Zapytanie o cenę dot. świadczenia usługi zarządzania i kompleksowej eksploatacji Systemu Wypożyczalni Rowerów Miejskich (SWMR)

Transkrypt

1 Zapytanie o cenę dot. świadczenia usługi zarządzania i kompleksowej eksploatacji Systemu Wypożyczalni Rowerów Miejskich (SWMR) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi zarządzania i kompleksowej eksploatacji Systemu Wypożyczalni Rowerów Miejskich (SWMR) zw. dalej systemem, w ramach projektu Twierdza Modlin ponadregionalny produkt turystyki weekendowej. 1. Zamówienie obejmuje: 1.1 Dostarczanie rowerów na poszczególne stacje rowerowe zgodnie z zamówieniami klientów (zamówienia odbywają się poprzez system rezerwacji dostępny na stronie oraz poprzez naciśnięcie guzika przywoławczego na jednej z 5 stacji na terenie miasta). 1.2 Obsługę centrum kontaktu stworzonego na potrzeby systemu (tel ). 1.3 Obsługę portalu internetowego ( 1.4 Zabezpieczenie powierzchni magazynowej na rowery, kaski i kamizelki 1.5 Konserwację rowerów oraz całego systemu. 2. Informacja o systemie: W skład systemu wchodzi: szt. rowerów wraz z wyposażeniem tj: - 30 szt. roweru typu senior - 10 szt. rowerów typu junior. Wyposażenie rowerów: - 30 szt. kasków dla osób dorosłych z regulowanym obwodem, - 10 szt. kasków juniorskich z regulowanym obwodem, - 5 szt. kasków dla małych dzieci siedzących w siedziskach/fotelikach z regulowanym obwodem, - 5 szt. siedzisk/fotelików dla dzieci tak skonstruowanych, by umożliwiały zapięcie fotelika do ww. roweru typu senior, - oświetlenie przednie i tylne, - błotniki (przód i tył), - dzwonek niesprężynowy, - kosz rowerowy na przód - 30 szt. tylko dla rowerów typu senior (Kosz mocowany bez możliwości zdejmowania, dostosowany do rowerów z amortyzatorem, materiał: siatka stalowa, powlekana. - koszyk na bidon aluminiowy, - bagażnik tylny z klapką na sprężynach do mocowania, - podpórka boczna do roweru, - odblaski, - mechanizm umożliwiający wpięcie/zamocowanie roweru na czas postoju, zabezpieczające przed kradzieżą (np. linka antykradzieżowa) z zamkiem szyfrowym, - kamizelki odblaskowe, dwa rozmiary dziecięcy i dorosły, 2.2 Stacje rowerowe w postaci słupka przywoławczego. Pięć identycznych urządzeń służących do przywoływania rowerów w ramach Systemu Wypożyczalni Rowerów Miejskich. Urządzenia są ustawione na terenie Nowego Dworu Mazowieckiego w następujących lokalizacjach: - Urząd Miejski centrum miasta łącznik pomiędzy ul. Zakroczymską a Warszawską,

2 - stacja PKP Modlin, ul. Mieszka I, - Twierdza Modlin Centrum Informacji Turystycznej, ul. Baśki Murmańskiej 164, - Twierdza Modlin Cytadela, Al. Przewodników, - Lotnisko Warszawa Modlin obok hali przylotów. Szczegóły dot. działania słupków: Urządzenia są wyposażone w moduł GSM z jednym programowalnym przyciskiem. Wciśnięcie przycisku powoduje nawiązanie połączenia głosowego z numerem wypożyczalni wskazanym powyżej. Wyposażone są także w głośnik, mikrofon i przyciski. Ustawione są na podstawie betonowej stabilizującej urządzenie i zabezpieczającej przed kradzieżą. Słupki zasilane są poprzez ogniwo fotowoltaiczne i akumulator. 3. Usługa operatora systemu. Operator wypożyczalni będzie zobowiązany do świadczenia na rzecz Zamawiającego następujących usług: 3.1 Podpisze z Zamawiającym umowę o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Operator zobligowany jest do przetwarzania danych osobowych użytkowników systemu na zasadach określonych Umową. 3.2 Dostarczenie i przekazanie użytkownikowi systemu roweru oraz jego odbiór. 3.3 Dokonywanie ww. czynności za pomocą specjalnego formularza 3.4 Będzie utrzymywać w sprawności system SWMR 3.5 Będzie utrzymywać w czystości rowery 3.6 Będzie prowadzić Centrum Kontaktu w swoim pomieszczeniu i na swoim sprzęcie 3.7 Będzie zarządzał i utrzymywał system przez okres wskazany w Umowie, na zasadach opisanych w powyżej i w Regulaminie SWMR. 3.8 Zamawiający uprawniony jest do bieżącej kontroli wykonywania przez Operatora zamówionych usług. 3.9 Zadaniem operatora będzie też utrzymanie stanu rowerów gotowych do wypożyczenia (serwis) w całym okresie obowiązywania umowy w ilości nie mniejszej niż 35 sztuk Operator zobowiązany jest do prowadzenia sprawozdawczości dotyczącej funkcjonowania systemu SWMR na zasadach określonych Umową Operator jest też zobowiązany do: - dysponowania odpowiednim sprzętem umożliwiającym sprawne działanie systemu, (samochód umożliwiający przewożenie rowerów, lub samochód z hakiem i przyczepkę, mobilny komputer z bezprzewodowym dostępem do Internetu lub mobilny aparat telefoniczny); - dowożenia rowerów do jednej z 5 stacji SWMR o określonej godzinie przy zapisie przez stronę internetową; - dowożenia rowerów do jednej z 5 stacji SWMR po przywołaniu poprzez słupek. Czas dowozu nie może przekroczyć 20 min. Jeśli przywołanie nastąpi jedno po drugim to ten który dokonał pierwszego przywołania nie może czekać dłużej niż 20 minut, drugi przywołujący nie może czekać dłużej niż 40 minut; - odbiór rowerów od użytkowników w miejscu i godzinie wskazanej w formularzu lub też w ciągu 20 min. od przywołania poprzez słupek. Jeśli przywołanie nastąpi jedno po drugim to ten, który dokonał pierwszego przywołania nie może czekać dłużej niż 20 minut, drugi przywołujący nie może czekać dłużej niż 40 minut. Przywołanie powinno nastąpić nie później niż godzinę przed zakończeniem pracy wypożyczalni. - zarządzania i bieżącego utrzymywania SWMR oraz świadczenia usług towarzyszących w tym m.in. konserwacji, bieżących napraw w obrębie gminy Nowy Dwór Mazowiecki

3 - prowadzenie strony internetowej na potrzeby SWMR (wersja standardowa) w uzgodnieniu z Zamawiającym. Strona w dwóch wersjach językowych polskiej i angielskiej. - Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stacji w trakcie działania SWMR.. Po stronie operatora będzie aktualizacja danych niezbędnych do funkcjonowania SWMR (np. na stronie internetowej) 4. Zasada działania systemu: 4.1 System wypożyczalni rowerów (SWMR) umożliwia krótkie rowerowe wycieczki po Twierdzy Modlin i okolicach, dzięki możliwości wypożyczenia rowerów. Rowery będzie można wypożyczyć na dwa sposoby: poprzez formularz na stronie internetowej systemu min. na jeden dzień przed planowanym wypożyczeniem lub poprzez przywołanie roweru poprzez słupek przywoławczy do jednej z 5 stacji w dniu wypożyczenia. 4.2 Formularz rezerwacyjny znajduje się na stronie internetowej systemu. W pierwszej kolejności operator przekazuje rowery użytkownikom, którzy dokonali rezerwacji przez stronę internetową w godzinach, które zostały wskazane w formularzu rezerwacyjnym. W przypadku jeśli liczba osób, które zarezerwowały rowery przez stronę internetową nie wyczerpie puli posiadanych rowerów należy dokonywać realizacji przywołań. 4.3 Po przybyciu na miejsce przekazania roweru operator przedkłada do podpisu użytkownikowi serwisu formularz wygenerowany ze strony internetowej (w przypadku rezerwacji przez stronę) lub też wypełniony na miejscu (w przypadku przywołania). Formularz potwierdza przekazanie sprzętu użytkownikowi i służy również jako późniejszy protokół odbioru sprzętu przez operatora wykazując jednocześnie stan sprzętu. 4.4 Zamawiający wymaga, aby wypożyczalnia rowerów działała codziennie, od poniedziałku do niedzieli przez 12 godz. dziennie w godz. 9:00 21:00 (8:00 20:00) we wszystkie dni tygodnia, dni świąteczne, w okresie funkcjonowania systemu przez 8 miesięcy w roku tj. marzec listopad. 4.5 Warunkiem wypożyczenia roweru będzie: zawarcie umowy w formie formularza podczas rezerwacji w systemie internetowym, akceptacja regulaminu, złożenie podpisu na formularzu w momencie odbioru roweru. 4.6 Szczegółowe warunki korzystania z SWMR określa regulamin SWMR. 4.7 Miejscem realizacji przedmiotu zamówienia jest miasto gmina Nowy Dwór Mazowiecki, w którego granicach położona jest Twierdza Modlin. 5. Centrum Kontaktu Wyposażenie Centrum Kontaktu w niezbędny do jego funkcjonowania sprzęt (mobilny komputer z dostępem do bezprzewodowego Internetu, mobilny telefon) leży po stronie Operatora systemu. 6. Portal internetowy Na potrzeby systemu stworzono dedykowaną stronę internetową SWMR w wersji klasycznej, dostosowaną również do telefonów komórkowych. Adres strony: rowery.nowydwormaz.pl. Zamawiającemu przekaże Operatorowi kody dostępu do portalu internetowego. 7. Zarządzanie i bieżące utrzymanie systemu SWMR 7.1 Zasady i warunki korzystania z SWMR określa Regulamin. 7.2 Operator systemu zapewni dostępność SWMR w sezonie rowerowym 2016 r. 7.3 Operator będzie zarządzał i na bieżąco utrzymywał i kontrolował SWMR, prowadził stronę internetową, obsługiwał centrum kontaktu, świadczył usługę dowozu rowerów do stacji, jak też ich odbioru od użytkowników. Jego zadaniem będzie też

4 utrzymanie sprawności rowerów i całego systemu SWMR, zapewnienie w sezonie rowerowym bieżącego serwisu i naprawy wszystkich elementów SWMR. 7.4 Na czas obowiązywania umowy Operator zawrze umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) z tytułu prowadzonej działalności, w zakresie umożliwiającym pokrycie szkód wyrządzonych Zamawiającemu, Klientom a także innym podmiotom, jakie mogą powstać w związku z realizacją umowy. 7.5 Z chwilą wygaśnięcia umowy Wykonawca wyda Zamawiającemu system w stanie technicznym umożliwiającym jego dalsze funkcjonowanie, pogorszonym jedynie o zużycie będące następstwem jego prawidłowej eksploatacji (rowery i strona internetowa). Z czynności wydania systemu strony sporządzą protokół zdawczo-odbiorczy. 7.6 Strony powołają komisję zdawczo-odbiorczą która sporządzi protokół zdawczoodbiorczy w ostatnim dniu obowiązywania niniejszej umowy. 8. Informacje Dodatkowe 8.1 Operator odpowiada za wszelkie szkody powstałe w związku z wykonywaniem przez niego dostawy i usług stanowiących przedmiot Umowy. 8.2 W przypadku, gdyby wobec Miasta Nowy Dwór Mazowiecki skierowane zostały jakiekolwiek roszczenia osób trzecich, powstałe w związku z wykonywaniem przez Operatora dostawy i usług stanowiących przedmiot Umowy, Operator przejmie wszelką odpowiedzialność z tego tytułu i we własnym zakresie zaspokoi takie roszczenia. 8.3 W przypadku, gdyby na mocy obowiązujących przepisów prawa albo orzeczenia sądu lub innego organu orzekającego Miasto Nowy Dwór Mazowiecki zobowiązane zostałoby do zaspokojenia roszczeń powstałych w związku z realizacją przez Operatora przedmiotu Umowy, Operator niezwłocznie pokryje takie szkody lub zwróci na rzecz Miasta wszelkie kwoty, jakie zostały wypłacone osobom i podmiotom poszkodowanym jako zadośćuczynienie. 8.4 Operator zobowiązany jest do zamieszczania na wszystkich dokumentach loga unijnego oraz informacji o współfinansowaniu Projektu ze środków UE (zgodnie z postanowieniami zawartymi w Wytycznych dla Beneficjentów w zakresie informacji i promocji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata Wykonawca zobowiązany jest do poddania się kontroli w zakresie prawidłowości realizacji Projektu, dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia, Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Zarządzającą oraz inne podmioty uprawnione do jej przeprowadzenia na podstawie odrębnych przepisów. 8.6 Miejsce magazynowania rowerów zapewni Wykonawca i ponosi odpowiedzialność za pozostawiony sprzęt. Zamawiający może zaproponować miejsce na terenie Twierdzy Modlin, gdzie można magazynować rowery bezpłatnie jednak odpowiedzialność za pozostawiony sprzęt ponosi Wykonawca. 8.7 Zamawiający zastrzega sobie prawo udzielenia Wykonawcy zamówień uzupełniających stanowiących nie więcej niż 20% wartości zamówienia podstawowego polegających na rozszerzeniu dostawy na zasadzie art. 67 ust. 1 pkt. 7 ustawy Prawo zamówień publicznych. 9. Informacje dotyczące terminu i miejsca składania ofert. Oferty z podaniem ceny za świadczenie ww. usług należy składać: w Nowodworskim Ośrodku Sportu i Rekreacji adres: ul. Sportowa 66, Nowy Dwór Mazowiecki lub przesłać faxem: Tel/fax:

5 Albo mailem na adres: do dnia 18 marca 2016 r. do godz Kryterium oceny ofert będzie najniższa cena. Wszelkie pytania dotyczące zamówienia należy kierować do: p. Joanny Krzywda, tel wew. 413,