Pieczątka Zamawiającego

Transkrypt

1 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Pieczątka Zamawiającego Numer postępowania: 2/ZO/szkolenia_doradztwo/2013 ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia: Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru wykonawców dostaw towarów i usług z zastosowaniem zasady konkurencyjności dla zamówienia realizowanego w ramach Projektu: Podniesienie kwalifikacji pracowników marki HOTEL KAZIMIERZ współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw. 2. Zamawiający: Firma Handlowo-Usługowa "KARAT", Rajpold Adam Kraków, ul. Miodowa 16 NIP : REGON: Telefon/Fax: (12) Przedmiot zamówienia: Przeprowadzenie szkoleń i konsultacji dla uczestników projektu: Podniesienie kwalifikacji pracowników marki HOTEL KAZIMIERZ : KOD CPV Usługi szkolenia zawodowego, KOD CPV Usługi doradztwa 4. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia: I. Przeprowadzenie szkoleń (usługi trenerskie) i konsultacji dla Uczestników projektu z zakresu: 1. Marketingu i obsługi klienta: 296 godz. szkoleń dla 92 uczestników i 120 godz. konsultacji: - Tendencje na rynku tur.(nowe produkty, usługi, innowacje, dobre praktyki z zagranicy): 7 osób (dyrektorzy + stanowiska kier.) 2dni x 8 h - Promocja i tworzenie wizerunku firmy (w tym zasady opracowania planów marketingowych - warsztaty związane z pracą nad planem marketingowym: 5 osób (stanowiska kierownicze) 1 dzień x 8 h Dodatkowo 40h konsultacji (indywidualnych i grupowych związanych z opracowaniem planu marketing) - Marketing internetowy w tym marketing, formy reklamy displayowej, reklama video, wykorzystanie mediów społecznościowych do celów marketingowych: 5 osób (stanowiska kierownicze) 2 dni x 8 godz. Dodatkowo 30h konsultacji. - Rola i sposób funkcjonowania systemów rezerwacyjnych,

2 11 osób z recepcji i kierowników rezerwacji w 2 grupach, 2 dni/grupę x 8 godz./dzień. Dodatkowo 20 h konsultacji. - Obsługa klienta: * Zasady obsługi klienta w branży turystycznej, reagowanie na oczekiwania klienta z uwzględnieniem segmentu klienta obsługiwanego przez firmę: 16 osób (pracownicy recepcji i kierownicy) 2 grupy x 2 dni/grupę + 1 dzień warsztatów na grupę (ćwiczenia z odgrywaniem roli) x 8 godz./dzień. Dodatkowo 30h konsultacji pomocnych w opracowaniu standardu obsługi klienta w firmie * Radzenie sobie z trudnym klientem, rozwiązywanie sytuacji konfliktowych: 16 osób (jak wyżej) 2 dni x 2 grupy * Obsługa reklamacji: 16 osób (jak wyżej) 2 dni x 2 grupy * Asertywność a inicjatywa wobec klienta: 16 osób (jak wyżej) 1 dzień x 2 grupy 2. Pakiet multilanguage dla pracowników recepcji: szkolenia z podstaw języków mniej popularnych: włoski, hiszpański,rosyjski, norweski z podstaw komunikowania się tj. rezerwacja, płatności, liczebniki, wskazanie drogi, oferta gastronomiczna, oferta turystyczna: 11 osób, zajęcia w 2 grupach, na miejscu w hotelu z lektorami różnych języków, raz w tygodniu po 1,5 h (2h lekcyjne), 16m-cy tj. 64 tygodnie x 2h lekcyjne x 2grupy = 256 h lekcyjne 3. Szkolenia dla gastronomii i obsługi utrzymania czystości: dla pracowników gastronomii: 5 osób + pokojowe: 7osób - Relacje: szef kuchni kucharz kelner, rola i zadania osób pracujących na tych stanowiskach: 8 h - Komunikacja: kuchnia-sala restauracyjna, 16 h - Różne typy gości i ich indywidualna obsługa, 16 h - Tworzenie karty menu oraz podawanie różnego typu potraw, 16 h Dodatkowo 50 h konsultacji w zakresie szkoleń w zależności od potrzeb - Szkolenia z podstaw języka angielskiego dla pokojowych: 7 osób, 60 h szkolenia 4. Szkolenia z zakresu zarządzania personelem: Szkolenia dla kierowniczek: 5 osób: 10 dni po 8 h= 80h - Ustalanie harmonogramów czasu pracy, zarządzanie czasem pracy 2 spotkania x 2 dni x 8 godz. - Doskonalenie umiejętności kierowniczych (delegowanie zadań, motywowanie pracowników,itp.) 2

3 3 spotkania x 2 dni x 8 godz. Dodatkowo Coaching indywidualny, 30h/osobę x 5 osób = 150 godz. - Przeprowadzenie testów Insights dla 11 pracowników recepcji-potencjalnych kierowników. Na podstawie testów opracowanie raportów osobowych. Na podstawie raportów zostanie wytypowane 5 osób posiadających cechy predysponujące je do zarządzenia personelem. Dla tych osób będzie zorganizowany cykl szkoleń z zakresu zarządzania personelem, delegowania zadań, radzenia sobie w nowej sytuacji zawodowej. - Szkolenia z zarządzania personelem i umiejętności kierowniczych dla potencjalnych kierowników: obejmą 3 spotkania x 2 dni x 8 godz. = 48 godz. Dodatkowo coaching: 30h/osobę x 5 osób = 150 godz. 5. Szkolenia z zakresu komunikacji i organizacji pracy: - komunikacja w firmie, przepływ informacji 21 osób, 3 grupy po 7 osób 2 spotkania x 2 dni x 8 godz./dzień x 3 grupy - obsługa pakietu office, głównie excel 16 osób na stanowiskach administracyjnych i obsługi recepcji, (2 grupy po 8 osób) 2 spotkania x 2 dni x 8 godz. x 2 grupy Dodatkowo 20h konsultacji w zakresie szkoleń komputerowych W ramach zamówienia Oferent zapewni: 1. Przygotowanie merytoryczne szkolenia, tj. Przygotowanie programu szkolenia 2. Opracowanie merytoryczne materiałów szkoleniowych gotowych do druku 3. Poprowadzenie przez trenera szkoleń z ww. zakresów Podana cena za 1 h szkolenia obejmuje wszelkie koszty poprowadzenia szkolenia wraz z kosztami dojazdu trenera. Godzina rozumiana jako godzina lekcyjna trwająca 45 min. Termin realizacji zamówienia: luty 2013 r. - kwiecień 2014 r, zgodnie z uprzednio ustalonym harmonogramem. Miejsce wykonania zamówienia: miasto Kraków i woj. małopolskie Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych: na poszczególne rodzaje szkoleń, tj. część: 1, 2, 3, 4, 5 5. Kryteria dostępu (opis warunków koniecznych do spełnienia przez Oferentów): 5.1. Brak powiązań osobowych i kapitałowych pomiędzy Oferentem i zamawiającym, potwierdzone oświadczeniem (załącznik nr 2) Dostępni wykładowcy: Liczba trenerów dostępnych do przeprowadzenia szkoleń, wykazanych w tabeli Wykaz dostępnych wykładowców nie może być mniejsza niż 2 osoby w ramach oferowanego rodzaju szkolenia (załącznik. 1.2) 5.3 Minimalne doświadczenie z zakresu szkoleń dla branży turystycznej: minimum 2000 godzin szkoleniowych zrealizowanych na rzecz branży turystycznej w okresie ostatnich trzech lat tj. były realizowane dla instytucji należącej do branży turystycznej, lub tematyka szkolenia związana była z branżą turystyczną (załącznik. 1.3) 3

4 6. Kryteria wyboru oferty: Kryteria wyboru oferty: - Cena oferty 80 % - Doświadczenie Wykonawcy w realizacji szkoleń zgodnych z przedmiotem zmówienia 20 % Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium: PUNKTACJA wg wzoru: K = (A x 80%)+(B x 20%) Gdzie: K - Uzyskana liczba punktów A - Cena oferty B Doświadczenie w realizacji szkoleń z wskazanych zakresów tematycznych Oferent, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt za kryterium A natomiast pozostali oferenci odpowiednio mniej punktów wg wzoru: A = (Am : Ac) x 100 pkt gdzie: A - liczba punktów za kryterium cena w ramach poszczególnych części zamówienia: A - F Am- najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert Ac- cena oferty badanej B liczba punktów za kryterium: Doświadczenie w realizacji szkoleń zgodnych z przedmiotem zmówienia B= (Sc: Sm) x 100 pkt. gdzie: B - Liczba punktów za kryterium Doświadczenie w realizacji usługi Wykonawcy usług stanowiących przedmiot zamówienia (liczba zrealizowanych godzin szkoleniowych, w ramach wskazanych zakresów tematycznych) Sm Najwyższa ilość godzin zrealizowanych szkoleń wskazana w najkorzystniejszej ofercie zgodnie z Wykazem zrealizowanych szkoleń zgodnych z przedmiotem zmówienia (Załącznik nr 1.1) Sc Ilość godzin zrealizowanych szkoleń stanowiących przedmiot zamówienia wskazana w badanej ofercie zgodnie z Wykazem zrealizowanych szkoleń zgodnych z przedmiotem zmówienia (Załącznik nr 1.1) 7. Informacja o wkluczeniach z możliwości złożenia oferty: Zleceniodawca wyklucza z udziału w procedurze naboru ofert podmioty z nim powiązane w sposób osobowy lub kapitałowy, których powiązanie w szczególności wynika z: - uczestniczenia w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 8. Wymagania dotyczące przygotowania oferty: 8.1. Ofertę należy sporządzić na druku OFERTA Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 4

5 8.2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem Oferta musi mieć formę trwale spiętego dokumentu, a poszczególne strony oferty muszą być kolejno ponumerowane Do oferty należy załączyć: a. Wykaz zrealizowanych szkoleń zgodnych z zakresem tematycznym wskazanym w zapytaniu ofertowym, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem nazwy instytucji dla której prowadzono usługę, ilości godzin szkoleniowych (w tym sumy), okresu realizacji usługi. b. Wykaz dostępnych wykładowców (załącznik do oferty 1.2), którymi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca, wraz z życiorysami zawodowymi tych osób, zawierającymi informacje na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia. Zamawiający w trakcie realizacji zamówienia dopuszcza możliwość powierzenia prowadzenia szkolenia innym trenerom, niż wskazanym w załączniku nr 1.2 do oferty wykaz dostępnych wykładowców, którymi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca, jednakże ich kwalifikacje nie mogę być niższe, niż zaproponowanych trenerów. Ponadto każdorazowo Zamawiający musi wyrazić zgodę na powierzenie prowadzenia szkolenia innemu trenerowi, niż wskazany w załączniku nr 1.2 do oferty. c. Wykaz szkoleniowych zrealizowanych szkoleń na rzecz branży turystycznej w okresie ostatnich trzech lat. (załącznik do oferty 1.3), tj. były realizowane dla instytucji należącej do branży turystycznej, lub tematyka szkolenia związana była z branżą turystyczną Wszystkie kserokopie dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem. 8.6 Ofertę należy dostarczyć w zamkniętej kopercie. Na kopercie należy umieścić napis Oferta na przeprowadzenie szkoleń i konsultacji w projekcie pn.: Podniesienie kwalifikacji pracowników marki HOTEL KAZIMIERZ współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Numer zamówienia: 2/ZO/trenerzy_doradztwo/2013 oraz podać nazwę Oferenta i adres korespondencyjny. 9. Wymagania dotyczące miejsca, terminu i formy złożenia oferty: 9.1 Oferta może zostać złożona osobiście, przesłana pocztą tradycyjną lub pocztą kurierską na adres: Firma Handlowo-Usługowa "KARAT", Rajpold Adam, Kraków, ul. Miodowa Nie dopuszcza się składania ofert poprzez fax lub pocztę elektroniczną. 9.3 Ofertę należy złożyć od dnia; do dnia , do godz. 15: Przez Ofertę rozumie się odpowiedź na Zapytanie ofertowe, złożoną zgodnie z wytycznymi w nim zawartymi, co w szczególności oznacza sporządzenie jej na formularzu oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. 9.5 Oferty sporządzone w innej niż określona przez Zamawiającego w Zapytaniu ofertowym formie, zostaną uznane za niespełniające wymogów formalnych i jako takie odrzucone przez Komisję Oceny Ofert. 9.6 Za datę i godzinę złożenia Oferty uznaje się datę i godzinę potwierdzenia przez upoważnioną przez Zamawiającego osobę odbioru Oferty składanej przez Oferenta osobiście w miejscu wskazanym w Zapytaniu ofertowym lub datę i godzinę wpływu - odbioru przez Zamawiającego Oferty przesyłanej drogą pocztową lub kurierską, na adres wskazany w Zapytaniu ofertowym. 9.7 W przypadku przyznania zamówienia/zlecenia, Oferent zobowiązuję się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 5

6 10. Wykaz załączników do Zapytania ofertowego: 10.1 załącznik nr 1 do zapytania ofertowego -Wzór oferty 10.2 Załącznik nr 1.1 do oferty Wzór wykazu wykonywanych szkoleń zgodnych z zakresem tematycznym 10.3 Załącznik nr 1.2 do oferty Wzór wykazu dostępnych wykładowców, którymi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca 10.4 Załącznik nr 1.3 do oferty Wzór wykazu szkoleń zrealizowanych dla branży turystycznej, tj. były realizowane dla instytucji należącej do branży turystycznej, lub tematyka szkolenia związana była z branżą turystyczną załącznik nr 2 do zapytania ofertowego - Wzór oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitało Osoba zatwierdzająca treść zapytania ofertowego: Kierownik Projektu: 6