Nr postępowania: 1/POWR/2.1/2016

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach zasady konkurencyjności: polegające na zapewnieniu usługi noclegowej, wyżywienia, serwisu kawowego oraz sali szkoleniowej w terminie wrzesień 2016 listopad 2017 r. podczas szkolenia w ramach projektu Najmłodsi pod kloszem gminy organizacja i finansowanie opieki nad dziećmi do lat 3 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Nr postępowania: 1/POWR/2.1/2016 I. Zamawiający Ośrodek Szkolenia Dokształcenia i Doskonalenia Kadr KURSOR Piotr Wasak Lublin ul. Gabriela Narutowicza 62 tel NIP: REGON: II. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zapewnienie noclegu (2 noce), wyżywienia i sali szkoleniowej podczas 3 dniowego szkolenia dla max 20 grup po 20 osób każda w terminie wrzesień 2016 listopad 2017 r. w obiekcie usytuowanym w odległości do 5 km od miasta Kazimierz Dolny w woj. lubelskim. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Organizacja zamówienia powinna przebiegać według poniższej specyfikacji: a) usługa musi być zrealizowana przez obiekt gwarantujący przeprowadzenie w nim wszystkich elementów zamówienia wszystkie pomieszczenia (sala, noclegi, restauracja) muszą znajdować się w jednym kompleksie; b) sala szkoleniowa dla 20 osób i trenera o powierzchni min. 50m2, z dostępem światła dziennego, wraz z wyposażeniem (rzutnik, nagłośnienie, mikrofony bezprzewodowe, tablice flipchart, ekran, projektor multimedialny, laptop, Internet bezprzewodowy, meble takie jak stoły czy krzesła powinny zapewniać zarówno uczestnikom jak i wykładowcom wysoki komfort. Wszystkie stoły lub biurka

2 powinny być na tyle szerokie, aby zmieściły się na nich wszystkie materiały szkoleniowe, przedmioty uczestników np. notesy, tablety itp; c) nocleg: 2 noce dla 20 osób, pokoje 2 osobowe z łazienką; d) obiekt powinien zapewniać możliwość rekreacji na zewnątrz budynku w tym samym kompleksie, tj. co najmniej duży ogród z altaną/wiatą, e) wyżywienie dla 20 osób musi zawierać: śniadanie - w stylu europejskim (co najmniej 3 rodzaje pieczywa, wędlina, ser żółty i biały, dżem/konfitura, masło, mleko i płatki do mleka, co najmniej 3 rodzaje warzyw, owoce, soki, woda, kawa i herbata); serwis kawowy całodniowy uzupełniany na bieżąco na 3 dni: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, soki, owoce, ciastka/ciasto/kanapki, cytryna, cukier, mleko do kawy obiad (zupa, drugie danie co najmniej 1 rodzaj zupy, 2 rodzaje dodatków (np. ryż, ziemniaki), 2 rodzaje sałat/warzyw, napoje soki, woda, kolacja w stylu europejskim. Dokładne menu zostanie ustalone z Zamawiającym; Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Hotelarskie usługi noclegowe Usługi podawania posiłków Usługi dostarczania posiłków III. Termin wykonania zamówienia Zamawiający zastrzega, że szkolenia mogą odbywać się od poniedziałku do niedzieli w godzinach Zamawiający zastrzega, że liczba grup może ulec zmianie, o czym Wykonawca niezwłocznie zostanie poinformowany. Usługa zostanie zapewniona w terminach: wrzesień 2016 listopad 2017 r. zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik do umowy. Za zgodą Wykonawcy termin wykonania usługi może ulec zmianie. IV. Warunki udziału 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1.1 wskażą do realizacji zamówienia odpowiednio wyposażony/e obiekt/y z adekwatnym do zamówienia potencjałem technicznym, umożliwiającym przeprowadzenie w nim wszystkich elementów zamówienia zgodnie z wymogami niniejszego zapytania; 1.2. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, przygotował minimum 5 wydarzeń konferencji, szkoleń,

3 spotkań, itp. dla co najmniej osób każda (z zapewnieniem odpowiednio wyposażonej sali szkoleniowej, z wyżywieniem i noclegiem). Obiekt/y musi być dostosowany do osób z niepełnosprawościami. Zamawiający w celu potwierdzenia warunków określonych w rozdziale IV wymaga przedłożenia następujących dokumentów: a) oświadczenia zawierającego pełną nazwę i dokładny adres miejsca, gdzie zorganizowane zostanie wydarzenie, na które składana jest oferta b) wykazu co najmniej 5 zorganizowanych wydarzeń (konferencji, szkoleń, spotkań, itp.) dla co najmniej osób każda z zapewnieniem usługi cateringowej oraz wynajęciem/zapewnieniem odpowiednio wyposażonej sali szkoleniowej, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego. Zamawiający zastrzega możliwość sprawdzenia powyższych informacji. 1.3 nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W sytuacji wystąpienia powiązania Wykonawca będzie podlegał odrzuceniu z postępowania. Dokumenty powinny zostać złożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty Wykonawcy z postępowania. 2. Kryteria oceny warunków udziału w postępowaniu. 2.1 Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełni warunki, o których mowa w pkt.1 na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów żądanych przez Zamawiającego, o których mowa w rozdziale IV i V, potwierdzających spełnienie tych warunków. 2.2 Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: spełnia nie spełnia. Wykonawca, który nie spełni któregokolwiek z warunków zostanie odrzucony w postępowaniu.

4 V. Wymagane dokumenty 1. Dokumenty wskazane w rozdziale IV Zapytania ofertowego 2. Wypełniony formularz Oferty (załącznik nr 1); 3. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (załącznik nr 3); 4. Dokument określający status prawny Wykonawcy (wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) - dotyczy osób prawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą; 5. Pełnomocnictwo jeżeli upoważnienie do podpisania oferty nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). Zamawiający zastrzega możliwość sprawdzenia powyższych informacji. Dokumenty powinny zostać złożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. VI. Opis sposobu przygotowania oferty 6.1 Wymagania podstawowe 1. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do zapytania ofertowego (jako załącznik 1) w formie pisemnej lub elektronicznej. Oferta powinna: zawierać pełną nazwę oferenta zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, adres , NIP być sporządzona w języku polskim treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego zawierać cenę oferty przedstawionej jako cenę brutto, która zawiera podatek VAT obliczony przez oferenta zgodnie z obowiązującymi przepisami. Cena uwzględnia wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w złożonej ofercie. Cena jest wyrażona w PLN, tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku 2. Termin związania ofertą: 30 dni od zakończenia terminu składania ofert 3. Oferta oraz wszelkie załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę. 4. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 5.Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem.

5 6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 7. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 6.2 Forma oferty 1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej. 2. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii. 3. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. VII. Miejsce i termin składania ofert 1. Ofertę należy złożyć w terminie do r., do godz. 12:00 osobiście w Ośrodek Szkolenia Dokształcania i Doskonalenia Kadr KURSOR, ul. G. Narutowicza 63, Lublin; od poniedziałku do piątku w godzinach pracy biura , w kopercie z dopiskiem: Zapytanie ofertowe nr 1/POWR.2.1/2016. droga pocztową Ośrodek Szkolenia Dokształcania i Doskonalenia Kadr KURSOR ul. G. Narutowicza 63, Lublin ; z dopiskiem: Zapytanie ofertowe nr 1/POWR/2.1/2016. drogą elektroniczną na adres: a.szypulska@kursor.edu.pl w tytule z dopiskiem: Zapytanie ofertowe nr 1/POWR/2.1/2016 Oferty składane drogą elektroniczną powinny być scanami ofert oryginalnych (podpisanych i potwierdzonych za zgodność z oryginałem). Decyduje data wpływu oferty. 2. Otwarcie ofert nastąpi r., o godzinie w siedzibie Zamawiającego w Ośrodek Szkolenia Dokształcania i Doskonalenia Kadr KURSOR, ul. G. Narutowicza 63, Lublin. VIII. Ocena ofert 8.1 Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Kryterium Cena oferty Doświadczenie Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium 80 pkt 20 pkt

6 1. Zasady oceny kryterium "Cena oferty" W kryterium cena oferty ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: liczba punktów = najniższa cena/cena oferty ocenianej x 80 Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 80 punktów. Przez cenę oferty rozumie się cenę brutto. 2. Zasady oceny kryterium "Doświadczenie. W kryterium Doświadczenie ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu następujących zasad: - liczba zorganizowanych wydarzeń (usług cateringowych podczas konferencji, szkoleń, spotkań, itp: oferta odrzucona z powodu niespełnienia warunków udziału ; punktów; powyżej 8-20 punktów) Ocena zostanie przeprowadzone na podstawie informacji zawartych w załączniku nr 4 oraz przedłożonych referencji Ostateczna ocena punktowa oferty. Maksymalna ostateczna ocena punktowa oferty (Cena oferty + Doświadczenie): 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami. IX. Tryb oceny ofert i ogłoszenia wyników 9.1 Wyjaśnienia treści ofert i poprawianie oczywistych omyłek. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców uzupełnień (jeżeli nie naruszy to konkurencyjności) i wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 9.2 Sprawdzanie wiarygodności ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji. 9.3 Ogłoszenie wyników postępowania. Wykonawcy, którzy złożą ważne oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres wskazany w ofercie. Informacja o wynikach postępowania zostanie udostępniona w siedzibie Zamawiającego Ośrodek Szkolenia Dokształcania i Doskonalenia Kadr KURSOR ul. G. Narutowicza Lublin oraz na stronie internetowej

7 X. Odrzucenie Wykonawcy Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania: 1) w przypadku niespełniania warunków udziału w postępowaniu; 2) w przypadku niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem; 3) w przypadku przedstawienie przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych; 4) w przypadku rażącej różnicy kosztów oferowanych a średnią rynkową. XI. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie na adres Zamawiającego lub poprzez na adres a.szypulska@kursor.edu.pl XII. Unieważnienie postępowania Unieważnienie postępowania może nastąpić w sytuacji: - stwierdzenia wady uniemożliwiającej zawarcie ważnej umowy, -jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, - zaistnienia innej ważnej przyczyny, która jest niezależna od Zamawiającego. XIII. Pozostałe informacje 1. Zamawiający będzie rozpatrywał tylko te oferty, które będą zawierały wszystkie załączniki. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom niezwłocznie w formie pisemnej ( ), jak również zostanie zawieszona w siedzibie Zamawiającego. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 3. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą oraz który spełni wymogi określone w Zapytaniu Ofertowym. O terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą ową lub telefonicznie.

8 4. Płatnikiem będzie: Ośrodek Szkolenia Dokształcania i Doskonalenia Kadr KURSOR Piotr Wasak XIV. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Agnieszka Szypulska, tel a.szypulska@kursor.edu.pl XV. Ogłoszenie wyników postępowania Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni po zakończeniu postępowania o jego wynikach. Zawiadomienie nastąpi w formie elektronicznej na adres wskazany w ofercie (a w przypadku jego braku na adres pocztowy). XVI. Finansowanie Zamówienie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego XVII. Wykaz załączników Załącznikiem do niniejszego Zapytania ofertowego jest: l.p. Oznaczenie Załącznika Nazwa Załącznika 1. Załącznik nr 1 Wzór Formularza Oferty 2. Załącznik nr 2 Wzór Umowy 3. Załącznik nr 3 Wzór Oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych 4. Załącznik nr 4 Wzór wykazu zorganizowanych wydarzeń (usług cateringowych podczas konferencji, szkoleń, spotkań, itp.)