Obowiązuje od 28 marca 2012 r.

Transkrypt

1 Obowiązuje od 28 marca 2012 r. ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ DLA WNIOSKODAWCÓW/BENEFICJENTÓW REALIZUJĄCYCH PROJEKTY WSPÓŁFINANSOWANE ZE ŚRODKÓW REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA ŁÓDZKIEGO NA LATA

2 2

3 Kto stosuje Zasady? Niniejsze Zasady stosują Wnioskodawcy/Beneficjenci: niezaliczani do sektora finansów publicznych (m.in. przedsiębiorcy) jednostki zaliczane do tego sektora w sytuacji gdy zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych podlegają wyłączeniu przedmiotowemu ze względu na wartość zamówienia nie przekraczającą wyrażonej w złotych równowartości kwoty Euro. 3

4 Wyłączenia Niniejsze Zasady nie mają zastosowania do zamówień (zakupów), których wartość nie przekracza PLN netto * 4 * Beneficjent zobowiązany jest do przeprowadzenia rozeznania rynku tj. porównania cenników, katalogów lub innych materiałów w zakresie kosztów zakupu określonej usługi.

5 Wyłączenia 5 Zasady nie mają również zastosowania do zamówień ze względu na cenę, których przedmiotem są: usługi prawnicze, usługi społeczne i zdrowotne, usługi hotelarskie i restauracyjne, nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu, zakup paliwa oraz biletów przejazdu dotyczy tylko przypadków zakupu paliwa oraz biletów przejazdu dokonywanych jednorazowo w trakcie realizacji danego projektu (np. zakup paliwa przez Beneficjenta dokonywany w drodze na targi wystawiennicze, w których udział jest przedmiotem projektu, o którego dofinansowanie ubiega się Beneficjent,

6 Wyłączenia zakup powierzchni wystawienniczej bezpośrednio od organizatora imprezy targowej, nabycie, przygotowanie, produkcja lub koprodukcja materiałów programowych przeznaczonych do emisji w radio lub telewizji lub w Internecie, zakup czasu antenowego, umowy z zakresu prawa pracy, zakupy, których dokonanie uwarunkowane jest uzyskaniem lub posiadaniem pozwolenia władzy publicznej (np. decyzji administracyjnej), które eliminuje możliwość zachowania zasady konkurencyjności przy wyborze Wykonawcy. 6

7 Zasady również dla wydatków niekwalifikowalnych Beneficjent jest zobowiązany do stosowania niniejszych Zasad, również w przypadku dokonywania wydatków niekwalifikowalnych objętych projektem: jeżeli istnieje obiektywna konieczność jednego wspólnego postępowania dla wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych w celu zachowania kompatybilności produktu, ciągłości technologicznej lub nierozerwalności poszczególnych elementów zamówienia z efektem końcowym (produktem), poniesienie wydatków niekwalifikowanych jest obligatoryjne dla kwalifikowalności projektu. 7

8 Szacowanie wartości Zamówienia, których wartość: - nie przekracza 14 tys. EUR - przekracza 14 tys. EUR Obecny kurs EURO wynosi: 4,2249 * ,60PLN 8 * Na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości z zamówień publicznych wydawanym co najmniej raz na dwa lata.

9 Szacowanie wartości Ustalenie wartości zamówienia: dostawy lub usługi nie wcześniej niż 3 miesiące przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówienia roboty budowlane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówienia W przypadku Wnioskodawcy/Beneficjenta spoza sektora finansów publicznych ustalenie wartości zamówienia może nastąpić również na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu. 9

10 Zamówienia powyżej 14 tys. EUR - tryb przetargu Beneficjent wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia poprzez publiczne ogłoszenie o zamówieniu: siedziba Beneficjenta, oraz strona internetowa Beneficjenta lub strona internetowa o tematyce specjalistycznej lub w prasie o zasięgu regionalnym lub ogólnopolskim. Termin na składanie ofert nie może być krótszy niż 10 dni roboczych od daty opublikowania ogłoszenia na stronie internetowej lub prasie (bieg terminu rozpoczyna sie od dnia następnego po dacie publikacji ogłoszenia). 10

11 Ogłoszenie zawiera co najmniej: opis przedmiotu zamówienia, czas realizacji zamówienia, miejsce i termin składania ofert, warunki przetargu w tym opis kryteriów, którymi Beneficjent będzie sie kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej (minimum 60% cena), sposób dokonywania oceny spełnienia tych warunków. 11

12 Cena oraz (lub) inne kryteria Cena min 60% Serwis Termin realizacji zamówienia Gwarancja Koszty eksploatacji Zastosowanie najlepszych technologii itd. 12

13 Opis przedmiotu zamówienia Opis przedmiotu zamówienia musi być określony w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Opis przedmiotu zamówienia nie powinien odnosić się do określonych znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i zamieszczono przy tym słowa lub równoważne". 13

14 Zmiana ogłoszenia o zamówieniu Beneficjent może zmienić ogłoszenie o zamówieniu tylko wtedy gdy zastrzegł to w jego treści, nie później jednak niż 3 dni (robocze) przed zakończeniem terminu składania ofert. W takim przypadku zmienione ogłoszenie o zamówieniu podaje do publicznej wiadomości. 14

15 Ocena ofert, zawiadomienie i umowa Beneficjent dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu o zamówieniu. Beneficjent w terminie 10 dni roboczych od wyboru najkorzystniejszej oferty zawiadamia o wyborze Wykonawców, którzy złożyli oferty. Beneficjent zawiadamia Wykonawców, którzy złożyli oferty o zakończeniu postępowania bez wyboru Wykonawcy. Po rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia Beneficjent zawiera umowę w sprawie udzielenia zamówienia. 15

16 Zamówienia powyżej 14 tys. EUR - tryb przetargu W przypadku gdy nie został wyłoniony Wykonawca, Beneficjent podaje ten fakt wraz z uzasadnieniem do publicznej wiadomości oraz przeprowadza kolejny przetarg. Ponownie niewyłonienie Wykonawcy oraz podanie tego faktu wraz z uzasadnieniem do publicznej wiadomości uprawnia Beneficjenta do stosowania zapisów Rozdziału III Zasad tj. zamówień poniżej 14 tys. euro. 16

17 Zamówienia poniżej 14 tys. EUR - zapytanie ofertowe skierowanie zapytania ofertowego do minimum 3 wykonawców/dostawców (list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, , faks lub osobiście, zachowując dowody nadania lub przekazania), termin na składanie ofert nie krótszy niż 5 dni roboczych (bieg terminu rozpoczyna sie od dnia następnego po dacie doręczenia / potwierdzenia odbioru zapytania ofertowego), 17

18 Zapytanie ofertowe zawiera co najmniej: opis przedmiotu zamówienia termin wykonania zamówienia opis kryteriów wyboru (min. 60% cena) miejsce oraz termin składania ofert opis warunków udziału w postępowaniu 18

19 Zamówienia poniżej 14 tys. EUR - zapytanie ofertowe W uzasadnionych przypadkach Beneficjent może przed upływem terminu składania ofert, zmienić zapytanie ofertowe. W takim przypadku zmienione zapytanie ofertowe przekazuje niezwłocznie tym Wykonawcom, którym przekazał pierwotne zapytanie ofertowe oraz podaje do publicznej wiadomości: siedziba Beneficjenta, oraz strona internetowa Beneficjenta lub strona internetowa o tematyce specjalistycznej lub w prasie o zasięgu regionalnym lub ogólnopolskim. 19

20 Ocena ofert, zawiadomienie, umowa Beneficjent dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w zapytaniu ofertowym. Beneficjent zamieszcza w siedzibie firmy i na swojej stronie internetowej lub stronie internetowej o tematyce specjalistycznej lub w prasie o zasięgu regionalnym lub ogólnopolskim informację o podmiocie, któremu zostało udzielone zamówienie. Beneficjent zawiadamia Wykonawców, którzy złożyli oferty o zakończeniu postępowania bez wyboru Wykonawcy. Po rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia Beneficjent zawiera umowę w sprawie udzielenia zamówienia. 20

21 Zamówienia poniżej 14 tys. EUR - tryb negocjacji Jeżeli ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia lub z powodów innych przyczyn niezależnych od Beneficjenta zamówienie może zostać zrealizowane tylko przez jednego Wykonawcę, zamówienie udzielane jest w trybie negocjacji (zaproszenie do negocjacji). W takim przypadku Beneficjent jest zobowiązany uzasadnić zastosowanie tego trybu. W przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji Beneficjent sporządza Raport z przeprowadzonych z Wykonawcą negocjacji, który poza Beneficjentem lub osobą upoważnioną do jego reprezentowania podpisuje również Wykonawca, z którym prowadzono negocjacje. 21

22 Beneficjent unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia jeżeli: nie została złożona żadna oferta, cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Wnioskodawca/Beneficjent może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, Wnioskodawca/Beneficjent stwierdził zaistnienie istotnych okoliczności, których nie można było przewidzieć wcześniej, a których zaistnienie powoduje niemożność zawarcia prawidłowej umowy. 22

23 Unieważnienie postępowania O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia Beneficjent zawiadamia równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy: ubiegali się o udzielenie zamówienia (w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert), złożyli oferty (w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert) podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 23

24 Obowiązek dowodowy Ciężar dowodu w zakresie zasad dokonywania wydatków publicznych zgodnego z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych leży po stronie Beneficjenta. 24

25 Załączniki do Zasad Oświadczenie o bezstronności Raport w sprawie udzielonego zamówienia 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 Naruszenie Zasad W przypadku stwierdzenia naruszenia niniejszych Zasad mającego skutek finansowy IZ RPO WŁ/IPII może wymierzać Wnioskodawcy/Beneficjentowi korekty finansowe stosując odpowiednio zasady określone w opracowanym przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dokumencie Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacja projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE (tzw. Taryfikator) + Taryfikator COCOF. 30

31 Przechowywanie dokumentacji Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania pełnej dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień w ramach realizowanego projektu (w szczególności: raport z udzielonego zamówienia, dowody przekazania zapytań ofertowych, ogłoszenia o przetargu, wydruki ze strony internetowej, wydruki z poczty elektronicznej, potwierdzenia nadania faksu, oferty, foldery, katalogi, wydruki ofert handlowych, cenniki i inne dokumenty związane z udzielaniem zamówienia) zgodnie z terminem określonym w Umowie o dofinansowanie projektu. 31

32 Najczęściej popełniane błędy: Brak potwierdzenia wywieszenia ogłoszenia w siedzibie firmy/zamieszczenia na stronie internetowej Stosowanie znaków towarowych w opisie przedmiotu zamówienia Ocena ofert w inny sposób niż przyjęty w ogłoszeniu o zamówieniu/zapytaniu ofertowym Zmiana treści zapytania ofertowego/ogłoszenia o zamówieniu, bez podania jej do wiadomości publicznej Zaproszenie do składania ofert mniejszej liczby wykonawców niż minimalna przewidziana w Zasadach 32

33 Zapisy umowy Beneficjent zobowiązany jest gromadzić i przedstawiać instytucjom uprawnionym do kontroli dokumenty potwierdzające spełnienie powyższych Zasad 33

34 Dziękuję za uwagę Jarosław Szpak Wydział Monitorowania i Kontroli Projektów 34 Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Tel cop@cop.lodzkie.pl