Regulamin 3rd International Forum on Medical and Veterinary Parasitology Wrocław

Transkrypt

1 Regulamin 3rd International Forum on Medical and Veterinary Parasitology Wrocław Informacje wstępne 1. Konferencja 3rd International Forum on Medical Parasitology (zwana dalej Konferencją) jest wydarzeniem naukowym, na którym przedstawiany jest dorobek naukowo badawczy studentów i studentów studiów doktoranckich. 2. Konferencja odbywać się będzie w dniach listopada 2016 roku w sali wykładowej Centrum Naukowej Informacji Medycznej (CNIM) przy ul. Marcinkowskiego 2-6 we Wrocławiu. 3. Organizatorem Konferencji jest Komitet Organizacyjny w skład którego wchodzą opiekunowie oraz powołani członkowie Studenckiego Koła Naukowego Parazytologii Lekarskiej przy Katedrze Biologii i Parazytologii Lekarskiej oraz Medyków Weterynaryjnych Chiron. 4. Skład Komitetu Naukowego, złożonego ze specjalistów różnych dyscyplin naukowych, zostanie podany do publicznej wiadomości i ogłoszony na stronie Konferencji przed rozpoczęciem sesji. 5. Do czynnego uczestnictwa w Konferencji uprawnieni są studenci wszystkich lat i kierunków oraz studenci studiów doktoranckich. 6. W programie Konferencji przewidziano tematyczną sesję weterynaryjną i sesję medyczną. Jednakże Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do modyfikacji programu konferencji w zależności od dziedziny i liczby zgłoszonych prac. 7. Sesje ustne prowadzone będą w języku angielskim. Dyskusja po prezentacjach będzie prowadzona w języku angielskim lub polskim. 8. Dla studentów jak i studentów studiów doktoranckich przewidziana jest wspólna sesja. W przypadku większej ilości prac Komitet Organizacyjny zastrzega sobie jednak prawo do podzielenia tych sesji. 9. Warunkiem czynnego udziału w sesji jest otrzymanie pozytywnej oceny Komitetu Naukowego wysłanego wcześniej streszczenia pracy naukowo badawczej z dziedziny parazytologii lub mikrobiologii. Na Konferencję przyjmowane będą tylko prace oryginalne, kazuistyczne. Dozwolone są także prace poglądowe o szczególnej wartości merytorycznej. 10. Autorami prac mogą być wyłącznie studenci uczelni wyższych i studenci studiów doktoranckich. Lekarze stażyści, niebędący jednocześnie studentami studiów doktoranckich, mogą być współautorami prac tylko wówczas, jeżeli w momencie pisania pracy posiadali status studenta. 11. Każdy uczestnik może zgłosić maksymalnie dwie prace, jednocześnie może być współautorem nieograniczonej liczby zgłoszonych prac.

2 12. W przypadku większej liczby zgłoszeń do danej sesji o ich przyjęciu decydowała będzie recenzja Komitetu Naukowego. Komitet organizacyjny zastrzega sobie również prawo do utworzenia konkursu plakatów przy danej sesji, w której będą mogły wziąć udział prace, które nie zostały przyjęte do prezentacji ustnej. 2 Uczestnictwo 13. W Konferencji uczestniczyć można jako: a) wolny słuchacz, który uczestniczy w każdej z sesji, uzyskuje zaświadczenie o uczestnictwie, jednak nie otrzymuje materiałów konferencyjnych oraz prawa do uczestnictwa w wydarzeniach okołokonferencyjnych. b) uczestnik bierny, który uczestniczy w każdej z sesji, uzyskuje zaświadczenie o uczestnictwie, a dodatkowo otrzymuje pakiet materiałów konferencyjnych i prawo do uczestnictwa w wydarzeniach okołokonferencyjnych. c) uczestnik czynny, który uczestniczy w każdej z sesji, a który oprócz pakietu materiałów konferencyjnych, prawa uczestnictwa w wydarzeniach okołokonferencyjnych, otrzymuje prawo do wygłoszenia pracy i uzyskania certyfikatu potwierdzającego wygłoszenie pracy. 14. Warunkiem uczestnictwa uczestników biernych i czynnych w Konferencji jest uiszczenie opłaty w wysokości 20zł oraz rejestracja wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego, dostępnego na stronie internetowej Konferencji, nie później niż do 7 listopada Po tym czasie nie będzie możliwości wnoszenia opłaty konferencyjnej. 15. Z opłaty zwolnieni są wolni słuchacze. 16. Warunkami zgłoszenia pracy na Konferencji są: a) Zgłoszenie abstraktu wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego, dostępnego na stronie internetowej Konferencji. b) Rejestracja osoby prezentującej pracę jako uczestnika czynnego wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego, dostępnego na stronie internetowej Konferencji. 17. Jedyną formą płatności za uczestnictwo w Konferencji jest przelew pieniężny na rachunek bankowy Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu: BZ WBK XXXV O/Wrocław Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu Wybrzeże L. Pasteura 1, Wrocław tytułem: "3IFMVP [Imię i Nazwisko Uczestnika]"

3 18. Każdy uczestnik, który uiścił opłatę powinien zabrać ze sobą dowód wpłaty i na prośbę komitetu okazać go w punkcie rejestracyjnym w pierwszym dniu Konferencji. 19. W celu wystawienia faktury VAT przez Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu należy za pośrednictwem udostępnionego na stronie internetowej formularza podać wymagane dane: numer NIP uczelni, jej pełny adres, imię i nazwisko uczestnika Konferencji. 20. Rezygnacja jest możliwa tylko po wcześniejszym powiadomieniu Organizatorów drogą mailową. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji uczestnik ma możliwość ubiegania się o zwrot kosztów rejestracji. W zależności od daty wpłynięcia rezygnacji możliwy jest zwrot 100% kwoty, gdy rezygnacja zgłoszona jest do 30 października O przyznaniu zwrotu decyduje Komitet Organizacyjny. 21. Zaświadczenia o uczestnictwie wydawane są na podstawie list obecności dla uczestników obecnych na Konferencji zarówno pierwszego, jak i drugiego dnia jej trwania. 3 Zasady kwalifikacji, prezentacji i oceny prac 22. Streszczenia prac należy przesłać drogą elektroniczną, korzystając z formularza znajdującego się na stronie: Termin przesyłania streszczeń prac upływa 16 października 2016 roku o godzinie Lista zakwalifikowanych na Konferencję prac zostanie umieszczona na stronie internetowej Konferencji najpóźniej do 5 listopada 2016 do godziny 18:00. Do tego czasu prelegenci zostaną także poinformowani o przyjęciu bądź odrzuceniu streszczenia drogą mailową. 24. Dopuszczalna liczba autorów jednej pracy to 5 osób. 25. Dopuszcza się podanie więcej niż jednego opiekuna naukowego dla jednej pracy. 26. Streszczenie nie może zawierać tabel, wykresów ani rysunków. 27. Streszczenie nie może być dłuższe niż 500 słów. Prace o większej ilości słów nie będą rozpatrywane. 28. Obowiązującym językiem dla streszczeń jest język angielski. Prace w innych językach nie będą rozpatrywane. 29. Streszczenie powinno składać się z 5 części: a. Wstęp (Introduction) b. Cel pracy (Aim of the study) c. Materiały i metody (Materials and methods) d. Wyniki (Results) e. Wnioski (Conclusion) 30. Streszczenie pracy opisującej przypadek medyczny (Case Report) powinien składać się z 3 części:

4 a. Wstęp (Background) b. Opis przypadku (Case Report) c. Wnioski (Conclusions) 31. Za treść i formę streszczenia odpowiada osoba zgłaszająca. 32. Za kwalifikację prac odpowiedzialny jest Komitet Naukowy. 33. W przypadku, gdy praca zostanie zakwalifikowana do konkursu plakatów w ramach danej sesji, autorzy prac zobowiązani są przesłać plakat w formie elektronicznej na adres mailowy: conference@ifmp.samorzad-umw.pl do 10 listopada 2016 do godziny 23.59, oraz w dniu sesji posiadać plakat papierowy. Rozmiar plakatu powinien wynosić 707 mm x 1000 mm (B1) w układzie pionowym. 34. Decyzja Komitetu Naukowego dotycząca kwalifikacji pracy jest ostateczna. Komitet zastrzega sobie prawo do nieinformowania o powodzie odrzucenia streszczenia. 35. Zakwalifikowana praca powinna być przedstawiona przez jednego z autorów, lub wyznaczoną osobę prezentującą po uiszczeniu przez nią opłaty konferencyjnej, w formie ustnej, w języku angielskim. Dyskusja do pracy będzie prowadzona w języku polskim lub angielskim. 36. Autorzy prac zobowiązani są do przygotowania prezentacji multimedialnej w programie Power Point Do dyspozycji autorów prac będzie rzutnik multimedialny. 37. Prezentacja powinna zostać wysłana wraz z nazwiskiem osoby prezentującej, tytułem pracy na adres mailowy: conference@ifmp.samorzad-umw.pl nie później niż do 10 listopada do godziny 23:59. W szczególnych przypadkach (o szczególności decyduje Komitet Organizacyjny) istnieje możliwość dostarczenia prezentacji osobiście, koordynatorowi sesji, w dniu wystąpienia uczestnika, nie później niż przed rozpoczęciem sesji. 38. Prezentacje odbywać się będą według harmonogramu ustalonego przez Komitet Organizacyjny. Harmonogram prezentacji prac zostanie zamieszczony na stronie Konferencji nie później niż 7 dni przed sesją tj. do 11 listopada 2016 roku. Będzie on też dostępny podczas Konferencji. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w harmonogramie. Osoby zarejestrowane będą o wszelkich zmianach informowane na bieżąco. 39. Ustna prezentacja nie może trwać dłużej niż 10 minut, ewentualna dyskusja nie dłużej niż 5 minut. Osoba prowadząca sesję ma prawo przerwać prezentację lub debatę w przypadku przekroczenia wyznaczonego czasu. 40. Wszyscy autorzy prac mają prawo do wzięcia udziału w dyskusji. Członkowie Komitetu Naukowego mają prawo zadać pytanie dotyczące prezentowanej pracy każdemu z autorów pracy. Prawo do zadawania pytań mają również wszyscy obecni uczestnicy Konferencji. Podczas

5 dyskusji wymagana jest obecność co najmniej jednego z autorów pracy. W przypadku jego nieobecności ocena za dyskusję wynosi 0 pkt. 41. Osoba prezentująca pracę podczas Konferencji otrzymuje Certyfikat Wygłoszenia Pracy w ilości odpowiadającej liczbie autorów. 42. Prace studentów będą oceniane podczas prezentacji przez Komitet Naukowy. Ocena ta jest ostateczna i niepodważalna. Po zakończonej sesji autorzy mają możliwość poznania ocen punktowych. 43. Elementy pracy oceniane przez Komitet Naukowy to: przygotowanie prezentacji (wprowadzenie, cel pracy, materiały, metody badawcze, wyniki, wnioski), waga problemu, sposób prezentacji, samodzielność pracy, zaprezentowanie tematu w wyznaczonym czasie, sposób prowadzenia dyskusji. 44. Komitet Naukowy po zakończeniu sesji wyłania spośród prezentowanych prac najlepsze prace według reguły: 3 najwyżej ocenione prace (I miejsce, II miejsce, III miejsce) i 1 wyróżnienie. W sytuacji, gdy dwie lub więcej prac uzyskają identyczną sumę punktów, głos decydujący o przyznaniu miejsc ma Przewodniczący Komitetu Naukowego. 45. Komitet Naukowy zastrzega sobie prawo do zmiany liczby przyznanych nagród i wyróżnień w zależności od liczby zgłoszonych prac. 46. Wręczenie nagród i wyróżnień nastąpi podczas oficjalnego zamknięcia Konferencji. 47. Informacje o wyróżnionych pracach będą umieszczone na stronie internetowej Konferencji. 4 Postanowienia końcowe 48. Kwestie sporne nieuregulowane niniejszym regulaminem rozstrzyga Komitet Organizacyjny. 49. Rejestracja, zgłoszenie streszczenia pracy jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez autorów pracy Regulaminu Konferencji. Konsekwencje wynikające z nieprzestrzegania lub łamania regulaminu ponoszą autorzy pracy. 50. Konferencja ma charakter wyłącznie niekomercyjny, a cały dochód z opłat konferencyjnych zostaje przeznaczony na pokrycie bezpośrednich kosztów jej organizacji. 51. Uczestnik Kongresu przesyłając swoją pracę wyraża zgodę na przetwarzanie danych podanych podczas rejestracji pracy dla celów organizacji Konferencji przez Komitet Organizacyjny.