Świadczenie usług mortalitarnych w odniesieniu do osób zmarłych w SPSK 4

Transkrypt

1 INFORMACJE DLA OFERENTÓW I. Informacja o zamawiającym i przedmiocie konkursu ofert 1. Zamawiający: Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny Nr 4 w Lublinie, kod: , ul. Jaczewskiego 8, tel , fax Przedmiot konkursu: Świadczenie usług mortalitarnych w odniesieniu do osób zmarłych w SPSK 4 Średniomiesięcznie dotychczas wykonywano 90 analogicznych usług. Przedmiotem konkursu jest świadczenie przez Wykonawcę usług na zasadach opisanych w niniejszych materiałach, w szczególności w zakresie: 1. Odbioru zwłok osób zmarłych w Szpitalu i ich przetransportowywanie do chłodni Wykonawcy wymagana jest gotowość do realizacji zleceń całodobowo, we wszystkie dni tygodnia a wszystkie odbierane ciała muszą być przechowywane w jednej lokalizacji (siedzibie) chłodni; 2. Transportu wskazanych zwłok do tymczasowej siedziby Zakładu Patomorfologii (ul. Ceramiczna 1) w celu wykonania sekcji zwłok oraz zwrotnie z Zakładu Patomorfologii do chłodni Wykonawcy (po wykonaniu autopsji); 3. Bezpłatnego przechowywania w chłodni (zgodnie z obowiązującymi przepisami) zwłok osób zmarłych w szpitalu do 70 godzin licząc od momentu ich odbioru (z zastrzeżeniem, iż bezpłatne przechowywanie w odniesieniu do dzieci martwo urodzonych bez względu na czas trwania ciąży następuje przez okres dwóch tygodni); po przekroczeniu w/w terminów przechowywanie może nastąpić za odpłatnością pobieraną od osób lub instytucji uprawnionych do pochowania zmarłego; 4. Mycia zwłok osób zmarłych w Szpitalu oraz ich ubierania w odzież dostarczoną przez osoby/instytucje. 5. Wydania zwłok osobom/instytucjom upoważnionym do pochowania osób zmarłych wymagana gotowość co najmniej w dni robocze w godz , a w sobotę od W innych terminach po indywidualnym ustaleniu z zainteresowanymi bez pobierania dodatkowych opłat. II. Wymagany termin realizacji umowy: Umowa zostanie zawarta na okres od daty wskazanej w umowie do czasu zakończenia remontu i uruchomienia działalności w budynku Collegium Pathologicum, nie później jednak niż do r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy z zastosowaniem 1 - miesięcznego okresu wypowiedzenia w takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. III. Informacja o oferentach i o dokumentach, jakie mają dostarczyć Do konkursu mogą przystąpić podmioty, które posiadają uprawnienia do wykonywania działalności stanowiącej przedmiot konkursu oraz posiadające odpowiedni potencjał techniczny, kadrowy, ekonomiczny, finansowy oraz wiedzę i doświadczenie niezbędne do rzetelnej realizacji przedmiotu konkursu na warunkach podanych w niniejszych materiałach. Od wykonawcy składającego ofertę wymaga się, aby realizując usługę przechowywał zwłoki osób zmarłych w Szpitalu w jednej lokalizacji, gwarantującej jednoczesne przechowanie ni mniej niż 10 zwłok. Wykonawca przystępujący do konkursu składa pisemną ofertę, wykorzystując formularz Oferty Wykonawcy stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszych materiałów informacyjnych (lub indywidualnie Strona 1 z 6

2 opracowany przez Wykonawcę, ale uwzględniający co najmniej wszystkie informacje wymagane przez Zamawiającego) oraz co najmniej aktualny (co do stanu faktycznego) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. W sytuacji, gdy z w/w dokumentacji dotyczącej Wykonawcy nie wynika upoważnienie do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy przez osobę podpisującą ofertę - należy dołączyć stosowne upoważnienie/pełnomocnictwo w oryginale lub kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem. Dokumenty składane w formie kserokopii należy potwierdzić za zgodność z oryginałem poprzez złożenie podpisu przez osobę uprawnioną. W przypadku dołączenia kserokopii upoważnienia lub pełnomocnictwa, Zamawiający wymaga, aby dokument został potwierdzony za zgodność z oryginałem notarialnie lub przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy (zgodnie z dołączonymi dokumentami, z których wynika zasada reprezentacji). Oznacza to, iż niedopuszczalne jest dokonywanie potwierdzeń za zgodność z oryginałem przez osobę, na którą zostało wystawione pełnomocnictwo. Poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz podpisane przez osobę uprawnioną. IV. Opis kryteriów, którymi będzie się kierował zamawiający przy wyborze oferty Komisja przy wyborze jednostki na prowadzenie działalności objętej niniejszym konkursem ofert będzie brała pod uwagę warunki finansowe zaproponowane przez Oferenta bilans kosztu za wykonywanie usługi oraz przychodu z tytułu czasowego przebywania w pomieszczeniu odbioru zwłok. V. Kontakt z oferentami Szpital, w szczególnie uzasadnionych przypadkach zastrzega sobie prawo zmiany lub uzupełnienia treści niniejszych materiałów. W przypadku wprowadzenia takiej zmiany, informacja o tym zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego i będzie wiążąca dla Wykonawców i Szpitala. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści materiałów. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie wpłynął do Szpitala nie później niż do 26 sierpnia 2013r - za pomocą faksu ( ), złożony w Kancelarii (pok. 001) lub pocztą elektroniczną (dzp@spsk4.lublin.pl). Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści materiałów wpłynął po upływie terminu składania określonego w zdaniu poprzednim, lub dotyczy udzielonych już wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, treść zmian lub uzupełnienia materiałów zamawiający zamieszcza na własnej stronie internetowej. VI. Cena oferty Wartość oferty dla potrzeb oceny ofert ustalona zostanie jako BILANS kosztu wykonywania usługi oraz przychodu z tytułu czasowego przebywania w pomieszczeniu do odbioru zwłok. Im niższy koszt (odpowiednio wyższy przychód) tym oferta uzyska wyższą ocenę w rankingu spośród ofert nieodrzuconych. Przy obliczeniu w/w elementów oraz wypełnianiu formularza Oferty Wykonawcy należy wziąć pod uwagę poniższe uwagi. Koszt usługi należy obliczyć jako iloczyn liczby usług ( szacowany na poziomie łącznie 2 000) oraz proponowanej przez Wykonawcę ceny jednostkowej netto za usługę. Przychód z korzystania z pomieszczenia należy wyznaczyć jako iloczyn proponowanej miesięcznej opłaty netto i okresu korzystania (zakładane 22 m-ce). Zaproponowane ceny jednostkowe muszą uwzględniać wszystkie czynniki cenotwórcze wynikające z prawidłowej realizacji zobowiązań opisanych w niniejszych materiałach. Wartość brutto pozycji asortymentowej należy obliczyć poprzez powiększenie wartości netto o należny podatek VAT wg stawek obowiązujących na dzień sporządzania oferty. Ceny jednostkowe oraz wartości muszą być wyrażone w jednostkach nie mniejszych niż grosze (nie dopuszcza się podania jednostek w tysięcznych częściach złotego). Cena oferty musi być wyrażona w PLN. Ceny jednostkowe brutto wykonywanych przewozów wynikające z Oferty nie będą podwyższane w okresie realizacji umowy, a wysokość opłaty za pomieszczenie nie będzie w tym okresie obniżana. Strona 2 z 6

3 Zamawiający ma prawo dokonać korekty poniższych omyłek, niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.: a) oczywiste omyłki pisarskie b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek Zamawiający poprawia omyłki rachunkowe, o których mowa ppkt. b w następujący sposób: - jeżeli obliczona cena nie odpowiada iloczynowi ceny jednostkowej oraz liczby jednostek miar - przyjmuje się że prawidłowa liczba jednostek miar wynika z materiałów konkursowych a cena jednostkowa została prawidłowo określona przez Wykonawcę uwzględniając konsekwencje rachunkowe dokonanych poprawek. VII. Składanie ofert 1. Opakowanie i oznakowanie ofert. Oferty należy składać w zamkniętej kopercie. Koperta powinna być zaadresowana do Zamawiającego na adres: Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny Nr 4 w Lublinie, kod , ul. Jaczewskiego 8, oraz powinna być oznakowana następująco: "Konkurs ofert Usługi mortalitarne 2. Termin i forma składania ofert. Oferty należy składać osobiście, na adres podany w ogłoszeniu o konkursie, w Kancelarii ogólnej SPSK-4 na I piętrze lub drogą pocztową (na własne ryzyko), nie później niż do dnia 27 sierpnia 2013r do godz Oferty złożone po terminie nie będą otwierane i rozpatrywane. VIII. Otwarcie ofert, wybór i zawiadomienie o wyniku konkursu. 1.Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 27 sierpnia 2013r, o godz.11 15, w Dziale Zamówień Publicznych i Marketingu (pok. 001). Przy otwarciu ofert mogą być obecni przedstawiciele oferentów. Po otwarciu każdej z kopert zostanie podana do wiadomości zebranych: - nazwa oferenta - siedziba oferenta - cena oferty zaproponowane warunki finansowe Na posiedzeniu niejawnym komisji oferty będą podlegały badaniu pod względem formalnym. Zamawiający odrzuci oferty jeżeli: 1) nie spełniają wymogów określonych w niniejszych Materiałach 2) oferent nie złożył wymaganych oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w Materiałach. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wezwania Oferenta do złożenia wyjaśnień co do treści złożonej oferty i przeprowadzenia w tym celu indywidualnych rozmów z poszczególnymi Oferentami. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia konkursu bez podania przyczyny. W przypadku, gdy do postępowania konkursowego zgłoszona zostanie jedna oferta, Zamawiający może przyjąć tę ofertę i rozstrzygnąć konkurs, jeśli spełnia ona wymagania Zamawiającego. Zamawiający podpisze umowę z oferentem, którego oferta zostanie uznana przez Komisję za najkorzystniejszą spośród złożonych ofert. 2. Ogłoszenie wyników konkursu O wynikach konkursu wszyscy oferenci zostaną powiadomieni pisemnie. Zawiadomienie zostanie wysłane w ciągu trzech dni licząc od daty rozstrzygnięcia konkursu. Oferent, którego oferta została wybrana zostanie powiadomiony o miejscu i terminie podpisania umowy. IX. Istotne dla Zamawiającego postanowienia, które będą stanowiły integralną część umowy. 1. Transport zwłok musi być realizowany samochodem nieoznakowanym w logo identyfikujące firmę lub rodzaj prowadzonej działalności Wykonawcy; dopuszczonym do użytkowania przez Inspektora Sanitarnego. Zabezpieczenie zwłok podczas transportu zgodnie z obowiązującymi przepisami następuje staraniem Wykonawcy, w ramach zaproponowanej ceny. 2. Wykonawca odpowiada za godne postępowanie podległego personelu z ciałem zmarłego pacjenta. 3. Odbiór zwłok ze Szpitala nastąpi w terminie wskazanym przez osobę występującą w imieniu Zamawiającego (przekazującą drogą faksową informację o potrzebie transportu); planuje się, iż Wykonawcy będzie pozostawiony czas 1 1,5h na przyjazd do siedziby Zamawiającego; wyjątkiem jest konieczność odbioru zwłok, od których uprzednio pobrano narządy do przeszczepu wówczas od momentu powiadomienia Wykonawca będzie dysponował czasem nie dłuższym niż 30 minut od zgłoszenia przez Zamawiającego. Wykonawca zabezpiecza zwłoki podczas transportu zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przypadku Strona 3 z 6

4 pacjentów objętych przed śmiercią izolacją na Karcie skierowania do chłodni Zamawiający umieszcza dopisek: Niebezpieczeństwo skażenia. 4. Odbiór zwłok przez Wykonawcę następuje z pomieszczenia wskazanego przez Szpital (za który pobierana jest opłata za udostępnienie), wydzielonego z łącznika pomiędzy Szpitalem a Collegium Pathologicum, z przeznaczeniem do zidentyfikowania i odbioru zwłok osób zmarłych na oddziałach szpitalnych. Wykonawca zobowiązany jest do sprawdzenia danych wpisanych do Karty skierowania zwłok do chłodni oraz jej podpisania przy odbiorze zwłok. 5. Wykonawca zobowiązuje się do transportu przechowywanych zwłok na sekcję do Zakładu Patomorfologii w Lublinie, ul. Ceramiczna 1 - zgodnie z bieżącymi zleceniami (przekazywanymi drogą faksową przez osobę występującą w imieniu Zamawiającego) oraz odbioru ciała po powiadomieniu przez Zakład Patomorfologii o zakończeniu autopsji. Zlecenie zostanie przekazane drogą faksową. Planuje się, iż Wykonawcy będzie pozostawiony czas 1 1,5h na transport do Zakładu Patomorfologii i 1h na odbiór z Zakładu Patomorfologii. 6. Wydanie zwłok przez Wykonawcę osobom/instytucjom uprawnionym do pochowania osób zmarłych może się odbyć po przedstawieniu karty zgonu wydanej przez Szpital oraz po otrzymaniu jednej z dwóch informacji (drogą faksową lub pisemną): o wykonaniu sekcji zwłok lub o wyrażeniu zgody na wydanie ciała bez sekcji zwłok (podpisanej przez lekarza Szpitala) i nie może być uzależnione od uiszczenia opłaty za ich przechowywanie. Zamawiający powiadomi Wykonawcę o każdym znanym sobie przypadku zakazu wydania zwłok z powodu toczącego się postępowania wyjaśniającego w Prokuraturze, a Wykonawca nie może wydać zwłok takiej osoby do czasu zakończenia tego postępowania. 7. Zwłoki będą przechowywane w warunkach adekwatnych do tej usługi, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wydanie zwłok musi nastąpić z miejsca mającego lokalizację na terenie miasta Lublin (wskazanego w treści oferty, które nie może ulec zmianie bez uzyskania uprzedniej zgody Szpitala). 8. Wydanie zwłok ma się odbywać co najmniej w dni robocze w godz. od , a w sobotę od lub w innych - po uzgodnieniu terminu odbioru z rodziną - za co Wykonawca nie może żądać opłaty. Rodzina osoby zmarłej ma prawo do oględzin zwłok przed wydaniem oraz prawo do swobodnego wyboru firmy pogrzebowej. 9. Wykonawca ma obowiązek utylizowania materiału, w którym zabezpieczone były zwłoki przygotowane do transportu. 10. Wykonawca nie może pobrać wyższej opłaty niż 50 zł brutto za dobę przechowywania zwłok po upływie 70 godzin od zabrania ze Szpitala (odpowiednio 14 dni w odniesieniu do dzieci martwo urodzonych bez względu na czas trwania ciąży) oraz jakichkolwiek opłat z tytułu dłuższego przechowywania, spowodowanego istotnymi okolicznościami (w szczególności konieczność wykonania autopsji lekarskiej lub toczącego się postępowania MOPR lub Prokuratury). 11. Wykonawca ma obowiązek poinformować Zamawiającego o nie odebraniu zwłok w terminie odpowiednio 70 godzin lub 2 tygodni dla przechowywania płodu, w celu uruchomienia stosownych procedur przez pracowników Zamawiającego zmierzających do pochówku zwłok. 12. Wykonawca ma obowiązek bezpłatnie udostępnić zwłoki do pobrania rogówki przez zespól Banku Tkanek Oka SPSK 1 z ciał osób zmarłych w SPSK Zakazuje się prowadzenia działalności związanej z usługami pogrzebowymi na terenie Szpitala innej niż wynikająca z niniejszego konkursu oraz przebywania pracowników Wykonawcy (osób realizujących usługi w jego imieniu) na terenie Szpitala przez czas dłuższy niż konieczny do odbioru zwłok. 14. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji zawierającej wszystkie dane dotyczące zlecenia przechowywania zwłok oraz dane osoby uprawnionej do pochowania osoby zmarłej, która odebrała zwłoki. 15. W przypadku większej lub mniejszej liczby zgonów niż szacowana - Wykonawca zobowiązuje się realizować usługę wg faktycznej liczby zgłoszeń oraz nie przysługuje mu roszczenie, jeśli liczba zgonów w okresie realizacji umowy będzie niższa. 16. W przypadku zlecenia większej/mniejszej liczby usług jednostkowych niż zakładano, wartość usług wzrośnie/zmniejszy się odpowiednio, przy założeniu niezmienionej ceny jednostkowej stanowiącej podstawę rozliczeń. Zapłata nastąpi przelewem na konto odpowiednio Wykonawcy/Zamawiającego w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury. 17. W przypadku powstania opóźnienia w opłacie za usługę realizowaną w oparciu o niniejszą umowę - Strony mają prawo naliczania odsetek w wysokości określonej w odpowiednich przepisach, a Wykonawca zobowiązuje się do niezbywania wierzytelności głównej i odsetek z tytułu nieterminowej płatności, bez zachowania procedur wynikających z ustawy z dn r. o działalności leczniczej (Dz. U. 112/11 poz. 654 ze zm). 18. SPSK4 upoważniony jest do kontroli realizowanej przez Wykonawcę działalności na rzecz Zamawiającego oraz prowadzonej dokumentacji. 19. Zamawiający będzie stosował kary za poniższe okoliczności: Strona 4 z 6

5 a) Nieterminowe zabranie zwłok z SPSK 4 lub przywiezienie / zabranie z autopsji w wysokości 50 zł za każdy kwadrans opóźnienia ponad wyznaczony termin (wg rozdz. IX pkt. 3 i 5). b) Niewłaściwe przechowywanie (umycie, ubranie) zwłok w wysokości 100 zł za każdy przypadek c) Utrudnianie pobrania rogówki przez zespół Banku Tkanek Oka SPSK 1 - w wysokości ryczałtowej 100 zł za każdy przypadek. d) Utrudnianie zabrania na wniosek rodziny zwłok przez inne firmy pogrzebowe - w wysokości ryczałtowej 300 zł za każdy przypadek. e) Fakt pobrania opłaty zakazanej w niniejszych materiałach (umowie) lub pobranie jej w wyższej wysokości w tej samej wysokości, odpowiadającej pobranej nienależnie opłaty. f) Inne przypadki nieprawidłowego wykonania przedmiotu konkursu kary ustalane indywidualnie z zakresu zł za każdy przypadek. 20. Informacje i zastrzeżenia związane z realizacją niniejszej umowy będą podlegały rozpatrzeniu przez Komisję powołaną przez Dyrektora Szpitala do tego celu po wysłuchaniu Wykonawcy na okoliczność faktów podlegających weryfikacji/sprawdzeniu przez Komisję. Zastosowanie kary umownej nastąpić może po dwukrotnym pisemnym upomnieniu Wykonawcy z tytułu nienależytego wykonania umowy w zakresie dowolnej okoliczności określonej w treści umowy lub warunkach konkursowych. SPSK4 przysługuje prawo do potrącenia kary z bieżących należności. 21. Utrzymanie w należytym porządku wykorzystywanego pomieszczenia obciąża Zamawiającego i on odpowiedzialny jest za stan sanitarno-epidemiologiczny tego miejsca. 22. Gdy Wykonawca z przyczyn stanowiących tymczasową przeszkodę w wykonaniu umowy nie może zapewnić we własnym zakresie świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy zobowiązany jest do ich zorganizowania przy udziale innego podmiotu - po uzyskaniu wcześniejszej akceptacji SPSK4. SPSK4 będzie obciążony wynagrodzeniem nie wyższym niż wskazanym w umowie. 23. Niniejsza umowa ulega rozwiązaniu: 1) z upływem okresu czasu na jaki została zawarta 2) wskutek oświadczenia jednej ze stron, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku gdy druga strona rażąco narusza istotne postanowienia umowy, w szczególności w przypadku utraty przez Wykonawcę zdolności do realizacji umowy lub w przypadku stwierdzenia wyjątkowo rażących zaniedbań i uchybień 3) w drodze wypowiedzenia z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, dokonanego w formie pisemnej Wykaz załączników do Informacji dla Oferentów: 1) Wzór Oferty Handlowej zał. nr 1 Strona 5 z 6

6 Nazwa oferenta, siedziba Załącznik nr 1 Oferta Handlowa Do Samodzielnego Publicznego Szpitala Klinicznego w Lublinie, ul. Jaczewskiego 8 Nawiązując do ogłoszenia o konkursie na świadczenie usług mortalitarnych dotyczących osób zmarłych w SPSK 4 składam poniższą ofertę: 1. Nazwa i adres jednostki Oferenta Oferuję wykonanie przedmiotu konkursu za wynagrodzeniem: a) koszt usługi 2000 usług x stawka jednostkowa....zł = zł netto, co wraz z podatkiem VAT wg stawki..% wynosi..... zł brutto b) opłata miesięczna (przychód) za udostępnienie pomieszczenia.....zł netto x 22 m- ce =.. zł, co wraz z podatkiem VAT wg stawki. % wynosi brutto zł 3. Data sporządzenia oferty Informuję, że zapoznałem się z dokumentami Informacji i do dokumentów informacyjnych nie wnoszę zastrzeżeń i je akceptuję. 5. Oświadczam, iż jestem uprawniony do występowania w obrocie prawnym i posiadam uprawnienia do wykonywania usług objętych zamówieniem. 6. Oświadczam, iż posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny (m.in. miejsce w lokalizacji wskazanej w pkt. 8 do jednoczasowego przechowywania nie mniej niż 10 zwłok osób zmarłych w SPSK 4), a także pracowników zdolnych do wykonania zadania. 7. Telefon.. / fax. do przyjmowania zgłoszeń o transport. 8. Zwłoki będą przechowywane w chłodni zlokalizowanej w.. a ich wydawanie nastąpi w tym samym miejscu/w siedzibie przy ulicy. * * wybrać odpowiednio.. podpis osoby upoważnionej Strona 6 z 6