ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Dyrektor biura Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej, zwanego dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na Przeprowadzenie w roku 2011 wydarzeń promujących Lokalną Strategię Rozwoju Stowarzyszenia oraz aktywizację społeczności lokalnej. zgodnie z niniejszym zaproszeniem. 1. Informacje wprowadzające. 1.1 Przedmiotem postępowania jest udzielenie zamówienia na przeprowadzenie w roku 2011 wydarzeń promujących Lokalną Strategię Rozwoju Stowarzyszenia oraz aktywizację społeczności lokalnej na rzecz zamawiającego w zakresie określonym w punkcie 2 niniejszego zaproszenia. 1.2 Zamawiający nie dopuszczają składania ofert częściowych ani wariantowych. 1.3 Postępowanie prowadzone jest w ramach przygotowywania przez zamawiającego wniosku o przyznanie pomocy na lata w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja objętego PROW na lata Użyte w zaproszeniu terminy i skróty mają następujące znaczenie: Postępowanie postępowanie prowadzone przez Zamawiającego na podstawie niniejszego zaproszenia, Zamówienie zamówienie, którego przedmiot został w sposób szczegółowy opisany w punkcie 2 niniejszego zaproszenia Wykonawca organizacja pozarządowa oraz podmioty w rozumieniu przepisów art. 3 ust. 2 i 3 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, którego cele są zgodne z zakresem zadań, o których mowa w pkt niniejszego zaproszenia LSR Lokalna Strategia Rozwoju Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej. 1.5 Dane prowadzącego postępowanie: Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej ul. Rakowska 5, Łagów, tel./fax: (41) biuro@lgd-srws.pl,

2 godziny pracy: (Pn Pt). Znak postępowania /SM/01. Uwaga: w korespondencji kierowanej do prowadzącego postępowanie należy posługiwać się wyżej podanym znakiem postępowania. 2. Opis przedmiotu zamówienia 2.1 Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie w roku 2011 wydarzeń promujących Lokalną Strategię Rozwoju Stowarzyszenia oraz aktywizację społeczności lokalnej gmin województwa świętokrzyskiego: Baćkowice, Brody, Nową Słupię, Waśniów. LSR dostępna jest na stronie Internetowej zamawiającego: Lokalna_Strategia_Rozwoju_zaktualizowana_w_dniu_7_kwietnia_2011_r.html 2.2 Przedmiot zamówienia w szczególności obejmuje: Realizację działań promocyjnych i aktywizacyjnych otwartych dla społeczności lokalnej mieszkającej na obszarze gmin, o których mowa w pkt. 2.1 niniejszego zaproszenia, i dotyczących obszaru LSR z zakresu: a) wspomagania rozwoju wspólnot i społeczności lokalnych, b) wypoczynku dzieci i młodzieży, c) kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego, d) ekologii i ochrony zwierząt oraz ochrony dziedzictwa przyrodniczego, e) turystyki i krajoznawstwa W ramach działań promocyjnych, aktywizacyjnych nie mogą być finansowane wydarzenia: a) z okazji dnia dziecka, rozpoczęcia/zakończenia roku szkolnego i inne dotychczas realizowane przez szkoły, gminne ośrodki kultury, w których uczestniczyć będą tylko i wyłącznie uczniowie, podopieczni ww. podmiotów, b) realizowane jako część wydarzenia, którego głównym realizatorem jest gmina lub jej jednostka organizacyjna, c) których dofinansowanie po stronie Zamawiającego wyniesie więcej niż 1 500,00 zł (słownie zł: jeden tysiąc pięćset zł i 0/100), d) o charakterze politycznym. 3. Termin wykonania zamówienia. 3.1 Zamawiający wymaga aby zadanie zostało wykonane do dnia 31 grudnia 2011 r.

3 3.2 Termin związania z ofertą 31 grudnia 2011 r. 4. Szczegółowe warunki udziału w postępowaniu 4.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykonali w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie co najmniej 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia. 4.2 Spełnienie warunku określonego w punkcie 4.1 Zamawiający oceni w oparciu o dokumenty dostarczone przez Wykonawców. Wykaz tych dokumentów określono w pkt. 5 niniejszego zaproszenia do składania ofert. 4.3 Zamawiający ma prawo do wykluczenia z postępowania Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. Wykluczenie wykonawcy będzie jednoznaczne z odrzuceniem złożonej przez niego oferty. 5. Dokumenty jakie powinni dostarczyć wykonawcy 5.1 Wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech lat działań/projektów przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie określonych w pkt. 4.1 i odpowiadających swoim rodzajem i wartością przedmiotowi zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, daty wykonania i odbiorców. Wykaz należy sporządzić według wzoru podanego w Załączniku 2 do niniejszego zaproszenia. 5.2 Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego. 5.3 Zaproszenie wraz z załącznikami dostępne jest na stronie internetowej w zakładce Konkursy/Zapytania ofertowe/ogłoszenia. 6. Informacja o sposobie porozumiewania się z wykonawcami 6.1 Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje, pytania itp. (zwane dalej Korespondencją) Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się przekazywać pisemnie. 6.2 Zamawiający dopuszcza składanie Korespondencji za pomocą faksu (na numer wskazany w pkt. 1.5) lub drogą elektroniczną (na adres wskazany w pkt. 1.5). Korespondencję uważa się za złożoną w terminie, jeżeli jej treść dotarła do Zamawiającego przed upływem terminu, o którym mowa w pkt Opis sposobu przygotowania oferty 7.1 Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zaproszeniu i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.

4 7.2 Oferta powinna zostać sporządzona komputerowo w języku polskim. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte i ponumerowane. Ewentualne poprawki w tekście oferty muszą być parafowane i naniesione w sposób czytelny. 7.3 Na ofertę składają się następujące dokumenty: Formularz ofertowy przygotowany zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku 1 do zaproszenia, z podaniem kwoty całkowitego wynagrodzenia brutto Wykonawcy za świadczenie usługi na rzecz Zamawiającego, wyrażonej w złotych polskich Dokumenty potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki szczegółowe udziału w postępowaniu, przygotowane zgodnie z pkt. 5 niniejszego zaproszenia. 7.4 Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę. 8. Miejsce i termin składania ofert 8.1 Termin składania ofert upływa r. o godz Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania. 8.2 Oferty należy dostarczyć do siedziby prowadzącego postępowanie: Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej Ul. Rakowska 5, Łagów, tel./fax: (41) godziny pracy: (Pn Pt). 8.3 Ofertę należy umieścić w jednej zapieczętowanej lub w inny trwały sposób zabezpieczonej kopercie oznaczonej w następujący sposób: Przeprowadzenie w roku 2011 wydarzeń promujących Lokalną Strategię Rozwoju Stowarzyszenia oraz aktywizację społeczności lokalnej. Znak postępowania /SM/01 oraz Nie otwierać przed dniem r., do godz

5 9. Opis kryteriów i sposobu oceny oferty 9.1 Zamawiający ma prawo odrzucić ofertę, jeżeli: a) jej treść nie odpowiada treści niniejszego zaproszenia, b) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 9.2 Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które: a) nie zostaną odrzucone przez zamawiającego, b) zostaną złożone przez Wykonawców nie wykluczonych przez zamawiającego z niniejszego postępowania. 9.3 Oferty zostaną ocenione przez zamawiającego w oparciu następujące kryteria i ich znaczenie Adekwatność budżetu do zakresu Zamówienia: 40 pkt. Cena brutto: 30 pkt. Sposób zaangażowania społeczności lokalnej w realizację zamówienia: 20 pkt. Sposób informowania społeczności lokalnej o wydarzeniu: 5 pkt. Innowacyjność wydarzenia: 5 pkt. Algorytm obliczania wartości punktowej: W p = A b x 40 C + min x 30 Z + społ. lok x 20 P x 5 I x A b max C of Z społ. lok max P max I max gdzie: W p A b wartość punktowa badanej oferty, średnia liczba punktów w skali od 0 do 10 przyznana ofercie w ocenie sposobu adekwatności budżetu do zakresu zamówienia,

6 A b max C min C of Z społ. lok. Z społ. lok. max P P max I I max maksymalna liczba punktów w skali od 0 do 10 przyznana ofercie w ocenie sposobu adekwatności budżetu do zakresu zamówienia, cena minimalna wartość z oferty z najniższą ceną, cena porównywana wartość ceny z oferty porównywanej, średnia liczba punktów w skali od 0 do 10 przyznana ofercie w ocenie sposobu zaangażowania społeczności lokalnej, maksymalna liczba punktów w skali od 0 do 10 przyznana ofercie w ocenie sposobu zaangażowania społeczności lokalnej, średnia liczba punktów w skali od 0 do 10 przyznana ofercie w ocenie sposobu informowania społeczności lokalnej o planowanym wydarzeniu, maksymalna liczba punktów w skali od 0 do 10 przyznana ofercie w ocenie sposobu informowania społeczności lokalnej o planowanym wydarzeniu, - średnia liczba punktów w skali od 0 do 10 przyznana ofercie w ocenie innowacyjności planowanego przedsięwzięcia. Za innowacyjne uznane zostaną wydarzenia, które dotychczas nie były realizowane przez wykonawcą lub nie były dotychczas realizowane w sołectwie, gminie niezależnie od jego realizatora, - maksymalna liczba punktów w skali od 0 do 10 przyznana ofercie w ocenie innowacyjności planowanego przedsięwzięcia. Za innowacyjne uznane zostaną wydarzenia, które dotychczas nie były realizowane przez wykonawcą lub nie były dotychczas realizowane w sołectwie, gminie niezależnie od jego realizatora.

7 9.4 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która osiągnie największą wartość punktową. 9.5 Zamawiający poinformują o wyniku postępowania na stronie internetowej prowadzącego postępowanie. 10. Załączniki Następujące załączniki stanowią integralną część zaproszenia a) Załącznik 1 Formularz ofertowy, b) Załącznik 2 Wzór wykazu zrealizowanych działań, projektów. c) Załącznik 3 Wzór umowy.

8 Załącznik 1.. nazwa wykonawcy.. adres.. adres FORMULARZ OFERTOWY W odpowiedzi na zaproszenie do złożenia oferty na przeprowadzenie w roku 2011 wydarzeń promujących Lokalną Strategię Rozwoju Stowarzyszenia oraz aktywizację społeczności lokalnej (Znak postępowania /SM/01) oferuję zrealizowanie usługi będącej przedmiotem niniejszego postępowania za kwotę. zł (słownie zł: ) 1. Opis wydarzenia (Proszę opisać cel i sposób realizacji wydarzenia będącego przedmiotem oferty.) 2. Termin realizacji wydarzenia (Proszę napisać w jakim miesiącu 2011 r. planowane jest wydarzenie będące przedmiotem oferty.) 3. Sposób zaangażowania społeczności lokalnej (Proszę opisać w jakich sposób i do jakich działań zostanie zaangażowana społeczność lokalna w realizację wydarzenia będącego przedmiotem oferty.) 4. Sposób informowania o planowanym wydarzeniu (Proszę opisać w jaki sposób mieszkańcy społeczności lokalnej informowani będą o wydarzeniu będącym przedmiotem oferty.)

9 5. Działania (Proszę wypełnić poniższą tabelę podając wymagane informacje. W przypadku większej liczby zaplanowanych działań w tabeli można dodać kolejne wiersze) Opis Działania Zaangażowane podmioty, instytucje, partnerzy Termin realizacji 6. Budżet (Budżet jest kalkulacją wszelkich kosztów związanych z realizacją planowanego przedsięwzięcia, w tym kosztów niefinansowych np. wkład pracy społecznej. W przypadku większej liczby pozycji budżetowych w tabeli można dodać kolejne wiersze.) Pozycja budżetu (Proszę podać sposób kalkulacji. Przykład 1. Koszt poczęstunku (zakup ciastek, napoi, itp. 5,00 zł/uczestnika x 30 uczest. wydarzenia = 150,00 zł) 2. Koszt zakupu produktów spożywczych do przygotowania potraw regionalnych (zakup wędliny, przypraw, mąki, cukru, jajek, itp. 10,00 zł/uczestnika x 30 uczest. wydarzenia = 300,00 zł)) Koszt ogółem... miejscowość, data... podpis/y osoby/osób reprezentujących wykonawcę

10 Załącznik 2 nazwa/ imię i nazwisko wykonawcy adres WYKAZ ZREALIZOWANYCH DZIAŁAŃ, PROJEKTÓW Lp. Odbiorca Działania, projektu (Proszę napisać do kogo działania, projekt był skierowany) Opis zrealizowanych działań, projektów Wartość Termin realizacji... miejscowość, data Słupska 3, Łagów, tel./fax (041) , podpis/y osoby/osób reprezentujących wykonawcę ul.

11 Umowa nr /SM/01 (wzór) zawarta dniu ( ) pomiędzy Stowarzyszeniem Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej, prowadzącym działalność na podstawie wpisu do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Społecznej prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem , reprezentowanym przez Prezesa Zarządu Stowarzyszenia Zdzisława Zwolińskiego, zwanym dalej Stowarzyszeniem, a reprezentowanym przez., zwanym dalej wykonawcą Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia wydarzenia, które szczegółowo zostało opisane w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1), stanowiącym integralną część niniejszej umowy. 2. Do obowiązków Wykonawcy w szczególności należy: a) informowanie zleceniodawcy o postępach w przygotowaniu wydarzenia, o którym mowa w 1 ust. 1, b) informowanie zamawiającego o wszelkich zmianach budżecie przedstawionym w pkt. 6 formularza ofertowego, o którym mowa w 1 ust. 1, c) zaproszenie Zamawiającego na wydarzenie,, o którym mowa w 1 ust. 1, d) w przypadku nieobecności przedstawiciela Zamawiającego na wydarzeniu, o którym mowa w 1 ust. 1, wykonaniu co najmniej 20 zdjęć elektronicznych z przeprowadzonego wydarzenia, o którym mowa w 1 ust. 1, e) sporządzenia listy osób, które otrzymają nagrody lub upominki w ramach przeprowadzanego wydarzenia, o którym mowa w 1 ust. 1, f) informowania, że wydarzenie, o którym mowa w 1 ust. 1, sfinansowane zostało przez Zamawiającego, g) stosowania logotypów zamawiającego oraz PROW na wszelkich materiałach wykonanych w trakcie realizacji wydarzenia, o którym mowa w 1 ust Do obowiązków Zamawiającego w szczególności należy dostarczenie Wykonawcy: a) logotypów Stowarzyszenia oraz Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest skonsultować wszystkie szczegóły dotyczące jego realizacji z Zamawiającym. 5. Realizacja wydarzenia, o którym mowa w 1 ust. 1, nastąpi w terminie wskazanym w pkt. 2 formularza ofertowego, o którym mowa w 1 ust. 1. 2

12 1. Wykonawca za prawidłowo zrealizowane zlecenie otrzyma wynagrodzenie w wysokości zł, (słownie:. ) 2. Wynagrodzenie będzie wypłacone na podstawie prawidłowo wystawionego rachunku po pisemnym zaakceptowaniu sprawozdania z przebiegu realizacji wydarzenia, o którym mowa w 1 ust Sprawozdanie, o którym mowa powyżej, zawierać będzie w szczególności następujące informacje: a) opis przebiegu przygotowania i realizacji działań, które zostały wyszczególnione przez Wykonawcę w pkt. 5 formularza ofertowego, b) opis zmian dokonanych w sposobie realizacji działań, które zostały wyszczególnione przez Wykonawcę w pkt. 5 formularza ofertowego, c) wykaz faktur, rachunków poniesionych w ramach realizacji wydarzenia, o którym mowa w 1 ust. 1, d) kopie faktur, rachunków, o których mowa powyżej. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezaakceptowania sprawozdania, o którym mowa powyżej, w szczególności w następujących przypadkach: a) zmiany terminu realizacji wydarzenia, o którym mowa w 1 ust. 1, bez otrzymania uprzednio pisemnej zgody, b) zmiany budżetu wydarzenia, o którym mowa w 1 ust. 1, bez otrzymania uprzednio pisemnej zgody, c) niewywiązania się z obowiązków, o których mowa w 1 ust. 2, d) zrealizowania wydarzenia o charakterze politycznym. 5. Zapłata za rachunek, o którym mowa w ust. 2, nastąpi w formie przelewu w terminie 7 dni od daty wpływu do siedziby Zamawiającego na konto Wykonawcy podane na rachunku. 3 Wykonawca zrzeka się autorskich praw majątkowych do wszelkich opracowań stworzonych w ramach realizacji przedmiotowego zamówienia, na rzecz Zamawiającego. Wykonawca oświadcza, że wskazane w 2 wynagrodzenie obejmuje wszelkie jego roszczenia z tytułu praw autorskich Strony postanawiają, że w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy mogą dochodzić kar umownych i odsetek: a) karę umowną za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy w wysokości 0,5% ceny umownej brutto określonej w 2 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia, b) karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy w wysokości 30% ceny umownej brutto określonej w 2 ust. 1, 2. Ze zrealizowanie rachunku niezgodnie z terminem określonym w 2 ust. 3, Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe. 3. Jeżeli kara umowna nie pokryje poniesionej szkody, strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym. 4. Wykonawca upoważnia Zamawiającego do potrącenia należności z tytułu naliczonych kar umownych z nieopłaconego, wystawionego rachunku. 5. Strony umowy zastrzegają sobie prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego karę umowną.

13 5 1. Do kontaktowania się z Wykonawcą w sprawie realizacji niniejszej umowy Zamawiający wyznacza ( ), tel. ( ), ( ), 2. Do kontaktowania się z Zamawiającym w sprawie realizacji niniejszej umowy Wykonawca wyznacza ( ), tel. ( ), ( ), 3. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia o każdej zmianie adresu. 4. W przypadku niezrealizowania zobowiązania określonego w 5 ust. 3, pisma dostarczone pod wskazane w niniejszej umowie adresy uważa się za doręczone. 6 Zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 7 Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub powstające w związku z nią strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze mediacji, a w przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia przekazać je do rozstrzygnięcia przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 8 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy prawa. 9 Umowę niniejszą sporządzono w 2 egzemplarzach, po 1 dla każdej ze stron. Zamawiający Wykonawca