WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 NAJWYŻSZA IZBA KONTROLI Departament Budżetu i Finansów KBF /2014 P/14/001 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler Jednostka kontrolowana P/14/001 Wykonanie budżetu państwa w 2013 r. Wykonanie planu finansowego Rzecznika Ubezpieczonych w 2013 r. Najwyższa Izba Kontroli Departament Budżetu i Finansów Jerzy Kukurba, doradca ekonomiczny, upoważnienie do kontroli nr z dnia 3 stycznia 2014 r. Rzecznik Ubezpieczonych, Warszawa, Al. Jerozolimskie 87. (dowód: akta kontroli str. 1-2) Kierownik jednostki kontrolowanej Aleksandra Wiktorow, Rzecznik Ubezpieczonych (dowód: akta kontroli str. 3) Ocena Uzasadnienie oceny II. Ocena kontrolowanej działalności Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości 1 wykonanie planu finansowego Rzecznika Ubezpieczonych w 2013 roku. Pozytywnie ocenione zostało planowanie przychodów, które uzyskano od zakładów ubezpieczeń i powszechnych towarzystw emerytalnych w wysokości zgodnej z przepisami. NIK nie wnosi także uwag do planowania kosztów działalności Biura Rzecznika Ubezpieczonych. Nieprawidłowości związane z przekroczeniem planu kosztów w 2013 r. nie wpłynęły na obniżenie oceny planowania, ponieważ czynniki wzrostu kosztów w stosunku do planowanych nie były znane na etapie prac nad ustawą budżetową. Koszty poniesione zostały na realizację zadań ustawowych Rzecznika Ubezpieczonych. Sprawozdania z wykonania budżetu zadaniowego oraz o stanie należności i zobowiązań sporządzone zostały w terminie. Nieprawidłowości stwierdzono w następującym zakresie: 1. Przekroczono limit kosztów ustalony w planie finansowym na 2013 r. o 103 tys. zł. 2. Nie naliczano i nie pobierano odsetek od nieterminowych wpłat zaliczek na koszty działalności Biura Rzecznika Ubezpieczonych. 3. Nie egzekwowano od [ ] 2. informacji o wysokości kwoty stanowiącej podstawę naliczenia zaliczki na poczet kosztów działania Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura. 4. Nie zapewniono efektywnej kontroli nad rozliczeniem wpłat zaliczek na koszty działania Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura za 2012 r. oraz nad sporządzaniem sprawozdań Rb-Z za pierwsze trzy kwartały 2013 r. 1 W kontroli wykonania budżetu państwa w 2013 roku Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Wyłączenia jawności dokonano przez NIK z uwagi na tajemnicę przedsiębiorstwa na podstawie art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w związku z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; wyłączenia jawności dokonano w interesie Rzecznika Ubezpieczonych.

3 III. Wyniki kontroli 1. Planowanie przychodów i kosztów Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości Opis stanu faktycznego Zgodnie z art. 22a ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o nadzorze ubezpieczeniowym i emerytalnym oraz Rzeczniku Ubezpieczonych 3, Rzecznik Ubezpieczonych sporządził projekt planu finansowego na rok 2013 i w dniu 26 lipca 2012 r. przekazał Ministrowi Finansów wraz z pozytywną opinią Rady Ubezpieczonych. Projekt przewidywał przychody i koszty ogółem na poziomie tys. zł, tj. o 2,9% wyższym niż plan na 2012 r. Wynagrodzenia osobowe zaplanowano w kwocie tys. zł, tj. na poziomie wynagrodzeń z 2012 r. W projekcie przewidziano zobowiązania wymagalne na koniec 2013 r. w wysokości 300 tys. zł. W planie nie określono innych zobowiązań. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że na skutek interwencji Ministerstwa Finansów zobowiązano Rzecznika Ubezpieczonych do pomniejszenia przewidywanego poziomu zobowiązań na koniec 2013 r. o kwotę należnego dodatkowego wynagrodzenia za 2013 r. Ponadto Rzecznik Ubezpieczonych przekazał do Ministerstwa Finansów informację dotyczącą projektu planu finansowego na lata Plan finansowy Rzecznika Ubezpieczonych na 2013 r. został określony w załączniku nr 14 do ustawy budżetowej na 2013 r. 4 (dowód: akta kontroli str.4-36, 57) Działalność Rzecznika Ubezpieczonych, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o nadzorze ubezpieczeniowym i emerytalnym oraz Rzeczniku Ubezpieczonych, finansowana jest przez zakłady ubezpieczeń i powszechne towarzystwa emerytalne. Na podstawie 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie wpłat na pokrycie kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura 5, zakłady ubezpieczeń wpłacają co miesiąc zaliczkę na poczet kosztów w wysokości 0,0071% 6 sumy składek przypisanych brutto w miesiącu poprzednim, natomiast powszechne towarzystwa emerytalne wpłacają zaliczkę w wysokości 1/12 kwoty stanowiącej iloczyn stawki 0,0008% i średniorocznej wartości aktywów otwartego funduszu emerytalnego. Wpłaty te stanowią przychody Rzecznika Ubezpieczonych. W działalności kontrolowanej jednostki dotyczącej sporządzenia projektu planu finansowego na 2013 r. nie stwierdzono nieprawidłowości. 2. Wykonanie przychodów i kosztów 2.1. Wykonanie przychodów W 2013 r. przychody Rzecznika Ubezpieczonych wyniosły 6.341,8 tys. zł i były o 545,2 tys. zł, tj. o 7,9% niższe od planowanych oraz o 3,2 tys. zł niższe od zrealizowanych w 2012 r. Niepełne wykonanie planu przychodów wynikało z niższych, lecz zgodnych z przepisami w tym zakresie, wpłat zakładów ubezpieczeń i powszechnych towarzystw emerytalnych. Przychody uzyskane od zakładów ubezpieczeń wyniosły 4.011,6 tys. zł, tj. 63,3% przychodów ogółem, od powszechnych towarzystw emerytalnych 2.183,6 tys. zł (34,4%), a z działalności Sądu Polubownego 0,6 tys. zł. Przychody finansowe wyniosły 7,5 tys. zł, tj. 0,1% przychodów ogółem, a pozostałe przychody operacyjne 138,5 tys. zł (2,2%). W pozostałych przychodach operacyjnych najwięcej, tj. 94,2% (130,5 tys. zł) stanowiły umorzenia nadpłat zaliczek na poczet kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura. 3 Dz. U. z 2013 r. poz. 290 ze zm. 4 Ustawa budżetowa na rok 2013 z dnia 25 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 169 ze zm.). 5 Dz. U. z 2011 r. Nr 90, poz. 522 ze zm. rozporządzenie uchylone z dniem 1 lutego 2014 r. 6 W brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2013 r. 2

4 W 2013 r. 31 zakładów ubezpieczeń na życie, 32 zakłady ubezpieczeń majątkowych i 14 powszechnych towarzystw emerytalnych dokonało wpłat zaliczek na pokrycie kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura. Zgodnie z 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie wpłat na pokrycie kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura, podmioty te mają obowiązek informować w okresach miesięcznych Rzecznika Ubezpieczonych o podstawie naliczenia zaliczki, okresie jakiego dotyczy oraz jej wysokości. Kontrola deklaracji zawierających informacje o wysokości zaliczki za dany miesiąc złożonych w 2013 r. wykazała, że [ ] 7 nie przekazywał informacji o wysokości kwoty stanowiącej podstawę naliczenia zaliczki (sumie składek przypisanych brutto za poprzedni miesiąc). Pozostałe podmioty przekazywały co miesiąc wymagane rozporządzeniem informacje. Biuro Rzecznika nie zwracało się do [ ] 8 o uzupełnienie brakujących informacji i nie sprawdzało, czy kwota zaliczki była wpłacana w prawidłowej wysokości. Główna księgowa w dniu 6 lutego 2014 r. wyjaśniła, że z uwagi na to, że wpłaty dokonywane przez [ ] 9 kształtowały się na podobnym poziomie od kilku lat uznano, że są one naliczane prawidłowo. Dopiero w trakcie kontroli Biuro Rzecznika uzyskało z zakładu ubezpieczeń informację dotyczącą podstaw wyliczenia zaliczek w 2013 r. 3 (dowód: akta kontroli str , ) Ponadto kontrola wykazała, że w okresie od stycznia do października 2013 r. w 27 przypadkach zaliczki zapłacone zostały po terminie określonym w 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie wpłat na pokrycie kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura. Zgodnie z art. 22 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o nadzorze ubezpieczeniowym i emerytalnym oraz Rzeczniku Ubezpieczonych należności z tytułu wpłat zaliczek podlegają egzekucji w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, a w przypadku niedotrzymania terminu wpłat pobiera się odsetki za zwłokę w wysokości odsetek ustawowych. Pięć zakładów ubezpieczeń z własnej inicjatywy dokonało naliczenia i wpłaty odsetek za zwłokę w łącznej kwocie 0,2 tys. zł. W pozostałych przypadkach Rzecznik Ubezpieczonych nie naliczył i nie wyegzekwował odsetek za zwłokę w uregulowaniu zaliczek. W piśmie z dnia 6 lutego 2014 r. Rzecznik Ubezpieczonych wyjaśnił, że nie egzekwował należnych odsetek, ponieważ sam stosował praktykę wystąpień do zakładów ubezpieczeń i powszechnych towarzystw emerytalnych o przedterminową wpłatę zaliczek oraz umorzenie kwot nadpłaconych zaliczek. Działania te podejmował w celu terminowego wywiązania się ze swoich zobowiązań i uniknięcia zapłaty odsetek za zwłokę. (dowód: akta kontroli str , 265) Stosownie do postanowień 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie wpłat na pokrycie kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura, Rzecznik Ubezpieczonych dokonał w terminie do 31 sierpnia 2013 r. rozliczenia podziału kosztów jego działalności za 2012 r. Jednak w tym rozliczeniu nieprawidłowo wyliczono należną wpłatę od powszechnych towarzystw emerytalnych, stosując niewłaściwy współczynnik do przemnożenia przez średnioroczną wartość aktywów otwartych funduszy 7 Wyłączenia jawności dokonano przez NIK z uwagi na tajemnicę przedsiębiorstwa na podstawie art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w związku z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; wyłączenia jawności dokonano w interesie Rzecznika Ubezpieczonych. 8 Wyłączenia jawności dokonano przez NIK z uwagi na tajemnicę przedsiębiorstwa na podstawie art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w związku z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; wyłączenia jawności dokonano w interesie Rzecznika Ubezpieczonych. 9 Wyłączenia jawności dokonano przez NIK z uwagi na tajemnicę przedsiębiorstwa na podstawie art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w związku z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; wyłączenia jawności dokonano w interesie Rzecznika Ubezpieczonych.

5 Ustalone nieprawidłowości emerytalnych (zamiast współczynnika 0,0008% wartość aktywów pomnożono przez współczynnik o 1/3 mniejszy). Błąd ten skutkował wyliczeniem zaniżonej kwoty należnych wpłat od powszechnych towarzystw emerytalnych i zawyżonej kwoty należnych wpłat od zakładów ubezpieczeń. Pisma informujące zakłady ubezpieczeń i powszechne towarzystwa emerytalne o rozliczeniu kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura za 2012 r. z błędnie wyliczonymi kwotami należnych wpłat przesłano w sierpniu 2013 r. Korekty tego rozliczenia dokonano w październiku 2013 r. po wykryciu błędu przez pracowników Biura w trakcie kontroli rozliczenia w dniu 20 września 2013 r. W wyniku korekty rozliczenia udział powszechnych towarzystw emerytalnych w kosztach działalności Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura za 2012 r. wzrósł o 236,8 tys. zł, a zakładów ubezpieczeń obniżył się o tę kwotę. Zgodnie z 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie wpłat na pokrycie kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura nadpłata jest zaliczana na poczet zaliczek za rok następny bądź podlega zwrotowi na pisemny wniosek zakładu ubezpieczeń. Rzecznik Ubezpieczonych zwrócił się do zakładów ubezpieczeń o umorzenie kwot nadpłaconych zaliczek. W odpowiedzi na prośbę Rzecznika Ubezpieczonych 13 zakładów ubezpieczeń umorzyło nadpłaty z rozliczenia za 2012 r. na łączną kwotę 127,5 tys. zł. Ponadto w 2013 r. zaksięgowano umorzenie nadpłaty z rozliczenia wpłat za 2011 r. w kwocie 2,8 tys. zł. Według stanu na dzień 31 grudnia 2013 r. nie zostały rozliczone nadpłaty za 2012 r. z 17 zakładami ubezpieczeń na kwotę 31,8 tys. zł. (dowód: akta kontroli str , 265) Po kontroli wykonania planu finansowego Rzecznika Ubezpieczonych w 2012 r. Najwyższa Izba Kontroli wniosła o lokowanie wolnych środków finansowych, zgodnie z art. 48 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 10, w formie depozytu u Ministra Finansów. W celu realizacji wniosku Rzecznik Ubezpieczonych podpisał w dniu 16 kwietnia 2013 r. umowę z Bankiem Gospodarstwa Krajowego na prowadzenie pomocniczego rachunku bankowego. Z tytułu lokowania wolnych środków na tym rachunku w 2013 r. Rzecznik Ubezpieczonych otrzymał odsetki w kwocie 7,2 tys. zł. (dowód: akta kontroli str ) W działalności kontrolowanej jednostki dotyczącej realizacji przychodów w 2013 r. stwierdzono następujące nieprawidłowości: Rzecznik Ubezpieczonych nie egzekwował od [ ] 11 informacji o wysokości kwoty stanowiącej podstawę naliczenia zaliczki na poczet kosztów działania Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura. Obowiązek informowania Rzecznika Ubezpieczonych w okresach miesięcznych o podstawie naliczenia zaliczki wynika z 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie wpłat na pokrycie kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura. Zdaniem NIK, brak takiej informacji pozbawiał Rzecznika Ubezpieczonych możliwości sprawdzenia, czy kwota zaliczki była wpłacana w prawidłowej wysokości. Rzecznik Ubezpieczonych nie naliczył i nie wyegzekwował odsetek od nieterminowych wpłat 22 zaliczek na poczet kosztów działania Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura. Obowiązek pobierania odsetek za zwłokę we wnoszeniu wpłat z tytułu tych zaliczek wynika z art. 22 ust. 4 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o nadzorze ubezpieczeniowym i emerytalnym oraz Rzeczniku Ubezpieczonych. Zdaniem NIK, niewłaściwa jest 10 Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm. 11 Wyłączenia jawności dokonano przez NIK z uwagi na tajemnicę przedsiębiorstwa na podstawie art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w związku z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; wyłączenia jawności dokonano w interesie Rzecznika Ubezpieczonych. 4

6 stosowana przez Rzecznika Ubezpieczonych praktyka zwracania się do zakładów ubezpieczeń i powszechnych towarzystw emerytalnych o wnoszenie przedterminowych wpłat zaliczek i umorzenie nadpłat zaliczek. Praktyka taka może godzić w reputację Rzecznika Ubezpieczonych jako instytucji, której ustawowym obowiązkiem jest podejmowanie działań w zakresie ochrony osób ubezpieczających, ubezpieczonych, uposażonych lub uprawnionych z umów ubezpieczenia, członków funduszy emerytalnych, uczestników pracowniczych programów emerytalnych, osób otrzymujących emeryturę kapitałową lub osób przez nie uposażonych. Opis stanu faktycznego Nie zapewniono efektywnej kontroli nad rozliczeniem wpłat zaliczek na koszty działania Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura za 2012 r. W konsekwencji nie wyeliminowano błędu w rozliczeniu na etapie przed przekazaniem pism informujących zakłady ubezpieczeń i powszechne towarzystwa emerytalne o kwotach należnych wpłat. Skutkiem tych działań było nierozliczenie do końca 2013 r. nadpłat z 17 zakładami ubezpieczeń Koszty działalności Koszty działalności Rzecznika Ubezpieczonych w 2013 r. wyniosły 6.990,0 tys. zł i były wyższe od planowanych o 103,0 tys. zł, tj. o 1,5%, oraz od kosztów poniesionych w 2012 r. o 645,0 tys. zł, tj. o 10,2%. Przekroczenie planu kosztów nastąpiło w związku z poniesieniem wyższych od planowanych o 265,0 tys. zł kosztów usług obcych 12 i amortyzacji 13. Na zwiększenie kosztów zasadniczy wpływ miały wydatki związane z koniecznością zmiany siedziby 193,6 tys. zł oraz wyższe od planowanych koszty związane z rozpatrywaniem przez kancelarie prawnicze większej ilości skarg wpływających do Rzecznika Ubezpieczonych 71,4 tys. zł. Wyższe wydatki zostały częściowo zrekompensowane przez niższe od planowanych o 162,0 tys. zł koszty materiałów i energii, składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy oraz pozostałe koszty 14. W 2013 r. Rzecznik Ubezpieczonych dokonał zmiany wynajmowanej siedziby. W piśmie z dnia 29 maja 2013 r. do Ministra Finansów uzasadnił ją przede wszystkim wystawieniem, przez syndyka masy upadłościowej, na sprzedaż budynku, w którym mieściło się dotychczasowe Biuro Rzecznika Ubezpieczonych. Budynek ten ma być przeznaczony do wyburzenia. Dodatkowym czynnikiem, który uzasadniał potrzebę zmiany siedziby była potrzeba utworzenia profesjonalnego archiwum. Umowę na wynajem nowych pomieszczeń biurowych Rzecznik Ubezpieczonych podpisał w dniu 23 marca 2013 r., a w dniu 26 maja 2013 r. podpisane zostało porozumienie o remoncie, na koszt Rzecznika Ubezpieczonych, pomieszczeń przeznaczonych na potrzeby archiwum zakładowego o powierzchni 75 m 2. Zgodnie z porozumieniem i podpisanym aneksem czynsz za wynajmowanie pomieszczeń archiwum naliczany będzie od stycznia 2014 r. W wyżej wymienionym piśmie do Ministra Finansów Rzecznik Ubezpieczonych przedstawił swoją propozycję dotyczącą niezbędnych, jego zdaniem, zmian w sposobie finansowania kosztów Biura Rzecznika Ubezpieczonych i poinformował, że w związku ze zmianą siedziby będzie musiał ponieść w 2013 r. dodatkowe koszty w wysokości około 300,0 tys. zł, a w następnych latach koszty utrzymania Biura Rzecznika Ubezpieczonych wzrosną o około 200,0 tys. zł rocznie. Główna księgowa Biura Rzecznika Ubezpieczonych wyjaśniła w tej kwestii, że w kwietniu 2013 r. rozmawiała z Ministerstwem Finansów o możliwości 12 Wyższe od planowanych były koszty amortyzacji o 18,0 tys. zł, remontów o 60,0 tys. zł i pozostałych usług obcych o 187 tys. zł. 13 Wyższe koszty amortyzacji wynikały z zakupu wyposażenia szaf przesuwnych do pomieszczenia archiwum w nowej siedzibie Rzecznika Ubezpieczonych oraz dostosowania wynajmowanego pomieszczenia do potrzeb archiwum. 14 Niższe od planowanych były koszty materiałów i energii o 41,0 tys. zł, składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy o 39,0 tys. zł, płatności odsetkowych o 2,0 tys. zł, kosztów realizacji zadań o 35,0 tys. zł i pozostałe koszty o 45,0 tys. zł. 5

7 Ustalone nieprawidłowości dokonania korekty planu finansowego na 2013 r., i że Ministerstwo Finansów zajęło stanowisko, że korekty w planie finansowym można dokonać w wyniku zmiany ustawy budżetowej, a przekroczenia kosztów Rzecznik Ubezpieczonych będzie uzasadniał pisemnie. Rzecznik Ubezpieczonych nie otrzymał pisemnej odpowiedzi z Ministerstwa Finansów na kwestie przekazane w tym piśmie. W piśmie do Ministerstwa Finansów z dnia 30 sierpnia 2013 r., stanowiącym wyjaśnienie do planu finansowego Rzecznika Ubezpieczonych na 2013 r., przekazano przewidywane wykonanie planu finansowego Rzecznika Ubezpieczonych za 2013 r. na poziomie przewidzianym w ustawie budżetowej i poinformowano, że w związku z przeniesieniem Biura Rzecznika Ubezpieczonych do nowej siedziby wzrosną o 15,5 tys. zł miesięczne koszty najmu pomieszczeń dla Biura Rzecznika Ubezpieczonych. Plan finansowy nie został jednak zmieniony ani na podstawie art. 52 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, ani w ramach nowelizacji ustawy budżetowej. (dowód: akta kontroli str.29-56, , , , ) W strukturze kosztów Rzecznika Ubezpieczonych w 2013 r. największą pozycję stanowiły koszty wynagrodzeń. Były one zgodne z wielkością planowaną i wyniosły 4.304,9 tys. zł, co stanowiło 62,2% ogółu kosztów. Ponadto wydatkowano 787,1 tys. zł na usługi doradcze, konsultacyjne i prawne świadczone przez kancelarie prawnicze w związku z analizą i rozpatrywaniem skarg. Łącznie koszty wynagrodzeń pracowników, osób rozpatrujących na umowę zlecenie skargi, usług świadczonych przez kancelarie prawnicze oraz opłat na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy i PFRON wyniosły 5.674,9 tys. zł, tj. 81,2% kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych w 2013 r. Koszty wynajmowania pomieszczeń na potrzeby Biura Rzecznika wyniosły 437,8 tys. zł, co stanowiło 6,3% kosztów ogółem poniesionych w 2013 r. (dowód: akta kontroli str i ) Przeciętne zatrudnienie w Biurze Rzecznika Ubezpieczonych w 2013 r. wynosiło 38 osób i utrzymywało się na poziomie zatrudnienia w 2012 r. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne wyniosło 6.609,0 zł i było wyższe od przeciętnego wynagrodzenia w 2012 r. o 4,7%. (dowód: akta kontroli str. 328) Zobowiązania na dzień 31 grudnia 2013 r. wyniosły 526,0 tys. zł i były niższe od zobowiązań na dzień 31 grudnia 2012 r. o 7,0 tys. zł, tj. o 1,3%. W zobowiązaniach Rzecznika Ubezpieczonych na koniec 2013 r. nie było zobowiązań wymagalnych. Największe były zobowiązania z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Łącznie z pochodnymi opłatami wynosiły one 209,7 tys. zł, tj. 39,9% zobowiązań ogółem. (dowód: akta kontroli str. 260) W działalności kontrolowanej jednostki dotyczącej realizacji kosztów stwierdzono, że przekroczony został o 103 tys. zł limit planu kosztów związanych z utrzymaniem Biura Rzecznika Ubezpieczonych, przyjęty w planie finansowym Rzecznika Ubezpieczonych na 2013 r. zamieszczonym w ustawie budżetowej na 2013 r. Przekroczenie limitu planu kosztów nastąpiło bez dokonania zmiany planu finansowego Rzecznika Ubezpieczonych na podstawie art. 52 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, ani w ramach nowelizacji ustawy budżetowej. Zmiana planu finansowego daje możliwość legalnego poniesienia kosztów do wysokości określonej w zmienionym planie finansowym. Brak zmiany powoduje, że limity pozostają bez zmian, a poniesienie kosztów ponad wyznaczony limit stanowi naruszenie art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz nosi znamiona czynu określonego w art. 11 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. 6

8 o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych 15. Po zawarciu w marcu 2013 r. nowej umowy najmu znane były koszty związane z nowym wyższym czynszem za wynajęte pomieszczenia oraz dodatkowe koszty przeprowadzki Biura, które spowodują przekroczenie zaplanowanych na 2013 r. kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych. Mimo posiadania tej informacji Rzecznik Ubezpieczonych nie doprowadził do zmiany planu finansowego na 2013 r. 3. Roczne sprawozdania budżetowe oraz kwartalne sprawozdania w zakresie operacji finansowych Opis stanu faktycznego Za 2013 r. Rzecznik Ubezpieczonych sporządził roczne sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie finansowe, roczne i półroczne sprawozdania RB-BZ2 z wykonania planu finansowego państwowej osoby prawnej w układzie zadaniowym, a także kwartalne sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych i Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji. Rzecznik Ubezpieczonych nie sporządzał sprawozdań rocznych o stanie należności z tytułu papierów wartościowych według wartości księgowej i Rb-UZ o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych, ponieważ nie posiadał zobowiązań i należności podlegających wykazaniu w tych sprawozdaniach 16. Sprawozdania kwartalne Rb-N i Rb-Z Rzecznik Ubezpieczonych składał terminowo do Ministra Finansów i Głównego Urzędu Statystycznego, w przypadku sprawozdań kwartalnych w ciągu 14 dni, a za czwarty kwartał w ciągu 37 dni od zakończenia kwartału. W dniu 28 listopada 2013 r. Rzecznik Ubezpieczonych przesłał do Ministra Finansów i GUS skorygowane sprawozdania Rb-N i Rb-Z za pierwsze trzy kwartały 2013 r. Główna Księgowa Biura Rzecznika Ubezpieczonych wyjaśniła, że korekta sprawozdań Rb-Z była konieczna z uwagi na błędne wykazanie w pozycji E4 jako wymagalnych zobowiązań, których termin płatności przypadał dopiero na kwartał następny po okresie sprawozdawczym, natomiast sprawozdań Rb-N, ponieważ część deklaracji zakładów ubezpieczeń i powszechnych towarzystw emerytalnych wpływało po terminie sporządzenia sprawozdania, tj. po 14-tym następnego miesiąca 17, co uniemożliwiało precyzyjne określenie stanu należności. Skorygowane sprawozdania kwartalne Rb-N i Rb-Z oraz sprawozdania za czwarty kwartał 2013 r. zostały sporządzone rzetelnie. Rzecznik Ubezpieczonych w ramach budżetu zadaniowego w 2013 r. realizował jedno działanie rozpatrywanie skarg oraz podejmowanie interwencji w sprawach z zakresu ubezpieczeń gospodarczych w ramach podzadania ochrona interesów ubezpieczonych. W związku z tym badanie sprawozdania z wykonania wydatków w układzie zadaniowym zostało ograniczone do sprawdzenia zgodności kwot wydatków ujętych w sprawozdaniu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Kontrola wykazała, że kwoty wydatków wykazane w rocznym sprawozdaniu były zgodne z ewidencją księgową. Sprawozdania RB-BZ2 za I półrocze 2013 r. oraz za 2013 r. Rzecznik Ubezpieczonych złożył w Ministerstwie Finansów w terminach i formie określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym 18. (dowód: akta kontroli str.185, , , ) Po kontroli wykonania planu finansowego Rzecznika Ubezpieczonych w 2012 r. Najwyższa Izba Kontroli wniosła o sporządzanie kwartalnych sprawozdań o stanie należności 15 Dz. U. z 2013 r. poz Na podstawie 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) zmienionego w 2013 r. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 października 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 1344). 17 Deklaracje wysyłane były przed upływem końca miesiąca, lecz operator pocztowy nie wywiązywał się z terminowego dostarczania korespondencji. 18 Dz. U. Nr 298, poz

9 Ustalone nieprawidłowości Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości Wnioski pokontrolne i zobowiązań. Wniosek został zrealizowany w zakresie sporządzania kwartalnych sprawozdań Rb-N i Rb-Z. W związku ze zmianą w 2013 r. przepisów regulujących obowiązek sporządzania rocznych sprawozdań Rb-UN i Rb-UZ, Rzecznik Ubezpieczonych nie był zobowiązany do ich sporządzania. W działalności kontrolowanej jednostki dotyczącej sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, że nie zapewniono efektywnej kontroli nad sporządzaniem sprawozdań Rb-Z za pierwsze trzy kwartały 2013 r. W konsekwencji nie wyeliminowano błędnego wykazywania w pozycji E4 jako wymagalnych zobowiązań, których termin płatności przypadał na kwartał następny po okresie sprawozdawczym. 4. Księgi rachunkowe Polityka rachunkowości Biura Rzecznika Ubezpieczonych wprowadzona została zarządzeniem Rzecznika Ubezpieczonych z dnia 31 maja 2010 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości. Dokumentacja zasad rachunkowości spełniała w podstawowym zakresie wymogi określone w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 19. W kontrolowanym okresie księgi rachunkowe w Biurze Rzecznika Ubezpieczonych prowadzone były w systemie księgowości komputerowej o nazwie INTEGRA. Używana wersja systemu została zainstalowana w 2010 r. i zmodernizowana w 2012 r. Zasady ochrony danych, w tym metody zabezpieczenia dostępu do danych oraz systemu ich przetwarzania określone zostały w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. System księgowości komputerowej INTEGRA zapewniał ciągłość numeracji zapisów w dziennikach częściowych oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu, kontrolę kompletności i poprawności zapisów oraz trwałość zapisów i brak możliwości ich modyfikacji. Zasady wykonywania kontroli zarządczej uregulowane zostały zarządzeniem Nr 7/2012 z dnia 14 grudnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia kontroli w Biurze Rzecznika Ubezpieczonych. (dowód: akta kontroli str.329, ) Po kontroli wykonania planu finansowego Rzecznika Ubezpieczonych w 2012 r. Najwyższa Izba Kontroli wniosła o powierzenie obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Wniosek został zrealizowany w drugiej połowie 2013 r. Z dniem 1 sierpnia 2013 r. stanowisko głównego księgowego Biura powierzono osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Osobie poprzednio zatrudnionej na stanowisku głównego księgowego na podstawie umowy cywilnoprawnej powierzono obowiązki samodzielnej księgowej. Ponadto NIK wniosła o zapewnienie bieżącej wstępnej kontroli finansowej przez głównego księgowego oraz prawidłowego jej dokumentowania poprzez podawanie faktycznej daty dokonania kontroli. Wniosek ten został zrealizowany po zatrudnieniu od 1 sierpnia 2013 r. głównego księgowego na postawie umowy o pracę. W działalności kontrolowanej jednostki dotyczącej prowadzenia ksiąg rachunkowych nie stwierdzono nieprawidłowości. IV. Wnioski Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 20, wnosi o: 19 Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm. 20 Dz. U. z 2012 r. poz. 82 ze zm. 8

10 1. Naliczanie i egzekwowanie odsetek od nieterminowych wpłat zaliczek na koszty działalności Biura Rzecznika Ubezpieczonych zgodnie z treścią art. 22 ust. 4 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o nadzorze ubezpieczeniowym i emerytalnym oraz Rzeczniku Ubezpieczonych. 2. Egzekwowanie obowiązku, wynikającego 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie wpłat na pokrycie kosztów działalności Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura, informowania w okresach miesięcznych Rzecznika Ubezpieczonych o podstawie naliczenia zaliczki, okresie jakiego dotyczy oraz jej wysokości. 3. Zapewnienie efektywnej kontroli nad rozliczeniem wpłat zaliczek na koszty działania Rzecznika Ubezpieczonych i jego Biura oraz nad sporządzaniem sprawozdań budżetowych. Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do Dyrektora Departamentu Budżetu i Finansów Najwyższej Izby Kontroli. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Warszawa, dnia kwietnia 2014 r. Kontroler Jerzy Kukurba Doradca ekonomiczny Najwyższa Izba Kontroli Departament Budżetu i Finansów Dyrektor Stanisław Jarosz podpis podpis 9