ŚDM KRAKÓW Instrukcja rejestracji pielgrzymów

Transkrypt

1 ŚDM KRAKÓW 2016 Instrukcja rejestracji pielgrzymów Witamy w systemie rejestracji pielgrzymów na ŚDM Kraków 2016! Przed rozpoczęciem procesu rejestracji, prosimy o uważne przeczytanie poniższej instrukcji. Wstęp Rejestracja pielgrzymów będzie się odbywać grupami. Każda grupa będzie koordynowana i reprezentowana przez Opiekuna i jego Zastępcę, którzy muszą być pełnoletni. Przewidziana jest także odrębna rejestracja indywidualna dla biskupów i wolontariuszy (patrz: odpowiednie działy w tym systemie rejestracyjnym). Sugerowany przedział wiekowy uczestników ŚDM, to lat 1. Opieka nad niepełnoletnimi zostanie powierzona Opiekunowi grupy, za zgodą rodziców lub opiekunów prawnych uczestnika. Proces rejestracji grup będzie się składać z dwóch faz: Fazy 1 i Fazy 2. Faza 1 W pierwszej fazie rejestracji, będzie możliwa rejestracja dowolnej grupy liczącej od 1 do uczestników (tzw. makrogrupa ). Opiekun grupy będzie musiał wypełnić wszystkie cztery zakładki koloru niebieskiego, w formularzy, który jest dostępny na tej stronie (register.wyd.va). Aby grupy mogły zapisać się z dużym wyprzedzeniem, w pierwszej fazie będą wymagane jedynie niektóre dane ogólne: kraj pochodzenia grupy, imię, nazwisko i kontakt do Opiekuna grupy, przewidywana liczba uczestników, język itp. W tej fazie nie będą wymagane żadne opłaty. 1 Konferencje Episkopatów oraz Ruchy, Stowarzyszenia i Wspólnoty mogą jednak wskazać inny przedział wiekowy dla młodych, którzy wezmą udział w ŚDM w obrębie ich grup. 1

2 Wszystkie podmioty od Konferencji Episkopatów, poprzez Ruchy, Stowarzyszenia i Wspólnoty, aż po diecezje i parafie w pierwszej fazie rejestracji zadeklarują zamiar udziału w ŚDM, podając orientacyjną liczbę pielgrzymów, aby Komitet Organizacyjny w Krakowie mógł odpowiednio zorganizować ich przyjęcie oraz miejsca spotkań. Rejestracji będą mogły dokonać nie tylko duże zorganizowane grupy, ale także małe, powstające spontanicznie, oraz pielgrzymi indywidualni wszyscy korzystając z tego samego formularza rejestracji; zaleca się jednak, by małe grupy i pielgrzymi indywidualni dołączali do grup organizowanych na poziomie parafialnym, diecezjalnym lub innym. Przewidziana jest także rejestracja grup międzynarodowych, złożonych z pielgrzymów z różnych krajów, którzy chcą razem uczestniczyć w ŚDM w ramach jednej grupy. Na zakończenie pierwszej fazy rejestracji zostanie utworzone konto, poprzez które Opiekun grupy (lub jego Zastępca) będzie miał dostęp do strefy użytkownika, w celu uzupełnienia lub zmiany danych już wprowadzonych. Po zatwierdzeniu zgłoszenia przez Komitet Organizacyjny ŚDM (które nastąpi maksymalnie w ciągu 3 dni), przez utworzone konto będzie możliwe przejście do drugiej fazy rejestracji. Ważne: ponieważ potwierdzenie utworzenia konta i dalsze informacje będą przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej, konieczne jest, aby Opiekun grupy wpisał poprawnie swój adres , a następnie często sprawdzał skrzynkę mailową, upewniając się, że odebrane wiadomości nie zostały zapisane w folderze spamu. Faza 2 Jeżeli grupa zarejestrowana w pierwszej fazie nie przekracza 150 uczestników, Opiekun w strefie użytkownika będzie mógł przejść do drugiej fazy i uznać wszystkich za jedną podgrupę, potwierdzając lub zmieniając dane już wprowadzone oraz podając kolejne szczegółowe informacje o grupie. W przeciwnym przypadku, Opiekun będzie musiał podzielić makrogrupę na różne podgrupy, z których każda nie może liczyć więcej niż 150 osób oraz musi mieć własnego Opiekuna i Zastępcę. W tym celu, będzie musiał podać imię, nazwisko oraz adres Opiekuna i Zastępcy każdej podgrupy (Opiekun i/lub Zastępca 2

3 makrogrupy, wskazany w pierwszej fazie, może być Opiekunem i/lub Zastępcą tylko jednej z podgrup). Tworzenie podgrup może odbywać się etapami, w miarę jak będą pozyskiwanie konieczne dane. Każdej podgrupie zostanie przydzielone konto do logowania się do własnej strefy użytkownika oraz numer rejestracyjny, który odtąd będzie konieczny we wszystkich kontaktach z Komitetem Organizacyjnym ŚDM w Krakowie i Papieską Radą ds. Świeckich, a także przy przelewach bankowych i płatnościach. Zakładki (w kolorze zielonym) wymagające podania bardziej szczegółowych danych w celu dokończenia drugiej fazy rejestracji, będą mogły być wypełnione bezpośrednio przez Opiekuna podgrupy albo przez Opiekuna makrogrupy, po zalogowaniu się do strefy użytkownika. Opiekun musi również dokonać wyboru pakietu pielgrzyma ( najbardziej odpowiedniego dla potrzeb podgrupy (z zakwaterowaniem lub bez, z wyżywienia lub bez itd.) i zadbać o dokonanie płatności przelewem bankowym lub za pomocą karty kredytowej, zgodnie z informacjami, które zostaną podane w trakcie procedowania płatności. Pojawi się również prośba o ofiarę w wysokości 10 euro od osoby na Fundusz Solidarnościowy, aby umożliwić młodym z krajów będących w trudnej sytuacji ekonomicznej udział w ŚDM. Również w tej drugiej fazie będzie możliwe zarejestrowanie grupy jako międzynarodowej. Każdą podgrupę musi charakteryzować ten sam rodzaj uczestnictwa w ŚDM (takie same daty przyjazdu i wyjazdu, taki sam rodzaj pakietu pielgrzyma ). Komitet Organizacyjny w Krakowie dołoży wszelkich starań, aby każdej podgrupie przydzielić wspólne miejsce katechezy oraz w przypadku prośby o zakwaterowanie wspólne miejsce noclegu lub przynajmniej w tej samej strefie. Aby ułatwić organizację i przyjęcie grup, będzie wymagane podanie szczegółowych danych dotyczących kapłanów, osób niepełnosprawnych, a także pielgrzymów, którzy wymagają wizy na wjazd do Polski. Dla każdej osoby niepełnoletniej, Opiekun grupy będzie musiał pobrać z systemu odpowiedni formularz zgody na uczestnictwo w ŚDM, który powinni podpisać rodzice lub opiekunowie prawni danego uczestnika. Po zakończeniu rejestracji i uiszczeniu składki za pakiety, Opiekun (lub Zastępca) będzie mógł wydrukować voucher, który należy okazać w dniu przyjazdu do 3

4 Krakowa, w odpowiednim punkcie przyjęcia wskazanym na voucherze; na tej podstawie Opiekun będzie mógł odebrać plecaki pielgrzyma i przekazać je członkom swojej grupy wraz z materiałami niezbędnymi do uczestnictwa w ŚDM. Uwaga: łączna liczba uczestników wskazanych przez Opiekuna makrogrupy w pierwszej fazie rejestracji powinna być możliwie precyzyjna, niemniej pozostaje nadal liczbą orientacyjną. Dlatego, jeśli podczas drugiej fazy rejestracji liczba pielgrzymów okaże się mniejsza od przewidywanej, będzie można zmniejszyć liczbę podgrup i/lub przypisać każdej podgrupie mniejszą liczbę pielgrzymów. Z drugiej strony, jeśli podgrupa uiści składkę partycypacyjną za pakiety pielgrzyma, jej rejestracja zostanie uznana za zakończoną. W związku z tym, wszelkie prośby dotyczące zmian w podgrupach, będą wymagały uruchomienia specjalnej procedury ponownego otwarcia zgłoszenia. PRZYKŁADY REJESTRACJI: A. Duże grupy (ponad 150 osób) Przykład 1: Koordynator Diecezji X rejestruje w pierwszej fazie (zakładki koloru niebieskiego) osób, zakładając, że tyle osób z jego diecezji będzie mogło przyjechać na ŚDM w grupach tworzonych przez parafie. Koordynator diecezji w tym momencie będzie zbierać tylko najważniejsze informacje dotyczące grup (imię, nazwisko, opiekuna i zastępcy). Następnie, w strefie użytkownika, będzie mógł aktywować konto dla każdej z podgrup, aby mogły samodzielnie kontynuować rejestrację drugiej fazy (zakładki koloru zielonego), pamiętając, że grupa może liczyć maksymalnie 150 pielgrzymów. Przykład 2: Konferencja Episkopatu, która przewiduje udział osób ze swojego kraju, wybiera 4 Opiekunów, którzy dokonują rejestracji 4 makrogrup po osób każda (o ile to możliwe nadając grupom zbliżone nazwy, łatwe do skojarzenia i zapamiętania, np.: KEP 01, KEP 02, KEP 03 i KEP 04). Każda z makrogrup będzie musiała później zostać podzielona na podgrupy, należące do określonych diecezji. Opiekun każdej makrogrupy musi zatem postępować w sposób opisany w poprzednim przykładzie: najpierw zebrać tylko najważniejsze informacje dotyczące podgrup (imię, nazwisko, opiekuna i zastępcy) oraz aktywować konto dla każdej z podgrup, aby mogły samodzielnie kontynuować rejestrację drugiej fazy 4

5 (zakładki koloru zielonego), pamiętając, że grupa może liczyć maksymalnie 150 pielgrzymów. W przypadku różnych podgrup z tej samej diecezji, zalecane jest wybranie nazw łatwych do skojarzenia (itd. Diecezja Mediolan 01, Diecezja Mediolan 02 itd.). Przykład 3: Odpowiedzialny za ruch, stowarzyszenie lub wspólnotę międzynarodową może zgłosić udział np pielgrzymów z różnych krajów, rejestrując makrogrupę międzynarodową. Następnie, powinien wyznaczyć opiekunów i zastępców dla różnych podgrup, aktywując im konta umożliwiające przejście do drugiej fazy rejestracji, pamiętając, że podgrupa może liczyć maksymalnie 150 pielgrzymów Każda z podgrup może samodzielnie określić, czy jest podgrupą krajową czy międzynarodową. Również w tym przypadku, aby łatwiej zidentyfikować grupy, należy nadać im nazwy łatwe do skojarzenia (np. FIAC 01, FIAC 02 itd.). UWAGA: Aby wziąć udział w katechezie, każda podgrupa międzynarodowa będzie musiała wybrać język wspólny dla większości osób danej podgrupy. Ze względu na to, że trzeba będzie wskazać jedną datę przyjazdu i wyjazdu, podgrupa musi podać daty odpowiadające dla większości uczestników (jest zalecane, aby przyjazdy i odjazdy podgrupy odbywały się możliwie w jednym terminie). Ruchy, stowarzyszenia i wspólnoty międzynarodowe będą mogły również zdecydować się na rejestrację i udział w ŚDM w ramach grup organizowanych w obrębie swojego kraju, diecezji czy parafii. B. Małe grupy (do 150 osób) Opiekun dokonuje pierwszej fazy rejestracji grupy. Jeśli wszyscy uczestnicy mają ten sam rodzaj pakietu pielgrzyma oraz te same daty przyjazdu i wyjazdu, Opiekun może przejść do drugiej fazy, pozostawiając wszystkich jako członków tej samej podgrupy. W przeciwnym przypadku, będzie musiał podzielić początkową grupę na mniejsze podgrupy, grupując je według dat przyjazdu i wyjazdu oraz wybranego rodzaju pakietu pielgrzyma, postępując według wskazań z poprzednich przykładów. 5