Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ( ) , , Fax. RIO Adres, ul. Koszykowa 6a, Warszawa Wydz. Kontroli ( ) , , Fax. RIO Adres, ul. Koszykowa 6a, Warszawa RIO - II / 165 / 2009 Warszawa, dnia 20 kwietnia 2009r. Pan Władysław Dariusz Łokietek Burmistrz Karczewa Karczew ul. Warszawska 28 Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tj. Dz. U. Nr 55 z 2001 r., poz. 577 z późn. zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167 z 2004r., poz. 1747) przeprowadzona została w dniach od r. do r. (z przerwami) kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres 2008 roku zgodnie z programem kontroli. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy wnioskuję co następuje: III. Gospodarka pienięŝna i rozrachunki 1. W wyniku analizy dokumentów finansowo-księgowych dotyczących regulowania przez Urząd zobowiązań pienięŝnych stwierdzono przypadki nieterminowych płatności faktur. 1

2 Opóźnienie w regulowaniu zobowiązań wyniosło od 1 do 19 dni. (str protokołu kontroli) Wydatków dokonywać zgodnie z art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.) oraz przestrzegać terminów płatności zobowiązań, mając na uwadze art. 481 ustawy z dnia r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.), zgodnie z którym wierzyciel moŝe Ŝądać odsetek za czas opóźnienia, jeŝeli dłuŝnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pienięŝnego. IV. Wykonanie budŝetu 2. Dokonując analizy dokumentów w sprawie wydawanych zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych stwierdzono: a/ zezwolenia : Nr WSOOiZK 6435-I-A/03/2008 z dnia r. oraz Nr SOOiZK 6435-I-A/09/2008, Nr SOOiZK 6435-I-B/06/2008 i Nr SOOiZK 6435-I-C/04/2008 z dnia r. zostały wydane przed wniesieniem opłaty w pełnej wysokości, a opłatę za korzystanie z zezwolenia rozkładano na raty; b/ zezwolenia : Nr WSOOiZK 6435-I-A/08/2008, Nr WSOOiZK 6435-I-B/05/2008 i Nr WSOOiZK 6435-I-C/03/2008 z dnia r. oraz Nr SOOiZK 6435-I-A/14/2008, Nr SOOiZK 6435-I-B/11/2008 i Nr SOOiZK 6435-I-C/10/2008 z dnia r. zostały wydane z okresem waŝności innym niŝ to wynika z wniosków złoŝonych przez przedsiębiorców; c/ nieprawidłowo naliczono i pobrano opłatę za zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych: Nr SOOiZK 6435-I-A/11/2008, Nr SOOiZK 6435-I-B/08/2008 i Nr SOOiZK 6435-I-C/06/2008 z dnia r. ( naliczono i pobrano opłatę za 141 dni, a powinno być za 142 dni ) oraz od zezwolenia Nr WSOOiZK 6435-II-A/07/2008 z dnia r. (naliczono i pobrano opłatę za 217 dni, a powinno być za 218 dni). (str protokołu kontroli) Pierwszą opłatę za korzystanie z zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych, w przypadku przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą pobierać w pełnej wysokości przed wydaniem zezwolenia, zgodnie z art ust. 2 i 3 oraz stosować się do art ust. 8 ustawy z dnia 26 października 1982r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tj. Dz. U. z 2007r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.), zgodnie z którym w roku nabycia zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych opłaty dokonuje się w wysokości proporcjonalnej do okresu waŝności zezwolenia. Ponadto przestrzegać zasady, Ŝe zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych wydaje się z okresem waŝności zgodnym z podanym we wniosku. 3. Organ podatkowy nie uchylił decyzji : Nr FB /2007 z dnia r., Nr FB /2008 z dnia r., Nr FB /2008 z dnia r., Nr FB /2008 z dnia r., Nr FB /2008 z dnia r. i Nr FB /2008 z dnia r. w sprawie rozłoŝenia na raty zaległości podatkowych pomimo, iŝ podatnicy nie dotrzymywali terminów płatności, w których zgodnie z ww. decyzjami powinna nastąpić zapłata poszczególnych rat na jakie został rozłoŝony podatek. (str protokołu kontroli) 2

3 Stosownie do przepisów określonych w art. 255 w powiązaniu z art ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) jeŝeli w terminie określonym w decyzji podatnik nie dokonał zapłaty odroczonego podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub nie zapłacił którejkolwiek z rat, na jakie został rozłoŝony podatek, wydawać decyzje uchylającą decyzję w sprawie rozłoŝenia na raty zaległości podatkowych, przywracając ustawowy termin płatności podatku. 4. Na umowach Nr 184/2008 z dnia r. i Nr 186/2008 z dnia r. zawartych z Przedsiębiorstwem Budowlano-Instalacyjnym STOK w sprawie udzielenia zamówień publicznych na roboty dodatkowe do umowy Nr 118/2008 z dnia r. brak jest kontrasygnaty Skarbnika Gminy. (str protokołu kontroli) KaŜdorazowo przedkładać Skarbnikowi umowy do podpisu w celu wypełnienia obowiązku wynikającego z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.) zgodnie z którym, jeŝeli czynność prawna moŝe spowodować powstanie zobowiązań pienięŝnych do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budŝetu) lub osoby przez niego upowaŝnionej. 5. W dniu r., tj. po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Wykonanie remontu zagospodarowania terenu od frontu budynku Urzędu Miejskiego w Karczewie dokonano zmiany wartości zamówienia. (str protokołu kontroli) Ustalenia wartości zamówienia dokonywać z naleŝytą starannością, mając na względzie przepisy art. 33 i art. 34 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007r., Nr 223, poz.1655 z późn. zm.). Przestrzegać art. 35 ust. 1 i 2 cytowanej ustawy, zgodnie z którym jeŝeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Natomiast jeŝeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, dokonanie zmiany wartości zamówienia moŝliwe jest jedynie przed wszczęciem postępowania. 6. W związku z realizacją inwestycji Modernizacja Pawilonu Handlowego na dom kultury i gabinet fizykoterapii Przedsiębiorstwo Budowlano-Instalacyjne STOK-Jerzy Stocki-Spółka Jawna, Otwock, ul. Warszawska 39 wykonało roboty uzupełniające dotyczące wykończenia wnętrz, tj. w zakresie wykraczającym poza zadanie podstawowe określone w umowie Nr 116/2007 z dnia r., o łącznej wartości wg kosztorysu powykonawczego netto ,15zł (brutto ,76zł). Przedmiotowe prace zostały wykonane bez zawarcia stosownego aneksu, do czego obligował 14 pkt 2 umowy Nr 116/2007, zgodnie z którym zmiany umowy wymagają pisemnej formy w postaci aneksu podpisanego przez strony pod rygorem niewaŝności. (str protokołu kontroli) Przestrzegać zapisów wynikających z zawartych umów oraz przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. - Kodeks Cywilny ( Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) mając na uwadze art. 77, zgodnie z którym jeŝeli umowa została zawarta na piśmie wszelkie zmiany winny być dokonane w tej samej formie. 3

4 7. Nie egzekwowano od inspektora nadzoru wykonywania obowiązków dotyczących prawidłowego rozliczania z wykonawcą za wykonane roboty w formie sporządzania kompletnego protokołu odbioru robót i kosztorysów powykonawczych robót częściowych. (str , protokołu kontroli ) W powyŝszym zakresie przestrzegać art. 25 pkt 4 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2006r. Nr 156, poz.1118 z późn. zm.) oraz postanowień wynikających z podpisanych umów na pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego. 8. W wyniku analizy dokumentów źródłowych dotyczących wydatków inwestycyjnych stwierdzono : - Nie przestrzegano terminów dokonywania kontroli merytorycznej faktur stanowiących podstawę do wypłaty wynagrodzenia za wykonane roboty. Kontrola merytoryczna dokumentów była wykonywana z przekroczeniem obowiązującego terminu wynoszącym od 5 do 28 dni. - Zatwierdzano faktury pod względem merytorycznym, pomimo iŝ w załączonych do faktur dokumentach ( protokołach odbioru wykonanych robót ) brak było kompletnych informacji, tj. w jakim okresie (od dnia.. do dnia..) odebrane roboty zostały wykonane, nie określono jakie rodzaje robót zostały odebrane i o jakiej wartości, jaka była jakość wykonanych robót. (str protokołu kontroli) W powyŝszym zakresie przestrzegać Zarządzenia Nr 76/2008 Burmistrza Karczewa z dnia 2 czerwca 2008r. w sprawie instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych mając na względzie, iŝ podpisanie faktury pod względem merytorycznym jest stwierdzeniem, Ŝe dowody są sporządzone prawidłowo pod względem m.in. rzetelności i kompletności zawartych w nich danych, a ponadto zgodnie z zapisem w pkt 7.1. Instrukcji kontrola merytoryczna dokumentu powinna być przeprowadzona przez właściwą komórkę organizacyjną w Urzędzie w okresie 3 dni od chwili otrzymania (stempel wpływu). V. Mienie komunalne Stwierdzono 9. W odniesieniu do dokumentacji dotyczącej sprzedaŝy w drodze przetargu ustnego nieograniczonego działek o nr ew. 40/2; 47/5; 576/1 obr. 9 stwierdzono, Ŝe nie podano do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŝy poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz na stronach internetowych Urzędu. (str protokołu kontroli) Wnioskuję Przestrzegać art. 35 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004r., Nr 261, poz z późn. zm.), zgodnie z którym właściwy organ podaje do publicznej wiadomości informacje o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŝy, do oddania w wieczyste uŝytkowanie, uŝytkowanie, najem lub dzierŝawę przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz na stronach internetowych Urzędu. Stwierdzono 10. Analiza faktur za czynsz dzierŝawny wykazała, Ŝe były one wystawiane na kwoty niezgodne z umowami oraz za okresy dłuŝsze niŝ jeden miesiąc pomimo, iŝ umowa 4

5 dzierŝawy określała częstotliwość regulowania czynszu w okresach miesięcznych. (str protokołu kontroli) Wnioskuję Zobowiązać odpowiedzialnego pracownika do wystawiana faktur zgodnie z zawartymi umowami oraz w sposób umoŝliwiający dzierŝawcom terminowe regulowanie czynszu. 11. Nie przestrzegano zasady bieŝącego prowadzenia ksiąg rachunkowych tj. : a/ dowody OT, PT i LT dotyczące zmian stanu wartości składników majątku trwałego nie były na bieŝąco wprowadzane do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym zdarzenie nastąpiło, tj. : - dowody OT sporządzone dla obiektów: Działka nr 1001/46 o pow. 146m 2 w Otwocku Wielkim, Oświetlenie boiska im. B. Prusa, Samochód OPEL COMBO, Remont zagospodarowania terenu od frontu budynku Urzędu Miejskiego w Karczewie, - dowody PT sporządzone dla obiektów: Zabudowa samochodu poŝarniczego Ford Transit, Sprzęt specjalistyczny zestaw PSP-R-1, - dowód LT sporządzony dla obiektu: Centrala telefoniczna; zostały sporządzone w okresie od r. do r. i zaewidencjonowane na koncie 011 pod datą 30 i r. ( str. 69, protokołu kontroli ) b/ zwiększenie stanu wartości majątku trwałego z tytułu nabytych przez Gminę gruntów skomunalizowanych na podstawie decyzji Wojewody : Nr 6587 z dnia r., Nr z dnia r. oraz Nr z dnia r. zostało zaewidencjonowane na koncie 011 Środki trwałe pod datą r. na podstawie dowodów OT sporządzonych w dniu r. z datą r. (str. 80 protokołu kontroli) Dowody źródłowe dokumentujące kaŝde zdarzenie gospodarcze sporządzać na bieŝąco oraz wprowadzać do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym zdarzenie nastąpiło, mając na uwadze art. 20 ust.1 i art. 24 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). W celu uniknięcia nieprawidłowości w przyszłości zobowiązać osoby odpowiedzialne do sporządzania dokumentów na bieŝąco i przekazywania do Wydziału Finansowo- BudŜetowego, co zapewni właściwy obieg informacji pomiędzy wydziałami urzędu oraz pozwoli uniknąć podobnych błędów. Stwierdzono 12. Gmina Karczew posiada udziały w Spółce Komunalnej Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. Akty notarialne Spółki nie były na bieŝąco przekazywane do Wydziału Finansowo-BudŜetowego. Spowodowało to, Ŝe wg ksiąg rachunkowych na dzień r. stan udziałów w Spółce wynosił zł, pomimo iŝ wg postanowień Sądu i aktów notarialnych ( postanowienia: syg. akt. XVI nr Rej H-2192/95, syg. akt. XVI nr Rej H- 6643/95, syg. akt XVI nr Rej H-5675/99 i aktów notarialnych: Rep.A nr 1079/2007, Rep.A 1377/5007, Rep.A 1381/2007) wartość udziałów stanowiła zł. RóŜnica pomiędzy stanem rzeczywistym posiadanych udziałów, a stanem z ewidencyjnym (konto 030) w wysokości zł została sprostowana w trakcie czynności kontrolnych. (str protokołu kontroli ) Wnioskuję Przestrzegać przepisów art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zgodnie z którym księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieŝąco, a zapisy w nich zawarte dokonywane w oparciu o dokumenty odzwierciedlające stan rzeczywisty. 5

6 Ujmować w ewidencji księgowej w danym miesiącu w postaci zapisu kaŝde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie zgodnie z postanowieniami art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. VII. Rozliczenia finansowe j.s.t. z jej jednostkami organizacyjnymi 13. Aktualnie obowiązujący Statut Miejskiej Hali Sportowej w Karczewie stanowiący załącznik do uchwały Rady Miejskiej w Karczewie Nr XXXIV/199/2001 z dnia 28 czerwca 2001r. zawiera w swej treści zapisy dotyczące zakresu zadań przypisanych dla Zarządu Miejskiego w Karczewie, który nie funkcjonuje od 2002 roku, a jego zadania realizuje obecnie Burmistrz Karczewa. (str. 98 protokołu kontroli) Przygotować i przedstawić Radzie projekt uchwały w sprawie nowelizacji Statutu Miejskiej Hali Sportowej, z uwzględnieniem zmian wynikających z ustawy z dnia 20 czerwca 2002r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z późn. zm. ) i ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz z późn. zm.). Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Burmistrz Karczewa, - Skarbnik Gminy. Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z 2001r. z późn. zm.) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje (w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyŝsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliŝszej sesji Rady Miejskiej. Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy jw. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Burmistrzowi prawo zgłoszenia zastrzeŝenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty trzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeŝenia moŝe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Z-ca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej /-/ mgr Stanisław Stępień Do wiadomości: Rada Miejska w Karczewie 6