Protokół z posiedzenia Zespołu ds. Rekomendacji z dnia r.

Transkrypt

1 Protokół z posiedzenia Zespołu ds. Rekomendacji z dnia r. Posiedzenie odbyło się w Warszawie przy ul. Białostockiej 7, a obecni byli: Janusz Dziewanowski (JD) Hubert Komosiński (HK) Tomasz Urbański (TU) Henryk Wagner (HW) Marcin Witkowski (MW) Przewodniczącym zebrania był Tomasz Urbański. Omawiano następujące tematy: 1. Wstęp przewodniczącego zespołu dotyczący zaproponowanej koncepcji projektu pilotażowego. 2. Opinie poszczególnych członków zespołu. 3. Omawianie poszczególnych kwestii zaznaczonych w projekcie pilotażowym. 4. Omówienie zadań dla Komisji ds. Rekomendacji i jej składu. 5. Udział producentów w procesie weryfikacji. 6. Podział zadań. 7. Wolne wnioski. 8. Ustalenie daty kolejnego spotkania AD. 1. TU zreferował w skrócie idee programu pilotażowego. Podkreślił, że ten projekt może realizować kilka celów. Powinien przekonać firmy w Polsce do uczestnictwa w programie w przyszłości, ponieważ na dzień dzisiejszy niewiele firm może sobie zdawać sprawę z wartości tej rekomendacji. Dlatego ważne jest zaproponowanie możliwie niskiej kwoty za udział i nie windowanie zbytnio warunków niezbędnych do uzyskania rekomendacji. Dlatego w projekcie zaproponował jedno kryterium bazowe, a pozostałe polecał rozważać po napłynięciu wniosków. Następnie, na podstawie informacji, można by określić wagę dla poszczególnych kryteriów i wybrać najlepsze firmy. Ważne w tym przedsięwzięciu jest to, żeby tych firm było co najmniej 15-20, aby liczbowo można byłoby promować na zewnątrz firmy rekomendowane i tym samym Stowarzyszenie. Jeśli tych firm byłoby zbyt mało, np. 5, to idea promowania ich na zewnątrz straciła by sens, a poza tym prestiż Stowarzyszenia mógłby ulec nadwyrężeniu, jeśli jest w nim niewiele firm godnych polecenia. Program pilotażowy ma tę dodatkową zaletę, że będzie można przez kilka miesięcy obserwować i badać firmy w tym programie pod kątem przyjętych kryteriów. Jeśli będzie ich zbyt mało, to takie badania będą niemiarodajne i w kolejnym okresie znów trudno będzie określić właściwe kryteria i

2 procedury weryfikacyjne. Ważnym elementem tego programu jest odpowiednia promocja i zachęcanie firm do udziału w nim. AD. 2. MW wyraził aprobatę w stosunku do programu, ponieważ niewiele wiemy o rynku. Dodał, że nie możemy zakładać ile firm otrzyma rekomendacje, ponieważ nie wiemy ile będzie chętnych. HK popiera idee i uważa, że trzeba szybko to zrobić i zobaczyć co będzie się działo. HW uważa, że program pozwoli działać dalej. Dodał, że brak określonych kryteriów może spowodować pretensje. Opowiedział się za otwartym sposobem oceniania i żeby kryteria określić przez ocenianiem. JD uważa, że powinno się określić ile punktów powinno się uzyskać, aby otrzymać rekomendacje. W wyniku głosowania (4 osoby za, 1 wstrzymała się - TU) ustalono, że kryteria będą określone wraz z ogłoszeniem programu. AD Liczba firm, które mogą wziąć udział w procesie rekomendacji - max 20 i może być zwiększona w trakcie procesu weryfikacji. MW powiedział, że nie możemy zakładać ile firm otrzyma rekomendacje, ponieważ nie wiemy ile będzie chętnych. 2. Właściciel firmy, która zakwalifikuje się do projektu pilotażowego powinien być członkiem PSP. Uznano jednogłośnie, że osoba z firmy rekomendowanej powinna być członkiem PSP. Kwestię, w którym momencie powinien się nim stać, pozostawiono do dyskusji w późniejszym terminie. TU zaproponował, żeby w regulaminie Rekomendacji zaznaczyć, że osoba powinna być członkiem PSP w przeciwnym razie rekomendacje ulega wygaśnięciu. 3. Do programu pilotażowego zapraszamy wszystkie firmy z całej Polski za pośrednictwem producentów, mailingu z bazy danych, ogłoszenia na oficjalnej stronie www i innych nośników informacji. 4. Przed przystąpieniem do programu pilotażowego powinny być przedstawione warunki uczestnictwa i podstawowe kryteria bazowe, które musi spełnić firma, aby przystąpić do programu. Większość opowiedziała się, żeby kryteria ewaluacyjne były też przedstawione. 5. Kryteria dzielimy na bazowe, czyli takie, których spełnienie jest niezbędne, żeby złożyć wniosek u ubieganie się o rekomendacje oraz kryteria ewaluacyjne, czyli takie których wartość będziemy szacowali na podstawie informacji uzyskanych we wnioskach. Chodzi o to, że nie możemy oszacować wartości tego, że np. firma jest na rynku 9 lat, jeśli nie znamy rozkładu statystycznego dla stażu. Z pozostałymi informacjami jest podobnie. 6. Kryteria bazowe to: a. min. 6 lat na rynku.

3 Jednogłośnie określono kryterium bazowe na 6 lat. 7. Koszt uczestnictwa rocznego wynosi 500 zł netto przy zaznaczeniu, że docelowo udział będzie kosztował pomiędzy zł netto. Koszt przystąpienia do programu to 150 zł. Opłata wstępna w przypadku uzyskania rekomendacji przechodzi na poczet opłaty głównej, a w przypadku nie uzyskania jej, zostaje uznana na poczet opłaty administracyjnej. W wyniku głosowania (2 za 1000 zł MW i JD i 2 za 500 zł HW i TU w przypadku remisu głos rozstrzygający ma TU jako przewodniczący) podjęto decyzje, że opłata za udział w programie wynosić będzie 500 zł. Sprawę wpisowego 150 zł pozostawiono do rozstrzygnięcia na kolejnym spotkaniu. 8. Zgłoszenia PSP powinno zbierać do 20 października, a wydawanie rekomendacji powinno ruszyć po 1 stycznia 2014 r. Ustalono, że datę będzie można określić po określeniu zadań i czasu ich wykonania. 9. Na podstawie złożonych wniosków Zespól ds. Rekomendacji powinien wyszczególnić kryteria, które będą oceniane i za które będą przyznawane punkty. Lista kryteriów powinna mieć wagi punktowe. Chodzi o to, że niektóre kryteria są ważniejsze, inne mniej, dlatego waga powinna być różna. HW zaproponował swój projekt - poniżej: a. Liczba monterów zatrudnionych na umowę o pracę. (od minimum roku) 0 3 punktów b. Liczba monterów zatrudnia na umowę jako Podwykonawca. (od minimum roku) 0 2 punktów 1. Siedziba firmy, czy jest stale dostępna dla osób z zewnątrz. 0 3 punktów 2. Jakimi narzędziami dysponuje firma niezbędnymi dla realizacji wybranej specjalizacji. 0 4 punktów 3. Podać minimum 5 Inwestorów wraz z kontaktem do nich dla których wykonywali usługę w latach punktów 4. Liczba m2 zrealizowana w 2012 roku zaznacz właściwe. a. do m2 1 punkt b m2 2 punkty c m2 3 punkty d m2 4 punkty e. powyżej m2 5 punktów 5. Czy Firma posiada kredyty kupieckie i u których dostawców. 0 3 punktów 10. Rekomendacje powinny uzyskać te firmy, które uzyskają największą liczbę punktów. MW opowiedział się, żeby z góry ustalić pułap, powyżej którego firmy mogłyby uzyskać rekomendacja. Za przykład podał 75%. TU powiedział, że istnieje ryzyko, że żadna lub np. 2 firmy tylko uzyskają taki pułap, ponieważ dziś nie znamy rozkładu statystycznego danych na rynku. 11. Firmy rekomendowane powinny być umieszczone na oficjalnej stronie PSP wg określonego schematu np. tabeli. Tabela wyróżniająca firmy rekomendowane powinna zawierać następujące informacje: siedziba firmy; rok założenia firmy; liczba pracowników; rekomendacja dla wielkości prac: małe, średnie, duże; specjalizacje tj. rodzaj obiektów czy rodzaj wykładzin. Przykład na oddzielnej stronie. Nie ustalono ostatecznej wersji prezentacji firm rekomendowanych. 12. Mapka na oficjalnej stronie PSP powinna zawierać podział na regiony w Polsce i nazwy firm w poszczególnych regionach. Po kliknięciu powinna się ukazać tabelką ze szczegółowymi informacjami o firmie. 13. Regiony są podzielone na podstawie obszarów wojewódzkich.

4 14. Po otrzymaniu rekomendacji firmy powinny otrzymać certyfikat na 2014 rok. Po otrzymaniu rekomendacji firmy powinny otrzymać certyfikat na 2014 rok. MW uważa, że powinien to być równy rok który rozpoczyna i kończy okres rekomendacji np. od 1 marca i kończyć się za 12 miesięcy. TU i HW opowiedzieli się za przyznawaniem za rok kalendarzowy, w programie pilotażowym np. od 1 marca do 31 grudnia, po to, żeby wyeliminować potencjalny problem czasu trwania rekomendacji. Wtedy rekomendacja ważna była by na np. cały 2014 rok czy 2015 r. Program pilotażowy byłby dobrym uzasadnieniem jeśli okres rekomendacji trwałby np. 8 miesięcy. 15. Powinno się określić warunki korzystania ze znaku rekomendacji w formie umowy podpisywanej przy zgłoszeniu się do programu. TU powiedział, że umowa powinna być znana przy zgłaszaniu do programu. Tak samo powinno być z regulaminem. 16. Należy opracować procedurę weryfikowania informacji nadesłanych przez firmy. MW stwierdził, że trzeba to zrobić po określeniu kryteriów. Następnie przystąpiono do omawiania zaproponowanego przez TU projektu wniosku. Wniosek o ubieganie się o rekomendacje powinien zawierać następujące informacje: 1. Dokumenty rejestracyjne firmy kto jest formalnym właścicielem firmy 2. Rok założenia 3. Liczba zatrudnionych pracowników w firmie w tym liczba zatrudnionych w serwisie jako instalatorzy wykładzin. MW zaproponował, żeby uwzględniać tylko oświadczenie, że zatrudnia się określoną liczbę ludzi. TU zwrócił uwagę na to, że w przypadku firm zatrudniających ludzi jako podwykonawców, może być to kłopotliwe i zasugerował załączanie umów z tymi firmami. 4. Siedziba firmy, czy jest stale dostępna dla osób z zewnątrz. 5. Czy firma posiada samochód dostawczy i ile. HW uznał to kryterium za niewłaściwe. HK uznał to kryterium za właściwe. MW polecił to kryterium załączyć do narzędzi. TU uważa, że posiadanie samochodu dostawczego dla firmy instalacyjnej jest bardzo ważne dla określania jej profesjonalizmu i sprawności. 6. Jakimi narzędziami dysponuje firma. JD polecił określać narzędzia na podstawie wyceny. 7. Specjalizacja: a. Wykładziny dywanowe b. Wykładziny PCW/elastyczne c. Pełen zakres przygotowania podłoża pod wykładziny

5 d. Wykładziny hotelowe e. Wykładziny linoleum MW chciałby, żeby ten podział był następujący: a. Wykładziny dywanowe b. Wykładziny PCW/elastyczne c. inne TU uważa, że zaproponowany podział jest dobrym miernikiem ponieważ są firmy, które się specjalizują w określonym podziale. HK uważa, że podział powinien być taki, jaki będzie tytuł na rekomendacji. 8. Rodzaj odbiorów usług (dla kogo realizuje większość zleceń chodzi tu o takich odbiorów, którym składa się bezpośrednio ofertę wystawia fakturę) można zaznaczyć maksimum 2. a. Firmy remontowo-budowlane jako podwykonawca b. Klienci finalni prywatne realizacje c. Klienci finalni firmy i instytucje d. Firmy handlowe jako podwykonawca Wspólnie uznano, że powyższy podział jest nieuzasadniony. 9. Liczba m2 zrealizowana w 2012 roku zaznacz właściwe a m2 b m2 c m2 d m2 e. Powyżej m2 Należy zaznaczyć w warunkach, że w przypadku podawania danych, które nie pokrywają się ze stanem faktycznym, wniosek zostanie automatycznie odrzucony oraz, że będzie to miało negatywny wpływ na ubieganie się o rekomendacje w przyszłości. Wspólnie uznano, że pierwszy próg powinien być do m2 a m2 b m2 c m2 d m2 e. Powyżej m2 TU jako kolejne kryterium zaproponował obrót roczny. Wątpliwości budzi to czy dana firma będzie chciała udostępniać tę informacje. MW zaproponował, żeby określanie obrotu było opcją dowolną, za którą byłyby przyznawane dodatkowe punkty. Na podstawie obrotu można byłoby zweryfikować inne, podane informacje np. wykonywana liczba m2 w ciągu roku. MW chciałby, żeby informacje podawane przez uczestników programu były na zasadzie oświadczeń a nie dokumentów urzędowych. TU uważa ten pomysł za dobry pod warunkiem, że takie informacje będzie można weryfikować na podstawie wiarygodnych dokumentów, a nie tylko i wyłącznie oświadczeń. Opowiada się za tym, żeby każde kryterium można byłoby weryfikować w przeciwnym razie może to zachęcać do nadużyć i karać w postaci przyznawania mniejszej liczby punktów te firmy, które uczciwie podają prawdziwe informacje.

6 AD. 5. Do Komisji ds. Rekomendacji TU zaproponował: Marcina Witkowskiego, Henryka Wagnera, Janusza Dziewanowskiego i swoją osobę. Propozycje (zaproponował TU) uczestnictwa Huberta Komosińskiego pozostawia do decyzji przy najbliższej okazji. Ustalono, że udział przedstawicieli producentów w Komisji będzie miał charakter konsultacyjny. AD. 6. Rozpoczęto dyskusje nt. etapów poszczególnych działań. W toku dyskusji wyłonił się następujący harmonogram: I etap tworzenie dokumentów i regulacji ok dni II etap ukonstytuowanie się Komisji ogłoszenie programu i zbieranie wniosków dni. III etap weryfikacja informacji zawartych we wnioskach 30 dni. IV etap zebranie się komisji i podjęcie decyzji o przyznaniu rekomendacji - 14 dni. Do wykonania: Warunki uczestnictwa Warunki weryfikacji informacji kto, jak, itp. Określić poszczególne działania Określić rolę producentów w procesie oceniania Określić daty poszczególnych działań Znak rekomendacji Stworzenie wniosku o przystąpienie do programu. MW zaproponował, żeby weryfikacja odbywała się na podstawie rozmowy, która miałaby się przyczynić do rozpoznania, czy przedstawiciel danej firmy jest wiarygodny. TU uważa, że weryfikacja powinna się odbywać na podstawie wystandaryzowanej procedury, takiej samej dla każdej firmy w obecności 2 osób z Komisji, aby uniknąć zarzutów o stronniczość. Taka weryfikacja sprawdzałaby poszczególne informacje (dokumenty, zaplecze, itp.) i kończyła się podpisaniem przez obie strony protokołu. HW zaproponował 3 poziomy weryfikacji: sprawdzanie dokumentacji złożonej we wniosku, wizyta na miejscu, telefony do klientów. TU uważa, że telefony do klientów są mało wiarygodne, ponieważ podawani będą klienci wygodni dla firmy. TU zaproponował konsultacje z przedstawicielami producentów pod warunkiem, że daną firmę będzie oceniało min. trzech, żeby zminimalizować efekt stronniczości. Poruszono kwestie tego, jak będzie przeprowadzana weryfikacja. Ustalono, że są trzy sposoby weryfikacji. A. weryfikujemy tylko na podstawie dokumentów, B. Weryfikujemy dokumenty i wszystkich odwiedzamy, C. Weryfikujemy losowo np. 50% firm. MW zaproponował badanie firm rekomendowanych za pomocą kwestionariusza w trakcie trwania programu pilotażowego, po to, aby monitorować postrzeganie programu przez te firmy oraz poznawać zewnętrzne opinie z rynku. Uzgodniony podział zadań: 1. Lista kryteriów HW. 2. Regulamin HK. 3. Umowa HK.

7 4. Wzór wniosku - MW. 5. Procedura weryfikacji TU. 6. Stworzenie znaku rekomendacji wizualizacja i werbalizacja TU. Opinia przewodniczącego Zespołu Tomasza Urbańskiego po spotkaniu: Podsumowując ostatnie spotkanie uważam, że program pilotażowy, który się wyłonił ma małe szanse na zrealizowanie swoich celów. Powodów jest kilka. 1. Procedury, które się wyłaniają powodują, że przyznanie rekomendacji przed 1 kwietnia jest mało realne. Zbyt mocno chcemy dopiąć i sprecyzować program w projekcie pilotażowym. Zabierze nam to dużo czasu. Tak naprawdę powinniśmy to precyzować w trakcie programu pilotażowego, aby robić to na sprawdzonym i trwającym programie. Moja obawa jest taka, że stracimy dużo czasu na coś, co i tak będzie wymagało poprawy. 2. Z góry określone kryteria i punktacja może spowodować efekt, że firmy z góry będą wiedziały czy otrzymają rekomendacje czy nie. Może to spowodować dwa zachowania. Po pierwsze, firma nie wystartuje, mimo, że jej niewiele brakuje. Nie będziemy mieli szans na korektę poziomu kryteriów w dół, bo je ogłosiliśmy i będziemy zakładnikami tych zasad. W tym wypadku możemy odrzucić wiele firm, na których nam zależy, żeby uczestniczyły. Nie znamy rozkładu danych, czyli tak naprawdę nie wiemy na jakim poziomie są firmy w Polsce, a z góry zakładamy, że taki poziom powinien być. Uważam, że możemy tak zakładać tylko w programie docelowym, kiedy wiemy mniej więcej jaki jest poziom i wtedy go podnosić lub obniżać w celu zachowania odpowiednego poziomu firm rekomendowanych. Drugim, negatywnym efektem świadomości czy ma się szansę na otrzymanie rekomendacji jest to, że niektóre firmy mogą naginać informacje do poziomu, który gwarantuje im przyznanie rekomendacji. Wcześniejszy sygnał, że może to spowodować, że w przyszłości nie będą się mogli ubiegać o rekomendacje może być zbyt słaby, zwłaszcza, że niektóre firmy nie będą czuły, że będą miały coś do stracenia jeśli wartość tych rekomendacji jest na dzień dzisiejszy niewielka dla większości firm. 3. Innym negatywnym zjawiskiem zbyt wygórowanych kryteriów jest to, że firm rekomendowanych może być np Trudno będzie na tej podstawie stworzyć w przyszłości dobry program docelowy. Robienie badań kwestionariuszowych na podstawie tak małej grupy da mało rzetelne informacje. Kolejnym, negatywnym zjawiskiem zbyt małej liczby firm jest postrzeganie PSP. Może to być odczytywane w różny sposób, albo Stowarzyszenie ma słabe firmy, albo w ogóle mało jest tych firm wewnątrz organizacji, albo jest towarzystwem wzajemnej adoracji. Promocja PSP wśród innych organizacji (budowalnych, architektonicznych, czy innych) traci raje bytu z tak małą liczbą firm godnych polecenia. Uważam, że nie powinniśmy wybierać firm, które spełniają takie kryteria, które nam się wydają dostatecznie wysokie, żeby uznać firmę za godną rekomendacji, tylko wybrać najlepsze firmy z Polski, z różnych regionów, tak, żeby było ich min Podnosić poziom zawodowy możemy w późniejszym okresie pod warunkiem, że będą wokół nas firmy, które będą chciały brać w tym udział.

8 Dlatego uważam, że rekomendacje są nierozłącznie związane z promocją PSP nie tylko na zewnątrz, wśród architektów, firm budowlanych i inwestorów, ale też wewnątrz, czyli wśród potencjalnych członków PSP i potencjalnych firm rekomendowanych. Dlatego proponuję: 1. Określić kryteria, które będą brane pod uwagę, ale nie określać pułapów ponad które będą przyznawane rekomendacje. Wybrać firmy z największą liczbą punktów. Ile ich będzie, to będzie można określić po spłynięciu wniosków i wstępnej weryfikacji. Wszystko będzie się odbywało w Komisji, będzie protokołowane, więc przejrzyste. 2. Stworzyć prosty wzór umowy i regulamin na 2014 rok za zaznaczeniem, że funkcjonuje to tylko do końca roku. 3. Przyjmować zgłoszenia na zasadzie oświadczeń, ale stworzyć kryteria takie, które są weryfikowalne/sprawdzalne. 4. Weryfikować 50% firm lub wszystkie jeśli zgłosi się poniżej np. 15. Nie zaznaczać w regulaminie, że weryfikacja będzie losowa. 5. Promować idee rekomendacji. Określić sposoby promowania przed rozpoczęciem programu i po przyznaniu rekomendacji. AD.8. Wszelkie dokumenty z prac zespołu będą przechowywane na platformie Google. Ustalono kolejne spotkanie na dzień 23/10/2013 r. bez określenia miejsca spotkania. Protokół sporządził i poprawił po konsultacjach: Tomasz Urbański, Warszawa dn. 10/10/2013 r.