Protokoły różnic i jakościowe I. PROTOKOŁY RÓŻNIC I JAKOŚCIOWE (TOWAR Z MAGAZYNU CENTRALNEGO, NABIAŁ)

Transkrypt

1 a 1 5 Napisana przez: Sprawdzona przez: Zatwierdzona przez: Osoby objęte procedurą: Komórki/osoby odpowiedzialne za wdrożenie i działanie procedury: Dział Korekt ZWP Szymon Piduch Wszyscy pracownicy marketów Kierownik marketu, Z-ca kierownika marketu, mł. Z-ca kierownika marketu Tabela zmian w dokumencie Nr. wyd. Data: Zmiana Zatwierdził: aktualizacja Szymon Piduch I. PROTOKOŁY RÓŻNIC I JAKOŚCIOWE (TOWAR Z MAGAZYNU CENTRALNEGO, NABIAŁ) W przypadku stwierdzenia braku w dostawie z MC lub złej jakości dostarczonego towaru, fakt ten należy zgłosić do MC. Zgłoszenia należy dokonać poprzez wysłanie prawidłowo wypełnionego protokołu na Serwis Desk- korekty. protokół różnic przykładowy wzór protokół jakościowy przykładowy wzór

2 a 2 5 Objaśnienia pól z protokołu: Market sklep, którego protokół dotyczy Nr dokumentu źródłowego nr dowodu dostawy- dokument wychodzący z magazynu Data dostawy data, kiedy market otrzymał dostawę Przygotował imię i nazwisko osoby przygotowującej protokół Nazwa towaru nazwa towaru, na którym pojawiła się niezgodność Kod kreskowy kod towaru, na którym pojawiła się niezgodność Ilość na dok. dostawy ilość towaru, jaką market został obciążony Ilość faktyczna Ilość towaru, jaką market otrzymał fizycznie Nr kwitu paletowego nr kwitu palety, na której pojawiła się niezgodność (PA ) Różnica- różnica pomiędzy obciążeniem a dostawą fizyczną Przyczyna zwrotu należy podać przyczynę z powodu, której pojawiła się niegodność Uwaga 1. Protokoły jakościowe z dostaw OiW będą rozpatrywane po wcześniejszym zgłoszeniu złej jakości do działu monitoringu najpóźniej w dniu dostawy do godz.: 14:00 2. Protokoły (rozbieżności ilościowe oraz jakościowe) z dostaw świeżych (OiW) należy przesyłać na Serwis desk- korekty w dniu dostawy 3. Protokoły (rozbieżności ilościowe oraz jakościowe) z dostaw ogólnych należy przesyłać na Serwis Deskkorekty nie później niż w dniu następnym po otrzymaniu dostawy 4. Kierownik sklepu zobowiązany jest do prawidłowego wypełnienia protokołu z podaniem wszelkich niezbędnych informacji dotyczących niezgodności w dostawie 5. Protokoły, które będą nieprawidłowo wypełnione oraz nieprzesłane w terminie, nie będą rozpatrywane przed dział korekt- ZOSTANĄ ANULOWANE 6. Po otrzymaniu odpowiedzi o uznaniu zgłoszenia z działu korekt, czyli odpowiedź na Serwisie Desk-u market zobowiązany jest do utworzenia i przesłania nr transferu korekty@marketdino.pl w terminie 2 dni.

3 a 3 5 Wzór: Zgłoszenie uznane przez dział korekt 7. Na nadwyżki magazyn wysyła do marketu dokument obciążający II. PROCEDURA PROTOKOŁÓW ILOŚCIOWYCH NIEUZNANYCH (OiW, NABIAŁ, SPOŻYWKA) - po uzyskaniu odpowiedzi od działu Korekt- Serwis Desk: Poniżej wzór odpowiedzi: Market, który nie zgadza się z odpowiedzią wysyła protokół na: reklamacjenieuznane@marketdino.pl Gdzie protokół zostaje ponownie sprawdzony. Po sprawdzeniu zgłoszenia, reklamacje na sklep z przykładową poniższą informacją: Dino dnia sporządzono zamówienie o nr / Data przyjęcia / Zamówiono 30 szt. kiwi / Sprawdzono fizycznie stan towaru w markecie oraz jego sprzedaż / Wykazano brak zamawianego towaru w ilości reklamowanej / Wysłano zgłoszenie o numerze ID / Reklamacje należy uznać. Po otrzymaniu powyższej wiadomości sklep NIE MOŻE utworzyć i wysyłać transferu do momentu aż nie otrzyma informacji o uznaniu od DZIAŁU KOREKT i na Serwisie Desk-u). Jeśli market utworzy transfer zaraz po odpowiedzi od reklamacji transfer zostanie ANULOWANY.

4 a 4 5 ODPOWIEDZI Z DZIAŁU KOREKT: Poniżej wzór odpowiedzi od działu KOREKT, które sklep otrzyma po ponownym sprawdzeniu o uznaniu bądź nieuznaniu przez reklamacje. WZÓR ODPOWIEDZI NA SERWISIE DESK: WZÓR ODPOWIEDZI korekty@marketdino.pl PROTOKÓŁ UZNANY Pozdrawiam,. Dino dnia sporządzono zamówienie o nr / Data przyjęcia / Zamówiono 30 szt. kiwi / Sprawdzono fizycznie stan towaru w markecie oraz jego sprzedaż / Wykazano brak zamawianego towaru w ilości reklamowanej / Wysłano zgłoszenie o numerze ID / Reklamacje należy uznać. PO OTRZYMANIU POWYŻSZYCH ODPOWIEDZI MARKET ZOBOWIĄZANY JEST DO UTWORZENIA I PRZESŁANIA korekty@marketdino.pl NR UTWORZONEGO TRANSFERU W CIĄGU 2 DNI. PO UPŁYWIE WSKAZANEGO CZASU, JEŚLI NIE OTRZYMAMY NR TRANSFERU ZGŁOSZENIE ZOSTANIE ANULOWANE- O CZYM MARKET ZOSTANIE RÓWNIEŻ POINFORMOWANY NA SERWISIE DESK. WZÓR: III. SPOSÓB SPRAWDZENIA, CZEGO DOTYCZY DANE ZGŁOSZENIE ID:. - proszę nie sugerować z poczty do danych zgłoszeń - każde zgłoszenie proszę sprawdzać w programie SERWIS DESK poprzez wpisanie w wyszukiwarce nr zgłoszenia (ID)

5 a po odszukaniu danego zgłoszenia w zakładce rozwiązanie widnieje aktualna odpowiedź od działu Korekt: IV. PROCEDURY MARKETÓW AJENCYJNYCH Powyższa procedura dotyczy także marketów ajencyjnych z takim wyjątkiem, że Ajenci nie tworzą transferów. Najważniejsze w ich przypadku jest podanie w zgłoszeniu przez Serwis Desk poprawnego nr dowodu dostawy.