Systemy organizacyjne wolontariatu w Gdańsku, Poznaniu i Wrocławiu

Transkrypt

1 Systemy organizacyjne wolontariatu w Gdańsku, Poznaniu i Wrocławiu Raport 1.3. przygotowany w ramach projektu Organizacja wielkich imprez: słabe i mocne strony angażowania wolontariatu Anita Basińska Barbara Janik Piotr Matczak Przemysław Nosal Anastazja Zydor Marzec

2 Spis treści Wstęp 3 Systemy organizacyjne wolontariatu - Gdańsk... 4 Systemy organizacyjne wolontariatu Wrocław.7 Systemy organizacyjne wolontariatu Poznań..11 Gdańsk - ODPOWIEDZI NA PYTANIA 14 Wolontariat we Wrocławiu odpowiedzi na pytania...36 Wolontariat w Poznaniu odpowiedzi na pytania..61 2

3 Wstęp Niniejszy raport stanowi część projektu badawczego Organizacja wielkich imprez: słabe i mocne strony angażowania wolontariatu. Poniżej znajduje się opis systemów organizacyjnych wolontariatu, wykorzystywanych przy okazji wielkich imprez w Gdańsku, Poznaniu i Wrocławiu. Raport ten bazuje na wcześniejszym raporcie opisującym wielkie imprezy w trzech miastach oraz na dodatkowo zebranych danych. W każdym mieście przeprowadzono wywiady pogłębione z organizatorami imprez oraz zebrano dane zastane (materiały informacyjne przygotowane dla wolontariuszy, ankiety wykorzystywane przy rekrutacji itd.). Raport ten ma na celu opis systemów organizacyjnych wolontariatu: metod rekrutacji; podziału odpowiedzialności; sposobów zarządzania wolontariuszami itd. Pytania badawcze Badanie, którego wyniki są przedstawione poniżej miało na celu odpowiedź na poniższe pytania: 1. Od kiedy wolontariusze są angażowani do wielkich imprez w mieście? Jak wyglądały początki/pierwsze kroki współpracy? 2. Skąd miasto czerpało wzory dotyczące angażowania wolontariatu? (inne miasta w Polsce?, miasta partnerskie?) 3. Czy można wskazać przełomowe imprezy ze względu na angażowanie wolontariuszy? 4. Jak usytuowana jest odpowiedzialność za wolontariuszy w ramach urzędu miasta? Czy zmieniało się to w ostatnich latach? 5. Ilu wolontariuszy osób bierze udział w imprezach, na tle ogółu biorących udział w przygotowaniach? (zatrudnionych, pracowników, uczestników imprez)? 6. Ilu pracowników urzędu (lub innej odpowiedzialnej za zarządzanie wolontariuszami organizacji, zajmuje się nimi? Jakie są to proporcje? (ile osób obsługi na ilość wolontariuszy)? Opis obowiązków. 7. Jakie są najważniejsze wymogi prawne, które muszą brane pod uwagę przez organizatorów wolontariatu? Czy są tu jakieś uciążliwe bariery? 8. Czy doszło do sporów między wolontariuszami a organizatorami, które musiały być rozstrzygane sądownie? 3

4 Systemy organizacyjne wolontariatu - Gdańsk 1 Początki wolontariatu Od 2009 roku Regionalne Centrum Wolontariatu oraz Gdańska Organizacja Turystyczna realizują wspólnie program o nazwie Gdańscy Akcjonariusze, dofinansowany przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię ze środków Mechanizmów Finansowych Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz budżetu RP w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych na okres od sierpnia 2009 do lipca Projekt ten został przedłużony. Centrum Wolontariatu w Gdańsku istnieje od trzech lat i od tego czasu zajmują się współpracą z wolontariuszami. Imprezą przełomową był 72. Festiwal Filmów Niezależnych w Gdyni, podczas którego panowała bardzo dobra atmosfera a wolontariusze tworzyli społeczność. Ważnym wydarzeniem dla Regionalnego Centrum Wolontariatu było również Otwarcie Stadionu w Gdańsku, ponieważ na imprezę, która trwała jeden dzień, zgłosiło się 40 osób. W przypadku Festiwalu Szekspirowskiego, który do 2010 miał 14 edycji, wolontariusze są angażowani od 6 lat. Poprzednia koordynatorka wolontariuszy jest odpowiedzialna za stworzenie modelu zarządzania wolontariuszami. 2. Ewolucja systemu organizacyjnego i jego obecny kształt W Gdańsku, wolontariatem przy wielkich imprezach zajmują się przede wszystkim dwie instytucje - Regionalne Centrum Wolontariatu (RCW) oraz Gdańska Organizacja Turystyczna (GOT - Gdańsk Convention Bureau), które współpracują ze sobą. Organizatorzy danej imprezy (lub Urząd Miasta Gdańska) informuje najpierw RCW oraz GOT na temat wydarzenia, do którego organizacji będą potrzebni wolontariusze. Koordynatorem zarządzającym pracą wolontariuszy zostaje osoba wyznaczona przez organizatora lub przez Regionalne Centrum Wolontariatu. Osoby zainteresowane zostaniem wolontariuszem przy danym wydarzeniu zgłaszają się do RCW poprzez stronę internetową (formularz online lub ). Potencjalni wolontariusze zaznaczają, jakie zadania ich interesują (zakres obowiązków wyznacza organizator wydarzenia), a następnie podczas spotkania jest to weryfikowane. Dokładniejsze obowiązki przydzielają koordynatorzy konkretnych grup. Gdańska Organizacja Turystyczna zawiera porozumienie z wolontariuszami, gdzie oprócz obowiązków wolontariuszy są zapisane również ich prawa. Organizator najczęściej zapewnia ubezpieczenie na czas trwania wydarzenia, zwrot kosztów podróży, certyfikaty za udział, czasem pewnego rodzaju gadżety czy dodatkowe atrakcje. W przypadku imprezy Baltic Sail wolontariusze mogli uczestniczyć w rejsie żaglowcem, a na festiwalu Wybrzeże Sztuki dostali dwuosobowy bilet do teatru, do wykorzystania w dowolnym terminie. Świadczenia na rzecz wolontariuszy zależą zawsze od organizatora imprezy. Regionalne Centrum Wolontariatu nie ma odgórnej zasady dotyczącej takich świadczeń, jednak zawsze nalega by organizatorzy coś oferowali wolontariuszom, w zamian za ich pracę. Po zakończeniu imprezy RCW oraz GOT starają się utrzymywać kontakt przez cały rok z wolontariuszami. Korzystają z bazy osób, którym wysyłają zaproszenia na kolejne akcje, ale również budowane są nieformalne relacje (społeczność wirtualna na portalu Facebook, spotkania przy kawie organizowane przez RCW i GOT czy przez samych wolontariuszy?). Przy organizacji Festiwalu Szekspirowskiego wolontariuszami zarządza jedna koordynatorka, która przydziela zadania wolontariuszom i koordynuje ich pracę. 4

5 Wolontariusze są podzieleni na mniejsze grupy. W każdej z nich jest wyznaczony jeden koordynator grupy. Natomiast w Europejskim Centrum Solidarności wolontariusze mogą zgłaszać się do pomocy przy danym wydarzeniu poprzez stronę internetową. Oprócz głównego koordynatora projektu, niedawno wyznaczony został również koordynator do współpracy z wolontariuszami. Wspólnie określają zakres zadań dla wolontariuszy. Na pierwszym spotkaniu przyszli wolontariusze mogą wybrać obowiązki, które chcieliby wykonywać. Zadania nie są im nigdy narzucane. 3. Rola władz gminnych w organizacji wolontariatu akcyjnego Urząd Miasta w Gdańsku nie angażuje się bezpośrednio w działania związane z organizacją czy koordynacją wolontariatu akcyjnego. Natomiast Urząd Miasta informuje RCW oraz GOT o imprezach, które będą miały miejsce i podczas których będą potrzebni wolontariusze. Następnie, organizacje te przejmują zadanie. 4. Skala wolontariatu w Gdańsku Jeśli chodzi o zainteresowanie wolontariatem w przypadku wielkich imprez, to w bazie wolontariuszy projektu Gdańscy Akcjonariusze obecnie znajduje się 200 wolontariuszy. Wymogiem w projekcie było angażowanie co roku co najmniej 100 osób. Przeważnie na jedną imprezę zgłasza się około 20 osób, ale zdarza się, że w ciągu dwóch dni jest 40 chętnych. Liczba osób potrzebnych do pomocy zależy zawsze od charakteru danej imprezy, a zainteresowanie wolontariatem zależy od prestiżu wydarzenia oraz przewidzianych atrakcji czy świadczeń. Wszyscy pytani organizatorzy odpowiedzieli, że zainteresowanie zależy również od pory roku. Zauważyli, że w sezonie letnim jest mniej zgłoszeń. W przypadku Festiwalu Szekspirowskiego zazwyczaj potrzebnych jest 40 do 60 wolontariuszy. Na wydarzenia organizowane przez Europejskie Centrum Solidarności zgłasza się przeważnie około 15 osób, na przykład przy organizacji Forum Młodych pracuje 40 osób zatrudnionych (10 z Centrum Solidarności, 30 techników) oraz wolontariuszy. Natomiast do pomocy przy EuroBasket w Gdańsku zgłosiło się ponad 250 osób, a faktycznie wolontariuszami została połowa z nich. W Gdańsku wolontariatem interesują się przede wszystkim osoby młode i uczące się (gimnazjaliści, licealiści, studenci). W przypadku Festiwalu Szekspirowskiego wolontariuszami najczęściej są licealiści (maturzyści) lub studenci pierwszego roku, którzy interesują się teatrem, również więcej zgłasza się kobiet wolontariuszek. Przyjeżdżają oni na festiwal z całej Polski - organizatorzy gwarantują im zwrot kosztów podróży oraz wyżywienie, ale nie nocleg w Gdańsku. W mistrzostwach Eurobasket pomagali przede wszystkim studenci gdańskiej Akademii Wychowania Fizycznego oraz Wyższej Szkoły Turystyki. Zauważono, że wolontariatem interesuje się zdecydowanie mniej osób starszych czy też emerytów niż młodych. Regionalne Centrum Wolontariatu organizuje czasem akcje nastawione na tę kategorię osób. Przykładem był projekt Wkrętariusze, który miał na celu mobilizację starszych osób, które posiadają jakieś techniczne umiejętności i mogą pomóc w remontach. 5. Problemy związane z wolontariatem Jednym z problemów związanych z angażowaniem wolontariuszy przy organizacji wielkich imprez są rezygnacje wolontariuszy z udziału. Respondenci zwrócili uwagę, że 5

6 częściej zdarza się to przed rozpoczęciem wydarzenia niż w jego trakcie. Podawane są wtedy różne powody, na przykład brak czasu, nieodpowiednie zadanie. W przeszłości zdarzały się sytuacje, kiedy podczas trwania imprezy zabrakło wolontariuszy. W takiej sytuacji dzwoniono do wolontariuszy z listy rezerwowej lub sami organizatorzy musieli się zaangażować. Regionalne Centrum Wolontariatu stara się uczyć przyszłych wolontariuszy odpowiedzialności za własne decyzje i stara się przestrzegać wolontariuszy przed pochopną rezygnacją. Z drugiej strony w przypadku Forum Młodych zaangażowano zbyt wielu wolontariuszy i trudno było nimi zarządzać. Problemem wskazanym przez osoby pracujące przy projekcie Gdańscy Akcjonariusze była nieodpowiednia współpraca z partnerami. Zdarzało się, że organizatorzy imprezy nie wiedzieli, w jaki sposób traktować wolontariuszy a nawet traktowali ich niepoważnie i kazali wykonywać zadania, które nie należały do ich obowiązków. W trakcie wywiadów pojawiły się opinie na temat samej idei wolontariatu. Jeden respondent był przeciwny pełnienia świadczeń wobec wolontariuszy. Wolontariat rozumiał jako działanie, a nie pracę, dlatego też nagradzanie ich, według niego, jest niekorzystne. Zdarza się, że motywacją wolontariuszy jest nagroda, a nie chęć działania. Uczniowie czasem pomagają przy wielkich imprezach jedynie, żeby dostać punkty, które potrzebują do uzyskania lepszej oceny w szkole. Inna osoba zwróciła uwagę na fakt, że zaangażowanie i jakość pracy wolontariuszy zależy od ich zainteresowania wydarzeniem czy motywacji. Według niego osoby zatrudnione bardziej angażują się w obowiązki, ponieważ dostają za to honorarium. Gdańsk ogólne informacje Gdańsk różni się innych miast pod względem organizacji oraz koordynacji wolontariatu podczas wielkich imprez. Podczas gdy - między innymi w Poznaniu to Urząd Miasta jest jego organizatorem w Gdańsku to zadanie jest zlecone innym organizacjom (Regionalne Centrum Wolontariatu, Gdańska Organizacja Turystyczna). Urząd Miasta nie angażuje się w działania związane z organizacją oraz koordynacją wolontariatu, a jego zadaniem jest informowanie RCW oraz GOT o imprezach, które będą miały miejsce i na których będą potrzebni wolontariusze. Od tej chwili całość zadań związanych z wolontariatem spoczywa na RCW oraz GOT, które od 2009 roku realizują program o nazwie Gdańscy Akcjonariusze. Podział obowiązków wygląda następująco: RCS zajmuje się rekrutacją akcjonariuszy natomiast GOT koordynacją wolontariatu i zarządzaniem wolontariuszami. EuroBasket było organizowane przez PZKosz, w ramach którego osobą odpowiedzialną za wolontariat był Pan Andrzej Łuczak z Warszawy. Był on pomysłodawcą zastosowanego przy EuroBasket modelu zarządzania wolontariatem. Wyznaczył w każdym mieście osobę odpowiedzialną za jego realizację. W Gdańsku koordynatorem wolontariatu był dr hab. prof. Mariusz Boruszczak. Festiwal Szekspirowski natomiast jest imprezą, skupiającą najliczniej wolontariuszy. Posiada własnego koordynatora wolontariatu i nie korzysta z pomocy RCW. Europejskie Centrum Solidarności, przy niektórych projektach korzystało z pomocy RCW przy innych natomiast nie. Przeprowadzonych zostało sześć wywiadów. Trzy z osobami były odpowiedzialne za Gdańskich Akcjonariuszy, jedna była koordynatorką wolontariatu na Festiwalu Szekspirowskim, następna - pracowniczką Europejskiego Centrum Solidarności, która zajmowała się wolontariuszami między innymi przy Forum Młodych. Dr hab. Prof. Mariuszem Boruszczakiem, był odpowiedzialny za wolontariat podczas EuroBasket. 6

7 Systemy organizacyjne wolontariatu - Wrocław 1. Początki wolontariatu We Wrocławiu model zarządzania i organizacji pracy wolontariuszy w trakcie wielkich imprez (angażujących więcej niż 100 wolontariuszy) został wypracowany przez Urząd Miasta Wrocławia. Zależy on za każdym razem od charakteru oraz wielkości danej imprezy. Historia angażowania wolontariuszy we Wrocławiu sięga wizyty papieża Jana Pawła II we Wrocławiu w Następnie w 1999 wielu mieszkańców miasta pomagało podczas porządkowania miasta po skutkach powodzi. Był to przykład nieformalnego wolontariatu, pewnego rodzaju zrywu społeczności. Przełomowym wydarzeniem we Wrocławiu, podczas którego powstał model pracy z wolontariuszami, był Europejski Szczyt Miast i Regionów w 2005 roku (zaangażowano wtedy 200 wolontariuszy). W kolejnym roku korzystano już z tego systemu przy organizacji Międzynarodowego Forum Przedsiębiorców Futuralia 2006 (450 wolontariuszy pomagało), następnie podczas wizyty Dalajlamy w tym mieście w 2008 roku. Ostatnio Urząd Miasta Wrocławia angażował 150 wolontariuszy przy okazji Mistrzostw Świata Akrobatyki Sportowej, które odbyły się w lipcu 2010 roku. W 2005 roku powstał projekt Volunteers for Wrocław, który był wspólną incjatywą Urzędu Miasta oraz Fundacji Promocji Turystyki Kongresowej Convention Bureau Wrocław. Głównym jego celem było stworzenie sprawnego modelu organizacji pracy wolontariuszy w przypadku wielkich imprez. Pierwszym wydarzeniem przygotowanym przez grupę Volunteers for Wrocław był, wspominany wcześniej, Europejski Szczyt Miast i Regionów w 2005 roku. Grupa istnieje do dziś i za każdym razem wspiera pod względem profesjonalnego wolontariatu imprezy organizowane przez Miasto Wrocław, w szczególności wydarzenia promocyjne, biznesowe oraz prospołeczne. 2. Ewolucja systemu organizacyjnego i jego obecny kształt Model systemu organizacyjnego pracy powyżej 100 wolontariuszy przy wielkich imprezach wypracowany przez Urząd Miasta oraz Convention Bureau jest wieloszczeblowy. Wolontariusze są podzieleni na 10 - osobowe zespoły a jeden z nich zostaje liderem grupy, są to najczęściej sprawdzone osoby lub posiadające specyficzne umiejętności. Każde wydarzenie podzielone jest na kilka obszarów tematycznych (na przykład transport, obsługa gości). Liderzy każdego z obszarów zarządzają kilkoma grupami wolontariuszy. Na czele systemu wolontariatu każdej imprezy stoi koordynator wolontariatu, który między innymi kontaktuje się z organizatorami wydarzenia, rozwiązuje trudne sytuacje. Schemat organizacyjny w przypadku imprez wspieranych przez Convention Bureau jest bardzo podobny, zmieniają się jedynie zadania wolontariuszy w zależności od charakteru wydarzenia. W stowarzyszeniu FAN, które organizowało Mistrzostwa Europy w Piłce Siatkowej Kobiet system organizacyjny wolontariatu jest również hierarchiczny. Cały zespół składa się z komitetu organizacyjnego, kierownika zawodu, koordynatora do spraw wolontariuszy, osób odpowiedzialnych za poszczególne działy. Grupa wolontariuszy podzielona jest na podzespoły, na czele każdego stoi tak zwany szef, który ma już doświadczenie w organizacji podobnych imprez. Natomiast w Filharmonii Wrocławskiej, w przypadku wszystkich festiwali muzycznych tam organizowanych, wolontariuszami zajmuje się jedna osoba, Patrycja Nowak. Nie ma szczebli pośrednich. W przypadku Festiwalu Filmowego Era Nowe Horyzonty do zadań głównego koordynatora (w roku 2010 były to 2 osoby) należy organizacja pracy oraz przydzielania wolontariuszy do poszczególnych obszarów działań. 7

8 Współpracuje on z bezpośrednimi kierownikami każdego obszaru tematycznego, w których pracują wolontariusze. Na przykład w kinie wolontariusze podzieleni są na sale, na czele każdej z takich grup wyłoniony zostaje opiekun sali, również wolontariusz. W 2010 roku z powodu obniżenia budżetu festiwalu niektórych pracowników (na przykład bileterów) zastąpiono wolontariuszami. Do kategorii systemu organizacyjnego można również zaliczyć kwestie formalne, czyli umowy oraz certyfikaty. W trakcie imprez organizowanych przez Convention Bureau we współpracy z Urzędem Miasta oraz Festiwalu Filmowego Era Nowe Horyzonty każdorazowo zostają podpisane umowy z wolontariuszami. Koordynatorzy wspominali jednak, że takie umowy nie są wiążące, wolontariusze nie ponoszą konsekwencji w razie niewywiązania się z zadań. Obowiązki organizatorów względem wolontariuszy również są spisane w takiej umowie, między innymi zapewnienie ubezpieczenia. Po zakończeniu pracy wolontariusze dostają certyfikaty lub referencje od organizatorów. W niektórych przypadkach jest to stała praktyka, a przy innych imprezach wolontariusze mogą poprosić o wystawienie zaświadczenia wykonywania pracy, również w języku angielskim. Zgodnie z ustawą o wolontariacie z 2003 roku oraz w potocznym rozumieniu tego pojęcia, wolontariat powinien być pracą wykonywaną nieodpłatnie i dobrowolnie. W przypadku wolontariatu podczas organizacji wielkich imprez we Wrocławiu wolontariusze dostają jednak pewnego rodzaju wynagrodzenie lub zwrot kosztów poniesionych w trakcie wykonywania obowiązków. W trakcie pracy często zapewniane im jest pełne wyżywienie. Wolontariusze otrzymują stroje, koszulki lub identyfikatory, które mają być ich cechą charakterystyczną. Zdarza się również, że wolontariusze dostają gadżety od sponsorów imprezy (kubki, długopisy, czapki). Często nagrodą za wykonywaną pracę jest możliwość uczestnictwa w wydarzeniach poza godzinami pracy w trakcie imprezy, na przykład oglądanie meczy lub filmów podczas festiwalu. W przypadku Filharmonii Wrocławskiej, po pierwsze, wolontariusze mogą bezpłatnie wchodzić na koncerty w trakcie całego sezonu artystycznego, a ich znajomi i rodziny otrzymują zniżki na karnety. Wolontariusze mają możliwość w trakcie pracy poznać wiele innych osób, co jest wspierane przez nieformalne spotkania czy portale społecznościowe organizowane jedynie dla wolontariuszy przy danej imprezie. W Filharmonii Wrocławskiej wybierany jest Wolontariusz Miesiąca, a także Najlepszy Wolontariusz Roku. We wszystkich imprezach we Wrocławiu, z koordynatorami których zostały przeprowadzone wywiady, nabór wolontariuszy odbywa się za pomocą Internetu. Aplikacje znajdują się na stronach internetowych. Często wolontariusze po wypełnieniu aplikacji online, zostają zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną. Po zakończeniu rekrutacji, wybrani wolontariusze mogą samodzielnie wybrać obszar działań, który ich interesuje i chcieliby w nim pracować w trakcie imprezy. 3. Rola władz gminnych w organizacji wolontariatu akcyjnego Urząd Miasta Wrocławia zajmuje się wolontariatem z dwóch perspektyw. Po pierwsze, jednostką odpowiedzialną za wolontariat stały jest Centrum Informacji i Rozwoju Społecznego, w ramach którego działa Wrocławskie Centrum Wolontariatu. Charakter pracy wolontariuszy w tym przypadku jest bardziej socjalny, związany z pomocą społeczną. Natomiast w przypadku organizacji wielkich imprez, wolontariatu akcyjnego, który jest w centrum zainteresowania tych badań, zajmuje się nim Fundacja Promocji Turystyki Kongresowej Convention Bureau Wrocław. Wykorzystanie stworzonego modelu zarządzania wolontariuszami zależy za każdym razem od wielkości oraz charakteru imprezy. W przypadku systemu organizacji pracy wolontariuszy w trakcie Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej EURO 2012, osobą koordynującą we Wrocławiu jest pracownik Urzędu Miasta. W 8

9 całym Urzędzie Miasta Wrocławia zatrudnione są 4 osoby zajmujące się na stałe sprawami wolontariatu. 4. Skala wolontariatu we Wrocławiu Wielkość wolontariatu w przypadku miasta Wrocławia zależy od charakteru imprezy. Każde wydarzenie organizowane w tym mieście, nie tylko przez Urząd Miasta, ale również przez instytucje państwowe i prywatne, a także organizacje pozarządowe, korzysta z innej bazy wolontariuszy i angażuje różną liczbę wolontariuszy. Dlatego też opisując skalę wolontariatu we Wrocławiu będą brane pod uwagę poszczególne wydarzenia, z koordynatorami których zostały przeprowadzone wywiady. Do obsługi każdego z wydarzenia potrzebna jest inna liczba wolontariuszy, co zależy od zadań oraz skali samej imprezy. W Filharmonii Wrocławskiej przy okazji Festiwalu Wrastislavia Cantans oraz całego sezonu kulturalnego przyjmowanych jest zawsze tylu wolontariuszy, ilu się zgłasza, nigdy nie odrzuca się zgłoszeń. Zazwyczaj w ciągu całego roku współpracuje z nimi około 120 wolontariuszy. Natomiast do organizacji Eurobasket w mieście Wrocławiu potrzebowano do pomocy 150 osób, a zgłoszeń napłynęło ponad 500. Podobnie było w przypadku organizacji Mistrzostw Europy w Piłce Siatkowej Kobiet, gdzie wybrano 50 osób spośród 400 lub 500 kandydatów na wolontariuszy. Jak widać zainteresowanie wolontariatem w przypadku imprez sportowych jest ogromne, zazwyczaj odrzucanych jest ponad połowa zgłoszeń. Do obsługi Festiwalu Filmowego Era Nowe Horyzonty w 2010 roku potrzebowano 250 osób, a zgłosiło się około 600, natomiast rok wcześniej z 580 kandydatów przyjęto 180 osób. Jeśli chodzi o bazę wolontariuszy, którzy angażowali się w przeszłości w organizację imprez, to Urząd Miasta oraz Convention Bureau posiada listę około 1000 byłych wolontariuszy. Przy każdej imprezie (np. Futuralia) pojawiają się nowe osoby gotowe do pracy, a sprawdzone osoby, które po raz kolejny zgłaszają się do pomocy, zostają liderami grup. Filharmonia Wrocławska z kolei, która organizuje przede wszystkim Festiwal Wratislavia Cantans, korzysta z bazy 200 osób. Stowarzyszenie FAN, które było zaangażowane w organizację Mistrzostw Europy w Piłce Siatkowej Kobiet, posiada listę 200 wolontariuszy. Często zdarza się, że osoby kilkakrotnie wspierają organizowane przez nich imprezy sportowe. Zazwyczaj we Wrocławiu wolontariatem akcyjnym interesują się młode osoby - licealiści lub studenci. Ze względu na ustawę o działalności organizacji pożytku publicznego i wolontariacie z 2003 roku, wolontariuszami mogą zostać jedynie osoby pełnoletnie. W przypadku Festiwali Wratislavia Cantans oraz Era Nowe Horyzonty angażowane są również osoby od 16. roku życia, pod warunkiem przedstawienie pisemnej zgody od opiekunów. Najczęściej zgłaszają się mieszkańcy Wrocławia. Jednak w przypadku Festiwalu Filmowego Era Nowe Horyzonty często zgłaszają się również osoby z innych polskich miast, mimo tego, że muszą samodzielnie sfinansować zakwaterowanie we Wrocławiu w trakcie trwania imprezy. Podczas wywiadów zostało zauważone, że zainteresowanie wolontariatem ze względu na płeć zależy od charakteru imprezy. Na wydarzenie sportowe częściej zgłaszają się mężczyźni, a naukowe kobiety. 5. Problemy związane z wolontariatem Można wskazać następujące problemy związane z wolontariatem występujące we Wrocławiu: rezygnacje wolontariuszy z pracy, zwolnienia wolontariuszy, rozumienie wolontariatu przez organizatorów, a także nieodpowiednia ustawa o wolontariacie w Polsce. 9

10 W trakcie każdej imprezy, w którą są zaangażowani wolontariusze, zdarzają się rezygnacje ze współpracy. Zazwyczaj jest to jedynie kilka osób, są oni często zastępowani osobami z list rezerwowych, którzy nie zostali przyjęci w pierwszym naborze wolontariuszy lub przygotowanymi wcześniej osobami do zastępowania wolontariuszy. Po pierwsze zdarza się, że wolontariusze odchodzą sami, co często jest spowodowane osobistymi problemami, często niezależnymi od nich (na przykład choroby, złamanie nogi, pogrzeb bliskiej osoby), także problematycznym terminem wydarzenia (wakacje, inne festiwale), czy kwestiami finansowymi (wolontariusze z innych miast nie otrzymują zwrotu za zakwaterowanie we Wrocławiu). Są również przypadki zwolnienia wolontariuszy z powodu niewywiązywania się z obowiązków. W trakcie wywiadów pojawiły się następujące przyczyny: spóźnienia, ucieczki z miejsca pracy. Ze względu na wolontariacki charakter ich pracy, nawet w przypadku podpisania umowy o współpracę, wolontariusz nigdy nie ponosi konsekwencji rezygnacji lub zwolnienia z pracy. Wymienioną przez respondentów karą było jedynie niewystawienie referencji czy certyfikatu na koniec pracy wolontariusza lub odebranie karnetu pozwalającego na uczestniczenie w innych atrakcjach w trakcie festiwalu. Umowy podpisane z wolontariuszami nie mają żadnego umocowania prawnego a organizatorzy imprezy nie posiadają żadnych narzędzi do egzekwowania wykonania pracy wolontariuszy. Innym wskazanym problemem jest nieaktualna ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W poprzednim akapicie wskazana została kwestia umowy wolontariackiej, która nie jest respektowana prawnie. Dokument prawny z 2003 roku jest zbyt elastyczny, każda osoba zajmująca się wolontariatem może ją zupełnie inaczej interpretować. Przykładem może być zapis o ubezpieczeniu wolontariusza jeśli wolontariusz pracuje mniej niż 30 dni, to powinien być on ubezpieczony przez organizatorów imprezy, a jeśli ponad 30 dni, to odpowiedzialność za ubezpieczenia spoczywa na państwie. W przypadku organizacji Mistrzostw Europy w Piłce Siatkowej Kobiet wolontariusze nie zostali ubezpieczeni, co było błędem organizatorów, którzy źle zrozumieli zapis ustawy. Koordynatorzy pracy wolontariuszy we Wrocławiu zwrócili również uwagę na nieodpowiednie traktowanie wolontariatu w Polsce, który często jest uważany za niewolnictwo lub tanią siłę roboczą, którą można wykorzystywać bez ponoszenia dodatkowych kosztów. 10

11 Systemy organizacyjne wolontariatu - Poznań 1 Początki wolontariatu Wolontariat w Poznaniu ma pewną tradycję, istnieją koła wolontariackie w szkołach oraz konkurs Ośmiu wspaniałych. To tworzy pewne zaplecze dla wolontariatu podczas wielkich imprez. Wolontariusze pojawili się na festiwalu Teatralnym Mata od 2000 roku ale zapewne byli i wcześniej. Na warsztatach tańca wolontariusze pojawili się ok roku (równolegle pojawili się też praktykanci). Na Festiwalu Filmów Młodego Widza Ale kino! wpierw pojawiły się osoby, które pomagały, lecz nie miały one statusu wolontariusza. W dokonano bardziej formalnej rekrutacji kilku (3-4) wolontariuszy (TK). Przełomowe znaczenie dla wolontariatu w Poznaniu miała konferencja klimatyczna COP14, w grudniu 2008 roku. Było bardzo duże przedsięwzięcie i skomplikowane. Urząd miasta koordynował wolontariat, testował rozwiązania. Udało się to dobrze. Wypracowano i przetestowano pewne rozwiązania, zdobyto doświadczenia, powstały systemy komunikacji, stworzono i uzupełniono bazy danych, które są wykorzystywane do rekrutacji do kolejnych imprez. 2. Ewolucja systemu organizacyjnego i jego obecny kształt Wolontariat jest zjawiskiem stosunkowo nowym, pojawia się w ciągu kilku ostatnich latach. Rozwija się on dwutorowo. Na wielu, poszczególnych imprezach (Festiwal Teatralny Malta; Festiwal Filmów Młodego Widza Ale kino! ; Warsztaty Tańca) rośnie on organicznie. Tu wolontariat ma stosunkowo mniejszą skalę. Angażowanie wolontariuszy odbywa się spontanicznie nie jest efektem formalnego planowania. Na Festiwalu Filmów Młodego Widza był to całkowicie spontaniczny pomysł, typu: zobaczymy co z tego wyjdzie. Wzorem były inne międzynarodowe festiwale, gdzie wolontariusze są angażowani i są oni b. dobrze odbierani. Nie ma żadnych wzorców, formuła budowana jest intuicyjnie, relacje z wolontariuszami oparte się o zaufanie, przyjaźń itp. Podobnie, wolontariat na Festiwalu Malta to pewna domniemana tradycja, bez formalnych dokumentów. Nie korzystano z żadnych wzorów, są to formuły wypracowane samodzielnie. Na Festiwalu Malta model doboru wolontariuszy zmienił się. Niegdyś jedna osoba zbierała aplikacje i przydzielała wolontariuszy do zadań. Obecnie istnieje katalog zgłoszeń i pracownik potrzebujący pomocy wybiera wolontariusza z tego katalogu. Duża odpowiedzialność spoczywa na koordynatorach segmentów. Festiwal Malta jest bardzo dużą imprezą. Wielki imprezy te są czymś zupełnie odmiennym od takich, gdzie wolontariat jest nieliczny. W Poznaniu, przełomowe znaczenie miała konferencja klimatyczna COP14, w grudniu 2008 roku. Stworzone wówczas bazy danych są wykorzystywane do rekrutacji do kolejnych imprez. EUROBasket, w 2009 roku był kolejną dużą imprezą, która miała rozwinąć zasoby ludzkie, infrastrukturę i pobudzić zainteresowanie koszykówką. Podobnie odbywają się duże imprezy wioślarskie i kajakarskie, w których również biorą udział wolontariusze. Najważniejszym punktem odniesienia, po COP14 jest jednak EURO Jest to następne wielkie przedsięwzięcie. Poszczególne, duże imprezy są właściwie traktowane jako próby przed EURO. Dodatkowo, przedstawiciele miasta byli w austriackim Salzburgu podczas EURO 2008 oraz w RPA podczas MŚ 2010, aby podpatrywać zastosowane tam rozwiązania. Jest to element przygotowań do EURO Wcześniej nie zdobywano takiej wiedzy - z zewnątrz. Rekrutacja obywa się na kilka sposobów: w niektórych przypadkach zasadniczo rekrutacją zajmują się sami organizatorzy zwłaszcza w przypadku, gdy wolontariuszy potrzeba mało i wypracowano kontakty i istnieje grupa zaufanych wolontariuszy. Drugi sposób, to wysyłka 11

12 zaproszeń poprzez bazę danych. To sprawdza się, gdy potrzeba do 20 wolontariuszy. Trzeci sposób to ogólny nabór poprzez bazę adresową oraz informację w mediach itd. Największy kłopot sprawiają imprezy, gdzie potrzeba ok. 70 wolontariuszy zbyt mało na ogólny nabór lecz zbyt dużo na nabór tylko poprzez bazę danych. Pewną rolę zaczyna odrywać w komunikacji z wolontariuszami portal Facebook. 3. Rola władz gminnych w organizacji wolontariatu Rola wolontariatu znajduje pojawia się jedynie ogólnie - w dokumentach strategicznych miasta. Wolontariat traktowany jest jak jako praktyczne zadanie pojawiające się przy okazji poszczególnych imprez. Miasto uczestniczy w rekrutacji. Zasadniczo za wolontariat odpowiada jedna osoba w Urzędzie Miasta (ma ona też inne obowiązki). Ważnym elementem działania jest prowadzenia bazy danych (aktualizacja, rozsyłanie informacji itd.). Bardziej szczegółowe zadnia realizowane są we współpracy z osobami odpowiedzialnymi za konkretną imprezę. Imprezy niestrategiczne mają poczucie, że miasto nie pomaga w organizacji i ignoruje ich. 4. Skala wolontariatu W latach przez wolontariat przewinęło się ok osób. W części przypadków ludzi ci angażują się tak że w inne imprezy, ale część angażuje się tylko w jedną specyficzną imprezę. Wciąż jest nadwyżka chętnych, lecz stopniowo maleje w ostatnich latach. W przypadku branżowych imprez (Warsztaty tańca) większość to wolontariusze etatowi, jeżdżący na wszystkie podobne imprezy w Polsce. W Poznaniu pojawią się grupa 6-7 osób od 5-6 lat. Jednak w przypadku tej imprezy, z roku na rok wolontariuszy przybywa. Być może to efekt rozchodzenia się informacji, że to ciekawa impreza. Łącznie, w imprezie uczestniczy ok. kilkunastu wolontariuszy. W przypadku Festiwalu Malta wciąż pojawi się nadwyżka chętnych, lecz zdarzył się moment, gdy wydawało się, że chętnych będzie za mało. Około 30% to wolontariusze cykliczni. W 2010 oprócz wolontariuszy byli także praktykanci (8-10 osób) oraz stażystka sponsorowana przez Europejski Fundusz Społeczny. W Festiwalu uczestniczy ok wolontariuszy przy ok. 15 pracowników. W wolontariat angażują prawie wyłącznie osoby młode licealiści oraz studenci, zwłaszcza studenci pierwszych lat. Co, rodzaj imprezy związany bywa z kierunkiem studiów. 5. Problemy związane z wolontariatem Wymogi prawne nie stanowią problemu, zaś dla mniejszych imprez uznawane są za pozbawione znaczenia. Wolontariat miewa charakter nieformalny, gdzie jedyna formalizacja to podpisanie zeszytu praktyk, jeśli ktoś potrzebuje. Ustawa o pożytku.. tworzy ogólne ramy, lecz najważniejszy jest kształt imprezy i potrzeby z nimi związane. Wszelkie dodatkowe regulacje tylko utrudniałyby organizację, gdyż musi być ona dostosowana do szczególnych potrzeb. Wymogi ogólne to wiek (pełnoletniość wolontariusza lub pisemna zgoda jego rodziców) i znajomość języków a także chęć i wola pracy. Poza tym istnieją przepisy szczegółowe, pewne prace nie mogą być wykonywane przez wolontariuszy. Na przykład, jeśli potrzebna jest ochrona to trzeba zatrudnić firmę ochraniarską nie może to być wolontariusz. W przypadku większych imprez formalizacja jest większa. Dział prawny festiwalu Malta opracował porozumienie wolontariackie, które jest wykorzystywane jako przy kontraktowaniu wolontariuszy. Istnieje duże zróżnicowanie organizacji wolontariatu, w zależności od imprezy (i liczby wolontariuszy). W przypadku imprez silnie branżowych, gdzie wolontariuszy jest mało, odpowiedzialność dotyczy poziomu konkretnych zadań, zwykle jedna osoba jest 12

13 odpowiedzialna za wolontariat. Relacje są nieformalne. Nie pojawiają się tu problemy, co także wynika z tego, że ci sami wolontariusze pojawiają się na kolejnych imprezach. Wystarczy tylko krótkie szkolenie (2 godziny) robione przez kogoś z organizatorów. Koordynacja odbywa się na bieżąco, ad hoc. Dyrekcja chciałaby byśmy narzucali im zadania, ale ja jestem za tym, aby wybierali oni sami. Odpowiedzialność za wolontariuszy spoczywa na jednej osobie lub na nielicznej grupie. Jednak nawet jeśli wolontariuszy jest mało, problemy mogą się pojawić. W roku na Festiwalu Filmów Młodego Widza dokonano bardziej formalnej rekrutacji kilku (3-4) wolontariuszy lecz nie stawili się oni - bez żadnego wytłumaczenia. Były to osoby, które miały odbierać gości z lotniska i trzeba było ich zamienić na pracowników etatowych. W przypadku, większych imprez duże znaczenie ma opieka poszczególnych etatowych pracowników, którzy sprawują pieczę nad wolontariuszami, gdyż sami wolontariusze czasem sobie nie radzą. Generalnie sytuacji kłopotliwych nie jest bardzo wiele. Gównie są to przypadki niestawienia się do pracy, braku zaangażowania lub niesuboordynacji. Brak kłopotów wynika z tego, że organizatorzy są na takie sytuacje przygotowani. Angażują zawsze nieco więcej wolontariuszy na zakładkę. Poza tym, odpowiedzialność jest podzielona i cedowana w dół - na koordynatorów poszczególnych zadań. Wówczas na nich spada obowiązek radzenia sobie mobilizowania, poszukiwania zastępców, zmiany terminów dyżurów itp.(informacje z wywodu z Joanną Klein). Zdarza się, że wolontariusz nie jest zadowolony z oferowanego zadania i nie pojawia się, zdarza się też, że wolontariusz spóźnia się lub zapomni. Zdarza się też (rzadko), że trzeba zwolnić wolontariusza ze względu na niesubordynację. Stosowana jest metoda na zakładkę. W żadnym z przypadków sporów prawnych na linii wolontariusz organizatorzy - nie było. Problemem jest też mała samodzielność wolontariuszy, którzy wykonują mechanicznie powierzone zadanie, bez przejawiania żadnej inicjatywy. Podczas COP14 wolontariusze, którzy mieli udzielać pomoc, robili to, lecz jedynie wtedy gdy ktoś ich zapytał. Koordynator przypisywał to pewnym nawykom kulturowym. Czasami też potrzebna jest bezpośredni nadzór nad wolontariuszami, którzy nie radzą sobie z samodzielnym realizowanie zadań. 13

14 Gdańsk - ODPOWIEDZI NA PYTANIA: I. Jakie funkcje pełni wolontariat? (dot. uzasadnień dla wolontariatu podawanych przez organizatora/urzędnika). Jaki jest cel angażowania wolontariatu? Czy udział wolontariuszy jest umocowany dokumentami miejskimi (uchwały rady itp.)? 1. Agata Walczak: [7:30] GOT zawiera porozumienie z wolontariuszami, w którym jest zamieszczona informacja, że gwarantuje ubezpieczenie na czas trwania danego wydarzenia oraz zwraca koszty dojazdu na dane wydarzenie (pod warunkiem, że wolontariusz przedstawi bilet). 2. Alicja Kaczmarek: [0:30] Jest ustawa o Pożytku Publicznym i Wolontariacie, która jest głównym odniesieniem dla stowarzyszania. W niej jest zawarta informacja o wymogu zawierania porozumień między stowarzyszeniem a wolontariuszem. [1:15] Poza tym Regionalne Centrum Wolontariatu jest w sieci Centrum Wolontariatu, co wiąże się również z koniecznością przestrzegania wewnętrznych wymogów oraz polityk ustanawianych w centralnej jednostce mieszczącej się w Warszawie. [1:35] nie oznacza to, że są oni od Centrum całkowicie zależni. (posiadają pewną autonomię). 3. Paweł Buczyński: [00:34] Angażowanie nie ma celu. Nikt wolontariuszy nie powinien angażować. To oni sami powinni się angażować w ramach obywatelsko zakorzenionej aktywności. Celem wolontariatu jest pobudzenie aktywności obywatelskiej. [2:44] Minusem wolontariatu jest brak ofert. Promowanie wolontariatu, jest o tyle problematyczne o ile wciąż nie ma zbyt wielu możliwości angażowania się. Intensywną promocją można wolontariuszy narazić na złe doświadczenia, gdyż mogą mieć chęci, ale spotkają się z brakiem ofert. 4. Maria Wawrzyńczyk: [1:10] W ramach wolontariatu można wykonywać wiele zadań. Chodzi o to, aby zaangażować młodych ludzi do pracy, zagospodarować im wakacje. Poza tym organizatorzy festiwalu potrzebują ludzi do pomocy. Nie byliby w stanie zorganizować festiwalu bez wolontariatu. [5:00] Podpisują porozumienia z wolontariuszami. [8:15] Są ustawy, ale Maria nie ma na ten temat wiedzy, wie natomiast, że są organizowane różne szkolenia dla koordynatorów wolontariatu, gdzie są omawiane wszystkie aspekty wolontariatu, również prawne. 5. Andżelika Górska: [00:20] Celem wolontariatu jest umożliwienie młodym ludziom zetknięcie się z pracą i zadaniami dotyczącymi kultury, po drugie wolontariusze są dla nich pomocni. [00:57] Zawierają umowy, gdyż współpracują z RCW. Wcześniej, gdy nie współpracowali z RCW wystawiali certyfikaty za wolontariat i prosili o podpisanie oświadczenia, że wolontariusz zgadza się na współpracę. 6. Mariusz Boruszczak: [21:40] Cel wolontariatu - przyuczenie do zawodu. Próba połączenia wiedzy teoretycznej z realiami życia. Od wolontariuszy zależą również sukcesy przyszłego sportu. Kolejnym celem angażowania wolontariatu jest obniżanie koszty danej imprezy (godzina pracy kosztuje od 8 do 150 złotych) nie byliby w stanie za to zapłacić. 14

15 Czy obecność wolontariuszy na imprezach regulowana jest przez jakieś odgórne wymogi, przepisy, polityki, tradycje? 1. Brak odpowiedzi 2. [1:59] Tak, obecność wolontariuszy jest regulowana przepisami, dokumentami. [2:38] Posiadają dokumentację wolontariuszy oraz organizacji, które potrzebują wolontariuszy. 3. [3:08] Tak jest Ustawa o Pożytku Publicznym i Wolontariacie. [3:17] Dodatkowo istnieją procedury wewnętrzne, na przykład spotkania z wolontariuszami podczas których mówią oni czym chcieliby się zajmować. [5:57] Ustawa o PPiW bardzo organiczna działania wolontariacie, ponieważ według niej wolontariuszem można być tylko i wyłącznie w organizacji pozarządowej lub instytucji publicznej, natomiast aktywnego obywatela nie nazywa się wolontariuszem. 4. Brak odpowiedzi 5. [2:28] Teraz przy współpracy z RCW tak, natomiast wcześniej wszystko zależało od tego, czy osoby które się zgłaszały, chciały podpisywać porozumienia. 6. [23:36] Profesor Boruszczak odsyła do statutów uczelnianych, gdzie podobno jest zamieszczona informacja, że poza praktyką należy zaliczyć również wolontariat. Czy miasto i same imprezy coś zyskują dzięki obecności wolontariuszy na niej? Co Jaki byłby skutek braku wolontariatu? 1. [9:45] Organizatorzy zyskują bezpłatną pomoc. Wolontariusze nigdy nie są angażowani w wydarzenia nastawione na zysk. Ewentualne zyski finansowe są przeznaczane na organizację kolejnej edycji imprezy. [11:00] Głównie zyskują wolontariusze, którzy mogą się nauczyć wielu rzeczy. [11:18] Podczas wakacji brakuje wolontariuszy, bo wyjeżdżają, jednakże organizator nigdy nie jest nastawiony na to, że zaangażuje jakąś konkretną ilość wolontariuszy, w związku z tym cieszy się, z każdej chętnej do pomocy osoby. 2. [3:31] Organizatorzy zyskują tanią siłę roboczą, [3:41] ale wolontariat jest również odradzającym się potencjałem. Miasto zaoszczędza, ale wolontariusze też coś zyskują. [4:15] Poza tym miasto czy też organizatorzy wielkich imprez, dzięki temu, że istnieje wolontariat mogą wyłapać przyszłych pracowników. [5:30] Wszystkie projekty dotyczące dzieci czy też osób starszych opierają się przede wszystkim na wolontariacie. [5:50] Imprezy poradziłyby sobie bez wolontariatu ale na przykład osoby starsze, które potrzebują pomocy już nie. 3. [04:23] Miasto zyskuje bardzo dużo, między innymi to, że mieszkańcy zaczynają się z nim identyfikować, czują się częścią sukcesu, które osiąga miasto. Poza tym można zorganizować jakąś imprezę przy użyciu tylko i wyłącznie wolontariuszy. 4. [9:30] tak jest to pewnego rodzaju forma edukacji. Maria sama rok wcześniej była wolontariuszką. Dzięki temu była w stanie zobaczyć w jaki sposób organizuj się takie duże imprezy. Można wejść do teatru od zaplecza i otwierają się nowe furtki. Można nawiązać 15

16 ciekawe kontakty. [11:40] Natomiast organizatorom obecność wolontariuszy bardzo ułatwia pracę, usprawnia ją. 5. [3:15] Pomoc wolontariuszy i nowe zaangażowanie, z którego można czerpać siłę. [3:40] Założeniem projektu jest otwarcie się na innych ludzi. Poprzez angażowanie wolontariuszy ECS otwiera się na innych. Gdyby nie było wolontariuszy - byliby tylko i wyłącznie firmą. 6. Odpowiedź pada przy okazji innych pytań. Czy aktywność wolontariacka przyczynia się do aktywizacji większego zaangażowania mieszkańców w sferę publiczną? 1. [12:45] Tak, podczas akcji miejskiej Streetwaves, wolontariusze aktywizowali mieszkańców zapomnianych dzielnic poprzez namawianie ich do brania udziału w różnych akcjach. 2. [6:10] Tak. Mieszkańcy, którzy widzą, że wolontariusze bezpłatnie poświęcają swój czas na działania w dzielnicy, również nabierają chęci do angażowania się. 3. [08:10] Tak - działanie przyczynia się do większego zaangażowania. Warto też odpowiedzieć na pytanie, dlaczego w statystykach, każdego roku wzrasta poziom zaangażowania się mieszkańców w wolontariat. Poprzez zmianę w ustawie, wszyscy członkowie organizacji pozarządowych są wolontariuszami i w ten sposób oficjalnie wzrasta poziom zaangażowania w sferę publiczną, jest to ważne dla Polski, gdyż dostajemy corocznie dużo pieniędzy na działania dążące do wzrostu zaangażowania mieszkańców w sferę publiczną. Organizacje pozarządowe nie zarażają misją ale tylko i wyłącznie angażują wolontariuszy do danej pracy. 4. [13:15] Tak - wolontariusze informują o spektaklach swoich krewnych i znajomych, którzy dzięki nim uczestniczą w wydarzeniach. 5. AG: [4:44] Wolontariusze są środkiem przekazu. Informują o projekcie. W zamian za współpracę dajemy im i ich bliskim bilety albo lepsze miejsca na spektaklach. To właśnie wolontariusze są nośnikiem informacji i aktywizują swoich bliskich. 6. [24:07] Tak student, jako członek danej grupy społecznej pomnaża wiedzę na ten temat wewnątrz swojej grupy. Dzięki 300 wolontariuszom, około 2000 ludzi jest wychowanych do wolontariatu. II. Jakie są motywacje wolontariuszy (w opinii organizatora) oraz jak są oni motywowani? (sfera podażowa) Jak ocenia Pan pracę wolontariuszy?? Co wpływa na poziom zaangażowania wolontariuszy? 1. [17:04] Pracę wolontariuszy ocenia dobrze, gdyż na konkretne imprezy zgłaszają się osoby zainteresowane danym wydarzeniem, co wpływa na jakość wykonywanej pracy. [15:51] Na poziom zaangażowania ma wpływ to, że otrzymują od organizatorów imprez. Różne gadżety, atrakcje. Przy Baltic Sail atrakcją był rejs żaglowcem, na festiwalu Wybrzeże Sztuki dostali dwuosobowy bilet do teatru, do wykorzystania w dowolnym terminie. 16

17 Motywuje fakt, że mają oni ubezpieczenie oraz zwrot kosztów dojazdu. [18:08] Na poziom zaangażowania może również wpływać sposób w jaki wolontariusze są traktowani. Pani Agata ma z nimi bezpośredni kontakt, zajmuje się koordynacją ich pracy, rozmawia z nimi i to jej zdaniem może wpływać na poziom zadowolenia samych wolontariuszy. Obecnie w bazie znajduje się ponad 200 osób (a w projekcie, wymogiem było zaangażowanie przez okres jednego roku 100 wolontariuszy). 2. [7:38] Na zaangażowanie się wolontariuszy ma wpływ atrakcyjność oferty. [8:00] Streetwaves, która była nową akcją, cieszyła się zainteresowaniem. Wolontariusze wykonywali różne prozaiczne czynności, byli zadowoleni ze swojej pracy, natomiast na innej imprezie wolontariusze mieli tylko pokazywać drogę i to było dla nich mało atrakcyjne. 3. [10:38] Zwraca uwagę, że wolontariusze nie pracują tylko działają. [11:10] Są dwa rodzaje motywacji: pragmatyczne i altruistyczne. Nie można ich wartościować. Ogólnie każdy powinien znaleźć swoje miejsce w wolontariacie. Popularnością cieszą się imprezy akcyjne. Motywuje myślenie, że można później dostać pracę, można utorować sobie drogę zawodową, rozwijać wyobraźnię, kreatywność, uczyć się organizacji czasu. Motywacją jest również zdobycie wiedzy. 4. [14:26] Są osoby, które zostają wolontariuszami, żeby zdobyć potrzebne punkty to jest jedna z głównych motywacji. Na festiwalu młode osoby mogą zdobyć doświadczenie. Festiwal to nie tylko spektakle, ale także warsztaty i produkcje. Podczas jednej imprezy można zdobyć doświadczenie z wielu dziedzin. 5. [6:43] Pracę wolontariuszy ocenia różnie. Jako, że jest to praca bez honorarium, jakość ich pracy, zaangażowanie zależy od tego jak bardzo są zainteresowani projektem. 6. [16:16] Pracę wolontariuszy ocenia bardzo dobrze. To byli hobbiści, udział w imprezie był samospełnieniem się, pokazaniem się w środowisku, prezentacją swoich walorów i był podyktowany przekonaniem, że może się to przyczynić do rozwoju kariery. Co otrzymują wolontariusze w zamian za zaangażowanie w wielką imprezę? Czy jest wypracowany jakiś standard? 1. [19:25] Nie ma wypracowanego standardu nagradzania wolontariuszy za zaangażowanie w daną imprezę. Wszystko zależy od organizatorów. 2. [9:10] Zależy od organizatorów. Nigdy nie są to wynagrodzenia pieniężne. Po Maratonie rolkowym otrzymali kartę Euro 26. Podczas Zlotu Żaglowców Balic Sail zaoferowano im rejs oraz pływanie statkiem. Podczas festiwalu FETA możliwość wejścia na wszystkie imprezy. Czasem otrzymują certyfikaty i gadżety. RCW zawsze rozmawia z organizatorami, żeby oferowali wolontariuszom coś w zamian za ich pracę 3. [13:10] Wolontariusze otrzymują podziękowanie i dyplomy. RCW buduje wizerunek, że bycie wolontariuszem jest prestiżowym zajęciem (BRAK SPÓJNOŚCI MIĘDZY WYPOWIEDZIĄ Aleksandry i Pawła przypis Basia). Uważa, że obdarowywanie wolontariuszy nie jest dobre, gdyż powoduje, że nie angażują się bo chcą działać, tylko dlatego, że chcą coś dostać. 17

18 4. [16:48] Wolontariusze otrzymują pakiet wolontariusza : koszulki, smycze, gadżety, poza tym maja darmowe wejścia na wszystkie spektakle. 5. [8:05] Wolontariusze otrzymują gadżety, koszulki, smycze, długopisy. W przypadku Forum Młodych, to tematyka jest dla wolontariuszy najbardziej przyciągająca i poczucie, że uczestniczą w czymś ważnym. [10:10] Poza tym otrzymują możliwość brania udziału w wydarzeniach i lepsze miejsca na widowni. [10:42] Ubezpieczenie oraz zwrot kosztów za dojazdy załatwia RCW. ECS podpisuje z RCW porozumienie w którym oświadcza, że wie, że wszyscy wolontariusze są ubezpieczeni. Poza tym, każda impreza, którą organizują jest ubezpieczona i każdy wolontariusz również jest tym ubezpieczeniem uwzględniony. 6. MB: brak odpowiedzi Co należy zmienić w pracy z wolontariuszami w związku z imprezami realizowanymi przy okazji Euro 2012, w stosunku do organizowanych wcześniej imprez? 1. [19:37] Projekt Gdańscy Akcjonariusze kończy się w grudniu 2012 roku i nie zapadła jeszcze decyzja o tym, czy będzie on kontynuowany, w związku z czym GOT nie myśli jeszcze o EURO Jeżeli wniosek zostanie przyjęty, to wtedy wolontariusze będą angażowani do Euro [11:36] Organizatorzy muszą się zgłosić odpowiednio wcześniej o RCW, gdyż często zgłaszają się na 3 tygodnie przed imprezą. To jest już za późno, ponieważ przed imprezą należ spotkać się z organizatorami i wolontariuszami, zorganizować cykl szkoleń, zintegrować wolontariuszy, zapewnić wiele rzeczy, między innymi miejsce odpoczynku, wyżywienie. [12:36] Organizatorzy często nie wiedzą, że mają coś wolontariuszom zagwarantować. 3. [14:57] Wszyscy wiedzą, że na EURO 2012 są potrzebni wolontariusze, ale na razie niewiele się dzieje. Nie trzeba się zupełnie przygotowywać. Na dwa miesiące wcześniej należy zamieścić ogłoszenie w Internecie. Zgłosi się wielu chętnych, a później należy wymyślić strukturę, która pozwoli logistycznie wszystko obsłużyć. Nie potrzeba szkoleń. Nie ma czasu i pieniędzy na wielki projekt społeczny. Wolontariat nie jest promowany. 4. [18:05] Maria nie jest w stanie odpowiedzieć, gdyż to jest jej pierwszy rok pracy. Fajnie jakby wolontariat był kolejnym etapem w edukacji. 5. [12:05] Nie mogą to być za młodzi ludzie. Powinni być pełnoletni. Wolontariusze czują się niepotrzebni, gdy są kiepsko zarządzani, gdy nie wiedzą czym dokładnie mają się zajmować, w związku z tym, muszą mieć jasno wytyczone zadanie. 6. [16:44] Niewiele trzeba zmieniać. Należy przede wszystkim korzystać z doświadczenia jakie już zdobyliśmy i uwierzyć w to, że czas się nie zatrzyma. Trzeba zacząć działać już teraz. 18

19 III. Portret wolontariusza (sfera popytowa) Kogo Państwo poszukują do nieodpłatnej pracy podczas wielkich imprez? Czy istnieją grupy do których celowo kierowana jest rekrutacja? 1. [20:30] Są otwarci na wszystkich, ale z doświadczenia mogą stwierdzić, że głównie angażują się studenci, licealiści oraz gimnazjaliści. Ci ostatni są zobowiązani do zdobywania punktów za odbycie wolontariatu, w związku z tym, pod koniec roku szkolnego, to właśnie oni stanowią liczną grupę zgłaszających się do Centrum chętnych. [22:03] Osoby starsze również angażują się w wolontariat. Przy Światowym Zjeździe Gdańszczan uczestniczyła 60 - letnia kobieta. Była bardzo zaangażowana, energiczna, ale generalnie nie ma wielu starszych osób angażujących się w wolontariat. 2. [12:51] Każdego kto się nadaje i ma czas. [12:55] Wiele zależy od organizatora i od imprezy. Jeżeli organizator zażyczy sobie osoby pełnoletnie, to nie przyjmują nikogo innego, albo jeżeli chce tylko osoby ze znajomością języka angielskiego, to nikt kto go nie potrafi nie zostanie wolontariuszem. [13:22] Osoby starsze również angażują się w pracę wolontariacką. Przykładem może być Pani Krysia, która uczestniczyła w Zlocie Gdańszczan. Osoby starsze mniej się angażują, chociaż mogliby być bardzo dobrymi wolontariuszami. 3. [17:34] Paweł ma zastrzeżenia do terminu bezpłatna praca. Wolontariat dla niego jest działaniem a nie pracą. [18:20] Nie poszukują wolontariuszy tylko są pośrednikiem pomiędzy tymi, którzy chcą działać i organizacjami, które potrzebują pomocy. Pokazują wolontariuszom co mogą robić. [18:53] Działają przede wszystkim dla wolontariuszy. [19:17] Organizują akcje nastawione na osoby starsze. Akcja wkrętariusze miała na celu mobilizację starszych osób, które posiadają jakieś techniczne umiejętności i mogą pomóc w remontach. 4. [19:05] Nie ma specjalnej grupy do której kierowana jest oferta. Organizatorzy umieszczają informację w Internecie a później robią weryfikację. Zgłasza się bardzo dużo osób, w związku z tym nie muszą wykorzystywać wielu kanałów komunikacji. [21:16] Festiwal ma ogromną renomę, więc wolontariusze sami się zgłaszają. Po analizie wypełnionej karty wolontariusza można się wiele dowiedzieć o danej osobie. Po tym też, z zestawieniem do tego, do jakiej grupy dana osoba aplikuje, można wywnioskować czy się nadaje. Np. Ktoś chce być opiekunem grupy, a nigdy nie pracował z grupami, uważa, że nie nadaje się do takiej pracy. [22:04] Informacja o naborze wraz z formularzem zgłoszeniowym pokazują się w Internecie. [22:20] W tym roku ogłaszali się tylko przez stronę internetową bo nie było potrzeby na dodatkowe poszukiwanie chętnych. Gdyby nie było zainteresowania użyliby innych kanałów komunikacji. 5. [13:30] Do pracy przy Forum Młodych generalnie biorą osoby pełnoletnie, natomiast zdarza się, że biorą też osoby młodsze, o ile RCW poleci nam tą osobę a rodzice wyrażą zgodę. Szukają osób, które interesują się tematyką ekonomiczną, społeczną, polityką, bo taki jest profil wydarzenia. Uważają, że osoba z takimi zainteresowaniami będzie bardziej zaangażowana. [17:28] Nie określają wieku wolontariuszy. W większości są to ludzie młodzi. Przy All About Freedom po raz pierwszy uczestniczyły osoby starsze. 19

20 6. [24:53] Apel [jaki apel?] był publiczny - do wszystkich. Poza studentami było 7 osób po wyższych studiach i ludzi pracujących fanatyków. Ile osób zazwyczaj się zgłasza w stosunku do zapotrzebowania? 1. [23:06] W sezonie wakacyjnym jest o wiele mniej zgłoszeń. Organizator zawsze informuje organizację jaka jest potrzebna ilość osób. Często jest tak, że zgłasza się więcej osób w stosunku do zapotrzebowania. W takich wypadkach angażuje się wszystkich, każdemu zostanie przydzielone jakieś zadanie. Gdy zgłasza się za mało osób, nic się nie stanie, gdyż każda pomoc się przydaje. 2. [13:47] Zależy od pory roku. W okresie wakacyjnym jest mniej wolontariuszy. Przeważnie zgłasza się około 20 osób. 3. [20:10] Zależy od pory roku (jak wyżej). Są wydarzenia, na które zgłasza się w ciągu 2 dni 40 osób. Prestiż wydarzenia generuje ilość chętnych. 4. [23:00] Niewiele osób się odrzuca. (maksymalnie 10 procent). Odrzucają ich, bo nie spełniają podstawowych norm, na przykład jest jakaś niekonsekwencja w wypełnianiu ankiet, albo jak już kogoś Maria przyjmie na wolontariat, zdarza się, że osoby same rezygnują, lub nie odpowiadają na telefony to jest powód do tego, aby daną osobę odrzucić. [24:30] W tym roku zgłosiło się zbyt wielu wolontariuszy, ale część z nich się wykruszyła. Na moment akceptacji nie są w stanie określić ilu wolontariuszy będą potrzebować. [23:55] Planują ile osób będą potrzebować do każdego działu. [25:50] Mniej więcej potrzeba między 40 a 60 wolontariuszy. 5. [18:20] Bardzo różnie. Były dwie edycje Forum Młodych. Na pierwszą zgłosiło się najwięcej wolontariuszy, w drugiej było około 15 osób. W zależności od okresu, pory roku, zgłasza się różna ilość wolontariuszy. 6. Najpierw zgłosiło się 250 osób, później została połowa. Jak wielu wolontariuszy uczestniczy wielokrotnie? Czy specjalizują się oni w pewnego typu imprezach? Czy pewne imprezy są bardziej atrakcyjne od innych, Pan/i zdaniem? 1. [24:10] Między 15 a 20 osób uczestniczyło w więcej niż dwóch wydarzeniach. [24:40] Założeniem projektu była organizacja 20 wydarzeń z udziałem wolontariuszy. Do dnia dzisiejszego zgłosiło się ponad 200 osób. Ponad 15 osób zgłosiło się na więcej niż jedną imprezę. Wolontariuszy interesują imprezy nietypowe, na przykład Balic Sail, Streetwaves. Istotne jest to czy jest przewidziana dla nich jakaś atrakcja podczas wydarzenia. 2. [14:10] Między 15 a 20 osób. [14:17] Jest jeden wolontariusz, który lubi wyłącznie techniczne zadania. Planują zaprosić 20 wolontariuszy, którzy angażowali się w więcej niż jedną imprezę na obiad. Atrakcyjne imprezy to te, które odbywają się po raz pierwszy (tak było w przypadku Streetwaves ). Jeżeli wolontariusze mają złe wspomnienia ze współpracy 20