Dotyczy: protokołu z kontroli problemowej, podpisanego w dniu 20 grudnia 2007r.

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ( ) , , Fax. RIO Adres, ul. Koszykowa 6a, Warszawa Wydz. Kontroli ( ) , , Fax. RIO Adres, ul. śurawia 24 a, Warszawa RIO - II /54/ 2008 Warszawa, dnia r. Dyrektor Naczelny Teatru Dramatycznego m.st. Warszawy Warszawa Pl. Defilad 1, PKiN Dotyczy: protokołu z kontroli problemowej, podpisanego w dniu 20 grudnia 2007r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (j.t. Dz. U. z 2001r., Nr 55, poz.577 ze zm.) i Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz.1747) przeprowadzona została w dniach od 14 listopada 2007r. do 20 grudnia 2007r. kontrola problemowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2005r. do 31grudnia 2006r. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy wnioskuję co następuje: 1. Brak dokumentów potwierdzających, Ŝe sprzedaŝy środków trwałych dokonano na zasadach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z 15 października 1993r. w sprawie zasad organizowania przetargu na sprzedaŝ środków trwałych przez przedsiębiorstwa państwowe oraz warunków odstąpienia od przetargu (Dz. U. Nr 97, poz. 443 ze zm.). (str. 21, 22 protokołu kontroli, załącznik Nr 11).

2 Stosownie do treści art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz. U. Nr 13 z 2001r., poz. 123 ze zm.) przy zbywaniu środków trwałych stosować odpowiednio przepisy dotyczące przedsiębiorstw państwowych tj. ww. rozporządzenie Rady Ministrów z 15 października 1993r. 2. Nie naliczono i nie pobrano odsetek od nieterminowych wpłat z tytułu czynszu za dzierŝawę bufetu pracowniczego oraz z tytułu najmu pomieszczeń (str. 23 protokołu kontroli, załącznik Nr 12 i 13). Przestrzegać postanowień zawartych w umowach. Odsetki z tytułu opóźnienia w spełnieniu świadczeń naliczać za kaŝdy dzień zwłoki od kwoty zaległego świadczenia pienięŝnego na zasadach określonych w art i 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964r., Nr 16 poz. 93 ze zm.). 3. W dokumentach dotyczących postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości zamówienia powyŝej euro na Dostawę wraz z montaŝem oświetlenia scenicznego w Teatrze Dramatycznym m.st. Warszawy znak sprawy - 8/P/2005 brak potwierdzenia, Ŝe o wyborze oferty zawiadomiono Prezesa UZP oraz po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego Prezesowi UZP przekazano ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (str protokołu kontroli, załącznik Nr 28) a) Zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty przekazywać w sposób określony w art. 92 ustawy dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2006r., Nr 164, poz. 1163). b) Niezwłocznie po zawarciu umów w sprawie zamówień publicznych, ogłoszenia o udzieleniu zamówienia zamieszczać zgodnie z zasadami zawartymi w art. 95 wymienionej ustawy. 4. W postępowaniu przeprowadzonym w trybie negocjacji bez ogłoszenia na realizację zadania Świadczenie usług transportowych pasaŝerskich dla Teatru Dramatycznego na przelot do Szanghaju znak sprawy 9/P/2005 wartość umowy zawartej z wykonawcą jest wyŝsza o 200 zł od wartości wynikającej z oferty złoŝonej zamawiającemu. (str protokołu kontroli, załącznik Nr 20-22). Przy zawieraniu umów w sprawie zamówień publicznych przestrzegać zasad określonych w art. 144 ust. 1 ustawy dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2006r., Nr 164, poz. 1163), zgodnie z którym zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba Ŝe konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie moŝna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego. 2

3 5. W kosztorysie złoŝonym przez wykonawcę na realizację zamówienia dokonanego w trybie zamówienia z wolnej ręki na Awaryjne roboty remontowo - budowlane w Teatrze Dramatycznym m.st. Warszawy znak sprawy 3/P/2005, nie dokonano poprawek błędów rachunkowych w obliczeniach. Podana przez wykonawcę wartość robót w kwocie ogółem ,63 zł została zawyŝona w stosunku do wartości wynikającej z cen jednostkowych o 1.152,40 zł. (str. 38, 39 protokołu kontroli, załącznik Nr 23, 28). Zgodnie z art. 87 ust. 2 ustawy dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2006r., Nr 164, poz. 1163), w toku badania i oceny ofert poprawiać w tekście oferty omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, w sposób określony w art. 88 ust. 1 wymienionej ustawy. 6. W dokumentach dotyczących postępowania przeprowadzonego w trybie zapytanie o cenę na realizację zadania Wykonanie usług poligraficznych dla Teatru Dramatycznego m.st. Warszawy znak sprawy 1/P/2005: - brak dokumentów potwierdzających zaproszenie do składania ofert liczby wykonawców wymaganych ustawą, - brak pisemnych oświadczeń osób wykonujących czynności w związku z prowadzonym postępowaniem o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1 art. 17 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, - brak ofert złoŝonych przez wykonawców, (str. 39, 40 protokołu kontroli, załącznik Nr 28). a) Do składania ofert zapraszać taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niŝ 5, zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2006r., Nr 164, poz. 1163). b) Przestrzegać zapisu artykułu 17 ust. 2 ww. ustawy, zgodnie z którym osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy. c) W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia sporządzać pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia. Oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu, zgodnie z art. 96 ww. ustawy. d) Protokół wraz z załącznikami przechowywać przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy. 7. W dokumentach dotyczących postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniŝej euro na Wykonywanie obsługi technicznej sceny w Teatrze Dramatycznym m.st. Warszawy znak sprawy 3/P/2006r.: 3

4 a) brak: - informacji o odrzuceniu oferty wykonawcy wykluczonego z postępowania oraz listy ofert odrzuconych wraz z podaniem uzasadnienia odrzucenia, - potwierdzenia o zawiadomieniu wszystkich wykonawców o odrzuceniu oferty oraz o wyborze oferty, - potwierdzenia o zawiadomieniu wykonawcy o wykluczeniu go z postępowania. b) termin składania ofert ustalony w siwz jest niezgodny z terminem zawartym w ogłoszeniu o przetargu, tym samym zróŝnicowano czas niezbędny na przygotowanie i złoŝenie ofert. c) umowa została zawarta po okresie związania ofertą. W dokumentach brak potwierdzenia, Ŝe zamawiający co najmniej na 7 dni przed upływem terminu związania ofertą zwrócił się do wykonawcy o wyraŝenie zgody na przedłuŝenie tego terminu. Wg obowiązującego w tym okresie zapisu art. 94 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niŝ 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niŝ przed upływem terminu związania ofertą (str protokołu kontroli, załącznik Nr 24, 25). a) Przestrzegać zasad określonych w art. 92 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2006r., Nr 164, poz. 1163). b) Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzać w sposób określony w art. 7 ust.1 z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych tj. zgodnie z zasadami równego traktowania wykonawców, zachowania uczciwej konkurencji oraz uwzględnienia czasu niezbędnego na przygotowanie i złoŝenie ofert, c) Przy zawieraniu umów w sprawie zamówienia publicznego przestrzegać terminów określonych w art. 94 ust.1 ww. ustawy. 8. W dokumentach dotyczących postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniŝej euro na Dostawę krzeseł na widownię Małej Sceny w Teatrze Dramatycznym m.st. Warszawy znak sprawy 4/P/2006r: a) brak: - informacji o miejscu i terminie opublikowania ogłoszenia - ofert złoŝonych przez wykonawców, - potwierdzenia, Ŝe do wykonawcy wybranego w postępowaniu wysłano informację o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone - potwierdzenia, Ŝe po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieścił informację o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, i uzasadnienie jej wyboru, na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. b) umowa została zawarta po okresie związania ofertą. W dokumentach brak potwierdzenia, Ŝe zamawiający co najmniej na 7 dni przed upływem terminu związania ofertą zwrócił się do wykonawcy o wyraŝenie zgody na przedłuŝenie tego terminu. Wg obowiązującego w tym okresie zapisu art. 94 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niŝ 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niŝ przed upływem terminu związania ofertą (str protokołu kontroli, załącznik Nr26). 4

5 a) Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2006r., Nr 164, poz. 1163) postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeŝeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzić z zachowaniem formy pisemnej. Protokół z przeprowadzonego postępowania wraz z załącznikami przechowywać przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność, zgodnie z art. 97 ust. 1 ww. ustawy. b) Przy zawieraniu umów w sprawie zamówienia publicznego przestrzegać terminów określonych w art. 94 ust.1 ww. ustawy. 9. W postępowaniu przeprowadzonym w trybie zapytania o cenę na Prace porządkowe w Teatrze Dramatycznym m.st. Warszawy sprawa 6/P/2006: a) wartość zamówienia została ustalona na podstawie oferty b) przeliczenia wartości zamówienia dokonano z zaokrągleniem (do 2 miejsc po przecinku) średniego kursu złotego, stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień w stosunku do euro (str. 45, 46 protokołu kontroli, załącznik Nr 27). a) W zaleŝności od rodzaju zamówienia, ustalenia jego wartości dokonywać w sposób określony w art ustawy Prawo zamówień publicznych b) Przy przeliczaniu wartości zamówień publicznych przestrzegać rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 maja 2006r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 87, poz. 610). 10. W postępowaniu przeprowadzonym w trybie zapytania o cenę na Obsługę biletersko szatniarską dla Teatru Dramatycznego m.st. Warszawy sprawa 7/P/2006: a) nie ustalono wartości zamówienia, b) brak potwierdzenia, Ŝe wykonawców, którzy złoŝyli oferty powiadomiono o wyborze oferty najkorzystniejszej, podając nazwę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz jej cenę, c) w Protokole postępowania: - nie zawarto uzasadnienia zastosowania trybu innego niŝ przetarg nieograniczony, - nie określono kwoty jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na finansowanie zamówienia, - nie zawarto informacji o zawarciu umowy - jako wartość zamówienia wpisano ceny jednostkowe z wybranej oferty. d) umowa w sprawie zapewnienia pełnej obsługi widowni teatralnej i szatni Teatru została zawarta po okresie związania ofertą. (str protokołu kontroli, załącznik Nr 28). a) W zaleŝności od rodzaju zamówienia, ustalenia jego wartości dokonywać w sposób określony w art ustawy Prawo zamówień publicznych b) Przestrzegać zasad określonych w art. 92 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2006r., Nr 164, poz. 1163). c) Protokoły postępowania o udzielenie zamówienia publicznego sporządzać w sposób określony w 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006r. w 5

6 sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 87, poz. 606). d) Przy zawieraniu umów w sprawie zamówienia publicznego przestrzegać terminów określonych w art. 94 ust.1 ww. ustawy. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Dyrektor Naczelny Teatru - Główny Księgowy Teatru Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (j.t. Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje w (w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy jw. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi Gminy prawo zgłoszenia zastrzeŝenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeŝenia moŝe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej /-/ mgr Jerzy Urbaniak Do wiadomości: Prezydent m.st. Warszawy 6