Mobility Tool - Przewodnik dla Beneficjentów programu Leonardo da Vinci

Transkrypt

1 EUROPEAN COMMISSION Directorate-General for Education and Culture Lifelong Learning: policies and programme Coordination of the "Lifelong learning" programme Mobility Tool - Przewodnik dla Beneficjentów programu Leonardo da Vinci Wersja IV wrzesień 2013 (Mobility Tool wersja 3.1)

2 Spis treści 1. Informacje ogólne Opis Użytkownicy Mobility Tool Logowanie do systemu Mobility Tool Jak zmienić język w systemie Mobility Tool? Projekt Jak wyświetlić informacje o projekcie? Jak edytować informacje o projekcie? Uczestnicy Jak wyświetlić listę uczestników? Jak dodać nowego uczestnika? Jak zaimportować dane uczestników? Jak edytować dane uczestnika? Partnerzy Jak wyświetlić listę partnerów? Jak dodać nowego partnera? Jak edytować dane partnera? Jak usunąć partnera? Jak dodać osobę kontaktową do instytucji Beneficjenta? Jak dodać osobę kontaktową do instytucji partnerskiej? Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji Beneficjenta? Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji partnerskiej? Jak nadać lub odebrać osobie kontaktowej dostęp projektu? Mobilności Jak utworzyć nową mobilność? Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności? Jak znaleźć konkretne staże/wymiany lub mobilności? Jak edytować dane mobilności? Jak wyświetlić szczegółowe informacje o stażu/wymianie? Jak edytować dane stażu/wymiany? Jak dodać nowy staż/wymianę do już istniejącej mobilności? Jak usunąć staż/wymianę? Jak usunąć mobilność? Import i eksport mobilności Eksport danych Import danych Data file template file structure Examples of data import file ID fields Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 2

3 Data import scenarios Error handling The most important rules for successful data import Remarks for text editing programs UTF Saving CSV file format from Excel Long numerical values Auto-completion during writing Raporty uczestników Jak umożliwić uczestnikowi złożenie raportu? Jak wystawić raporty wielu uczestnikom jednocześnie? Jak zaakceptować, odrzucić lub wystawić ponownie raport uczestnika? Jak sprawdzić status raportu uczestnika? Do kiedy należy złożyć raport uczestnika? Jak wydrukować raport uczestnika? Budżet Jak zarządzać budżetem stażu/wymiany? Jak zarządzać budżetem projektu? Raporty Beneficjenta Jak wystawić i złożyć raport Beneficjenta? Do kiedy należy złożyć raport Beneficjenta? Niezgodności w raporcie końcowym Beneficjenta Wsparcie i rozwiązywanie problemów Kontakt z helpdeskiem w Narodowej Agencji Lista kodów do importu uczestników Troubleshooting of the most common issues Issues when submitting beneficiary or participant forms using Adobe Acrobat Reader "NotAllowedError" CSV files exported by Mobility Tool are not opened correctly by Microsoft Excel Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 3

4 1. Informacje ogólne 1.1 Opis Mobility Tool jest internetowym narzędziem do zarządzaniai raportowania, stworzonym na potrzeby projektów mobilności realizowanych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie (LLP). Narzędzie zostało stworzone przez Komisję Europejską, a przeznaczone jest głównie dla Beneficjentów projektów mobilności. Użytkownicy narzędzia Mobility Tool będą mogli obsługiwać w nim realizowane przez siebie projekty, wprowadzając informacje o uczestnikach i ich mobilnościach (wyjazdach), wypełniając i uaktualniając informacje finansowe, wystawiając raporty uczestników oraz składając raporty cząstkowe i końcowe Beneficjenta, które następnie wyślą do Narodowej Agencji. 1.2 Użytkownicy Mobility Tool Użytkownikami Mobility Tool są: Beneficjenci główni użytkownicy narzędzia, których zadaniem jest wprowadzanie do systemu informacji dotyczących projektów mobilności, uczestników i danych finansowych, a także wypełnianie i składanie raportów. Narodowe Agencje generowanie, kontrolowanie i monitorowanie informacji na temat projektów mobilności. DG EAC, właściciel systemu i jego główny administrator. Uczestnicy projektów mobilności nie są bezpośrednimi użytkownikami narzędzia Mobility Tool, ich raporty będą generowane przez system, a oni otrzymają tylko linki do gotowych do wypełnienia plików w formacie PDF. 2. Logowanie do systemu Mobility Tool Narzędzie Mobility Tool znajduje się pod poniższym adresem URL: Aby zalogować się do systemu Mobility Tool I uzyskać dostęp do swojego projektu, trzeba 1) posiadać konto w w bazie ECAS (European Commission Authentification Service) oraz 2) potwierdzić adres osoby kontaktowej w Państwa projekcie. Dla 1) zachęcamy do zapoznania się z dokumentem Instrukcja użytkownika bazy ECAS, w którym znajdą Państwo więcej informacji dotyczących rejestracji w bazie ECAS. Dla 2) konieczne jest Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 4

5 potwierdzenie lub korekta adresu osoby kontaktowej, który podali Państwo w sekcji 1.2 wniosku. Stosowną informację, wraz z numerem projektu, należy wysłać na adres: mtool_adm@frse.org.pl po otrzymaniu 1 egzemplarza podpisanej umowy finansowej. Strona logowania do bazy ECAS wygląda następująco: Najważniejsze informacje na temat bazy ECAS: - w prawym górnym rogu ekranu można zmienić język strony na polski. - "Czy wybrana domena jest prawidłowa?" prawidłowa domena to Zewnętrzna. Aby zmienić domenę, należy kliknąć na linku "Zmień", zaznaczyć odpowiedź "Nie pracuję w instytucji ani w organie UE" i kliknąć przycisk "Wybierz". - "Nazwa użytkownika lub adres " jedno I drugie może być używane jako login. Jako że nazwa użytkownika generowana jest automatycznie podczas rejestracji, zaleca się używanie jako loginu adresu , który łatwiej jest zapamiętać. - "Hasło" należy podać hasło wybrane podczas rejestracji. 2.1 Jak zmienić język w systemie Mobility Tool? Domyślnym językiem systemu jest angielski. W prawym górnym rogu ekranu znajduje się lista rozwijalna z dostępnymi językami. Język polski ma oznaczenie "PL1 polski (PL)". Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 5

6 3. Projekt 3.1. Jak wyświetlić informacje o projekcie? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. Wyświetli się ekran podobny do tego zaprezentowanego poniżej. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. Wyświetlą się informacje o projekcie. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 6

7 3.2. Jak edytować informacje o projekcie? Uwaga: W systemie Mobility Tool można zmieniać dane dotyczące partnerów, mobilności, uczestników czy budżetu szczegółowe informacje znajdują się w kolejnych sekcjach. Pozostałe informacje, jak np. numer umowy finansowej czy tytuł projektu nie mogą być zmienione w systemie. W celu edycji tych danych, prosimy o kontakt z helpdeskiem w Narodowej Agencji. Wprowadzone przez Narodową Agencję zmiany w projekcie można zobaczyć w sekcji "Aktualizacje i Raporty", ale zmiany nie są wprowadzane automatycznie. To Beneficjent ma obowiązek śledzić listę zmian wykazanych w sekcji "Aktualizacje i Raporty" i wprowadzać je na bieżąco do systemu. Wszelkie zmiany wprowadzone przez Narodową Agencję zostaną zakomunikowane Beneficjentom przez system Mobility Tool w formie automatycznej wiadomości wysłyanej na adresy osób kontaktowych z instytucji Beneficjenta. Aby wyświetlić listę zmian w projekcie, należy wykonać następujące kroki: 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk Aktualizacje i Raporty" w górnym menu. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 7

8 4. Wyświetli się lista zmian w projekcie. Na liście zawsze wyświetli się przynajmniej jedna pozycja oryginalne dane z dnia zaimportowania projektu do systemu. 5. Kliknąć na dacie i godzinie w kolumnie "Data aktualizacji" przy zmianie, która ma zostać wyświetlona. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 8

9 6. Porównać informacje zawarte w tym oknie z danymi zawartymi w innych sekcjach systemu Mobility Tool i, w razie potrzeby, wprowadzić odpowiednie zmiany. Szczegółowe informacje na temat dodawania, edytowania i usuwania partnerów, osób kontaktowych czy danych finansowych znajdują się w dalszej części niniejszego przewodnika. 7. Kliknąć przycisk "Wstecz". Zwracamy uwagę, że kwoty w kolumnie "Przyznany budżet" (sekcja "Budżet") aktualizują się automatycznie na podstawie aktualizacji dokonywanych przez Narodową Agencję. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 9

10 4. Uczestnicy 4.1. Jak wyświetlić listę uczestników? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Uczestnicy". 4. Kliknąć przycisk "Uczestnicy". Wyświetli się lista wszystkich wprowadzonych uczestników projektu. Lista będzie zawierała: tytuł, imię i nazwisko, płeć, informację, że dany uczestnik jest lub nie jest osobą ze specjalnymi potrzebami, oraz że jest lub nie jest osobą towarzyszącą, a także adres uczestnika. Aby wyświetlić szczegółowe informacje o danym uczestniku, należy kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy jego nazwisku. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 10

11 4.2. Jak dodać nowego uczestnika? 1. Powtórzyć kroki z części 4.1. Jak wyświetlić listę uczestników?. 2. Kliknąć przycisk "Dodaj nowy". 3. Wyświetli się formularz dodawania nowego uczestnika. 4. Wypełnić wszystkie pola obowiązkowe, które oznaczone są czerwoną gwiazdką. 5. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowego uczestnika Jak zaimportować dane uczestników? W nowej wersji Mobility Tool możliwe jest wprowadzenie większej grupy uczestników poprzez zaimportowanie ich danych. Funkcja ta umożliwia tylko dodawanie nowych uczestników, natomiast nie pozwala na modyfikowanie danych już wprowadzonych osób. Aby zaimportować dane uczestników do systemu, należy postępować według poniższego opisu: 1. Powtórzyć kroki z części 4.1. Jak wyświetlić listę uczestników?. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 11

12 2. Kliknąć przycisk "Import z pliku". 3. Wyświetli się 3-punktowy opis procesu, który polega na pobraniu pliku szablonu, wypełnienia go i zaimportowania do systemu. 4. Kliknąć na linku "Pobierz plik szablonu w formacie CSV". Przeglądarka zapyta, czy chcą Państwo otworzyć, czy zapisać plik. Prosimy o zapisanie go na swoim komputerze. 5. Open the file in Microsoft Excel. If you see all values in a single cell, please refer to CSV files exported by Mobility Tool are not opened correctly by Microsoft Excel paragraph which covers troubleshooting of the CSV display issues in Excel. 6. Wprowadzić dane uczestników we wszystkich obowiązkowych polach (kolumnach). a. W poniższej tabeli znajduje się informacja, które pola są obowiązkowe. b. Część kolumn przyjmie tylko dane w określonym formacie. Informacja o wymaganym formacie poszczególnych pól również znajduje się w poniższej tabeli. Tabele referencyjne znajdują się w części 11.2 niniejszego przewodnika. Pole Obowiązkowe? Wymagany format pola Title (tytuł) Nie Dowolny First Name (imię) Tak Dowolny Last Name (nazwisko) Tak Dowolny Date of Birth (data Tak Data w formacie DD/MM/RRRR Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 12

13 urodzenia) Gender (płeć) Tak F (kobieta) lub M (mężczyzna) Telephone (nr telefonu) (adres e- mail) Nie Tak Dowolny Wymagany format adresu , np. imie@domena.pl Adres uczestnika musi być unikalny, ponieważ dla systemu jest on identyfikatorem danego uczestnika. Address (adres) Tak Dowolny Postal Code (kod pocztowy) Tak Dowolny City (miasto) Tak Dowolny Country (kraj) Tak Kod kraju z tabel referencyjnych, np.: PL, DE, UK, itp. Region (województwo) Is Accompanying Person (czy to osoba towarzysząca?) With Special Needs (czy to osoba ze specjalnymi potrzebami?) Type of participant (rodzaj uczestnika) Tak Tak Tak Tak Kod województwa z tabel referencyjnych, np.: PL21, PL33 itp YES (tak) lub NO (nie) YES (tak) lub NO (nie) Kod rodzaju uczestnika z tabel referencyjnych, np.: STD-ADL, TCH-ADULT-ACTIVE, itp IVT Participant Type (typ uczestnika IVT) Nie c. Zapisać zmiany w pliku. Dotyczy tylko uczestników projektów IVT, możliwe są 2 typy: MobIVT-Appr lub MobIVT-Sch 7. Wypełniony plik należy zaimportować do systemu. Wracamy do sekcji Uczestnicy, klikamy przycisk "Import z pliku" i klikamy przycisk "Przeglądaj" i wskazujemy plik. 8. Kliknąć przycisk "Wyślij". a. Jeśli zaimportowany plik zawiera dane wprowadzone w nieprawidłowym formacie lub niewypełnione pola obowiązkowe, wyświetli się informacja zawierająca błędnie wypełnione pola. Prawidłowo wprowadzone dane również zostaną wyświetlone. Na Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 13

14 tym etapie mogą Państwo wrócić do poprzedniego kroku w celu poprawienia lub uzupełnienia danych i ponownego wysłania pliku, bądź też anulować proces importu. b. Jeśli wszystkie dane zostałną wprowadzone prawidłowo, wyświetli się informacja o liczbie uczestników do zaimportowania oraz liczbie uczestników, których dane zostaną zaktualizowane. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk "Tak". System przekieruje Państwa do sekcji "Uczestnicy" i wyświetli pełną listę uczestników oraz osób towarzyszących. c. Jeśli w Państwa projekcie byli już wprowadzeni uczestnicy używający tych samych adresów co osoby, które próbują Państwo zaimportować, wyświetli się następujący komunikat: Kliknięcie przycisku "Tak" spowoduje aktualizację danych wymienionych uczestników Jak edytować dane uczestnika? 1. Powtórzyć kroki z części 4.1. Jak wyświetlić listę uczestników?. 2. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy uczestniku, którego dane chcemy edytować. 3. Wprowadzić zmiany i kliknąć przycisk "Zapisz". 4. Wyświetli się potwierdzenie ("Zmiany zostały zapisane"). Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 14

15 5. Partnerzy 5.1. Jak wyświetlić listę partnerów? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk Instytucje partnerskie. 4. Wyświetli się lista instytucji partnerskich występujących w projekcie. Istnieje możliwość wyszukiwania partnerów oraz filtrowania listy partnerów wg identyfikatora partnera (lub jego części), nazwy instytucji partnerskiej (lub jej części), typu instytucji (z listy Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 15

16 rozwijanej), imieniu lub nazwisku osoby kontaktowej (lub ich części), numerze telefonu osoby kontaktowej (lub jego części) oraz kraju (z listy rozwijanej). Zwracamy uwagę, że instytucja Beneficjenta zawsze wyświetla się na górze listy partnerów. Lista partnerów została wzbogacona o nowe funkcje, które wyświetlają się w formie kolorowych ikonek umieszczonych nad listą. Poniżej zamieszczamy ich szczegółowy opis: Ikonka / przycisk Opis "Zaznacz wszystkie" zaznacza lub odznacza wszystkie pola wyboru (z lewej strony każdego wiersza) "Dodaj nowy" dodaje nową instytucję partnerską "Usuń" usuwa z listy zaznaczone pozycje "Eksport PDF" eksportuje listę partnerów do pliku PDF. Zwracamy uwagę, że jeśli na listę partnerów nałożony jest filtr, wygenerowany plik będzie zawierał tylko pozycje widoczne na ekranie. "Eksport Excel/CSV" eksportuje listę partnerów do pliku CSV/Excel. Zwracamy uwagę, że jeśli na listę partnerów nałożony jest filtr, wygenerowany plik będzie zawierał tylko pozycje widoczne na ekranie. "Drukuj" drukuje listę. Zwracamy uwagę, że jeśli na listę partnerów nałożony jest filtr, na wydruku znajdą się tylko pozycje widoczne na ekranie. "Dodawanie/usuwanie kolumn" dodaje/ukrywa kolumny widoczne na liście. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 16

17 Pole wyszukiwania umożliwia wyszukiwanie po którejkolwiek pozycji z listy. Lista partnerów zmienia się automatycznie wraz z wpisywaniem kolejnych znaków w polu wyszukiwania. "Zresetuj filtry" zdejmuje wszystkie filtry/wyszukiwania nałożone na listę partnerów Jak dodać nowego partnera? 1. Powtórzyć kroki z części 5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?. 2. Kliknąć ikonkę z zielonym plusem ("Dodaj nowy"). 3. Wyświetli się formularz dodawania nowego partnera, w którym należy wypełnić wszystkie pola obowiązkowe (oznaczone czerwoną gwiazdką). Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 17

18 4. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowego partnera ( Zmiany zostały zapisane ). Nowa instytucja partnerska będzie widoczna na końcu listy. Zwracamy uwagę, że do nowej instytucji partnerskiej nie będą przypisane żadne osoby kontaktowe. Aby dodać osobę kontaktową, należy postępować zgodnie z informacjami zawartymi w części 5.6 Jak dodać osobę kontaktową do instytucji partnerskiej? niniejszego przewodnika. Uwaga: Dane partnerów mogą być modyfikowane przez cały czas trwania projektu. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 18

19 5.3. Jak edytować dane partnera? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Kliknąć ikonkę z ołówkiem przy nazwie partnera, którego dane chcemy edytować. 3. Wprowadzić zmiany, po czym kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie wprowadzenia zmian ("Zmiany zostały zapisane"). Uwaga: Beneficjent nie może zmieniać danych własnej instytucji, zrobić to może tylko Narodowa Agencja. W razie konieczności, należy skontaktować się z NA i poinformować o zmieniających się danych instytucji beneficjenta. Następnie, należy postępować zgodnie z informacjami zawartymi w części "3.2. Jak edytować informacje o projekcie" niniejszego przewodnika Jak usunąć partnera? 2. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 3. Zaznaczyć pole wyboru przy nazwie partnera, którego chcemy usunąć. Zwracamy uwagę, że nie można usunąć własnej instytucji. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 19

20 4. Kliknąć ikonkę z czerwonym krzyżykiem ("Usuń") a. Jeśli dana instytucja partnerska nie jest wskazana w stażu/wymianie żadnego uczestnika, wyświetli się potwierdzenie usunięcia partnera. b. Jeśli partner został wskazany w stażu/wymianie któregoś uczestnika, wyświetli się następujący komunikat: "Co najmniej 1 Instytucja partnerska pełni rolę w co najmniej 1 stażu/wymianie. Proszę najpierw usunąć Instytucję partnerską ze staży/wymian". W takim przypadku, wybrany partner nie zostanie usunięty, dopóki nie usuną go Państwo ze wszystkich mobilności (sekcja 6.8. Jak usunąć staż wymianę?) Jak dodać osobę kontaktową do instytucji Beneficjenta? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Kliknąć na nazwie instytucji Beneficjenta. 3. Wyświetli się lista osób kontaktowych instytucji Beneficjenta. 4. Kliknąć ikonkę z zielonym plusem ("Dodaj nowy"). Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 20

21 5. Wyświetli się formularz dodawania nowej osoby kontaktowej. 6. Wypełnić wszystkie pola obowiązkowe (oznaczone czerwoną gwiazdką). 7. U góry formularza można zaznaczyć opcję "Taki sam jak adres instytucji", aby skopiować do formularza dane adresowe instytucji Beneficjenta. 8. U dołu formularza można zaznaczyć opcję "Wyróżniona osoba", wówczas dana osoba będzie widoczna na głównym ekranie w sekcji "Instytucje partnerskie". Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 21

22 9. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowej osoby kontaktowej ( Zmiany zostały zachowane") Jak dodać osobę kontaktową do instytucji partnerskiej? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Kliknąć na nazwie instytucji, do której chcemy dodać osobę kontaktową. 3. Wyświetli się lista już wprowadzonych osób kontaktowych tego partnera. 4. Kliknąć ikonkę z zielonym plusem ("Dodaj nowy"). 5. Wypełnić wszystkie pola obowiązkowe, które oznaczone są czerwoną gwiazdką. U góry formularza można zaznaczyć opcję "Taki sam jak adres instytucji", aby skopiować do formularza dane adresowe instytucji Beneficjenta. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 22

23 U dołu formularza można zaznaczyć opcję "Wyróżniona osoba", wówczas dana tej osoby zostaną pogrubione i wyświetlone na górze listy, a ponadto dana osoba będzie widoczna na głównym ekranie w sekcji "Instytucje partnerskie". 6. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowej osoby kontaktowej ( Zmiany zostały zachowane"). Nowa osoba kontaktowa zostanie dodana do listy Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji Beneficjenta? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Kliknąć na nazwie instytucji Beneficjenta. 3. Wyświetli się lista osób kontaktowych instytucji Beneficjenta. Zaznaczyć pole wyboru przy nazwisku osoby kontaktowej, którą chcemy usunąć. Zwracamy uwagę, że nie można usunąć osoby, która jest w danym momencie zalogowana do systemu jej pole wyboru jest nieaktywne i zaznaczone na szaro. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 23

24 4. Kliknąć ikonkę z czerwonym krzyżykiem ("Usuń"). 5. Wyświetli się potwierdzenie usunięcia osoby kontaktowej ( Zmiany zostały zachowane"). Uwaga: Zwracamy uwagę, że nie można usunąć reprezentanta prawnego instytucji Beneficjenta. W razie konieczności zmiany tej osoby, prosimy o kontakt z Narodową Agencją Jak usunąć osobę kontaktową z instytucji partnerskiej? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Kliknąć na nazwie instytucji partnerskiej, z której chcemy usunąć osobę kontaktową. 3. Wyświetli się lista osób kontaktowych tego partnera. 4. Zaznaczyć ( ) pole wyboru przy nazwisku jednej lub kilku osób kontaktowych, które chcemy usunąć. Zwracamy uwagę, że możliwe jest usunięcie wsztstkich osób kontaktowych z instytucji partnerskiej. W takiej sytuacji, instytucja partnerska nie będzie miała żadnych osób kontaktowych w systemie. 5. Kliknąć ikonkę z czerwonym krzyżykiem ("Usuń"). 6. Wyświetli się potwierdzenie usunięcia osoby kontaktowej ( Zmiany zostały zachowane") Jak nadać lub odebrać osobie kontaktowej dostęp projektu? 1. Powtórzyć kroki z części "5.1. Jak wyświetlić listę partnerów?". 2. Kliknąć na nazwie instytucji Beneficjenta. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 24

25 3. Wyświetli się lista osób kontaktowych instytucji Beneficjenta wraz z ich statusami. Istnieją 2 rodzaje statusów dostępu: "Tak" lub "Nie". 4. Kliknąć ikonkę z żółtym ołówkiem przy nazwisku osoby kontaktowej, której chcem nadać lub odebrać dostęp do projektu. 5. Zaznaczyć ( ) lub odznaczyć ( ) pole wyboru w pozycji Dostęp do projektu i kliknąć przycisk "Zapisz". W przypadku nadania dostępu, wyświetli się potwierdzenie ("Użytkownikowi nadano dostęp do projektu"), a wybrana osoba od tej pory będzie miała dostęp do informacji o projekcie. System Mobility Tool wyśle na adres tej osoby automatyczną wiadomość informującą o nadaniu dostępu do projektu. Wiadomość będzie zawierała numer i tytuł projektu, link do formularza rejestracyjnego w bazie ECAS, link do systemu Mobility Tool oraz kontakt do Narodowej Agencji. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 25

26 6. Mobilności 6.1. Jak utworzyć nową mobilność? Definicja: Mobilność to zestaw wszystkich (jednego lub więcej) staży/wymian zaplanowanych/zrealizowanych przez jednego uczestnika. W większości przypadków, mobilność będzie zawierała tylko jeden staż/wymianę. W przypadku mobilności składających się z kilku staży/wymian, wyjazdy te muszą być ze sobą powiązane (te same: sektor ekonomiczny, dziedzina edukacji oraz poziom edukacji). Uwaga: Aby utworzyć nową mobilność, w systemie muszą być wprowadzone: co najmniej jeden uczestnik oraz co najmniej dwie instytucje partnerskie (jedna wysyłająca i jedna przyjmująca). Stosowne instrukcje znajdują się w częściach "4.2. Jak dodać nowego uczestnika?" i "5.2. Jak dodać nowego partnera?" niniejszego przewodnika. 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 26

27 5. Kliknąć przycisk "Nowa mobilność". 6. Wyświetli się formularz dodawania nowej mobilności. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 27

28 7. W okienku "Edukacja" wybrać odpowiednie pozycje z następujących rozwijalnych list: "Sektor ekonomiczny", "Dziedzina edukacji" oraz "Poziom edukacji". Jeśli żadna z pozycji na danej liście nie odpowiada idealnie specyfice Państwa projektu, należy wybrać opcję najbliższą prawdy. 8. W okienku "Uczestnicy i osoby towarzyszące" zaznaczyć uczestnika, klikając na jego nazwisku. Aby zaznaczyć kilku uczestników, należy klikać na ich nazwiskach trzymając wciśnięty klawisz CTRL. Kiedy uczestnik/uczestnicy są już zaznaczeni, należy kliknąć kliknąć zieloną strzałkę w prawo i dodać go/ich do listy wybranych uczestników. Dodanie do listy Wybrany kilku uczestników i/lub osób towarzyszących spowoduje jednoczesne utworzenie mobilności wszystkim wybranym osobom. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 28

29 9. W okienku Instytucje partnerskie wybrać instytucję wysyłającą, przyjmującą i, jeżeli występuje, pośredniczącą. Uwaga: W przypadku projektów zawierających mobilności składające się z więcej niż jednego stażu/wymiany, możliwe jest, że ta sama instytucja partnerska będzie pełniła rolę zarówno instytucji przyjmującej, jak również wysyłającej. W projektach zawierających mobilności składające się z jednego stażu/wymiany nie jest to możliwe. 10. W okienku Dane mobilności upewnić się, czy kraj wysyłający i przyjmujący są prawidłowe. System wypełnia te pola automatycznie na podstawie wybranych instytucji partnerskich. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 29

30 11. Podać datę wyjazdu i powrotu danego uczestnika stażu/wymiany. Pola "Czas trwania w tygodniach" i "liczba dodatkowych dni" wypełniane są automatycznie po podaniu powyższych dat. 12. W okienku "Budżet" podać faktycznie poniesione "Koszty utrzymania" i "Koszty podróży" danego uczestnika. Suma tych kosztów obliczana jest automatycznie. 13. W okienku "Certyfikaty" wybrać instytucję wystawiającą dany certyfikat oraz jego rodzaj, a następnie kliknąć zieloną strzałkę w prawo i dodać certyfikat do listy "Wybrane certyfikaty". Jeśli uczestnik otrzymał więcej niż 1 certyfikat, czynność tę należy powtórzyć dla każdego rodzaju certyfikatu. W jednej mobilności można wskazać maksymalnie 3 rodzaje certyfikatów. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 30

31 14. Na koniec, w okienku "Używane języki" wybrać z listy język, którego dany uczestnik używał podczas stażu/wymiany, a następnie kliknąć zieloną strzałkę w prawo i dodać go do listy "Wybrane języki". W razie potrzeby dodania kolejnych języków, powtórzyć czynność. W jednej mobilności można wskazać maksymalnie 3 języki. 15. Kliknąć przycisk "Zapisz". 16. Wyświetli się potwierdzenie utworzenia mobilności dla wskazanych uczestników i osób towarzyszących. W przypadku jednoczesnego utworzenia więcej niż 1 mobilności, będą one zawierały te same dane statystyczne (sektor ekonomiczny, dziedzina i poziom edukacji, instytucje partnerskie, daty wyjazdu i powrotu, budżet, certyfikaty oraz języki). 17. Kliknąć przycisk "Lista mobilności", aby powrócić do zakładki Mobilności Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 31

32 4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. Na liście znajdują się następujące informacje: imiona i nazwiska uczestników, daty rozpoczęcia i zakończenia staży/wymian, statusy raportów uczestników oraz liczba staży/wymian poszczególnych uczestników. Aby zobaczyć szczegóły, należy postępować w sposób opisany poniżej. 5. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwisku osoby, której mobilność chcemy wyświetlić. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 32

33 6. Wyświetlą się szczegółowe informacje o mobilności wybranej osoby. Zwracamy uwagę, że u dołu strony znajduje się lista wszystkich staży/wymian wchodzących w skład danej mobilności. Aby je wyświetlić, należy postępować w sposób opisany w części "6.6. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o stażu/wymianie?" niniejszego przewodnika. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 33

34 6.3. Jak znaleźć konkretne staże/wymiany lub mobilności? Jeśli chcą Państwo znaleźć konkretne staże/wymiany lub mobilności, przydatna może być funkcja zaawansowanego wyszukiwania. Aby jej użyć, należy kliknąć przycisk "Wyszukiwanie zaawansowane", który znajduje u góry głównego ekranu sekcji "Mobilności". Wyświetli się następujący ekran wyszukiwania: Dostępne opcje wyszukiwania pomogą w znalezieniu konkretnej osoby lub osób, wg imienia, nazwiska, specjalnych potrzeb, kraju wysyłającego i/lub przyjmującego czy też dat wyjazdu i/lub powrotu. Kliknięcie przycisku "Zdejmij kryteria wyszukiwania" spowoduje ponowne wyświetlenie pełnej listy mobilności. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 34

35 6.4. Jak edytować dane mobilności? Możliwe jest modyfikowanie tylko wymienionych poniżej danych mobilności: sektor ekonomiczny, dziedzina edukacji, poziom edukacji. Aby modyfikować powyższe dane, należy postępować w następujący sposób: 1. Powtórzyć kroki z części "6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności?" 2. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwisku osoby, której dane chcemy edytować. 3. Wprowadzić zmiany. Zwracamy uwagę, że w tym miejscu nie ma możliwości edytowania danych uczestnika. Stosowna instrukcja znajduje się w części "4.4. Jak edytować dane uczestnika?" niniejszego przewodnika. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 35

36 4. Kliknąć przycisk "Zapisz". Aby zmienić inne dane niż sektor ekonomiczny, dziedzina edukacji I poziom edukacji, należy utworzyć nową mobilność i usunąć tę poprzednią, nieaktualną. Szczegółowe informacje znajdą Państwo w poprzednich częściach niniejszego przewodnika Jak wyświetlić szczegółowe informacje o stażu/wymianie? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. Na liście znajdują się następujące informacje: imiona i nazwiska uczestników, daty rozpoczęcia i zakończenia staży/wymian, statusy raportów uczestników oraz liczba staży/wymian poszczególnych uczestników. Aby zobaczyć szczegóły, należy postępować w sposób opisany poniżej. 5. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) po prawej stronie żółtej listy staży/wymian danej osoby, pod danymi jej mobilności. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 36

37 6. Wyświetlą się szczegółowe informacje o stażu/wymianie tej osoby Jak edytować dane stażu/wymiany? Aby wprowadzić zmiany w którejś z wymienionych niżej pozycji: kraj wysyłający, kraj przyjmujący, data wyjazdu, data powrotu, instytucja wysyłająca, Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 37

38 instytucja przyjmująca, instytucja pośrednicząca, koszty utrzymania I podróży, rodzaje certyfikatów i wystawiające je instytucje, używane języki, należy postępować w sposób opisany poniżej. 1. Powtórzyć kroki z części "6.6. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o stażu/wymianie?". 2. Wprowadzić zmiany i kliknąć przycisk "Zapisz ". Uwaga: Aby zmienić dane uczestnika, należy postępować według instrukcji znajdującej się w części 4.4. Jak edytować dane uczestnika? niniejszego przewodnika Jak dodać nowy staż/wymianę do już istniejącej mobilności? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 38

39 5. Znaleźć na liście mobilność, do której chcemy dodać nowy staż/wymianę. 6. Kliknąć przycisk "Zapisz nowy staż/wymianę" pod danymi wybranej mobilności. 7. Wyświetli się formularz dodawania nowego stażu/wymiany. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 39

40 8. W okienku Instytucje partnerskie w stażu/wymianie wybrać instytucję wysyłającą, przyjmującą i, jeżeli występuje, pośredniczącą. W okienku Dane stażu/wymiany upewnić się, czy kraj wysyłający i przyjmujący są prawidłowe. Podać datę wyjazdu i powrotu danego uczestnika stażu/wymiany. Pola "Czas trwania w tygodniach" i "liczba dodatkowych dni" wypełniane są automatycznie po podaniu powyższych dat. 9. W okienku "Budżet" podać faktycznie poniesione "Koszty utrzymania" i "Koszty podróży" danego uczestnika. Suma tych kosztów obliczana jest automatycznie. 10. W okienku "Certyfikaty" wybrać instytucję wystawiającą dany certyfikat oraz jego rodzaj, a następnie kliknąć zieloną strzałkę w prawo i dodać certyfikat do listy "Wybrane certyfikaty". Jeśli uczestnik otrzymał więcej niż 1 certyfikat, czynność tę należy powtórzyć dla każdego rodzaju certyfikatu. 11. Na koniec, w okienku "Używane języki" wybrać z listy język, którego dany uczestnik używał podczas stażu/wymiany, a następnie kliknąć zieloną strzałkę i dodać go do listy "Wybrane języki". W razie potrzeby dodania kolejnych języków, powtórzyć czynność. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 40

41 12. Kliknąć przycisk "Zapisz ". Wyświetli się potwierdzenie dodania nowego stażu/wymiany. Nowy staż/wymiana pojawi się na liście danej mobilności, a liczba staży/wymian zostanie zwiększona Jak usunąć staż/wymianę? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. 4. Zaznaczyć ( ) pole wyboru po prawej stronie ekranu, przy tych stażach/wymianach, które chcemy usunąć. 5. Kliknąć przycisk "Usuń", znajdujący się powyżej. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 41

42 6. Potwierdzić chęć usunięcia stażu/wymiany. 7. Wyświetli się potwierdzenie usunięcia stażu/wymiany Jak usunąć mobilność? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. 4. Zaznaczyć ( ) pole wyboru po lewej stronie ekranu, przy tych mobilnościach, które chcemy usunąć. 5. Kliknąć przycisk "Usuń", który znajduje się u góry strony. 6. Wyświetli się potwierdzenie usunięcia mobilności. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 42

43 7. Import i eksport mobilności In this chapter you will find details regarding import of partner, participant and mobility data as well as information regarding export of data from the Mobility Tool. The main purpose of data import is to enable beneficiaries of big projects to quickly enter large amount of data into the application in a single step. Other purpose of the import functionality is synchronisation between an external, used by the beneficiary tool with the Mobility Tool. Data import/export feature are available from Mobility Experiences page, as presented on the screenshot Eksport danych The data export part of the Import Export page is highlighted on the screenshot below. When exported, data from the Mobility Tool projects is saved in CSV file format. Semicolon (;) is used as a default field separator. The file is exported in UTF-8 character encoding standard. The exported file may be used for data import under the condition that all mandatory fields are not empty. This is due to partner and mobility ID fields which may not be provided while entering the data using graphical user interface. More information on this topic can be found in the chapter describing the import process. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 43

44 Please notice that exporting data from the Mobility Tool may take some time and it may result if files large in size. The biggest export file at the time of the writing the latest version of this document has over 1.2MB and it took over 2 minutes to generate Import danych The Mobility Tool allows importing partner, participant and mobility data - that is all project information, in one go. The import process uses CSV (Comma-Separated Values) file as a data protocol. Data can be imported at any time of the project lifecycle. During the import new data entries may be created as well as updated. It is not possible to delete any information already existing in the tool during the data import process. All deletions should be done manually by the Mobility Tool user using the graphical user interface (GUI). The general rule for data import into the Mobility Tool is following: - If partner, mobility or participant cannot be identified in the system by partner and mobility ID a new set of data is created - If partner, mobility or participant can be identified as already existing in the system and the imported data contains some changes to the partner, mobility or participant information the set of existing data is updated - If partner, mobility or participant can be identified as already existing in the system and the imported data doesn t contain changes to neither partner, mobility nor participant information no data is changed It is important to mention that whilst it is not possible to delete data from the Mobility Tool using the import functionality, it is possible to duplicate the existing information. More details on this topic can be found in next paragraphs. In order to import data into the Mobility Tool two conditions must be met imported file must have a proper structure and imported data must meet required conditions. The data import section of the Import Export page is highlighted on the screenshot below. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 44

45 Please notice that data import is resource heavy process and depending on size of the imported file may take some time to finish. Every import process always generates system response in both successful and unsuccessful cases. Examples of these messages are presented below. In case of success the message might look as following. The failed import process may be signalled by the following system message. Important! Please note that unless all data in the imported file is correct, nothing will be imported by the Mobility Tool. This can be described as All or None approach to the import process Data file template file structure The best way to ensure the correct file structure of the imported file is to use a template from the Mobility Tool website. The template can be obtained by going to Mobility Experience page, clicking "Import Export" button (marked on the screenshot in one of the previous paragraphs) and clicking "Export Mobilities and the associated Partners information". This function will download all project information in case of a new project with no mobilities - the template will contain only the field headers. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 45

46 The file is organised the way that all header fields are located in the first row of the file, second row contains field requirements (described below) and data rows start from the third row. One data row equals to one mobility information participant, mobility details, partner details, budget, etc. Please note that even if you use only one sending or receiving partner, you need to enter the partner organisation details (including organisation contact person details) as many times as many mobilities your project contains paying attention that the same partner ID is used throughout. Note: List of all fields with their description and specifics (whether the field is mandatory or requires using dictionary codes) can be found in "Mobility Tool Leonardo da Vinci Data Dictionary" file. The fields were named in human-readable, as oppose to machine-readable format. There are three types of fields in the template file mandatory fields that need to contain data (marked by a star * in the template file), code fields (marked as DICT) and optional open text fields (that may be empty). All code fields are also mandatory fields. The specific of each field is described in the second row of the template file. Note: The list of codes used in the code fields marked with DICT in the template file can be found in "Mobility Tool Leonardo da Vinci Data Dictionary" file. Please pay special attention to the list of codes as they will be used extensively during the data import process minimum 34 mandatory fields require use of dictionary codes, additionally 11 is required is project has intermediary partners. Mobility Tool import function respects use of national characters. Therefore it is important to ensure the data file used for import is encoded in UTF-8 character format. The CSV file template can be in one of the three accepted formats: 1. Field_1 ; Field_2 ; ; Field_n 2. Field_1 ; Field_2 ; ; Field_n 3. Field_1 ; Field_2 containing a double quote ; ; Field_n Examples of data import file The table below depicts the first 7 fields of the template import data file that contains information about three mobilities. Please note the second row of the file containing Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 46

47 specification of each field - * being a mandatory field, DICT being a code field. The Participant Title field doesn t have any requirements; therefore it can be an empty field. For the purpose of the demonstration, other fields (columns) have been removed. Project ID Mobility Participant Participant Participant Participant Participant ID Title First Name Last Name Date of Birth Gender * * * * * *, DICT BE3- LEO BE3- LEO BE3- LEO Mr FirstName LastName 01/01/1980 M 0002 Mrs Jane Jones 01/01/1995 F 0003 Mr FirstName LastName 01/01/1980 M It is very important that during the import of the data, the first two rows field headers and field specification must be preserved in the file. Deleting the first two rows from the template will render the import invalid. It is also important not the change the order of the columns (fields). Any change in the fields/columns order will render the import invalid as well. In the following example 8 participants is going from the same sending organisation (code BEN) will be sent to 8 different hosting partners (codes HOST01 to HOST08). Project ID Mobility ID... Participant First Name... Sending Partner ID... Receiving Partner ID * *... *... *... * BE3- LEO ID FirstName1... BEN... HOST BE3- LEO BE3- LEO BE3- LEO BE3- LEO BE3- LEO BE3- LEO BE3- LEO ID FirstName2... BEN... HOST02... ID FirstName3... BEN... HOST03... ID FirstName4... BEN... HOST04... ID FirstName5... BEN... HOST05... ID FirstName6... BEN... HOST06... ID FirstName7... BEN... HOST07... ID FirstName8... BEN... HOST08... Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 47

48 Next example will create 3 different mobilities from the same sending partner to three different hosting partners for the same participant. Please note that this import will result in list of participants containing details of the same person 3 times. This is due to the fact that it is the mobility that identifies the imported data, not participant. Project ID Mobility ID... Participant First Name Participant Last Name... Sending Partner ID... Receiving Partner ID * *... * *... *... * BE3- LEO BE3- LEO BE3- LEO ID FirstName1 LastName1... BEN... HOST01... ID FirstName1 LastName1... BEN... HOST02... ID FirstName1 LastName1... BEN... HOST The following example highlights the importance of careful row-by-row data entry. During the import process the Mobility Tool sees rows as consecutive data entries. Therefore if row 20 contains some modifications of partner data that has already been defined in row 6 of the same imported data file, it will take the data from row 20 as the most current one and will update the partner data as a result. This can be illustrated by the next example of the import data file. Project ID... Sending Partner ID Sending Partner Legal Name... Sending Partner Legal Address Sending Partner Postal Code *... * *... * * BE3- LEO BEN Beneficiary Organisation... Rue Leonardo da Vinci 1... BE BE3- LEO BEN Beneficiary Organisation... Rue Leonardo da Vinci 10 BE Please notice different address of the beneficiary organisation in the last row. Being the last entry in the imported data file, Sending Partner Legal Address will contain value Rue Leonardo da Vinci 10, not Rue Leonardo da Vinci 1 as used in another entry. The following example illustrates the similar behaviour. Project ID... Sending Partner ID Sending Partner Legal Name... Sending Partner Legal Address Sending Partner Postal Code *... * *... * * BE3- LEO BEN Beneficiary Organisation... Rue Leonardo da Vinci 1... BE BE3- LEO BEN Beneficiary Organisation... Rue Leonardo da Vinci 10 BE Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 48

49 Project ID... Sending Partner ID Sending Partner Legal Name... Sending Partner Legal Address Sending Partner Postal Code... *... * *... * * BE3- LEO BEN Beneficiary Organisation... Rue Leonardo da Vinci 1 BE Please notice the beneficiary organisation data will change twice during the import process. Once the Sending Partner Legal Address will be changed from Rue Leonardo da Vinci 1 to Rue Leonardo da Vinci 10 and then, at the very last row, the address will be changed back to its original value of Rue Leonardo da Vinci 1. More scenarios will be discussed in following chapters ID fields The data template file contains 12 ID fields. They play very important role in the data import process. The table below presents all the ID fields with their characteristics. Field name Mandatory? Description Project ID Yes Grant agreement number also called project number, i.e BE3-LEO In a single import file this field must always contain the same value. Mobility ID Yes Any unique identification of a particular mobility, i.e. 0001, MOB01, NL-GB-John Certifying Partner ID 1 Certifying Partner ID 2 Certifying Partner ID 3 Equals to either sending, receiving or intermediary partner ID Equals to either sending, receiving or intermediary partner ID Equals to either sending, receiving or intermediary partner ID Sending Partner ID Yes Any unique identification of a sending (beneficiary) partner, i.e. BENEFICIARY, ORG1 Sending Partner National ID Sending / Receiving / Intermediary Partner Contact Yes Optional field for any partner national identification, i.e. organisation registration number Identification of a partner contact person. This field cannot be updated via the import process. Receiving Partner ID Yes Any unique identification of a receiving (host) partner, i.e. HOST1 Receiving Partner National ID Optional field for any partner national identification, i.e. organisation registration number Intermediary Partner ID Yes Any unique identification of an intermediary partner if exists in the mobility context, i.e. INT1, TRAINING01 Intermediary Partner National ID Optional field for any partner national identification, i.e. organisation registration number Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 49

50 Let s analyse few scenarios that illustrate in details the logic behind the ID fields and how the system interprets their use Data import scenarios Scenario 1 data import to an empty project sending partner other than beneficiary organisation Let s assume you just received the invitation from the Mobility Tool to work with your project. The website doesn t contain any information about participants of your project, also there are no mobilities. You may or may not already have some partners in the project. You go to the Mobility Tool website, open section Mobility Experiences, click Import Export button and download the exported data. The file is almost empty contains only the field names and their specification it does not contain any project data. You open the file in a program of your choice (please read remarks regarding software at the end of this chapter) and fill in all required fields, taking into consideration the list of codes at the end of this document and format of the fields (please pay special attention to the date format) and ID codes described earlier. Minimum 79 out of 147 fields must be filled in. You save the file in CSV format and import the file via the website. The result is following: 1. Minimum two new partners are created with the partner ID s and partner details specified in the import file (sending and receiving partner) together with their contact persons. 2. Minimum one participant is added to the list of participants 3. Minimum one mobility is created Important 1. The imported partner (sending, receiving or intermediary) contact person is automatically marked as preferred partner contacts. 2. Values of education, certification and languages fields are ignored for accompanying persons (they are participants having values for Is Participant an Accompanying Person set to Yes ), however they must be provided in the imported file. The result of creating two new partners may not be necessarily the most desirable one as you might want using your own beneficiary organisation as the sending partner. We ll cover this scenario next. Scenario 2 - data import to an empty project beneficiary organisation as the sending partner Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 50

51 Let s assume you just received the invitation from the Mobility Tool to work with your project. The website doesn t contain any information about participants of your project, also there are no mobilities. You may or may not already have some partners in the project, but you want to make sure your beneficiary organisation is used to create mobilities during the import process. You go to the Mobility Tool website and click Partners to display list of partners in your project. You click the pencil icon to edit your organisation and enter value for Partner ID field, as presented in the screenshot below. For the purpose of a demonstration, value BEN was entered in the Partner ID field. Next, you open section Mobility Experiences, click Import Export button and download the exported data. The file is almost empty contains only the field names and their specification it does not contain any project data. You open the file in a program of your choice (please read remarks regarding software at the end of this chapter) and fill in all required fields, taking into consideration the list of codes at the end of this document and format of the fields (please pay special attention to the date format) and ID codes described earlier. In sending organisation part of the template file you Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 51

52 use data of your own organisation, making sure that Sending Partner ID contains value BEN. Minimum 79 out of 147 fields must be filled in. You save the file in CSV format and import the file via the website. The result is following: 1. Minimum one new partner is created with the partner ID and partner details specified in the import file (sending and receiving partner). 2. Minimum one participant is added to the list of participants 3. Minimum one mobility is created Notice that in this case, your beneficiary organisation was used as the sending organisation. You may also notice that unless you entered your organisation and your organisation contact person details exactly as they were on the website, the organisational or contact person data is updated. Please refer to the next scenario for more details on how to update data using the import process. Scenario 3 data import to project with mobilities adding new and updating existing information entered via graphical user interface Let s assume you already worked with your project using the graphical user interface (GUI) of the Mobility Tool. You have added some partners, participants and created some mobilities. You decide to work with the data outside of the tool using an external editing software. You go to Mobility Experiences page, click Import Export button and download the exported data. You open the file in the text editor or a spreadsheet editor and notice that neither the partners nor the mobilities have ID s the fields, despite being marked with the star (*) as mandatory are empty. You decide to update some information about the participants and add more mobilities. You add mobility and partner ID s in the respective columns. Finally, you import the data. The result is following: 1. You login to the tool and notice that you have some double entries on the partner page some partner have partner ID values the others don t. You see that the new partners you added in the import file are correctly displayed on the page. 2. You notice that you have some duplication on the participant page, however you can find the participants for whom you changed some data. 3. You notice that you have some duplicated entries on the Mobility Experiences page. Some mobilities have mobility ID s some others don t. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 52

53 In this scenario you used the existing data entered via the website that didn t have neither partner nor mobility ID s defined. The system assumed that new partner and new mobilities are added since it couldn t find partners and mobilities with the ID s you defined in the file. This is not the most desirable outcome of the data import. You need to manually delete the mobilities without ID s. Then you need manually delete the partners without ID s and at the end delete the duplicated participant entries order is very important. You can select all participants and click Remove selected the system will only delete the participants without existing mobilities. How to prevent duplicated data entry from happening is described in the next scenario. Scenario 4 data import to project with mobilities adding new and updating existing information entered via graphical user interface and avoiding data duplication Let s assume you already worked with your project using the graphical user interface (GUI) of the Mobility Tool. You have added some partners with their respective partner ID, participants and created some mobilities with mobility ID s. You decided to work with the data outside of the tool using an external editing software. You go to Mobility Experiences page, click Import Export button and download the exported data. You open the file in the text editor or a spreadsheet editor and notice that both the partners and the mobilities have ID s. You decided to update some information about the participants and add more mobilities. You add mobility and partner ID s in the respective columns you reuse some of the codes as you have same sending partner for all your mobilities. Finally, you import the data. The result is following: 1. You login to the tool and notice that partner information remained unchanged as you didn t change any data in the import file. 2. You notice that some participant information have changed accordingly to changes done in the import file. 3. You notice that the list of mobilities is longer than previously there are new mobilities that you defined in the import file. Highlights from the described scenarios 1. To avoid data duplication always use partner and mobility ID s. If you already have data in the tool and you decide to start using the import functionality, make sure you edit all your partners and all your mobilities and add unique ID s. 2. To update partner information use the same partner ID in the import file as the partner ID you find in the partner details on the website. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 53

54 3. Similarly, to update mobility information use the same mobility ID in the import file as the mobility ID you find on the Mobility Experience page. 4. If you make a mistake and forgot about adding partner or mobility ID s on the website, you can delete all your data all mobility experiences, partners and participants (in this order!) and import the file again Error handling Every failed import process generates a message on the website. Example error in processing the file is presented on the following screenshot. As it was already mentioned earlier, unless all data in the imported file is correct, nothing will be stored in the Mobility Tool ( All or None approach). Every time an error is found in the analysed data, a log file is generated by the system. Log file can be downloaded by clicking on the link in the error message on the website. The error log file has almost exactly the same structure as the imported file it contains field headers and their specifics (whether the field is mandatory or a code must be used) with additional field at the beginning of the file Row Line. The other difference is that instead of data it contains an error that is linked to a specific field in a specific row of the imported file. Using the row number and error in the specified field is easy to locate the problematic entry in the imported data file The most important rules for successful data import Following is a non-exhaustive list of example requirement for successful data import. File must be of the CSV format Project agreement number must be the same as the active project on the website Partner ID and Mobility ID must be provided Mobility ID must be unique in the imported file All mandatory fields must be provided (except for the intermediary partner) Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 54

55 All fields must have correct format (use the "Leonardo da Vinci Mobility Tool Data Dictionary" for reference) All codes must be correct (use the "Leonardo da Vinci Mobility Tool Data Dictionary"I for reference) Mobility return date must be later than departure date Sending and receiving countries cannot be the same Sending partner in one mobility cannot be receiving or intermediary partners in any other imported mobility Beneficiary organisation cannot play any other role than sending partner There must be exactly one partner contact person per organisation (sending, receiving or intermediary) The certifying partners provided in the import file must be one of the sending, receiving or intermediary partners IVT mobilities can have a maximum of 39 weeks duration PLM mobilities can have a maximum of 26 weeks duration VETPRO mobilities can have a maximum of 6 weeks duration Mobility budget cannot be smaller than 0 and larger than 99999; the budget values may remain empty in the imported file 7.3. Remarks for text editing programs There are many examples of text editing or spreadsheet editing software available on the market. This paragraph will not extensively cover any particular example of software but will provide few cases for Microsoft Excel We will focus on the most typical examples of issues that might affect data import process into the Mobility Tool UTF-8 As mentioned already in this chapter, the Mobility Tool import process preserves national characters in the import data file. The only requirement is that the data file must be in UTF-8 encoding standard. Otherwise, some national characters may be displayed incorrectly on the website and consecutively in the beneficiary or participant reports. Microsoft Excel 2010 does not save files in UTF-8 encoding by default Saving CSV file format from Excel 2010 Microsoft Excel 2010 is capable of opening and saving files in CSV format. However, whilst opening the file is rather straightforward (see troubleshooting section if your Excel doesn t respect CSV field separators used by the Mobility Tool), saving files in CSV format may Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 55

56 require bit more attention. Here are the steps to ensure that the data is saved in a proper format. 1. When you finish file edit, select menu File and click Save & Send. 2. Click Change File Type, select CSV (Comma delimited) (*.csv) and click Save As button underneath. 3. Select file name and make sure Save as type list have CSV (Comma delimited) (*.csv) option selected. Click Save button to confirm. 4. Excel will display compatibility warning. Click Yes button to save Long numerical values Some spreadsheet edition software may shorten your long numerical values, for example a phone number, of to a format of 3.12E+12. Pay special attention to the cell data type because unless the type is changed to text (or similar that doesn t require any special formatting), the imported data will contain 3.12E+12 in the phone number field on the website Auto-completion during writing Some software offers auto completion during text editing which may create some problems. Automatically corrected by Microsoft Excel values may not be accepted during the data import. In Excel, the auto-completion can be disabled in menu File, then Options, Proofing, AutoCorrect Options button, Math AutoCorrect tab, deselect Replace text as you type. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 56

57 8. Raporty uczestników 8.1. Jak umożliwić uczestnikowi złożenie raportu? Uwaga: Każdy raport uczestnika generowany jest w oparciu o jego mobilność i uwzględnia wszystkie przypisane mu staże/wymiany. 1. Powtórzyć kroki z części "6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności?". 2. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwisku uczestnika, któremu chcemy wystawić raport. 3. Kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu. 4. Wyświetli się lista raportów wystawionych dla danego uczestnika. 5. Kliknąć przycisk "Wystaw nowy raport". Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 57

58 6. Wybrać język raportu i, ewentualnie, dodać komentarz. 7. Kliknąć przycisk "Wystaw nowy Raport". System powróci do listy raportów uczestnika. Na liście pojawi się nowy raport ze statusem "WYSTAWIONY". 8. Po wygenerowaniu raportu, jego status zmieni się na " WYSŁANY". Oznacza to, że na adres uczestnika wysłana została wiadomość z linkiem do pobrania raportu. Opis poszczególnych statusów raportu znajduje się w części "7.4. Jak sprawdzić status raportu uczestnika?" niniejszego przewodnika. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 58

59 8.2. Jak wystawić raporty wielu uczestnikom jednocześnie? 1. Powtórzyć kroki z części "6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności?". 2. Wskazać mobilności, których uczestnikom chcemy wystawić raporty, poprzez zaznaczenie ich w okienkach wyboru, w pierwszej kolumnie po lewej stronie. 3. Kliknąć przycisk "Wystaw raport", który znajduje się ponad listą mobilności. 4. Wyświetli się ekran zbiorczego wystawiania raportów. U góry ekranu znajduje się lista osób, dla których zostaną wystawione zostaną raporty. Należy wybrać język raportów i, ewentualnie, dodać komentarz. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 59

60 5. Kliknąć przycisk "Wystaw nowy raport". Wyświetli się potwierdzenie: "X raportów uczestników zostało wystawionych". System powróci do głównego ekranu "Mobilności", a statusy raportów przy poszczególnych mobilnościach zmienią się na "WYSTAWIONY" Jak zaakceptować, odrzucić lub wystawić ponownie raport uczestnika? 1. Powtórzyć kroki z części "6.2. Jak wyświetlić szczegółowe informacje o mobilności?". 2. Kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu ( ). Wyświetli się lista raportów wystawionych danemu uczestnikowi. Raport ze statusem "W TRAKCIE OCENY" jest gotowy do zaakceptowania, odrzucenia lub ponownego wystawienia. 3. Kliknąć na numerze ID lub statusie raportu. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 60

61 4. Wyświetli się ekran z treścią raportu uczestnika. 5. Przeczytać raport. Do wyboru mają Państwo 3 możliwości: a. Aby zaakceptować raport, należy kliknąć na linku "Akceptuj", który znajduje się u góry ekranu z treścią raportu. Uczestnik otrzyma automatyczną wiadomość informującą o zaakceptowaniu jego raportu. Po zaakceptowaniu raportu, wciąż istnieje możliwość powrotu do poprzedniego statusu. W tym celu, należy kliknąć na linku "Wróć do W trakcie oceny", który znajduje się u góry strony z treścią raportu. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 61

62 b. Aby odrzucić raport, należy kliknąć na linku "Odrzuć", który znajduje się u góry ekranu z treścią raportu. Pojawi się okienko z polem tekstowym na uzasadnienie konieczności odrzucenia raportu. Uczestnik otrzyma automatyczną wiadomość informującą o odrzuceniu jego raportu oraz podaną przez Beneficjenta przyczyną. Wiadomość informująca o odrzuceniu raportu będzie zawierała link do nowego pliku PDF z raportem, który uczestnik powinien poprawić/uzupełnić zgodnie z uwagami Beneficjenta, a następnie złożyć ponownie. Po odrzuceniu raportu, jego status zmienia się na ODRZUCONY i konieczne jest wystawienie nowego raportu. c. Aby ponownie wystawić raport, należy kliknąć na linku "Wystaw ponownie", który znajduje się u góry ekrany z treścią raportu. Pojawi się obowiązkowe okienko z polem tekstowym na uzasadnienie konieczności ponownego wystawienia raportu. Po kliknięciu przycisku "Wyślij", uczestnik otrzyma automatyczną wiadomość z linkiem do pliku PDF z raportem. Ponowne wystawienie raportu nie ma wpływu na poprzednie wersje raportów uczestnika. Ta operacja może służyć na przykład w celu wysłania uczestnikowi jego kopii raportu, jeśli ją stracił Jak sprawdzić status raportu uczestnika? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. 4. Aktualny status raportu każdego uczestnika wyświetla się przy jego mobilności, w kolumnie "Status raportu" (druga od prawej). Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 62

63 a. Status raportu można również sprawdzić indywidualnie dla każdego uczestnika. W tym celu, należy kliknąć ikonkę z lupą ( ) przy nazwisku danej osoby, a następnie kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu. Wyświetli się lista raportów wystawionych danemu uczestnikowi. Poniżej znajdą Państwo opis każdego z 9 możliwych statusów raportu uczestnika: WYSTAWIONY Beneficjent wystawił uczestnikowi raport, a system Mobility Tool jest w trakcie przygotowywania pliku PDF. WYSŁANY system wysłał do uczestnika wiadomość z linkiem do pobrania pliku PDF z raportem. ZŁOŻONY uczestnik złożył swój raport. PARSOWANIE system Mobility Tool pobiera dane ze złożonego raportu. W TRAKCIE OCENY raport jest gotowy do ocenienia przez Beneficjenta, który może go zaakceptować, odrzucić lub wystawić ponownie. ZAAKCEPTOWANY raport został zaakceptowany przez Beneficjenta. ODRZUCONY raport został odrzucony przez Beneficjenta. UNIEWAŻNIONY wystawiono nowy raport, podczas gdy poprzedni miał status " WYSŁANY". BŁĄD wystąpił błąd w procesie raportowania. Prosimy o kontakt z Narodową Agencją. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 63

64 8.5. Do kiedy należy złożyć raport uczestnika? Każdy uczestnik projektu mobilności Leonardo da Vinci powinien złożyć swój raport w ciągu 30 dni od zakończenia stażu/wymiany. Osoby towarzyszące (opiekunowie)nie składają raportów Jak wydrukować raport uczestnika? Raporty uczestników mogą być drukowane albo przez uczestników, albo przez Beneficjenta. Uczestnik: 1) Otworzyć plik raportu. 2) Przejść do sekcji "Standardowa procedura raportowania", która znajduje się na samym końcu raportu. 3) Kliknąć przycisk "Drukuj formularz". Można również użyć funkcji drukowania programu Adobe Acrobat Reader (polecenie "Plik" -> "Drukuj "). Beneficjent: Uwaga: Zwracamy uwagę, że drukować można jedynie raporty ze statusami: "W TRAKCIE OCENY", "ZAAKCEPTOWANY" oraz "ODRZUCONY". Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 64

65 1) Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2) Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3) Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 4) Kliknąć ikonkę z zieloną lupą ( ) przy nazwisku uczestnika, którego raport chcemy wydrukować. 5) Kliknąć na zakładce "Raporty" w lewym górnym rogu. 6) Kliknąć na numerze w kolumnie "ID" lub na nazwie statusu ("W TRAKCIE OCENY", "ZAAKCEPTOWANY" lub "ODRZUCONY"). Wyświetli się ekran z treścią raportu. 7) Wydrukować stronę używając fukcji drukowania w przeglądarce ("Plik" -> "Drukuj "). Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 65

66 9. Budżet 9.1. Jak zarządzać budżetem stażu/wymiany? W sekcji budżet stażu/wymiany, należy wprowadzić informacje o poniesionych kosztach utrzymania i podróży dla każdego uczestnika projektu oraz osoby towarzyszącej. Dane finansowe można wpisać podczas tworzenia mobilności lub dodatkowych staży/wymian. W przypadku konieczności wpisania lub edycji tych danych na późniejszym etapie, należy postępować w sposób opisany poniżej: 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu. 4. Wyświetli się lista wprowadzonych mobilności. 5. Kliknąć ikonkę z lupą ( ) po prawej stronie żółtej listy staży/wymian danej osoby, której dane finansowe chcemy wprowadzić/edytować. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 66

67 6. Wyświetlą się szczegółowe informacje o stażu/wymianie tej osoby. 7. W oknie "Budżet", które znajduje się po prawej stronie, wprowadzić faktycznie poniesione faktycznie poniesione "Koszty utrzymania" i "Koszty podróży" danego uczestnika. Suma tych kosztów oblicza się automatycznie. Wszystkie kwoty powinny być podane w Euro. Zwracamy uwagę, że przy wpisywaniu liczb niecałkowitych do systemu Mobility Tool zamiast przecinków należy używać kropek. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 67

68 8. Kliknąć przycisk "Zapisz". Wyświetli się potwierdzenie zapisania zmian. 9. Kliknąć przycisk "Mobilności" w górnym menu, aby powrócić do listy mobilności. 10. Powtórzyć kroki 5-8 dla każdego uczestnika oraz osoby towarzyszącej Jak zarządzać budżetem projektu? Sekcja "Budżet" zawiera zarówno wszystkie dane finansowe wprowadzone do systemu, a więc umożliwia porównanie przyznanego Państwu dofinansowania z faktycznie poniesionymi kosztami realizacji projektu. W tej sekcji należy wprowadzić informacje o poniesionych kosztach "Organizacji i zarządzania" oraz "Przygotowania kulturowo-językowo-pedagogicznego". Aby wyświetlić, dodać lub edytować dane finansowe, należy postępować w sposób opisany poniżej: 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Budżet" w górnym menu. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 68

69 4. Wyświetli się podsumowanie budżetu projektu. Poszczególne kolumny prezentują kolejno: - "Liczba uczestników" projektu, z podziałem na kategorie budżetowe. - "Łączny budżet" rzeczywisty budżet projektu (kwoty wprowadzone do systemu). - "Przyznany budżet" przyznany budżet projektu (kwoty z umowy finansowej). Kwoty z kolumny "Przyznany budżet" przedstawiają kwoty przyznane Państwu przez Narodową Agencję i odpowiadają kwotom ujętym w umowie finansowej lub, jeśli dotyczy, w ostatnim aneksie do niej. Beneficjent nie ma możliwości edycji tych kosztów w Mobility Tool. Jeśli widoczne w tym miejscu kwoty nie zgadzają się z kwotami z umowy finansowej lub aneksu, prosimy o kontakt z Narodową Agencją. Budżet projektu składa się z 3 odrębnych linii budżetowych: a. Koszty organizacji i zarządzania, b. Koszty przygotowania kulturowo-językowo-pedagogicznego, c. Koszty staży/wymian, które dzielą się na: Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 69

70 i. Koszty podróży, ii. Koszty utrzymania. 5. Aby wprowadzić lub zmienić koszty "Organizacji i zarządzania", należy wpisać łączną kwotę poniesionych z tego tytułu kosztów w odpowiednim okienku w głównej tabeli budżetowej. a. Kliknąć przycisk "Oblicz ponownie". b. Kliknąć przycisk "Zapisz". 6. Aby wprowadzić lub zmienić koszty przygotowania, należy kliknąć na linku "Przygotowanie kulturowo-językowo-pedagogiczne". 7. Wyświetli się lista uczestników wraz z ich danymi finansowymi. a. Aby wprowadzić lub zmienić kwotę przygotowania danego uczestnika, należy kliknąć na jego imieniu, nazwisku lub kwocie w prawej kolumnie. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 70

71 b. Wpisać kwotę w polu "Suma". c. Kliknąć przycisk "Zapisz", aby zachować zmiany i wrócić do listy uczestników. d. Czynność tę należy powtórzyć dla wszystkich uczestników projektu. e. Kliknąć przycisk "Wstecz", aby powrócić do głównej tabeli budżetowej. 8. Aby zobaczyć wprowadzone koszty staży/wymian poszczególnych uczestników projektu, należy kliknąć na linku "Budżet mobilności". Wyświetli się lista wszystkich uczestników oraz osób towarzyszących. a. Aby szybko znaleźć konkretnego uczestnika, można wpisać jego imię lub nazwisko w okienku nad tabelą i kliknąć przycisk "Szukaj". Przycisk "Wyszukiwanie zaawansowane" umożliwia wybór bardziej rozbudowanych kryteriów wyszukiwania. b. Aby po wyszukiwaniu wrócić do pełnej listy uczestników, należy kliknąć przycisk "Zdejmij kryteria wyszukiwania". 9. Jeśli klikną Państwo na imieniu i nazwisku któregoś uczestnika (kolumna "Osoba"), wyświetli się ekran ze szczegółowymi informacjami o stażu/wymianie tej osoby. Informacje na temat sposobu edytowania tych danych znajdą Państwo w poprzedniej części niniejszego przewodnika. 10. Na stronie "Budżet mobilności", należy kliknąć przycisk "Wstecz", aby powrócić do głównej tabeli budżetowej. 11. Jeśli klikną Państwo na którymś z linków wewnątrz części "Podróż" lub "Koszty utrzymania", wyświetlą się dane obejmujące staże/wymiany podlegające wybranemu kryterium. Np.: po kliknięciu na linku "Osoby towarzyszące" w części "Podróż", wyświetli się lista zawierająca tylko osoby towarzyszące. Zwracamy uwagę, że koszty podróży i utrzymania wyświetlane są w jednej tabeli. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 71

72 Jeśli łączny budżet projektu przekracza łączne dofinansowanie przyznane na jego realizację, "Łączny budżet" w "Podsumowaniu budżetu" podświetli się na czerwono. Uwaga: Zielone ikonki z lupą przy pozycjach "Uczestnicy", "Uczestnicy ze specjalnymi potrzebami" oraz "Osoby towarzyszące" wyświetlają się tylko wówczas, gdy w systemie wprowadzone są mobilności dla danego typu uczestników, a ich liczba znajduje się w kolumnie "Liczba uczestników". Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 72

73 10. Raporty Beneficjenta Ten rozdział dotyczy zarówno raportów końcowych, jak i cząstkowych. Uwaga: Raporty Beneficjenta generowane są automatycznie przez system Mobility Tool i zawierają informacje wprowadzone do systemu w momencie wystawiania raportu. Części danych nie można zmienić w raporcie, dlatego należy je zweryfikować przed wystawieniem raportu, a w razie konieczności nanieść poprawki i wystawić nowy raport Jak wystawić i złożyć raport Beneficjenta? 1. Zalogować się do systemu Mobility Tool. 2. Kliknąć na numerze umowy finansowej. 3. Kliknąć przycisk "Aktualizacje i Raporty" w górnym menu. 4. U góry tabeli wyświetli się informacja o liczbie wprowadzonych mobilności oraz zaakceptowanych raportów uczestników, aby mieli Państwo możliwość w każdym momencie trwania projektu sprawdzić, czy wszystkie raporty zostały zaakceptowane. Poniżej znajduje się wykaz wszystkich aktualizacji informacji o projekcie. Raport Beneficjenta generowany jest na podstawie danych z ostatniej aktualizacji. W wierszu raportu można śledzić jego status. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 73

74 5. Kliknąć na linku "Wystaw nowy raport" w wierszu ostatniej aktualizacji. Należy zwrócić uwagę na typ raportu ("KOŃCOWY" lub "CZĄSTKOWY"), który znajduje się w ostatniej kolumnie po prawej stronie. a. Jeśli wyświetli się komunikat: "Staże/wymiany w ramach tego projektu nie zawierają żadnych informacji finansowych. Kliknij, aby przejść do: Koszty staży/wymian", oznacza to, że nie wprowadzili Państwo do systemu kosztów utrzymania i podróży. b. Jeśli wprowadzone przez Państwa w projekcie koszty przekroczą całkowite, przyznane dofinansowanie z umowy finansowej, system wyświetli ostrzeżenie oraz link do sekcji "Budżet", gdzie będą Państwo mogli dokonać korekty. Jeśli kwoty w przyznanym budżecie są nieprawidłowe (nie zgadzają się z umową finansową lub ostatnim aneksem do niej), prosimy o kontakt z Narodową Agencją. 6. Wybrać język raportu. 7. Jeśli do instytucji Beneficjenta przypisano więcej niż 1 osobę kontaktową, system poprosi o wskazanie osoby, której dane mają się znaleźć w sekcji C.1.1. raportu. 8. Kliknąć przycisk "Tak". Wyświetli się potwierdzenie wygenerowania nowego raportu Beneficjenta. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 74

75 9. Przez chwilę raport będzie miał status "NIEDOSTĘPNY", ale po kilkunastu minutach zmieni się on na "WYSTAWIONY", a w kolumnie "Plik z raportem beneficjenta" pojawi się link "Pobierz Raport". 10. Kliknąć na linku "Pobierz raport" i zapisać plik PDF na swoim komputerze. Aby otworzyć i wypełnić raport, należy posiadać zainstalowany program Adobe Acrobat Reader. 11. Zapoznać się z treścią raportu i odpowiedzieć na wszystkie zawarte w nim pytania. Zwracamy uwagę, że pytania dotyczące projektów certyfikowanych w sekcji D.2.1. znikają po wypełnieniu sekcji B.1 oraz wybraniu odpowiedzi Nie w sekcji C.1.3. raportu 12. Przejść do końca raportu i kliknąć przycisk "Sprawdź poprawność". Wyświetli się informacja, czy wszystkie pola obowiązkowe raportu zostały wypełnione. 13. Po wypełnieniu raportu, należy złożyć go, klikając przycisk "Złóż on-line". Aby było to możliwe, wymagane jest połączenie z Internetem. 14. Złożony raport należy wydrukować, klikając przycisk "Drukuj" Do kiedy należy złożyć raport Beneficjenta? Terminy złożenia raportu końcowego oraz, jeśli dotyczy, raportu cząstkowego Beneficjenta znajdują się w umowie finansowej ("Artykuł IV Ustalenia dotyczące płatności") Niezgodności w raporcie końcowym Beneficjenta Na etapie wystawiania raportu końcowego Beneficjenta, system weryfikuje wprowadzone w projekcie dane i wyświetla informacje o następujących nieprawidłowościach: Liczba uczestników bez zaakceptowanych raportów, Liczba uczestników, dla których nie utworzono stażu/wymiany, Liczba osób towarzyszących, dla których nie utworzono stażu/wymiany, Mobilności z czasem trwania wyjazdu krótszym od minimum dla danej akcji, Liczba staży/wymian bez wprowadzonych danych finansowych, Przekroczenie całkowitego, przyznanego budżetu projektu. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 75

76 System informuje o wystąpieniu wszystkich wykrytych nieprawidłowości i umożliwia ich poprawienie, ale nie blokuje możliwości wystawienia raportu końcowego Beneficjenta. Jeśli zdecydują się Państwo na wystawienie raportu pomimo wystąpienia nieprawidłowości, informacja o nich zostanie zawarta w raporcie, a obok pojawi się dodatkowe pole tekstowe, w którym trzeba będzie udzielić wyjaśnień. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 76

77 11. Wsparcie i rozwiązywanie problemów Kontakt z helpdeskiem w Narodowej Agencji Wszelkie pytania oraz sugestie dotyczące systemu Mobility Tool należy kierować do helpdesk u w Narodowej Agencji. Dane kontaktowe znajdują się na stronie startowej systemu, a także w zakładce Kontakt na stronie pomocy Mobility Tool Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 77

78 11.2. Lista kodów do importu uczestników Aby prawidłowo zaimportować dane wielu uczestników, w poszczególnych kolumnach pliku CSV należy podać kody przedstawione poniżej: PŁEĆ F M Kobieta Mężczyzna CZY TO OSOBA TOWARZYSZĄCA? Yes Tak No Nie OSOBA ZE SPECJALNYMI POTRZEBAMI? Yes Tak No Nie KRAJ PL Polska WOJEWÓDZTWO PL11 Łódzkie PL12 Mazowieckie PL21 Małopolskie PL22 Śląskie PL31 Lubelskie PL32 Podkarpackie PL33 Świętokrzyskie PL34 Podlaskie PL41 Wielkopolskie PL42 Zachodniopomorskie PL43 Lubuskie PL51 Dolnośląskie PL52 Opolskie PL61 Kujawsko-Pomorskie PL62 Warmińsko-Mazurskie PL63 Pomorskie TYP UCZESTNIKA LAB LAB-AD LAB-AUT LAB-CEO LAB-COM LAB-DIR LAB-DP LAB-DPHO LAB-EMP LAB-EP LAB-FJS LAB-GA LAB-HCG LAB-HIP OSOBY NA RYNKU PRACY Dyrektor artystyczny Autor CEO/Dyrektor zarządzający Kompozytor muzyki Dyrektor Producent delegowany Operator obrazu Pracodawca Producent wykonawczy Osoba ubiegająca się o pierwszą pracę Grafik Kierownik ds. grafik komputerowych Kierownik ds. programowania interaktywnego Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 78

79 LAB-PL LAB-PROD LAB-PROD12 LAB-RET LAB-SAL LAB-SHA LAB-UNE LAB-Y STD STD-ADL STD-APP STD-PUP STD-TRNee TCH TCH-ADMIN TCH-ADULT TCH-ADULT- ACTIVE TCH-CNS TCH-LANG TCH-MNGR TCH-PRF TCH-TCH TCH-TRNer OTH Lider projektu Producent Producent (pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w ciągu co najmniej 12 miesięcy) Emeryt/rencista Osoba zatrudniona Akcjonariusz/udziałowiec Bezrobotny Młody pracownik OSOBY UCZĄCE SIĘ Dorosły słuchacz Praktykant Uczeń szkoły zawodowej Praktykant/uczestnik stażu NAUCZYCIELE, SZKOLENIOWCY I TRENERZY Personel administracyjny/inny pracownik nie-dydaktyczny Nauczyciel/edukator osób dorosłych Aktywny zawodowo nauczyciel/edukator osób dorosłych Doradca zawodowy Nauczyciel języków Kierownik placówki edukacyjnych Profesor szkoły wyższej Nauczyciel Instruktor zawodu Inny Typ uczestnika IVT MobIVT-Appr Osoba na etapie wstępnego kształcenia zawodowego w systemie dualnym MobIVT-Sch Osoba na etapie wstępnego kształcenia zawodowego w szkole Troubleshooting of the most common issues Issues when submitting beneficiary or participant forms using Adobe Acrobat Reader "NotAllowedError" During the form submission, it may happen that a following error is displayed in the form: "NotAllowedError: Security settings prevent access to this property or method". If this happens, please follow these steps: 1. Make sure the computer is connected to Internet 2. If the computer has a proxy connection (indirect access to Internet), make sure proxy configuration is properly saved in system settings (for Windows, it's Internet Options in Control Panel) 3. When the error appears, there will be an additional message bar on top of the Adobe Acrobat Reader window with the following message: "Some features have been Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 79

80 disabled to avoid potential security risks. Only enable these features if you trust this document" 4. Select "Options" button on the message bar (on the right) and choose option "Always trust this document" 5. A window will be shown asking to save the document and the form will re-open. 6. After re-opening submission should be successful and error-free. 7. If the problem persists, please contact National Agency Helpdesk CSV files exported by Mobility Tool are not opened correctly by Microsoft Excel Mobility Tool offers two options for mobility experience data export Excel and CSV. It may happen, that when you choose to download and open CSV your Excel might not recognize the field separator and will display a whole length of each line in just one cell, as shown on the screenshot below. This may happen due to regional settings of your computer. The solution presented below applies to Microsoft Windows 7, however previous versions of the Windows operating system may have similar steps. In order to fix the problem, please go to Control Panel, then Region and Language and clik "Additional Settings" button on the bottom of the window. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 80

81 There you'll find "List separator" option which most likely will be set to comma (,). Please change this option to semi-colon (;), save the settings, close Excel and export the data again. The issue should be resolved. Mobility Tool Guide for Beneficiaries of Leonardo da Vinci programme Strona 81