KODEKS POSTĘPOWANIA GRUPY

Transkrypt

1 KODEKS POSTĘPOWANIA GRUPY Niniejszy Kodeks zawiera nasze najważniejsze polityki. Został stworzony, by zapewnić nam i naszej firmie bezpieczeństwo.

2 2 3 PRZESŁANIE DAVE A LEWISA, PREZESA GRUPY TESCO 5 Czym jest Kodeks Postępowania Grupy Tesco? 6 Zgłaszanie obaw 10 W jaki sposób mogę zgłaszać swoje obawy? 11 Kodeks a nasze Kompetencje Lidera 12 W TROSCE O NASZYCH KLIENTÓW 14 Czytelne ceny i marketing 16 Standardy dotyczące żywności i innych produktów 18 Ochrona danych klientów i pracowników 20 WSPÓLNA PRACA 22 Bezpieczeństwo i higiena pracy 24 Równe traktowanie w zatrudnieniu, integracja i różnorodność w miejscu pracy 26 Niedopuszczalne zachowanie 28 Prawa człowieka 30 UCZCIWE PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI HANDLOWEJ 32 Przepisy dotyczące ochrony konkurencji 34 Ograniczenia handlowe oraz sankcje gospodarcze 36 Etyczny handel 38 Przepisy chroniące dostawców 40 Marka i ochrona własności intelektualnej 42 OCHRONA NASZEJ REPUTACJI 44 Oszustwa/nadużycia 46 Korupcja 48 Prezenty i wyrazy gościnności 50 Konflikt interesów 52 Wykorzystywanie poufnych informacji w obrocie papierami wartościowymi i nadużycia na rynku 54 Angażowanie się w działalność polityczną 56 Rzetelna księgowość oraz pranie brudnych pieniędzy 58 Bezpieczeństwo naszych danych 60 Media społecznościowe i komunikacja zewnętrzna 62 BEZPIECZNA LINIA I INNE PRZYDATNE KONTAKTY 64

3 4 5 PRZESŁANIE OD DAVE A LEWISA, PREZESA GRUPY TESCO Kodeks Postępowania Grupy Tesco jest stworzony, aby nam pomagać i chronić nas w codziennej pracy. Na konkurencyjnym, szybko rozwijającym się i coraz bardziej regulowanym rynku ważne jest to, aby każdy z nas rozumiał zasady, którymi musimy się kierować. Każdy z nas powinien też postępować w taki sposób, jak oczekują od nas nasi klienci, aby Spółka Tesco odgrywała ważną rolę w społeczeństwie. Kodeks zawiera najważniejsze prawne zobowiązania oraz polityki, którymi powinniśmy się kierować. Jako zespół, jesteśmy odpowiedzialni za przestrzeganie Kodeksu. Gdziekolwiek pracujemy i niezależnie od zajmowanego stanowiska, Kodeks pomoże nam w zachowaniu bezpieczeństwa i ochroni reputację naszej firmy wśród klientów, kolegów, dostawców i akcjonariuszy. Niezależnie od tego, czy jesteśmy nowymi pracownikami Spółki, czy też pracujemy dla Tesco od dłuższego czasu, ważne jest, abyśmy zrozumieli, że Kodeks odnosi się do nas. Kodeks oznacza więcej niż postępowanie zgodne z politykami. Chodzi o korzystanie z naszych wartości i umiejętności przywódczych w naszym zachowaniu oraz w procesie podejmowania decyzji, tak abyśmy zawsze postępowali w sposób właściwy i uczciwy. Jeśli kiedykolwiek mielibyście wątpliwości co do Waszego sposobu postępowania lub postępowania innych osób, musicie mówić o tym otwarcie, powinniście porozmawiać z kimś zaufanym, np. Waszym bezpośrednim przełożonym. Opcjonalnie możecie porozmawiać z Waszym Kierownikiem Personalnym lub z Działem Prawnym. Jeśli czujecie potrzebę zgłoszenia takich obaw anonimowo, możecie użyć do tego Bezpiecznej Linii Tesco. Chciałbym, aby każdy, kto pracuje dla Spółki Tesco, był dumny z naszej działalności i naszych osiągnięć dla klientów i społeczności, której jesteśmy częścią. Poznanie naszych zasad, kierowanie się zdrowym rozsądkiem, bycie uczciwym oraz wyrażanie swojej opinii to tylko niektóre ze sposobów, które budują naszą dumę w Tesco i pomagają w budowaniu naszej pozycji na przyszłość. Dave Lewis Prezes Grupy Tesco

4 6 7 CZYM JEST KODEKS POSTĘPOWANIA GRUPY TESCO? Kodeks Postępowania Grupy Tesco określa minimalne oczekiwania wobec naszych kolegów, nienależnie od tego, gdzie mieszkasz i w jakiej Spółce Tesco pracujesz. Dostarcza wytyczne dotyczące każdego kluczowego obszaru ryzyka, które mogą się pojawić w Twojej pracy na danym stanowisku. Jest 21 takich obszarów i dla każdego z nich Kodeks wskazuje, z kim się kontaktować, gdy zajdzie potrzeba pomocy lub dodatkowych informacji. Nasz Kodeks dostarcza trzech elementów, które zapewniają nam bezpieczeństwo. U podstaw Kodeksu leży prosta zasada, mówiąca iż zawsze przestrzegamy prawa. To właśnie od naszej reputacji jako firmy działającej zgodnie z prawem zależy zaufanie klientów. Aby upewnić się, że przestrzegamy prawa, stworzyliśmy polityki i wzorce postępowania, dotyczące poszczególnych zagadnień związanych z ryzykiem. Wspomniane polityki i programy zapewniają ochronę w postaci szkoleń, wytycznych i wsparcia, abyś wiedział w jaki sposób zasady odnoszą się do Ciebie. Oprócz przepisów prawa i wewnętrznych polityk, musimy kierować się zawsze naszymi wartościami i naszą kulturą korporacyjną. Nasze wartości dostarczają ochrony, która może stanowić wskazówkę przy podejmowaniu trudnych decyzji. Upewniają nas, że postępujemy właściwie, często robiąc więcej niż wymaga tego litera prawa i nasze polityki. 1. PRAWO Zawsze musimy przestrzegać prawa. Zasada ta stanowi podstawę zaufania, jakim obdarzają nas klienci. NASZE WARTOŚCI Naszymi wartościami kierujemy się przy podejmowaniu trudnych decyzji. Postępując zgodnie z naszymi wartościami, możemy być pewni, że postępujemy właściwie. Dla dobra klientów staramy się bardziej niż ktokolwiek inny. Traktujemy innych tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani. Wykorzystujemy nasze możliwosci do dobrych celów. 2. NASZE POLITYKI I WZORCE POSTĘPOWANIA Zapewniają ochronę w postaci procedur, szkoleń i wsparcia oraz dostarczają pewności, że przestrzegamy prawa. 3. NASZE WARTOŚCI Zapewniają, iż zawsze postępujemy właściwie wobec klientów, kolegów, interesariuszy i społeczności często robimy dla nich więcej niż jedynie przestrzeganie prawa i wewnętrznych polityk.

5 8 9 JAK UŻYWAĆ NASZEGO KODEKSU POSTĘPOWANIA? JAKO PRACOWNIK MUSISZ: Upewnić się, że znasz Kodeks i wiesz, w jaki sposób uzyskać do niego dostęp. Przestrzegać prawa i naszych polityk oraz wiedzieć, w jaki sposób Kodeks ma zastosowanie do Twojego stanowiska. Zawsze uczestniczyć w szkoleniach dotyczących tematów związanych z Kodeksem. Używać naszych wartości, aby ułatwić sobie właściwe postępowanie. Mówić otwarcie, jeśli uważasz, że miało miejsce jakiekolwiek naruszenie Kodeksu lub prawa. Zadawać pytania zawsze, gdy nie jesteś pewny. DODATKOWO, GDY JESTEŚ KIEROWNIKIEM, MUSISZ TAKŻE: Rozumieć Kodeks i być w stanie przekazać jego główne zasady i przesłanie. Zadbać o to, aby wszystkie osoby rozpoczynające pracę w Tesco były przeszkolone w zakresie Kodeksu i go rozumiały. Działać odpowiedzialnie, jeśli pracownik poinformuje Cię, że jego zdaniem Kodeks został naruszony. Mówić otwarcie, jeśli Twoim zdaniem inne osoby naruszają nasze polityki lub nie reprezentują wartości Tesco.

6 10 11 ZGŁASZANIE OBAW W JAKI SPOSÓB MOGĘ ZGŁASZAĆ SWOJE OBAWY? NIE SĄDZĘ, ŻE POWINIEN BYŁ TO ROBIĆ SĄDZĘ, ŻE MUSZĘ TO KOMUŚ POWIEDZIEĆ CZY NIE JEST TO SPRZECZNE Z PRAWEM? Z kim powinienem porozmawiać? Twój bezpośredni przełożony jest zawsze osobą, z którą powinieneś porozmawiać w pierwszej kolejności, chyba że sądzisz, że to właśnie on naruszył Kodeks. Jeśli nie możesz porozmawiać otwarcie ze swoim bezpośrednim przełożonym, możesz to zrobić ze swoim Kierownikiem Personalnym. Możesz również porozmawiać ze swoim Dyrektorem Działu Prawnego lub Dyrektorem ds. Bezpieczeństwa i Zapobiegania Stratom. Jeśli musisz zgłosić swoją obawę w sposób całkowicie poufny, możesz skorzystać z Bezpiecznej Linii Tesco. Informacje dotyczące Bezpiecznej Linii Tesco Bezpieczna Linia Tesco pozwala na zgłaszanie Twoich obaw dotyczących niewłaściwego postępowania w pracy. Jeśli nie czujesz się na siłach do rozmowy ze swoim bezpośrednim przełożonym lub Kierownikiem Personalnym, możesz zadzwonić na Bezpieczną Linię Tesco, aby: Zgłosić wszelkie obawy dotyczące zdarzeń/ zachowań w pracy, które Twoim zdaniem mogą być niezgodne z prawem, naruszają Kodeks Postępowania lub są sprzeczne z polityką firmy. Zgłosić wszystko, co Twoim zdaniem stanowi niebezpieczeństwo dla kolegów w pracy i klientów lub opinii publicznej. Podzielić się wszelkimi swoimi obawami, że powyższe informacje zostały w sposób zamierzony ukryte. Bezpieczna Linia Tesco jest całkowicie poufna i prowadzona przez niezależną firmę. Dzwoniąc na nią, nie musisz podawać swojego imienia i/lub nazwiska. Jeśli jednak to zrobisz, zespół Bezpiecznej Linii będzie w stanie poinformować Cię o wynikach prowadzonego dochodzenia. Jeśli to konieczne, będzie także mógł skontaktować się z Tobą w celu uzyskania dodatkowych informacji. Jako firma popieramy brytyjską ustawę z 1998 r. o ujawnianiu informacji w interesie publicznym (i jej odpowiedniki w prawie innych państw), która chroni poufność składanych zgłoszeń. Oznacza to, iż o ile działasz w dobrej wierze, a Twoje obawy są autentyczne, jesteś prawnie chroniony przed represjami. Nawet jeśli się pomylisz, nie zagrażają Ci żadne negatywne konsekwencje i nie musisz się obawiać utraty pracy ze względu na zgłoszenie swojej obawy. Kontakt na Bezpieczną Linię Tesco można znaleźć na stronie 64. TO MOŻE BYĆ NIEBEZPIECZNE TO NIE JEST W PORZĄDKU JEŚLI SĄDZISZ, ŻE MIAŁO MIEJSCE NARUSZENIE KODEKSU LUB PRAWA, MUSISZ O TYM MÓWIĆ OTWARCIE.

7 12 13 KODEKS A NASZE KOMPETENCJE LIDERA Nasze Kompetencje Lidera w Tesco pomagają nam postępować właściwie wobec klientów, kolegów, akcjonariuszy i społeczności. Pracujemy razem, aby wspólnie osiągać sukcesy. Dzięki współdziałaniu z naszymi kolegami i dostawcami, dostarczamy naszym klientom wysokiej jakości produkty, które pozyskaliśmy w odpowiedzialny sposób. Budowanie dobrych relacji z klientami i kolegami w pracy. Pracujemy, aby zbudować mocne i trwałe relacje ze wszystkimi, z którymi prowadzimy interesy, aby wykorzystać w pełni możliwości naszych klientów, dostawców i swoje własne. Śledzimy trendy rynkowe i dostrzegamy możliwości, które pozwolą prowadzić nasz biznes w przyszłości. Poszukujemy nowych dróg, by upewnić się, że Kodeks jest zrozumiały i przestrzegany przez kolegów. Dbamy o siebie, by utrzymać dobrą formię przez całe życie. Rozumiemy Kodeks i troszczymy się o jego przestrzeganie, nawet jeżeli jest to trudne. Mówimy otwarcie, jeśli uważamy, że Kodeks został naruszony. Bądź elastyczny w myśleniu, otwarty na zmiany i sprawnie podejmuj decyzje. Słuchamy, gdy nasi koledzy lub dostawcy zgłaszają swoje obawy dotyczące naruszenia Kodeksu Postępowania i podejmujemy odpowiednie działania.

8 W TROSCE O NASZYCH KLIENTÓW Nasza wartość Dla dobra klientów staramy się bardziej niż ktokolwiek inny ma fundamentalne znaczenie dla naszego sukcesu, zachęca nas do rozumienia naszych klientów i starania się dla nich każdego dnia. Ta część Kodeksu obejmuje zagadnienia odnoszące się do przekazywania klientom czytelnych informacji cenowych i ochrony ich danych.

9 16 17 CZYTELNE CENY I MARKETING Reklama i marketing należą do najbardziej wpływowych sposobów rozmawiania z naszymi klientami. Klienci informują nas, że czytelna informacja na temat naszych produktów i cen jest dla nich bardzo ważna. Niezależnie od tego, czy nasz przekaz dociera do nich poprzez reklamę telewizyjną, ulotki reklamowe Clubcard, stronę internetową czy informacje POS, ma on wpływ na decyzje klientów dotyczące tego, dlaczego, gdzie i w jaki sposób kupują nasze produkty. Jeśli popełniamy błędy w naszym przekazie, martwimy tym naszych klientów i możemy przyciągnąć uwagę mediów. W wielu krajach, w których prowadzimy działalność, standardy reklam są w znacznej mierze uregulowane prawnie. Jeśli okaże się, że wprowadzamy klientów w błąd, możemy narazić się na kary i stracić ich zaufanie. Wszystko, co mówimy na temat naszych produktów, musi być prawdziwe jeśli twierdzimy, że oferujemy najlepszą cenę, musi to być zgodne z prawdą. Podawanie naszego przekazu we właściwy sposób ma bezpośredni wpływ na zaufanie, którym obdarzają nas klienci. Jeśli bierzesz udział w jakimkolwiek działaniu marketingowym, zadbaj o to, aby cały przekaz był jasny, dokładny i uczciwy. Dbaj o to, aby promocje i zasady ustalania cen były proste. Unikaj skomplikowanych promocji cenowych i częstych zmian cen. Dbaj o to, aby cały przekaz był rzetelny. Żaden klient nie powinien nigdy czuć się naszą reklamą obrażony. Przy porównywaniu naszych cen i produktów z cenami i produktami konkurentów, korzystaj zawsze z dokładnych danych porównawczych. Zestawiaj podobne rzeczy i dbaj o to, aby porównania były aktualne. Dbaj o to, aby reklama zgadzała się z produktem. Sprawdzaj wszystkie wykorzystywane zdjęcia, aby upewnić się, że są one autentyczne i odnoszą się do sprzedawanych produktów. Upewnij się, że Twoja reklama jest odpowiednia i rzetelna, szczególnie ta dotycząca alkoholu. Nigdy nie składaj nieprawdziwych roszczeń dotyczących działań marketingowych, odnoszących się do osób trzecich, np. naszego dostawcy lub konkurenta. Planuję promocję chilijskiego wina i chcę wykorzystać na plakatach zdjęcie winnicy. W bibliotece zdjęć mamy doskonałe zdjęcie argentyńskiej winnicy, które nigdy dotąd nie było używane. Czy mogę go wykorzystać w mojej kampanii? Nie. Twoje zdjęcia muszą odzwierciedlać dokładnie produkt, który reklamujesz. Będziesz musiał zaopatrzyć się w zdjęcie chilijskiej winnicy produkującej wino, które promujesz. Nasz produkt jest sprzedawany po niższej cenie niż u konkurenta. Czy mogę umieścić tę informację na moich POS-ach? Tak, możesz. Jednak bardzo ważne jest, abyś zebrał dokładne i aktualne dane na potwierdzenie oświadczenia, które składasz. Pamiętaj o tym, by monitorować ceny konkurentów i aktualizować swoje materiały reklamowe, aby odzwierciedlały zmiany/różnice cenowe. Jakie reguły mają zastosowanie do reklamy internetowej? Te same, co do jakiejkolwiek innej formy reklamy. Przekaz musi być czytelny, dokładny i nie może wprowadzać w błąd. Zauważyłem, że ceny niektórych produktów zostały podniesione tuż przed promocją. Czy jest to dozwolone? W odniesieniu do cen, w których produkty są sprzedawane podczas promocji, istnieją ścisłe zasady i wytyczne, których musimy przestrzegać. Twój lokalny Dział Prawny lub Dział Prawa Handlowego może Ci doradzić jak, stosować te zasady. Obok szkoły podstawowej mojego dziecka jest sklep Tesco, który wywiesił plakat reklamujący nową, brutalną grę komputerową, promującą sztuki walki. Bez wątpienia reklamowanie przemocy w miejscu widocznym dla wielu małych dzieci jest czymś niewłaściwym. Nie chcemy nigdy umieszczać reklamy tam, gdzie istnieje prawdopodobieństwo, że będzie ona stanowić wykroczenie lub zostanie zinterpretowana jako szkodliwa dla dzieci. Powinieneś porozmawiać o tym otwarcie i podzielić się swoimi obawami z bezpośrednim przełożonym bądź z Działem Prawa Handlowego lub Działem Prawnym. Lokalny Dyrektor ds. Marketingu Lokalny Dział Prawny Lokalny Dział Prawa Handlowego

10 18 19 STANDARDY DOTYCZĄCE ŻYWNOŚCI I INNYCH PRODUKTÓW Nasi klienci oczekują od nas nie tylko sprzedaży produktów wykonanych zgodnie z najwyższymi normami jakościowymi. Ufają nam również, iż dbamy o to, aby wszystkie produkty były bezpieczne i zgodne z obowiązującymi ustawami i przepisami. Zobowiązujemy się do troski o bezpieczeństwo i jakość wszystkich produktów od momentu przyjęcia dostawy do momentu kupienia ich przez klientów. Zobowiązujemy się także do wykorzystywania możliwości naszej firmy do dobrych celów. Uprościliśmy nasz łańcuch dostaw, aby pomóc zbudować lepsze relacje z naszymi rolnikami i dostawcami oraz zadbać o to, aby wszystkie produkty, w które się zaopatrujemy, były bezpieczne, zgodne z prawem i spełniały wszystkie nasze normy jakościowe. W naszych sklepach i centrach dystrybucji działa dobrze rozwinięty, kompleksowy system zarządzania bezpieczeństwem żywności. Codziennie monitorujemy i sprawdzamy jakość i bezpieczeństwo naszej żywności, aby nasze standardy były utrzymywane. Kontrola obejmuje temperaturę produktów, higienę osobistą, czystość sklepów i sprzętu, ochronę żywności przed zanieczyszczeniem i zarządzanie rotacją produktów żywnościowych. Troskę o to, aby nasi dostawcy spełniali normy bezpieczeństwa i jakości produktów oraz przestrzegali wszystkich polityk dotyczących utrzymania bezpieczeństwa produktów, ich jakości i zgodności z prawem. Zgłaszanie wszystkich przypadków lub podejrzeń oszustwa w ramach łańcucha dostaw. Ochronę naszej reputacji i zaufania klientów do tego, że nasze produkty są bezpieczne i dostarczane w odpowiedzialny sposób. Znajomość tego, od kogo kupujemy produkty oraz staranną ich ocenę, aby mieć pewność, że potrafimy zapewnić ich pełną identyfikowalność w ramach naszego łańcucha dostaw. Jeśli pracujesz w sklepie lub centrum dystrybucji, upewnij się, że odbyłeś szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny żywności oraz szkolenia przypominające. Podejmuj działania, jeśli zauważysz w sprzedaży produkty niebezpieczne. Martwi mnie, że producent wyrobów mięsnych używa do produkcji produktów Tesco mięsa gorszej jakości. Powinienieś natychmiast zgłosić swoje obawy bezpośredniemu przełożonemu i lokalnemu Działowi Prawa Handlowego lub zespołowi zajmującemu się zapobieganiem stratom, którzy zbadają sprawę. Nawet jeśli Twoje obawy nie zostaną potwierdzone, ważne jest, że to zgłosiłeś. Liczę na wprowadzenie nowego dostawcy nowego produktu marki własnej. Jakie normy jakościowe, bezpieczeństwa i zgodności z prawem muszą spełnić nasi dostawcy, zanim zaczną z nami współpracować? Określiliśmy w czytelny sposób standardy Tesco dotyczące wytwarzania i dostarczania produktów. Definiują one wymogi, zgodnie z którymi chcemy, aby nasi dostawcy pracowali przy wytwarzaniu produktów marki Tesco. Odwiedzamy fabryki przed rozpoczęciem produkcji, aby sprawdzić, czy normy te zostały spełnione. Porozmawiaj ze swoim lokalnym Działem Prawa Handlowego, by uzyskać więcej informacji. Gdzie mogę dowiedzieć się więcej na temat procedur, które posiadamy, aby zarządzać jakością, bezpieczeństwem i zgodnością z prawem? Zasady dotyczące jakości produktów Tesco (Polityka produktów marki Tesco) stanowią podstawowy podręcznik zawierający reguły, w oparciu o które wytwarzane są nasze produkty. Jest on dostępny w Dziale Jakości Grupy w UK lub u Kierownika ds. Technologii Produktów. Tworzę nowe zasady, które zmienią sposób, w jaki obchodzimy się z naszymi produktami mrożonymi w sklepach. Z kim powinienem się skontaktować? Na wczesnym etapie powinieneś skontaktować się z zespołem do spraw standardów lub z Działem Prawa Handlowego. Oni doradzą Ci, jak wprowadzić nowe zasady, aby były one zgodne z najlepszymi zasadami bezpieczeństwa żywności i przepisami lokalnymi. NURTURE Granny Smith Apples Crisp with a sharp tangy Flavour. Ideal for sweet and savoury dishes Polityka prywatności i polityka cookies Tesco Polityka bezpieczeństwa danych osobowych Dział Bezpieczeństwa Informacji Grupy w UK Dział Prawny Grupy lub lokalne działy prawne

11 20 21 OCHRONA DANYCH KLIENTÓW I PRACOWNIKÓW Dane leżą u podstaw naszej działalności. Zbieramy je, przetwarzamy i wykorzystujemy zawsze, gdy wchodzimy w kontakt z naszymi klientami. Np. dane dotyczące nawyków zakupowych umożliwiają nam zaproponowanie klientom doskonałych ofert dotyczących produktów, które bardzo lubią kupować. Przechowujemy i wykorzystujemy także informacje dotyczące naszych pracowników, aby móc się z nimi skontaktować i zapewnić terminowe wypłaty. Niezależnie od tego, czy dane, które posiadamy należą do naszych pracowników, czy też do klientów, muszą być używane w ostrożny sposób. Musimy zawsze respektować preferencje naszych klientów i pracowników dotyczące tego, w jaki sposób ich dane mają być wykorzystywane. Również to, czy klienci życzą sobie otrzymywania od nas informacji marketingowych. Dlatego zawsze, gdy zbieramy, przetwarzamy lub wykorzystujemy dane klientów, musimy przestrzegać naszych zasad dotyczących obchodzenia się nimi: Ochrona: Dbamy o bezpieczeństwo danych klientów i troszczymy się o to, aby nie dostały się w niewłaściwe ręce. Odpowiedniość: Wykorzystujemy dane klientów jedynie w taki sposób, w jaki oni sami uważają to za odpowiednie i odpowiedzialne. Otwartość: Jesteśmy przejrzyści wobec klientów jeśli chodzi o nasze praktyki w zakresie wykorzystywania danych. Wybór: Zapewniamy klientom wybór, który dotyczy tego, w jakim zakresie wykorzystujemy dane osobowe. Korzyść dla klientów: Dbamy o to, aby z racji korzystania przez nas z ich danych, klienci mieli takie same korzyści, jak my. Jeśli zbierasz informacje na temat naszych klientów, zawsze informuj jasno o tym, co będziesz z nimi robił. Nie przekazuj nigdy danych klientów lub przełożonych w jakiejkolwiek formie innym osobom lub firmom, jeśli klienci lub pracownicy nie upoważnili Cię do tego. Upewnij się, że dane dotyczące pracowników i klientów są cały czas przechowywane w bezpieczny sposób oraz że dostęp do nich mają jedynie pracownicy, którzy zostali przeszkoleni w zakresie odpowiedniego obchodzenia się z nimi. Nigdy nie wykorzystuj danych dotyczących pracowników lub klientów dla osobistych korzyści. Jeśli uważasz, że jakikolwiek rodzaj danych mógł być niewłaściwie wykorzystany, utracony lub został ujawniony w nieuprawniony sposób, musisz o tym natychmiast poinformować swojego bezpośredniego przełożonego. Czym są dane klienta? Są to wszelkie dane odnoszące się do klientów lub ich działań w Tesco. Mogą one obejmować imiona i nazwiska, adresy i dane kontaktowe, dane dotyczące transakcji, faktury, rejestry rozmów telefonicznych, dane dotyczące aplikacji mobilnych, dane bankowe, dane dotyczące kart Clubcard i korespondencji, jaką klienci nadesłali do Tesco. Czy mogę wysłać maile zawierające informacje handlowe do klientów naszego lokalnego biznesu Tesco dot.com? Zasadniczo nasze polityki prywatności pozwalają na przekazywanie danych klientów w ramach Grupy dla celów marketingowych. Zawsze jednak musisz sprawdzić właściwą, lokalną politykę prywatności, aby zobaczyć, czy jest to dozwolone. Nawet jeśli jest to dozwolone, zawsze musisz uszanować marketingowe preferencje klientów i upewnić się, że wszelkie dane są przesyłane w sposób bezpieczny. Czy mogę skorzystać z naszego systemu płacowego w celu stworzenia listy urodzin w naszym dziale? Nie możesz wykorzystać danych z listy płac, dopóki nie zostałeś do tego upoważniony i jeśli nie ma to związku z pracą, jak na przykład wprowadzenie zmian do wynagrodzenia czy danych osobowych, jak nazwisko lub adres. Pracuję nad nową kampanią marketingową w moim dziale. Czy mogę skontaktować się z klientami, którzy już dostarczyli swoje adresy mailowe? Możemy używać danych osobowych naszych klientów jedynie w celu, w jakim zostały dostarczone. Abyśmy mogli wykorzystać te informacje do kontaktu z nimi, konieczne jest, aby klienci w momencie dostarczenia nam swoich danych wyrazili zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych. Musimy także uwzględnić preferencje marketingowe klientów: jeśli nie chcą otrzymywać z naszej strony informacji marketingowych, musimy uszanować ich wybór. Polityka prywatności i polityka cookies Tesco Polityka bezpieczeństwa danych osobowych Dział Bezpieczeństwa Informacji Grupy w UK Dział Prawny Grupy lub lokalne działy prawne Instrukcja zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych

12 22 23 WSPÓLNA PRACA 2 Nasz sukces zależy od naszych pracowników. Wartość Tesco Traktujemy innych tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani sprawia, że uzyskujemy jak najwięcej od naszych zespołów i pomagamy pracownikom realizować ich ambicje. Ten rozdział Kodeksu omawia kluczowe kwestie odnoszące się do pracowników.

13 24 25 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY Wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za uczynienie z Tesco bezpiecznego miejsca pracy i robienia zakupów. Każdy powinien być w stanie wykonywać swoją pracę w bezpiecznym środowisku. Nasi klienci słusznie oczekują od naszych sklepów, aby były bezpieczne i aby mogli cieszyć się robieniem zakupów u nas. Każdy z krajów, w których prowadzimy działalność, posiada przepisy i regulacje dotyczące bezpieczeństwa, których przestrzegamy. Nasze własne standardy wykraczają poza podstawowe wymogi prawne, aby nikt nie był narażony na szkodę lub obrażenia. Wypadki i obrażenia mogą powodować cierpienie pracowników i klientów, zaś w niektórych przypadkach mieć bardzo poważne konsekwencje. Oprócz tego, jak obrażenia wpływają na osobiste życie pracownika, mogą być też znaczące dla całej działalności zakłócenia spowodowane absencją w pracy oraz kosztami sprawdzeń, opieki medycznej i odszkodowań. Nieprzestrzeganie naszych zobowiązań może także prowadzić do wytoczenia nam procesu sądowego, niszcząc naszą reputację i zaufanie, jakim obdarzają nas klienci i pracownicy. Przestrzegaj i staraj się zrozumieć instrukcje i wytyczne dotyczące bezpieczeństwa oraz polityki i procedury BHP, które mają zastosowanie do Twojego stanowiska. Jeśli jesteś kierownikiem, musisz być przykładem przywództwa w zakresie bezpieczeństwa oraz stworzyć miejsce pracy, w którym pracownicy podążają za Twoim przykładem. Troskę o to, aby zagrożenia były rozumiane i aby istniały odpowiednie plany, w celu zminimalizowane ewentualnych szkód przez nie spowodowanych. Bezpieczeństwo jest obowiązkiem każdego. Jeśli zobaczysz coś, co Twoim zdaniem jest niebezpieczne i może spowodować wypadek, podejmij działanie, aby sobie z tym poradzić lub natychmiast powiedz o tym komuś. Jeśli zobaczysz kolegę pracującego w sposób, który może wyrządzić szkodę jemu samemu i innym, interweniuj i przypomnij mu o bezpiecznym sposobie wykonywania pracy. Nigdy nie zgadzaj się na wykonywanie czegokolwiek, jeśli nie posiadasz odpowiedniej wiedzy lub przeszkolenia, aby zrobić to bezpiecznie. Właśnie zacząłem pracować dla Tesco, a koledzy powiedzieli mi, że uczestnictwo w szkoleniu BHP zajmuje sporo czasu i polega głównie na zdroworozsądkowym podejściu. Czy naprawdę muszę w nim uczestniczyć? Tak. Wszyscy nowi pracownicy muszą zapoznać się ze środkami bezpieczeństwa koniecznymi w ich miejscu pracy oraz wiedzieć, co robić w sytuacji zagrożenia. Nie wszystkie miejsca pracy są jednakowe, a każdy z nas ma inny poziom doświadczenia. Nasze szkolenia BHP upewniają nas, że wszyscy pracujemy razem, aby zachować bezpieczeństwo. Martwi mnie bezpieczeństwo nowego sprzętu. Jakie działania powinienem podjąć? Jeśli nie ma instrukcji lub nie odbyło się szkolenie, nie powinieneś używać sprzętu. Powinieneś sprawdzić u dostawcy, kto jest odpowiedzialny za ocenę ryzyka i sprawowanie kontroli nad sprzętem. Jeżeli istnieją instrukcje, a Ty ciągle masz wątpliwości, skontaktuj się ze swoim lokalnym Kierownikiem do spraw BHP. Kto jest naszym specjalistą BHP? Każda spółka zatrudnia specjalistów BHP, którzy potrafią poradzić sobie z technicznymi pytaniami i zarządzać oceną ryzyka. Wszystkie te osoby posiadają kwalifikacje w zakresie bezpieczeństwa i znaczne doświadczenie, co razem wzięte sprawia, że są one kompetentne w swojej dziedzinie. Ich dane powinny być wywieszone na tablicy informacyjnej dla pracowników. Jak mogę w poufny sposób zgłaszać obawy dotyczące bezpieczeństwa? W pierwszej kolejności porozmawiaj ze swoim bezpośrednim przełożonym lub Kierownikiem Personalnym. Do zgłaszania przez pracowników obaw w zakresie bezpieczeństwa służy również Bezpieczna Linia Tesco. Można z niej korzystać w całkowicie poufny sposób, zaś każde zgłoszenie jest badane w niezależny sposób. Lokalny Specjalista BHP Dyrektor Grupy ds. Bezpieczeństwa Pracowników Grupowe zasady dotyczące praw człowieka Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy

14 26 27 RÓWNE TRAKTOWANIE W ZATRUDNIENIU, INTEGRACJA I RÓŻNORODNOŚĆ W MIEJSCU PRACY Naszym celem jest zatrudnianie ludzi, którzy odzwierciedlają zróżnicowaną strukturę społeczną. Cenimy wkład, jaki wnosi każdy pracownik, niezależnie od jego wieku, płci, pełnosprawności, orientacji seksualnej, rasy, koloru skóry, religii, pochodzenia etnicznego czy przekonań politycznych. W naszych sklepach, centrach dystrybucji i biurach decyzje dotyczące zatrudnienia opieramy wyłącznie na umiejętnościach związanych z pracą, osiągnięciach i wynikach, stosując czytelnie zdefiniowane i uczciwe kryteria. Staramy się także zapewnić, aby każdy mógł pracować w taki sposób, który jest odpowiedni do jego warunków. Tam gdzie to możliwe, popieramy elastyczne formy pracy, oferujemy stanowiska w niepełnym wymiarze godzin i zachęcamy do korzystania z możliwości dzielenia się pracą oraz zamieniania się zmianami. Staramy się stworzyć środowisko pracy, oparte na równym traktowaniu w zatrudnieniu i integracji wszystkich, środowisko w którym masz poczucie, że Twój wkład jest ceniony, jesteś dobrze traktowany i zachęcany do realizacji swego potencjału. Wszyscy musimy: Okazywać szacunek swoim kolegom i innym osobom, z którymi się kontaktujemy, niezależnie do tego, czy są klientami, dostawcami lub innymi stronami oraz bez względu na jakiekolwiek różnice społeczne czy kulturowe. Stworzyć środowisko oparte na otwartości i współdziałaniu, w którym będziemy mogli czerpać z różnorodności, wiedzy i doświadczenia naszych pracowników. Wypowiadać swoje poglądy i obawy, używając odpowiednich kanałów, abyśmy wszyscy współpracowali celem uczynienia z Tesco doskonałego miejsca pracy. Podejmować właściwe decyzje dotyczące pracy, np. rekrutować nowych pracowników i oceniać tych, którzy już pracują w Twoim dziale, wyłącznie w oparciu o ich zalety i względy biznesowe. Rozumieć przepisy dotyczące zatrudnienia i różnych możliwości w tym zakresie oraz lokalną kulturę, która może mieć wpływ na decyzje dotyczące miejsc pracy oraz sposoby jej wykonywania. Tam, gdzie jest to potrzebne, wspierać inicjatywy w celu poprawy poziomów zatrudnienia i umiejętności. Jestem kierownikiem sklepu i muszę podjąć decyzję dotyczącą awansu jednego z dwóch pracowników. Ponieważ jeden z nich ma 50 lat i zbliża się do wieku emerytalnego, a drugi jedynie 30 lat, czy powinienem promować młodszego z nich, ponieważ może on pracować dla nas jeszcze przez wiele lat? Nie. Decyzje dotyczące zatrudnienia podejmujemy wyłącznie na podstawie umiejętności związanych z pracą, osiągnięć i wyników. Nigdy nie podejmujemy ich w oparciu o wiek lub jakiekolwiek inne cechy nie związane z pracą. Pracownik rekrutuje nowego członka zespołu. Zrobił kilka uwag, które wzbudzają moją obawę, gdyż sugerują, że dyskryminuje on niektórych kandydatów. Jakie działania powinienem podjąć? Powinieneś zawsze zgłosić swoją obawę w sposób, który jest dla Ciebie najbardziej komfortowy, ponieważ nie będziemy tolerować żadnych form dyskryminacji. Możesz to zrobić w sposób poufny poprzez swojego bezpośredniego przełożonego, Kierownika Personalnego lub Bezpieczną Linię Tesco. Moje osobiste warunki ostatnio się zmieniły. Czy mogę zmniejszyć moją tygodniową liczbę godzin pracy? Będziemy zawsze próbować wcielać w życie wszelkie zmiany, jakie będziesz chciał wprowadzić w ustaleniach dotyczących Twojej pracy. W pierwszej kolejności chcemy, abyś omówił to ze swoim bezpośrednim przełożonym i Kierownikiem Personalnym. Będą chcieli zrozumieć Twój wniosek, jego wpływ na Twoje stanowisko oraz omówić opcje dotyczące wykonania tych godzin pracy, z których chcesz zrezygnować. Jeśli uważasz, że jesteś ofiarą dyskryminacji lub masz jakiekolwiek obawy dotyczące polityk dotyczących pracowników, skontaktuj się ze swoim: Bezpośrednim przełożonym Kierownikiem Personalnym

15 28 29 NIEDOPUSZCZALNE ZACHOWANIE Jesteśmy dumni z pracy dla firmy, która ceni każdego i traktuje go we właściwy sposób. Nie tolerujemy w miejscu pracy jakiejkolwiek formy nadużyć lub niedopuszczalnego zachowania, czy to wobec klientów, czy też innych pracowników, dostawców lub kogokolwiek innego. Wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za to, aby Tesco oferowało pracownikom bezpieczne i otwarte środowisko pracy. Powinniśmy być wrażliwi na działania i zachowania, które mogą być akceptowalne w naszej kulturze, lecz już niekoniecznie w innej. W innych krajach, w których prowadzimy działalność, niektóre z nich mogą być uznane nawet za nielegalne. Pracownicy, którzy biorą udział w nieakceptowalnym zachowaniu, mogą stanąć przed poważnymi konsekwencjami, takimi jak działania dyscyplinarne, między innymi zwolnienie z pracy lub wystąpienie na drogę sądową. Stworzenie życzliwego i integrującego środowiska pracy oraz zachęcanie tych, którzy pracują z Tobą, do robienia tego samego poprzez traktowanie każdego tak, jak sam chciałbyś być traktowany. Nieangażowanie się w zachowanie, które byłoby uznane przez kogokolwiek z działu za tworzenie wrogiego lub zastraszającego środowiska pracy, między innymi wypowiadanie nieodpowiednich dowcipów lub uwag. Nierozpowszechnianie złośliwych pogłosek lub plotek, które mogą być uznane za uwłaczające, zniesławiające, szykanujące, pornograficzne lub w inny sposób obraźliwe. Branie odpowiedzialności za swoje wyniki poprzez nieużywanie w miejscu pracy narkotyków lub alkoholu. Takie nadużycia są nielegalne, niebezpieczne dla Ciebie i innych oraz stanowią zagrożenia bezpieczeństwa, które nie będą tolerowane. Upewnienie się, że Twoje postępowanie, gdy jesteś poza zakładem pracy, jest takie samo, jakbyś był w pracy. Organizowane przez firmę imprezy obejmują takie wydarzenia, jak: przyjęcia bożonarodzeniowe, spotkania działowe i wypady integracyjne. Mój bezpośredni przełożony potrafi być bardzo onieśmielający i często obraźliwy wobec pracowników w naszym dziale. Wiemy, że jest perfekcjonistą. Powoduje to, że nasza praca jest nieprzyjemna i trudna. Obawiam się, że jeśli o tym powiem, może stać się jeszcze gorszy. Jakie działania powinienem podjąć? Obraźliwe i zastraszające zachowanie jest zawsze nieakceptowalne, bez względu na to, kto się go dopuszcza. Nasza kultura opiera się na szacunku i integracji wszystkich. Wszelkie opisane powyżej zachowania powinny być natychmiast zgłaszane Twojemu bezpośredniemu przełożonemu, Kierownikowi Personalnemu lub na poufną Bezpieczną Linię Tesco. Będziesz zawsze wspierany w zgłaszaniu swoich obaw. Przyjaciel przysłał mi maila z kilkoma nieprzyzwoitymi dowcipami, które moim zdaniem są bardzo zabawne. Czy mogę je przesłać mailem moim pracownikom? Nie. Traktujemy wszystkich pracowników z powagą i szacunkiem. To, co uważasz za zabawne, może zostać uznane przez innych za nieprzyzwoite i obraźliwe. Zawsze myśl o tym, czy Twoje działania mogą być dla innych nieprzyzwoite, obraźliwe lub onieśmielające. Dotyczy to także oglądania jakichkolwiek nieprzyzwoitych materiałów w miejscu pracy. Wiem, że kolega ma problemy w domu. Ostatnio przychodzi do pracy bardzo późno i czasami wydaje się być nietrzeźwy. Wciąż jednak wykonuje swoją pracę. Czy powinienem mówić o tym otwarcie i powiadomić kogoś? Tak. Dla dobra Twojego kolegi, zawsze powinieneś wypowiedzieć swoje obawy, jeśli uważasz, że zachowuje się w sposób, który może być niebezpieczny dla niego samego lub innych. Obejmuje to branie narkotyków lub picie alkoholu. Jeśli nie jesteś w stanie porozmawiać z nim bezpośrednio, porozmawiaj ze swoim Kierownikiem Personalnym lub bezpośrednim przełożonym. Jeśli uważasz, że jesteś ofiarą szykanowania lub innego nieakceptowalnego zachowania, powinieneś się skontaktować z: Bezpośrednim przełożonym Kierownikiem Personalnym

16 30 31 PRAWA CZŁOWIEKA Jesteśmy globalną firmą, z którą codziennie ma kontakt wiele milionów ludzi na całym świecie. Jesteśmy odpowiedzialni za przestrzeganie praw człowieka wobec pracowników, klientów, osób zaangażowanych w łańcuch dostaw i tych, którzy żyją w społecznościach, których jesteśmy częścią. Każde naruszenie praw człowieka jest czymś złym. Dzięki naszym wartościom Wykorzystujemy nasze możliwości do dobrych celów i Traktujemy innych tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani, dbamy o to, aby nasze działania nie zachęcały do naruszeń praw człowieka. Oczekujemy tego od nas samych. Tego samo oczekują od nas klienci i inni interesariusze. Szanujemy rolę, jaką nasi pracownicy odgrywają w społeczeństwie obywatelskim. Oznacza to, że szanujemy także ich prawo do uczestnictwa indywidualnie w działalności politycznej oraz wspólnie w formie członkostwa w związkach zawodowych. Dążymy do pracy w oparciu o najwyższe standardy międzynarodowe. Jesteśmy członkiem-założycielem Inicjatywy na Rzecz Etycznego Handlu i w pełni wspieramy uchwaloną przez ONZ Deklarację Praw Człowieka oraz główne konwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy. Pomaganie Tesco w staniu się doskonałym miejscem pracy, w którym każdy jest mile widziany, a prawa człowieka są respektowane. Obejmuje to swobodę zrzeszania się wszystkich pracowników w związkach zawodowych. Zapoznanie się z naszymi Ramami Przestrzegania Praw Człowieka i odpowiednie informowanie o nich. Jeśli obawiasz się, że pracownik lub dostawca może być odpowiedzialny za naruszenie praw człowieka, powiedz o tym otwarcie. Wszelkie takie twierdzenia będziemy zawsze brać na serio i odpowiednio je badać. Bycie dobrym sąsiadem, wszędzie gdzie prowadzimy naszą działalność. Budowanie silnych partnerskich stosunków z zaufanymi dostawcami i troska o to, aby prawa człowieka i standardy pracy były przestrzegane w całym łańcuchu dostaw. Usłyszałem w mediach i od kolegów, że w ramach międzynarodowego łańcucha dostaw mogą istnieć problemy związane z pracą niewolniczą. Co robimy, aby w naszym łańcuchu dostaw nie było pracy niewolniczej? Nie tolerujemy żadnej formy niewolnictwa lub pracy przymusowej. Posiadamy szeroki program etycznego handlu, włącznie z rozmieszczonym w różnych krajach zespołem zatrudnionych na pełen etat specjalistów ds. standardów pracy. Współpracują z naszymi dostawcami, aby poprawić istniejące warunki. Współpracujemy także na partnerskich warunkach z innymi osobami, także z detalistami, oraz takimi organizacjami, jak Międzynarodowa Organizacja Pracy i Inicjatywa na Rzecz Etycznego Handlu, aby zająć się skomplikowanymi wyzwaniami. Gdy odkrywamy naruszenie praw człowieka, czy automatycznie przestajemy pracować z dostawcą? Nie. O ile w krótkim czasie nie możemy zawiesić zamówień, powinniśmy zawsze wykorzystywać nasz wpływ, aby pomóc naprawić sytuację. Jedynie w ostateczności możemy zakończyć naszą relację, gdy dostawca np. odmawia współpracy lub wykonania ulepszeń. Rozmawiamy o zaprzestaniu naruszeń praw człowieka. Co jednak robimy na rzecz promocji praw człowieka? Wykorzystując nasze możliwości w dobrych celach, zajmujemy się wieloma globalnymi wyzwaniami, które są często ściśle związane z określonymi prawami człowieka, tak jak zostały one zdefiniowane przez ONZ. Należą do nich: prawo do wykształcenia, wolności od głodu i cieszenia się najwyższym możliwym do osiągnięcia standardem zdrowia fizycznego i psychicznego. Chciałbym zapisać się do związków zawodowych. Nie są to jednak związki, które Tesco uznaje pod kątem negocjacji płacowych. Czy mogę do nich wstąpić? Tak, możesz wstąpić do wybranych przez siebie związków zawodowych. Możesz także nie wstępować do żadnego z nich. Jeśli uważasz, że jesteś ofiarą lub byłeś świadkiem naruszeń praw człowieka, powinieneś skontaktować się z: Bezpośrednim przełożonym Kierownikiem Personalnym Lokalnym Dyrektorem ds. Korporacyjnych

17 32 33 UCZCIWE PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI HADLOWEJ 3 Nasze wartości pomagają nam stawiać klienta na pierwszym miejscu, bez narażania naszych dobrych relacji z dostawcami. Niniejszy rozdział Kodeksu opisuje zagadnienia, które mają decydujące znaczenie dla sposobu, w jaki kupujemy produkty, następnie sprzedawane w naszych sklepach.

18 34 35 PRZEPISY DOTYCZĄCE OCHRONY KONKURENCJI W każdym kraju nasi klienci oczekują od nas konkurowania w uczciwy i niezależny sposób. Uczciwa konkurencja przynosi niższe ceny, szerszy wybór i lepsze produkty. Wykorzystujemy możliwości naszej firmy do dobrych celów, twardo konkurując z innymi firmami, aby zaoferować klientom jak najlepsze doświadczenia przy robieniu zakupów. We wszystkich krajach, w których prowadzimy działalność, istnieją przepisy chroniące konkurencję. Na osoby i firmy, które łamią prawo, nakładane są wysokie kary. Prowadzone kontrole przeszkadzają w prowadzeniu działalności, są dla firmy kosztowne i mogą zniszczyć zaufanie, jakim obdarzają nas klienci. Kontakty z konkurentami Działaj zawsze w sposób niezależny. Nie wolno Ci uzgadniać z konkurentami ograniczeń konkurencji. Nie możesz ustalać cen lub decydować gdzie będziemy lub nie będziemy prowadzić działalności. Nie wolno Ci prosić o poufne, handlowo wrażliwe informacje, nie przyjmuj ich ani nie dziel się nimi z konkurentami. Przy podejmowaniu decyzji możesz wykorzystać publicznie dostępne informacje. Kontakty z dostawcami Nie proś dostawcy o poufne, handlowo wrażliwe informacje dotyczące konkurentów, ani nie przyjmuj ich od niego. Zachowaj w tajemnicy poufne informacje dostawców i nie dziel się nimi z ich konkurentami. Przy podejmowaniu decyzji możesz poprosić dostawców o publicznie dostępne informacje. Ustalanie cen detalicznych Ustalaj zawsze ceny detaliczne w niezależny sposób. Podczas negocjacji z dostawcami zawsze koncentruj się na cenach zakupu. Dostawcy mogą nam podać ceny sugerowane, nigdy zaś stałe lub minimalne. Procedura reagowania w przypadku otrzymania niewłaściwych/poufnych informacji w korespondencji lub w trakcie spotkania Jeśli kontakt z konkurentem lub dostawcą rodzi jakiekolwiek problemy lub obawy, musisz postępować zgodnie z powyższą procedurą. Nie wystarczy jedynie zignorować informacji, nawet jeśli oczywistym jest, że zostały one ujawnione przez przypadek lub są niedokładne. Tworzenie dokumentu Zachowaj ostrożność, gdy wypowiadasz się na temat naszej firmy, klientów, dostawców lub konkurentów. Organy nadzorujące mogą przeglądać nie tylko zewnętrzne dokumenty. Pamiętaj, że mogą one badać podczas śledztwa także większość wewnętrznych dokumentów, między innymi maile, SMS-y, dokumenty komitetów, raporty dotyczące nieruchomości. Zostałem poproszony o uczestnictwo w spotkaniu stowarzyszenia handlowego. Czy mogę w nim uczestniczyć? Tak. Spotkania te nie są same w sobie problematyczne i mogą się przyczyniać do rozwoju konkurencji. Mają do nich zastosowanie zwykłe zasady konkurencji. Dlatego staraj się nie omawiać, nie ujawniać ani nie przekazywać konkurentowi wrażliwych handlowo informacji zob. wskazania zawarte w dokumencie Spotkania z konkurentami. Czy mogę zadać mojemu dostawcy pytanie o przyszłe ceny konkurenta? Nie. Nie powinniśmy być zawczasu informowani o przyszłych cenach konkurenta. Jeśli konkurent lub dostawca przekaże Ci takie informacje, musisz przestrzegać procedury reagowania w przypadku otrzymania niewłaściwych/ poufnych informacji w korespondencji lub w trakcie spotkania i poinformować lokalny dział prawny. Procedura reagowania jest stworzona po to, by mieć pewność, że pominiesz takie informacje, jeśli kiedykolwiek je otrzymasz i zastosujesz odpowiednie postępowanie, by pokazać, że nie wykorzystałeś tych informacji. Czy mogę zapraszać na spotkanie więcej niż jednego dostawcę? Od czasu do czasu sensowne może być zaproszenie dostawców na wspólne spotkanie, np. po to, aby poinformować ich o głównych zmianach w naszej firmie lub aby omówić najlepsze praktyki w odniesieniu do kwestii logistycznych. Jednak spotkania te mogą mieć charakter wrażliwy, ponieważ często biorą w nich udział dostawcy, którzy są dla siebie najbliższymi konkurentami zob. wskazania zawarte w dokumencie Spotkania z dostawcami i upewnij się, że żadna niedozwolona czynność nie ma podczas tych spotkań miejsca. Polityka dotycząca prawa konkurencji Procedura reagowania w przypadku otrzymania niewłaściwych/poufnych informacji w korespondencji lub w trakcie spotkania Dyrektor Działu Prawnego

19 36 37 OGRANICZENIA HANDLOWE ORAZ SANKCJE GOSPODARCZE Od czasu do czasu rządy nakładają ograniczenia dotyczące kupowania towarów z niektórych krajów lub na podróż do nich. Także i na nas może być nałożony zakaz handlu z pewnymi określonymi podmiotami. Prowadząc działalność na całym świecie, musimy być zawsze świadomi tych ograniczeń. W dzisiejszym zglobalizowanym świecie nie tylko rządy, lecz także klienci oczekują od nas znajomości tych sankcji lub ograniczeń, gdy prowadzimy interesy z określonymi krajami, firmami lub osobami. Jeśli uczestniczysz w międzynarodowych zakupach, wysyłce lub sprzedaży towarów lub usług, jako pracownik globalnej firmy uważaj, aby: Jeśli naruszymy te ograniczenia w handlu, może to zniszczyć zaufanie, jakim klienci obdarzają naszą markę, a także skutkować poważnymi karami zarówno dla firmy, jak i pracowników. Nie kupować od krajów objętych sankcjami, ani nie udawać się do krajów podlegających ograniczeniom podróżowania. Nie współpracować z osobami lub firmami, które znajdują się na liście podmiotów objętych sankacjami. Jeśli nie masz pewności, czy ograniczenia lub sankcje mają zastosowanie do Twoich działań, szukaj porady prawnej. Jestem kupcem poszukującym nowych rynków, z których będzie można sprowadzać produkty. Znalazłem doskonałego dostawcę, z którym chcę zacząć współpracę. Czy ma znaczenie fakt, że właściciel firmy znajduje się w kraju objętym sankcjami, zaś jego firma nie? Tak. Przepisy dotyczące sankcji są często bardzo szerokie i obejmują nie tylko dany kraj, lecz także wszystkich obywateli lub osoby pochodzące z objętego nimi kraju. Musisz zawsze wiedzieć, z kim prowadzisz interesy i zanim zaczniesz działać, poszukać porady u Dyrektora Działu Prawnego. Chciałbym zawrzeć umowę na sprzedawanie produktów Tesco po raz pierwszy w nowym kraju. Jeśli firma ta wygląda dobrze, czy muszę wziąć pod uwagę coś jeszcze? Tak. Powinieneś porozmawiać z Działem Korporacyjnym i Działem Prawnym, czy istnieją jakieś szczególne ograniczenia w handlu lub sankcje lub inne powody, dla których nie powinniśmy sprzedawać towarów do danego kraju. Dział Prawny wesprze Cię w przeprowadzeniu tego procesu z należytą starannością, zanim nawiążesz współpracę handlową. Mów otwarcie, jeśli uważasz, że ktoś narusza ograniczenia w handlu. Wszelkie podejrzenia dotyczące naruszeń muszą być zgłaszane Dyrektorowi Twojego Działu Prawnego lub na Bezpieczną Linię Tesco. hello Dyrektor Działu Prawnego Dział Grupy ds. Regulacji, Etyki i Zgodności w UK (Group Regulatory, Ethics and Compliance team) Lokalny Dyrektor Działu Korporacyjnego

20 38 39 ETYCZNY HANDEL Nasi klienci oczekują, że będziemy prowadzić interesy jedynie z dostawcami, którzy podzielają nasze wartości i traktują swoich pracowników we właściwy sposób. Dlatego musimy dbać o to, aby dostawcy produktów i usług przestrzegali przepisów prawa pracy. Ponieważ przepisy te różnią się w poszczególnych krajach, stosujemy tu podstawowy Kodeks Inicjatywy na Rzecz Etycznego Handlu jako mechanizm promowania lepszych i bardziej spójnych globalnych standardów. W krajach rozwijających się handlowanie z Tesco jest szczególnie ważne dla ułatwiania ich mieszkańcom starań w prowadzeniu lepszego życia stanowi to dla Tesco czytelną okazję do wykorzystania możliwości naszej firmy dla dobrych celów. Wszędzie, nawet w krajach rozwiniętych, godziwe warunki pracy są dla ludzi ważne. Musimy uważać także, aby nasze własne praktyki biznesowe nie stały się przyczyną problemów związanych ze standardami pracy. Tworzenie długoterminowych relacji z dostawcami, których znamy i którym ufamy, daje nam pewność pozwalającą na inwestowanie i udoskonalenia, abyśmy razem mogli osiągnąć więcej. Zastanów się dokładnie nad tym, z którymi dostawcami prowadzisz interesy. Cena nie powinna być jedynym warunkiem współpracy. Jakość, rzetelność i odpowiedzialność oparta na etyce są także ważne. Jeśli współpracujesz z dostawcami, upewnij się, że są świadomi zasad Kodeksu Handlu Etycznego i jego wymagań. Upewnij się, że uzgodnione warunki poprawy są wykonywane. Podczas rozmów z dostawcami lub odwiedzin ich zakładów bądź świadom warunków, w jakich pracują i wyzwań, którym muszą sprostać. Innymi słowy, wykaż się empatią. Bądź czujny na ewentualne problemy, takie jak: niebezpieczne warunki pracy, zachowania noszące znamiona nadużyć, praca osób młodocianych lub nielegalni pracownicy. Zgłaszaj swoje obawy Działowi Prawa Handlowego. Zawsze przestrzegaj poczynionych przez siebie zobowiązań. Zmiany wprowadzane w ostatniej chwili bądź niedostarczenie informacji na czas mogą prowadzić do sytuacji, w których dostawcy będą czuć się zobowiązani do szukania oszczędności, aby sprostać terminom. Może to mieć negatywny wpływ na warunki pracy i jakość produktów. Dowiedziałem się, że wynagrodzenie pracowników mojego dostawcy jest niższe niż płaca minimalna. Jakie działania powinienem podjąć? Wstrzymać wszystkie zamówienia i dostawy oraz zadzwonić do dostawcy i omówić tę kwestię. Warunki pracy pracowników powinny być natychmiast zmienione, zaś wszystkim pracownikom pod nadzorem niezależnego świadka jak najszybciej wypłacona wstecz różnica pomiędzy ich płacą a płacą minimalną. Aby uzyskać wsparcie i wytyczne, skontaktuj się z Działem Prawa Handlowego. Dowiedziałem się, że w zakładzie mojego dostawcy pracują dzieci. Jakie działania powinienem podjąć? Powinieneś przedstawić problem lokalnemu Działowi Prawa Handlowego, nawet jeśli dzieci mogą legalnie pracować w danym kraju. Kodeks Handlu Etycznego określa ściśle wymagania dla nieletnich pracowników. W celu upewnienia się, że problem został rozwiązany, należy zwrócić się bezpośrednio z tą sprawą do zarządu dostawcy. Powinienieś wstrzymać się ze składaniem zamówień u tego dostawy do czasu otrzymania informacji, że problem został rozwiązany. Odwiedziłem zakład i odkryłem, że drzwi pożarowe są zamknięte na klucz. Jakie działania powinienem podjąć? Powinieneś natychmiast zgłosić ten problem lokalnemu Działowi Prawa Handlowego, który podejmie działania u dostawcy, włączając w to dodatkowy audyt w zakładzie dostawcy, jeśli okaże się to konieczne. Powinieneś zgłosić swoje obawy w siedzibie dostawcy i skłonić go do tego, aby drzwi przeciwpożarowe nie były zamknięte. Czy wymagania odnoszące się do handlu etycznego dotyczą tylko towarów, które sprzedajemy w naszych sklepach? Nie. Oczekujemy, że wszyscy dostawcy, również ci dostarczający towary nieprzeznaczone do sprzedaży i usługi, jak na przykład firmy budowalne, agencje pracy, firmy logistyczne będą spełniały nasze wymagania dotyczące uczciwego prowadzenia działalności. Menadżer Działu Technologii Produktów Grupowy Dział Etycznego Handlu w UK Lokalny Dział Bezpieczeństwa i Zapobiegania Stratom

21 40 41 PRZEPISY CHRONIĄCE DOSTAWCÓW Traktowanie dostawców w uczciwy sposób jest kluczem do naszego sukcesu. Jeśli chcemy zagwarantować dostawcom przewidywalność i zapewnić naszym klientom to, co najlepsze, konieczne jest tworzenie trwałych, rzetelnych i długoterminowych relacji z dostawcami. Wiele krajów wprowadziło przepisy w celu uregulowania relacji pomiędzy sieciami supermarketów a ich dostawcami i wszyscy nasi dostawcy mogą zgłaszać swoje obawy w pełnej poufności, używając naszej Bezpiecznej Linii dla Dostawców. W Wielkiej Brytanii Kodeks Postępowania w sprawie Dostaw Produktów Spożywczych (GASCOP) stanowi ważne prawne zasady regulujące współpracę pomiędzy Tesco i dostawcami produktów spożywczych. Najważniejszą z tych zasad jest ta, że zawsze współpracujemy z naszymi dostawcami uczciwie. Podobne ustawodawstwo istnieje na wielu innych rynkach. Postępowanie w sprawie naruszenia tych zasad może być kosztowne i czasochłonne. Może doprowadzić do nałożenia dużych kar oraz zniszczenia zaufania klientów. Rozumienie i przestrzeganie obowiązujących na rynku przepisów i kodeksów postępowania zaprojektowanych w celu ochrony małych dostawców. Przestrzeganie zobowiązań, jakie składamy dostawcom i nie robienie wstecznych zmian do kontraktów handlowych. Utrwalanie na piśmie wszystkich uzgodnień z dostawcami. Informowanie z rozsądnym wyprzedzeniem o jakichkolwiek proponowanych zmianach w uzgodnieniach dotyczących dostaw i dawanie dostawcom możliwości oceny podjętych decyzji. Zawsze pracuj zespołowo z dostawcami i słuchaj informacji zwrotnych, jakich Ci udzielają. Podejmując decyzje dotyczące dostawców, kierowanie się wartościami Tesco i umiejętnościami lidera. Jeśli dostawca składa zażalenie, zapoznaj się z nim i szybko rozwiąż tę kwestię jeśli to konieczne z pomocą Działu Prawnego. Gdy komunikujesz się z dostawcami, bądź życzliwy i empatyczny: komunikacja na piśmie może być z łatwością błędnie zinterpretowana. Czy mogę poprosić dostawcę, aby sfinansował akcję promocyjną? Na większości rynków jest to dozwolone, ale istnieją ograniczenia dotyczące tego, ile środków dostawcy mogą zainwestować. Dostawcy nie mogą być także zmuszani do pokrywania kosztów promocji. Pracuję w Dziale Handlowym. W moim kraju Kodeks Handlu Detalicznego ma zastosowanie jedynie do produktów spożywczych. Czy i ja powinienem także przestrzegać Kodeksu? Kodeksy Handlu Detalicznego zwykle przedstawiają sposób, w jaki chcemy współpracować ze wszystkimi dostawcami. Gdy współpracujesz z dostawcami, powinieneś przestrzegać tych zasad jako najlepszej praktyki. W sprawie konkretnych zapytań, skontaktuj się z Działem Prawnym. Na czym polega proces zakończenia współpracy na podstawie GASCOP? GASCOP wymaga, aby zawsze mieć prawdziwy handlowy powód, by zakończyć współpracę. Musisz dostarczyć dostawcy pisemne wypowiedzenie i wyjaśnić, jak może odwołać się od tej decyzji do kupca lub jak zgłosić ją do Menadżera Działu Nadzoru Korporacyjnego. Kupuję w Polsce i Czechach owoce do odsprzedaży, a mój dostawca twierdzi, iż ma prawo rozmawiać z osobą odpowiedzialną za rozwiązywanie konfliktów ze strony Tesco. Czy ma rację? Tak. Tesco jest sygnatariuszem Inicjatywy UE na Rzecz Etycznego Handlu, która stanowi obowiązkowy kodeks postępowania, który strzeże uczciwości w ramach łańcucha dostaw. Twój dostawca jest upoważniony do rozmowy z osobą odpowiedzialną za rozwiązywanie konfliktów ze strony Tesco zazwyczaj z Dyrektorem Działu Prawnego. Nasi konkurenci sprzedają produkty taniej niż my. Co mogę zrobić, aby przywrócić równowagę? Zawsze powinieneś negocjować z dostawcami, aby uzyskać jak najlepszą umowę dla dobra klientów. Możesz dyskutować, czy oferowana przez dostawcę cena zakupu jest akceptowalna. Uważaj jednak, aby podczas negocjacji dostawcy nie działali pod przymusem. Unikaj wprowadzania w istniejących umowach dostaw zmian obowiązujących ze wsteczną datą. Polityka i wytyczne GSCOP (UK) Dyrektor Działu Prawnego Inicjatywa Unii Europejskiej dotycząca łańcucha dostaw