INWENTARYZACJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH

Transkrypt

1 INWENTARYZACJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH I WYPOSAŻENIA BY CTI DATA PRODUCENT WERSJA 1.1 AUTOR Praca zbiorowa Centrum Technologii Informatycznej w Gliwicach

2 1. Opis produktu: Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia to zestaw narzędzi służących do szybkiego i rzetelnego inwentaryzowania środków trwałych i wyposażenia. W skład zestawu narzędzi wchodzą: Program do importu wyposażenia do programu Comarch ERP Optima; Wydruk etykiet dla środków trwałych i wyposażenia; Program do inwentaryzacji środków trwałych i wyposażenia. Program do importu wyposażenia do programu Comarch ERP Optima Służy do importu naszego wyposażenia z arkusza programu MS Excel do programu Comarch ERP Optima. Rysunek 1 Wzór arkusza do importu W celu zaimportowania danych (wyposażenia) z arkusza kalkulacyjnego do programu COMARCH ERP Optima należy przejść w Optimie do zakładki Księgowość i użyć ikony Ewidencja wyposażenia lub Ewidencja środków trwałych.

3 Po wyświetleniu żądanej listy uruchamiamy specjalnie stworzoną przez nas funkcję odnajdując ją w menu pod przyciskiem Funkcje dodatkowe. Po uruchomieniu tej funkcji program zaimportuje dane znajdujące się w odpowiednio przygotowanym arkuszu. Musi on posiadać wypełnione przynajmniej dwa pola : nr inwentarzowy, nazwa. Pozostałe pola są polami opcjonalnymi i nie są wymagane do importu. W takim przypadku zostaną one puste, a data zostanie nadana bieżąca.

4 Wydruk etykiet dla środków trwałych i wyposażenia Aby wykonywać inwentaryzacje środków trwałych i wyposażenia za pomocą kolektora danych, niezbędne jest wcześniejsze oklejenie inwentarza za pomocą etykiet, tak aby unikalny kod zawarty na etykietach mógł być sczytany. Po rozwinięciu menu kontekstowego pod ikoną Wydruk danych przy wyświetlonej liście Ewidencja środków trwałych, lub Ewidencja wyposażenia otrzymujemy możliwość wyboru wydruku Etykiety. Wydruk ten uwzględnia filtry z aplikacji (zostaną wydrukowane etykiety pozycji widocznych na liście). Wygląd etykiety i rozmiar ustalany jest przed rozpoczęciem prac programistycznych. Rysunek 2 Przykładowa etykieta

5 Program do inwentaryzacji środków trwałych i wyposażenia Program do inwentaryzacji środków trwałych i wyposażenia umożliwia inwentaryzację za pomocą kolektora danych. W programie inwentaryzacyjnym użytkownik tworzy dokument inwentaryzacyjny na konkretny dzień. Rysunek 3 Widok listy AI Do tego dokumentu pobierane są pozycje które chcemy zinwentaryzować z programu COMARCH ERP OPTIMA. Mogą to być środki trwałe lub wyposażenie.

6 Po wprowadzeniu pozycji do dokumentu inwentaryzacyjnego możemy go wydrukować w postaci arkusza spisowego który może nam posłużyć jako podkładka do inwentaryzacji. W celu zweryfikowania stanów faktycznych ze stanami z kartotek środków trwałych lub wyposażenia możemy ilości wprowadzić ręcznie do dokumentu lub użyć danych z kolektora używając ikony Kolektor danych. Rysunek 4 Arkusz Inwentaryzacyjny Po uruchomieniu tej opcji program zaimportuje dane z kolektora i będą one widoczne w kolumnie Stan bieżący w arkuszu spisowym. Jednocześnie zostaną wyliczone różnice inwentaryzacyjne. Dokument po wypełnieniu będzie można wydrukować w dwóch opcjach: - Spis z natury z widocznymi elementami wprowadzonymi w kolumnie stan bieżący, - Różnice inwentaryzacyjne na którym będą podane rozbieżności wynikające z różnicy między ilość wg spisu, a stan bieżący. Dokument różnic inwentarzowych będzie podkładką do ręcznego wprowadzenia odpowiednich informacji w programie COMARCH ERP OPTIMA.