Sztuka prezentacji - umiejętne wykorzystywanie narzędzi multimedialnych

Transkrypt

1 Sztuka prezentacji - umiejętne wykorzystywanie narzędzi multimedialnych 1. Wprowadzenie Prezentacja to działania mające na celu świadome kierowanie wrażeniem, to próba pokazania rzeczy takimi, jakimi się chce, żeby były widziane. Spotykamy się z nią na każdym kroku: w sklepie, na ulicy, w domu, czy w mediach. Wystarczy sobie wyobrazić sprzedawcę eksponującego zalety nowej sokowirówki, akwizytorów próbujących sprzedać ci nowy produkt telefonii stacjonarnej, kampanię wyborczą, czy młodszego brata przekonującego rodziców, że nie może dłużej żyć bez nowej karty graficznej firmy X. W tym artykule będziemy mówić o prezentacji. z wykorzystaniem narzędzi multimedialnych (np. programu MS PowerPoint). Skupimy się na sytuacji, w której prelegent wyposażony narzędzia i przygotowane materiały w określonym czasie musi przedstawić... cokolwiek: działanie organizacji pozarządowej, przebieg wydarzenia kulturalnego, czy nowy produkt. Przedmiot prezentacji nie będzie miał w tym artykule większego znaczenia, istnieją bowiem pewne ogólne zasady, którymi trzeba się kierować, aby przez wystąpienie osiągnąć założone cele. 2. Skuteczna komunikacja kilka słów teorii Prezentacja to proces kojarzony najczęściej z takimi dziedzinami jak komunikacja społeczna, marketing czy Public Relations. Jest działaniem będącym jedną z form szerszego, wspólnego dla wcześniej wymienionych dziedzin pojęcia komunikacji. Umiejętność komunikowania się (przekazywania informacji) jest jedną z najczęściej wymienianych cech pożądanych na rynku pracy. Niejednokrotnie jest stawiana obok umiejętności uczenia się i nawyku ciągłego dokształcania oraz ponad wiedzą specjalistyczną, umiejętnością pracy w zespole, czy myślenia w kategoriach finansowych. Wg badań przeprowadzonych w USA wśród przedsiębiorstw związanych z przemysłem naftowym manager na komunikowanie się poświęca 50% czasu swojej pracy, kierownik średniego szczebla 40%, a inżynier 35%. Aby mówić o skutecznej komunikacji, musimy uświadomić sobie najpierw, czym ona jest i co wchodzi w jej skład. Komunikowanie się to przesyłanie informacji i jako takie jest relacją dwustronną. Musi mieć nadawcę i odbiorcę. Nadawcami i odbiorcami są ludzie bądź grupy ludzkie. Podstawowym schematem komunikacji międzyludzkiej opracowany został przez R. Jacobsona, przedstawiciela praskiej szkoły strukturalnej. 1

2 KOD KANAŁ KOMUNIKACYJNY NADAWCA KOMUNIKAT ODBIORCA SFERA REALIÓW POZA TEKSTEM Rys. 1. Schemat komunikacji. Za: R. Jacobson, Poetyka w świetle językoznawstwa, Pamiętnik Literacki, R.LI: 1960, z. 2. Na powyższym schemacie przesyłanie komunikatu zachodzi miedzy nadawcą a odbiorcą, którzy połączeni są kanałem komunikacyjnym. Kanał komunikacyjny jest tym, co zapewnia stronom procesu komunikowania się kontakt i może mieć różne formy: od prostej rozmowy, po telewizyjny przekaz satelitarny. Komunikat będący przedmiotem przekazu międzyludzkiego powinien być sformułowany w jakimś kodzie dostępnym obu stronom procesu komunikacji. Kodem takim może być język naturalny, może być system znaków, system zachowań niewerbalnych (tzw. mowa ciała). Sformułowany w kodzie komunikat odnosi się do jakiejś sfery realiów poza tekstem, informuje nas o czymś [5]. Proces komunikowania się może pełnić najrozmaitsze funkcje, z których najważniejsze to [4,5]: 1. funkcja informacyjna, zwana też poznawczą. 2. funkcja estetyczna pozwala nam sytuować komunikat na osi ładne brzydkie. 3. funkcja ekspresywna, zwana też emotywną lub przedstawiającą (wyraża postawy nadawcy) 4. funkcja impresywna, zwana też nakłaniającą. Dąży do wywołania określonych postaw odbiorcy. 5. funkcja fatyczna, zwana też kontaktową. Ta pozwala na utrzymywanie kanału komunikacyjnego.(na przykład przerywniki, dygresje) 6. funkcja rytualna odnosi nas do kodu w jakim sformułowany jest przekaz i bada zgodność z jego regułami. Komunikat, aby dobrze pełnić rolę przekazu informacji, powinien odznaczać się następującymi cechami [3]: 1. prawdziwość lub przynajmniej trudność do podważenia 2. atrakcyjność dla odbiorcy. 3. zrozumiałość 4. sugestywność 5. zwięzłość 6. łatwość do zapamiętania 7. oryginalność 2

3 Większość spośród wskazanych powyżej cech współgra ze sobą i się wzmacnia. Trudno jest ustalić ich hierarchię. Joseph Pulitzer, pionier amerykańskiego dziennikarstwa, tak zdefiniował zasady właściwej komunikacji [2]: Przedstaw im to: krótko tak, żeby przeczytali; jasno tak, żeby zrozumieli obrazowo tak, żeby zapamiętali, a przede wszystkim dokładnie tak, by prowadziło ich bijące od tego światło Komunikaty natomiast ze względu na kod można dzielić na: 1. komunikację na piśmie (słowo pisane, druki). 2. komunikację ustną, żywe słowo mówione, rozmowy, wywiady. 3. komunikację poprzez gesty i zachowania niewerbalne (mimika, mowa ciała). 4. komunikację poprzez dźwięki 5. komunikację poprzez znaki i symbole. 6. komunikację mieszaną, będąca połączeniem różnych rodzajów komunikowania się (na przykład audycja telewizyjna, czy prezentacja stanowi połączenie komunikacji ustnej i mowy ciała). W dalszej części artykułu skupimy się na drugiej i trzeciej formie komunikacji, czyli komunikacji ustnej (werbalnej) oraz komunikacji poprzez gesty i zachowania niewerbalne. Należy tutaj zwrócić uwagę, że są to szczególnie istotne obszary dla tematu niniejszego artykułu, czyli prezentacji. 3. Efektywność prezentacji Wg badań American Audiovisual Society przeciętnie człowiek zapamiętuje: 10% tego co czyta 70% tego co słyszy i widzi 20% tego co słyszy 80% tego co mówi 30% tego co widzi 90% tego co robi Wg przeprowadzonych badań słuchacz podczas 15 minut prezentacji może zapamiętać 40% przekazywanych informacji. Podczas wystąpienia trwającego 45 minut już tylko 20% informacji. Zdolność odbiorców do przyswajania komunikatów nie ma charakteru liniowego, co zobrazowano na poniższym schemacie (Rys.2). 3

4 Rys. 2. Krzywa uwagi. Za: H.R. Mills: Techniques of Technical Training, Macmillan, London, 1977 Czy można wpływać na zmianę przedstawionej powyżej krzywej uwagi? Oczywiście: prelegent ma bowiem do dyspozycji szereg środków, których stosowanie może uczynić prezentację bardziej efektywną, poprzez umiejętne uwypuklanie najważniejszych treści. W dalszej części artykułu przedstawimy część spośród z tych środków i zasad. Prezentacja stanowi połączenie komunikacji ustnej i mowy ciała. Dlatego elementy te pogrupowane zostały w dwie grupy: środków dotyczących komunikacji werbalnej oraz gestów i zachowań niewerbalnych. 4. Komunikacja werbalna Nie trzeba chyba nikogo przekonywać, że istotne jest, aby przy wystąpieniach publicznych audytorium rozumiało prelegenta. Przy prezentacjach można wyróżnić wiele zasad, wskazówek i kwestii, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę. Oto niektóre z nich [12]: Mów zrozumiale Rób wszystko, żeby słuchacze cię rozumieli. Nie mówisz do siebie - mówisz do ludzi i dla ludzi. Rozmawiaj z nimi a nie przemawiaj. Używaj poprawnego języka, bez żargonu i obcych słów. Załóż, że temat, który omawiasz jest nowy dla twojej publiczności. Mów powoli i spokojnie, ale nie beznamiętnie. Pokaż jak dobrze znasz się na temacie ale się nie przechwalaj. Pracuj głosem. Nadawaj rytm wypowiedziom.. Zmieniaj tempo wypowiedzi i natężenie głosu. Obserwuj reakcje słuchaczy. Ważne rzeczy należy powtórzyć trzy razy. Wystrzegaj się błędów językowych. Najpopularniejsze z nich to m.in. zwroty: dwie równe połowy, fakt autentyczny lub prawdziwy, całkowity monopol, krótki moment, niezamierzony błąd, wracać z powrotem itd. 4

5 Bądź zaangażowany i pozyskuj uwagę Mów żywo i zachowuj się spontanicznie. Przeżywaj swoje wystąpienie. Pokazuj jak zależy ci na tym, o czym mówisz., jak dobrze przygotowałeś się do prezentacji, jak dobrze znasz publiczność. Jak dobrze znasz się na temacie, który omawiasz. Słuchaj pytań i odpowiadaj na nie. Dyskutuj. Pozwól zaangażować się publiczności. Przekaz musi być dostosowany do widzów Musisz wiedzieć, do kogo mówisz. Wiedząc, kim są widzowie, czego oczekują jest niezmiernie istotne, aby umiejętnie do nich trafić. Mów ich językiem, patrz ich oczami. Wczuj się w ich sytuację. Dostosuj język prezentacji i poziom merytoryczny do możliwości słuchaczy. Traktuj ich po partnersku. Mów o nich i do nich. Rozwiązuj ich problemy. Tłumacz i konkretyzuj. Istotnym elementem jest tutaj także odpowiednie zastosowanie środków retorycznych. Można je podzielić grupując ze względu na cele, pożądane efekty, dla których mogą zostać użyte [6,1]: CEL (w odniesieniu do przekazu) ŚRODKI RETORYCZNE dobitność powtórzenie (anafora, epifora) wzmocnienie cząstkowe podsumowanie cytat opozycja krzyżowa (chiazma) obrazowość przykład porównanie ilustracja metafora narracja wzmożenie napięcia stopniowanie (klimaks) kontrast (antyteza) łańcuch zwłoka zaskoczenie zapowiedź wrażenia estetyczne gra słów aluzja określenie pośrednie (peryfraza) zamierzona przesada (hiperbola) pozorna sprzeczność 5

6 5. Komunikacja poprzez gesty i zachowania niewerbalne Wyobraźmy sobie sytuację, że dwóch mówców ma przeprowadzić prezentację. Każdy otrzymał tak i sam scenariusz. Prelegenci używają dokładnie takich samych sformułowań. Kto będzie najbardziej przekonujący i przekaże największą ilość informacji? - Ten, który najlepiej posługuje się mową ciała. Kolejnym rodzajem komunikacji wyróżnionym ze względu na kod jest komunikacja za pomocą gestów i zachowań niewerbalnych. Składają się na nią: kinetyka (ruchy ciała, mimika, gesty, postawa, kontakt wzrokowy, proksemika (położenie względem otoczenia, w szczególności względem innych osób) Ray Birdwhistell w swych badaniach z dziedziny komunikacji niewerbalnej twierdzi, że w czasie zwykłej rozmowy dwojga ludzi sygnały werbalne determinują mniej niż 35% znaczenia społecznego całej sytuacji. Ponad 65% jej znaczenia niosą sygnały niewerbalne [1]. Jeżeli słuchaczom nie podoba się to, co widzą, tym bardziej nie spodoba im się to, co słyszą. Wizualne wrażenia są podczas twojej prezentacji ważniejsze niż cokolwiek innego. Naucz się poruszać, gestykulować, ubierać i panować nad mimiką tak, aby podkreślała ona twoje argumenty w prezentacji. Słuchacze będą wtedy mieli większe zaufanie do ciebie jako mówcy, podwyższy to także wartość twojej prezentacji. Mowa ciała jest przekazem energii od mówcy do publiczności. Jeśli emanujesz entuzjazmem, publiczność także będzie pełna entuzjazmu, ale jeśli wysyłasz sygnały, że powątpiewasz, publiczność także będzie wątpić w to, co mówisz [7, 11]. 5. Narzędzia multimedialne wykorzystywane w prezentacji Kiedy język i ciało słowo realizują powierzone mu zadania, czas skupić się na podwyższeniu efektywności przekazu prezentacji poprzez zastosowanie technik audiowizualnych.. Jednym z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych w tym zakresie jest niewątpliwie MS PowerPoint. Cechy dobrej prezentacji multimedialnej [11]: uzupełnienie słowa prelegenta - prezentacja nie może zastępować wystąpienia, powtarza i uwypukla różnice, skupia uwagę na podstawowym problemie, obrazuje to, o czym nie da się precyzyjnie opowiedzieć Przygotowanie prezentacji Najkrócej mówiąc, w prezentacji musisz: powiedzieć, o czym powiesz, powiedzieć to i powiedzieć o czym powiedziałeś. A zatem: 6

7 określ problem znajdź główne myśli zdecyduj co chcesz przekazać zdecyduj co chcesz osiągnąć Stwórz dobry plan prezentacji Przekładając to na konstrukcję prezentacji multimedialnej, jej stałymi powinny być: slajd tytułowy slajd(y) otwierający (np. cel, wprowadzenie) slajd(y) organizujące (np. agenda, czyli plan prezentacji, nazwy rozdziałów) slajdy z treścią slajd(y) zamykające (podsumowanie, wnioski, zalecenia, dane kontaktowe, czas na zadawanie pytań itp.) Co podawać w prezentacji? przykłady - konkretne (umiejscowione i personalizowane), podane w prosty i czytelny sposób dane statystyczne (trendy są ważniejsze niż wartości), opinie i wypowiedzi - sprawdzone, znanego (także publiczności!) autorstwa. Slajdy z tekstem Pamiętając o tym, że prezentacja nie może zastąpić wypowiedzi, a ma ją efektywnie uzupełniać, należy zwrócić szczególną uwagę na tekst zamieszczany w prezentacjach. Liczy się przede wszystkim czytelność slajdu. Dobrze jest stosować tzw. złotą zasadę 6x6, czyli maksimum 6 słów w linii, maksimum 6 linii na slajd. Na każdy slajd z treścią powinieneś poświęcić około 3-5 minut. Dobre efekty daje zastosowanie następujących wielkości czcionek: tytuły - 36 pt główne punkty pt podpunkty pt teksty nieczytelne - <12 pt Typowy przykład przeładowania tekstem slajdu przedstawiono poniżej (Rys.3.) 7

8 Call transfer with call consultation User guide for web-interface in Consorte PULSE Agent who are members in a Consorte PULSE call centre can transfer calls and perform consultation calls with use of a web-interface. To get access to the call transfer -window, the agent must click on handset symbol in their logged on window when they are either logged on (green) or in pause (yellow). The customer will see 1, 2 or all 3 fields in call transfer window. In the Phone number field can be written an external phone number or an internal number. (Consorte platform will transfer to the correct number). In the Agent field the agent can make a choice amongst the free agents currently logged on. Free agent means agents that are logged on, and free (i.e. not engaged, in pause, in wrap up etc). In the To field the agent can make a choice of different fixed places in the in-solution (e.g. different queues, and menus. When an agent has choice a number, an agent or a place, the agent clicks on call transfer to execute the call transfer or call consultation. If call consultation is not an enabled service in the IN-solution; The call will be transferred blind, the agent released become available and the call transfer window will disappear (default). NB! If the (call transfer) window does not disappear and you want to transfer to a new destination, you have to refresh (F5) to get an updated overview of the free agents. Rys. 3. Slajd z prezentacji stanowiącej załącznik do artykułu (Przykładowa prezentacja 3) przykład przeładowania slajdu tekstem. Jak pisaliśmy wcześniej, prezentacja nie może zastąpić wystąpienia, zatem o wiele lepiej jest wypunktować najważniejsze hasła dopowiadając szczegóły (Rys.3.) Environmental Status 2005 EPD* Power from: Lule River Ume River Pamilo *EPD = Environmental Product Declaration ISO* Vattenfall Vattenkraft *ISO = International Organization for Standardization Vattenfall AB 23 Rys. 4. Slajd z prezentacji stanowiącej załącznik do artykułu (Przykładowa prezentacja 2) właściwe użycie tekstu Planując twoje wystąpienie pamiętaj, aby: nie uczyć się całości na pamięć zapamiętywać idee, nie słowa dobrze opanować początek i koniec przyswoić konstrukcję wystąpienia a nie dosłowną treść 8

9 Dobrym rozwiązaniem jest wydrukowanie sobie prezentacji, aby przygotowując się do wystąpienia dobrze poznać jej konstrukcję. Elementy graficzne w prezentacji Istotne jest, że wszelkie elementy graficzne takie jak: wykresy, schematy, diagramy, zdjęcia powinny stanowić uzupełnienie twojego wystąpienia. Obraz ma wielką siłę. Może spotęgować komunikat, ale tylko pod warunkiem, że zostanie właściwie użyty. Liczy się celowość, czytelność. Jeżeli używasz wykresów, pamiętaj o właściwym podpisaniu osi (jednostki), tytule wykresu oraz legendzie (patrz Rys. 5.) Prezentacja graficzna zestawienia zdarzeń niezamierzonych o oparciu o udział procentowy w całkowitej stracie rocznej wartość skumulowana Udział procentowy w całkowitej straci rocznej [%] Z1 Z2 Z3 Z4 Z5 Z6 Z7 Z8 Zdarzenia niezamierzone Udział skumulowany [%] Rys. 5. Slajd przedstawiający przykład poprawnie przygotowanego wykresu. Źródło: archiwum autora Wystąpienie Po właściwym zaplanowaniu i przygotowaniu się do prezentacji samo wystąpienie nie powinno być drogą przez mękę. Pamiętaj, aby sprawdzić wszystkie aspekty techniczne. Przynoszenie prezentacji na jednej dyskietce nie jest najlepszym rozwiązaniem! Lepiej użyć CD, lub dysku flash, ale jeżeli musi to być dyskietka, to warto zaopatrzyć się w kopię zapasową. Sprawdź także działanie mikrofonu (jeżeli będziesz go używać) i wskaźnika laserowego. Bezwzględnie pamiętaj o wyłączeniu telefonu. Na początku warto jasno ustalić kwestie organizacyjne powiedz, kiedy będzie czas na zadawanie pytań (w trakcie prezentacji, czy po jej zakończeniu). Dobry początek i koniec to połowa sukcesu. Pierwszego wrażenia nie można zrobić dwa razy. Dlatego początek i koniec muszą być najlepiej przez ciebie opanowanymi elementami prezentacji. Przećwicz kilka razy swoje wystąpienie. Poproś kogoś aby wcielił się w rolę słuchacza i opisał swoje wrażenia. 9

10 6. Podsumowanie Zdolności przyswajania przez odbiorców informacji, np. podczas prezentacji są zależne od wielu czynników. Prelegent ma do dyspozycji wiele technik, środków, zasad i narzędzi, których umiejętne wykorzystanie daje mu w pewnym przewagę nad odbiorcami. Aby podnosić umiejętności w tym zakresie potrzeba wiele ćwiczeń, ale dobre przygotowanie się do wystąpienia i pozytywne myślenie to już połowa sukcesu! Bibliografia: 1. Birdwhistel R., Kinesis and Context: Essays on Body Motion Communication, Philadelphia: University of Pensylvania Press Black S., Public Rrelations, Kraków Cenker E.M.. Public relations. Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej, Poznań Jacobson R., Poetyka w świetle językoznawstwa, Pamiętnik Literacki, R.LI: Karpiński M.: Public relations w procesie komunikowania się. Warszawa Lemmermann H.: Szkoła retoryki, Astrum, Wrocław, Lunden, B.. Rosell L: Techniki prezentacji. O sztuce przemawiania, angażowania i przekonywania. BL INFO POLSKA Mills H.R.: Techniques of Technical Training, Macmillan, London, Murdoch A.: Prezentacje i wystąpienia w Public Relations, Warszawa Wojcik K.: Public relations od A do Z, tom I, Warszawa Zimnoch Ł.: Marketing dla inżyniera i naukowca. Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice Warto zajrzeć: