Copyright 2006 by InsERT. Redakcja techniczna: Jacek Parzonka. Korekta: Agnieszka Nasuszny

Transkrypt

1

2 Użyte narzędzia: Microsoft.NET Framework 2.0, Microsoft Microsoft Visual Studio 2005, Microsoft Microsoft Visual Studio 7.0, Microsoft Microsoft SQL Server 2005, Microsoft Microsoft SQL Server 2000, Microsoft InstallShield 7.04, InstallShield Software Microsoft Visual Studio 6.0, Microsoft Microsoft HTML Help Workshop, Microsoft Microsoft XML 4.0, Microsoft MDAC 2.6 i 2.7, Microsoft Menedżer Raportów, Human Dialog ObjectiveGrid 9.0, Stingray DemoShield 7.5, InstallShield Software TestComplete 2.04, Automated QA Adobe PhotoShop 6.0, Adobe Paint Shop Pro 5.0, Jasc Software SMLSPY 5, Altova Copyright 2006 by InsERT Redakcja techniczna: Jacek Parzonka Korekta: Agnieszka Nasuszny Skład i łamanie: GS MEDIA Wrocław, ul. Wałbrzyska 9E tel./fax e mail: biuro@gsmedia.com.pl

3 Spis treści WSTĘP... 4 INFORMACJE OGÓLNE... 7 MODUŁY I FUNKCJE PROGRAMU BIURO GT

4 WSTĘP Wiemy, jak wielu użytkowników korzysta już z naszych systemów. Wiemy też, jak wiele danych w nich się znajduje oraz jak często konieczne jest ich przetwarzanie. Wiedza ta zainspirowała nas do stworzenia programu, który stanie się pomocnym narzędziem uzupełniającym programy księgowe i kadrowo-płacowe z linii InsERT GT. Biuro GT dedykujemy szczególnie biurom rachunkowym i doradcom podatkowym. Nasz najnowszy produkt automatyzuje bardzo wiele zadań, które wykonuje się w każdej bazie danych obsługiwanej przez te podmioty. Oto kilka z jego podstawowych możliwości: automatyczne wykonywanie operacji powtarzalnych, koniecznych do przeprowadzenia w każdym z obsługiwanych podmiotów automatyczne modyfikowanie parametrów programów księgowych i kadrowych mechanizmy pozwalające harmonogramować i kontrolować operacje wykonywane przez biuro rachunkowe ułatwienie zarządzania czynnościami administracyjnymi na wielu bazach danych (szczególnie archiwizacja i konwersja). Biuro GT, tak jak i inne programy Insertu, to system intuicyjny i łatwy w obsłudze. Oddajemy go w Państwa ręce przekonani o jego użyteczności i niezawodności. InsERT 4

5 INFORMACJE OGÓLNE O SYSTEMIE BIURO GT 5

6

7 INFORMACJE OGÓLNE INFORMACJE OGÓLNE OGÓLNE INFORMACJE O PROGRAMIE BIURO GT Biuro GT to propozycja wrocławskiego Insertu przeznaczona dla biur rachunkowych i doradców podatkowych. Program został pomyślany jako uzupełnienie programów księgowych i kadrowo-płacowych z linii InsERT GT. Jego podstawowa funkcjonalność zakłada ułatwienie pracy z wieloma podmiotami, zautomatyzowanie tych zadań, które są konieczne do zrealizowania w każdej bazie danych. Producent systemu, firma InsERT Sp. z o.o. wprowadził do systemu liczne ułatwienia, podpowiedzi oraz pomocne mechanizmy interfejsu użytkownika. Wielką wagę przyłożono do niezawodności systemu i wygody użytkownika. Należy również pamiętać, że system będzie się rozwijał z tego też względu zachęcamy do zapoznania się z ofertą uaktualnień, która zawsze dostępna jest na stronie internetowej Motorem bazy danych zastosowanym w systemie Biuro GT jest Microsoft SQL Server, który w bezpłatnej wersji jest dostarczany wraz z systemem InsERT GT (więcej informacji na ten temat znajduje się w instrukcji obsługi do systemu InsERT GT). Instalacja systemu Autorzy programu dołożyli wszelkich starań, aby instalacja systemu odbywała się bezproblemowo. Podkreślić należy, że Biuro GT wymaga do działania systemu InsERT GT. Przy instalacji ten warunek jest sprawdzany.! Więcej informacji na temat różnych rodzajów instalacji znajduje się również pod koniec niniejszej instrukcji w rozdziale Zaawansowane aspekty instalacji. 7

8 INFORMACJE OGÓLNE Wymagania sprzętowe Wymagania sprzętowe i systemowe dla programu Biuro GT są następujące: system InsERT GT wersja 1.09 SP 3 (lub nowsza) komputer z procesorem 500 MHz (lub lepszym) 256 MB pamięci RAM (lub więcej) system operacyjny Microsoft Windows 2000, Windows Server 2003, Windows XP, Windows Vista (lub nowszy) Microsoft Internet Explorer 6.0 (lub nowszy) - dostarczany na instalacyjnej płycie CD około 150 MB wolnego miejsca na dysku twardym dowolny napęd CD-ROM (do instalacji programu) system obsługi baz danych Microsoft SQL Server 2000 lub 2005 bezpłatna wersja dostarczana jest wraz z systemem InsERT GT dowolna drukarka pracująca w środowisku Windows (do realizacji wydruków). Należy zwrócić uwagę na to, że system może pracować w sieci i wówczas istotną rolę spełniać będzie komputer pełniący funkcję serwera bazy danych. Więcej informacji na ten temat w rozdziale Zaawansowane aspekty instalacji. Instalacja w skrócie Instalacja rozpoczyna się samoczynnie po włożeniu płyty instalacyjnej do napędu CD. Jeżeli to nie nastąpi, należy uruchomić plik START.EXE znajdujący się na płycie CD. Zostanie wówczas uruchomiony program sterujący instalacją, który sprawdzi wymagania systemowe i zainstaluje program 8

9 INFORMACJE OGÓLNE Zalecamy, aby przed instalacją zakończyć pracę wszystkich działających w komputerze programów użytkowych i zapisać wszelkie otwarte dokumenty. W czasie instalacji może zostać wykonany automatyczny restart systemu operacyjnego.! Automatycznie zostanie uruchomiony kreator instalacji systemu Biuro GT, w którym konieczne jest dokonanie akceptacji warunków licencji (zalecane jest uważne zapoznanie się z nimi) oraz wybór użytkownika komputera, dla którego system będzie dostępny. Bardzo istotne jest pytanie o typ instalacji. Od tego wyboru zależy, które składniki będą zainstalowane. Dostępne są: instalacja pełna (instalująca zakupiony program do standardowej lokalizacji), instalacja niestandardowa (pozwalająca wybrać miejsce i elementy instalacji). Zalecane jest wybranie opcji Instalacja pełna. Instalacja może potrwać kilka minut w zależności od szybkości komputera i obciążenia systemu operacyjnego. Standardowo program instalowany jest w folderze: C:\Program Files\InsERT\Biuro GT W czasie instalacji należy zwrócić uwagę na pojawiające się pytanie o wybór serwera bazy danych. Należy wskazać komputer, na którym została wykonana instalacja serwerowa/jednostanowiskowa systemu Biuro GT (czyli ten komputer, który pełni rolę serwera bazy danych). Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Zaawansowane aspekty instalacji. 9

10 INFORMACJE OGÓLNE Rozpoczęcie pracy z programem Biuro GT Pierwsze uruchomienie Po zainstalowaniu programu w menu startowym Windows pojawia się podmenu InsERT, w którym można znaleźć skrót do programu Biuro GT. Uruchomienie Biura GT nastąpi po dwukrotnym kliknięciu na ikonę na pulpicie Windows lub po wybraniu skrótu z menu startowego. Pojawi się wówczas ekran powitalny i program zacznie się uruchamiać oraz podłączać do serwera bazy danych.! Program został tak skonstruowany, aby jego uruchomienie odbywało się bez dokonywania skomplikowanych ustawień niezbędnych do nawiązania połączenia z serwerem. Cała procedura logowania do Microsoft SQL Server 2000 jest niewidoczna dla użytkownika (przynajmniej w większości sytuacji, z którymi może się spotkać użytkownik nieobeznany z zagadnieniem zabezpieczania serwera oraz bazy danych pracujących pod kontrolą systemu MS SQL Server 2000). Pierwsze uruchomienie różni się od kolejnych, gdyż wymaga założenia bazy danych i wykonania kilku czynności początkowych, omówionych poniżej. 1. Uruchomienie i założenie bazy danych programu W czasie pierwszego uruchomienia programu należy utworzyć bazę danych, w której będą przechowywane informacje systemu Biuro GT. System samoczynnie wyszukuje na serwerze bazy danych dla niego dedykowanej i, jeśli nie zostanie ona znaleziona, proponuje jej utworzenie. 10

11 INFORMACJE OGÓLNE 2. Podanie numeru licencji Po utworzeniu bazy danych program wyświetli pytanie o numer licencji. Tutaj należy wyjaśnić, że Biuro GT może pracować w wersji próbnej lub pełnej. Do pracy w wersji próbnej nie jest potrzebny numer licencji. W wersji tej można pracować przez 45 dni. Funkcje automatycznie wykonywane na podmiotach InsERT GT (np. naliczanie deklaracji) są ograniczone do 2 podmiotów. Aby uruchomić program w wersji pełnej, potrzebny jest numer licencji, który znajduje się w załączonej do pakietu kopercie. Szczegółowe informacje na temat sposobu licencjonowania można znaleźć w rozdziale Licencje. 11

12 INFORMACJE OGÓLNE Pierwsze kroki w systemie Biuro GT Poniżej przedstawione zostały czynności, które warto wykonać przy rozpoczynaniu pracy z programem. Działania te zdecydowanie usprawnią i ułatwią późniejsze posługiwanie się programem Biuro GT. Krok 1. Dodanie do programu Biuro GT podmiotów utworzonych w systemie InsERT GT Aby to uczynić, wystarczy z menu Klient wybrać opcję Dodaj zbiorczo i postępować zgodnie ze wskazówkami umieszczonymi w oknach kreatora w jego drugim oknie na liście podmiotów zaznacza się te, które zbiorczo zostaną dodane do Biura GT. Krok 2. Wypełnienie słownika personelu w Biurze GT Przed rozpoczęciem pracy z Biurem GT powinno się zbudować słownik użytkowników programu. Dokonuje się tego w Administracji, wybierając opcję Personel. Należy do wyświetlonej listy dodać użytkowników programu. Dla każdego z użyt kowników należy ustalić uprawnienia do Biura GT oraz do programów z linii InsERT GT. Krok 3. Uzgodnienie loginu i hasła szefa! Program Biuro GT będzie pracował sprawnie i umożliwi korzystanie z pełni funkcjonalności tylko w sytuacji, gdy imiona, nazwiska i hasła użytkowników w Biurze GT będą identyczne jak programach systemu InsERT GT. 12

13 INFORMACJE OGÓLNE W celu zrealizowania tego założenia w Biurze GT został skonstruowany mechanizm przenoszenia (lub ewentualnej synchronizacji) użytkowników pomiędzy programem Biuro GT a podmiotami systemów InsERT GT. Z menu Narzędzia należy wybrać opcję Parametry i słowniki. W pierwszym oknie należy wybrać opcję Personel, następnie na liście użytkowników zaznaczyć użytkownika szef. W kolejnym oknie należy podać hasło logowania do podmiotów InsERT GT. Po zrealizowaniu kreatora hasło w podmiotach InsERT GT zostanie zastąpione hasłem szefa używanym w Biurze GT. Krok 4. Synchronizacja uprawnień personelu Po ujednoliceniu hasła szefa w programach Biuro GT i InsERT GT należy ujednolicić imiona, nazwiska, hasła i (ewentualnie) uprawnienia pozostałych użytkowników. Zmiany te mogą być wykonane jedynie przez użytkownika o uprawnieniach szefa. Krok 5. Zdefiniowanie procesów realizowanych w biurze Przed rozpoczęciem obsługiwania klientów biura rachunkowego warto również przyjrzeć się znajdującej się w module Administracja/Procesy realizowane w biurze liście zdefiniowanych już procesów. Listę tę można zmodyfikować, dodając, w zależności od potrzeb, nowe procesy (np. informacja o wysokości podatków klienta). Należy również ustalić listę stanów realizacji procesów. Więcej na ten temat można przeczytać w rozdziałach: Procesy oraz Panel klienta. Ustawianie przydatnych parametrów Jeszcze przed rozpoczęciem pracy z programem Biuro GT warto określić parametry potrzebne do pracy programu. Najważniejsze z nich to: Grupy i cechy klientów W celu lepszej klasyfikacji klientów obsługiwanych przez biuro rachunkowe warto zapoznać się ze słownikami grup i cech klientów dostępnymi w Biurze GT. Klienci mogą być podzieleni na rozłączne grupy (np. związane z rodzajami działalności: jednoosbowa działalność gospodarcza, spółka jawna, spółka z ograniczoną odpowiedzialności itp.) oraz mogą mieć przypisane cechy (np. nieterminowo płacący, wymagający itp.). Podobnie jak kontrahenci w systemie InsERT GT, tak klienci w programie Biuro GT mogą byś przydzielenie do jednej grupy i mieć wiele cech. 13

14 INFORMACJE OGÓLNE Wersja próbna Biuro GT może pracować w wersji próbnej, bez podania numeru licencji. Wersję próbną można wykorzystać nie tylko do zapoznania się z programem, ale również do celów szkoleniowych. Aby program pracował w wersji próbnej, wystarczy w czasie zakładania bazy danych wybrać opcję Wersja próbna. 14

15 INFORMACJE OGÓLNE Wersja ta jest ograniczona do 45 dni działania. Dodatkowo w wersji próbnej funkcje programu polegające na automatyzowaniu pracy na podmiotach InsERT GT są ograniczone do 2 podmiotów. Licencje Każdy, kto chce użytkować Biuro GT w wersji pełnej, musi posiadać numer (kod) licencji. System w restrykcyjny sposób sprawdza prawidłowość korzystania z licencji. Zabezpieczenia te w czasach tak rozpowszechnionego procederu, jakim jest nielegalne kopiowanie systemów komputerowych, wydają się być czymś naturalnym oraz świadczą o dbałości producenta o wysoką jakość swoich produktów. Są również wyrazem troski o użytkujących systemy tylko legalni nabywcy mogą korzystać z dodatkowych ofert i usług. Numer licencji programu Biuro GT użytkownik otrzymuje w zakupionym pakiecie w specjalnej zaplombowanej kopercie, którą należy otworzyć po zapoznaniu się z warunkami licencji (warunki te są również dołączone do pakietu). Otwarcie koperty oznacza bowiem akceptację warunków licencji. Numer licencji należy wpisać podczas procesu zakładania bazy danych Biura GT (patrz rozdział Rozpoczęcie pracy). W sytuacji gdy użytkownik wcześniej pracował na wersji próbnej, a następnie zechciał wpisać numer licencji, wystarczy, aby w programie z menu Pomoc wybrał opcję Licencje i tam wpisał numer licencyjny. Aby rozpocząć w pełni poprawną pracę z programem po wprowadzeniu kodu licencji, użytkownik musi dokonać rejestracji programu w firmie InsERT. Zostało to szczegółowo omówione w rozdziale następnym. Warto zwrócić uwagę, że szczegółowe informacje na temat stanu swojej licencji można skontrolować za pomocą opcji Licencje dostępnej w menu Pomoc. Dostępne tu informacje to: Numer aktualnie zainstalowanej wersji programu Nazwa i numer NIP podmiotu gospodarczego (przy czym opcja Zmień pozwala na zmianę danych właściciela licencji, np. numer NIP, adresu itp.) Numer licencji programu (przy czym dla wersji próbnej jest możliwość wpisania numeru, co jest równoznaczne z faktem przejścia z wersji próbnej na pełną) Numer aktywacyjny widoczny dopiero po poprawnej rejestracji licencji w firmie InsERT (jest to numer odsyłany przez firmę InsERT po poprawnej rejestracji licencji lub aktywacji ulepszenia) Status licencji, który może przyjmować następujące wartości: Wersja próbna dla wersji próbnej Niezarejestrowana w sytuacji, gdy licencja nie jest zarejestrowana Zarejestrowana - gdy licencja jest już zarejestrowana Wersja uprawnień, czyli informacja o najwyższej wersji programu, dla jakiej zostało aktywowane ulepszenie płatne (niektóre ulepszenia należy aktywować po zainstalowaniu patrz rozdział Ulepszenia i aktywacje). 15

16 INFORMACJE OGÓLNE Dostępna tutaj opcja Rejestruj uruchamia proces rejestracji internetowej lub zwykłej. Proces ten został szczegółowo omówiony w rozdziale następnym. Jeśli zostało zainstalowane ulepszenie, które zawiera elementy zabezpieczone mechanizmem aktywacji, pojawi się również opcja Aktywuj pozwalająca wpisać załączony kod aktywacyjny. Rejestracja licencji Aby rozpocząć w pełni poprawną pracę z programem po wprowadzeniu kodu licencji, użytkownik musi dokonać rejestracji programu w firmie InsERT. Odesłany zostanie wówczas specjalny kod aktywacyjny, który pozwoli na pracę programu w wersji zarejestrowanej.! Zalecamy jak najszybszą rejestrację programu, gdyż system niezarejstrowany nie będzie pozwalał na komfortową pracę (szczególnie po upływie 30 dni od daty wpisania kodu licencyjnego).! Rejestracji można dokonać na dwa sposoby: metodą tradycyjną lub przez Internet. Oba sposoby zostały opisane w następnym rozdziale. Rejestracja tradycyjna Zachęcamy do dokonywania rejestracji internetowej, gdyż jest ona dużo szybsza i nie wymaga przesyłania do firmy InsERT żadnych dokumentów. Aby dokonać tradycyjnej rejestracji, należy przesłać szczegółowo wypełnioną kartę rejestracyjną (informacje, które należy podać obowiązkowo, są zaznaczono na karcie pogrubioną czcionką). Karty bez czytelnego i poprawnego numeru NIP nie mogą zostać zarejestrowane. Dane te zostaną zarejestrowane przez InsERT, a użytkownikowi zostanie przyznany kod aktywacyjny, który zostanie mu dostarczony drogą pocztową (ewentualnie pocztą elektroniczną). Następnie numer ten należy wprowadzić w opcji Rejestruj dostępnej w oknie dialogowym Licencje uruchamianym z menu Pomoc. Wybór tej opcji zapoczątkuje działanie kreatora, który pozwala przeprowadzić proces aktywacji. Na pierwszym wyświetlonym ekranie należy wówczas wybrać opcję Wpisanie numeru i przejść do drugiego ekranu za pomocą klawisza Dalej. Tam konieczne jest wprowadzenie otrzymanego z firmy InsERT numeru aktywacyjnego. 16

17 INFORMACJE OGÓLNE Po poprawnym wpisaniu numeru aktywacyjnego i zaakceptowaniu tej informacji klawiszem Dalej program będzie już w pełni gotowy do pracy. Rejestracja przez Internet Rejestracja przez Internet jest najprostszym i najszybszym sposobem rejestracji licencji i uzyskania numeru aktywacyjnego, który dodatkowo jest automatycznie wprowadzany do bazy danych, dzięki temu użytkownik nie musi go nigdzie przepisywać. Rejestracja jest procesem krótkotrwałym i do jej powodzenia jest wystarczające łącze o niskiej przepustowości (wystarczy połączenie przez modem zestawione dosłownie na chwilę). Aby rozpocząć proces rejestracji przez Internet, należy uruchomić opcję Rejestruj dostępną w oknie dialogowym Licencje uruchamianym z menu Pomoc programu Biuro GT. Na pierwszym ekranie wyświetlonego kreatora należy wybrać opcję Internet. Do kolejnych etapów można przejść za pomocą klawisza Dalej. 17

18 INFORMACJE OGÓLNE Następnie należy podać imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za program oraz miejsce zakupu programu (miasto i nazwa dystrybutora). Konieczna jest również weryfikacja wyświetlonych danych dotyczących podmiotu gospodarczego. Jeśli którakolwiek z informacji jest niepoprawna, należy powrócić do okna dialogowego Licencje i skorzystać z opcji Zmień wyświetlonej obok nazwy podmiotu. Następnie należy potwierdzić adres do korespondencji oraz adres użytkowania programu (jeśli te adresy są inne niż adres siedziby firmy, to należy je tutaj wprowadzić, zaznaczając uprzednio odpowiedni znacznik). W dalszej kolejności konieczne jest potwierdzenie danych do rejestracji. Należy szczególnie zwrócić uwagę na NIP i numer licencji numery te muszą być podane bezbłędnie. Dobrym pomysłem jest w tym momencie sięgnięcie po kartę kodu licencji znajdującą się w pakiecie i ostateczne sprawdzenie kodu licencji. Kolejny krok to akceptacja danych związanych z danymi firmy, informacjami marketingowymi i przesyłaniem informacji em. Prosimy o uważne zaznajomienie się z każdym z punktów. Na koniec należy ostatecznie potwierdzić chęć dokonania rejestracji przez Internet, a następnie nawiązać połączenie i umożliwić programowi stosowną wymianę danych. 18

19 INFORMACJE OGÓLNE Po udanym procesie rejestracji przez Internet otrzymany numer aktywacyjny jest automatycznie wpisywany do bazy danych, co można zobaczyć w omawianym już oknie dialogowym Licencje. Numer ten jest dostępny na tym ekranie do ewentualnego późniejszego wykorzystania. Rejestracja internetowa powoduje też przesłanie przez firmę InsERT potwierdzenia rejestracji (wraz z numerem aktywacyjnym) drogą pocztową. Ulepszenia i aktywacje Dzięki rocznemu Abonamentowi na ulepszenia użytkownik otrzyma wszystkie pełne wersje uaktualnień do posiadanego programu, nie będzie więc konieczne dodatkowe ich zamawianie. Można mieć też pewność, że program zawsze będzie dostosowany do obowiązujących przepisów. Istnieje również możliwość nabywania pojedynczych ulepszeń, które są dostępne w sieci dystrybucji. W przypadku drobnych poprawek będą one dostępne na płycie z nową wersją programu, a także bezpłatnie na stronie internetowej, dzięki czemu klient nie będzie zmuszony do kupowania całego uaktualnienia, jeśli nie będzie miał potrzeby korzystania z niego. Numer aktywacyjny do ulepszenia można nabyć wraz z ulepszeniem u jednego z dystrybutorów firmy InsERT lub otrzymać w ramach Abonamentu na ulepszenia, który jest częścią składową opieki posprzedażnej. Druga propozycja jest jednocześnie najwygodniejszym sposobem otrzymywania na bieżąco wszelkich poprawek i zmian. Numer ten jest związany z konkretnym numerem licencji klienta, tak więc do jego nabycia konieczna jest znajomość własnego numeru licencji. Z tego też względu warto przechowywać w dogodnym miejscu kartę kodu licencji, która znajduje się w pudełku z zakupionym programem. Na karcie tej jest naniesiony unikatowy numer licencji, który jest przypisany do konkretnego podmiotu gospodarczego (po procesie rejestracji w firmie InsERT). Numerem tym należy się posłużyć w celu zakupu ulepszeń i związanych z nimi numerów aktywacyjnych. Numer aktywacyjny należy wprowadzić w opcji Licencje, w menu Pomoc programu Biuro GT. W wyświetlonym na tym ekranie polu Wersja uprawnień widnieje informacja, jakie jest najwyższe aktywne dotychczas ulepszenie płatne. Opcja Aktywuj pojawi się wówczas, gdy zainstalowane ulepszenie wymaga aktywacji (dla części swojej funkcjonalności). Należy zwrócić uwagę, że instalacja ulepszenia w sieci wymagana jest na wszystkich stanowiskach komputerowych, gdyż struktura bazy danych otwartej nowo ulepszonym programem (zainstalowanym na jednym ze stanowisk w sieci) może zostać zmodyfikowana i nie będzie mogła być poprawnie odczytana przez starszą wersję. Wówczas wystarczy zainstalować ulepszenie na wszystkich stanowiskach w sieci komputerowej. 19

20

21 MODUŁY I FUNKCJE PROGRAMU BIURO GT 21

22

23 MODUŁY PROGRAMU BIURO GT Operacje, które wykonuje system Biuro GT, pogrupowane zostały w następujące moduły: Klienci Panel Klienta Procesy Zestawienia Raporty Bazy danych Administracja. Klienci Moduł służy do zarządzania danymi klientów biura rachunkowego. Jest to pierwszy i najważniejszy moduł, od którego należy rozpocząć pracę z Biurem GT. Ponieważ Biuro GT jest narzędziem uzupełniającym programy z linii InsERT GT, wymagane jest, aby dane klientów były przez te programy obsługiwane. Operacje wykonywane w tym module można podzielić na trzy grupy: 1. Dodawanie/podłączanie klientów Jeżeli dane klientów (podmioty) są już obsługiwane przez programy z linii InsERT GT, to można mówić o podłączaniu. Te operacje będą wykonywane na początku pracy z Biurem GT. Podmioty obsługiwane przez Rachmistrza GT, Rewizora GT lub Gratyfikanta GT można podłączyć pojedynczo (opcja Dodaj/Istniejący klient) lub zbiorczo (menu Klient/Dodaj zbiorczo). 23

24 Natomiast w sytuacji gdy biuro rachunkowe pozyskuje nowego klienta i dopiero rozpoczyna jego obsługę księgową lub płacową, należy skorzystać z operacji Dodaj/Nowy klient. W tym przypadku zostanie utworzona nowa baza danych klienta, a następnie pojawią się kreatory wdrożeniowe odpowiednich programów InsERT GT. 2. Uzupełnianie danych klientów o informacje specyficzne dla biura rachunkowego Te operację można wykonywać po podłączeniu/utworzeniu danych klientów w programach InsERT GT. Do danych specyficznych dla biura rachunkowego zaliczyć należy: określanie stawek za obsługę księgową i płacową klienta (stawki stałe i zmienne) przypisanie do grupy oraz przydzielenie cech zdefiniowanie procesów realizowanych w biurze podczas obsługi klienta. 3. Dezaktywowanie i aktywowanie klientów Do trzeciej grupy operacji realizowanych w tym module należy zaliczyć dezaktywowanie i aktywowanie klientów. Szczególnie istotna jest pierwsza operacja, którą należy wykonać w sytuacji, gdy biuro rachunkowe kończy współpracę z klientem. Po jej wykonaniu dane klienta pozostają (można je odfiltrować), ale nie są uwzględniane przy wykonywaniu wszelkich operacji. Dezaktywowanie jest operacją bezpieczną i odwracalną w przypadku pomyłki lub ponownego nawiązania współpracy klienta można aktywować. 24

25 W kolumnach tabeli modułu Klienci zgrupowane zostaną następującej informacje: status (aktywny bądź nieaktywny) status powiązania z bazą danych: zdefiniowano połączenie, tzn. ścieżkę do bazy danych, a baza danych istnieje i jest poprawna zdefiniowano połączenie, ale połączenie nie jest prawidłowe, ponieważ baza danych nie istnieje na serwerze lub jest uszkodzona, ewentualnie został zatrzymany serwer zdefiniowano połączenie, baza danych istnieje i jest poprawna, ale wystą pił błąd zgodności punktów czasowych (więcej w rozdziale Punkty kontroli czasu). nie zdefiniowano połączenia do bazy danych, nie jest możliwe dodanie nowego klienta. pełna nazwa NIP miejscowość telefon osoba kontaktowa forma księgowości forma kadr i płac. Panel Klienta Moduł Panel Klienta prezentuje informacje związane z klientem biura wskazanym przez użytkownika. Klienta wybiera się z rozwijalnej listy znajdującej się w górnej części głównego okna modułu, a następnie system wyświetla informacje (przeznaczone tylko do odczytu) takie, jak: nazwa pełna podmiotu, adres, miejscowość, telefon, mail, osoba kontaktowa i telefon do niej. W tabeli znajdującej się poniżej zostanie wyświetlona lista procesów oraz ich stanów przyporządkowanych klientowi, wynikających ze wskazanego okresu. Warto pamiętać, że moduł ten (inaczej niż moduł Klienci) wspomaga bieżącą pracę biura, a cykl rozliczeniowy jest cyklem (okresem) miesięcznym. Okres ten wybiera się w górnej części okna modułu. W tym miejscu należy wyjaśnić, czym według autorów systemu są procesy. Procesy służą opisywaniu postępu prac związanych z obsługą klienta biura rachunkowego w danym okresie. Można je ustalać na miesięczne, kwartalne lub roczne. Program Biuro GT posiada pewne wbudowane procesy, ale użytkownik może je dowolnie zmieniać i dodawać nowe. W każdym okresie proces może przyjmować różne stany, dzięki czemu użytkownicy w łatwy sposób będą mogli oznaczać stan zaawansowania różnych spraw, które dla określonego klienta w danym okresie należy realizować. 25

26 Przykład procesu: Deklaracja VAT-7 może przyjmować następujące stany: naliczona, sprawdzona, wydrukowana, wysłana do US, OK. Operacje, które są realizowane przez system (naliczanie i wydruk), są ustawiane automatycznie. Stany procesu są rejestrowane dla jednego klienta biura i jeden okres. Więcej informacji o procesach znajduje się w rozdziałach Procesy oraz Administracja/Procesy realizowane w biurze. Moduł ten pozwala także na przypisanie do danego klienta komentarzy. Dla każdego klienta można dodać nieograniczoną liczbę komentarzy będą one widoczne przez wszystkich pracowników biura obsługujących danego klienta. Komentarze można oczywiście edytować oraz usuwać w sytuacji, gdy ich zawartość jest nieaktualna. Procesy Procesy służą opisywaniu postępu prac związanych z obsługą klienta biura rachunkowego w danym okresie. Ich znaczenie dla programu zostało opisane w poprzednim rozdziale. Dla każdego klienta biura rachunkowego obsługiwanego przez Biuro GT można przydzielić listę procesów (informacje na jego temat zgromadzone są również w kartotece klienta). Procesy mają za zadanie opisywać stan prac związanych z obsługą klienta. Biuro GT jest wyposażone w zdefiniowaną już listę procesów i stanów. Dla każdego nowo dodawanego do systemu kontrahenta istnieje lista procesów domyślnych (szczegóły w tabeli z listą procesów). Każdy proces może być miesięczny albo roczny, co oznacza, że jego stany są modyfikowane albo w ujęciu miesięcznym, albo w ujęciu rocznym. 26

27 Każdy proces ma swój stan. Stan procesu obowiązuje na miesiąc lub rok. Lista stanów procesów jest modyfikowalna. Stany procesów można ustawić w wybraną przez użytkownika kolejność. Przykład: Proces: deklaracja VAT-7 (należy do grupy procesów: Deklaracje i jest miesięczny) Stany: (przyjmuje się, że zawsze w nowym miesiącu proces będzie miał wartość 0 brak wartości) 1. brak działań 2. w przygotowaniu 3. naliczona 4. wydrukowana 5. wysłana do US 6. kopia wysłana klientowi 7. zamknięta Proces deklaracja VAT-7 może mieć w lutym stan wysłana do US, a w marcu w przygotowaniu. Lista stanów jest predefiniowana, ale może być dodatkowo rozszerzona przez klienta. Użytkownik ma więc możliwość zdefiniowania odpowiedniej dla siebie kolejności dla stanów procesów. Stany dotyczą procesów a nie procesów i klienta. Oznacza to, że po zdefiniowaniu listy stanów i ich kolejności dla danego procesu będzie ona obowiązywała dla tego procesu u wszystkich klientów.! Procesy muszą być przypisywane do klienta. Wiąże się to z tym, że każdy nowo dodany klient może mieć dowolnie definiowalną i zmienną w czasie listę obowiązujących procesów. Zmienność w czasie z kolei oznacza, że jeśli w 2006 roku dla kontrahenta przypisano proces Deklaracja VAT-7, to jest możliwe usunięcie w 2007 roku i przypisanie nowego procesu Deklaracja VAT-7. Usunięcie procesu nie usuwa historii jego stanów za okres, w którym był wykorzystywany. Dzięki temu ponowne aktywowanie (przywiązanie) procesu do klienta spowoduje, że cała historia jest widoczna. Podsumowując rozdział o procesach i ich stanach realizacji, można podać następujące objaśnienie: procesy to pewne grupy czynności realizowane podczas obsługi klienta, natomiast stany obrazują kolejność ich realizacji. 27

28 Zestawienia Moduł ten umożliwia wykonanie następujących zestawień: Rozliczenia z klientami - zestawienie to wylicza koszty obsługi dla wszystkich klientów biura za wskazany przez użytkownika miesiąc. Informacje są ukazane w sposób syntetyczny. Rozliczenia z klientem - bardziej szczegółowe zestawienie, które wylicza koszty za wskazany miesiąc dla jednego, wybranego przez użytkownika klienta. Obsługa zestawień jest bardzo prosta i polega na podaniu kilku parametrów startowych i ewentualnie późniejszym wydrukowaniu tabeli będącej wynikiem działania zestawienia. Wynik ten można też przenieść do innego programu (np. Microsoft Excel), korzystając z opcji Kopiuj listę. Raporty Każda operacja zrealizowana przez Biuro GT na bazach podmiotów zostaje zapisana w programie za pomocą specjalnego loga, które zostanie zaprezentowane w omawianym module. Logi te można przeglądać właśnie w module Raporty. Celem logowania operacji przez program Biuro GT jest umożliwienie przede wszystkim kierownictwu i pracownikom biura rachunkowego zweryfikowanie kto, kiedy i jakie operacje wykonał za pomocą Biura GT na bazach danych podmiotów systemu InsERT GT. 28

29 Dodatkowo logi mogą okazać się pomocne przy sprawdzaniu skutków prac długotrwałych, czyli takich, w których użytkownik odchodzi od komputera i pozostawia pracujący program Biuro GT. Przykładem takiej długotrwałej operacji, którą potrafi realizować Biuro GT, jest zbiorcza konwersja baz danych podmiotów. Przy dużej liczbie podmiotów taka procedura konwersji może trwać nawet kilka czy kilkanaście godzin. Wówczas warto rozpocząć taki proces w Biurze GT przy zakończeniu dnia i pozostawić go na noc. Wyniki operacji będzie można następnego dnia przeglądnąć właśnie w raporcie z operacji (logu). Biuro GT loguje następujące operacje przez siebie realizowane: naliczanie i wydruk deklaracji skarbowych wydruk KPiR wydruk ewidencji VAT naliczanie deklaracji ZUS i eksport do pliku.kdu ustawianie parametrów i słowników w podmiotach archiwizacja danych podmiotów sekwencyjna konwersja baz wielu podmiotów do nowej wersji wprowadzanie numerów licencyjnych oraz danych biura rachunkowego do baz podmiotów. Większość wymienionych operacji jest realizowana przez odpowiedni kreator. W każdym kreatorze po zrealizowaniu wyboru opcji w kolejnych oknach (krokach kreatora) czynności wykonywane przez Biuro GT będą prezentowane w postaci: paska postępu narastająco budowanego raportu (listy zadań), w którym zostaną zaprezentowane bieżące informacje realizowane przez Biuro GT. Tak zbudowany w czasie akcji raport będzie dostępny w omawianym module. Znajdować się tu będzie po prostu lista operacji. Dla każdej operacji zostają zapamiętane oraz zaprezentowane następujące informacje: nazwa operacji data wykonania dokładna godzina wykonania użytkownik (kto operację wykonał) raport z operacji szczegóły operacji lista podmiotów, na których została operacja była realizowana wynik operacji. Moduł prezentuje operacje, które zostały już wykonane. Pozwala na usunięcie operacji historycznych.! 29

30 Bazy danych Biuro GT ma własną bazę danych. Przechowywane są w niej m.in. następujące informacje: dane klienta biura lista procesów związanych z tym klientem historia stanów realizacji procesów dla każdego z klientów biura lokalizacja bazy klienta domyślne parametry lista użytkowników Biura GT wraz z ich uprawnieniami. Omawiany moduł umożliwia wykonywanie następujących operacji: Archiwizacja zbiorcza Dearchiwizacja zbiorcza Archiwizacja podmiotu Dearchiwizacja podmiotu Konwersja. Archiwizacja zbiorcza Biuro GT zostało wyposażone w opcje archiwizacji własnej bazy danych oraz baz danych podmiotów obsługiwanych przez biuro rachunkowe. Omawiana funkcjonalność jest realizowana w module Bazy danych za pomocą opcji Archiwizacja zbiorcza. Opcja ta umożliwia archiwizowanie bazy Biura GT oraz baz podmiotów do jednego wspólnego pliku archiwum. Pozwala ona także skorzystać z mechanizmu kompresji. Biuro GT realizuje więc przy archiwizacji następujący scenariusz: Oczywiście może być pominięty krok kompresji poszczególnych plików.bak. W wyniku zbiorczej archiwizacji danych w biurze rachunkowym powstaje jeden całościowy plik archiwum o rozszerzeniu.car. Mechanizm archiwizacji pozwala wynikowy plik archiwum podzielić na mniejsze pliki o zadanym przez użytkownika rozmiarze. Podstawową zaletą zastosowanego w Biurze GT mechanizmu archiwizacji jest to, że zarówno bazę danych programu Biuro GT, jak i bazy danych podmiotów są ładowane do jednego zbiorczego pliku archiwum. Mogą być potem zbiorczo lub pojedynczo dearchiwizowane. 30

31 Aby zrealizować archiwizację zbiorczą, należy wybrać polecenie Archiwizacja zbiorcza. W pierwszym oknie kreatora należy wybrać podmioty do archiwizacji (domyślnie zaznaczone są wszystkie podmioty). W kolejnych krokach podajemy informacje analogiczne, jak opisane w rozdziale Archiwizacja podmiotu, a więc: lokalizacji i nazwa archiwum, kompresja oraz zabezpieczenie pliku archiwum za pomocą hasła. Po naciśnięciu przycisku Wykonaj rozpoczyna się proces archiwizacji zbiorczej. Archiwizacja podmiotu Funkcja ta służy do sporządzania archiwum bazy danych podmiotu. Wyświetlone okno Archiwizacja zawiera następujące zakładki: Lokalizacja W zakładce Lokalizacja należy przede wszystkim określić folder archiwum i folder roboczy. Folder archiwum to folder, w którym ma być stworzone archiwum bazy danych podmiotu. W przypadku pracy sieciowej folderem archiwum może być dowolna lokalizacja sieciowa, która jest udostępniona dla komputera (uprawnienie do odczytu i zapisu), z którego wykonywana jest archiwizacja. W czasie wykonywania archiwizacji wykorzystywany jest też folder roboczy. W zależności od trybu pracy z systemem Biuro GT folder ten musi spełniać następujące wymagania: praca lokalna (MSDE zainstalowany na tym samym komputerze). Może to być dowolny folder, na przykład: C:\temp praca sieciowa (stanowisko, na którym zainstalowany jest serwer bazy danych MSDE). Może to być dowolny folder lokalny (wariant zalecany) znajdujący się na tym samym komputerze, z którego odbywa się archiwizacja, na przykład: C:\temp Można też wykorzystać folder sieciowy udostępniony dla usługi MSSQLSERVER (instancja domyślna) lub MSSQL$InsERTGT (instancja INSERTGT). Dla systemów operacyjnych klasy NT (Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP) można to sprawdzić w narzędziach administracyjnych komputera w gałęzi Usługi i aplikacje Usługi we właściwościach usługi na zakładce logowanie. Należy wskazać konto, na które będzie się logować usługa. W celu przeprowadzenia archiwizacji zdalnej konto to powinno mieć dostęp do folderu roboczego na przykład: \\KOMPUTER_3\temp praca sieciowa (stanowisko klienckie, na którym zainstalowany jest system Biuro GT, a nie jest zainstalowane MSDE). 31

32 Taka archiwizacja jest najłatwiejsza w wypadku ustawienia folderu roboczego na serwerze czyli komputerze na którym zainstalowano MSDE, na przykład: \\SERWER\temp Folder na serwerze musi być udostępniony z prawami do odczytu i zapisu. Istnieje także możliwość skorzystania z dowolnego folderu sieciowego, pod warunkiem jednak, że będzie on udostępnionym dla konta, na które loguje się usługa MSSQL- SERVER (jak opisano powyżej). Kolejnym parametrem dostępnym na zakładce Lokalizacja jest nazwa archiwum. Może ona być: tworzona na podstawie nazwy podmiotu (Opcja ta jest zalecana w przypadku tworzenia archiwum jednorazowo, na przykład po to, by przenieść dane w postaci archiwum z jednego komputera na drugi.); tworzona na podstawie nazwy podmiotu i daty (Zalecana dla użytkowników tworzących regularnie, cyklicznie kopie zapasowe, na przykład każdej nocy. Wówczas nazwa pliku będzie złożeniem nazwy podmiotu oraz daty utworzenia archiwum danych. Zalecane jest regularne tworzenie kopii zapasowej danych z wykorzystaniem tego wariantu nazewnictwa.); podana przez użytkownika (Użytkownik podaje dowolną nazwę dla pliku archiwum. Zastosowanie tej opcji jest identyczne jak w pierwszym przypadku, gdy kopia tworzona jest incydentalnie). Nadpisuj archiwa o tej samej nazwie zaznaczenie tego znacznika spowoduje, że program zastąpi istniejące archiwa, jeżeli nazwy plików będą się pokrywały. Przykład: Utworzono archiwum danych podmiotu dnia o nazwie Alfa.bak w lokalizacji: C:\Moje dokumenty\alfa.bak Archiwum zawiera dane na koniec dnia W przypadku ponownej archiwizacji do pliku o lokalizacji: C:\Moje dokumenty\alfa.bak wykonanej dnia , istniejące archiwum zostanie usunięte i zastąpione najbardziej aktualnym, czyli zawierającym dane na koniec dnia Stosowanie tej opcji niesie za sobą niebezpieczeństwo, że nie będzie istniała możliwość odtworzenia dowolnego archiwum z przeszłości (taka konieczność może nastąpić na przykład, gdy niepowołana osoba dokonała modyfikacji danych dnia i z tego powodu zaszła konieczność odtworzenia danych ze stanem na dzień ). Kompresja W zakładce tej można określić, czy po sporządzeniu archiwum danych powstały plik ma zostać spakowany celem zmniejszenia jego fizycznej objętości. Można zażądać również, aby w czasie pakowania pliku nastąpiło jego dzielenie na mniejsze paczki, celem na przykład skopiowania archiwum na dyskietki czy inny nośnik. Rozmiar woluminu może być ograniczony wielkością nośników, jak i zadany w me gabajtach (MB). 32

33 Zabezpieczenia Tworzone archiwum bazy danych podmiotu może zostać zabezpieczone hasłem. Dostępne są trzy warianty: hasło użytkownika zalogowanego do programu wykonującego archiwizację hasło szefa firmy (osoby mającej domyślnie maksymalne uprawnienia w programie) podanym hasłem (w przypadku zabezpieczenia archiwum hasłem jednorazowym należy je zanotować i zachować w bezpiecznym miejscu. Bez znajomości tego hasła nie będzie można zdearchiwizować danych). Dearchiwizacja podmiotu Jeśli zdarzy się, że dane na dysku twardym komputera zostaną uszkodzone, to, przeprowadzając dearchiwizację, można je odzyskać. Dearchiwizacja jest to po prostu przeniesienie uprzednio zarchiwizowanych danych na dysk twardy komputera. W czasie dearchiwizowania danych podmiotu należy określić lokalizację pliku archiwum oraz folder roboczy. Lokalizacja pliku archiwum to ścieżka do pliku podana w odpowiednim formacie, na przykład: C:\Moje dokumenty\alfa.bak W czasie dearchiwizacji wykorzystywany jest też folder roboczy. W zależności od trybu pracy z systemem Biuro GT folder ten musi spełniać następujące wymagania: praca lokalna (MSDE zainstalowany na tym samym komputerze). Może to być dowolny folder, na przykład: C:\temp praca sieciowa (stanowisko, na którym zainstalowany jest serwer bazy danych MSDE). 33

34 Może to być dowolny folder lokalny (wariant zalecany) znajdujący się na tym samym komputerze, z którego odbywa się archiwizacja, na przykład: C:\temp Można też wykorzystać folder sieciowy udostępniony dla usługi MSSQLSERVER (instancja domyślna) lub MSSQL$InsERTGT (instancja INSERTGT). Dla systemów operacyjnych klasy NT (Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP) można to sprawdzić w narzędziach administracyjnych komputera w gałęzi Usługi i aplikacje- Usługi we właściwościach usługi na zakładce logowanie. Należy wskazać konto, na które będzie się logować usługa. W celu przeprowadzenia archiwizacji zdalnej konto to powinno mieć dostęp do folderu roboczego na przykład: \\KOMPUTER_3\temp praca sieciowa (stanowisko klienckie, na którym zainstalowany jest system Biuro GT, a nie jest zainstalowane MSDE). Taka archiwizacja jest możliwa tylko w wypadku ustawienia folderu roboczego na serwerze czyli komputerze, na którym zainstalowano MSDE, na przykład: \\SERWER\temp Folder na serwerze musi być udostępniony z prawami do odczytu i zapisu. Istnieje także możliwość skorzystania z dowolnego folderu sieciowego pod warunkiem jednak, że będzie on udostępnionym dla konta, na które loguje się usługa MSSQLSERVER (jak opisano powyżej). W sekcji Sposób dearchwizacji danych można określić, czy dane przywrócone z kopii mają zastąpić dane obecnie używane (Dearchwizuj jako ) lub czy dane przywrócone z kopii mają zostać załadowane do nowego podmiotu (Dearchwizuj do podmiotu o nazwie ). Dearchiwizacja zbiorcza Dearchiwizację zbiorczą należy wykonać na przykład wtedy, gdy z powodu awarii przestanie nagle pracować komputer lub gdy wszystkie dane trzeba będzie przenieść na inny serwer. Program Biuro GT umożliwi wówczas dearchiwizację zbiorczą, tzn. taką, w której po jednokrotnym ustaleniu parametrów utworzone zostaną wszystkie bazy podmiotów oraz baza Biura GT. Taki scenariusz dearchwizacji powinien być przeprowadzony następująco: 1. Użytkownik wybiera w Biurze GT w module Bazy danych opcję Dearchwizuj zbiorczo. 2. Użytkownik wskazuje plik zbiorowej archiwizacji. 3. Użytkownik wskazuje, które bazy danych i gdzie mają być zdearchiwizowane. 34

35 Konwersja bazy danych Biuro GT potrafi wykonać sekwencyjną konwersję baz wielu podmiotów do nowej wersji programu. Zbiorcza konwersja podmiotów jest wywoływana z modułu Bazy danych poleceniem Konwertuj. Konwersję wykonuje się w następujący sposób: użytkownik zaznacza listę podmiotów, które mają zostać skonwertowane. Następnie musi podać hasło szefa w programie Biuro GT. Po naciśnięciu Wykonaj uruchomia się procedura konwersji baz danych podmiotów, podczas której nie jest już konieczna jakakolwiek ingerencja użytkownika. Proces może być długotrwały. Przy dużej liczbie podmiotów obsługiwanych w biurze rachunkowym należy przygotować na niego sporo czasu. Wynik konwersji zapisze się do raportu dostępnego w module Raporty. Administracja Moduły administracyjne to swego rodzaju słowniki przechowujące różne informacje dotyczące m.in. klientów, personelu, procesów wykorzystywane w pracy z programem Biuro GT. Oto one: Cechy klientów Dane podmiotu Grupy klientów Personel Procesy realizowane w biurze. Cechy klientów Ten administracyjny moduł pozwala wprowadzić do systemu dodatkowe opisy klientów. Wystarczy, aby użytkownik w wyświetlonym kreatorze nacisnął klawisz Dalej, a w okienku Cecha klienta wpisał wybrane przez siebie określenie. Każdy klient może mieć przypisanych wiele cech. Cechy można pooprawiać oraz usuwać. Przykłady cech: nowy, rzetelny itp. 35

36 Dane podmiotu Wyświetlone okno pozwala wprowadzić do podmiotów dane biura rachunkowego. Zakładka Podstawowe - służy do podania najistotniejszych informacji o biurze (NIP, REGON, nazwa pełna, dane teleadresowe). Zakładka Dodatkowe - pozwala wprowadzić numery telefonów i faksów z zaznaczeniem, który z nich ma być numerem podstawowym. Grupy klientów Grupa klientów charakteryzuje określoną liczbę klientów odznaczających się pewnym podobieństwem. Przykładami grup kontrahentów mogą być: kontrahenci zwykli, VIP-y itd. Każdy kontrahent biura może należeć wyłącznie do jednej grupy. W wyświetlonym kreatorze należy nacisnąć przycisk Dalej, a następnie podać w oknie Grupa klientów odpowiednie określenie. 36

37 Personel Moduł ten pozwala na przechowywanie różnych informacji o użytkownikach systemu. Osoba z uprawnieniami szefa firmy może wprowadzić podstawowe informacje o innych użytkownikach Biura GT (imię, nazwisko, hasło, identyfikator) oraz za pomocą znacznika określić użytkownika jako aktywnego (tzn. zatrudnionego w biurze, wykonującego różne zadania i widocznego na liście personelu). Dane te należy wprowadzić do górnej części okna Użytkownik. Natomiast w dwóch jego zakładkach szef firmy może przydzielić uprawnienia do poszczególnych funkcji Biura GT oraz systemów z linii InsERT GT. Wystarczy zakreślać znaczniki odpowiadające różnym funkcjom. Tak zdefiniowanych użytkowników będzie można wyeksportować z Biura GT do programów systemu InsERT GT za pomocą opcji Narzędzia/Parametry i słowniki. Więcej szczegółów na ten temat znajduje się w rozdziale Pierwsze kroki w systemie Biuro GT. 37

38 Procesy realizowane w biurze Ten administracyjny moduł prezentuje listę zdefiniowanych procesów, które realizuje się w biurze. Umożliwia także dodanie nowych procesów oraz określenie stanów ich realizacji. Moduł ten pozwala także poprawić lub usunąć wybrane procesy. Moduły Panel klienta i Procesy są odpowiedzialne za monitorowanie stanu realizacji procesów. Po wywołaniu opcji Procesy realizowane w biurze wyświetla się lista zdefiniowanych w programie procesów. Należy wybrać opcję Dodaj i w wyświetlonym oknie Proces wpisać nazwę nowo dodawanego procesu oraz określić jego okresowość. Należy też ustalić listę stanów realizacji procesów. W oknie Stan realizacji procesu możliwe jest też ustalenie, jakie operacje, które są wykonywane przez Biuro GT na podmiotach systemów z linii InsERT GT spowodują ustawienie wybranego stanu realizacji dla procesu. Funkcje automatyzujące prace w systemie InsERT GT W menu Narzędzia umieszczone zostały następujące opcje: Naliczanie deklaracji skarbowych Naliczanie deklaracji ZUS Drukowanie KPiR i ewidencji VAT Ustawianie parametrów i słowników Licencje InsERT GT Synchronizacja licencji. 38

39 Naliczanie deklaracji skarbowych Opcja ta umożliwia zbiorcze naliczanie i wydruk deklaracji skarbowych, a także wydruk poleceń przelewu w podmiotach obsługiwanych przez biuro rachunkowe na systemie InsERT GT. W pierwszym kreatorze użytkownik dokonuje wyboru: typu deklaracji okresu dla wybranej deklaracji (podpowiadany jest okres wynikający z kontekstu okresu Biura GT) operacji, jaka ma zostać wykonana na deklaracji. W drugim oknie wskazuje się drukarkę, na której zostaną wydrukowane dokumenty. Należy również określić liczbę ich kopii. W oknie kolejnym należy z tabeli z listą podmiotów wybrać te, dla których zostanie przeprowadzona operacja. Lista może zmienić swoją zawartość w zależności od zastosowanego filtra (dotyczącego grupy i cechy klienta). Aby rozpocząć drukowanie deklaracji skarbowych, należy w ostatnim oknie kreatora nacisnąć klawisz Wykonaj. Okno to prezentuje także postęp realizowanych prac. Naliczanie deklaracji ZUS Biuro GT automatyzuje obsługę deklaracji rozliczeniowych dostępnych w programach systemu InsERT GT. W zależności od wprowadzonych w programie kadrowym ustaleń w umowie o pracę dla każdego pracownika sporządzany jest raport ZUS: RCA (mikrogratyfikant GT i Gratryfikant GT) RZA (mikrogratyfikant GT i Gratryfikant GT DRA (mikrogratyfikant GT i Gratryfikant GT) RSA (tylko Gratyfikant GT). 39

40 W menu Narzędzia Biura GT znajduje się opcja umożliwiająca automatyczne naliczenie deklaracji ZUS i ewentualne wysłanie do plików.kdu. Po jej wybraniu zostanie wyświetlony kreator. W jego pierwszym oknie należy ustalić okres obejmujący drukowane deklaracje oraz rodzaj operacji, jaką Biuro GT ma wykonać. Czy ma to być: naliczenie deklaracji czy export danych do pliku Płatnika. Jeśli wybrano drugą opcję, należy dodatkowo wskazać lokalizację plików.kdu. W oknie kolejnym należy z tabeli z listą podmiotów wybrać te, dla których zostanie przeprowadzona wcześniej wybrana operacja. Lista może zmienić swoją zawartość w zależności od zastosowanego filtra (dotyczącego grupy i cechy klienta). Wykonywanie operacji rozpocznie się po naciśnięciu klawisza Wykonaj w ostatnim oknie kreatora. Okno to prezentuje także postęp realizowanych prac. Drukowanie KPiR i ewidencji VAT Opcja ta umożliwiająca wydruk książki przychodów i rozchodów oraz ewidencji VAT dla podmiotów obsługiwanych przez biuro. W pierwszym oknie wyświetlonego kreatora należy wskazać okres, jaki ma obejmować przygotowywany wydruk, oraz czego ma on dotyczyć: KPiR Podsumowanie KPiR Ewidencji VAT sprzedaży Podsumowanie ewidencji VAT sprzedaży Ewidencji VAT zakupu Podsumowanie ewidencji VAT zakupu. W drugim oknie wskazuje się drukarkę, na której zostaną wydrukowane dokumenty. Należy również określić liczbę ich kopii. Kolejne okno pozwoli użytkownikowi wybrać z listy podmioty, dla których zostaną zrealizowane wydruki. Na liście widoczne są wszystkie podmioty założone przez Rachmistrza GT lub Rewizora GT. Wygląd listy można zmienić za pomocą następujących filtrów: grupa kontrahentów cecha kontrahenta. Aby rozpocząć drukowanie KPiR oraz ewidencji VAT, należy w ostatnim oknie kreatora nacisnąć klawisz Wykonaj. Okno to prezentuje także postęp realizowanych prac. 40

41 Drukowane są tylko te wydruki i zestawienia, które w wybranym okresie rozliczeniowym zawierają jakiekolwiek wpisy.! Ustawianie parametrów i słowników Biuro GT może wspierać ustawianie niektórych parametrów i słowników programów Rachmistrz GT, Rewizor GT, mikrogratyfikant GT oraz Gratyfikant GT. Dzięki programowi Biuro GT można je w prosty sposób zbiorczo ustawić w podmiotach systemu InsERT GT. Za pomocą kreatora wywołanego z menu Narzędzia należy: w pierwszym oknie wskazać, jaki rodzaj parametrów zostanie zbiorczo ustawiony w podmiotach obsługiwanych przez biuro rachunkowe w kolejnym - wskazać podmioty, dla których zostanie przeprowadzone zbiorcze ustawienie parametrów w kolejnym etapie pojawi się okno z systemu InsERT GT, w którym należy wprowadzić zmiany związane z wartością parametrów. 41

42 Licencje InsERT GT W oknie wywołanym za pomocą tej opcji należy wprowadzić numery licencyjne oraz rejestracyjne\aktywacyjne dla posiadanych przez biuro rachunkowe programów linii InsERT GT. Będzie to pomocne przy zbiorczym zakładaniu wprowadzaniu numerów do podmiotów obsługiwanych przez biuro. Po zakupieniu programu i jego zarejestrowaniu należy wprowadzić numer rejestracyjny (nadawany prze firmę InsERT). W przypadku gdy dla programu otrzymano otrzymano kody aktywujące ulepszenia, należy wpisać numer aktywacyjny. Zawsze w tym polu powinien się znajdować numer aktywujący najnowszą wersję programu. Zawartość tego pola powinna być aktualizowana zawsze wtedy, gdy biuro otrzymuje najświeższy kod aktywacyjny. Numery wprowadzone w tym oknie można w sposób zbiorczy wprowadzać do podmiotów obsługiwanych przez biuro rachunkowe za pomocą opcji Synchronizacja licencji. Synchronizacja licencji Opcja ta służy do zbiorczego wpisywania danych biura rachunkowego oraz numerów licencyjnych\rejestracyjnych\aktywacyjnych do podmiotów systemu InsERT GT. 42