BARIERY STOSOWANIA INNOWACYJNYCH METOD NA PRZYKŁADZIE EDI

Transkrypt

1 BARIERY STOSOWANIA INNOWACYJNYCH METOD NA PRZYKŁADZIE EDI IWONA GRABARA Politechnika Cz stochowska W okresie stagnacji polskiej gospodarki i w perspektywie wej cia do Unii Europejskiej nale y si ga po coraz nowsze techniki i technologie informacyjne w celu zwi kszenia efektywno ci działania przedsi biorstwa i konkurencyjno ci zarówno na rynku polskim jak i na mi dzynarodowym. Na podstawie własnych obserwacji i bada literaturowych przedstawiono najtrudniejsze do pokonania bariery stosowania technologii szybkiego komunikowania i zdobywania niezb dnych informacji ze wskazaniem na technologi EDI. Zwrócono uwag na znaczenie bada problematyki społecze stwa informacyjnego. Badania powinny by przeprowadzane w celu wskazania kierunku działania przedsi biorcom i władzom ustawodawczym likwiduj cego istniej ce bariery. It is necessary to use more modern information techniques and technologies to increase the efficiency of enterprise performance and its competitive position on both, domestic and foreign markets during the period of polish economy stagnancy and close perspective of entering the European Union. This paper presents the most difficult barriers for fast communication technologies improvement and achieving essential information of EDI technology. These are based on own remarks and literature analysis. Also, the meaning of information society problematic is pointed out. The research should show the main direction of activity for businessmen and legislative authorities, which liquidate the existing barriers. 1. WPROWADZENIE Globalizacja i wzrost konkurencji w perspektywie przyst pienia Polski do Unii Europejskiej powoduje, e przedsi biorstwa poszukuj nowych koncepcji zarz dzania, zwi kszaj cych efektywno działania. Dzisiaj w Polsce wymaga si ukierunkowania zarz dzania przedsi biorstwem na formułowanie i realizacj strategicznych celów w cisłym powi zaniu z otoczeniem, co okre la szanse oraz mo liwo ci rozwoju przedsi biorstwa. Wzrastaj ce potrzeby klientów oraz wci zwi kszaj ca si liczba konkuruj cych ze sob przedsi biorstw powoduj, e przedsi biorstwom bardzo trudno jest zaistnie na rynku, a w szczególno ci zdoby pozycj lidera. Aby tego dokona

2 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr3, firma powinna d y do sprzeda y produktów po najni szych cenach, najwy szej jako ci, ustalonym terminie dostawy, zamawianej ilo ci oraz w odpowiednim asortymencie. Osi gni cie tych celów b dzie mo liwe jedynie dzi ki sprawnie i szybko przebiegaj cej informacji, a tak mo liwo stwarza stosowanie nowoczesnych technik i technologii informatycznych oraz wprowadzanie i modyfikowanie metod zarz dzania wykorzystuj c najnowsze osi gni cia nauki, prowadz ce do przebudowy przedsi biorstw pod wzgl dem strukturalnym i organizacyjnym. Poprawnie funkcjonuj ce przedsi biorstwo powinno d y do zgrania w czasie wielu czynników produkcji: ludzi, urz dze, materiałów, cz ci i podzespołów, rodków transportu, rodków finansowych itd. Efekty takie mo na osi gn poprzez wdro enie zintegrowanego systemu informatycznego zarz dzania (IMIS Intergrated Management Information Systems). IMIS stanowi najwy sz form ewolucyjn zastosowania technologii komputerowej do wspomagania procesów zarz dzania w przedsi biorstwie. IMIS to otwarty, modułowo zorganizowany kompleksowy system informatyczny, obsługuj cy wszystkie sfery jego działalno ci, pocz wszy od marketingu, planowania i zaopatrzenia poprzez techniczne przygotowanie produkcji i jej sterowanie, dystrybucj, sprzeda, gospodark remontow, prace finansowo ksi gowe i gospodark kadrami, umo liwiaj cy sprawowanie kontroli, przeprowadzanie analiz i podejmowanie wła ciwych decyzji. Prawidłowo działaj cy IMIS wymaga szybkiej komunikacji i przepływu warto ciowych informacji wspomagaj cych proces podejmowania decyzji. Wiele firm na wiecie zdało sobie spraw, e stosowanie najnowocze niejszych technik i technologii wspomaganych komputerowo jest podstawowym elementem utrzymania b d zwi kszenia konkurencyjno ci na rynkach mi dzynarodowych. 2. Znaczenie bada problematyki społecze stwa informacyjnego Wybór odpowiednich technologii jako metody wspomagaj cej zarz dzanie i efektywne działanie przedsi biorstwa, oparty jest na wynikach przeprowadzanych badaniach. Jedne z pierwszych bada na temat poznania zapotrzebowa przedsi biorstw na najnowsze technologie i techniki informatyczne oraz implikacje ich stosowania przeprowadzili P.R. Prabhaker, J.O. Goldhar i D. Lei. Rezultaty tych bada zostały ogłoszone w The Journal of Business & Industrial Marketing. Badania udowodniły, e firmy, które w sposób przemy lany, bez zbytniego po piech i odpowiednio przygotowane strukturalnie i organizacyjnie zastosowały potrzebne moduły informatyczne lub etapowo wdra ały zintegrowany system zarz dzania, aby udoskonali komunikacj i przyspieszy przepływ istotnych informacji, ich analiz oraz proces podejmowania decyzji na wszystkich szczeblach organizacyjnych, osi gn ły sukces na własnym rynku i rynkach mi dzynarodowych 61. Strateg Michael Porter zaobserwował, 61 Prabhaker, P. R., Goldhar J. O., Lei D., Marketing Implications Of Newer Manufacturing Technologies; The Journal of Business & Industrial Marketing 10(luty) 1995, s.48-58

3 198 Iwona Grabara Bariery stosowania innowacyjnych metod na przykładzie EDI e wraz z rozwojem technik informatycznych nast pił post p w dziedzinie szeroko poj tej technologii informacyjnej. Efektem bada przeprowadzonych w zakresie nauk społecznych, marketingu, zarz dzania, in ynierii i wielu innych M. Porter stwierdził, e globalna rywalizacja wymaga szybkiego adoptowania wszelkich innowacyjnych metod zarz dzania, ale musi to i w parze z reorganizacj firmy 62. Natomiast z bada przeprowadzonych przez zespół L.B. Artman i R.E. Sabath 63 wynikało, e najwi kszym zainteresowaniem, bo a w ponad 50 % ankietowanych firm, cieszyły si moduły informatyzuj ce logistyk przedsi biorstwa ze szczególnym uwzgl dnieniem zarz dzania ła cuchem dostaw. Powstawanie nowych metod zarz dzania, rozwój logistyki a zwłaszcza gwałtowny wzrost funkcjonalno ci ła cucha dostaw, nowe kanały dystrybucji, zast powanie stosunków konkurencyjnych współprac zmierzaj c do lepszego reagowania na zapotrzebowanie rynku oraz wymagania klientów spowodowało du e zapotrzebowanie firm na technologi szybkiego komunikowania i zdobywania niezb dnych informacji. Mo liwo tak stwarza zastosowanie technologii Elektronicznej Wymiany Danych (EDI Electronic Data Interchange). Mimo oczywistych korzy ci stosowania EDI w handlu typu B2B wyst puje wiele barier trudnych do pokonania. Badania problematyki rozwoju społecze stwa informacyjnego przeprowadzano w krajach o wysokim poziomie rozwoju na przełomie lat 80 i 90 tych 64. Ustalono wówczas najtrudniejsze do pokonania przeszkody, przedstawiono metody ich rozwi zania oraz zorganizowano pomoc dla małych i rednich firm umo liwiaj c korzystanie z EDI. W Polsce tego typu badania s przeprowadzane zbyt pobie nie, a specjali ci w tej dziedzinie niewiele mog zrobi. Coroczny Kongres Informatyki Polskiej przedstawia w raportach wiele zalece i uwag niestety bez dalszej konsekwencji realizacyjnej. Jedno z 12 zalece przedstawionych w raporcie Polska informatyka w Unii Europejskiej sumuj cych najwa niejsze postulaty i oczekiwania rodowiska informatycznego w Polsce podnosi kwesti podj cia szeroko poj tych bada naukowych dotycz cych problematyki społecze stwa informacyjnego, bo zbyt wiele procesów w tej dziedzinie przebiega obecnie spontanicznie lub wył cznie pod wpływem impulsów politycznych, a zbyt mało jest natomiast przemy lanego sterowania (lub inspirowania) okre lonych procesów oraz kontroli deklarowanych celów i osi ganych efektów. Ponad to specjali ci badaj cy, opracowuj cy i wdra aj cy strategie rozwoju społecze stwa informacyjnego powinni je stale konsultowa z informatycznym rodowiskiem naukowym, zawodowym oraz biznesowym. Nale y im umo liwi uzyskanie podstawowej wiedzy na temat mo liwo ci zastosowa systemów informacyjnych oraz 62 Porter, M. E., Van der Linde C., Green and Competitive: Ending the Stalemate; Harvard Business Review 73(maj)1995, s Artman, L. B., Sabath R. E., Are You Ready for Change? American Shipper, 1995, s Watts C.A., Hogan P.T., Treleven M.D., Issues Influencing Use of Electronic Data Interchange Technology; Mid American Jurnal of Business, Vol.13, nr 2, 1998.

4 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr3, nabycie elementarnych umiej tno ci posługiwania si nimi.65 Na podstawie bada literaturowych i obserwacji gospodarowania przedsi biorstw mo na zauwa y, e istnieje i nadal pojawia si zbyt wiele przeszkód ograniczaj cych mo liwo wykorzystywania w Polsce nowych technologii informacyjnych, a zwłaszcza EDI maj cej wpływ na rozwój organizacji wirtualnych, które w niedalekiej przyszło ci powinny sta si na polskim rynku wysoce opłacalne. Badania dotycz ce przezwyci ania trudno ci w stosowaniu systemów informatycznych powinny dostarcza przedsi biorstwom wiarygodnych, dokładnych informacji o technikach i technologiach informatycznych zapewniaj cych zwi kszenie konkurencyjno ci. Ocena innowacyjnych metod powinna by obiektywna i przedstawia zarówno zalety jak i wady ich adaptacji. Upowszechniane powinny by rezultaty i do wiadczenia firm, które mimo du ego ryzyka i kosztów odwa yły si na przebudow i wdra anie kolejnych modułów zintegrowanego systemu informatycznego zarz dzania uwzgl dniaj cego informatyczne metody i narz dzia optymalizuj ce funkcjonowanie przedsi biorstwa np. EDI. Zadaniem bada jest zmiana panuj cych tradycji i nawyków w społecze stwie polskim i wskazanie kierunków działania zarówno przedsi biorcom jak i władzom ustawodawczym likwiduj cych istniej ce bariery. Wyniki bada musz przekonywa organizacje gospodarcze, e korzystanie z szeroko rozumianych technologii informatycznych i Internetu mimo wysokich kosztów inwestycyjnych daje w wymierne korzy ci w zakresie redukcji kosztów, wzrostu zysków, oszcz dno ci czasu. Firma prowadz ca działalno za po rednictwem Internetu zmienia swój wizerunek, przez co wzrasta zaufanie klientów a tym samym zwi ksza si szansa na zdobywanie i utrzymywanie stałych, zyskownych klientów. 3. Elektroniczna wymiana danych Imperatywem ka dej firmy w dobie rosn cej konkurencji jest doskonalenie jako ci usług i produktów, obsługi klienta i wydajno ci operacyjnej. Działania te prowadz do uzyskania przewagi na rynku, ale przy jednoczesnym nawi zywaniu współpracy mi dzy ró nymi organizacjami w zakresie produkcji, obsługi klienta, logistyki, finansów itp. Narz dziem do osi gni cia tak widzianej przewagi jest elektroniczna wymiana danych (Electrinic Data Interchange EDI). Jest to technika, która wyrosła na bazie sieci komputerowych, a dokładniej mówi c na bazie poczty elektronicznej (Electronic Mail), polegaj ca na wymianie standardowo sformatowanych danych mi dzy systemami informatycznymi partnerów przy minimalnej interwencji człowieka. EDI ł czy mo liwo ci informatyki i telekomunikacji w celu zlikwidowania mozolnej pracy zwi zanej z generowaniem i przetwarzaniem dokumentów papierowych. EDI nie jest rodzajem poczty elektronicznej, polega na wymianie danych sformatowanych, które mog by nast pnie jednoznacznie 65 Raport Polska informatyka w Unii Europejskiej, 3. Kongres Informatyki Polskiej, 2003.

5 200 Iwona Grabara Bariery stosowania innowacyjnych metod na przykładzie EDI przetwarzane przez system informatyczny. EDI opiera si na zastosowaniu standardowych komunikatów, b d cych odpowiednikiem zunifikowanego dokumentu handlowego, przystosowanego do celów elektronicznej transmisji. Standardy opieraj si na cisłych regułach gramatycznych oraz na okre lonym zbiorze słów. W celu unikni cia chaosu Organizacja Narodów Zjednoczonych postanowiła opracowa (1986 r.) i popiera jeden, uniwersalny standard, którym jest UN/EDIFACT (United Nations Rules for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport). Wymian standardowych komunikatów realizuje, równie standardowe oprogramowanie, w skład którego wchodzi musi konwerter oraz oprogramowanie komunikacyjne zwi zane z obsług sieci komputerowej lub transmisj modemow. Zadaniem konwertera jest przygotowanie standardowego komunikatu wykorzystuj c dane u ytkownika oraz dekodowanie komunikatu, w celu odczytania zawartych w nim informacji. Innymi słowy, konwerter dokonuje konwersji danych ze standardu obowi zuj cego w danym przedsi biorstwie do standardu EDI i odwrotnie 66. Ujednolicenie formatu przesyłanych informacji i danych jest wa nym i koniecznym czynnikiem warunkuj cym rozwój i korzystanie z EDI. Elektroniczna wymiana danych jako technologia tworz ca pomost mi dzy systemami informatycznymi współpracuj cych ze sob firm realizuj cych ró ne transakcje ma charakter globalny, to te standaryzacja o zasi gu mi dzynarodowym jest nieodzowna. Obecnie najcz ciej u ywane standardy to: UN/EDIFACT okre la główne zasady tworzenia, przetwarzania, przesyłania i bezpiecze stwa wymiany dokumentów elektronicznych oraz usprawnia zast powanie dokumentacji papierowej dokumentami elektronicznymi, SWIFT standard finansowo-ksi gowy, ANSI X12 standard ameryka ski 67. W zale no ci od stopnia zaawansowania techniki EDI w danej organizacji gospodarczej wyró nia si trzy poziomy zastosowa : usprawnienie obrotu dokumentowego poprzez innowacj wystawiania dokumentów z wykorzystaniem potrzebnych danych z baz danych firmy, wysyłania, odbioru bez konieczno ci procedury dor czania, rejestracji i dekretacji oraz wprowadzenia dokumentu do obiegu, usprawnienie sterowania procesami gospodarczymi m.in. obsług dostaw na czas (Just-in-Time), gdzie dostawca zapewnia okre lony, minimalny poziom zapasów na linii produkcyjnej odbiorcy, a stan zapasów odbiorcy jest monitorowany, uzupełniany w odpowiednim momencie oraz rejestrowany przy wykorzystaniu 66 Hałas E., Współczesne narz dzia informatyczne wspomagaj ce przepływ towarów; Logistyka nr 3/2000, s Chmielarz W., Handel elektroniczny nie tylko w gospodarce wirtualnej; Wydawnictwo Naukowe Wydz. Zarz dzania UW, Warszawa 2001, s.153

6 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr3, kodu kreskowego, który uruchamia automatycznie procedury: aktualizacji stanu zapasów, ksi gowania, wystawiania i wysyłania polecenia zapłaty, tworzenie nowych organizacji gospodarczych w wyniku integracji istniej cych poprzez zapewnienie przesyłania danych mi dzy nimi i bezpo redniego przetwarzania co powoduje powstawanie długoterminowych relacji z dostawcami i obustronne korzy ci w zakresie gwarancji dostaw i ich wielko ci 68. EDI jest najcz ciej wykorzystywana w takich dziedzinach gospodarki jak handel, produkcja, transport, finanse, administracja. Komunikacja pomi dzy przedsi biorstwami polega na wymianie w postaci elektronicznej wszystkich mo liwych zestandaryzowanych dokumentów np.: formularzy zamówie, faktur, polece przelewu, potwierdze zlece i innych u ywanych w działalno ci gospodarczej. Stosowanie technologii EDI daje wiele korzy ci na wszystkich szczeblach organizacyjnych przedsi biorstwa, w zwi zku z tym powstaj korzy ci operacyjne, taktyczne i strategiczne. Korzy ci operacyjne to obni enie kosztów zwi zanych z przenoszeniem danych pomi dzy ró nymi aplikacjami systemów informatycznych. Dzi ki automatyzacji przenoszenia i wymiany danych powstaj oszcz dno ci finansowe i czasowe. Poprzez wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych gwarantowana jest zgodno danych elektronicznych z danymi rzeczywistymi i redukcja kłopotliwych i kosztownych pomyłek. Malej wydatki zwi zane z wysiłkiem i nakładem mudnej pracy personelu przy tworzeniu, kopiowaniu i przesyłaniu dokumentów papierowych. Malej koszty własne ponoszone na ł czno (telefon, faks, poczta) i wymian informacji pomi dzy firmami tradycyjnymi metodami. Dzi ki temu, e dokumenty EDI stworzono w sposób analogiczny do dokumentów papierowych o ustalonej mi dzynarodowej postaci i za pomoc tego samego j zyka, czas przekazywania informacji w nich zawartych jest minimalny. Dodatkow korzy ci jest fakt, e wymiana mo e odbywa si bez wzgl du na rodzaj oprogramowania u ywanego przez firmy współpracuj ce 69. Do korzy ci taktycznych nale y maksymalne wykorzystanie zasobów ludzkich bez zwi kszania ilo ci zatrudnionego personelu i znaczne podniesienie wydajno pracy. Dzi ki szybkiej i dokładnej dystrybucji danych wewn trz przedsi biorstwa, analitycy mog optymalnie je wykorzysta i przekaza w postaci rzetelnych i warto ciowych informacji, aby umo liwi szybsze, wła ciwe i mniej ryzykowne podj cie decyzji dotycz cych produkcji i potrzeb klienta. Tym samym nast pi wzrost efektywno ci produkcji poprzez zastosowanie systemu JiT (Just-in-Time) i realizacji dostaw na danie Lean Supply. 68 Hadyniak B.M., EDI, ródla i kierunki rozwoju, skutki; Materiały na II Krajow Konferencj EDI, Red. M.Nied wiedzi ski, Łód Chmielarz W., Handel elektroniczny nie tylko w gospodarce wirtualnej, Wydawnictwo Naukowe Wydz. Zarz dzania UW, Warszawa 2001, s

7 202 Iwona Grabara Bariery stosowania innowacyjnych metod na przykładzie EDI EDI dostarczaj c aktualnych i dokładnych informacji decydentom na szczeblu strategicznym poprzez podejmowanie szybkich i trafnych decyzji pozwala na uzyskanie przewagi nad konkurencj i utrzymanie si na rynku. Pozwala zaopatrywa klienta we wła ciwy produkt we wła ciwym czasie i we wła ciwe miejsce, co powoduje wzrost lojalno ci w ród klientów i ich zadowolenie. Ma tak e znaczenie psychologiczne 70, gdy korzystanie z EDI wzmaga zaufanie do partnera działaj cego w organizacji gospodarczej i ch długotrwałej współpracy. Na podstawie przeprowadzonych bada korzy ci stosowania EDI s znacz ce. David H. Tobey w 1996r. zauwa ył, e w firmach wykorzystuj cych technologi EDI, a w których filozofia działania oparta była na dwóch kluczowych koncepcjach innowacyjnej i jako ciowej, produktywno wzrosła do 75%, a redukcja kosztów zakupów i magazynowania zmalała o 90% 71. Mimo oczywistym korzy ciom ze stosowania technologii EDI istniej wci bariery, które s trudne do przebycia zwłaszcza przez małe i rednie przedsi biorstwa. 4. Bariery stosowania EDI We wszystkich krajach istniej i nadal powstaj ci gle nowe przeszkody utrudniaj ce wprowadzanie i rozwój EDI: brak mo liwo ci stworzenia jednego wspólnego, mi dzynarodowego standardu ze wzgl du na du e zró nicowanie poszczególnych sektorów gospodarki, brak wiedzy z zakresu potrzeby stosowania standardów i korzy ci płyn cych z tego faktu, brak ch ci zrezygnowania z wcze niej wypracowanych własnych regionalnych standardów pełni cych rol mi dzynarodowych np. UKEDI w Wielkiej Brytanii, ANSI X b d bran owych jak np. SWIFT, brak współdziałania w skali mi dzynarodowej przy ustalaniu ka dej pozycji wspólnego elektronicznego dokumentu ze wzgl du na silny konflikt interesów poszczególnych grup u ytkowników, konieczno zmiany przyzwyczaje i tradycji w poszczególnych pa stwach, zbyt du e koszty wprowadzania EDI zwłaszcza tam gdzie słaba jest infrastruktura telekomunikacyjna, a małe i rednie firmy pozbawione s pomocy pa stwa 73. Problemy elektronicznej wymiany danych dotycz raczej aspektów zwi zanych z zarz dzaniem a nie z wdra aniem systemów informatycznych. Cz informatyczna stanowi jedynie kilkana cie procent ogółu problemów i rozwi zywana jest poprzez 70 jw. 71 Tobey David.H., Paperless Purchasing: Wish You Were Here. Automatic I.D. News 12(marzec) 1996, s Grabara J., Znaczenie EDI dla prawidłowo realizowanych zada w obszarze logistyki odwrotnej; Acta Univ.Lodz.Folia Oeconomica nr 167, Łód Chmielarz W., Handel elektroniczny nie tylko w gospodarce wirtualnej; Wydawnictwo Naukowe Wydz. Zarz dzania UW, Warszawa 2001, s.154

8 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr3, zatrudnianie konsultantów lub wyspecjalizowanych firm. Wi kszo jednak decyzji zwi zanych z wdra aniem systemów informatycznych wraz z technologi EDI le y w gestii grupy zajmuj cej si problemami organizacyjnymi. Elektroniczna wymiana dokumentów nie mo e by rozpatrywana w oderwaniu od całego systemu informacyjnego przedsi biorstwa. Nale y uwzgl dni warunki otoczenia, problemy dotycz ce struktury organizacyjnej, komunikacji, motywacji, kultury organizacyjnej. Nale y wzi tak e pod uwag dotychczas istniej cy obieg dokumentacji oraz istniej ce ju systemy informatyczne. Aby osi gn wytyczone cele i korzy ci z zastosowania EDI musi istnie integracja ze wszystkimi systemami informatycznymi. Tak wi c implementacj technologii EDI nale y rozpocz od dokładnej analizy informacyjnodokumentacyjnej i stworzenia projektu systemu przyszło ciowego. Okazuje si, e rozwój EDI nie jest a tak szybki, jakby mo na było si tego spodziewa, sytuacj taka przewidzieli V. Sriram i S. Banerjee przedstawiaj c w swych opracowaniach dokładne zalecenia i szczegółowe procedury wdra ania EDI. Ostrzegali oni tak e przed niebezpiecze stwem wynikaj cym z pochopnego i nieprzemy lanego stosowania nowoczesnych technik i technologii informatycznych, zach cali do wdra ania EDI wraz z kolejnymi modułami zintegrowanego systemu informatycznego zarz dzania metodami na miar ewolucji a nie rewolucji 74. Przed przedsi biorstwami polskimi tak e stoi wiele barier uniemo liwiaj cych maksymalne wykorzystanie mo liwo ci innowacyjnych technik i technologii informatycznych. Najistotniejsze to: brak ch ci poszerzania wiedzy z zakresu ekonomii i nowoczesnego zarz dzania firm, tym samym odpowiedniego zrozumienia nowych koncepcji zarz dzania opartych na informatycznych systemach logistycznych i ich celów, brak d enia do modernizacji zarz dzania w kierunku zintegrowanego systemu informatycznego zarz dzania przedsi biorstwem w makro-skali, trudno ci zwi zane z przygotowaniem mena erów do wykorzystywania posiadanych informacji (wiedza ekonomiczna, optymalna analiza danych, umiej tno agregacji danych, powszechna symulacja procesów gospodarczych, wizualizacja danych i informacji wspomagaj ca podejmowanie decyzji na wszystkich szczeblach organizacyjnych, dobór odpowiednich rodków informatycznych), utrudnianie przepływu informacji poprzez mał niezawodno usług sieciowych i telekomunikacyjnych oraz brak du ych o rodków obliczeniowych z komputerami du ej mocy, słaby rozwój baz i hurtowni danych wspomagaj cych decyzje gospodarcze, 74 Sriram V., Banerjee S., Electronic Data Interchange: Does Its Adoption Change Purchasing Policies and Procedures? International Journal of Purchasing and Materials Management 1(stycze ) 1994, s.31-40

9 204 Iwona Grabara Bariery stosowania innowacyjnych metod na przykładzie EDI brak popularyzowania wyników bada zach caj cych do stosowania metod innowacyjnych m.in. EDI i przedstawiaj cych sposoby przezwyci ania istniej cych trudno ci, brak pomocy i poparcia rz du dla rednich i małych polskich firm, co powoduje zbyt wysokie koszty ich przebudowy. Zazwyczaj bariery utrudniaj ce wdra anie szeroko poj tych systemów informatycznych z wykorzystaniem najnowszych technik transmisji danych maj charakter ekonomiczny lub zwi zane s z nisk jako ci poł cze i wysokimi kosztami usług telekomunikacyjnych. Najwa niejszym jednak problemem jest brak poparcia kierownictwa dla modyfikacji istniej cych systemów informacyjnych i wprowadzaniu EDI. Ogólna ch przebudowy istniej cych i tworzenie nowych organizacji gospodarczych, wzoruj c si na najlepszych organizacjach europejskich i wiatowych mogłoby wymóc na władzach pa stwa uregulowanie przepisów prawnych dotycz cych firm telekomunikacyjnych maj cych na usługi monopol, nacisku na ochron danych osobowych utrudniaj c przepływ informacji mi dzy poszczególnymi krajami, obni enia podatków przedsi biorstwom d cym do stworzenia e-businessu a tak e otoczenie opiek małych i rednich firm chc cych rozwija si. Kierownictwo jak i pracownicy cz sto przeciwstawiaj si wprowadzeniu do firmy systemów informatycznych. Jest to spowodowane obawami przed: konieczno ci podwy szania kwalifikacji, wzrostem odpowiedzialno ci, redukcj etatów. Kierownictwo rzadko jeszcze przywi zuje wag do poszerzania własnej wiedzy z zakresu zarz dzania, wdra ania systemów komputerowych zintegrowanych z Internetem, nie wykazuje ch ci poznania mo liwo ci Internetu i ich wykorzystania oraz nauki j zyka angielskiego. Cz sto wybieraj c system sugeruje si hasłami reklamowymi, rzadziej konsultuje si z wyspecjalizowanymi firmami. Systemy informatyczne kupowane s zazwyczaj bez wcze niej przygotowanego projektu usprawnienia przedsi biorstwa i wytyczonego celu działania, co zwi zane jest ze złym rozumieniem poj cia nowoczesne zarz dzanie. Typowo polskie przedsi biorstwa, które chc istnie i prosperowa w perspektywie przyst pienia do Unii Europejskiej powinny zacz pojmowa zarz dzanie jako działalno polegaj c na podejmowaniu trafnych decyzji oraz sterowaniu wszystkimi zasobami ł cznie z lud mi, procesami i informacjami w sposób jak najbardziej wydajny, oszcz dny i zgodny z racjonalno ci działa gospodarczych w celu osi gni cia optymalnych efektów. Krótko mówi c nowoczesne zarz dzanie powinno by rozumiane jako całokształt wiedzy, umiej tno ci i gotowo ci ich stosowania przez podmioty zarz dzania poł czone w zorganizowany sposób z materialnymi rodkami zarz dzania 75. W tak rozumianym zarz dzaniu wyró nia si podstawowe elementy umiej tnie poł czone w spójn cało. Nale do nich elementy twarde (hardware technika 75 Solarz J.K., Narodowe style zarz dzania. Mity czy fakty; Wrocław 1984

10 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr3, zarz dzania), mi kkie ( software koncepcja zarz dzania i organizacyjne (orgware organizacja zarz dzania). Dzi ki temu tworzy si style zarz dzania uwzgl dniaj ce charakter narodu, jego kultur pracy i poszanowanie nadrz dnych warto ci. W stylach tych dominuj obecnie trzy podej cia: systemowe, perspektywiczne i globalne, które charakteryzuje si takimi cechami jak: my lenie w skali globalnej, coraz cz stsze nastawienie na rynki wiatowe, ci głe poszukiwanie rozwi za innowacyjnych, modyfikowanie działalno ci przedsi biorstw w zale no ci od zmieniaj cego si otoczenia, charakteru rynku i rozwijaj cej si konkurencji 76. Je eli kierownictwo najwy szego szczebla wszelkiego rodzaju przedsi biorstw i urz dów pa stwowych zwróci uwag na obszary najbardziej kluczowe dla firmy, które w najwi kszym stopniu przyczyniaj si do tworzenia najwi kszej warto ci dodanej, i decyduj o pozycji firmy na rynku oraz maj w sobie najwi kszy potencjał do poprawy, to przebudowa polskich przedsi biorstw na pewno przebiegnie łatwiej i szybciej. Zrozumienie istoty nowoczesnego zarz dzania i poparcie modernizacji przedsi biorstwa przez kierownictwo ma olbrzymi wpływ na przebieg tego trudnego zadania i na postaw pracowników ni szych szczebli. Dowiodły tego badania ankietowe zapocz tkowane przez V.A. Zeithaml a w 1981r. 77 i kontynuowane przez zespół B. Farbey, F. Land, D. Targett w 1993r. i M. MacLeod a w 1996r 78. Pocz tkow niech do jakichkolwiek modyfikacji systemów informacyjnych i wprowadzenia nowych technologii informatycznych zmieniła popularyzacja rezultatów bada ankietowych opracowanych wg wcze niej zaprojektowanego modelu teoretycznego. U wiadomiono przedstawicieli ró nych przedsi biorstw o najcz ciej wyst puj cych trudno ciach przy wdra aniu innowacyjnych metod m.in. EDI z jednoczesnym przedstawieniem zaradczych metod ich zmniejszania b d unicestwiania. Najistotniejszym problemem jest odpowiednie zrozumienie nowych koncepcji zarz dzania i celów ze szczególnym uwzgl dnieniem decyduj cej roli ludzi, ludzi jako pracowników, a tak e jako klientów. Pomocne w tym przypadku s systemy logistyczne wspomagane systemami informatycznymi. Logistyka staje si t dziedzin wiedzy, która na bazie systemów informatycznych, prowadzi do integracji organizacji, by zapewni optymalne funkcjonowanie ła cuchów zaopatrzeniowych od momentu pozyskania surowców, przez ich przetwarzanie, dystrybucj, a do dostarczenia finalnemu odbiorcy 79. Istot logistyki jest, bowiem 76 Penc J., Decyzje w zarz dzaniu; Wyd. Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków Zeithaml V.A., How Consumer Evaluation Processes Differ between Goods and Services. In James H. Donnelly and William R. George, Eds.; Marketing of ServicesIL: American Marketing Association., Chicago, Watts C.A., Hogan P.T., Treleven M.D., Issues Influencing Use of Electronic Data Interchange Technology. Mid American Jurnal of Business, Vol.13, nr 2, Abt S., Systemy logistyczne wyzwaniem dla informatyków; Informatyka 7/95

11 206 Iwona Grabara Bariery stosowania innowacyjnych metod na przykładzie EDI sterowanie procesami przepływu wszelkich zasobów (materiałów, informacji, surowców, wyrobów gotowych, pracowników itd.) w systemach tj. w ramach przedsi biorstwa, pomi dzy przedsi biorstwem a rynkami zaopatrzenia i zbytu oraz w sieci przedsi biorstw w kanałach i ła cuchach logistycznych. Celem logistyki jest integracja tych przepływów w wymiarze czasu i przestrzeni, aby: zoptymalizowa koszty realizacji tych procesów, zapewni najwy szy mo liwy, przy danym poziomie kosztów, standard obsługi klienta (wewn trznego i zewn trznego) 80. Coraz cz ciej to nie logistyka jest traktowana jako podsystem przedsi biorstwa, lecz przedsi biorstwo stanowi element systemu logistycznego. Im wi kszy zakres integracji procesów przepływów zasobów, tym wi ksze znaczenie ekonomiczne działa logistycznych. Kierownictwo przedsi biorstw powinno zrozumie, e systemowe podej cie we współczesnej logistyce zapewnia optymalizacj systemu, a wszystkie elementy systemu logistycznego podporz dkowane s wspólnemu, ogólnemu celowi i zmierzaj do takich form współdziałania, które zapewniaj pozytywn ocen całego systemu logistycznego i efektywne działanie całej organizacji gospodarczej. Podstaw optymalnego systemu logistycznego jest szybka i aktualna informacja. Nale y j traktowa jako czynnik produkcji, równie istotny jak siła robocza, kapitał i rodki pracy. Jak twierdzi J.Penc, informacja to katalizator zarz dzania; czynnik, który scala funkcje zarz dzania i warunkuje jego skuteczno 81. Warunkiem koniecznym funkcjonowania systemów logistycznych w sposób optymalny jest zastosowanie w tych systemach informatyki. Komputerowe wspomaganie systemów informacyjnych ma strategiczne znaczenie dla przedsi biorstwa. Stosowane techniki i rodki informatyczne umiej tnie wdro one i wykorzystane umo liwiaj maksymalizowanie zysków zarówno w firmie, w ogniwie ła cucha logistycznego, jak i w całym ła cuchu dostaw. Podstawowym zadaniem dla mened era odpowiedzialnego za informatyzacj systemu zarz dzania w przedsi biorstwie jest okre lenie zakresu rzeczowego, przedmiotowego dla tych zbiorów danych ródłowych, które maj zasadnicze znaczenie w procesach planowania i koordynacji zarz dzania logistycznego a tym samym całego przedsi biorstwa, poprzez monitoring i controlling wszystkich operacji gospodarczych. Informatyzacja w przedsi biorstwie sprowadza si zarówno do tworzenia architektury systemów informatycznych jak i do sposobu wykorzystania ich. Mena er, zatem powinien posiada umiej tno szybkiego wykorzystania wszystkich, warto ciowych informacji znajduj cych si w jego posiadaniu oraz przesłania ich w postaci czytelnej i zrozumiałej do decydentów. Umiej tno taka wymaga wiedzy z zakresu ekonomii, 80 Chaberek M., Logistyka Zarz dzanie logistyczne Zarz dzanie logistyk;. Gospodarka Materiałowa i Logistyka 9/ Penc J., Strategie zarz dzania. Perspektyficzne my lenie. Systemowe działanie; Agencja Wydawnicza PLACE, Warszawa 1996

12 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr3, analizy i agregacji danych, symulacji, stosowania wizualizacji danych i informacji wspomagaj cej zdobywanie wiedzy oraz doboru odpowiednich rodków informatycznych. Rzadko pracownicy odpowiedzialni za wdra anie systemów informatycznych posiadaj te umiej tno ci i rozumiej nowoczesny mechanizm działania organizacji gospodarczej. Cz sto nie zdaj sobie sprawy, e logistyczny system informacji musi by systemem otwartym, umo liwiaj cym poł czenie si zarówno z sieciami lokalnymi jak i rozległymi. Wa n cech logistycznego systemu informacji jest tak e jednolito jego wszystkich elementów, bez wzgl du na to czy s one cz ciami składowymi systemu jednego przedsi biorstwa czy grupy przedsi biorstw, a ich sie informacyjna powinna charakteryzowa si wyra nym sprz eniem zwrotnym i słu y zarówno celom jednostronnego przekazu jak i dwustronnej wymianie informacji w ró nej postaci mi dzy dowolnymi partnerami rynkowymi. Analizy, decyzje i sterowanie EDI Sieci teleinformatyczne LSI EDI Just-in-time AI EDI Banki danych i serwis Sieci GPS teleinf. AI Wyniki bada marketingowych EDI szybka odpowied AI EDI Sieci teleinf. Dostawcy Zaopatrzenie Produkcja Transport Magazynowanie Marketing Klient Gromadzenie Dystrybucja i sprzeda i recykling zu ytych dóbr Przepływ dóbr fizycznych wspomagany przez system klasy MRP MRP MRP MPS DRP DRP DRP MRP Rysunek 1. Logistyczny system informacji ródło: Opracowanie własne na podstawie [17] [18] Graficzne przedstawienie logistycznego systemu informatycznego (LSI) potwierdza, e sprawnie funkcjonuj cy LSI wpływa na kondycj całego przedsi biorstwa i opiera si na szeroko poj tej infrastrukturze teleinformatycznej, która jest podstaw stosowania

13 208 Iwona Grabara Bariery stosowania innowacyjnych metod na przykładzie EDI dalszych rozwi za technicznych. Dlatego EDI w oderwaniu od całego systemu informacyjnego organizacji nie zapewnia wszystkich korzy ci. EDI jako system mi dzyorganizacyjny zapewnia zbieranie i przesyłanie informacji prawie w ka dym ogniwie ła cucha dostaw. EDI pozwala osi gn korzy ci dzi ki usprawnieniu obsługi klientów, gospodarki materiałowej przez krótsze terminy dostaw, obni enie poziomu zapasów, trafne i precyzyjne prognozy zbytu, usprawnieniu mo liwo ci stosowania strategii JiT oraz stosowaniu strategii marketingowych. Technologia EDI oraz koncepcja systemów otwartych pozwalaj realizowa zasad tzw. integracji progresywnej 82. W elektronicznej wymianie dokumentów jest wykorzystywana technika automatycznej identyfikacji towarów (AI) wykorzystuj ca kody kreskowe. Technika AI jest wykorzystywana w wielu procesach m.in.w: zaopatrzeniu, produkcji, transporcie, magazynowaniu, handlu. EDI i AI s ci le ze sob powi zane i s nieodł cznym elementem zintegrowanego systemu informatycznego zarz dzania. Jednak e gwarancj efektywnego działania transmisji dokumentów jest dost pno i niezawodno usług sieciowych i telekomunikacyjnych. Niestety jest to jedna z nast pnych barier stawianych przed polskim przedsi biorstwem. W Polsce niestety nadal jest wysoki koszt usług telekomunikacyjnych spowodowany stosowaniem w tej bran y praktyk monopolistycznych oraz wyst puj ce braki w rozwoju infrastruktury. Post p techniczny w dziedzinie sposobu transmisji danych jest niewystarczaj co szybki, co wraz z przyrostem u ytkowników Internetu powoduje tłok w sieci i ci głe problemy z szybko ci emisji. Du e znaczenie w systemie informacyjnym organizacji zwłaszcza w procesie przewozowym odgrywa tak e ł czno satelitarna. Transport charakteryzuj cy si du ym rozproszeniem taboru wykorzystuje system nawigacyjny GPS. System ten wraz z sieciami opartymi o ł cza satelitarne zapewnia optymalizacj fizycznego przemieszczania towarów i dokładne okre lenie poło enia przemieszczanych towarów w ka dym momencie procesu. Integracja EDI z całym systemem informacyjnym organizacji musi odbywa si w relacji do otoczenia. Ono nadaje kształt działalno ci przedsi biorstwa poprzez uwzgl dnienie w systemach informacyjnych istotnych problemów ekonomicznych, społecznych, geograficznych, kulturowych itp. Samodzielnie działaj ca technologia EDI w przedsi biorstwie i słu ca jedynie do przesyłania dokumentów i informacji nie daje przewidywanych efektów. Faktyczne efekty daje d enie do integracji I kompleksowo ci wszystkich modułów informatycznych, stwarzaj c zintegrowany system informatycznego zarz dzania IMIS w skali makro, co prowadzi do powstawania popularnych w krajach rozwini tych gospodarczo przedsi biorstw wirtualnych, które na polskim rynku w przyszło ci maj olbrzymie mo liwo ci i du e perspektywy rozwoju. Na rynku polskim mo na spotka wiele zintegrowanych systemów informatycznych wspomagaj cych efektywn działalno przedsi biorstwa. Niewiele jednak polskich firm 82 Adamczewski P., Wdro eniowe uwarunkowania zintegrowanych systemów informatycznych; Akademicka Oficyna Wydawnicza PLJ, Warszawa 1998

14 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr3, decyduje si na zakup i wdra anie takiego systemu. Cz ciej s one stosowane w du ych przedsi biorstwach z udziałem kapitału zagranicznego. W Polsce przedsi biorstwa najcz ciej decyduj si na zakup systemów klasy ERP, które do niedawna były najpopularniejszymi. Systemy te jednak nie zawsze s kompletne, cz sto ograniczaj si tylko do kilku najwa niejszych modułów. Zintegrowany system ERP zawiera moduły wspomagaj ce mi dzy innymi: finanse, produkcj, logistyk i dystrybucj, marketing, zarzadzanie projektami, usługi, płace i kadry, raportowanie, obieg dokumentów. Przedsi biorstwa wdra aj przewa nie tylko niektóre z nich. Obecnie na rynku polskim dost pne s oprogramowania klasy CRM (Customer Relationship Management) i SCM (Supply Chain Management), jednak do zakupu tych systemów rynek dojrzewa powoli. A przecie obsługa klienta, jako i poziom obsługi to obszar zainteresowania ka dego przedsi biorstwa chc cego istnie na rynku. Poziom obsługi klienta zale y od szeregu decyzji podejmowanych w sferze transportu, zapasów, składów, prognozowania popytu i zamówie zaopatrzeniowych, czyli w zakresie logistyki, finansów i w zakresie innych obszarów funkcjonowania przedsi biorstwa. Chc c wi c zapewni wysoki poziom obsługi klienta, przedsi biorstwa polskie powinny d y do przebudowy i wdra ania systemów wspomagaj cych ich działalno. John J.Coyle, Edward J.Bardi i C.Jahn Langley w ksi ce The Management of business Logistics okre laj obsług klienta jako paliwo, które nap dza silnik ła cucha logistycznego 83. Z oprogramowania klasy ERP, CRM korzystaj na całym wiecie firmy handlowe, banki, towarzystwa emerytalne i ubezpieczeniowe, instytucje publiczne szpitale, uczelnie, urz dy. W Polsce istnieje jeszcze wiele problemów mi dzy innymi gospodarczych i finansowych, utrudniaj cych przebudow przedsi biorstw i wdra anie zintegrowanych systemów wspomagaj cych ich działalno. 5. Podsumowanie W niniejszym artykule zaprezentowano mo liwo ci i perspektywy stosowania technologii informacyjnych wspomagaj cych zintegrowany system informatycznego zarz dzania IMIS. Celem całego zintegrowanego sytemu powinno by rozszerzenie wymiany danych na całe otoczenie organizacji zapewniaj ce: obsług informacyjn ła cucha dostaw, wymian danych z sektorem finansowym i administracji pa stwowej, zarz dzanie klientami zinstytucjonalizowanymi i indywidualnymi, 83 Coyle John J., Bardi Edward J., Langley Jr C.John, The Management of Bisiness Logistics; West Publishing company, Minneapoli St. Paul 1996

15 210 Iwona Grabara Bariery stosowania innowacyjnych metod na przykładzie EDI mo liwo wł czania do systemu klientów wewn trznych, własnych pracowników, kadry zarz dzaj cej oraz współpracowników firmy 84. Nie b dzie on jednak osi gni ty, je eli system nie b dzie korzystał z Internetu i technologii EDI. Wej cie Polski do struktur unijnych zwi kszy szanse wej cia firm polskich na inne rynki, ale wymaga to szybkiego przystosowania si do wymogów dyktowanych przez kraje europejskie. Dlatego omówione w artykule bariery utrudniaj ce stosowanie innowacyjnych metod jak najszybciej nale y zminimalizowa, aby przedsi biorstwa mogły bez wi kszego ryzyka podj przebudow i prowadzi działania w kierunku tworzenia firm wirtualnych. Pomocne w przezwyci aniu wszelkich problemów jest przeprowadzanie bada dostarczaj cych informacji na temat najwi kszych trudno ci wynikaj cych głównie z przyczyn technologicznych, ekonomicznych, organizacyjnych, prawnych i psychologicznych. Wyniki bada musz tak e przekonywa kadr zarz dzaj ca do konieczno ci przebudowy przedsi biorstwa w celu uzyskania w przyszło ci wymiernych korzy ci w zakresie redukcji stałych i inwestycyjnych kosztów, oszcz dno ci czasu i wzrostu zysków, z jednoczesnym wskazaniem kierunków działania likwiduj cych najtrudniejsze przeszkody. Dostosowanie organizacji gospodarczych w Polsce do poziomu wiatowego i do wymogów Unii Europejskiej mo na osi gn poprzez wła ciw polityk rz du, odpowiednie szkolenia i przedstawianie mo liwo ci i metod uczenia si od lepszych oraz poprzez cisł współprac ze specjalistami z zakresu informatyki, logistyki, analizy i diagnozy. Bibliografia 1. Abt S., Systemy logistyczne wyzwaniem dla informatyków; Informatyka 7/95 2. Adamczewski P., Wdro eniowe uwarunkowania zintegrowanych systemów informatycznych; Akademicka Oficyna Wydawnicza PLJ, Warszawa Artman, L. B., Sabath R. E.: Are You Ready for Change? American Shipper, 1995, s Chaberek M., Logistyka Zarz dzanie logistyczne Zarz dzanie logistyk;. Gospodarka Materiałowa i Logistyka 9/ Chmielarz W., Handel elektroniczny nie tylko w gospodarce wirtualnej; Wydawnictwo Naukowe Wydz. Zarz dzania UW, Warszawa Coyle John J., Bardi Edward J., Langley Jr C.John, The Management of Bisiness Logistics; West Publishing company, Minneapoli St. Paul Grabara J., Znaczenie EDI dla prawidłowo realizowanych zada w obszarze logistyki odwrotnej; Acta Univ.Lodz.Folia Oeconomica nr 167, Łód Hadyniak B.M., EDI, ródla i kierunki rozwoju, skutki; Materiały na II Krajow Konferencj EDI, Red. M.Nied wiedzi ski, Łód Chmielarz W., Handel elektroniczny nie tylko w gospodarce wirtualnej; Wydawnictwo Naukowe Wydz. Zarz dzania UW, Warszawa 2001, s.40

16 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr3, Hałas E., Współczesne narz dzia informatyczne wspomagaj ce przepływ towarów; Logistyka nr 3/2000, s Penc J., Decyzje w zarz dzaniu; Wyd. Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków Penc J., Strategie zarz dzania. Perspektyficzne my lenie. Systemowe działanie; Agencja Wydawnicza PLACE, Warszawa Porter M. E., Van der Linde C., Green and Competitive: Ending the Stalemate; Harvard Business Review 73(maj)1995, s Prabhaker P. R., Goldhar J. O., Lei D., Marketing Implications Of Newer Manufacturing Technologies; The Journal of Business & Industrial Marketing 10(luty) 1995, s Raport Polska informatyka w Unii Europejskiej ; 3. Kongres Informatyki Polskiej, Solarz J.K., Narodowe style zarz dzania. Mity czy fakty; Wrocław Sriram V., Banerjee S., Electronic Data Interchange: Does Its Adoption Change Purchasing Policies and Procedures? International Journal of Purchasing and Materials Management 1(stycze ) 1994, s Szymczak M., Logistyczny system informacji; Logistyka 1/96 18.The International Center for Competitive Excellence, Uniwersytet Północnej Florydy Tobey David.H., Paperless Purchasing: Wish You Were Here. Automatic I.D. News 12(marzec) 1996, s Watts C.A., Hogan P.T., Treleven M.D., Issues Influencing Use of Electronic Data Interchange Technology; Mid American Jurnal of Business, Vol.13, nr 2, Zeithaml V.A., How Consumer Evaluation Processes Differ between Goods and Services. In James H. Donnelly and William R. George, Eds.; Marketing of ServicesIL: American Marketing Association., Chicago, 1981