REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PRZEZ NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Uchwały Zarządu NFOŚiGW nr A/29/1/2015 z dnia r. t.j. Regulaminu udzielania zamówień przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PRZEZ NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ DZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE Rozdział I Przedmiot regulacji 1 Regulamin udzielania zamówień, zwany dalej Regulaminem, ustala zasady i tryb postępowania w sprawach zamówień, udzielanych przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. 2 Udzielenie przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej zamówień na dostawy, roboty budowlane lub usługi może nastąpić wyłącznie zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.). Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 3 Narodowym Funduszu - należy przez to rozumieć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Zarządzie - należy przez to rozumieć Zarząd Narodowego Funduszu, kierownika zamawiającego w rozumieniu Ustawy Prezesie Zarządu - należy przez to rozumieć Prezesa Zarządu Narodowego Funduszu, Członku Zarządu - należy przez to rozumieć Członka Zarządu Narodowego Funduszu, Dyrektorze Biura - należy przez to rozumieć Dyrektora Biura albo Zastępcę Dyrektora Biura Narodowego Funduszu, Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, (t.j.: Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm). samodzielnej należy przez to rozumieć samodzielne komórki organizacyjne komórce organizacyjnej - w strukturze Biura Narodowego Funduszu, Wykazie - należy przez to rozumieć Wykaz czynności podejmowanych w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w Narodowym Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Prezesie UZP - należy przez to rozumieć Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, KIO - należy przez to rozumieć Krajową Izbę Odwoławczą, 1

2 ZZP - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Narodowego Funduszu, do której zakresu działania należy prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zamówieniu publicznym - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą w rozumieniu Ustawy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. zamówieniu - należy przez to rozumieć zamówienia na usługi, dostawy lub roboty budowlane, które nie są zamówieniami publicznymi (zamówienia, do których nie stosuje się Ustawy), wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość szacunkową zamówienia, odpowiadającą całkowitemu szacunkowemu wynagrodzeniu wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (netto), ustalonemu z należytą starannością, Kierujący komórką należy przez to rozumieć kierującego samodzielną komórką wnioskującą o udzielenie organizacyjną wnioskującą o udzielenie zamówienia albo jego zamówienia - zastępcę. specjalistycznych usługach należy przez to rozumieć zewnętrzne usługi doradcze doradczych - wspomagające kluczowe (strategiczne) i istotne z punktu widzenia Narodowego Funduszu zadania, do realizacji których niezbędny jest odpowiedni know-how, czyli ekspercka, specjalistyczna wiedza i doświadczenie, o ograniczonej dostępności na rynku. Rozdział II Zasady ogólne 4 1. Realizacja zamówień w Narodowym Funduszu odbywa się zgodnie z niniejszym Regulaminem, Planem udzielania zamówień publicznych oraz Polityką środowiskową Biura Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (dokument stanowiący załącznik do uchwały Zarządu NFOŚiGW nr A/43/1/2012 z dnia r.). 2. Plan udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej przekraczającej równowartość euro jest tworzony na podstawie propozycji kierujących samodzielnymi komórkami organizacyjnymi. Propozycje do Planu na następny rok składa się do Dyrektora Biura, w terminie przez niego wyznaczonym. Propozycje muszą zawierać w szczególności: 1) określenie przedmiotu zamówienia, 2) szacunkową wartość zamówienia, 3) kwotę, jaką Narodowy Fundusz zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (brutto), w tym w szczególności w roku, którego dotyczy Plan, 4) w przypadku zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane - wskazanie kodów CPV określających przedmiot zamówienia, zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) z późn. zm.; Wspólny Słownik Zamówień dostępny jest na: słownik zamowien.html. 2

3 5) w przypadku zamówień na roboty budowlane - wskazanie, którego budynku Narodowego Funduszu dotyczy robota budowlana, 6) źródło finansowania zamówienia, 7) planowany termin złożenia w ZZP dokumentów niezbędnych do rozpoczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2a. Szacowania wartości zamówienia dokonuje się z odpowiednim zachowaniem przepisów art Ustawy, przy czym: 1) szacowanie wartości zamówienia publicznego dokonywane jest z należytą starannością z uwzględnieniem ewentualnego prawa opcji oraz zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 Ustawy, z zastrzeżeniem 9A, 2) zabroniony jest podział zamówienia skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej, 3) ustalając wartość szacunkową zamówienia (zamówień danego rodzaju), należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełniania następujących przesłanek: a) usługi, dostawy lub roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, b) możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tym samym czasie, c) możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego (tego samego) wykonawcę, 4) w przypadku udzielania zamówienia w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia publicznego ustala się jako łączną wartość poszczególnych części. 5) sposób szacowania wartości zamówienia należy udokumentować. 3. Dyrektor Biura, niezwłocznie po zatwierdzeniu przez Zarząd Narodowego Funduszu Planu kosztów utrzymania organów i Biura oraz Planu wydatków i zakupów inwestycyjnych własnych NFOŚiGW, przedstawia Zarządowi do zatwierdzenia projekt Planu udzielania zamówień publicznych na następny rok. Projekt Planu udzielania zamówień publicznych, zgodny z Planem kosztów utrzymania organów i Biura, Planem wydatków i zakupów inwestycyjnych własnych NFOŚiGW oraz projektem Planu finansowego, wymaga akceptacji Dyrektora Departamentu Księgowości i Rozliczeń. 4. W przypadku zmiany zamówienia, rezygnacji z zamówienia przewidzianego w Planie w danym roku lub konieczności udzielenia zamówienia publicznego o wartości szacunkowej przekraczającej równowartość euro, nieprzewidzianego w Planie udzielania zamówień publicznych w danym roku, kierujący samodzielną komórką organizacyjną składa Dyrektorowi Biura do zatwierdzenia wniosek o zmianę Planu udzielania zamówień publicznych. Wniosek należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 20, a po jego zatwierdzeniu przekazać do ZZP. 5. Plan udzielania zamówień publicznych jest na bieżąco aktualizowany przez ZZP na podstawie przekazywanych Zespołowi wniosków, o których mowa w ust. 4 oraz na podstawie Uchwał Zarządu, podejmowanych w sprawie wszczęcia poszczególnych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przewidzianych w Planie udzielania zamówień publicznych w danym roku. Aktualny Plan udzielania zamówień publicznych dostępny jest na H/Public/RegulaminUZP. 6. ZZP zamieszcza na H/Public/RegulaminUZP aktualne rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 3

4 5 1. Dyrektor Biura, po uchwaleniu planu finansowego, może przekazać Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich do publikacji lub zamieścić w profilu nabywcy wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych w ciągu następnych 12 miesięcy zamówieniach lub umowach ramowych. 2. W terminie do 1 marca każdego roku Dyrektor Biura przekazuje Prezesowi UZP roczne sprawozdanie o zamówieniach publicznych udzielonych przez Narodowy Fundusz w roku poprzednim. 3. Czynności związane z udzieleniem zamówienia publicznego wykonują osoby wskazane w Regulaminie, w zakresie określonym odpowiednio w Regulaminie, Wykazie stanowiącym Załącznik nr 1 do Regulaminu oraz w Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej odpowiednim dla trybu, w którym udzielane jest zamówienie. 3a. Czynności związane z postępowaniem realizacyjnym, prowadzonym w ramach zawartej wcześniej umowy ramowej, dokonywane są odpowiednio przez osoby wskazane w Wykazie stanowiącym Załącznik nr 1 do Regulaminu oraz w Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej, przy czym: - w przypadku zawarcia umowy ramowej z jednym wykonawcą, odpowiednie zastosowanie będzie miał Regulamin Pracy Komisji Przetargowej dla postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki, stanowiący Załącznik nr 8 do Regulaminu, - w przypadku zawarcia umowy ramowej z więcej niż jednym wykonawcą, odpowiednie zastosowanie będzie miał Regulamin Pracy Komisji Przetargowej dla postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie zapytania o cenę, stanowiący Załącznik nr 9 do Regulaminu. 4. Ilekroć w niniejszym Regulaminie i Wykazie jest mowa o upoważnieniu Dyrektora Biura do dokonywania określonych czynności, należy przez to również rozumieć upoważnienie dla każdego z Członków Zarządu, z tym zastrzeżeniem, iż dokonanie określonej czynności przez Członka Zarządu, w przypadku zamówienia o wartości nie przekraczającej euro, wymaga poinformowania Dyrektora Biura przez kierownika samodzielnej komórki organizacyjnej. 5. Zasady i tryb postępowania, o których mowa w Dziale II, nie dotyczą wydatków ponoszonych przez Członków Zarządu na cele reprezentacyjne. DZIAŁ II ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ EURO 1. Zamówienia o wartości nieprzekraczającej euro udzielane są z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, przejrzystości i równego traktowania wykonawców, z zastrzeżeniem 6 ust Przy udzielaniu zamówień o wartości nieprzekraczającej euro, w sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie, przepisy Ustawy można stosować odpowiednio. 4

5 3. Rejestr zamówień, o wartości szacunkowej przekraczającej kwotę zł i nieprzekraczającej euro prowadzony jest w sekretariacie Dyrektora Biura. Rejestr powinien zawierać w szczególności: 1) nazwę komórki wnioskującej o udzielenie zamówienia, 2) numer sprawy i określenie przedmiotu zamówienia, 3) wartość szacunkową zamówienia, 4) rodzaj zamówienia (usługa U, dostawa D, robota budowlana Rb) 5) liczbę stron przekazanej dokumentacji zakończonego postępowania, 6) wartość udzielonego zamówienia wynikającą odpowiednio z zawartej umowy albo dowodu księgowego. Rozdział I ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI DO EURO 6 1. Zamówienie na dostawy, roboty budowlane lub usługi o wartości do euro powinny być udzielane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz zasady przejrzystości i równego traktowania wykonawców i wymagają zgody Dyrektora Biura albo osoby upoważnionej. 2. W przypadku, gdy wartość zamówienia przekracza kwotę zł: 1) zgoda, o której mowa w ust. 1 wymaga dodatkowo rejestracji w sekretariacie Dyrektora Biura, 2) po udzieleniu zamówienia lub jego unieważnieniu, osoba realizująca zamówienie przekazuje do Sekretariatu Dyrektora Biura kompletną, uporządkowaną i ponumerowaną dokumentację potwierdzającą sposób prowadzenia postępowania (wraz z kopią umowy, a w przypadku jej braku - kopią dowodu księgowego, tj. faktury, rachunku). Osoba przekazująca dokumentację potwierdza własnoręcznym podpisem, że przekazana dokumentacja spełnia powyższe wymagania. 3. W przypadku, gdy przedmiotem zamówienia jest dostawa sprzętu komputerowego o wartości przekraczającej 500 euro: 1) zamówienie powinno być udzielone po przeprowadzeniu rozeznania cenowego rynku, 2) rozeznanie cenowe rynku polega na uzyskaniu co najmniej 3 ofert cenowych potencjalnych wykonawców, w formie pisemnej, faksu, lub wydruku ze strony internetowej, 3) dokumenty zawierające oferty cenowe powinny być załączone do wniosku o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia, o którym mowa w ust. 1. 5

6 Rozdział II ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI POWYŻEJ EURO I NIEPRZEKRACZAJĄCEJ EURO 7 1. Kierownik samodzielnej komórki organizacyjnej składa Dyrektorowi Biura do zatwierdzenia wniosek o wyrażenie zgody na wszczęcie procedury udzielenia zamówienia na dostawę, robotę budowlaną lub usługę. Wniosek wymaga rejestracji w sekretariacie Dyrektora Biura. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien być sporządzony: 1) w przypadku zastosowania procedury rozeznania rynku - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 11, 2) w przypadku zastosowania procedury negocjacji z jednym wykonawcą - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 13. Do przeprowadzenia postępowania powołuje się co najmniej jedną osobę, spośród pracowników Narodowego Funduszu, mających wiedzę merytoryczną i doświadczenie gwarantujące rzetelne i obiektywne przeprowadzenie postępowania, odpowiednio do przedmiotu zamówienia. W przypadku powołania do przeprowadzenia postępowania więcej niż jednej osoby, jedna z powołanych osób pełni funkcję Przewodniczącego Komisji. 3. Zamówienie na dostawy, roboty budowlane lub usługi może być udzielone wyłącznie po zastosowaniu odpowiednio procedur, o których mowa w ust. 4 (rozeznanie rynku) albo w ust. 6 (po negocjacjach z jednym wykonawcą), z zastrzeżeniem 9 i 9A. 4. Procedura rozeznania rynku, z zastrzeżeniem 9 i 9A ust. 8, polega na skierowaniu zapytania ofertowego dotyczącego wskazanego zamówienia, co najmniej do 3 wykonawców lub zamieszczeniu na stronie internetowej Narodowego Funduszu ogłoszenia o zamówieniu (w menu na stronie głównej, BIP, w zakładce Zamówienia publiczne/rozeznanie rynku ). Zapytanie ofertowe oraz ogłoszenie powinny zawierać w szczególności następujące elementy: opis przedmiotu zamówienia - wymagane warunki realizacji, - przyjęte kryteria oceny ofert wraz z podaniem ich wag punktowych lub procentowych oraz opisem sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium, - warunki stawiane wykonawcom oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, w tym dokumenty potwierdzające ich spełnianie (o ile są wymagane), - termin składania ofert, - wskazanie osoby upoważnionej do kontaktu z wykonawcami. Zapytania ofertowe oraz oferty wykonawców mogą być składane za pomocą faksu, drogą elektroniczną lub w formie pisemnej, przy czym oferty złożone po wyznaczonym terminie podlegają odrzuceniu. 6

7 5. W procedurze rozeznania rynku zamówienia udziela się wykonawcy spełniającemu warunki udziału w postępowaniu, który zaoferuje najniższą cenę przy takich samych lub zbliżonych warunkach zamówienia lub wykonawcy, który przedstawi najkorzystniejszy bilans ceny i innych, przyjętych wcześniej kryteriów oceny ofert. 6. Procedura negocjacji z jednym wykonawcą, z zastrzeżeniem 9A ust. 6, może być zastosowana: 1) w przypadku, gdy zamówienie może być wykonane tylko przez jednego wykonawcę, w sytuacji, gdy zachodzi co najmniej jedna z okoliczności, o których mowa w art. 67 ust. 1 Ustawy, albo 2) po wyrażeniu zgody przez Dyrektora Biura albo przez Zarząd, w przypadku gdy Dyrektor Biura podejmie decyzję o skierowaniu wniosku do rozpatrzenia przez Zarząd, albo 3) gdy przedmiotem zamówienia jest świadczenie specjalistycznych usług doradczych lub usług okresowo wspomagających wykonywanie zadań poszczególnych samodzielnych komórek organizacyjnych Narodowego Funduszu albo 4) gdy przedmiotem zamówienia są usługi, o których mowa w art. 5 ust. 1 Ustawy, albo 5) w przypadku, gdy pomimo właściwego upublicznienia zapytania ofertowego w ramach wcześniej prowadzonego rozeznania rynku, nie wpłynie żadna oferta i o ile wykonawca do którego skierowano zaproszenie do negocjacji, spełnia warunki udziału określone w upublicznionym wcześniej postępowaniu. W przypadku zamówień, o których mowa w pkt 2: a) odpowiednio Zarząd lub Dyrektor Biura podejmuje decyzję w sprawie wyrażenia zgody na wszczęcie procedury udzielenia zamówienia na podstawie wniosku złożonego przez kierującego komórką wnioskującą o udzielenie zamówienia, zawierającego informacje analogiczne do wymaganych we wniosku, o którym mowa w ust. 2, b) dla których sporządzana jest uchwała, nie stosuje się postanowień ust. 1, z zastrzeżeniem wymogu rejestracji, c) Dyrektor Biura, po wyrażeniu zgody na zastosowanie procedury negocjacji z jednym wykonawcą, przedstawia odpowiednią informację Zarządowi wraz z uzasadnieniem. 7. Po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia osoby, o których mowa w ust. 2 przedkładają Dyrektorowi Biura do zatwierdzenia, protokół postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzony: 1) w przypadku zastosowania procedury rozeznania rynku - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 12, przy czym: a) jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, jaką planowano przeznaczyć na realizację zamówienia - możliwe jest unieważnienie postępowania lub udzielenie zamówienia po decyzji Dyrektora Biura o zwiększeniu kwoty na realizację zamówienia, do ceny najkorzystniejszej oferty (wystąpienie o zwiększenie kwoty na realizację zamówienia wymaga potwierdzenia dostępności środków przez pracownika NFOŚiGW odpowiedzialnego za monitorowanie limitów kosztów w Planie kosztów utrzymania organów i Biura NFOŚiGW oraz Planie wydatków i zakupów inwestycyjnych własnych NFOŚiGW), b) jeżeli złożona została tylko jedna ważna oferta, to w przypadku, gdy: - ogłoszenie, o którym mowa w ust. 4, było zamieszczone na stronie internetowej,, możliwe jest udzielenie zamówienia, - ogłoszenie, o którym mowa w ust. 4, nie było zamieszczone na stronie internetowej, konieczne jest powtórzenie rozeznania rynku, 7

8 c) jeżeli jedynym przyjętym kryterium oceny ofert była cena i nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, należy wezwać wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych, których ceny nie mogą być wyższe niż zaoferowane w pierwotnie złożonych ofertach, d) w przypadku, gdy wybrany wykonawca odstąpi od podpisania umowy, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów w ocenie ofert. 2) protokół, o którym mowa w pkt 1, sporządzany jest w formie pisemnej i zawiera co najmniej: - informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego/ogłoszenia o zamówieniu, - wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytania ofertowe wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do NFOŚiGW, - informację o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile były określone, - informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnianie danego kryterium, - wskazanie propozycji wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, - datę sporządzenia protokołu i podpis zatwierdzający Dyrektora Biura. 3) w przypadku zastosowania procedury negocjacji z jednym wykonawcą - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr Zatwierdzenia wyboru wykonawcy, po zastosowaniu odpowiednio procedur, o których mowa w ust. 1-7, dokonuje Dyrektor Biura. 9. Po podpisaniu umowy lub unieważnieniu postępowania, Przewodniczący Komisji, a w przypadku prowadzenia postępowania przez jedną osobę, osoba prowadząca postępowanie, przekazuje do Sekretariatu Dyrektora Biura kompletną, uporządkowaną i ponumerowaną dokumentację postępowania, w tym protokół, o którym mowa w ust. 7 wraz z załącznikami oraz kopią umowy. Przewodniczący Komisji lub odpowiednio osoba prowadząca postępowanie, potwierdza własnoręcznym podpisem, że przekazana dokumentacja spełnia powyższe wymagania. 10. Rozliczanie zamówień na dostawy, roboty budowlane lub usługi odbywa się zgodnie z odrębnymi regulacjami obowiązującymi w Narodowym Funduszu, w szczególności z Procedurą sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Biurze Narodowego Funduszu. 11. Przy udzielaniu zamówień o wartości szacunkowej powyżej euro i nieprzekraczającej euro, zastosowanie mają odpowiednio wzory dokumentów, które stanowią Załączniki nr oraz Załącznik nr 19 do Regulaminu. 8

9 Rozdział III ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI POWYŻEJ EURO I NIEPRZEKRACZAJĄCEJ EURO 8 1. Kierownik samodzielnej komórki organizacyjnej składa Dyrektorowi Biura do zatwierdzenia, wniosek o wyrażenie zgody na wszczęcie procedury udzielenia zamówienia na dostawę, robotę budowlaną lub usługę. Wniosek wymaga rejestracji w sekretariacie Dyrektora Biura. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien być sporządzony: 1) w przypadku zastosowania procedury rozeznania rynku - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 15, 2) w przypadku zastosowania procedury negocjacji z jednym wykonawcą - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 17. 2a. Do przeprowadzenia postępowania powołuje się Komisję składającą się z osób, spośród pracowników Narodowego Funduszu, mających wiedzę merytoryczną i doświadczenie gwarantujące rzetelne i obiektywne przeprowadzenie postępowania, odpowiednio do przedmiotu zamówienia. Komisja jest powoływana w składzie co najmniej 3 osób, przy czym: 1) zalecane jest, aby jedna osoba była pracownikiem innej komórki, niż komórka wnioskująca o udzielenie zamówienia, 2) jedna z powołanych osób pełni funkcję Przewodniczącego Komisji, 3) w przypadku zamówień o wartości przekraczającej euro: - w skład Komisji wchodzi dodatkowo osoba spośród pracowników Zespołu Zamówień Publicznych, pełniąca funkcję Sekretarza Komisji. - Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia mają obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o bezstronności zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 21 do Regulaminu. Osoby te zobowiązane są wyłączyć się z udziału w postępowaniu w każdym czasie, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, stanowiących podstawę wyłączenia, o których mowa w Załączniku nr 21 do Regulaminu. Czynności podjęte w postępowaniu przez taką osobę, po powzięciu przez nią wiadomości o zaistnieniu okoliczności, stanowiących podstawą jej wyłączenia, powtarza się, z wyjątkiem czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania. 3. Zamówienie na dostawy, roboty budowlane lub usługi może być udzielone wyłącznie po zastosowaniu odpowiednio procedur, o których mowa w ust. 4 (rozeznanie rynku) albo w ust. 6 (po negocjacjach z jednym wykonawcą), z zastrzeżeniem 9 i 9A. 4. Procedura rozeznania rynku, z zastrzeżeniem 9 i 9A ust. 8, polega na skierowaniu zapytania ofertowego dotyczącego wskazanego zamówienia co najmniej do 3 wykonawców lub zamieszczeniu na stronie internetowej Narodowego Funduszu ogłoszenia o zamówieniu (w menu na stronie głównej, BIP, w zakładce Zamówienia publiczne/rozeznanie rynku ), z zastrzeżeniem ust. 4a. Zapytanie ofertowe oraz ogłoszenie powinny zawierać w szczególności następujące elementy: - opis przedmiotu zamówienia, 9

10 - wymagane warunki realizacji, - przyjęte kryteria oceny ofert, wraz z podaniem ich wag punktowych lub procentowych oraz opisem sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium - warunki stawiane wykonawcom opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, w tym dokumenty potwierdzające ich spełnianie (o ile są wymagane), - termin składania ofert, - wskazanie osoby upoważnionej do kontaktu z wykonawcami. Zapytania ofertowe oraz oferty wykonawców, mogą być składane za pomocą faksu, drogą elektroniczną lub w formie pisemnej, przy czym oferty złożone po wyznaczonym terminie podlegają odrzuceniu. 4a. W przypadku zamówień o wartości przekraczającej euro, publikacja ogłoszenia, o którym mowa w ust. 4 jest obowiązkowa. Odstąpienie od powyższego obowiązku wymaga pisemnego uzasadnienia oraz pisemnej zgody Dyrektora Biura. 5. W procedurze rozeznania rynku, zamówienia udziela się wykonawcy spełniającemu warunki udziału w postępowaniu, który zaoferuje najniższą cenę przy takich samych lub zbliżonych warunkach zamówienia lub wykonawcy, który przedstawi najkorzystniejszy bilans ceny i innych, przyjętych wcześniej kryteriów oceny ofert. 6. Procedura negocjacji z jednym wykonawcą, z zastrzeżeniem 9A ust. 6, może być zastosowana : 1) w przypadku, gdy zamówienie może być wykonane tylko przez jednego wykonawcę, w sytuacji, gdy zachodzi co najmniej jedna z okoliczności, o których mowa w art. 67 ust. 1 Ustawy, albo 2) po wyrażeniu przez Dyrektora Biura albo przez Zarząd, w przypadku gdy Dyrektor Biura podejmie decyzję o skierowaniu wniosku do rozpatrzenia przez Zarząd, albo 3) gdy przedmiotem zamówienia jest świadczenie specjalistycznych usług doradczych lub usług okresowo wspomagających wykonywanie zadań poszczególnych samodzielnych komórek organizacyjnych Narodowego Funduszu albo 4) gdy przedmiotem zamówienia są usługi, o których mowa w art. 5 ust. 1 Ustawy, albo 5) w przypadku, gdy pomimo właściwego upublicznienia zapytania ofertowego w ramach wcześniej prowadzonego rozeznania rynku, nie wpłynie żadna oferta i o ile wykonawca do którego skierowano zaproszenie do negocjacji spełnia warunki udziału określone w upublicznionym wcześniej postępowaniu. W przypadku zamówień, o których mowa w pkt. 2: a) odpowiednio Zarząd lub Dyrektor Biura podejmuje decyzję w sprawie wyrażenia zgody na wszczęcie procedury udzielenia zamówienia na podstawie wniosku złożonego przez kierującego komórką wnioskującą o udzielenie zamówienia, zawierającego informacje analogiczne do wymaganych we wniosku, o którym mowa w ust. 2, b) dla których sporządzana jest uchwała, nie stosuje się postanowień ust. 1, z zastrzeżeniem wymogu rejestracji, c) Dyrektor Biura, po wyrażeniu zgody na zastosowanie procedury negocjacji z jednym wykonawcą, przedstawia odpowiednią informację Zarządowi wraz z uzasadnieniem. 7. Po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia, Komisja przedkłada Dyrektorowi Biura do zatwierdzenia, protokół postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzony: 10

11 1) w przypadku zastosowania procedury rozeznania rynku - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 16, przy czym: a) jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, jaką planowano przeznaczyć na realizację zamówienia - możliwe jest unieważnienie postępowania lub udzielenie zamówienia po decyzji Dyrektora Biura o zwiększeniu kwoty na realizację zamówienia do ceny najkorzystniejszej oferty (wystąpienie o zwiększenie kwoty na realizację zamówienia wymaga potwierdzenia dostępności środków przez pracownika NFOŚiGW odpowiedzialnego za monitorowanie limitów kosztów w planie kosztów utrzymania organów i Biura NFOŚiGW oraz planie wydatków i zakupów inwestycyjnych własnych NFOŚiGW), b) jeżeli złożona została tylko jedna ważna oferta, to w przypadku, gdy: - ogłoszenie, o którym mowa w ust. 4, było zamieszczone na stronie internetowej, możliwe jest udzielenie zamówienia - ogłoszenie, o którym mowa w ust. 4, nie było zamieszczone na stronie internetowej, konieczne jest powtórzenie rozeznania rynku, c) jeżeli jedynym przyjętym kryterium oceny ofert była cena i nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, należy wezwać wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych, których ceny nie mogą być wyższe niż zaoferowane w pierwotnie złożonych ofertach, d) w przypadku, gdy wybrany wykonawca odstąpi od podpisania umowy, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów w ocenie ofert. 2) protokół, o którym mowa w pkt 1, sporządzany jest w formie pisemnej i zawiera co najmniej: - informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego/ogłoszenia o zamówieniu, - wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytania ofertowe wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do NFOŚiGW, - informację o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile były określone, - informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnianie danego kryterium, - wskazanie propozycji wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, - datę sporządzenia protokołu i podpis zatwierdzający Dyrektora Biura. 3) w przypadku zastosowania procedury negocjacji z jednym wykonawcą - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr Zatwierdzenia wyboru wykonawcy, po zastosowaniu odpowiednio procedur, o których mowa w ust. 1-7, dokonuje Dyrektor Biura. 9. Po podpisaniu umowy lub unieważnieniu postępowania, Przewodniczący Komisji przekazuje do Sekretariatu Dyrektora Biura kompletną, uporządkowaną i ponumerowaną dokumentację postępowania, w tym protokół, o którym mowa w ust. 7 wraz z załącznikami oraz kopią umowy. Przewodniczący Komisji potwierdza własnoręcznym podpisem, że przekazana dokumentacja spełnia powyższe wymagania. 11

12 10. Rozliczanie zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane odbywa się zgodnie z odrębnymi regulacjami obowiązującymi w Narodowym Funduszu, w szczególności z Procedurą sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Biurze Narodowego Funduszu. 11. Przy udzielaniu zamówień o wartości szacunkowej powyżej euro i nieprzekraczającej euro, zastosowanie mają odpowiednio wzory dokumentów, które stanowią Załączniki nr oraz Załącznik nr 19 i 21 do Regulaminu. Rozdział IV ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ EURO, FINANSOWANE Z UDZIAŁEM ŚRODKÓW POCHODZĄCYCH Z UNII EUROPEJSKIEJ 9 Zamówienia współfinansowane ze środków Unii Europejskiej perspektywa Zamówienia współfinansowane ze środków PT POiIŚ udzielane są zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ oraz niniejszym Regulaminem. Dokumentacja oraz umowa dotycząca zamówienia finansowanego z udziałem środków PT POIiŚ, powinna być oznakowana zgodnie z systemem identyfikacji wizualnej Narodowej Strategii Spójności. 1. Do udzielania zamówień na dostawy, roboty budowlane lub usługi, które finansowane będą z udziałem środków pochodzących z UE, z zastrzeżeniem postanowień niniejszego paragrafu, stosuje się procedury rozeznania rynku, o których mowa odpowiednio: 1) dla zamówień o wartości nie przekraczającej euro - w 7, 2) dla zamówień o wartości od do euro - w 8, w celu potwierdzenia, że dana usługa, robota budowlana lub dostawa zostanie wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej. W ramach procedury rozeznania rynku, zalecane jest: - zamieszczenie na stronie internetowej Narodowego Funduszu (w menu na stronie głównej, BIP, w zakładce Zamówienia publiczne/rozeznanie rynku ), ogłoszenia o zamówieniu, - wyznaczenie terminu na składanie ofert wynoszącego co najmniej 5 dni roboczych. 2. Procedury rozeznania rynku można nie stosować w przypadku: 1) zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 1-2a, pkt 3 lit. a-b, f, i-l, pkt 4, 5-7 i Ustawy; zamówień takich należy udzielać w sposób efektywny, zachowując przy tym formę pisemną; 2) gdy nie jest możliwe przeprowadzenie tej procedury i wykazano okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku; 3) zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty zł netto; 4) zamówień dotyczących indywidualnych form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia indywidualne, studia itp.), w których uczestniczy nie więcej niż 5 pracowników. 12

13 3. Dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku, stanowiące załączniki do protokołu, to w szczególności: skierowane do potencjalnych wykonawców zapytania ofertowe (lub wydruk ogłoszenia, o którym mowa w ust. 1) wraz z otrzymanymi co najmniej 2 ważnymi ofertami, czy też wydruki ze stron internetowych przedstawiających co najmniej 2 ważne oferty potencjalnych wykonawców. Wymóg porównania co najmniej 2 ważnych ofert nie jest bezwzględnie obowiązujący, jeżeli zamieszczone zostało ogłoszenie, o którym mowa w ust. 1. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności formę: pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierające datę wydruku), oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami, nie stanowi dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie rozeznania rynku. 4. Umowy dotyczące zamówień, o których mowa w niniejszym Rozdziale zawierane są zgodnie z zasadami określonymi w 10 ust. 1, 3 i 4 Regulaminu. 9 A Zamówienia współfinansowane ze środków Unii Europejskiej perspektywa Zamówienia współfinansowane ze środków PT POiIŚ udzielane są zgodnie z Wytycznymi w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata , Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata oraz niniejszym Regulaminem. Dokumentacja oraz umowa dotycząca zamówienia finansowanego z udziałem środków PT POIiŚ, powinna być oznakowana zgodnie z odpowiednią Księgą identyfikacji wizualnej na lata Kierownik samodzielnej komórki organizacyjnej składa Dyrektorowi Biura do zatwierdzenia, wniosek o wyrażenie zgody na wszczęcie procedury udzielenia zamówienia na dostawę, robotę budowlaną lub usługę. Wniosek wymaga rejestracji w sekretariacie Dyrektora Biura. 2. Wniosek, o którym mowa w pkt. 1, powinien być sporządzony: 1) w przypadku zastosowania procedury rozeznania rynku, w tym z zachowaniem zasady konkurencyjności, o której mowa w ust. 8 - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 11 lub 15, w zależności od wartości zamówienia, 2) w przypadku zastosowania procedury negocjacji z jednym wykonawcą, to jest bez zachowania zasady konkurencyjności - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 13 lub 17, w zależności od wartości zamówienia. 3. Postępowanie przygotowuje i przeprowadza zatwierdzona przez Dyrektora Biura osoba (osoby) lub Komisja, w zależności od wartości zamówienia, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie dla danej procedury. 13

14 4. W przypadku zamówień o wartości mniejszej niż ,00 zł - udziela się ich zgodnie z procedurami określonymi w 6 lub 7 Regulaminu, odpowiednio do wartości danego zamówienia. 5. W przypadku zamówień o wartości od ,00 zł do ,00 zł włącznie oraz w przypadku zamówień, do których nie mają zastosowania procedury określone w Ustawie i w ust. 8 - udziela się ich po przeprowadzeniu procedury rozeznania rynku określonej w 7 lub 8 Regulaminu, odpowiednio do wartości danego zamówienia, przy czym publikacja ogłoszenia o zamówieniu w każdym przypadku jest obowiązkowa. 6. W przypadku zamówień o wartości przekraczającej ,00 zł i niższej niż euro udziela się ich zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w ust. 8 poniżej, przy czym zasady konkurencyjności można nie stosować do: - dostaw i usług określonych w art. 4 Ustawy, z wyjątkiem art. 4 pkt 8 Ustawy, - wydatków rozliczanych uproszczoną metodą, o której mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata ; - zamówień, do których zastosowanie mają określone w Ustawie przesłanki wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia oraz trybu zamówienia z wolnej ręki, pod warunkiem spełnienia dodatkowych wymogów dla zastosowania tych trybów, określonych w 11 ust. 7; - zamówień, do których uprzednio zastosowano zasadę konkurencyjności, gdy pomimo właściwego upublicznienia zapytania ofertowego nie wpłynie żadna oferta w takiej sytuacji dopuszcza się zawarcie umowy z wykonawcą wybranym bez zachowania zasady konkurencyjności, o ile spełnia on warunki udziału określone w upublicznionym wcześniej postępowaniu. 7. Zasadę konkurencyjności uważa się za spełnioną, jeżeli postępowanie przeprowadzone jest na zasadach i w trybach określonych w Ustawie, z zastrzeżeniem spełnienia wymogów określonych w 11 ust Udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności polega na przeprowadzeniu rozeznania rynku, o którym mowa w 8 Regulaminu, przy czym: 1) Zapytanie ofertowe jest obowiązkowo umieszczane na stronie internetowej wskazanej w komunikacie ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego umieszczonym na stronie internetowej ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, a do czasu uruchomienia tej strony internetowej zapytanie ofertowe jest wysyłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz upubliczniane co najmniej na stronie internetowej NFOŚiGW (w menu na stronie głównej, BIP, w zakładce Zamówienia publiczne/rozeznanie rynku ). W tym przypadku, Zapytanie ofertowe pełni funkcję ogłoszenia, o którym mowa w 8 ust. 4. 2) Termin składania ofert nie może być krótszy niż 7 dni kalendarzowych dla dostaw i usług, a 14 dni kalendarzowych dla robót budowlanych, od daty ogłoszenia zapytania ofertowego (termin biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia i kończy się z upływem ostatniego dnia). 14

15 3) Opis przedmiotu zamówienia dokonywany jest z zastosowaniem nazw i kodów CPV i nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i został określony zakres równoważności. 4) Warunki udziału w postępowaniu określa się w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia publicznego. 5) Warunki udziału w postępowaniu i kryteria oceny ofert, nie mogą zawężać konkurencji poprzez ustanowienie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców. 6) Kryteria oceny ofert powinny, co do zasady, odnosić się do przedmiotu zamówienia i poza ceną mogą być to takie kryteria jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia oraz koszty eksploatacji. Kryteria oceny ofert mogą odnosić się do właściwości wykonawcy wyłącznie w przypadku usług o charakterze niepriorytetowym, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2a i 2b Ustawy. 7) Zapytanie ofertowe powinno określać warunki zmian umowy, która zawarta będzie w wyniku danego postępowania, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy. 8) Po przeprowadzeniu rozeznania rynku, Komisja przedkłada Dyrektorowi Biura do zatwierdzenia protokół postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzony w sposób określony w 8. 9) Informację o wyniku postępowania, zawierającą w szczególności nazwę wybranego wykonawcy, umieszcza się co najmniej na stronie wskazanej w ust. 8 pkt 1, a do czasu uruchomienia tej strony internetowej, informację wysyła się do każdego wykonawcy, który złożył ofertę oraz umieszcza się ją na stronie internetowej NFOŚiGW, na której umieszczone było zapytanie ofertowe. 10) Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, udostępnia się protokół postępowania o udzielenie zamówienia, przy czym nie dotyczy to złożonych w postępowaniu ofert. 9. Istnieje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, wykonawcy wyłonionemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie z wykonawcą, o ile zamówienia te są zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego, a możliwość udzielenia takiego zamówienia uzupełniającego została przewidziana w zapytaniu ofertowym oraz umowie z wykonawcą. 10. Istnieje możliwość udzielenia dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających 50% wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: 15

16 - z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub - wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. 11. Po podpisaniu umowy lub unieważnieniu postępowania, Przewodniczący Komisji przekazuje do Sekretariatu Dyrektora Biura kompletną, uporządkowaną i ponumerowaną dokumentację postępowania, w tym protokół, o którym mowa w ust. 8 pkt 8 wraz z załącznikami oraz kopią umowy. Przewodniczący Komisji potwierdza własnoręcznym podpisem, że przekazana dokumentacja spełnia wymagania Regulaminu. 12. Rozliczanie zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane odbywa się zgodnie z odrębnymi regulacjami obowiązującymi w Narodowym Funduszu, w szczególności z Instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Biurze Narodowego Funduszu. 13. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień umowy zawartej z wykonawcą wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że w zapytaniu ofertowym została przewidziana możliwość dokonania takiej zmiany oraz zostały określone warunki takiej zmiany. 14. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań, a także osoby związane z realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą mają obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o bezstronności, w tym o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 21 do Regulaminu. Osoby te zobowiązane są wyłączyć się z udziału w postępowaniu w każdym czasie, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, stanowiących podstawę wyłączenia, o których mowa w Załączniku nr 21 do Regulaminu. Czynności podjęte w postępowaniu przez taką osobę, po powzięciu przez nią wiadomości o zaistnieniu okoliczności, stanowiących podstawę jej wyłączenia, powtarza się, z wyjątkiem czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania. 16

17 Rozdział V Umowy w sprawach zamówień o wartości nieprzekraczającej euro Umowy, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, zawierane są w formie pisemnej chyba, że przepisy odrębne wymagają innej formy szczególnej. Umowa winna zostać podpisana zgodnie z zasadą reprezentacji, uregulowaną w statucie Narodowego Funduszu. 2. Umowy dotyczące zamówień, o których mowa w 6, mogą być zawierane w formie ustnej chyba, że przepisy odrębne wymagają innej formy. Zawarcie umowy w formie ustnej, wymaga potwierdzenia dowodem księgowym, wystawionym zgodnie z przepisami o rachunkowości (np. faktura, rachunek). 3. W przypadku umów dotyczących zamówień, o których mowa w 9, wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów). W takim przypadku należy uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez posiadanie dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Dokumentacja dotycząca zlecenia zamówienia powinna potwierdzać zakres zamówienia (w przypadku szkoleń, powinna dodatkowo zawierać program szkolenia). Przez umowy, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej rozumie się w szczególności umowy dotyczące form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia, studia itp.) w przypadku których całkowity wydatek nie przekracza kwoty zł bez podatku od towarów i usług oraz inne umowy, których wartość nie przekracza kwoty zł bez podatku od towarów i usług. 4. W przypadku zamówień, o których mowa w 9A: - umowy zawierane są w formie pisemnej, - umowa powinna wskazywać kary, jakie będą stosowane za nienależyte wykonanie zamówienia publicznego, np. z tytułu opóźnień z winy wykonawcy, nieprawidłowej realizacji zamówienia, niekompletnego wykonania zamówienia (w tym np. nieprzestrzegania warunków gwarancji). W razie niezastosowania kar, należy pisemnie udokumentować przyczyny ich niezastosowania, a uzasadnienie dołączyć do dokumentacji postępowania, 5. W przypadku, gdy po przeprowadzeniu procedury udzielenia zamówienia określonej w Dziale II Regulaminu, wybranym wykonawcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie objętym przedmiotem zamówienia, do zawarcia umowy z takim wykonawcą należy stosować obowiązującą w NFOŚiGW Procedurę Postępowanie w sprawie umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami fizycznymi jako wykonawcami lub zleceniobiorcami w Biurze NFOŚiGW. 17

18 DZIAŁ III ZAMÓWIENIA PUBLICZNE O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ EURO Rozdział I Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Po wyrażeniu przez Zarząd NFOŚiGW zgody na wszczęcie postępowania, na wniosek kierującego samodzielną komórką organizacyjną, ZZP rozpoczyna i prowadzi obsługę postępowań o udzielenie zamówienia publicznego pod względem formalno-prawnym, zgodnie z Ustawą. 2. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 1 stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 3. Wniosek może dotyczyć jednego lub większej liczby postępowań o zamówienie publiczne. 4. W przypadku, gdy wniosek dotyczy większej liczby postępowań, których planowany czas rozpoczęcia jest różny, kierownik komórki wnioskującej o udzielenie zamówienia wydaje ZZP pisemną dyspozycję uruchomienia każdego z postępowań oraz aktualizuje złożone wcześniej informacje, dane i dokumenty, jeżeli zachodzi taka konieczność. 5. Czynności związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego wykonują wskazane osoby, zgodnie z Wykazem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu oraz Komisja Przetargowa, zgodnie z odpowiednim do trybu postępowania Regulaminem Pracy Komisji Przetargowej. 6. Jeżeli wartość zamówienia, którego przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym określone w przepisach wydanych na podstawie art. 2a Ustawy, jest mniejsza niż ,00 euro, zamówienia można udzielić bez stosowania trybów przewidzianych Ustawą, ale po przeprowadzeniu postępowania określonego poniżej, w pkt 1)-3): 1) zamówienia udziela się w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminacyjny; 2) na stronie BIP NFOŚiGW zamieszcza się ogłoszenie o zamówieniu, które zawiera informacje niezbędne z uwagi na okoliczności jego udzielenia, w szczególności: a) termin składania ofert uwzględniający czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty; b) opis przedmiotu oraz określenie wielkości lub zakresu zamówienia; c) kryteria oceny ofert. 3) niezwłocznie po udzieleniu zamówienia, na stronie BIP NFOŚiGW, zamieszcza się informację o udzieleniu zamówienia, z podaniem nazwy (firmy) albo imienia i nazwiska podmiotu, z którym zawarta została umowa. W razie nieudzielenia zamówienia, na stronie BIP NFOŚiGW, niezwłocznie zamieszcza się informację o nieudzieleniu zamówienia. 18

19 7. W przypadku zamówień planowanych do współfinansowania ze środków UE w perspektywie , przed złożeniem Wniosku o udzielenie zamówienia publicznego: 1) w trybie innym niż podstawowy, tzn. innym niż zalecany do stosowania przetarg nieograniczony lub ograniczony, należy udowodnić na piśmie spełnienie ustawowych przesłanek uzasadniających zastosowanie proponowanego trybu, a uzasadnienie dołączyć do Wniosku; 2) w trybie negocjacji bez ogłoszenia na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 3 Ustawy, z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit a lub b oraz ust. 1 pkt 1a oraz zapytania o cenę, należy opublikować co najmniej na stronie internetowej NFOŚiGW w zakładce Zamówienia publiczne/rozeznanie rynku oraz w siedzibie NFOŚiGW, informację o zamiarze udzielenia zamówienia ( informację o zamówieniu publicznym ). Informacja zawierać musi w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert wstępnych, warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania ocen spełniania tych warunków, a także termin składania ofert wstępnych, który nie powinien być krótszy niż 7 dni kalendarzowych od dnia zamieszczenia informacji. Rozdział II Komisja Przetargowa Komisja Przetargowa jest każdorazowo powoływana do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej powyżej euro. 2. Przygotowując postępowanie Komisja Przetargowa korzysta z informacji zawartych we wniosku, o którym mowa w 11 ust Komisja Przetargowa jest powoływana przez Zarząd NFOŚiGW w składzie co najmniej 4 osób, a w przypadku postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki, w składzie co najmniej 3 osób. W czasie trwania postępowania, Członkowie Komisji Przetargowej, w zakresie czynności wykonywanych w postępowaniu, podlegają bezpośrednio Dyrektorowi Biura. 4. Członkowie Komisji przetargowej, powoływani są spośród pracowników Narodowego Funduszu, mających wiedzę merytoryczną i doświadczenie gwarantujące rzetelne i obiektywne wykonywanie zadań członka Komisji, odpowiednio do przedmiotu zamówienia z tym, że co najmniej jednym z członków Komisji jest pracownik komórki organizacyjnej innej niż komórka wnioskująca o udzielenie zamówienia, a do pełnienia funkcji sekretarza Komisji powoływany jest pracownik ZZP. W przypadku postępowań, w których przewiduje się, że przedmiot umowy będzie kwalifikowany do refundacji ze środków Pomocy Technicznej POIiŚ, do składu Komisji Przetargowej powoływana jest dodatkowo jedna osoba z departamentu, który realizuje zadania w zakresie kontroli przedsięwzięć. 19

20 5. Sekretarz jest zobowiązany do udzielania członkom Komisji informacji na temat aktualnych przepisów z zakresu zamówień publicznych, opinii Urzędu Zamówień Publicznych i orzecznictwa z zakresu zamówień publicznych. 6. Wzory Regulaminów Pracy Komisji Przetargowej w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę i licytacji elektronicznej, stanowią odpowiednio Załączniki nr 3-10 do niniejszego Regulaminu. 7. Każdy członek Komisji ma obowiązek zapoznać się z treścią Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej, o którym mowa w ust. 6, odpowiedniego do trybu, w którym prowadzone będzie postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego oraz złożyć pisemne zobowiązanie do jego stosowania. 8. W przypadku, gdy zgodnie z pkt 12 Załącznika nr 1 do Regulaminu, w postępowaniu zostanie powołany biegły, zobowiązany on będzie do zapoznania się z treścią Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej, o którym mowa w ust. 6, odpowiednio do trybu, w którym prowadzone jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego oraz do złożenia pisemnego zobowiązania do jego odpowiedniego stosowania, tj.: - w zakresie czynności do jakich został powołany, - w zakresie obowiązku zachowania poufności informacji uzyskanych w toku postępowania, - w zakresie oświadczenia, o którym mowa w art. 17 Ustawy. Rozdział III Przyjmowanie ofert, zawiadomień o wniesionych odwołaniach i skargach Oferty, zawiadomienia o wniesionych odwołaniach i skargach przyjmują i rejestrują pracownicy Kancelarii Narodowego Funduszu lub pracownicy ZZP oznaczając datą czas dostarczenia lub wpływu przesyłki, a w przypadku ofert, dodatkowo oznaczając godzinę ich wpływu. 2. W przypadku, gdy opakowanie zawierające ofertę dotarło do Narodowego Funduszu w stanie naruszonym lub w przypadku naruszenia opakowania zawierającego ofertę przez pracownika, pracownik ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym fakcie Dyrektora Biura. 3. Pracownik Kancelarii przekazuje niezwłocznie oferty, zawiadomienia o wniesionych odwołaniach i skargach pracownikowi ZZP. 4. Oferty, od momentu ich wpływu lub przekazania przez pracownika Kancelarii do momentu ich otwarcia przez Komisję Przetargową, przechowuje pracownik ZZP. 20