PARAMETRYZACJA W PBN

Transkrypt

1 PARAMETRYZACJA W PBN P O D R Ę C Z N I K U Ż Y T K O W N I K A

2 A N K I E T A J E D N O S T K I W P B N Moduł Sprawozdawczy systemu PBN powstał na podstawie Rozporządzenia w sprawie Systemu Informacji o Nauce, które obliguje jednostki naukowe do wprowadzania informacji o swoim dorobku publikacyjnym. Kluczowym celem gromadzenia danych przez system jest wykorzystanie ich na potrzeby parametryzacji, na podstawie której jednostkom naukowym przyznane zostaną kategorie naukowe. Parametryzacja odbywać się będzie według kryteriów określonych w Rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia r. w sprawie przyznawania kategorii naukowej jednostkom naukowym i uczelniom, w których zgodnie z ich statutami nie wyodrębniono podstawowych jednostek organizacyjnych, zwanym dalej Rozporządzeniem w sprawie kategoryzacji. W związku z tym, że Rozporządzenie w sprawie kategoryzacji określa szereg danych niezbędnych w procesie oceny, ale nieprzechowywanych dotąd w systemie PBN, konieczne będzie uzupełnienie tych danych w nowym widoku specjalnym systemu. 2

3 Widok specjalny Dane do ankiety jednostki z PBN Ankieta Jednostki będzie kompleksowo realizowana po stronie Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym POL-on. Jednak dane do działu drugiego ankiety, Publikacje i monografie naukowe, pobrane zostaną bezpośrednio z systemu PBN. Szczegółowy proces pobierania danych z PBN do ankiety jednostki opisany został poniżej. W samym systemie PBN powstanie widok specjalny Dane do ankiety jednostki. Będzie on ładował stan bieżący bazy PBN dla danej jednostki, czyli wszystkie publikacje potencjalnie przeznaczone do oceny. Użytkownik będzie mógł w nim sprawdzić, które publikacje spełniają wymogi formalne i co za tym idzie, dadzą się pobrać do ankiety w POL-onie. Widok ten nie będzie umożliwiał edycji publikacji. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do publikacji należało będzie nanieść w Module Sprawozdawczym PBN, a następnie odświeżyć dane w widoku ankiety. Z nowego widoku specjalnego wszystkie publikacje automatycznie trafią do systemu POL-on, gdzie wejdą do ankiety danej jednostki naukowej. UWAGA! Ze względu na ograniczenia technologiczne, cały proces ankiety jednostki ze strony PBN będzie realizowany jedynie za pomocą nowej aplikacji PBN. 3

4 Uzupełnienie danych na potrzeby parametryzacji Opisywana tu konieczność uzupełnienia danych na potrzeby parametryzacji dotyczy informacji, które nie były wymienione w Rozporządzeniu w Sprawie Sytemu Informacji o Nauce. Potrzeba wprowadzenia dodatkowych danych jest motywowana wymogami osobnego aktu prawnego, Rozporządzenia w sprawie kategoryzacji. UWAGA! W przypadku braku uzupełnienia tych danych, publikacje nie trafią do ankiety jednostki. 4

5 1. Uzupełnienie danych o monografiach a) Dane o nagrodach Należy uzupełnić informację o nagrodach w przypadku, kiedy monografia została uznana za dzieło wybitne (Rozporządzenie w sprawie kategoryzacji, Załącznik 1, część B, ustęp 2, pkt 3.). W tym celu należy: wejść w okno edycji monografii, której przyznano nagrodę; w zakładce Dane podstawowe na samym dole strony zaznaczyć checkbox Praca wybitna (1); uzupełnić wszystkie dane dotyczące nagrody (2); po uzupełnieniu informacji wybrać przycisk Dodaj nagrodę (3); zapisać zmiany przyciskiem ZAPISZ (4). UWAGA! Jeżeli do ankiety jednostki wprowadzana będzie monografia, w której autorstwo rozdziałów jest oznaczone, to nagroda powinna zostać dodana przy monografii niesprawozdanej. Jeżeli do ankiety przesyłane będą osobne rozdziały, wystarczy podać informację przy tych rozdziałach. b) Czy monografia jest mapą? Jeśli sprawozdana przez użytkownika monografia jest odrębnie publikowaną mapą, należy dokonać jej edycji, określając ją za pomocą specjalnego znacznika. W tym celu należy: 5

6 wejść w okno edycji monografii, która jest mapą; zaznaczyć pole Odrębnie opublikowana mapa; zapisać zmiany przyciskiem ZAPISZ. UWAGA! Odrębnie opublikowane mapy należy sprawozdawać tylko jako monografie z odpowiednim znacznikiem. Jeśli sprawozdawano odrębnie opublikowane mapy jako inny typ publikacji, należy dokonać odpowiedniej korekty w tym zakresie. c) Numery ISBN, ISMN, ISSN, DOI Jeśli monografia posiada któreś z następujących numerów: DOI, ISBN, (nowe pole) ISMN, (pole nowe dla typu Książka) ISSN, wówczas należy uzupełnić jej rekord o informacje o tych numerach (Rozporządzenie w sprawie kategoryzacji, ustęp 7). W tym celu należy: wejść w okno edycji monografii, której przyznano nagrodę; w zakładce Dane podstawowe wpisać identyfikator w odpowiednią rubrykę; zapisać zmiany przyciskiem ZAPISZ. UWAGA! Dla monografii wymogiem formalnym jest posiadanie co najmniej jednego z następujących numerów: ISBN, ISMN, ISSN, DOI. Monografie bez żadnego z tych numerów nie trafią do ankiety. 6

7 2. Uzupełnianie danych rozdziałów Uzupełnianie danych o rozdziałach odbywa się w spobów dwojaki. Niektóre informacje można dopisać bezpośrednio przy rozdziale (pkt 2.c) i 2.e)). Pozostałe punkty wymienione poniżej stanowią informacje o monografii, w której znajduje się rozdział. W takich przypadkach dane te można dodać jedynie w nowej aplikacji PBN, dopisując je do monografii znajdujacych się w sekcji Widok Specjalny Prace Niesprawozdane, lub jeśli zasilamy PBN za pomocą importu masowego dopisując odpowiednie informacje w sekcji <book> każdego z rozdziałów. Prace Niesprawozdawane: publikacje, które nie są częścią oficjalnego sprawozdania jednostki. W systemie PBN otrzymują etykietę PBN-NR, która nigdy nie zmienia się na PBN- AR. Można je tworzyć i edytować jedynie w nowej wersji systemu PBN, na potrzeby ankiety lub do celów ćwiczebnych. 7

8 TWORZENIE I EDYCJA MONOGRAFII NIESPRAWOZDAWANEJ Najprostszy sposób to utworzyć Książkę w PBN-S i w przeglądzie PBN-S kliknąć przycisk Oznacz jako niesprawozdawaną. Pozostałe sposoby: Tworzenie PBN-NR przy dodawaniu nowego rozdziału do PBN Należy wybrać przycisk Dodaj nowy rozdział w panelu po lewej stronie. Następnie jeszcze zanim przejdziemy do edycji danych rozdziału musimy uzupełnić dane o monografii. Klikamy na przycisk NIE MA NA LIŚCIE? Otworzy się kreator monografii niesprawozdanej. Uzupełniamy go danymi o monografii, w której znajduje się sprawozdawany rozdział. Po zakończeniu edycji monografii klikamy ZAPISZ. Zostajemy przeniesieni z powrotem do pulpitu edycji rozdziału. Uzupełniamy dane o rozdziale i klikamy przycisk ZAPISZ. Dodany przez nas rozdział znajdzie się w przeglądzie sprawozdawczym z etykietą PBN-S. Książka, która stanowi jego tło, znajduje się w sekcji Widok Specjalny Prace Niesprawozdane 8

9 Tworzenie PBN-NR dla rozdziału dodanego w aplikacji klasycznej PBN Rozpoczynamy edycję rozdziału. W pierwszej zakładce danych rozdziału znajdują się informacje o książce, której fragment stanowi dany rozdział. Klikamy na przycisk EKSPORTUJ. Książka, która stanowi tło tego rozdziału, trafia do sekcji Widok Specjalny Prace Niesprawozdane Żeby zastąpić klasyczne informacje o książce (istniejące w bazie tylko w obrębie rozdziału) nowymi, powiązanymi z książką PBN-NR, klikamy ZAPISZ. 9

10 Edycja monografii niesprawozdanej W panelu po lewej stronie należy wybrać przycisk Widok Specjalny, a następnie Prace niesprawozdawane. Należy wybrać przycisk EDYTUJ, otworzy nam się kreator edycji monografii. Po zakończeniu edycji monografii klikamy ZAPISZ monografia została edytowana dla każdego podpiętego do niej rozdziału. 10

11 a) Dane o liczbie autorów całej (sic) monografii oraz o autorach z jednostki Należy uzupełnić informację o wszystkich autorach monografii naukowej, w której znajduje się sprawozdawany przez nas rozdział (Rozporządzenie w sprawie kategoryzacji, Załącznik 1, część B, ustęp 2, pkt 2). W tym celu należy: wejść w panel edycji monografii niesprawozdanej; uzupełnić monografię niesprawozdaną w następującym zakresie: wymienić autorów całej monografii (zbiorczo ze wszystkich rozdziałów) zgodnie z zasadami obowiązującymi w PBN (z imienia i nazwiska wymieniamy tych autorów, którzy są pracownikami naszej jednostki, albo chociaż afiliowali do niej swój rozdział), wpisać liczbę pozostałych autorów (niewymienionych z imienia i nazwiska) całej monografii (zbiorczą ze wszystkich rozdziałów), wpisać dane o redaktorach tej monografii, kierując się takimi samymi wytycznymi jak przy autorach; po zakończeniu edycji monografii kliknąć ZAPISZ monografia została edytowana dla każdego podpiętego do niej rozdziału. UWAGA! Do ankiety wejdą tylko rozdziały opublikowane w monografii o co najmniej 4 autorach. Rozdziały w monografii o liczbie autorów 3 lub mniejszej wejdą do ankiety jako monografia tylko pod warunkiem uzupełnienia kompletu danych o samej monografii. b) Dane o liczbie arkuszy całej (sic) monografii Należy uzupełnić informację o arkuszach wydawniczych całej monografii, w której znajduje się sprawozdawany przez nas rozdział (Rozporządzenie w sprawie kategoryzacji, Załącznik nr 1, część B, ust. 2, pkt 2.). W tym celu należy: wejść w panel edycji monografii niesprawozdanej; uzupełnić monografię niesprawozdaną informacjami o jej objętości, podanymi w arkuszach wydawniczych; po zakończeniu edycji monografii kliknąć ZAPISZ monografia została edytowana dla każdego rozdziału do niej podpiętego. 11

12 c) Czy rozdział jest hasłem encyklopedycznym? (analogicznie do p. 1.b)) Jeśli rozdział jest hasłem encyklopedycznym, należy podać taką informację. W tym celu należy: wejść w panel edycji rozdziału; w zakładce Dane podstawowe zaznaczyć checkbox Hasło encyklopedyczne; po zakończeniu edycji rozdziału kliknąć ZAPISZ. d) Identyfikator numeryczny (ISBN, ISMN, ISSN, DOI) (analogicznie do p. 1.c)) Jeśli monografia, w której znajduje się rozdział, posiada numer ISBN, ISMN, ISSN lub DOI, należy uzupełnić jej rekord o informacje o nim (Rozporządzenie w sprawie kategoryzacji, 11.1, pkt 7). W tym celu należy: wejść w panel edycji monografii niesprawozdanej; uzupełnić monografię niesprawozdaną informacjami o identyfikatorach; po zakończeniu edycji monografii kliknąć ZAPISZ monografia została edytowana dla każdego podpiętego do niej rozdziału. e) Dane o nagrodach (analogicznie do p. 1.a)) Należy uzupełnić informację o nagrodach w przypadku, gdy rozdział został uznany za dzieło wybitne, lub jeśli rozdział znajduje się w monografii, która została uznana za dzieło wybitne. (Rozporządzenie w sprawie kategoryzacji, Załącznik 1, część B, ustęp 2, pkt 3.). 12

13 W tym celu należy: wejść w okno edycji rozdziału, któremu przyznano nagrodę, lub który znajduje się w monografii, której przyznano nagrodę; w zakładce Dane podstawowe na samym dole strony zaznaczyć checkbox Praca wybitna (1); uzupełnić wszystkie dane dotyczące nagrody (2); po uzupełnieniu informacji wybrać przycisk Dodaj nagrodę (3); zapisać zmiany przyciskiem ZAPISZ (4). 13

14 3. Uzupełnianie danych czasopism Na podstawie 10 Rozporządzenia w sprawie kategoryzacji o brzmieniu: Ocena osiągnięć naukowych i twórczych jednostki, o których mowa w 8 pkt 1, obejmuje następujące parametry: ( ) 4) recenzowane publikacje naukowe w języku innym niż polski o objętości co najmniej 0,5 arkusza wydawniczego, zamieszczone w zagranicznym czasopiśmie naukowym niezamieszczonym w wykazie czasopism naukowych, o którym mowa w 15 ust. 1; należy uzupełnić informacje o objętości w arkuszach wydawniczych publikacji w czasopismach zagranicznych spoza wykazu ministerialnego. Za czasopismo zagraniczne uznawane jest takie, którego zarówno wydawca, jak i redakcja znajduje się poza granicami Polski. W PBN powstanie również specjalny znacznik czasopismo zagraniczne spoza wykazu, który trzeba będzie wybrać w przypadku każdego artykułu w takim czasopiśmie. Informację tę należy uzupełnić dopiero przy przenoszeniu publikacji do ankiety jednostki, której moduł poinformuje nas o niewykryciu czasopisma na listach ministerialnych. Dopiero wtedy należy uzupełnić dane o artykule znajdującym się w takim czasopiśmie. 14

15 Informacje dodatkowe 1. Materiały konferencyjne Prace sprawozdane do PBN jako materiał konferencyjny (przez co należy rozumieć oznaczenie jej znacznikiem Materiał konferencyjny w nowej aplikacji PBN lub wprowadzenie jakiejkolwiek informacji w sekcji Dane Konferencji w klasycznej aplikacji PBN) zostaną pobrane do ankiety jednostki tylko, jeśli są indeksowane w bazie Web of Science Core Collection. 2. Minimalna liczba arkuszy Do widoku Dane do ankiety jednostki w PBN będą trafiać jedynie publikacje spełniające kryteria objętościowe określone przez Rozporządzenie w sprawie kategoryzacji. Kryteria, o których mowa, to: minimum 6 arkuszy wydawniczych dla monografii naukowej (dotyczy również odrębnie publikowanych map); minimum 0,5 arkusza wydawniczego dla rozdziału w monografii (dotyczy również odrębnie publikowanych map, które należy zawsze wprowadzać do PBN jako monografie, jednak od ich objętości zależy sposób ich oceniania na dalszych etapach); minimum 0,25 arkusza wydawniczego dla hasła encyklopedycznego. 3. Wymóg tylko jednokrotnego sprawozdania danej publikacji Według Rozporządzenia w sprawie kategoryzacji: 2. Przy kompleksowej ocenie nie są uwzględniane publikacje naukowe lub monografie naukowe zamieszczone przez jednostkę w wykazach, o których mowa w części B ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia: 1) więcej niż raz; 2) jednocześnie jako monografia naukowa i rozdział w monografii naukowej; 3) niezgodnie z afiliacją wskazaną przez ich autora lub autorów. Należy się więc upewnić, że jednostka nie ma prac sprawozdanych w taki sposób. W weryfikacji prac sprawozdanych więcej niż raz pomocna może być sekcja Duplikaty Potencjalne. Ewentualne 15

16 publikacje sprawozdane jednocześnie jako monografia naukowa i rozdział w monografii naukowej należy zweryfikować i poprawić samodzielnie. a) Jak oznaczyć publikacje jako duplikat Żeby oznaczyć publikacje jako duplikaty innej publikacji, należy: wybrać przycisk Duplikaty, a następnie Potencjalne w panelu po lewej stronie; wyświetli się lista prac, które potencjalnie mogą być swoimi duplikatami; żeby otworzyć podgląd danej pracy kliknąć w jej tytuł; żeby oznaczyć poszczególne jako duplikaty (a tym samym je usunąć) zaznaczyć checkbox przy ich tytułach (1) i kliknąć ZAPISZ (2); jeśli użytkownik stwierdzi, że pewne prace wskazane przez system nie są swoimi duplikatami i nie chce ich widzieć więcej w tym panelu, nie zaznacza żadnego z tytułów tych prac. Po naciśnięciu ZAPISZ (2) takie publikacje znikną z widoku duplikatów, ale w przeciwieństwie do zaznaczonych, nie zostaną usunięte akcja nie będzie miała żadnego wpływu na zawartość sprawozdanych prac. 4. Pozostałe informacje Na potrzeby uporządkowania danych do publikacji przypisać będzie można tylko jeden identyfikator źródłowy (system identifier). W związku z często zgłaszaną potrzebą masowych korekt nadpisywanie prac znajdujących się w archiwum za pomocą importu będzie odbywało się w trybie dobowym (tak jak w przypadku ręcznej edycji pracy z archiwum za pomocą przycisku Przywróć z archiwum). 16

17 Ujednolicanie autorów Do odpowiedniego przeprowadzenia parametryzacji jednostek konieczne będzie powiązanie autorów z systemu PBN z profilami osób w systemie POL-on. Około 80% autorów wprowadzonych do PBN-u zostało powiązanych w sposób automatyczny. Pozostałych autorów należy powiązać ręcznie za pomocą sekcji Widok specjalny Ujednolicanie autorów. W tym celu należy: wejść w panel Ujednolicanie autorów; system wyświetli nam osoby, których nie mógł jednoznacznie przyporządkować do osób z systemu POL-on; propozycje osób do powiązania z naszym autorem wyświetlają się w ramkach pod informacjami o publikacji; żeby uzyskać więcej informacji o sugerowanej osobie, należy najechać na nią wskaźnikiem myszki. Po lewej stronie wyświetli się informacja o aktualnych i archiwalnych miejscach zatrudnienia danej osoby; żeby powiązać autora z jedną z sugerowanych przez system osób, wystarczy na nią kliknąć. CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA Co w przypadku, gdy żadna z sugerowanych osób nie jest moim autorem? Odpowiedź: Jeśli autorem naszej publikacji jest pracownik B+R, należy sprawdzić, czy na pewno figuruje w bazie pracowników w POL-on i tam ewentualnie uzupełnić dane. Niemożliwe będzie ujednolicenie osób niefigurujących w rejestrach systemu POL-on. Co w przypadku, gdy w module Ujednolicanie autorów wyświetla mi się komunikat brak potencjalnych dopasowań autorów? 17

18 Odpowiedź: Oznacza, że część autorów udało się ujednoznacznić automatycznie, a dla części nie udało się nawet znaleźć dobrych sugestii. 18

19 Ujednolicanie czasopism W celu odpowiedniego przeprowadzenia parametryzacji jednostek, konieczne będzie powiązanie czasopism, z których artykuły sprawozdano do PBN, z czasopismami na listach ministerialnych. Takie powiązanie udało się utworzyć automatycznie dla większości czasopism. W przypadku czasopism spoza list ministerialnych takie powiązanie nie do wykonania. Do ankiety jednostki można sprawozdać publikacje w czasopismach nieznajdujących się na wykazie czasopism MNiSW pod warunkiem, że czasopismo w publikacji zostanie oznaczone jako zagraniczne (odpowiedni znacznik zostanie wkrótce dodany w systemie PBN; to czasopismo, którego redakcja i wydawca mieszczą się poza granicami Polski), język publikacji będzie inny niż polski, a objętość publikacji wynosić będzie co najmniej 0,5 arkusza wydawniczego. W tym celu należy: wejść w panel Ujednolicanie czasopism; system wyświetli listę naszych artykułów i sugestii czasopism do powiazania z tymi, które wprowadziliśmy do PBN-u; żeby wyświetlić szczegóły czasopisma sugerowanego przez system kliknąć przycisk znajdujący się przy jego nazwie (1); żeby powiązać czasopismo z sugerowanym przez system zaznaczyć odpowiedni checkbox (2). CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA Czy powiązanie czasopisma wprowadzonego do PBN z czasopismem sugerowanym przez system wpływa na dane czasopisma wprowadzonego? 19

20 Odpowiedź: Nie. Ujednolicanie czasopism nie modyfikuje danych już wprowadzonych przez importera publikacji. Tworzy jedynie powiązanie pomiędzy wprowadzonym czasopismem a czasopismem z listy ministerialnej. Co w przypadku, gdy zmienił się ISSN czasopisma i sugerowane przez system czasopismo ma tą samą nazwę, ale inny numer ISSN niż to wprowadzone przez importera publikacji? Odpowiedź: Należy wprowadzić ISSN taki, jaki posiada czasopismo w chwili publikacji. Jeżeli numer różni się od numeru na wykazie, należy utworzyć powiązanie ręcznie. Co w przypadku, kiedy system wyświetla mi listę czasopism, których sam nie powiązał, ale nie ma dla mnie żadnych sugestii co do powiązania czasopism? Odpowiedź: Może to oznaczać, że sprawozdany artykuł znajduje się w czasopiśmie spoza listy czasopism ministerialnych. Jeśli na pewno tak nie jest, należy utworzyć powiązanie ręcznie. 20

21 Jednostki niejednorodne W przypadku jednostek niejednorodnych (definicja na stronie pomocy systemu POL-on: zachodzi konieczność wprowadzenia większej ilości informacji niż w przypadku jednostek naukowych jednorodnych: Wykazy zawierają również imiona i nazwisko autora albo autorów monografii naukowej lub rozdziału w monografii naukowej, niebędących pracownikami jednostki, jeżeli monografia naukowa lub rozdział w monografii naukowej zostały zgłoszone do osiągnięć naukowych i twórczych jednostki zgodnie z 13 ust. 9 pkt 2 rozporządzenia, oraz obszar wiedzy dominujący w zakresie działalności naukowej prowadzonej przez te osoby (dotyczy jednostek spełniających warunek uznania za jednostki niejednorodne określony w 20 ust. 5 rozporządzenia). (Rozporządzenie w sprawie kategoryzacji, Załącznik 1., część B, ustęp 2). a) Obszar wiedzy dominujący w zakresie działalności naukowej Importerzy publikacji jednostek niejednorodnych powinni uzupełnić wymagane dane zarówno w przypadku artykułów w czasopismach, jak i rozdziałów czy monografii. Autorów sprawozdaje się tak samo, jak w innych przypadkach (biorąc pod uwagę opisane wcześniej przypadki konieczności podawania imion i nazwisk autorów przy monografii, której fragment stanowi rozdział). W tym celu należy: wejść w panel edycji artykułu, rozdziału monografii bądź monografii niesprawozdanej; w sekcji Autorzy uzupełnić rekord informacjami o obszarze dla osób afiliujących, a niezatrudnionych; po zakończeniu edycji kliknąć ZAPISZ. Dla importu, słowniki obszarów znajdują się na stronie pomocy PBN: Istnieje również możliwość masowego przypisania obszaru do wszystkich autorów jednostki z zaznaczoną afiliacją lub zatrudnieniem. Działa ona tylko w tych punktach, w których nie określono jeszcze obszaru wiedzy per publikacja, nie można więc zamazać nią sobie wprowadzonych danych. 21

22 Przycisk uruchamiający akcję znajduje się w głównym panelu instytucji w kafelku umieszczonym w prawym dolnym rogu strony. 22