12. Wpływ ryzyka określa przewidywane skutki dla realizowanych zadań lub osiągania celów przedszkola spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem. Określenie wpływu ryzyka odbywa się o następującą skalę : 1) wysoki usunięcie skutków będzie trudne lub niemożliwe, ryzyko przyjmuje wartość 3, 2) średni usunięcie skutków ryzyka będzie wymagało czasu, ryzyko przyjmuje wartość 2, 3) niski usunięcie skutków ryzyka będzie łatwe, ryzyko przyjmuje wartość Prawdopodobieństwo ziszczenia się ryzyka odbywa się poprzez określenie przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem. Do określenia prawdopodobieństwa stosuje się opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen : 1) wysokie gdy jest więcej niż 60 % szans, że ryzyko wystąpi lub zdarzy się wielokrotnie, ryzyko przyjmuje wartość 3, 2) średnie gdy jest więcej niż 10 % ale mniej niż 60 % szans, że ryzyko wystąpi ( zdarzy się kilkakrotnie w ciągu roku lub w wyniku zbiegu niezwykłych okoliczności), ryzyko przyjmuje wartość 2, 3) niskie gdy jest mniej niż 10 % szans, że ryzyko wystąpi ( zdarzy się raz w ciągu roku lub nie zdarzy się w ogóle), ryzyko przyjmuje wartość W oparciu o dokonaną ocenę wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka. Istotność wyrażona jest jako iloczyn prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka. Umożliwia ona dokonanie oceny i hierarchizacji ryzyka. 15. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka: 1) ryzyko wysokie istotnie wpływa na działalność przedszkola, uniemożliwia realizację zadań i celów, wymaga natychmiastowych działań naprawczych, ryzyko o wartości 6 9,

9 2) ryzyko średnie potencjalnie wpływa na kluczową działalność przedszkola, jest zagrożeniem dla realizacji celów i zadań, wymaga ustawicznego monitorowania oraz rozważenia podjęcia stosownych działań, ryzyko o wartości 5 3, 3) ryzyko niskie nie ma wpływu na kluczową działalność przedszkola, nie uniemożliwia realizacji zadań i osiągania celów, wymaga monitorowania i w miarę potrzeby sprawdzania, ryzyko o wartości Ryzykiem akceptowalnym jest ryzyko niskie. Ryzyko średnie i wysokie przekracza poziom akceptowalny, wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających to ryzyko. 17. W przedszkolu reakcje na ryzyka mogą polegać w szczególności na : 1) tolerowaniu- będzie to miało miejsce w przypadkach, kiedy koszty skutecznego przeciwdziałania ryzyku mogą przekroczyć jego potencjalne korzyści a zdolności do skutecznego przeciwdziałania zdefiniowanym ryzykom będą ograniczone, 2) przeniesieniu przekazaniu ryzyka na inną instytucję np. zlecanie usług na zewnątrz, 3) wycofaniu się dotyczyć to będzie kategorii ryzyk, które są szczególnie kontrolowane, a ich skutki ograniczane do akceptowalnego poziomu, 4) przeciwdziałaniu podjęciu zdecydowanych, przemyślanych i zaplanowanych działań prowadzących do likwidacji lub znacznego ograniczenia ryzyka. 18. Identyfikacja ryzyk, ich ocena i analiza według obszaru działania - stanowi Załącznik Nr 5 do regulaminu. Rejestr odstępstw od norm oraz procedur stanowi Załącznik Nr 6 do Regulaminu.

10 3. Mechanizmy kontroli Kontrolę finansową sprawuje dyrektor i pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 Ustawy o finansach publicznych. 2. W przedszkolu istnieją następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych : 1) dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych 2) zatwierdzanie operacji finansowych przez dyrektora przedszkola lub osobę upoważnioną 3) podział kluczowych obowiązków 4) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji 3. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje: - zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, - badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, - prowadzenie gospodarki finansowej. 4. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są: - dyrektor przedszkola, który przez kontrolę na etapie wstępnym i

11 bieżącym, realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej, - pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby. 5. Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem przedszkola obejmuje : 1) kontrolę pozyskiwania składników majątkowych 2) kontrolę zbywania składników majątkowych 3) jest przeprowadzana w formie inwentaryzacji, której szczegółowe zasady określa załącznik do Zarządzenia Nr 3/2010/E dyrektora przedszkola z dnia 8 września 2010 roku w sprawie Instrukcji Inwentaryzacyjnej. 6. W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane a dotyczące kosztów są korzystne dla przedszkola i mają pokrycie w planie finansowym przedszkola. 7. Kontroli wydatków płacowych dokonuje dyrektor przedszkola na etapie sporządzania planu finansowego. Dyrektor ustala adekwatność zatrudnienia do potrzeb przedszkola w danym roku budżetowym, na który sporządzany jest projekt planu finansowego. 8. Kontroli zadań wykonywanych przez pracowników pedagogicznych dokonuje dyrektor przedszkola zgodnie z założeniami Planu Nadzoru Pedagogicznego na każdy rok szkolny. 9. Kontrola zadań wykonywanych przez pracowników obsługowych ujęta jest w realizowanym przez przedszkole systemie HACCP. 10. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący: - zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty dyrektorowi szkoły z wnioskiem o wprowadzenie odpowiednich zmian lub uzupełnień; - odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami;

12 zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości. 11. Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów, gospodarki finansowej i procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi. 12. Szczegółowe zasady przeprowadzania kontroli finansowej zawarte są w załączniku do Zarządzenia dyrektora Nr 9/2010/PR/E z dnia 8 września 2010 w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej w przedszkolu. 13. Zasady prowadzenia gospodarki kasowo - pieniężnej zawarte są w załączniku do Zarządzenia Nr 9/2010/PR/E dyrektora z dnia 8 września 2010 roku. 14. Zasady gospodarki magazynowej zawarte są w załączniku do Zarządzenia Nr 9/2010/PR/E dyrektora z dnia 8 września 2010 roku. 15. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów określa instrukcja kancelaryjno archiwalna, stanowiąca załącznik do Zarządzenia Nr 15/2010/OP dyrektora z dnia 1 września 2010 roku. 16. Mechanizmy kontroli systemów informatycznych w przedszkolu służą zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych i zostały określone w Polityce Bezpieczeństwa stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 18/2010/OP dyrektora przedszkola z dnia 1 września 2010 roku oraz Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 19/2010/OP dyrektora przedszkola z dnia 1 września 2010 roku. 17. Dostęp do zasobów ( materialnych i pozamaterialnych ) przedszkola mają wyłącznie upoważnione osoby, które ponoszą odpowiedzialność za zapewnienie im ochrony i właściwe wykorzystanie.

13 4.Informacja i komunikacja Informacja i komunikacja prowadzona w przedszkolu umożliwia dyrektorowi, pracownikom administracyjnym i pozostałym pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania zadań i obowiązków, zapewnia również przepływ informacji na zewnątrz jednostki. Informacja i komunikacja w przedszkolu odbywa się zgodnie z procedurą stanowiącą załącznik do Zarządzenia nr 6/2010/PR/OP dyrektora przedszkola z dnia 1 września 2010 roku oraz procedurą stanowiącą załącznik do Zarządzenia nr 7/2010/PR/OP dyrektora przedszkola z dnia 1 września 2010 r. 5. Monitorowane i ocena W przedszkolu prowadzona jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej. 3. Dyrektor przedszkola w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 4. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także pracownicy administracyjni przedszkola. 5. Wszyscy pracownicy przekazują dyrektorowi informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 6. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 7. Dyrektor przedszkola podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w przedszkolu procedur i regulaminów.

14 14 1. Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora szkoły przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 2. Samooceny dokonuje dyrektor przedszkola oraz pozostali członkowie zespołu. 3. Wyniki samooceny wpisywane są w kwestionariuszu samooceny dla dyrektora stanowiącym Załącznik Nr 7 do regulaminu oraz dla członków zespołu stanowiącym Załącznik Nr 8 do regulaminu Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów zewnętrznych i kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w przedszkolu. Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sporządzanego przez dyrektora przedszkola za poprzedni rok. 2. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej stanowi Załącznik Nr 9 do niniejszego regulaminu. Rozdział III Postanowienia końcowe Dokumentacja kontroli zarządczej podlega archiwizacji zgodnie z odrębnymi przepisami. 2. Zobowiązuje się pracowników przedszkola do zapoznania z treścią niniejszego regulaminu i bezwzględnego przestrzegania zawartych w nim postanowień.

15 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 8 września 2010 roku z mocą od dnia 1 września 2010 roku. Maria Rewers.. (podpis dyrektora)