UMO W A O ŚW I A D C Z E N I E USŁUG KS IĘGO W Y C H NR.../2011 Zawarta w..., w dniu... pomiędzy: 1... w dalszej części określanym jako

Transkrypt

1 UMO W A O ŚW I A D C Z E N I E USŁUG KS IĘGO W Y C H NR.../2011 Zawarta w..., w dniu... pomiędzy: w dalszej części określanym jako ZLECEN I O D A W C A, 2. Mobile Accounting & Consulting Barbara Cupiał, ul. Ściegiennego 5/42, Olkusz NIP w dalszej części określanym jako BIU R O o następującej treści: Postanowienia ogólne 1 Przedmiotem niniejszej umowy jest ustalenie praw i obowiązków Stron w związku ze świadczeniem przez Biuro na rzecz Zleceniodawcy usług w zakresie księgowości i rachunkowości, w dalszej treści określanych jako usługi Zleceniodawca oświadcza, iż prowadzi działalność gospodarczą w oparciu o... oraz, że jest podatnikiem następujących podatków: podatku dochodowego od osób prawnych, podatku od towarów i usług. Zleceniodawca oświadcza, że został mu nadany numer identyfikacji NIP Biuro oświadcza, iż spełnia warunki ustawowe do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług, posiada niezbędną wiedzę z zakresu prawa podatkowego, bilansowego i rachunkowości oraz iż dysponuje odpowiednimi możliwościami do świadczenia usług Rozpoczęcie świadczenia usług przez Biuro następuje z dniem... roku. 2. Pierwszym miesiącem objętym usługami Biura jest... Obowiązki Biura 4 1. Na mocy niniejszej Umowy Biuro zobowiązuje się prowadzić dokumentację ksiegową Zleceniodawcy w oparciu o przedkładane dokumenty źródłowe, z należytą starannością i w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 2. Przez dokumenty źródłowe Strony rozumieją wszelkie materiały stanowiące podstawę dokonywania zapisów w odpowiednich księgach i rejestrach. 3. Kontrolowania i ostatecznego księgowania dokumentów źródłowych wprowadzonych do systemów komputerowych przez pracowników Zleceniodawcy. 4. Księgowania uzupełniającego zwłaszcza w postaci dokumentów memoriałowych PK. 5 W wykonaniu niniejszej Umowy Biuro jest obowiązane do: 1. Analizowania otrzymywanych dokumentów źródłowych pod względem formalnym informowania Zleceniodawcy o wykrytych brakach. 2. Wprowadzania do ewidencji zakupywanych środków trwałych oraz naliczanie amortyzacji. 3. Prowadzenia w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych. 4. Sporządzania w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy zeznań i deklaracji podatkowych na podstawie danych wynikających z prowadzonych ksiąg i ewidencji oraz składania ich

2 właściwym organom podatkowym w przewidzianych terminach, z zastrzeżeniem postanowień Udzielania Zleceniodawcy niezbędnych informacji i wyjaśnień z zakresu jego zobowiązań podatkowych. 6. Udzielania wszelkich wyjaśnień organom kontrolnym. 7. Telefonicznego (faxowego lub mailowego) informowania Zleceniobiorcy przed terminem płatności o wysokości zobowiązań podatkowych przypadających z określonego tytułu na dany miesiąc obrachunkowy. 8. Gromadzenia i przechowywania dokumentacji podatkowej i dokumentów źródłowych w sposób gwarantujący wykonanie obowiązków podatkowych oraz uniemożliwiający dostęp do nich niepowołanych osób trzecich, ich zniszczenie bądź uszkodzenie. 9. Wydawania prowadzonej dokumentacji i dokumentów źródłowych na każde żądanie Zleceniodawcy. 10. Sporządzanie dodatkowych zestawień, analiz i wyjaśnień podczas badania ksiąg Zleceniodawcy przez biegłych rewidentów. 6 Strony wyraźnie oświadczają, iż do obowiązków Biura nie należy: 1. Opłacanie w jakiejkolwiek formie zobowiązań podatkowych Zleceniodawcy. 2. Dokumentowanie operacji magazynowych w programie magazynowym. 3. Dokonywanie spisów z natury. 4. Opracowywanie wniosków kredytowych Żądanie wydania przez Biuro dokumentów winno być przedstawione przez Zleceniodawcę na piśmie z dokładnym ich wyszczególnieniem. 2. Wydanie dokumentów następuje za pisemnym pokwitowaniem, szczegółowo wymieniającym wszystkie wydawane dokumenty stosownie do ich rodzaju. 3. Po zakończeniu roku obrotowego i sporządzeniu niezbędnych zestawień rocznych, dokumentacja i dokumenty źródłowe gromadzone przez Biuro, będą postawione do dyspozycji Zleceniodawcy w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dokonania ostatniej czynności. O terminie postawienia dokumentów do dyspozycji Biuro zawiadomi Zleceniodawcę pisemnie. 4. Do wydania dokumentów po zakończeniu roku obrachunkowego postanowienia ustępu 2 stosuje się odpowiednio. 5. W przypadku wydania dokumentacji w okresie roku obrachunkowego, Biuro jest zwolnione z obowiązków, wynikających z niniejszej Umowy, dla wykonania których niezbędny jest dostęp do dokumentów wydanych Zleceniodawcy Usługi wykonywane będą przez Biuro przy użyciu zapisu komputerowego, 2. Termin wykonania usług za dany miesiąc mija 20-go dnia po zakończonym miesiącu (w przypadku terminowego otrzymania kompletu dokumentów źródłowych). 9 Strony zgodnie oświadczają, iż termin złożenia przez Biuro właściwym organom zeznań i deklaracji sporządzanych na podstawie prowadzonych ksiąg i ewidencji Zleceniodawcy jest zachowany, gdy na wyraźne żądanie Zleceniodawcy deklaracje zostały wydane Zleceniodawcy lub osobom przez niego wskazanym. Czynności dodatkowe 10

3 1. Strony ustalają, iż na podstawie odrębnych ustaleń Biuro może podjąć się stałego wykonywania na rzecz Zleceniodawcy dodatkowych usług. 2. Dodatkowe usługi mogą w szczególności obejmować czynności wymienione w 6 bądź też sporządzanie sprawozdań statystycznych albo prowadzenie dokumentacji pracowniczej, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień kadrowych, obsługi biegłych rewidentów. Obowiązki Zleceniodawcy 11 W wykonaniu niniejszej Umowy Zleceniodawca jest obowiązany do : 1. Terminowego księgowania i przekazywania dokumentów źródłowych i innych materiałów niezbędnych do świadczenia przez Biuro usług. 2. Udzielania Biuru wszelkich informacji i wyjaśnień, niezbędnych do świadczenia usług. 3. Niezwłocznego informowania Biura o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na wykonywane usługi. 4. Terminowej zapłaty wynagrodzenia. 12 Zleceniodawca obowiązany jest powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania ksiąg oraz podmiocie je prowadzącym w terminie 14 dni od daty wydania ksiąg poza siedzibę Zleceniodawcy Zleceniodawca obowiązany jest przekazywać Biuru będące w jego dyspozycji - materiały źródłowe w terminach uzgodnionych z Biurem, nie później jednak niż do 8-go dnia miesiąca po miesiącu obrachunkowym. 2. W przypadku czynności dodatkowych, materiały źródłowe przekazywane będą w terminie odrębnie ustalonym dla każdej z czynności. 3. W razie przekroczenia terminu dostarczenia dokumentów, Biuro zwolnione jest z odpowiedzialności za ewentualne nie dochowanie terminów przewidzianych dla czynności wskazanych w 5 ust. 2. Postanowienia wspólne 14 Strony wspólnie ustalają, iż księgi, rejestry oraz wszelkie inne dokumenty podatkowe Zleceniodawcy potrzebne do realizacji niniejszej Umowy, przechowywane będą w siedzibie Biura. 15 Strony zgodnie ustalają, iż ostateczna decyzja dotycząca wysokości podatków lub danych deklarowanych stosownym organom podatkowym, podejmowana jest każdorazowo przez Zleceniodawcę Strony obowiązane są zachować w tajemnicy fakty i informacje, z którymi zapoznały się w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy, dotyczące w szczególności zasad ich współpracy oraz wszelkich informacji o Zleceniodawcy uzyskanych w okresie współpracy. 2. Obowiązek wskazany w ustępie poprzedzającym trwa w okresie obowiązywania niniejszej Umowy oraz po jej rozwiązaniu.

4 17 Z obowiązku wskazanego w paragrafie poprzedzającym Strony mogą być zwolnione wyłącznie z uwagi na żądanie organów podatkowych bądź innych władz, stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Wynagrodzenie Z tytułu świadczenia usług w oparciu o postanowienia niniejszej Umowy, za okres od..., Biuru przysługuje wynagrodzenie w wysokości... zł miesięcznie słownie: Wynagrodzenie wskazane w ustępie poprzedzającym jest wyrażone w kwocie netto. 3. Oprócz wynagrodzenia przewidzianego w ustępie 1 Biuru przysługuje dodatkowe wynagrodzenie w przypadku objęcia przedmiotem umowy czynności dodatkowych, na podstawie W przypadku wzrostu liczby dokumentów wysokość wynagrodzenia może podlegać stosownej zmianie w uzgodnieniu umawiających się stron Umowy. 5. Wynagrodzenie jest płatne w terminie 7 dni po wystawieniu przez Biuro ostatniej deklaracji z danego miesiąca na rachunek bankowy biura, prowadzony w Mbank-u, nr rachunku: Za sporządzenie dokumentów sprawozdawczych po zakończeniu roku obrachunkowego, niezależnie od postanowień ustępu 1, Biuru przysługuje dodatkowe wynagrodzenie w wysokości odpowiadającej wynagrodzeniu za ostatni miesiąc roku obrotowego. 7. W przypadku dostarczenia przez Zleceniodawcę dokumentów źródłowych z uchybieniem terminu ( 13 ust. 1), wynagrodzenie za miesiąc obrachunkowy, którego te dokumenty dotyczą może ulec zwiększeniu o 20 % wysokości wynagrodzenia netto. Biuro może odstąpić od żądania dodatkowego wynagrodzenia. 8. W przypadku opóźnienia płatności wynagrodzenia Biuru przysługują odsetki w wysokości ustawowej. Odpowiedzialność 19 W zakresie objętym niniejszą Umową Biuro ponosi odpowiedzialność za: 1. Prawidłowość materialną ksiąg, polegającą na prowadzeniu ich zgodnie ze stanem rzeczywistym. 2. Prawidłowość formalną ksiąg, polegającą na prowadzeniu ich zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Biuro ponosi odpowiedzialność za stosowanie interpretacji odpowiednich przepisów prawnych, obowiązującej w dacie dokonywania stosownych zapisów księgowych, przeprowadzonej przez upoważnione do tego podmioty, uzyskanej od kompetentnych organów podatkowych bądź opublikowanej w prasie fachowej. 2. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Zleceniodawcę w następstwie uznania sposobu rozliczeń prowadzonych przez Biuro za nieprawidłowe, jeżeli zachowane zostały wymogi wskazane w ustępie poprzedzającym Biuro nie ponosi odpowiedzialności za zapisy dokonywanych przez Zleceniodawcę lub osoby trzecie w okresie wydania na żądanie Zleceniodawcy ksiąg i dokumentacji poza Biuro. 2. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za ewentualną nierzetelność lub niezgodność ze stanem rzeczywistym dokumentów źródłowych i informacji przekazywanych przez Zleceniodawcę.

5 3. W związku z odpowiedzialnością wymienioną w 20 i 21 Biuro ubezpieczy swoją działalność od odpowiedzialności cywilnej. Okres obowiązywania Umowy. Rozwiązanie Umowy Niniejsza Umowa zostaje zawarta na czas Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze Stron z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, na koniec miesiąca kalendarzowego W przypadku naruszenia postanowień niniejszej Umowy, strona poszkodowana może rozwiązać ją bez wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym. 2. Strony ustalają, iż Biuro może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, w szczególności w razie zalegania przez Zleceniodawcę z zapłatą wynagrodzenia, choćby za jeden okres rozliczeniowy przez ponad 30 dni, bądź niedostarczenia dokumentów źródłowych w terminie do 3 dni roboczych przed terminem sprawozdawczości za dany okres obrachunkowy. 3. Strony ustalają, iż Zleceniodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, w szczególności w razie naruszenia przez Biuro obowiązku świadczenia usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami, bądź naruszenie obowiązku zachowania tajemnicy. 24 Zwolnienie przez Zleceniodawcę Biura z obowiązku świadczenia usług w okresie wypowiedzenia nie powoduje utraty prawa do wynagrodzenia, ustalonego w myśl 18 ust Zleceniodawca obowiązany jest niezwłocznie poinformować właściwy urząd skarbowy o rozwiązaniu umowy oraz wydaniu dokumentów przechowywanych przez Biuro. Osoby odpowiedzialne 26 Osobą uprawnioną do występowania w zakresie niniejszej Umowy w imieniu Zleceniodawcy jest: -... Prezes Osobą uprawnioną do występowania w zakresie niniejszej Umowy w imieniu Biura jest: - Barbara Cupiał Właściciel Postanowienia końcowe Wszelkie oświadczenia Stron składane w wykonaniu niniejszej Umowy a także jej zmian bądź rozwiązanie wymagają dla swej ważności formy pisemnej. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową znajdują zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. 3. Niniejszą Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. ZLECEN I O D A W C A ZLECEN I O B I O R C A

6 ACCOUNTING SERVICE AGREEMENT NO.../2011 Concluded on...,... between: hereinafter referred to as CUSTOMER, 2. Mobile Accounting & Consulting Cupiał Barbara, ul. Ściegiennego 5 / 42, Olkusz NIP later referred to as OFFICE reads as follows: General Provisions 1 The subject of this agreement is to establish the rights and obligations of the Parties in connection with the provision by the Office of the Principal for bookkeeping services and accounting, later in the text referred to as a service The Customer hereby declares that it is established on the basis of and that it is liable to the following taxes: income tax, tax on goods and services. The Customer declares that it has been assigned the identification number TIN Office declares that it satisfies the statutory conditions for pursuing business in providing services have the necessary knowledge of tax law, accounting and accountancy, and it has the capacity to provide services Launch services by the Bureau following the date... year. 2. First month covered by the service agencies is... Duties of the Office 4 1. Under this Agreement, Office is obliged to keep records on the basis of the Applicant submitted source documents, with due diligence and in a manner consistent with applicable regulations in this regard. 2. For source documents Parties understand all the materials constituting the basis for making entries in the relevant books and records. 3. Control and final accounting of the source documents entered into computer systems by employees of the Principal. 4. Accounting complementary especially in the form of documents accrual PK. 5 In implementing this Agreement, Office is required to: 1. Analysis of source documents received in the formal and informing Principal of detected deficiencies. 2. Placing the records of purchased fixed assets and depreciation calculation. 3. Carry on, and on behalf of the Principal tax books and other records for tax purposes.

7 4. Preparation of and on behalf of the Principal tax returns and declarations on the basis of data resulting from their work books and records and filing them with the relevant tax authorities within the time limits, subject to the provisions of 9 5. Granting the Applicant the necessary information and explanations of his tax obligations. 6. Give any explanation relevant inspection authorities. 7. Call (fax or mail) to inform the contractor before the date of payment of the amount of tax liability attributable to a particular title for the fiscal month. 8. Collection and storage of tax documents and source documents in order to guarantee the execution of tax obligations and to prevent access to unauthorized third parties, their destruction or damage. 9. Pursued the issue of documentation and source documents on request the Principal. 10. Preparation of additional statements, analysis and explanations during the test Client accounts by the auditors. 6 The parties expressly declare that the responsibility of the agencies do not: 1. Payment of any form of tax liabilities Principal. 2. Documenting the warehouse operations in the warehouse. 3. Making inventories of nature. 4. Preparation of loan applications Request to be issued by the Office of the documents must be submitted by the Customer in writing specifying the exact. 2. The issue of documents is a written receipt, listing in detail all the documents issued according to their kind. 3. At the end of the year and making the necessary annual summaries, documentation and source documents gathered by the Bureau, will be made available to the Principal no later than 14 days after the last operation. The deadline to bring the documents available to the Office notifies the Principal in writing. 4. For the issue of documents after the FY provisions of paragraph 2 shall apply accordingly. 5. In the event of documentation during the financial year, the Office is exempt from the obligations under this Agreement, for the implementation of which is needed to access the documents issued Principal Services will be performed by the Office of the recording using a computer 2. Deadline for completion of services for the month marks the 20th day after completing the month (in case of timely receipt of a set of documents). 9

8 Parties are in agreement that the deadline for submission by the Office of the competent authorities of the testimony and declarations made on the basis of the books and records kept Client is preserved when the express request of Principal Principal declarations have been issued or a person designated by him. Additional steps The parties agree that on the basis of separate decisions, the Office may take on a permanent basis to the Principal of additional services. 2. Additional services may include in particular the activities mentioned in 6, or the preparation of statistical reports or keep records of employees, with particular emphasis on personnel issues, maintenance of statutory auditors. Principal Responsibilities 11 In implementing this Agreement, Customer shall be obliged to: 1. Timely accounting and transfer of source documents and other materials necessary for the provision of office services. 2. Granting the Office all information and explanations necessary for the provision of services. 3. Immediately inform the Bureau about any events that may impact on the service. 4. Timely payment of wages. 12 Customer is obliged to notify the relevant tax office where you will store the books and the entity operating it within 14 days from the date of the accounts beyond the established client The Principal Office is obliged to provide - at its disposal - the source materials at times agreed upon with the Bureau, no later than 8 th day of the month following the accounting. 2. For additional activities, source materials will be transmitted to the date set separately for each activity. 3. In case of delay in delivery of documents, the Office is exempt from liability for any no time limits prescribed for the operations listed in Common Provisions 14 The Parties mutually agree that the books, records and any other documents required to tax the Principal of this Agreement, will be kept in the headquarters. 15 The parties jointly agree that a final decision on the amount of taxes due or data declared to the tax authorities shall be undertaken in each case by the Principal.

9 16 1. Parties are obliged to keep secret facts and information, which are familiar in connection with the execution of this Agreement, in particular on the principles of their cooperation and all information about the Customer obtained in the period of cooperation. 2.Obligation indicated in the preceding paragraph lasts for the duration of this Agreement and after its termination. 17 The duty mentioned in the preceding paragraph the Parties may be exempted solely because the request of tax authorities or other authorities, according to existing rules in this area. Salary With the supply of services under the provisions of this Agreement, for the period..., The bureau shall have a salary of... PLN or EUR monthly say: The salary indicated in the preceding paragraph shall be expressed on a net basis. 3. In addition to the remuneration provided for in paragraph 1 of the Bureau entitled to extra compensation in the event of an agreement to take additional actions under In the case of an increase in salary of documents may be appropriate to change the agreement of the contracting parties to the Agreement. 5. Compensation is payable within 7 days after being issued by the Office of the last declaration of that month the bank account of the office, conducted in Mbank, account number: For preparation of reporting after the end of the financial year, notwithstanding the provisions of paragraph 1, the bureau shall have an additional salary equal to pay for the last month of the financial year. 7. In the event that the Principal of source documents to a failure time ( 13 par. 1), the financial remuneration for the month to which such documents relate to may be increased by 20% of net salary. Bureau may waive the claim to remuneration. 8. In case of delay in payment of remuneration Office entitled interest at the statutory rate. Responsibility 19

10 Within the scope of this Agreement, Office is responsible for: 1. Correctness of the material books, of conducting them in accordance with reality. 2. Formal correctness of the accounts, of conducting them in accordance with applicable regulations in this regard Office is responsible for interpreting the application of legal rules in force at the relevant date the relevant accounting records, carried out by authorized bodies, obtained from the competent tax authorities or published in professional journals. 2. Office is not liable for damages suffered by the Customer following the recognition of how the accounts kept by the Bureau to be invalid, have been preserved if the requirements indicated in the preceding paragraph Office is not responsible for the records made by the Customer or third parties during the issue at the request of the Applicant's books and records outside the office. 2. Bureau can not be held responsible for any misconduct or incompatibility with the actual state of source documents and information provided by the Principal. 3. In view of the liability referred to in 20 and 21 shall insure its business office from civil liability. Duration of the Agreement. Termination This Agreement is concluded for The agreement may be terminated by either Party with three months' notice, at the end of the calendar month In the event of a breach of this Agreement, the injured party may terminate it without notice with immediate effect. 2. The parties agree that Office may terminate the contract without notice, particularly in the event of late payment by the Customer to pay, even for a period of more than 30 days, or failure to source documents within 3 working days before the reporting deadline for that accounting period. 3. The parties agree that Customer may terminate the contract without notice, particularly in the event of a breach by the Office of the obligation to provide services in accordance with applicable law or any breach of secrecy. 24 Exemption from the obligation of the Principal Office to provide services during the notice period will not lose the right to remuneration, as determined in accordance with 18 section 1. 25

11 Customer is obliged to immediately inform the competent tax authority to terminate the contract and the release of documents held by the Bureau. Those responsible 26 A person authorized to act on the scope of this Agreement on behalf of the Principal is: President A person authorized to act on the scope of this Agreement on behalf of the Department are: - Barbara Cupiał-Owner Final Provisions Any statements made in the implementation of the Parties to this Agreement and its amendments or the solution required for validity in writing. 2. In matters covered by this agreement are appropriate provisions of the Civil Code. 3. This Agreement is made in two identical copies, one for each party. ORDERING CONTRACTOR