Regulamin Konferencji

Transkrypt

1 Regulamin Konferencji 1 Postanowienia ogólne 1. Niniejszy dokument jest regulaminem Ogólnopolskiej Konferencji Naukowej Nauka, Badania, Rozwój, która odbędzie się w dniu r. w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. 2. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się: a. Organizator: Fundacja Promovendi; b. Konferencja: Ogólnopolska Konferencja Naukowa ; c. Aplikant: podmiot, osoba fizyczna lub prawna, w szczególności student, doktorant, pracownik naukowy, przedstawiciel firmy dokonująca rejestracji poprzez wysłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji; d. Uczestnik: podmiot, osoba fizyczna lub prawna, w szczególności student, doktorant, pracownik naukowy, przedstawiciel firmy, która w zależności od rodzaju uczestnictwa w Konferencji spełniła warunki, o których mowa w 2, ust. 2. Istnieją dwa rodzaje uczestnictwa: - czynne - uczestnik spełnia wszystkie warunki, o których mowa w 2, ust. 2 i posiada prawo wygłoszenia zgłoszonych tematów wystąpień w formie prezentacji ustnej lub posteru; - bierne - uczestnik spełnia wszystkie warunki, o których mowa w 2, ust. 2 i nie posiada prawa wygłoszenia wystąpienia. 3. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Konferencji i zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej aktualnych informacji. 4. W ramach Konferencji przewidziane są prezentacje ustne i posterowe. 5. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski. 6. Konferencja ma charakter interdyscyplinarny, jednakże Organizator ma prawo podzielić zgłoszone tematy wystąpień na panele tematyczne po zakończeniu rejestracji. 7. Nad merytoryką Konferencji czuwa Komitet Naukowy powołany przez Organizatora, zrzeszający członków z różnych Uczelni, a także przedstawicieli przemysłu. 8. Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, a przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatora jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu i jest wiążące dla obu stron. 9. Wszystkie terminy zawarte w niniejszym regulaminie są obligatoryjne i nieprzekraczalne, chyba że Organizator postanowi inaczej.

2 2 Zgłoszenie udziału 1. Konferencja skierowana jest głównie do studentów, doktorantów, pracowników naukowych oraz przedstawicieli firm. 2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest: a. przesłanie drogą elektroniczną, do dnia r., wypełnionego formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji; b. akceptacja nadesłanego zgłoszenia przez Organizatora w terminie 7 dni kalendarzowych od daty wpłynięcia formularza zgłoszeniowego; c. uiszczenie opłaty konferencyjnej do dnia r. 3. Organizator ma prawo do przedłużenia terminu zgłoszeń. Ewentualna decyzja zostanie umieszczona na stronie internetowej Organizatora. 4. Każdy Aplikant może zgłosić tylko jeden rodzaj uczestnictwa w Konferencji: czynny lub bierny. 5. Aplikant, może zgłosić tylko jedno wystąpienie konferencyjne (prezentacja ustna lub poster) o charakterze naukowo-badawczym lub przeglądowym. Organizator może wnioskować o zmianę formy wystąpienia. 6. Aplikant zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracyjnego. 7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Konferencji. 8. Uczestnik może być współautorem wielu wystąpień konferencyjnych, jednakże każde zgłoszone wystąpienie musi zostać zaprezentowane przez co najmniej jednego współautora, aby możliwe było otrzymanie certyfikatu potwierdzającego czynny udział w Konferencji. 3 Opłata konferencyjna 1. Opłata konferencyjna wynosi 199 zł, nie podlega negocjacji i pokrywa koszty: a. uczestnictwa w obradach (udział czynny z jednym tematem wystąpienia lub udział bierny); b. materiałów konferencyjnych; c. przerw kawowych; d. obiadu; e. nagród za najlepsze prezentacje i postery. 2. W przypadku kiedy Uczestnik zgłosi więcej niż jeden temat wystąpienia zobowiązany jest uiścić dodatkową opłatę w wysokości 49 zł za każde kolejne wystąpienie (forma wystąpienia i ilość musi być uzgodniona z Organizatorem). 3. Opłata konferencyjna powinna zostać uiszczona do dnia r. W przypadku braku wpłaty lub wpłaty po przekroczeniu terminu obligatoryjnego, Organizator ma prawo do skreślenia Uczestnika z listy uczestników Konferencji bez zwracania wniesionej opłaty.

3 4. W ciągu 10 dni kalendarzowych od dnia otrzymania akceptacji zgłoszenia Aplikant ma prawo do bezpłatnej rezygnacji z udziału w Konferencji. Po upływie ww. terminu Aplikant zobowiązany jest do uiszczenia opłaty konferencyjnej nawet w przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji lub skreślenia z listy uczestników. 5. Uczestnik rezygnujący z uczestnictwa w Konferencji jest zobowiązany do niezwłocznego i skutecznego poinformowania Organizatora o tym fakcie. Wniesiona opłata konferencyjna nie jest zwracana. 6. Na życzenie Uczestnika Organizator może wystawić fakturę VAT za uczestnictwo w Konferencji. Dane do wystawienia faktury, muszą być zgodne z danymi podmiotu wnoszącego opłatę za konferencję (nie jest możliwe wystawienie faktury na inne dane niż widniejące na zleceniu zapłaty opłaty konferencyjnej). 7. Dane do przelewu zostaną podane drogą elektroniczną wraz z akceptacją przyjęcia zgłoszenia. 8. W przypadku braku wpłaty Organizator nie umieszcza abstraktu wystąpienie w Książce Abstraktów nawet gdy zostanie on przesłany we wskazanym terminie. 9. W przypadku wpłaty po przekroczeniu terminu obligatoryjnego, Organizator ma prawo do nieopublikowania abstraktu w Książce Abstraktów, jeżeli książka takowa została już przekazana do druku. 4 Obrady 1. Miejsce obrad ustalone przez Organizatora zostanie podane do wiadomości Uczestników drogą mailową. 2. Czas prezentacji ustnej wynosi 8 minut na prezentację i 2 minuty na dyskusję. 3. Dyskusje odbywają się bezpośrednio po wystąpieniu. 4. Moderator bloku w sytuacjach nadzwyczajnych może nieznacznie skrócić lub wydłużyć czas prezentacji pracy. 5. Uczestnicy zobowiązani są skopiować swoje prezentacje na komputer w sali konferencyjnej najpóźniej przed rozpoczęciem bloku, w którym wygłaszają daną prezentację. 6. Prezentacje posterów odbywają się w czasie Sesji Posterowych. 7. Poster powinien być przygotowany na papierze formatu A1: 594mm (szerokość) x 841mm (wysokość) i gramaturze papieru nie przekraczającej 200g/cm Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały oraz wypowiedzi przedstawione przez niego podczas Konferencji. 9. Każdy z Uczestników otrzyma certyfikat potwierdzający wygłoszenie prezentacji ustnej, prezentację posteru lub uczestnictwo bierne. 10. W wypadku nie odebrania certyfikatu podczas Konferencji możliwy jest jego odbiór osobisty w siedzibie Organizatora po wcześniejszym uzgodnieniu terminu odbioru przez Uczestnika.

4 11. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za zniszczenie mienia na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja. 12. Uczestnik zobowiązany jest do zaprezentowania zgłoszonego przez siebie komunikatu w trakcie trwania Konferencji. Odstępstwo od tej zasady możliwe jest jedynie w sytuacjach wyjątkowych po wcześniejszej konsultacji z Organizatorem. 5 Abstrakt konferencyjny 1. W przypadku zgłoszenia uczestnictwa czynnego, Uczestnik przesyła abstrakt swojego wystąpienia do dnia r. na adres mailowy wskazany przez Organizatora, który będzie opublikowany w Książce Abstraktów z nadanym numerem ISBN. 2. Abstrakt powinien być przygotowany zgodnie z formatką (wraz z wytycznymi) dostępną na stronie internetowej Konferencji lub udostępnioną drogą mailową. 3. Po przekroczeniu ww. terminu Organizator ma prawo nie zamieścić nadesłanego abstraktu w Książce Abstraktów. 4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za treść zawartą w abstrakcie konferencyjnym. 5. W przypadku niskiej wartości merytorycznej lub występowania rażących błędów Organizator może odrzucić nadesłany abstrakt. 6 Rozdział w monografii 1. Uczestnik ma możliwość opublikowania swojego referatu lub innego artykułu (naukowo-badawczego lub przeglądowego) w postaci rozdziału w Monografii z nadanym numerem ISBN i wydanej w formie elektronicznej. 2. Opłata za opublikowanie rozdziału wynosi 59 zł i nie podlega negocjacji. 3. Praca powinna być przygotowana zgodnie z formatką (wraz z wytycznymi) dostępną na stronie internetowej Konferencji lub udostępnioną drogą mailową oraz przesłany do dnia r. na wskazany adres mailowy. 4. Po przekroczeniu ww. terminu Organizator ma prawo nie zamieścić nadesłanego rozdziału. 5. Uczestnik przesyła pracę wraz z pozytywną jej recenzją. Recenzji powinien dokonać promotor/opiekun naukowy lub inny samodzielny pracownik naukowy, nie będący współautorem pracy, zgodnie z formatką dostępną na stronie internetowej Konferencji lub udostępnioną drogą mailową. 6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za treść zawartą w pracy.

5 7 Postanowienia końcowe 1. Przesłanie zgłoszenia udziału w Konferencji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora, na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. Nr 133, Poz. 833, z późniejszymi zmianami) oraz otrzymywanie informacji na temat wydarzeń i projektów realizowanych przez Organizatora. 2. Wszystkie dane osobowe przechowywane są przez Organizatora w czasie korzystania z serwisu oraz po tym terminie w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji oraz dochodzenia roszczeń z tytułu płatności za udział w Konferencji. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji. 3. Koszt pobytu i przejazdu na Konferencję Uczestnik pokrywa we własnym zakresie. 4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia Konferencji w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych. 5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora. 6. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z chwilą ich zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora. 7. Kwestie sporne oraz nieujęte niniejszym regulaminem rozstrzyga Organizator.