Inwentaryzacja w drodze weryfikacji

Transkrypt

1 Inwentaryzacja w drodze weryfikacji Weryfikacja jest uproszczoną metodą inwentaryzacji aktywów i pasywów, zwłaszcza tych, których nie można z uwagi na ich właściwości zinwentaryzować metodą spisu z natury czy też metodą potwierdzenia sald (dotyczy to m.in.: środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości) 1. Inwentaryzacja tą metodą ma na celu sprawdzenie dokumentów i zapisów księgowych ze stanem faktycznym. Ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 1 pkt 3 wymienia następujące przypadki przeprowadzania inwentaryzacji należności w drodze weryfikacji: 1) należności spornych i wątpliwych sprawdza się według stanu na dzień bilansowy poszczególne pozycje roszczeń w porównaniu z kompletem dokumentów, np. pozwów sądowych, wyroków sądowych, dokumentacji komorniczej (odpowiednich dokumentów w tym zakresie należy szukać u radców prawnych obsługujących jednostkę); 2) rozrachunków z tytułów publicznoprawnych, tj. podatków, dotacji, ceł, składek ubezpieczeń społecznych, opłat na PFRON i innych, do których stosuje się przepisy ustawy z r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). Wynika to z tego, że urzędy skarbowe, ZUS przyjmują od jednostek miesięczne deklaracje bez bieżącego dokonywania kontroli, stąd nie mogą potwierdzić prawidłowości sald, co najwyżej sumy deklarowanych zobowiązań; 3) należności od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej; 4) należności od kontrahentów, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale nie prowadzą ksiąg rachunkowych. Dotyczy to działalności gospodarczej osób fizycznych opodatkowanej w formie ryczałtu lub na zasadach ogólnych (podatkowa księga przychodów i rozchodów); 5) należności wobec własnych pracowników z różnych tytułów, np. rozliczenia z tytułu niedoborów, pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; w praktyce znane są rozwiązania polegające na pisemnym potwierdzeniu kwoty niespłaconych pożyczek, nierozliczonych zaliczek, niespłaconych należności z innych tytułów. Inwentaryzację drogą weryfikacji stosuje się często w sytuacji, w której należność jest niższa niż koszty potwierdzenia salda. W takim przypadku potrzebne są uregulowania w instrukcji inwentaryzacyjnej. Inwentaryzacji metodą weryfikacji należy poddać również inne salda aktywów i pasywów, które nie mają postaci rzeczowej lub rozrachunków, np. wartości niematerialne i prawne, prawa zaliczone do środków trwałych lub inwestycji w nieruchomości, udziały oraz akcje w innych podmiotach, rezerwy, fundusze i kapitały praz odpisy aktualizacyjne. Weryfikacją należy objąć też salda tych składników majątkowych, których nie da się lub nie było celowe spisać z natury, np. składniki znajdują się w przechowaniu lub używaniu u obcych podmiotów, a podmioty te nie dopełniły obowiązku inwentaryzacji, roboty w toku budowy, budynki i budowle (spis z natury jest możliwy, ale nie daje pożądanych rezultatów). Weryfikacji podlegają stany rzeczowe składników majątkowych, jeżeli na dany rok nie wyznaczono spisu z natury. W praktyce dużym wyzwaniem jest inwentaryzacja gruntów. W JST, w których udział gruntów w aktywach jest znaczący ze względu na ilość inwentaryzowanych gruntów, przeprowadzana jest często 1 Np. prawa zakwalifikowane do nieruchomości art. 26 ust. 1 pkt 3 wprowadza zasadę, że inwentaryzacji na dzień bilansowy drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami podlegają prawa zaliczane do nieruchomości (określone w art. 3 ust. 1 pkt 15, np. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu) aktywa te wcześniej inwentaryzowane były w drodze spisu z natury, co w było trudne do realizacji.

2 na próbie ilościowej z każdego rodzaju gruntu. Wyboru gruntów do inwentaryzacji dokonuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub upoważniony członek komisji. W 100% weryfikacją obejmuje się grunty, które w danym roku obrotowym podlegały jakimkolwiek ruchom. Na okoliczność przeprowadzenia inwentaryzacji sporządza się protokół. Tabela 4. Konta budżetu podlegające weryfikacji Wyszczególnienie konta budżetu 1. Konto 222 Rozliczenie dochodów budżetowych Dokumenty stanowiące podstawę weryfikacji salda Podstawą weryfikacji salda mogą być: sprawozdanie Rb-27S, Sprawozdanie Rb-27ZZ sporządzone przez jednostki organizacyjne, ewidencja konta 130 w zakresie zrealizowanych przez jednostkę dochodów 2. Konto 223 Rozliczenie wydatków budżetu Podstawą weryfikacji salda mogą być: sprawozdanie Rb-28S sporządzane przez jednostki organizacyjne, informacja od jednostek potwierdzająca otrzymanie środków pomocniczo w dużych jednostkach 3. Konto 225 Rozliczenie niewygasających wydatków 4. Konta 909 Rozliczenia międzyokresowe, 961 Wynik wykonania budżetu, 962 Wynik na pozostałych operacjach, 968 Prywatyzacja Podstawą weryfikacji salda mogą być: sprawozdanie Rb-28NW z wykonania planu wydatków, które nie wygasają z końcem roku, wyciągi bankowe stanowiące dowód na przekazanie środków w zakresie inwentaryzowanej pozycji budżetu Podstawę weryfikacji sald stanowią w zakresie: konta 909, np. przelew subwencji dokumenty potwierdzające naliczone odsetki od kredytów i pożyczek, których termin płatności przypada na styczeń lub kolejny miesiąc następnego roku, konta 962, np. pisma dotyczące umorzenia kredytów lub pożyczek, wyliczenia różnic kursowych, wyciągi bankowe, konta 968, np. dokumenty stanowiące podstawę przychodu lub rozchodu, konto 961 wydruki z ewidencji potwierdzające zapisy księgowe z odpowiednimi dokumentami Pk w powiązaniu z kontami 901, 902 i sprawozdaniami, np.: Rb-27S, Rb-28S i Rb-NDS Konto 140 Środki pieniężne w drodze, jeśli wystąpią, to podstawą weryfikacji jest wyciąg bankowy z kolejnego roku.

3 Tabela 5. Konta/pozycje/bilansu jednostki zakładu podlegające weryfikacji Wyszczególnienie konta/pozycji bilansu 1. Konto 011 Środki trwałe /Grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony Weryfikacji gruntów należy dokonać w drodze porównania danych księgowych z gminnym, powiatowym lub wojewódzkim zasobem nieruchomości, tj.: z wykazem działek będących własnością gminy wpisanych do ewidencji, z wykazem działek będących własnością gminy niewpisanych do ewidencji ksiąg (w tym przypadku należy sięgnąć do informacji z rejestru gruntów o jednostce), z wykazem gruntów, których numery w ewidencji gruntów zostały zmienione w wyniku ich podziału (w tym przypadku podstawą do weryfikacji jest informacja zawarta w rejestrze gruntów prowadzonym przez jednostkę), z wykazem działek będących w ewidencji gruntów prowadzonej przez gminę stanowiących jej własność, ale o nieudokumentowanej własności na rzecz gminy w księgach wieczystych. Dodatkowo można porównać z: umowami kupna/sprzedaży, decyzjami przekształcającymi prawo wieczystego użytkowania w prawo własności, decyzjami oddania w wieczyste użytkowanie gruntów, umowami dzierżawy, umowami najmu, decyzjami o trwałym zarządzie i PT 2. Konto 011 Środki trwałe /Budynki budowle Podstawę weryfikacji salda przy budynkach oddanych w trwały zarząd mogą stanowić: decyzje oddania w trwały zarząd (budynki oddane w zarząd jednostkom organizacyjnym) i PT, księga budynku, w której odnotowuje się przeglądy techniczne, Przy budowlach podstawą do weryfikacji mogą być również deklaracje na podatek od nieruchomości 3. Konto 020 Wartości niematerialne i prawne Dokonując weryfikacji w protokole, należy wymienić wszystkie licencje na programy komputerowe zgodność salda powinna być potwierdzona przez osobę materialnie odpowiedzialną, zaleca się, aby był to pracownik pracujący na tym programie, względnie informatyk (podstawą wydruk z ksiąg inwentarzowych)

4 Wyszczególnienie konta/pozycji bilansu 4. Konto 030 Długoterminowe aktywa finansowe /Udziały i akcje 5. Konto 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, konto 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych oraz jeśli występują: konto 073 Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe i konto 077 Umorzenie uzbrojenia i sprzętu wojskowego W protokole z weryfikacji wymieniamy liczbę udziałów lub akcji nabytych w poszczególnych jednostkach oraz ich cenę jednostkową, podstawę weryfikacji stanowią dokumenty dotyczące ich nabycia akty notarialne wpisy do KRS ewidencja księgowa, sprawozdania finansowe podmiotu, którego dotyczy weryfikacja. Pomocniczo można zażądać potwierdzenia salda Dokumentem stanowiącym podstawę weryfikacji może być ewidencja w zakresie umorzenia, prowadzona do środków trwałych i wartości niematerialnych (art. 17 ust. 1 pkt 1 RachU) 6. Konto 080 Środki trwałe w budowie (inwestycje) 7. Konto 140 Krótkoterminowe aktywa finansowe Dokonując weryfikacji, należy wymienić wszystkie inwestycje, które do końca roku nie zostały zakończone (wydrukować konta pomocnicze na poszczególne zadania), i porównać figurujące w księgach kwoty przeznaczone na budowę obiektu z kosztorysem budowy, protokołami odbioru, fakturami i innymi dowodami źródłowymi stanowiącymi podstawę zewidencjonowania poniesionych nakładów na to zadanie (wyciąg bankowy odsetki od kredytu, różnice kursowe). Uzgodnienia należy dokonać z komórkami i osobami odpowiedzialnymi merytorycznie za dane zadanie (w tym inspektor budowy, pracownik biura zamówień publicznych). Jeżeli środek trwały jest realizowany na przestrzeni lat to poprzedni protokół z weryfikacji może być podstawą do weryfikacji na koniec roku. Należy sprawdzić, czy: wykazana w księgach wartość środka trwałego w budowie jest realna, inwestycje (roboty budowlane) nie zostały wstrzymane lub zaniechane, co będzie wymagało podjęcia stosownej decyzji, np. odpisania na wynik finansowy Podstawą weryfikacji mogą być: dokumenty potwierdzające nabycie przez jednostkę papierów wartościowych, wyciągi bankowe z następnego roku potwierdzające wpływ tych środków na rachunek bankowy

5 Wyszczególnienie konta/pozycji bilansu 8. Konto 222 Rozliczenie dochodów budżetowych 9. Konto 223 (budżet) Rozliczenie wydatków budżetowych Podstawą weryfikacji salda mogą być: sprawozdania Rb-27S i Rb-27ZZ składane przez jednostki budżetowe uznane przez JST obroty konta 130 w zakresie zrealizowanych dochodów Weryfikacji salda dokonujemy biorąc pod uwagę sprawozdanie Rb-28S, składanie przez jednostki budżetowe utworzone przez JST 10. Konto 225 Rozrachunki z budżetami Podstawa dokonania weryfikacji salda mogą być: deklaracja na podatek dochodowy od osób prawnych (samorządowe zakłady budżetowe), deklaracja na podatek dochodowy od osób fizycznych, podatku od towarów i usług VAT za miesiąc grudzień, dokumenty stanowiące podstawę naliczenia dodatkowego wynagrodzeni rocznego 11. Konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych 12. Konto 226 Długoterminowe należności budżetowe 13. Konto 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne 14. Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Dokonując weryfikacji sald konta 221, wykorzystuje się w zakresie: dochodów z majątku np. umowy dzierżawy lub najmu, podatków i opłat ewidencję podatkową Dokonując weryfikacji sald konta 226, wykorzystuje się: akty notarialne (przy dochodach z majątku), decyzje ratalne (przy zaległościach podatkowych), potwierdzające rozłożone zaległości na raty powyżej 12 miesięcy po dniu bilansowym, dokumenty potwierdzające postępowanie egzekucyjne (przy zaliczkach alimentacyjnych). Na koncie 226 nie ujmuje się zabezpieczonych hipoteką należności podatkowych. Takie należności podlegają ewidencji na koncie 221. Podstawą weryfikacji należności podatkowych, obok ewidencji podatkowej, stanowią dokumenty potwierdzające wpis na hipotekę Podstawę weryfikacji stanowią: deklaracje ZUS i PFRON za miesiąc grudzień, dokumenty stanowiące podstawę naliczenia składek pracodawcy na ZUS i Fundusz Pracy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego Podstawą weryfikacji sald mogą być: dokumenty potwierdzające naliczone i niewypłacone należności za miesiąc grudzień, dokumenty stanowiące podstawę naliczenia

6 Wyszczególnienie konta/pozycji bilansu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, dokumenty stanowiące podstawę naliczenia jednorazowego dodatku uzupełniającego dla pracowników, o których mowa w art. 30 ust. 3 i art. 30a ust. 3 ustawy Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2004 r. poz. 191 ze zm.) w jednostkach oświatowych 15. Konto 234 (jednostka) Pozostałe rozrachunki z pracownikami 16. Konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów 17. Konto 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów Podstawą weryfikacji sald mogą być: dokument stanowiący podstawę wypłaty zaliczki (w zakresie udzielonych a nierozliczonych zaliczek na zadania realizowane zgodnie z planem finansowym jednostki), dokument potwierdzający udzielenie pożyczek z ZFŚS Dokonując weryfikacji salda, należy potwierdzić prawidłowość rozliczenia aktywowanych kosztów przypadających na przyszłe okresy sprawozdawcze oraz zarachowanych w koszty bieżącego okresu sprawozdawczego, jak również ustalić, czy nie upłynął termin rozliczeń bądź dalsze rozliczanie znajduje gospodarcze uzasadnienie zapisy kont analitycznych 37 Dokonując weryfikacji salda tego konta, należy sprawdzić pod kątem tytułów otrzymanych lub należnych środków pieniężnych (np. przyszłe przychody z tytułu refundacji wydatków na projekty unijne na podstawie zawartych umów o dofinansowanie), ich wielkości oraz zasadność utworzonych rezerw