WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 8 stycznia 2015 r. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 8 stycznia 2015 r. NK-KS MGS Pan Andrzej Pyrz Wójt Gminy Chojnów Wystąpienie pokontrolne W dniach od 5 do 28 listopada 2014 r. na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.) oraz imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 23 października 2014 r. o sygn. NK-KS MGS oraz NK-KS MGS zespół kontrolny w składzie: Monika Grzywalska Świątek starszy inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu), Matylda Furmanek inspektor wojewódzki (członek zespołu) z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Urzędzie Gminy Chojnów, z siedzibą przy ul. Fabryczna 1, Chojnów, której tematyka obejmowała przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. Czynności kontrolne w siedzibie kontrolowanego organu przeprowadzono w dniu 5 listopada 2014 r. Kontrola została odnotowana w książce kontroli pod poz. 56 (czwarta kontrola w 2014 r.) Kontrolę przeprowadzono w oparciu o zatwierdzony w dniu 24 czerwca 2014 r. przez Wojewodę Dolnośląskiego plan kontroli na II półrocze 2014 r. Kierownikiem kontrolowanego organu w okresie objętym kontrolą był Pan Mieczysław Kasprzak - Wójt Gminy Chojnów. Podczas kontroli dokumenty udostępniała oraz udzielała informacji Pani Monika Sobczak inspektor ds. kadr, szkolenia i organizacji. Ostatnia kontrola w przedmiotowym zakresie została przeprowadzona w dniu w dniu 8 listopada 2007 r. przez inspektorów Wydziału Nadzoru i Kontroli DUW we Wrocławiu, z której sporządzony został protokół. Wniosków pokontrolnych nie formułowano. 1

2 Wykonywanie zadań w przedmiocie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. Powyższą ocenę uzasadniam następująco. Tryb przyjmowania skarg oraz wniosków w kontrolowanym organie został określony w załączniku nr 3 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Chojnów wprowadzonego zarządzeniem Wójta Gminy Chojnów nr z dnia 12 marca 2013 r. w sprawie określenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Chojnów. Kontrolę i koordynację działań Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli w tym zwłaszcza skarg, wniosków oraz interwencji sprawuje Sekretarz Gminy ( 1 pkt 4 załącznika nr 3 do Regulaminu Organizacyjnego). Natomiast w myśl 12 pkt 5 Regulaminu Organizacyjnego do wspólnych zadań wydziałów należy rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków obywateli. Prowadzenie księgi skarg i wniosków należy do zadań Wydziału Społeczno- Organizacyjnego ( 15 pkt 6 Regulaminu Organizacyjnego). Zgodnie z 5 ww. załącznika do Regulaminu Organizacyjnego dokumentacja skarg i wniosków prowadzona jest w Wydziale Społeczno-Organizacyjnym przez inspektora ds. kadr, szkoleń i organizacji. W zakresie czynności powyższego pracownika w pkt 18 obowiązków szczegółowych wskazano przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków kierowanych do Wójta Gminy i prowadzenie ich rejestru. W zakresie trybu załatwiana skarg i wniosków w toku kontroli wyjaśnienia złożył inspektor ds. kadr, szkoleń i organizacji [dowód: akta kontroli str. 19]. Zgodnie ze złożonymi wyjaśnieniami wpływająca skarga/wniosek jest rejestrowana w kancelarii urzędu, następnie Sekretarz Gminy ustala komórkę organizacyjną właściwą merytorycznie do złożenia wyjaśnień. Po uzyskaniu wyjaśnień przygotowywana jest odpowiedź do skarżącego/wnioskodawcy. Wobec dokonanych w toku kontroli ustaleń stwierdzono, iż w Urzędzie Gminy Chojnów realizowana jest dyspozycja 3 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), zgodnie z którym przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom. Wójt Gminy Chojnów przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godzinach od do Godziny pracy Urzędu Gminy Chojnów wyznaczono: w poniedziałek, środę, czwartek od 7.00 do 15.00, we wtorek od 7.00 do 16.00, w piątek od 7.00 do Stwierdzić należy, iż wyznaczone godziny przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków są zgodne z art. 253 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U z 2013 r. Nr 267 ze zm.). Kontrola wykazała również, iż w widocznym miejscu w siedzibie organu oraz na stronie internetowej urzędu znajduje się informacja o dniach i godzinach przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków, realizowany jest więc obowiązek wynikający z art k.p.a. W toku kontroli ustalono, iż w Urzędzie Gminy Chojnów prowadzony jest rejestr skarg i wniosków załatwianych bezpośrednio oznaczony symbolem i hasłem klasyfikacyjnym 1510 oraz rejestr skarg i wniosków przekazanych do załatwienia według właściwości oznaczony symbolem i hasłem klasyfikacyjnym W okresie objętym kontrolą w rejestrze skarg i wniosków 1510 zewidencjonowano: w 2013 r. 8 spraw, a w 2014 r. 4 sprawy. Natomiast w rejestrze skarg i wniosków przekazanych do załatwienia wg właściwości 1511 zewidencjonowano: w 2013 r. 1 sprawę, a w 2014 r. 4 sprawy [dowód: akta kontroli str ]. 2

3 Zgodnie z art. 254 k.p.a. skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwienia poszczególnych skarg i wniosków. W toku kontroli stwierdzono uchybienia przy rejestracji skarg i wniosków oraz ustalono, iż wpisy w rejestrze nie zawsze odzwierciedlały stan faktyczny wynikający z akt sprawy. Powyższe nie ułatwia kontroli przebiegu i terminów załatwienia skarg i wniosków do czego obliguje art. 254 k.p.a. Niezgodność wpisów w rejestrze z aktami sprawy stwierdzono w następujących przypadkach. Odpowiedź na skargę zewidencjonowaną pod poz. 1/2013 w rejestrze 1510 udzielono w dniu 15 marca 2013 r., a nie jak wskazano w rejestrze 4 kwietnia 2013 r. Ponadto przedmiot powyższej skargi był inny niż wskazano w rejestrze skarg i wniosków. W przypadku skargi zewidencjonowanej w rejestrze 1510 pod poz. 6/2013 w rejestrze wskazano, iż o sposobie jej załatwienia oprócz skarżącego zawiadomiono 4 podmioty co nie znalazło potwierdzenia w dokumentacji postępowania skargowego. Ponadto w rejestrze wskazano dwie daty wysłania zawiadomienia r. oraz r. natomiast z akt wynika, iż do skarżącego wysłano zawiadomienie jedynie 18 lipca 2013 r. Skarga zewidencjonowana w rejestrze 1510 pod poz. 4/2014 wpłynęła do Wójta Gminy Chojnów w dniu 4 sierpnia 2014 r. przekazana przez Radę Gminy Chojnów, a nie jak wskazano w rejestrze 29 lipca 2014 r. W zakresie dwóch skarg zewidencjonowanych w rejestrze skarg i wniosków przekazanych do załatwienia według właściwości pod poz. 1/2013 oraz 1/2014 wskazano jako sposób załatwienia skarga niezasadna, mimo, iż z dokumentacji powyższych spraw wynika, iż zostały one przekazane do załatwienia zgodnie z właściwością. Ponadto w przypadku sprawy poz. 1/2014 nie wskazano daty wysłania pisma przekazującego. Stwierdzono również, że w rubryce: sposób załatwienia nie wskazywano czy skargę uznano za zasadną czy bezzasadną dotyczy spraw zewidencjonowanych w rejestrze 1510 pod poz. 1/2013, 2/2013, 3/2013, 6/2013, 4/2014. Z rejestru nie wynika ponadto sposób kwalifikacji poszczególnych spraw dotyczy spraw zewidencjonowanych w rejestrze 1510 pod poz. 1/2013, 2/2013, 3/2013, 6/2013 oraz w rejestrze 1511 pod poz. 1/2014, 2/2014, 3/2014. Kontrola wykazała ponadto przypadki niezachowania chronologii przy rejestracji skarg i wniosków. Przykładowo w 2014 r. w rejestrze skarg i wniosków 1510 skarga z 29 lipca 2014 r. została zewidencjonowana pod poz. 4 mimo, iż wpłynęła wcześniej niż wniosek zarejestrowany pod poz. 3 (wpłynął 25 września 2014 r.). Przyjąć należy, iż niezachowanie chronologii wynika z faktu, iż sprawa wpływająca do urzędu jest kierowana do wydziału merytorycznego, który dokonuje stosownej kwalifikacji i jest rejestrowana w rejestrze skarg i wniosków dopiero po przekazaniu do rejestracji przez wydział merytoryczny. W okresie objętym kontrolą w rejestrach skarg i wniosków zewidencjonowano łącznie 17 spraw, w tym 14 skarg, 2 wnioski, 1 podanie. Wójt Gminy Chojnów rozpatrzył 12 skarg i wniosków, natomiast 5 spraw przekazał do rozpatrzenia organom właściwym. Kontroli poddano wszystkie skargi i wnioski, które wpłynęły do kontrolowanego organu w okresie objętym kontrolą, zewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków oraz 3 sprawy nie zewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków, które spełniały przesłanki skargi bądź wniosku, a które znajdowały się w aktach udostępnionych podczas kontroli postepowań skargowo-wnioskowych (skarga Pana I. Cz. wniesiona w dniu 6 maja 2014 r.; pismo wniesione w dniu 2 grudnia 2013 r. przez Panią R.A.; pismo mieszkańców wsi Osetnica wniesione w dniu 18 października 2013 r.). W oparciu o akta skontrolowanych spraw stwierdzono, iż właściwość organu do załatwienia sprawy ustalana była prawidłowo, natomiast stwierdzono nieprawidłowości przy kwalifikacji spraw. W rejestrze skarg i wniosków przekazanych do załatwienia według właściwości pod poz. 1/2014 zewidencjonowano sprawę zakwalifikowaną jako podanie 3

4 wniesioną przez Pana I. Cz. w dniu 18 marca 2014 r. dotyczącą naprawy drogi gminnej. Jednocześnie analiza dokumentacji powyższej sprawy wykazała, iż w dniu 6 maja 2014 r. Pan I. Cz. złożył do protokołu skargę dotycząca niewystarczających prac jakie wykonał Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w celu naprawy drogi biegnącej obok posesji nr 16 w Starym Łomie. Z przedłożonej do kontroli dokumentacji wynika, iż powyższa sprawa została zakwalifikowana jako skarga i była dwukrotnie przekazywana do załatwienia zgodnie z właściwością do Rady Gminy Chojnowa. Ostatecznie Wójt Gminy Chojnów wystąpił do Rady o zwrot ww. sprawy i udzielił odpowiedzi wnoszącemu pismo wskazując, iż cyt.: ( ) dokonano niezbędnych napraw drogi ( ) w ramach posiadanych środków finansowych oraz możliwości technicznych. Pismem z dnia 20 listopada 2014 r. nr NK-KS MGS kontrolerzy zwrócili się do Wójta Gminy Chojnów o złożenie wyjaśnień dlaczego pismo z dnia 18 marca 2014 r. zostało zewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków skoro zostało uznane za podanie oraz dlaczego skarga złożona do protokołu w dniu 6 maja 2014 r. nie została zarejestrowana w rejestrze skarg i wniosków. W odpowiedzi na powyższe pismo Sekretarz Gminy działając z upoważnienia Wójta wskazała, iż cyt.: Pismo pana I.Cz. z r. dotyczące drogi w Starym Łomie zostało błędnie ujęte w rejestrze skarg i wniosków, bowiem jest to podanie. W piśmie z dnia 20 listopada 2014 r. kontrolerzy wystąpili również o wskazanie w oparciu o jakie przepisy prawa skargę załatwiał Wójt skoro zgodnie z art. 229 pkt 3 k.p.a. skargi dotyczące zadań i działalności kierowników gminnych jednostek organizacyjnych rozpatruje Rada Gminy. W udzielonej pismem z dnia 3 grudnia 2014 r. nr SO odpowiedzi nie odniesiono się do powyższej kwestii [dowód: akta kontroli str ]. Podkreślić należy, iż zgodnie z art. 222 k.p.a. O tym, czy pismo jest skargą powszechną, wnioskiem lub innym pismem decyduje treść pisma, a nie jego forma zewnętrzna. Ciężar kwalifikacji prawnej pisma spoczywa zawsze na jego adresacie. Pismo wpływające do określonego organu powinno być zakwalifikowane z uwagi na osobę je wnoszącą oraz sprawę, której dotyczy. To na organie ciąży obowiązek dołożenia należytej staranności co do kwalifikacji prawnej pisma. Organ rozpatrujący sprawę nie jest uprawniony do samodzielnego ustalania jej przedmiotu. W razie wątpliwości dookreślenie zawartych w treści pisma sformułowań (zarzutów) należy do wnoszącego pismo, nie zaś do sfery ocennej organu administracji. Niedopuszczalne jest zatem rozpatrywanie skargi niezgodnie z jej treścią, bądź wbrew rzeczywistej woli skarżącego, zwłaszcza, jeżeli treść skargi nasuwa jakiekolwiek wątpliwości, jest zredagowana niezręcznie czy niezrozumiale. Zgodnie ze słusznym stanowiskiem doktryny, w sytuacji gdy strona formułuje swoje żądanie czy też stanowisko w sposób nieprecyzyjny lub nieporadny, organ nie może sam narzucać własnej interpretacji, lecz powinien dołożyć wszelkich starań w celu sprecyzowania rzeczywistych intencji strony (por. J. Malanowski [w:] Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz pod red. R.Hausera, M.Wierzbowskiego, Wyd. C.H.Beck, Warszawa 2014, s.46). Stąd też, stosownie do 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, jeżeli z treści skargi nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę do złożenia, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi bez rozpoznania. Zauważyć należy, iż w myśl art. 227 k.p.a. Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Natomiast przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności (art. 241 k.p.a.). Pan I.Cz. w swym wystąpieniu z dnia 18 marca 2014 r. jak i z dnia 6 maja 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 38-4

5 41] zwracał się do Wójta Gminy Chojnów jasno wyrażając niezadowolenie ze złego stanu drogi gminnej oraz działań podejmowanych przez Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Chojnowie w celu jej naprawy. Z wyjaśnień kontrolowanego organu wynika, iż powyższe pisma zostały zakwalifikowane jako podanie. Kodeks postępowania administracyjnego nadaje pojęciu podania szerokie znaczenie, a mieszczą się w nim żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, a więc szeroka grupa różnorodnych przejawów czynności procesowych i pozaprocesowych podmiotów postępowania administracyjnego. Należy zauważyć, iż żądanie skierowane do organu administracji publicznej tylko wtedy wszczyna ogólne postępowanie administracyjne uregulowane w tym kodeksie, kiedy dotyczy sprawy załatwianej w drodze decyzji administracyjnej (tj. jeżeli przepisy prawa materialnego upoważniają ten organ do rozstrzygnięcia co do wniesionego żądania przez wydanie decyzji administracyjnej) chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej. Błędna kwalifikacja sprawy skutkowała nieprzekazaniem jej do organu właściwego, którym była Rada Gminy Chojnów. Utrzymanie dróg gminnych zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.) należy do ustawowych kompetencji wójta (burmistrza, prezydenta miasta). W myśl art. 9 ust. 1 ww. ustawy W celu wykonywania zadań gmina może tworzyć jednostki organizacyjne. W Gminie Chojnów utworzono jednostkę organizacyjną - Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Chojnowie, który zgodnie z 2 pkt 9 Statutu Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Chojnowie (Załącznik do uchwały nr XII/74/2011 Rady Gminy Chojnów z dnia 25 sierpnia 2011 r.) jest zakładem użyteczności publicznej, którego celem jest bieżące nieprzerwane zaspokajanie zbiorowych potrzeb ludności gminy Chojnów, w szczególności utrzymanie dróg gminnych utwardzonych i gruntowych, w tym ich utrzymanie zimowe. Organem zarządzającym Zakładu jest dyrektor 4 pkt 4 Statutu GZGKiM w Chojnowie. Zauważyć należy, iż w myśl art. 229 pkt 3 k.p.a. to rada gminy jest właściwa do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności kierowników gminnych jednostek organizacyjnych jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg. Kontrola wykazała ponadto, iż niewłaściwa kwalifikacja spraw miała miejsce w przypadku 2 pism znajdujących się w aktach postępowania zewidencjonowanego pod poz. 3/2014 w rejestrze pismo wniesione w dniu 2 grudnia 2013 r. przez Panią R.A. oraz pismo mieszkańców wsi Osetnica wniesione w dniu 18 października 2013 r. Powyższe pisma zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi w piśmie z dnia 3 grudnia 2014 r. nr SO cyt. ( ) zostały zakwalifikowane jako podania zawierające prośby mieszkańców i rozpatrzone w wydziale merytorycznym. W toku kontroli ustalono, iż przedmiotem wskazanych wyżej pism, tak jak i pisma z dnia 11 września 2014 r. zakwalifikowanego jako wniosek i zewidencjonowanego w rejestrze skarg i wniosków pod poz. 3/2014, było zamontowanie oświetlenia przy drodze gminnej pomiędzy posesjami nr 51 i 52 w Osetnicy [dowód: akta kontroli str ]. Podkreślić należy, iż przedmiot ww. pism z dnia 2 grudnia 2013 r. oraz z dnia 18 października 2013 r. wyczerpywał przesłanki wniosku, o jakich mowa w art. 241 k.p.a. W toku kontroli stwierdzono, iż większość zewidencjonowanych w rejestrze skarg i wniosków spraw 9 z 17 spraw zarejestrowanych, była wnoszona ustnie do protokołu. Ustalono, iż przyjmujący zgłoszenie skargi lub wniosku wnoszonego ustnie każdorazowo sporządzał protokół, który podpisywał wnoszący skargę/wniosek oraz przyjmujący zgłoszenie. Kontrola wykazała, iż wszystkie sporządzone protokoły z przyjęcia skargi/wniosku zawierały datę przyjęcia skargi/wniosku, imię i nazwisko, adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy co spełnia wymogi określone w 6 ww. rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. 5

6 Stwierdzono, iż wszystkie skargi i wnioski, które wpłynęły do kontrolowanego organu w okresie objętym kontrolą zostały załatwione, a do skarżącego wysyłano zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi zgodnie z art k.p.a. bądź wniosku zgodnie z art k.p.a. W toku kontroli zweryfikowano prawidłowość i rzetelność zamieszczania w treści zawiadomień o sposobie załatwienia skargi/wniosku, obligatoryjnych elementów wynikających z art k.p.a., w myśl którego: Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona, oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi lub, jeżeli zawiadomienie sporządzone zostało w formie dokumentu elektronicznego, powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art Ustalono, iż w większości skontrolowanych spraw zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi zawierało elementy określone w przytoczonym przepisie. Niemniej jednak w 6 przypadkach (skargi zewidencjonowane w 2013 r. pod poz. 1, 4, 6, 7 oraz skargi zewidencjonowane w 2014 r. pod poz. 1, 4) mimo, że organ uznał bezzasadność zarzutów skargi, zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi nie zawierało pouczenia o treści art. 239 k.p.a., do czego zobowiązuje dyspozycja art k.p.a., w brzmieniu obowiązującym od dnia 17 czerwca 2010 r. (tj. dnia wejścia w życie ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw - Dz. U. Nr 40, poz. 230, wprowadzającej ww. zmianę przepisu art. 238 k.p.a.). W wyjaśnieniach złożonych pismem z dnia 3 grudnia 2014 r. nr SO wskazano, iż cyt.: Zamieszczenie pouczenia o treści art. 239 Kpa zostało przeoczone. W odniesieniu do skarg i wniosków, które Wójt Gminy przekazał do rozpatrzenia właściwemu organowi stwierdzono, iż właściwość organu, do którego przekazano skargę została ustalona prawidłowo. W toku kontroli ustalono, iż każdorazowo skarżący bądź wnioskodawca był zawiadamiany o przekazaniu skargi/wniosku do organu właściwego zgodnie z dyspozycją art. 231 k.p.a. bądź art. 243 k.p.a. Kontrola wykazała [dowód: akta kontroli: str. 46], iż przekazując do Dyrektora Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Chojnowie skargę na pracownika Zakładu (sprawa zewidencjonowana w rejestrze 1511 pod poz. 1 w 2013 r.) jako podstawę przekazania skargi wskazano art. 231 k.p.a. Jednocześnie w piśmie przekazującym skargę Wójt zobowiązał, w oparciu o 4 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, organ do którego przekazano skargę, do przekazania informacji o sposobie załatwienia powyższej skargi. Należy zauważyć, iż 4 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, na który się powołano dotyczy przekazania skargi do załatwienia organowi niższego stopnia i wskazuje na możliwość żądania od organu niższego stopnia informacji o sposobie załatwienia skargi. Podkreślić należy, iż jednostka organizacyjna gminy jaką jest GZGKiM w Chojnowie nie jest organem niższego stopnia w stosunku do Wójta Gminy Chojnów, wobec powyższego w powyższej sprawie nie było podstaw do powołania 4 ww. rozporządzenia. Kontrola wykazała ponadto, iż przekazując sprawę zewidencjonowaną w rejestrze skarg i wniosków przekazanych wg właściwości pod poz. 2/2014 jako podstawę przekazania wskazano art k.p.a. (przepis regulujący kwestie przekazywania podań, które wpłynęły do organu niewłaściwego w sprawie) niemniej jednak w treści pisma przekazującego wskazano, iż przekazano skargę. Pismem z dnia 3 grudnia 2014 r. nr SO

7 wyjaśniono, iż pismo zarejestrowane pod poz. 2/2014 zostało zakwalifikowane jako skarga, natomiast mylnie zastosowano 65 1 k.p.a. zamiast art. 231 k.p.a. Natomiast przekazując do organu właściwego wniosek zarejestrowany w 2014 r. pod poz. 3 w rejestrze 1511 kontrolowany organ nie wskazał przepisu prawa, w oparciu o który następuje przekazanie wniosku - art. 243 k.p.a. Zauważyć należy, iż organy państwowe, organy samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe oraz organy organizacji społecznych rozpatrują oraz załatwiają skargi i wnioski w ramach swojej właściwości (art k.p.a.), wobec powyższego w przypadku braku właściwości zobowiązane są do przekazania skargi/wnioski do organu właściwego, wskazując stosowny przepis prawa. W toku kontroli ustalono, iż w Urzędzie Gminy Chojnów skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma przechowuje się zgodnie z dyspozycją art. 254 k.p.a. - w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. Jedynie w przypadku skargi zewidencjonowanej w rejestrze skarg i wniosków 1510 pod poz. 1 w 2013 r. udzielona skarżącemu odpowiedź nie była włączona do akt postepowania skargowego. W wyjaśnieniach złożonych pismem z dnia 3 grudnia 2014 r. nr SO poinformowano, iż cyt. Po rejestracji skargi wyjaśnień dokonywał wydział merytoryczny, z którego to wydziału nie przekazano do osoby prowadzącej rejestr skarg i wniosków kopii zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi. Kopia ta została dołączona obecnie do teczki sprawy. Stwierdzono ponadto, iż akta skontrolowanych spraw odzwierciedlają przebieg ich załatwiania i rozstrzygania. W zakresie terminowości załatwiania skarg i wniosków przez Wójta Gminy Chojnów w oparciu o skontrolowane skargi i wnioski stwierdzono, iż zostały one załatwione bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca do czego obliguje art k.p.a. Ponadto ustalono, że skargi i wnioski, do których rozpatrzenia nie był właściwy kontrolowany organ, były przekazywane do organu właściwego nie później niż w terminie siedmiu zgodnie z dyspozycją art. 231 k.p.a. bądź art. 243 k.p.a. Mając na uwadze powyższe ustalenia kontroli, należy podjąć następujące działania celem wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w ramach kontrolowanych zadań: 1) Prowadzić rejestr skarg i wniosków w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków do czego obliguje art. 254 k.p.a. 2) Zwrócić szczególną uwagę na prawidłową kwalifikację spraw, tak aby w rejestrze skarg i wniosków ewidencjonowane były wszystkie skargi i wnioski spełniające przesłanki określone w art. 227 i 241 k.p.a. 3) W zawiadomieniu o odmownym załatwieniu skargi pouczać skarżącego o treści art. 239 k.p.a. zgodnie z dyspozycją art zdanie drugie k.p.a. 4) W przypadku stwierdzenia braku właściwości organu do rozpatrzenia skargi/ wniosku przekazywać je właściwemu organowi w trybie art. 231 k.p.a. bądź art. 243 k.p.a., z przywołaniem podstawy prawnej przekazania. 5) Wzywać organ do udzielenia informacji o sposobie załatwienia skargi w oparciu o 4 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków tylko w przypadku przekazania skargi w trybie art. 232 k.p.a. do załatwienia właściwemu organowi niższego stopnia. 7

8 Na podstawie art. 49 ustawy o kontroli w administracji rządowej wnoszę o poinformowanie o sposobie wykonania zaleceń, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań, w terminie do dnia 30 stycznia 2015 r. WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI / - / Tomasz Smolarz 8